Program Practices ASLA-Fulbright Graduate Grants Fulbright-Technology Industries of Finland Grants

Transkriptio

1 Program Practices ASLA-Fulbright Graduate Grants Fulbright-Technology Industries of Finland Grants

2 Fulbright-ohjelmassa mukana olevat keskeiset tahot Fulbright Suomi säätiö/fulbright Finland Ohjelman hallinnointi Suomessa Tärkeimmät tukijat Apua ongelmatilanteissa Stipendin rahoitus Institute of International Education, IIE Ohjelman hallinnointi USA:ssa Viisumisponsori Apua ongelmatilanteissa Enrichment Yhdysvaltalainen isäntäyliopisto Partneri ja tärkein tukija USA:ssa U.S. Department of State (USDOS) William Fulbright Foreign Scholarship Board (FFSB)

3 Institute of International Education, IIE Viisumisponsorinne kirjoittaa DS lomakkeen raportointi (ylläpitävät osaltanne SEVIS-rekisteriä) Apua ongelmatilanteissa Enrichment

4 Asiakirjat Terms of Award Stipendin ehdot Kahdet termsit : FF:n ja IIE:n Stipendiaatin oltava Yhdysvalloissa viimeistään Termsdokumenttiin merkittynä Fulbright-kauden aloituspäivänä (tai Gateway-kurssin alkamispäivänä) Tarvitaan viisumin haussa

5 Asiakirjat DS-2019-lomake IIE kirjoittaa stipendiaatille ja mukana lähteville perheenjäsenille omat DS2019-lomakkeet DS2019-lomakeen valmistusprosessissa useita tarkastus- ja hyväksymisvaiheita. Viimeinen tarkastus U.S. Department of Homeland Securityssa. IIE lähettää lomakkeet FF:iin Stipendiaatti noutaa tai FF lähettää kirjattuna kirjeenä postitse, osoite ajantasalla? DS-2019-lomake keskeinen asiakirja viisuminhakuprosessissa, pidä käsimatkatavaroissa mukana!

6 Viisumihakemus Sähköinen viisumihakemuslomake (DS -160-lomake) USA:n lähetystön kotisivulla Vähitellen täytettävissä Aloita täyttämään hakemusta hyvissä ajoin ja keräämään tarvittavia liitteitä (jo ennen DS2019-lomakkeen saapumista) Viisumihakemukseen tarvittava SEVIS-numero kirjattu DS2019-lomakkeeseen (ks. sivun oikea yläkulma, edessä N- kirjain) Family application -mahdollisuus (ks. ensimmäisen hakemuksen päätössivu) Ei viisumimaksuja stipendiaatilta eikä perheenjäseniltä

7 Viisumihaastattelu Viisumihaastattelu tehdään USA:n suurlähetystössä Helsingissä. Viisumihaastatteluajan varaus Kun olet saanut DS2019-lomakkeen, varaa heti aika viisumihaastatteluun. Varaa haastatteluaika lähetä ajanvaraussähköposti Yhdysvaltojen suurlähetystöön osoitteeseen (Fulbright otsikkokenttään) Huom. Online-ajanvarausjärjestelmä tarkoitettu muille kuin Fulbrightstipendiaaleille! Älä siis luo profiiliasi varausjärjestelmään! Jokaiselle perheenjäsenelle oma haastatteluaika Huom! Alle 14-vuotiaita perheenjäseniä ei haastatella Viisumihaastatteluun voi mennä korkeintaan 90 pvää ennen stipendikauden alkua

8 Viisumihaastattelu Haastatteluun mukaan: DS160-hakemuksen confirmation-sivu DS2019-kaavake Voimassa oleva passi + passikuva (tarkat ohjeet kuvalle) kuva mukaan mikäli sähköinen lataus DS-160 anomukseen ei onnistunut Hyväksymiskirje/kutsukirje yliopistosta + Fulbright terms - dokumentit Virkatodistus (jos perheenjäseniä lähdössä mukaan) Rahoitustodistukset Todistus vakuutuksesta (stipendiaatin Terms sis. tiedon) Palautuskuori postimerkeillä varustettuna Huom. Viisumimaksuja ei tarvitse maksaa, koskee myös perheenjäseniä (käytäntö sovittu lähetystön kanssa)

9 Viisumihaastattelun jälkeen Suurlähetystö lähettää sinulle postitse Passisi, johon viisumitarra on liimattu Alkuperäisen DS2019-lomakkeesi Pidä passi ja DS2019-lomake yhdessä Rajalla SEVIS-statuksen tarkastamisprosessi uusittu, maahantulomuodollisuuksien kesto pidentynyt opiskelijoilla ja tutkijoilla tämän vuoksi lyhyet vaihdot jatkolennolle USA:ssa ei suositeltavia

10 J1/J2 -viisumi Kuka voi saada J-2 viisumin? Maahantulopäivämäärät In-status / out of status? Viisumisponsorille eli IIE:lle ilmoitettava ulkomaanmatkoista 30 day grace period ja Yhdysvalloista lähtö Academic training Työskentely (enint. 20 t/vko kampuksella) Two-year home country residency requirement

11 Intellectual Property Rights IPR Jos menet tekemään tutkimustayhdysvaltoihin, ennen lähtöä, tutustu IPR-kysymyksiin ja selvitä onko IPR-aihe sinun tutkimuksessasi relevantti. Käytä apuna alan asiantuntijoita ja selvitä kotiyliopistosi kanta IPR-aiheeseen sekä keskustele aiheesta isäntäsi kanssa. Älä allekirjoita IPR-aiheeseen liityviä sopimuksia ennen kuin olet keskustellut niistä asiantuntijoiden kanssa! Mistä saan apua? Kotiyliopiston lakimiehet Kotiyliopiston innovaatioasiantuntijat ja patenttiasiamiehet Isäntäyliopiston tarjoamat tukipalvelut

12 Fulbright Suomi säätiö ja IPR The Fulbright Finland Foundation considers IPR as a matter between the grantee and the universities/research institutions involved and the Foundation does not claim any IPR rights over the results of the research conducted during a Fulbright grant period.

13 Intellectual Property Rights IPR Alumnin vinkit 1.Tee hyvät muistiinpanot tutkimusideoista (niiden avulla pystyt todistamaan, että idea on sinun, esim. mitä olet keskustellut kenenkin kanssa ja minä päivänä) 2.Tee tutkimuksesta keksintöilmoitus (turvaa keksijän oikeudet ideaan)/patenttihakemus yhdessä isäntäyliopistosi kanssa (huom. aikaraja!) 3.Selvitä samanaikaisesti keksintöoikeudet omasta kotiyliopistostasi 4.Jos luovutat keksintöoikeudet eteenpäin, pidätä itselläsi oikeus ei-kaupalliseen tutkimukseen. Lisäksi mieti, millaisen rahallisen korvauksen haluat ideallesi. Keskusteluissa lakimiesten kanssa, minulta kysyttiin olenko esitellyt tutkimustani muualla kuin tässä jo kirjoitetussa julkaisussa. Onneksi en ollut, sillä silloin keksintöilmoituksen olisi voinut tehdä jo joku toinen tutkija.

14 Institutional Review Board (IRB) - kysymykset Jos teet Yhdysvalloissa tutkimusta ja tutkimukseesi sisältyy esim. kyselytutkimusta tai ihmisiä tutkimuskohteina, sinulta saatetaan vaatia isäntäyliopistolla IRB:n hyväksyntä. Selvitä hyvissä ajoin, jo ennen stipendikauden alkua yhdysvaltalaiselta isännältäsi IRB-prosessi ja sen aikataulu. Joidenkin yliopistojen linja voi olla hyvinkin tiukka tai prosessi pitkä.

15 Lue IIE:n ohjeet Resources for current Fulbright grantees: Erittäin tärkeä sivu: tietoa ASPE:sta, viisumisäännöistä, työharjoittelusta, sosiaaliturvatunnuksesta, Fulbright-kauden jatkamisestia ym. Life in the U.S. -osio: tipping, banking, mobile phones, automobiles, business hours, safety jne. Regional Centers Student Services IIE/Midwest, Chicago IIE/Northeast, New York IIE/Northeast Annex, Washington, DC IIE/Rocky Mountain, Denver IIE/West Coast, San Francisco Individual Student Services Officer

16 Tehtävä saavuttuasi Yhdysvaltoihin 1. Ilmoita IIE:lle maahansaapumisestasi viimeistään 15 päivän kuluessa Yhdysvaltoihin saapumisestasi: Lue IIE:n Arrival Instructions Lataa IIE:n sivulle tarvittavat maahantulodokumentit (esim. DS ja J-1 visa stamp) IIE:n ohjeiden mukaisesti 2. Ilmoittaudu yliopistolle/international student office Ota mukaan esim. passi, DS-2019 Ilmoittaudu kv. toimiston s-postilistoille (jos olet perheellinen, kysele tarjoavatko perheelle myös aktiviteetteja)

17 Tehtävä saavuttuasi Yhdysvaltoihin 3. Ole yhteydessä IIE:n aluelleelliseen yhdyshenkilöösi (ohjeet IIE:n sivulla) 4. Tulosta itsellesi ASPE-kortti html 5. Osallistu kv. opiskelijoiden/vierailijoiden orientaatioon yliopistollasi Selvitä onko tervetulotilaisuuksia myös perheelle

18 After Arrival to the U.S. Open a bank account and send your bank account information to the FF (see the bank account form on the Orientation Guide, under Forms) Provide your U.S. address to all university administrative offices, Fulbright Finland and IIE. Apply for an Individual Taxpayer Identification Number or a Social Security Number and inform your Student Services representative at IIE of that number as soon as possible. Identify a close-by doctor, dentist and hospital in case of an emergency. If you buy a car, obtain a driver s license, register the car and purchase car insurance. Look into opportunities for professional meetings and other enrichment opportunities.

19 Raportointi Fulbright Finland ja IIE Yhteystietojen muutokset Muutokset stipendin ja viisumin ehdoissa, esim. yliopiston tai ohjelman muutos, muutos valmistumispäivässä: haettava lupaa/ilmoitettava etukäteen! Matkat USAn ulkopuolelle stipendikauden aikana Ota etukäteen yhteys IIE:n ja cc: FF IIE tarvitsee tiedon matkastasi vähintään 4 viikkoa ennen matkaa IIE allekirjoittaa DS-2019-lomakkeesi (travel validation)

20 Raportointi Fulbright Finland ja IIE USA:ssa koko tutkinnon suorittajat Fulbright-status max. 3/5 vuotta Fulbright-statuksen jatkaminen = viisumisponsoroinnin ja ASPE:n jatkaminen IIE ilmoittaa helmikuussa ohjeet, miten jatkaa Fulbright-statusta Academic training Työskentely Fulbright-kauden pidennys - visiting student researchers Selvitys IIE:lle, miksi oleskelua Yhdysvalloissa tulisi pidentää. Pidennys mahdollista yleensä vain jos yllättävät tekijät ovat estäneet stipendiaattia pääsemästä alkuperäiseen tavoitteeseensa. Pidennys poikkeuksellista ja yleensä enint. 1-3 kk (kesä). IIE ei myönnä viisumusponsoroinnin pidennystä, tilanteessa jossa stipendiaatti menee isäntälaitoksella mukaan uuteen projektiin.tällöin voi selvittää viisumin sponsoroinnin siirtoa isäntäyliopistolle.

21 Raportointi Fulbright Finland ja IIE Fulbright Finlandille lähetettävä loppuraportti sis. Fulbright-kauteen liittyvän artikkelin ja muutaman kuvan Artikkelin aihe vapaavalintainen, esim. kokemuksia lukukauden käynnistämisestä yhdysvaltalaisella kampuksella hyödyllisin kokemukseni/mieleenpainuvin tilanne Fulbright-kaudella kokemuksia enrichment-seminaarista miten Fulbright-status on ollut hyödyksi Teksti: enint. 500 sanaa, voi hyvin olla lyhyempi Kuvat: esim. kampuskuvia, kuvia, joissa olet itse mukana DL (artikkelin ja kuvat voi hyvin lähettää vuoden aikana milloin vain!). Raportti vaikuttaa stipendimaksuun 300 USD pidätys 2. stipendimaksusta, palautetaan jos toimitat raportin mennessä.

22 Raportointi Fulbright Finland ja IIE IIE FF Mid-year report/progress report + transcripts Epäviralliset raportit aina tervetulleita, esim. Facebook-päivitykset Fulbright Center News Magazine Ole yhteydessä myös ongelmatilanteissa, jotta voimme auttaa mahdollisuuksien mukaan. Älä jää odottelemaan, vaan ota ajoissa yhteyttä!

23 Stipendin maksaminen 1. erä: 50% stipendistä - syyskuun ensimmäisenä pvänä 2017 tai kun olemme saaneet yhdysvaltalaiset pankkitietosi 2. erä: 50% stipendistä - tammikuun ensimmäisenä pvänä 2017 Jos haluat neuvotella aikataulusta, ota yhteyttä Huom! Raportin palautus vaikuttaa stipendimaksuun: 300 USD pidätys 2. stipendimaksusta. Pääperiaate: stipendi maksetaan kansainvälisinä tilisiirtoina yhdysvaltalaiselle tilille Jatkovuosien rahoitus: Renewal grants

24 Verotuksesta Fulbright Suomi -säätiö on velvollinen ilmoittamaan maksamansa apurahat Suomen veroviranomaisille. Ole yhteydessä Suomen verohallinnon kansainväliseen henkilöverotusyksikköön Jo Suomessa kannattaa ottaa yhteyttä verottajaan ja käydä keskustelemassa omasta tilanteesta. Jos saat Suomesta palkkatuloja (esim. tohtorikoulupalkka) eli olet työsuhteessa Suomessa olevaan työnantajaan stipendikauden aikana: tarkista aina myös työnantajasi henkilöstöhallinnosta, aiheuttaako Yhdysvaltojen vierailu mitään toimenpiteitä Yhdysvaltojen verotusjärjestelmä Lue huolella ohjeet verotuksesta foreign.fulbrightonline.org -sivulta (Current Fulbrighters/Tax Information). IIE:n GRANTAX -palvelu käytössäsi. Grantax-palvelu hoiti veroilmoituksen puolestani.

25 Pankkitilin avaaminen Avaa tili USA:ssa, termsit mukaan pankkiin Jos pankki mukana Swift -järjestelmässä, tilisiirrot nopeampia Swift = kansainvälinen lajittelukoodi (international routing code), myös muut koodit esim. ABA käyvät Toimita täydelliset tilitiedot FF:iin Täytä FF:n sivulta löytyvä Pankki- ja yhteystietolomake ja lähetä FF:lle (sähköisenä) Lomake online Orientaatio-oppaassa lomakkeet-osiossa Tilisiirto vie noin 5-7 päivää Pankkiasioista voi kysellä myös iltapäivän ryhmäkeskustelussa!

26 Vakuutusturva Fulbright-kaudelle Fulbright -stipendiaatti on itse vastuussa riittävän vakuutusturvan hankkimisesta koko Fulbright-kauden ajaksi itselle sekä perheenjäsenille. On erittäin tärkeää, että Yhdysvaltoihin lähtevällä suomalaisella on riittävä vakuutusturva. Konsultoi vakuutusyhtiötäsi ja varmista riittävys yhdysvaltalaiselta isäntäyliopistoltasi Varmista, että vakuutuksesi on riittävä myös isäntäyliopistollesi (joskus yhdysvaltalainen yliopisto hyväksyy ainoastaan heidän oman vakuutuksensa). Tarvittavan turvan laajuus voi vaihdella tapauskohtaisesti, mutta kaikki tarvitsevat vähintäänkin kattavan sairaus- ja tapaturmavakuutuksen (jotka kattavat myös matkat) matkatavaravakuutuksen huomioi myös mahdolliset hammaslääkärikulut!

27 Sairaudenhoitokulut erittäin korkeita Yhdysvalloissa Sairaudenhoitokulut voivat Yhdysvalloissa helposti nousta kymmeniintuhansiin dollareihin. Todella huonoa tuuria on harvoin, mutta se voi käydä kalliiksi näistä on esimerkkejä. Vuonna stipendiaattina olleen tutkijan sairauskulut olivat yhteensä USD. ASPEn korvaus katto on USD!

28 ASPE-lisäturva ( supplemental health benefit ) stipendiaateille U.S. Department of State tarjoaa kaikille Fulbright-ohjelman stipendiaateille ASPE-lisäturvan. U.S. State Department ei suosita pelkän ASPE:n varaan jättäytymistä. Ei kata perheenjäseniä Ei voimassa USA:n ulkopuolella Katsotaan toissijaiseksi kulukorvauksia hakiessa Voimassa stipendikauden ajan (voimassaolopäivämäärät kirjattu allekirjoittamaasi stipendisopimukseen) ASPE-kortti IIE:lta ASPE-opas (tietoa mm. kattavuudesta lue läpi huolella!): Linkki myös orientaatio-oppaassa

29 Enrichment Pre-academic ja Gateway-kurssit Fulbright-seminaarit NY Cultural Desk Oman isäntäyliopiston tarjonta, yleensä paljon vaihtoehtoja!

30 Mistä apua käytännön asioihin? Tämän päivän ryhmäkeskustelu alumnien kanssa käytä hyödyksesi! Muut entiset ja nykyiset stipendiaatit Orientaatio-opas IIE:n Information for Current Grantees -sivusto Yliopistosi tukipalvelut Suomessa Isäntäyliopistosi (host, International Office/Student and Scholar Services) FoFF: Welcome Network Aina saa ottaa suoraan yhteyttä FF:iin! Suomi-Seura, SAYL

31 Jotta kaikki sujuu hyvin, niin: Noudata FF:n terms and conditions -sopimusta Ilmoittaudu Yhdysvalloissa sijaitsevaan Suomen suurlähetystöön ja tee matkustusilmoitus Tallenna ICE-numero puhelimeesi ja laita se kukkaroosi Ilmoita FF:lle kaikki omat paikalliset yhteystietosi mukaan lukien perheenjäsenten ja akateemisen yhdyshenkilön yhteystiedot ja niiden mahdolliset muutokset (pankki- ja yhteystietolomake) Ilmoita ulkomaanmatkat IIE:lle Fulbright-kauden aikana sekä matkan aikaiset yhteystietosi, cc: FF Lue vakuutusoppaasi, erit. tiedot siitä miten toimia Yhdysvalloissa sairastapauksissa Jos jotain sattuu (myrskyt ym.) tai on mitä tahansa muita vaikeuksia, ilmoita FF:lle tilanteestasi, älä jää odottelemaan Jos ilmoitat IIE:lle, laita myös FF cc:hen!

32 Fulbright-lähettilään rooli Kerro Fulbright-mahdollisuuksista sekä suomalaisille että yhdysvaltalaisille Muista kertoa, että olet fulbrighteri, Fulbright-ohjelman stipendiaatti Toimi kontaktihenkilönä stipendinhakua harkitseville ja osallistu Suomeen palattuasi Fulbright Centerin infotilaisuuksiin Kerro kollegoillesi, kirjoita blogissasi, jaa stipendiohjelmanettilinkkiämme soveltuvilla keskustelufoorumeilla, jaa FC:n Facebook-sivua eteenpäin Pidä infotilaisuus isäntäyliopistosi/kotiyliopistosi kampuksella Fulbrightmahdollisuuksista Suomeen/Yhdysvaltoihin ja jaa tietoa Suomen korkeakoulutuksesta

33 Fulbright-lähettilään rooli Käy isäntäyliopistosi kv.toimistossa kertomassa Fulbright-ohjelmasta Suomeen, vie esitteitä Toimi yhteyshenkilönä uusille suomalaisille stipendiaateille (voivat olla kiinnostuneita esim. yhdysvaltalaisesta isäntäyliopistostasi tai alasi opinnoista Yhdysvalloissa) Osallistu Suomeen palattuasi Fulbright-orientaatioihin (omista kokemuksista kertominen) Kirjoita omasta Fulbright-kokemuksestasi Fulbright Center Newsiin /Fulbright Centerin nettisivulle Lisäksi sinulla on mahdollisuus toimia Suomessa yhdysvaltalaisen Fulbright-stipendiaatin buddy-henkilönä

34 Suomeen palattua - ASLA-Fulbright Alumni Association - FF:n järjestämät tapahtumat - Suurlähetystön vastaanotot