Pre-departure orientation for Fulbright Center Pre-Doctoral Research Fellows, Junior & Senior Scholar, MCPD, and SIR

Transkriptio

1 Pre-departure orientation for Fulbright Center Pre-Doctoral Research Fellows, Junior & Senior Scholar, MCPD, and SIR Fulbright Center

2 Fulbright Centerin stipendiohjelmat Fulbright-ohjelmat ASLA-Fulbright Graduate Grants ASLA-Fulbright Grant for a Junior Scholar ASLA-Fulbright Grant for a Senior Scholar ASLA-Fulbright Pre-Doctoral Research Fellows Program Fulbright-Technology Industries of Finland Grants Finnish Language and Culture Teaching Assistant Program (FLTA) Mid-Career Professional Development Grants Fulbright Grant in Photojournalism sponsored by Patricia Seppälä Foundation Distinguished Fulbright Awards in Teaching Muita ohjelmia Fulbright Center Undergraduate Grants Fulbright Scholar-in-Residence Program Fulbright-Schuman Program New Century Scholar Program International Fulbright Science and Technology Award*

3 Fulbright-ohjelman osapuolet Fulbright Center Council for International Exchange of Scholars (CIES) Institute of International Education (IIE) US Department of State (USDOS) J. William Fulbright Foreign Scholarship Board (FSB)

4 Hyödyllistä tietoa: Fulbright Centerin Orientaatio-opas suomalaisille stipendiaateille: Myös yhteystietolomakkeet, linkit palautelomakkeisiin CIES:n Visiting Scholars intranet: Hyödyllistä tietoa Yhdysvalloista

5 Vastuunjako: Vastuu stipendiaateista on jaettu Fulbright Centerin ja CIES:n välillä näin: Ennen astumista Yhdysvaltojen maaperälle: Fulbright Center Yhdysvaltoihin saapumisen jälkeen: CIES Takaisin Suomessa: Fulbright Center

6 Yhteysorganisaatio USA:ssa CIES Tukiorganisaationne USA:ssa Apua ongelmatilanteissa Enrichment Viisumisponsorinne SEVIS Kirjoittaa DS-2019-lomakkeen Raportointi, esim. matkustaminen Ensisijainen kontaktihenkilö: Ongelmatilanteissa pitäkää FC:n Sonja cc:nä kirjeenvaihdossa

7 Viisumin hakemiseen tarvittavat lomakkeet Dokumentit: mitä aiemmin, sitä parempi! Lähetä FC:lle 1. Lääkärintodistus (max. 6kk ennen lähtöä), ladattavissa FC:n sivuilta Orientaatio-oppaasta 2. Vapaamuotoinen selvitys oleskelusta Yhdysvalloissa viimeisen 12 kk:n aikana 3. Kopiot passista (tai passeista). HUOM: Passin tulee olla voimassa 6kk viimeisen stipendipäivämäärän jälkeen. 4. Rahoitustodistukset stipendikauden muusta rahoituksesta (tiedossa oleva rahoitus merkataan DS-kaavakkeeseen!) 5. Grant Authorization allekirjoituksineen Nämä tarvitaan DS-2019-kaavakkeeseen.

8

9 Miten prosessi etenee? FC tiedottaa valinnoistaan Yhdysvaltoihin FSB approval, eli virallinen vahvistus stipendeille (saatu!) Grant Authorization FC:stä stipendiaatille Grant Authorization takaisin allekirjoitettuna FC:lle CIES:lle DS-2019 laaditaan ja lähetetään teille tarkastettavaksi, kommentit Sonjalle CIES:lle, joka kirjoittaa lopullisen DS-2019:n ja kirjaa teidät SEVIS-järjestelmään Lopullinen DS-2019 lähetetään teille kirjatussa kirjeessä (voitte myös noutaa lomakkeen FC:stä) Nyt alkaa varsinainen viisuminhaku: U.S. Consulate in Finland

10

11 Viisumia haettaessa tarvitaan: Voimassa oleva passi (voimassa 6kk Yhdysvalloista paluun jälkeen) DS-160 Non-Immigrant Visa Application Confirmation Page (Sähköinen hakemus) Alkuperäinen DS-2019-lomake (lähetetään teille heti kun saapuu FC:hen) Todistus henkilökohtaisista varoista kuten lukee DS-2019-lomakkeessa Virkatodistus (issued within the past three months) Yhdysvaltoihin mukana tulevista puolisosta ja lapsista U.S. standardit täyttävä passikuva (ladataan DS-160-hakemukseen) Huom: Fulbright-stipendiaatit (tai perheenjäsenet) eivät maksa viisuminhakemiseen liittyviä maksuja! Haastatteluun mukaan kirjattu kirje postimerkkeineen Täytä DS-160 viisumihakemus ja Varaa aika haastatteluun: lähetä sähköpostia osoitteeseen Fulbright otsikkokenttään! (Muut kuin Fulbright-stipendiaatit varaavat haastatteluajan sähköisen varausjärjestelmän kautta.) Lisätietoa U.S. Embassyn sivuilta:

12 J-1 / J-2 viisumit Fulbright-stipendiaatit saavat J-1 viisumin Research Scholar -statuksella J-2 viisumi yleensä puolisoille, mahdollisuus työntekoon (haetaan Yhdysvalloissa) Avopuoliso hakee turistiviisumia, jos oleskelu yli 3kk. Maahantulo- ja lähtöpäivämäärät tarkat, 30 day grace period In-status / out of status? (CIES valvoo, että olette In-status) Viisumin päivämäärien vaihtaminen erittäin hankalaa sen jälkeen kun DS-2019 on kirjoitettu Two-year home country residency requirement (muutoksenhaku mahdollinen) 24 month bar: Odotettava 24 kuukautta ennen kuin voi mennä uudestaan Yhdysvaltoihin Research Scholar -statuksella Mutta voi tietyissä tapauksissa palata Yhdysvaltoihin J Short-Term Scholar statuksella Mikäli haluaa jatkaa oleskelua Hakemus CIES:lle, älä poistu Yhdysvalloista

13 Tehtävä saavuttuasi maahan CIES toimitettava 10 päivän kuluessa Notification of Arrival Form kopio I-94:sta (oma + perheenjäsenten) elektronisesta järjestelmästä kopiot viisumeista (oma + perheenjäsenten) kopiot DS-2019-lomakkeista (oma + perheenjäsenten) Hyödyllistä lisätietoa CIES:n Visiting Scholar intranetistä:

14 Muu raportointi CIES:lle yhteystietojen muutokset 10 päivän kuluessa (myös FC!) final report (kaikki Fulbright-stipendiaatit) muutokset stipendissä ja ohjelmassa matkat USAn ulkopuolelle stipendikauden aikana: etukäteen yhteys CIES:iin (DS-2019 travel validation) muistakaa raportoida matkat haetaan lupaa työskentelyyn

15 CIES:n kautta haetaan myös extensions transfer of visa sponsorship Ohjeet CIES:n Visiting Scholar -intranetissä HUOM! Jos haette muutoksia viisumiin, niin älkää tehkö lentoym. muita varauksia ennenkuin olette saaneet mustaa valkoisella muutoksen toteutumisesta!

16 Raportointi FC:lle Yhteystietojen muutokset Epäviralliset raportit aina tervetulleita News Mid-year ja Final reportit meille (myös CIES pyytää Final reportin)

17 Stipendin maksaminen: Tutkijat Ota yhteyttä maksuaikataulun sopimiseksi On mahdollista maksaa osittain jo Suomessa Avatkaa amerikkalainen pankkitili ja lähettäkää tilitiedot Suomeen. Jos vain lyhyen aikaa Yhdysvalloissa, stipendi voidaan maksaa Suomen tilille.

18 Pankkitilin avaaminen: Tutkijat Avaa tili USA:ssa, Grant Authorization mukaan pankkiin Jos pankki mukana Swift -järjestelmässä, tilisiirrot nopeampia Swift = kansainvälinen lajittelukoodi (international routing code), myös muut koodit esim. ABA käyvät Toimita täydelliset tilitiedot FC:iin Tilisiirto vie noin 5-7 päivää Fulbright Centerin kaikki rahaliikenne tapahtuu keskiviikkoisin

19 Vakuutukset ASPE: Accident and Sickness Program for Exchanges kaikille Fulbright-stipendiaateille Tarkista oman yliopistosi vaatimukset vakuutuksista Ei kata perheenjäseniä. (Perheet ovat yleensä järjestäneet pidennetyn matkavakuutuksen Suomesta stipendikaudeksi) kattaa sairaudet ja tapaturmat matka-ajalta, ei matkatavaroita voimassa stipendikauden ajan (DS-2019-lomakkeen päivämäärät) ei kata aikaa USA:n ulkopuolella (esim. lomat) Vastikään muuttuneen vakuutuslainsäädännön takia ASPEvakuutuksen sopivuus kannattaa tarkistaa isäntäyliopistolta

20 Vakuutukset/ASPE Vakuutuskortti CIES:lta Vakuutusopas: Linkki myös Orientaatio-oppaassa Toinen vakuutus ASPEn lisäksi voi olla suositeltava (tutustu ASPE:n vakuutusehtoihin)

21 CIES:n järjestämä Enrichment Fulbright-seminaarit Metropolitan Area Enrichment Program (Boston, Chicago, Los Angeles, New York, San Francisco, Washington DC) NY Cultural Desk Fulbright Visiting Scholar Conference (sis. matkat, majoitus, ruokailu, konferenssimaksu) jokavuotinen Fulbright-seminaari on avoin kaikkialta maailmasta saapuneille Fulbright-tutkijoille Outreach Lecturing Fund matka-apurahat stipendikauden aikaisiin luennointi-, tutkimus-, tai konferenssimatkoihin

22 Occasional Lecturer Fund Matka-apurahat stipendikauden aikaisiin luennointi-, tutkimus-, tai konferenssimatkoihin Occasional Lecturer Fund (OLF) tarjoaa matka-apurahoja Yhdysvalloissa vieraileville luennoitsijoille, jotta he voivat matkustaa luennoimaan yliopistoihin stipendijaksonsa aikana. OLF-luennoitsijat voivat esimerkiksi luennoida, osallistua laitoksen toimintaan ja tavata laitoksen henkilökuntaa ja opiskelijoita. Näin haetaan OLF-ohjelmaan: ota yhteyttä haluamaasi yliopistoon ja ilmaise mielenkiintosi tulla luennoimaan OLFohjelmassa yliopisto toimittaa sinulle kutsukirjeen lähetä OLF-ohjelman hakemus (saatavissa CIES:n sivuilta, ) ja yliopiston kutsukirje CIES:lle, olf@iie.org vierailun jälkeen lähetä CIES:lle arviointilomake ja CIES maksaa sinulle matkaavustuksen. Myös yliopistot voivat ottaa suoraan yhteyttä luennoitsijaan haun käynnistämiseksi. CIES julkaisee syksyisin oppaan, jossa ovat kaikki vuoden mittaan Yhdysvalloissa oleskelevat luennoitsijat.

23 IPR (Intellectual Property Rights) Tutkimustulosten IPR:stä kannattaa jutella isäntälaitoksen ja suomalaisen kotiyliopiston kanssa ennen Yhdysvaltoihin lähtöä Useimmilla yliopistoilla lakimies, kannattaa konsultoida

24 Mistä apua käytännön asioihin? Iltapäivän session panelistit Muut entiset ja nykyiset stipendiaatit, esim. samalta alueelta minne olette menossa tai tutkii samaa aihepiiriä Orientaatio-opas FC:n tietopalvelu CIES:in verkkosivut ( Suomi-Amerikka Yhdistysten Liitto (SAYL) Isäntäyliopistosi Aina saa ottaa suoraan yhteyttä FC:hen!

25 Yhdysvaltalaisen yliopiston kampuspalvelut, esimerkiksi: Learning Center Women s Center Career Center Writing Center Disability Resource Center Study Abroad Office Financial Aid office Housing Office Concierge Services Campus Police, escort services Children s Center

26 Jotta kaikki sujuu hyvin, niin: Noudata FC:n terms and conditions -sopimusta Ilmoittaudu Yhdysvalloissa sijaitsevaan Suomen suurlähetystöön ja tee matkustusilmoitus Tallenna ICE-numero puhelimeesi ja laita se kukkaroosi Ilmoita FC:lle kaikki omat paikalliset yhteystietosi mukaan lukien perheenjäsenten ja akateemisen yhdyshenkilön yhteystiedot ja niiden mahdolliset muutokset Ilmoita aina ulkomaanmatkat CIES:lle Fulbright-kauden aikana sekä matkan aikaiset yhteystietosi, FC cc:ssä Jos paikkakunnallasi tapahtuu jotain, ilmoita oma-aloitteisesti meille että olet OK! (Jos ilmoitat CIES:lle, FC:lle cc) Lue ASPE-vakuutusopasta tiedot siitä miten toimia Yhdysvalloissa sairastapauksissa

27 Fulbright-lähettilään rooli Kerro Fulbright-mahdollisuuksista sekä suomalaisille että yhdysvaltalaisille Muista kertoa, että olet fulbrighteri, Fulbright-ohjelman stipendiaatti Toimi kontaktihenkilönä stipendinhakua harkitseville ja osallistu Suomeen palattuasi Fulbright Centerin infotilaisuuksiin Kerro kollegoillesi, kirjoita blogissasi, jaa stipendiohjelmalinkkiämme soveltuvilla keskustelufoorumeilla, jaa FC:n Facebook-sivua eteenpäin tms. Pidä infotilaisuus isäntäyliopistosi/kotiyliopistosi kampuksella Fulbrightmahdollisuuksista Suomeen/Yhdysvaltoihin ja jaa tietoa Suomen korkeakoulutuksesta Käy isäntäyliopistosi kv.toimistossa kertomassa Fulbright-ohjelmasta Suomeen, vie esitteitä

28 Toimi yhteyshenkilönä uusille suomalaisille stipendiaateille (voivat olla kiinnostuneita esim. yhdysvaltalaisesta isäntäyliopistostasi tai alasi opinnoista Yhdysvalloissa) Kirjoita omasta Fulbright-kokemuksestasi Fulbright Center Newsiin / Fulbright Centerin nettisivulle (esim. henkilökohtainen blogi) Lisäksi sinulla on mahdollisuus toimia Suomessa yhdysvaltalaisen Fulbright-stipendiaatin buddy-henkilönä Liity Fulbrightin Alumnijärjestön (ASLA-Fulbright Alumni Association) jäseneksi ja toimi siinä aktiivisesti

29 Sosiaalivakuuttaminen USAssa alle 4 kk Ei Melan Myel-vakuutusta Ilmoita Kelaan ulkomaille muutosta ja tilapäisestä, enintään vuoden kestävästä, ulkomailla oleskelusta. Ilmoita muutosta ulkomaille verkossa. Asiointipalveluun tunnistaudutaan verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Vaihtoehtoisesti voit täyttää ilmoituksen tilapäisestä oleskelusta ulkomailla tai muutosta ulkomaille (Y 39) ja postittaa sen mihin tahansa Kelan toimistoon. Voi säilyä Suomen sosiaaliturvan piirissä, kun tarkoitus olla ulkomailla enintään vuoden ajan. Ilmoita Kelalle, kun palaat Suomeen Ilmoita paluusta verkossa. Vaihtoehtoisesti soita maahan- ja maastamuuton palvelunumeroon