Pre-departure orientation for 2017 Fulbright Distinguished Awards in Teaching Program Grantees. Mirka McIntire Fulbright Finland

Transkriptio

1 Pre-departure orientation for 2017 Fulbright Distinguished Awards in Teaching Program Grantees Mirka McIntire Fulbright Finland

2 Fulbright-ohjelman osapuolet Fulbright Suomi säätiö sr Institute of International Education (IIE) Isäntäyliopisto Yhdysvalloissa (Indiana University) U.S. Department of State (USDOS) J. William Fulbright Foreign Scholarship Board (FSB)

3 Vastuunjako: Vastuu stipendiaateista Fulbright Suomi -säätiön ja IIE:n välillä : Ennen astumista Yhdysvaltojen maaperälle: Fulbright Finland Yhdysvaltoihin saapumisen jälkeen: IIE Takaisin Suomessa: Fulbright Finland

4 Yhteysorganisaatio USA:ssa Institute of International Education (IIE) Tukiorganisaationne USA:ssa Apua ongelmatilanteissa Enrichment Viisumisponsorinne Kirjoittaa DS-2019-lomakkeen SEVIS Raportointi, esim. matkustaminen USA:n ulkopuolelle Ensisijainen kontaktihenkilö: Holly Emert Ongelmatilanteissa pitäkää FF:n Mirka cc:nä kirjeenvaihdossa Portaali opettajille (olette jo saaneet tunnukset ja ohjeet Welcome Packet tietopakettia varten)

5 Yhteyshenkilönne USA:ssa Holly Emert, Program Director, (202) / hemert@iie.org program requirements; liaison between grantees, the host institution, and international partner organizations. Becky Zook, Program Officer, (202) / rzook@iie.org; fulbrightdat@iie.org Primary contact for program logistics including travel, hotel arrangements, payments, professional development, document processing, and general program inquiries. Ongelmatilanteissa pitäkää FF:n Mirka McIntire cc:nä

6 Viisumin hakemiseen ja stipendin vastaanottamiseen tarvittavat lomakkeet Selectin Packet dokumentit: mitä aiemmin, sitä parempi! Lähetä IIE:lle ja FF:lle sähköpostitse 1. Acceptance/Declination of Grant Form for International Grantees 2. Fulbright Grant Authorization form (use hyperlink in IIE Selection Letter sent via ) 3. Fulbright Finland &IIE/DOS Terms and Conditions 4. J Visa Required Information 5. Bank Information Form (U.S. Bank account opened upon arrival) 6. Medical History and Examination Form 7. Drug Free/Background Check Form 8. Publicity Release Form 9. Selection Packet Survey Liitteiden tulee olla englanninkieliset! Nämä tarvitaan DS-2019-kaavakkeeseen.

7

8 Miten prosessi etenee? FFSB approval, eli virallinen vahvistus stipendeille (saatu!) Selection Packet kaavakkeet ja Grant Authorization IIE:sta stipendiaatille; FF:n oma Terms sopimus stipendiaateille Grant Authorization ja kaavakkeet takaisin allekirjoitettuna sähköpostitse FF:lle ja IIE:lle IIE laatii DS-2019 kaavakkeen, kirjaa teidät SEVIS-järjestelmään, ja lähettää kaavakkeet Fulbright Suomi säätiölle (mahdolliset korjaukset Mirkalta IIE:lle) FF lähettää teille kirjatussa kirjeessä (voitte myös noutaa lomakkeen FF:stä, jos asioitte Helsingissä. IIE lähettää ohjeistusta mm. lentojen varaamista varten

9

10 Viisuminhaku Varsinainen viisuminhaku tehdään USAn konsulaatin kautta (Helsingissä) Tarvittavat dokumentit: 1. Voimassa oleva passi 2. DS-160 Non-Immigrant Visa Application Confirmation Page (sähköinen hakemus: 3. Alkuperäinen DS-2019-lomake 4. Todistus henkilökohtaisista varoista, kuten lukee DS-2019-lomakkeessa 5. Virkatodistus (maistraatista, ei vanhempi kuin 3 kk) Yhdysvaltoihin mukana tulevista puolisosta ja lapsista 6. U.S. standardit täyttävä passikuva (ladataan DS-160-hakemukseen) Huom! Fulbright-stipendiaatit ja heidän perheenjäsenensä eivät maksa viisuminhakemiseen liittyviä maksuja! (käytäntö sovittu lähetystön kanssa)

11 Viisumihaastattelu konsulaatissa Varaa aika haastatteluun USAn konsulaattiin Helsinkiin, kun olet saanut DS2019 lomakkeen ja täyttänyt DS-160 lomakkeen: Lähetä sähköpostia osoitteeseen Fulbright jo otsikkokenttään! (Fulbright stipendiaateille poikkeusmenettely, koska muut varaavat haastatteluajan sähköisen varausjärjestelmän kautta. Älä siis luo omaa profiilia viisumihaastatteluvarausjärjestelmään.) Haastatteluajat pääasiallisesti ma, ke ja to klo 8:30-10:30. Jokaiselle perheenjäsenelle oma haastatteluaika Alle 14-vuotiaita perheenjäseniä ei haastatella Lisätietoa U.S. Embassyn sivuilta:

12 Viisumihaastatteluun mukaan: 1. DS160-hakemuksen confirmation-sivu 2. DS2019-kaavake 3. Voimassa oleva passi + passikuva, mikäli sen lataaminen suoraan hakemukseen ei onnistu (tarkat ohjeet kuvalle) 4. Hyväksymiskirje/kutsukirje yliopistosta + Fulbright terms -dokumentit 5. Virkatodistus (jos perheenjäseniä lähdössä mukaan) 6. Rahoitustodistukset 7. Todistus vakuutuksesta (stipendiaatin Terms sis. tiedon) 8. Kirjattu kirjekuori viisumin palauttamista varten

13 Viisumihaastattelun jälkeen Suurlähetystö lähettää sinulle postitse: Passisi, johon viisumitarra on liimattu Alkuperäisen DS-2019-lomakkeesi Pidä passi ja DS2019-lomake yhdessä ja mukana matkoilla Rajalla SEVIS-statuksen tarkastamisprosessi uusittu, maahantulomuodollisuuksien kesto pidentynyt opiskelijoilla ja tutkijoilla (J-1 viisumiluokan vierailijoilla) tämän vuoksi lyhyet vaihdot jatkolennolle USA:ssa ei suositeltavia

14 J-1 / J-2 viisumit Fulbright-opettajat saavat J-1 viisumin Government Visitor -statuksella J-2 viisumi yleensä aviopuolisolle ja lapsille Avopuoliso hakee turistiviisumia, jos oleskelu yli 3kk Maahantulo- ja lähtöpäivämäärät tarkat, 30 day grace period In-status / out of status SEVIS -rekisterissä (IIE valvoo, että olette In-status) Varmista IIE:lta USA:ssa, että SEVIS-rekisterin in-status on aktivoitu Viisumin päivämäärien vaihtaminen erittäin hankalaa, kun DS-2019 on jo kirjoitettu Two-year home country residency requirement (pysyvä oleskelulupa/työlupa, muutoksenhaku mahdollinen) J-1 viisumin uudelleen saamiseen on rajoitteita riippuen siitä, millä J-1 viisumin kategorialla olet ollut USAssa ja millä J-1 viisumin kategorialla seuraavaksi haluat lähteä USAan. Mikäli haluaa jatkaa oleskelua Ole yhteydessä IIE:hen ja FF:iin, älä poistu Yhdysvalloista

15 Saapuminen Yhdysvaltoihin Lennolla täytetään Customs Declaration Forms (CF -6059). Maahantulomuodollisuuksia varten käsimatkatavaroissa: Passi, DS-2019, Customs Declaration Form (CF-6059), kopio Fulbright Terms and Conditions and Grant Authorization kaavakkeesta, IIE:n yhteystiedot Notification of Arrival, Form I-94, on kaavake, jonka saat verkosta saavuttuasi Yhdysvaltoihin. Lähetä kopiot koko perheen kaavakkeista sähköpostitse IIE:lle saavuttuasi isäntäyliopistoon. Ota myös itsellesi elektroniset kopiot sähköpostiin: I-94:sta (oma + perheenjäsenten), kopiot viisumeista (oma + perheenjäsenten) kopiot DS-2019 lomakkeesta (oma + perheenjäsenten), passeista, kuvat matkalaukuista Hyödyllistä lisätietoa IIE:n portaalista:

16 Saavuttuasi Yhdysvaltoihin Avaa pankkitili isäntäyliopiston avustuksella. Hae veroilmoitusta varten tarvittavaa henkilönumeroa (Individual Taxpayer Identification Number) ja sosiaaliturvatunnusta (Social Security Number), ilmoita IIE:lle Selvitä lääkärin, hammaslääkärin ja sairaalan yhteystiedot. Jos ostat auton, hanki ajokortti, rekisteröi auto ja osta autovakuutus. Selvitä ammatillisen kehittämisen mahdollisuuksia, seminaareja yms. Ilmoita USA:n osoite yliopiston toimistoihin, Fulbright Suomi -säätiölle ja IIE:lle.

17 Muu raportointi IIE:lle + FF cc:nä Yhteystietojen muutokset IIE:lle ja FF:lle Muutokset stipendin ja viisumin ehdoissa, esim. projektin muutos, muutos vierailun päättymispäivässä: haettava lupaa/ilmoitettava etukäteen IIE:lle, cc: Mirka! Matkat USAn ulkopuolelle stipendikauden aikana Tieto etukäteen IIE:lle muista myös ilmoittaa FF:lle IIE tarvitsee tiedon matkastasi mielellään 3 viikkoa ennen matkaa IIE allekirjoittaa DS-2019-lomakkeesi (travel validation) IIE pyytää omat palautteensa FF:n palautteiden lisäksi (eri perspektiivi)

18 Raportointi Fulbright Suomi -säätiö ja IIE Inquiry Report, Summative Report Loppuraportti FC:n raportti sis. Fulbright-kauteen liittyvän artikkelin ja muutaman kuvan Artikkelin aihe vapaavalintainen, esim. kokemuksia lukukauden käynnistämisestä yhdysvaltalaisella kampuksella hyödyllisin kokemukseni/mieleenpainuvin tilanne Fulbright-kaudella kokemuksia enrichment-seminaarista miten Fulbright-status on ollut sinulle hyödyksi ym. Teksti: enint. 500 sanaa, voi hyvin olla lyhyempi Kuvat: esim. kampuskuvia, kuvia, joissa olet itse mukana DL 3 viikkoa ennen Fulbright-kauden päättymistä (artikkelin ja kuvat voi hyvin lähettää kauden aikana milloin vain!). Saat tarkemmat palautusohjeet sähköpostitse.

19 Stipendin maksaminen: opettajat Tavallisesti isäntäyliopisto maksaa vuokran suoraan yliopiston asuntolaan. IIE:n sopimusneuvottelut ovat vielä käynnissä isäntäyliopiston kanssa. IIE järjestää lentoliput opettajille. Apuraha elinkustannuksia varten ns. maintenance allowance on 1600 USD/kk ja maksetaan yhdysvaltalaiselle tilille. Maahan saavuttuasi IIE/isäntäyliopiston edustaja auttaa amerikkalaisen pankkitilin avaamisessa. (Lisätietoja orientaatiossa Washingtonissa).

20 Sosiaaliturvatunnus: opettajat Social Security Number (SSN) tai Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) tarvitaan, kun vastaanotetaan palkkatuloja tai apurahoja USA:ssa. Hae sosiaaliturvatunnusta isäntäyliopiston edustajan opastuksella (mukana: Passport, DS-2019, Form SS -5 Application for a Social Security Card, Form I-94 (Notification of Arrival) Sosiaaliturvatunnuksen hankkimisesta voi kysellä myös iltapäivän ryhmäkeskustelussa alumnien kanssa.

21 Pankkitilin avaaminen: opettajat Avaa tili USA:ssa isäntäyliopiston edustajan opastuksella, termsit mukaan pankkiin Jos pankki mukana Swift -järjestelmässä, tilisiirrot (tarvittaessa) nopeampia Suomesta (ei välttämättä valinnanvaraa) Swift = kansainvälinen lajittelukoodi (international routing code), myös muut koodit esim. ABA käyvät Tilisiirto Suomesta vie noin 5-7 päivää Pankkiasioista voi kysellä myös iltapäivän ryhmäkeskustelussa

22 Vakuutusturva Fulbright-kaudelle Fulbright -stipendiaatti on itse vastuussa riittävän vakuutusturvan hankkimisesta koko Fulbright-kauden ajaksi sekä itselleen että perheelleen. On erittäin tärkeää, että Yhdysvaltoihin lähtevällä suomalaisella ja hänen perheellään on riittävä vakuutusturva. Konsultoi vakuutusyhtiötäsi ja varmista tarvittaessa riittävys IIE:ltä. Riittävä vakuutusturva perheenjäsenille tarvitaan myös J-2 viisumia varten. Tarvittavan turvan laajuus voi vaihdella tapauskohtaisesti, mutta kaikki tarvitsevat vähintäänkin kattavan sairaus- ja tapaturmavakuutuksen (jotka kattavat myös matkat) matkatavaravakuutuksen huomioi myös mahdolliset hammaslääkärikulut!

23 ASPE-lisäturva ( supplemental health benefit ) stipendiaateille U.S. Department of State ei suosita pelkän ASPE:n varaan jättäytymistä. Ei kata perheenjäseniä Ei voimassa USA:n ulkopuolella Katsotaan toissijaiseksi kulukorvauksia hakiessa Voimassa stipendikauden ajan (voimassaolopäivämäärät kirjattu allekirjoittamaasi stipendisopimukseen) ASPE-kortti IIE:lta (voi tulostaa itse portaalista) ASPE-opas (tietoa mm. kattavuudesta lue läpi huolella!): Linkki myös orientaatio-oppaassa Lue Handbook for International Teachers

24 Sairaudenhoitokulut erittäin korkeita Yhdysvalloissa Sairaudenhoitokulut voivat Yhdysvalloissa helposti nousta kymmeniintuhansiin dollareihin. Todella huonoa tuuria on erittäin harvoin, mutta se voi käydä kalliiksi Erään aikaisemmin stipendiaattina olleen tutkijan sairauskulut olivat yhteensä USD. ASPEn korvauskatto on USD!

25 Sosiaalivakuuttaminen USAssa alle 4 kk Ei Melan Myel-vakuutusta Ilmoita Kelaan ulkomaille muutosta ja tilapäisestä, enintään vuoden kestävästä, ulkomailla oleskelusta. Ilmoita muutosta ulkomaille verkossa. Asiointipalveluun tunnistaudutaan verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Vaihtoehtoisesti voit täyttää ilmoituksen tilapäisestä oleskelusta ulkomailla ja postittaa sen mihin tahansa Kelan toimistoon. Voi säilyä Suomen sosiaaliturvan piirissä, kun tarkoitus olla ulkomailla enintään vuoden ajan. Ilmoita Kelalle, kun palaat Suomeen Ilmoita paluusta verkossa. Vaihtoehtoisesti soita maahan- ja maastamuuton palvelunumeroon

26 Etuja USA:ssa IIE:n, Indianan yliopiston tai muiden toimijoiden kautta Kesä-tai heinäkuussa: Indianan yliopiston online orientaatio (2vko) Fulbright-opettajjen orientaatioseminaari Washington, D.C.:ssä Professional Development Grant apuraha haettavissa (max. 2,000 USD) IIE:lta Fulbright Conferences Fulbright Association: National Council for International Visitors:

27 Verotuksesta Fulbright-opettajien stipendit maksetaan USA:ssa, ja heidän tulee tehdä veroilmoitus USA:ssa. Fulbright Grant Authorization kaavakkeesta käy ilmi apurahan summa. Apurahan tiedot näkyvät myös amerikkalaisen pankkisi tiliotteista. Säästä kirjalliset todistukset tilin tapahtumista. Säästä myös tositteet elinkustannuksiin liittyvistä kuiteista. Stipendinne maksetaan USA:ssa elinkustannuksia varten suorittaessasi tutkimusta ja kursseja yliopistossa (scholarship/fellowship income). Verotuksesta kannattaa kysellä orientaatiossa Washington, D.C.:ssä, sekä iltapäivän alumnisessiossa. Kaiken varalta: International Taxpayer Hotline: (lisätietoa ja apua verotukseen liittyen) Jos saat Suomesta palkkatuloja eli olet työsuhteessa Suomessa olevaan työnantajaan stipendikauden aikana: tarkista aina myös työnantajasi henkilöstöhallinnosta, aiheuttaako Yhdysvaltojen vierailu mitään toimenpiteitä

28 IPR & IRB kaiken varalta... Intellectual Property Rights (IPR) Tutkimustulosten IPR:stä kannattaa jutella isäntälaitoksen kanssa. Useimpien kuntien opetustoimella tai kunnalla lakimies, joita kannattaa tarvittaessa konsultoida. Institutional Review Board (IRB) Jos tutkimukseesi sisältyy esim. kyselytutkimusta tai ihmisiä tutkimuskohteina, IRB:n hyväksyntä saatetaan vaatia Selvitä hyvissä ajoin, jo ennen stipendikauden alkua, yhdysvaltalaiselta isännältäsi, miten IRB-prosessi yliopistossa toimii Joidenkin yliopistojen linja voi olla hyvinkin tiukka

29 Mistä apua käytännön asioihin? Iltapäivän session panelistit FDAT-alumnit ja nykyiset stipendiaatit, esim. samalta alueelta, minne olette menossa tai tutkii samaa aihepiiriä Orientaatio-opas suomalaisille stipendiaateille Myös yhteystietolomakkeet, linkit palautelomakkeisiin IIE:n FDAT portaali: Handbook for International Teachers Maahan saapumisdokumentit ja raportointi matkoista IIE on lähettänyt tunnukset Suomi-Amerikka Yhdistysten Liitto (SAYL) Isäntäyliopistosi (host, international office/student and Scholar Services) FoFF: Welcome Network Aina saa ottaa suoraan yhteyttä FF:iin!

30 Lue IIE:n, Fulbrightin, ja alumnien ohjeet Handbook for International Teachers Erittäin tärkeää tietoa: Fulbright-kaudesta, vakuutuksesta, viisumisäännöistä, USA:n koulujärjestelmästä Life in the U.S.: mitä pakata, mittayksiköt, vaatteiden kokoerot... Fulbright-opettajien blogit Indiana Universityn verkkosivut

31 Yhdysvaltalaisen yliopiston kampuspalvelut, esimerkiksi: Learning Center Women s Center Career Center Writing Center Disability Resource Center Study Abroad Office Financial Aid office Housing Office Concierge Services Campus Police, escort services Children s Center

32 Jotta kaikki sujuu hyvin: Noudata IIE:n ja FF:n terms and conditions -sopimusta Ilmoittaudu Yhdysvalloissa sijaitsevaan Suomen suurlähetystöön ja tee matkustusilmoitus Tallenna ICE-numero puhelimeesi ja laita se lompakkoosi Ilmoita FF:lle kaikki omat paikalliset yhteystietosi mukaan lukien perheenjäsenten ja akateemisen yhdyshenkilön yhteystiedot ja niiden mahdolliset muutokset Ilmoita ulkomaanmatkat IIE:lle Fulbright-kauden aikana sekä matkan aikaiset yhteystietosi, cc: FF Tutustu huolella omiin vakuutusehtoihisi ja selvitä esim. lähimmät sairaalat, joissa sinun kannattaa asioida Yhdysvalloissa omalla vakuutuksellasi Jos jotain sattuu (myrskyt ym.) tai on mitä tahansa muita vaikeuksia, ilmoita FF:lle tilanteestasi, älä jää odottelemaan Jos ilmoitat IIE:lle, laita myös FF cc:hen!

33 Fulbright-lähettilään rooli Kerro Fulbright-mahdollisuuksista sekä suomalaisille että yhdysvaltalaisille Muista kertoa, että olet fulbrighteri, Fulbright-ohjelman stipendiaatti Toimi kontaktihenkilönä stipendinhakua harkitseville ja osallistu Suomeen palattuasi Fulbright Suomi -säätiön infotilaisuuksiin Kerro kollegoillesi, kirjoita blogissasi, jaa stipendiohjelmanettilinkkiämme soveltuvilla keskustelufoorumeilla, jaa FF:n Facebook-sivua eteenpäin Pidä infotilaisuus isäntäyliopistosi/kotiyliopistosi kampuksella Fulbright-mahdollisuuksista Suomeen/Yhdysvaltoihin ja jaa tietoa Suomen korkeakoulutuksesta

34 Käy isäntäyliopistosi kv.toimistossa kertomassa Fulbright-ohjelmasta Suomeen, vie esitteitä Toimi yhteyshenkilönä uusille suomalaisille stipendiaateille (voivat olla kiinnostuneita esim. yhdysvaltalaisesta isäntäyliopistostasi tai alasi opinnoista Yhdysvalloissa) Osallistu Suomeen palattuasi Fulbright-orientaatioihin (omista kokemuksista kertominen) Kirjoita omasta Fulbright-kokemuksestasi Fulbright Finland Newsiin /Fulbright Suomi -säätiön nettisivulle Lisäksi sinulla on mahdollisuus toimia Suomessa yhdysvaltalaisen Fulbright-stipendiaatin buddy-henkilönä (Fulbright Buddy)

35 Suomeen palattua - ASLA-Fulbright Alumni Association - FF:n järjestämät tapahtumat - Yhdysvaltojen suurlähetystön vastaanotot