OPPIVA LEAN-ORGANISAATIO VÄHEMMÄSTÄ ENEMMÄN IHMISTEN AVULLA. Tuula Rantala

Transkriptio

1 OPPIVA LEAN-ORGANISAATIO VÄHEMMÄSTÄ ENEMMÄN IHMISTEN AVULLA Tuula Rantala

2 TEKONIVELSAIRAALA COXA Sairaala aloitti toimintansa Tampereella Osakeyhtiömuotoinen sairaala Toimialana tekonivelleikkaukset: V. 20 lukuja: lähetettä, 0 23 poliklinikkakäyntiä, 2 65 leikkausta, hoitopäivää (brutto) Tilat poliklinikka, 2 vuodeosastoa (58 sairaansijaa), valvomo (6 sairaansijaa), leikkausosasto (7 salia), fysioterapiaosasto, välinehuolto ja hallintotilat Henkilökunta (n. 70) ortopedit, anestesialääkärit, sairaanhoitajat, fysioterapeutit, osastosihteerit, välinehuoltajat, kehityskoordinaattori, tutkimuskoordinaattori, IT-henkilöstö ja hallintohenkilöstö

3 TYÖYHTEISÖKULTTUURI JA ARVOT Arvot ovat kulttuurin sydän, niissä kulttuuri kiteytyy. Arvot ovat kulttuurin ohjausjärjestelmä. Kun vaikutetaan arvoihin, vaikutetaan muihinkin asioihin, jotka säätelevät yhteisön käyttäytymistä! 3

4 ARVOKESKUSTELU JA KÄYTÄNTÖ Maailman mahtavin media on ihmisten välinen kohtaaminen! ARVOKESKUSTELU KULTTUURI: kulttuuri sanelee, miten yhteinen ymmärrys sisäistyy arkipäivässä, sisältö täytyy pystyä ottamaan vastaan, sama kieli, arvot, asenteet KÄYTÄNTÖ

5 ARVOISTA TEKOIHIN Kun toiminnan perustana ovat yhteisesti sovitut arvot, ne vaikuttavat asenteisiin luovat motivaation johtavat käytännön tekoihin 5

6 Asenteiden vaikutuksia Asenne tehtävän alussa määrittää lopputuloksen. On yhtä helppo kehittää onnistumiseen johtavat kuin epäonnistumista tuottavat tavat ja asenteet. Haemme valikoiden informaatiota, joka vahvistaa olemassa olevia asenteita. Miten meidän elämässämme käy, voidaan ennustaa asenteidemme perusteella. Hyvät asenteet eivät synny perillä, vaan ne vievät sinne. Pelot, itsesääli, turha huoli, jännitykset, itsensä vähättely tai itsensä nostaminen ovat ajattelutapojen tuloksia. Kun olet ne tunnistanut, on itsestä kiinni haluatko pitää ne vai muuttaa niitä. 6

7 Tavoitteet, päätökset muutoksista, strategiat ja myönteiset tuloksiin tähtäävät ajatukset ovat hyviä, mutta niillä on vaikutusta vain, jos asenteemme ja uskomuksemme tukevat niitä! Johtamisen ehkä suurin dilemma on saada tulevaisuuteen johtaville päätöksille menneisyyden tuki. 7

8 COXAN ARVOT Jokainen työntekijä sitoutuu Coxan arvoihin! ARVOT Kunnioittaminen Turvallisuus Avoimuus Yksilöllisyys Ennakkoluulottomuus Arvot näkyvät käytännön työssä, ihmisen kohtaamisessa ja johtamisessa. 8

9 COXAN PULSSI Mittaa sekä kovia että pehmeitä arvoja ja niiden yhteisvaikutusta Liikennevalokäytäntö; mikäli punainen tai keltainen edellyttää kommenttia Jokainen osasto luonut omat kirjaamiseen oman käytännön ja motivoivat kovat mittarit Pulssi kirjataan päivittäin työvuoron päättyessä Kertoo subjektiivisen kokemuksen päivästä sekä arvojen toteutumisen Jokaisella mahdollisuus palautteen antamiseen Esimiehelle dataa johtamisen tueksi Työntekijällä mahdollisuus nollata päivä ja analysoida omaa työtään Kertoo päivittäisen tilanteen ja pidempiaikaiset trendit Voidaan yhdessä ottaa kantaa parannettaviin asioihin osastokokouksissa viikoittain ja kuukausittain Mittarina kaikkiin TYHY-osa-alueisiin Edellyttää avoimuutta, turvallisuutta ja kunnioittamista työyhteisössä 9

10 PULSSI - PÄIVITTÄINEN ARVIO ARVOJEN TOTEUTUMISESTA CVOS Arvojen, pelisääntöjen ja yhteistyön toteutuminen / Aamuvuoro Iltavuoro Yövuoro Potilasturvallisuus Cvos Potilasmäärä/sh/aamuvuoro Iltavuoro Yövuoro CVOS Subjektiivinen kokemus työmäärästä Aamuvuoro Iltavuoro Yövuoro

11 COXAN LAATUJÄRJESTELMÄN RAKENTAMINEN V päätös ISO 900 järjestelmän käyttöönotosta Teknisen korkeakoulun opiskelija rakentamassa järjestelmää (diplomityö) Vuodet 2004 ja 2005 laadunhallintajärjestelmän rakentaminen johtamisjärjestelmä: BSC prosessien kuvaukset dokumentointijärjestelmä Sertifikaatti 2005 joulukuussa, uusittu 2008 ja 20 IMS-järjestelmän hankintapäätös kevät 2009 IMS:n käyttöönotto tammikuu 200 Laatujärjestelmän auditointi IMS-pohjaisena 20

12 TEKONIVELPOTILAAN HOITOPROSESSI JA PROSESSINOMISTAJAT PKL VUOS LEOS VH VAL V FT TEKONIVELPOTILAAN HOITOPROSESSI prosessinomistaja johtava ylilääkäri OSAPROSESSIEN OMISTAJAT osastonhoitajat osastokohtaiset käytännön työn laadun tukihenkilöt Coxan laadunhallinnan koordinoija ja vastuuhenkilö hoitotyön johtaja 2

13 LEAN HOSPITALS COXAN ARVOT: KUNNIOITTAMINEN, TURVALLISUUS, AVOIMUUS, YKSILÖLLISYYS JA ENNAKKOLUULOTTOMUUS KEHITTÄMISEN TAVOITTEET: TURVALLISUUS, LAATU, AIKA, KUSTANNUS, MORAALI Lähtökohta on aina potilaan etu, avainasemassa on henkilöstö ja tavoitteena on turhan toiminnan POTILAAN HOIDON SUJUMINEN VIRTAUS =FLOW ESTETÄÄN MYÖHÄSTELY ARVOSTETAAN SUJUVUUTTA PIDETÄÄN JONOT TASAPAINOSSA TOTEUTETAAN OIKEA HOITO, OIKEASSA PAIKASSA OIKEAAN AIKAAN minimointi IHMISTEN KEHITTYMINEN JA KASVU TOIMINNAN TOTEUTTAMINEN KERRALLA OIKEIN LAATU = QUALITY TUNNISTETAAN JUURISYYT ESTETÄÄN VIRHEET JA NIIDEN LÄHTEET JOHTO LÄHELLÄ ARKEA JA TYÖNTEKIJÖITÄ EI SYYLLISTETÄ HEIJUNKA Level Loading TUOTANNON TASAAMINEN STANDARDOITU TYÖ KAIZEN Continuous Improvement JATKUVA KEHITTÄMINEN 3

14 FILOSOFIA. PERIAATE LEAN-AJATTELU 4 perusperiaatetta Karsi turhaa tekemistä Vältä tuhlausta sen kaikissa muodoissa (odotus, virheet, yliprosessointi) Aktivoi ihmiset miettimään parannuksia omaan työhönsä ja rohkaise kaikkia osallistumaan Tee asiat kerralla oikein Luo ja kehitä sujuvat prosessit 4

15 LEAN-AJATTELU 4 perusperiaatetta PROSESSIEN HALLINTAA.. 2. PERIAATE 3. PERIAATE 4. PERIAATE Luo oikea tuotantovirta, jossa ei ole jonoja Minimoi odotusaika: esimerkkinä meillä reaaliaikainen kirjoittaminen Suunnittele prosessi potilasmäärän mukaan Ohjaa pullonkaulakohtia (ns. imuohjaus) Tasoita tuotantomäärät - mahdollistaa tehokkuuden Suunnittele potilasmäärät kohdalleen, esim. vuokrasalien käytön ajankohta 5

16 LEAN-AJATTELU 4 perusperiaatetta PROSESSIEN HALLINTAA.. 5. PERIAATE 6. PERIAATE Pysäytä ja korjaa ongelmat; ratkaise ne mahdollisimman pian esim. pulssi, check-listat, kokeilut Standardoi työtehtävät; jos kaikki tekevät eri tavalla, mistä löydetään paras tapa toimia? Standardoi rutiinisuoritukset; esim. sementöinti Suunnittele, tee oikein ja dokumentoi työ: se tuo turvallisuuden 6

17 LEAN-AJATTELU 4 perusperiaatetta PROSESSIEN HALLINTAA 7. PERIAATE Käytä visuaalista kontrollia; pulssit, prosessikartta, työlistat; se estää virheitä 8. PERIAATE Käytä testattua teknologiaa, mikä tunnetaan esim. tietotekniikassa Tukeudu jo testattuun käytäntöön Muutos ja uudistuminen ovat aina iso riski 7

18 HENKILÖSTÖ 9. PERIAATE 0. PERIAATE. PERIAATE LEAN-AJATTELU 4 perusperiaatetta Kasvata johtajia, jotka ymmärtävät työn filosofian ja opettavat sen muille Rakenna oma kulttuuri, johon kaikki koulutetaan ja kaikki sitoutuvat Kehitä työntekijöitä ja ryhmiä, jotka seuraavat yrityksen filosofiaa Tue moniosaamista, kannusta lisäopintoihin, kouluta periaatteisiin Kunnioita ja auta yhteistyökumppaneita 8

19 LEAN-AJATTELU 4 perusperiaatetta ONGELMIEN RATKAISU JA PARANNUS 2. PERIAATE 3. PERIAATE 4. PERIAATE Mene ja ymmärrä tilanne käytännössä; esim. lähiesimiehen päivittäinen johtaminen, matala organisaatio Tee päätökset hitaasti konsensuksella, mutta vie käytäntöön nopeasti; liittyvät kokeilut Kehity oppivaksi organisaatioksi nostamalla aina kissa pöydälle (rehellisyys) ja jatkuvalla parantamisella 9

20 LEAN-AJATTELU ENEMMÄSTÄ VÄHEMMÄN - IHMISTEN AVULLA Keinoja ja työkaluja: - Prosessikuvaus - Arvovirtakuvaus (VSM / Value stream mapping) - 5-kertaa Miksi-menetelmä (hukkatoimintojen syihin) - Jatkuva kehittäminen, PDCA-ympyrä - Standardien ja tarkistuslistojen luominen 20

21 LEAN-AJATTELU TEKONIVELSAIRAALA COXAN TOIMINNASSA 2

22 TEKONIVELPOTILAAN HOITOPOLKU Verkostoyhteistyö (pre/post/seuranta) 22

23 MITTAAMINEN

24 JATKUVA PARANTAMINEN 0-virhetavoite Vuosittainen arvovirtakuvaus-käytäntö Kehitysfoorumi Pilotointikäytäntö kehittämisessä Sisäiset ja ulkoiset auditoinnit, poikkeamaraportointi Vuosikeskusteluissa lääkärit käyvät esimiehen kanssa läpi henkilökohtaiset tulokset. Koko henkilökunnan kehittymissuunnitelmat linkittyvät strategisiin tavoitteisiin. 24

25 Arvovirtakuvaus systemaattista prosessien hiomista ja hukan poistoa

26 Laajennettu Kehitysfoorumi organisoi Arvovirtakuvauksen tekemisen vuosittain. Koko henkilökunta osallistuu laputukseen. Laputuksen tulokset käydään yhdessä läpi ja kehitystarpeille määritellään vastuuhenkilöt. Jokainen yksikö valitsee kehitystarpeista 2-3 omaa kehitysaluettaan seuraavaksi vuodeksi. Kehitystoimien etenemistä seurataan.

27 Lean / hukan vähentäminen - Poliklinikka Seurattiin kaikkia poliklinikkaprosessin vaiheita potilaan näkökulmasta Havaittiin: Potilasmäärien suuri vaihtelu eri päivinä Lääkärin vastaanottotyyppien vaihtelu päivän sisällä Anestesiatulotarkastuksen sijainti erillään muusta tulotarkastustoiminnasta Käyntien monivaiheisuus: tulotarkastusprosessissa on jopa 0 vaihetta siirtymisineen ja odotteluineen

28 Lean / hukan vähentäminen - Poliklinikka Mitä havaintojen perusteella tehtiin? Poliklinikan Layout-muutos on käynnissä (minimoidaan potilaan kulku) Poliklinikan ajanvaraukseen liittyvä päivien uudelleenrytmityksen suunnittelu on menossa Pilotoidaan lääkäri-hoitaja-yhteisvastaanottotyyppiä Toteutetaan 5S-periaatteiden mukaisesti vastaanottohuoneiden uudelleen järjestäminen, standardoidaan huoneiden varustus Erilliset vastaanottohuoneet päivystys- ja infektiopotilaille Varastoinnin uudelleen miettiminen

29 Lean / hukan vähentäminen - Vuodeosasto Seurattiin sairaanhoitajia ja fysioterapeutteja eri rooleissa Havaittiin, että potilasturvallisuuden ja hukan poistamisen kannalta tärkeintä: Ideaaliosasto on ympyrän muotoinen Hoitajien kanslia potilashuoneiden keskelle Potilashuoneet vierekkäin Käytäväsuunnittelu Varastot sivummalle liinavaatteita lukuun ottamatta ei potilashuoneiden väliin eikä kanslian ja potilashuoneiden väliin

30 Hoitajan kävely-flow vuodeosastolla Liinav.var. 2 kpl 5 Leik- kaus- Os. Huuhteluh Valvo -mo Lääkärien kanslia Kahvih. Keittiö Steriilivar Epäster. var Pot. pesuh. Siivoush. Vast. otto Siht. huone Ilmoitt. piste Hoitajien kanslia 2 kpl 2 Potilashuoneet 7 kpl Pukuhuone Käytävä Lääkehuone 2 kpl Sauli Karvonen /

31 Lean / hukan minimointi - Välinehuolto Havaittiin: Koreja vanhenee liikaa = hukkaa 3-6% työ- ja koneiden käyttöajasta Välinehuolto vuodeosaston ohella pullonkaula Coxan toiminnassa Isot korit steriloidaan TAYS:issä, mikä katkaisee jatkuvan virtauksen ja estää onepiece flow -kehittämisen Kuljetusaikataulut TAYS:iin ohjaavat välinehuoltoa => välinehuolto etenee nykivästi

32 Onnistuminen on asenne. Se on avoimuutta uusille ideoille, halukkuutta kuunnella, innokkuutta oppia, halua kasvaa ja joustavuutta muuttua! Kiitos!