Pre-departure orientation for Fulbright Center Pre-Doctoral Research Fellows, Junior & Senior Scholars, and MCPDs

Transkriptio

1 Pre-departure orientation for Fulbright Center Pre-Doctoral Research Fellows, Junior & Senior Scholars, and MCPDs Sonja Kuosmanen Fulbright Center

2 Fulbright Centerin stipendiohjelmat Fulbright Centerin ohjelmat ASLA-Fulbright Graduate Grants ASLA-Fulbright Grant for a Junior Scholar ASLA-Fulbright Grant for a Senior Scholar ASLA-Fulbright Pre-Doctoral Research Fellows Program Fulbright-Technology Industries of Finland Grants Finnish Language and Culture Teaching Assistant Program (FLTA) Mid-Career Professional Development Grants Distinguished Fulbright Awards in Teaching Muita ohjelmia Fulbright Center Undergraduate Grants Fulbright Scholar-in-Residence Program Fulbright-Schuman Program New Century Scholar Program International Fulbright Science and Technology Award*

3 Fulbright-ohjelman osapuolet Fulbright Center Council for International Exchange of Scholars (CIES) Institute of International Education (IIE) US Department of State (USDOS) J. William Fulbright Foreign Scholarship Board (FSB) Kuka auttaa ja milloin? Fulbright Center aina CC kun viestit CIES:in/IIE:n kanssa! Ilmoita ongelmatilanteista FC:n ohjelmakoordinattorille heti

4 Hyödyllistä tietoa: Fulbright Centerin Orientaatio-opas suomalaisille stipendiaateille: Myös yhteystietolomakkeet, linkit palautelomakkeisiin CIES:n Visiting Scholars intranet: Hyödyllistä tietoa Yhdysvalloista

5 Vastuunjako: Vastuu stipendiaateista on jaettu Fulbright Centerin ja CIES:n välillä näin: Ennen astumista Yhdysvaltojen maaperälle: Fulbright Center Yhdysvaltoihin saapumisen jälkeen: CIES Takaisin Suomessa: Fulbright Center

6 CIES Yhteysorganisaatio USA:ssa Tukiorganisaationne USA:ssa Apua ongelmatilanteissa Enrichment Viisumisponsorinne SEVIS Kirjoittaa DS-2019-lomakkeen Raportointi, esim. matkustaminen USA:n ulkopuolelle Ensisijainen kontaktihenkilö: Ashley Walker Ongelmatilanteissa pitäkää FC:n Sonja cc:nä kirjeenvaihdossa Portaali vieraileville tutkijoille (CIES lähettää ohjeet noin 2 viikkoa ennen stipendikauden alkua)

7 Viisumin hakemiseen tarvittavat lomakkeet (ei Fulbright Scholar-in-Residence) Dokumentit: mitä aiemmin, sitä parempi! Lähetä FC:lle 1. Lääkärintodistus (max. 6kk ennen lähtöä), ladattavissa FC:n sivuilta Orientaatio-oppaasta 2. Vapaamuotoinen selvitys oleskelusta Yhdysvalloissa viimeisen 12 kk:n aikana 3. Kopiot passista (tai passeista). HUOM: Passin tulee olla voimassa 6kk viimeisen stipendipäivämäärän jälkeen. 4. Rahoitustodistukset stipendikauden muusta rahoituksesta (tiedossa oleva rahoitus merkataan DS-kaavakkeeseen!) HUOM: Stipendiajalta yliopiston palkkaa saavan (esim. tohtorikoulu, työsuhde) kannattaa myös olla yhteydessä yliopiston HR-puolelle. 5. Grant Authorization allekirjoituksineen Liitteiden tulee olla englanninkieliset! Nämä tarvitaan DS-2019-kaavakkeeseen.

8

9 Miten prosessi etenee? (ei Fulbright Scholar-in-Residence) FC tiedottaa valinnoistaan Yhdysvaltoihin FSB approval, eli virallinen vahvistus stipendeille (saatu!) Grant Authorization FC:stä stipendiaatille Grant Authorization takaisin allekirjoitettuna FC:lle CIES:lle DS-2019 laaditaan ja lähetetään teille tarkastettavaksi, kommentit Sonjalle CIES:lle, joka kirjoittaa lopullisen DS-2019:n ja kirjaa teidät SEVIS-järjestelmään Lopullinen DS-2019 lähetetään teille kirjatussa kirjeessä (voitte myös noutaa lomakkeen FC:stä) Nyt alkaa varsinainen viisuminhaku: U.S. Consulate in Finland

10

11 Viisumia haettaessa tarvitaan: Voimassa oleva passi (voimassa 6kk Yhdysvalloista paluun jälkeen) DS-160 Non-Immigrant Visa Application Confirmation Page (Sähköinen hakemus) Alkuperäinen DS-2019-lomake (lähetetään teille heti kun saapuu FC:hen) Todistus henkilökohtaisista varoista kuten lukee DS-2019-lomakkeessa Virkatodistus (issued within the past three months) Yhdysvaltoihin mukana tulevista puolisosta ja lapsista U.S. standardit täyttävä passikuva (ladataan DS-160-hakemukseen) Huom: Fulbright-stipendiaatit (tai perheenjäsenet) eivät maksa viisuminhakemiseen liittyviä maksuja! Haastatteluun mukaan kirjattu kirje postimerkkeineen Täytä DS-160 viisumihakemus ja varaa aika haastatteluun

12 Viisumihaastattelu konsulaatissa: Täytä DS-160 viisumihakemus ja Varaa aika haastatteluun: lähetä sähköpostia osoitteeseen Fulbright otsikkokenttään! (Muut kuin Fulbright-stipendiaatit varaavat haastatteluajan sähköisen varausjärjestelmän kautta. Älkää luoko omaa profiilia varausjärjestelmään.) Lisätietoa U.S. Embassyn sivuilta: Haastatteluajat pääasiallisesti ma, ke ja to klo 8:30-10:30. Jokaiselle perheenjäsenelle oma haastatteluaika Huom! Alle 14-vuotiaita perheenjäseniä ei haastatella

13 Viisumihaastattelu Haastatteluun mukaan: DS160-hakemuksen confirmation-sivu DS2019-kaavake Voimassa oleva passi + passikuva (tarkat ohjeet kuvalle) Hyväksymiskirje/kutsukirje yliopistosta + Fulbright terms -dokumentit Virkatodistus (jos perheenjäseniä lähdössä mukaan) Rahoitustodistukset Todistus vakuutuksesta (stipendiaatin Terms sis. tiedon) Kirjattu kirjekuori viisumin palauttamista varten Viisumimaksuja ei tarvitse maksaa, koskee myös perheenjäseniä (käytäntö sovittu lähetystön kanssa)

14 Viisumihaastattelun jälkeen Suurlähetystö lähettää sinulle postitse Passisi, johon viisumitarra on liimattu Alkuperäisen DS2019-lomakkeesi Pidä passi ja DS2019-lomake yhdessä Rajalla SEVIS-statuksen tarkastamisprosessi uusittu, maahantulomuodollisuuksien kesto pidentynyt opiskelijoilla ja tutkijoilla tämän vuoksi lyhyet vaihdot jatkolennolle USA:ssa ei suositeltavia

15 J-1 / J-2 viisumit Fulbright-stipendiaatit saavat J-1 viisumin Research Scholar -statuksella J-2 viisumi yleensä puolisoille, mahdollisuus työntekoon (haetaan Yhdysvalloissa) Avopuoliso hakee turistiviisumia, jos oleskelu yli 3kk. Maahantulo- ja lähtöpäivämäärät tarkat, 30 day grace period In-status / out of status? (CIES valvoo, että olette In-status) Viisumin päivämäärien vaihtaminen erittäin hankalaa sen jälkeen kun DS-2019 on kirjoitettu Two-year home country residency requirement (muutoksenhaku mahdollinen) 24 month bar: Odotettava 24 kuukautta ennen kuin voi mennä uudestaan Yhdysvaltoihin Research Scholar -statuksella Mutta voi tietyissä tapauksissa palata Yhdysvaltoihin J Short-Term Scholar statuksella Mikäli haluaa jatkaa oleskelua Hakemus CIES:lle, älä poistu Yhdysvalloista

16 Tehtävä saavuttuasi maahan CIES:lle toimitettava 10 päivän kuluessa (Portaaliin, ohjeet CIES:ltä) Notification of Arrival Form kopio I-94:sta (oma + perheenjäsenten) elektronisesta järjestelmästä kopiot viisumeista (oma + perheenjäsenten) kopiot DS-2019-lomakkeista (oma + perheenjäsenten) HUOM: CIES käsittelee dokumentit vasta stipendikauden alkamisen jälkeen > odottakaa vahvistusta ennen SSN-kortin hakua...lomakkeeseen, jolla ilmoitettiin IIE/CIES:lle maahantulosta tarvittiin laitoksen johtajan allekirjoitus. Kannattaa varmistaa etukäteen, että tämä henkilö on paikalla, koska kyseinen lomake tulee toimittaa 10 päivän kuluessa maahantulosta. Fulbright-tutkijastipendiaatti Hyödyllistä lisätietoa CIES:n Visiting Scholar intranetistä:

17 Muu raportointi CIES:lle Yhteystietojen muutokset (portaali) muista myös tieto FC:lle Muutokset stipendin ja viisumin ehdoissa, esim. yliopiston tai ohjelman muutos, muutos valmistumispäivässä: haettava lupaa/ilmoitettava etukäteen! Matkat USAn ulkopuolelle stipendikauden aikana Tieto etukäteen CIES:lle (portaali) muista myös ilmoittaa FC:lle CIES tarvitsee tiedon matkastasi vähintään 4 viikkoa ennen matkaa CIES allekirjoittaa DS-2019-lomakkeesi (travel validation) CIES pyytää myös mid-term-palautetta

18 CIES:n kautta haetaan myös extensions transfer of visa sponsorship Ohjeet CIES:n Visiting Scholar -intranetissä HUOM! Jos haette muutoksia viisumiin, niin älkää tehkö lentoym. muita varauksia ennenkuin olette saaneet mustaa valkoisella muutoksen toteutumisesta!

19 Raportointi FC:lle Fulbright Centerille lähetettävä loppuraportti sis. Fulbright-kauteen liittyvän artikkelin ja muutaman kuvan Artikkelin aihe vapaavalintainen, esim. kokemuksia lukukauden käynnistämisestä yhdysvaltalaisella kampuksella hyödyllisin kokemukseni/mieleenpainuvin tilanne Fulbright-kaudella kokemuksia enrichment-seminaarista miten Fulbright-status on ollut hyödyksi Teksti: enint. 500 sanaa, voi hyvin olla lyhyempi Kuvat: esim. kampuskuvia, kuvia, joissa olet itse mukana DL 14 päivää stipendikauden päättymisestä (artikkelin ja kuvat voi hyvin lähettää vuoden aikana milloin vain!). Saat tarkemmat palautusohjeet sähköpostitse. Raportti vaikuttaa stipendimaksuun 300 USD pidätys 2. stipendimaksusta, palautetaan maksetaan 14 päivän sisällä loppuraportin saapumisesta

20 Raportointi FC:lle Epäviralliset raportit aina tervetulleita, esim. Facebook-päivitykset Yhteystietojen muutokset sähköposti FC:lle (tieto ei välity CIES:n portaalista) Fulbright Center News Magazine Ole yhteydessä myös ongelmatilanteissa, jotta voimme auttaa mahdollisuuksien mukaan. Älä jää odottelemaan, vaan ota ajoissa yhteyttä!

21 Stipendin maksaminen: Tutkijat Ota yhteyttä maksuaikataulun sopimiseksi On mahdollista maksaa osittain jo Suomessa Avatkaa amerikkalainen pankkitili ja lähettäkää tilitiedot Suomeen. Jos vain lyhyen aikaa Yhdysvalloissa, stipendi voidaan maksaa Suomen tilille.

22 Pankkitilin avaaminen: Tutkijat Avaa tili USA:ssa, termsit mukaan pankkiin Jos pankki mukana Swift -järjestelmässä, tilisiirrot nopeampia Swift = kansainvälinen lajittelukoodi (international routing code), myös muut koodit esim. ABA käyvät Toimita täydelliset tilitiedot FC:iin Täytä FC:n sivulta löytyvä Pankkija yhteystietolomake ja lähetä FC:lle (sähköisenä) Lomake online Orientaatio-oppaassa lomakkeet-osiossa Tilisiirto vie noin 5-7 päivää Pankkiasioista voi kysellä myös iltapäivän ryhmäkeskustelussa

23 Vakuutukset ASPE: Accident and Sickness Program for Exchanges kaikille Fulbright-stipendiaateille Tarkista oman yliopistosi vaatimukset vakuutuksista Ei kata perheenjäseniä. (Perheet ovat yleensä järjestäneet pidennetyn matkavakuutuksen Suomesta stipendikaudeksi) Kattaa sairaudet ja tapaturmat matka-ajalta, ei matkatavaroita Voimassa stipendikauden ajan (DS-2019-lomakkeen päivämäärät) Ei kata aikaa USA:n ulkopuolella (esim. lomat)

24 Vakuutukset/ASPE Vakuutuskortti CIES:lta Vakuutusopas: Linkki myös orientaatio-oppaassa Toinen vakuutus ASPEn lisäksi voi olla suositeltava (tutustu ASPE:n vakuutusehtoihin)

25 CIES:n järjestämä Enrichment Fulbright-seminaarit Metropolitan Area Enrichment Program (Boston, Chicago, Los Angeles, New York, San Francisco, Washington DC) NY Cultural Desk Fulbright Visiting Scholar Conference (sis. matkat, majoitus, ruokailu, konferenssimaksu) jokavuotinen Fulbright-seminaari on avoin kaikkialta maailmasta saapuneille Fulbright-tutkijoille Fulbright Outreach Lecturing Fund matka-apurahat stipendikauden aikaisiin luennointi-, tutkimus-, tai konferenssimatkoihin

26 Fulbright Outreach Lecturing Fund OLF-ohjelman luonne muuttui lukuvuonna : OLF-apurahaa hakee nyt kutsuva instituutio Fulbright Outreach Lecturing Fund (OLF) enables visiting Fulbright Scholars on assignment in the United States to travel to other U.S. colleges and universities for short visits to interact with students, faculty and staff and with the surrounding community, with an eye toward enhancing the host institution s internationalization efforts. Visits will be made specifically to U.S. institutions that traditionally have been underrepresented in the Fulbright Program Institutions, rather than scholars, will submit OLF applications and invitation letters to CIES for consideration. The list of Fulbright Visiting Scholars posted on the CIES website ( each October serves as a roster from which institutions may select scholars they would be interested in hosting. The institutions will be instructed to CIES OLF team at OLF@iie.org in order to request that a scholar to visit their institution. The OLF team will work to put the two parties in touch. Simultaneously, CIES will be in touch with the Visiting Scholars as they arrive in the United States, surveying them to determine their interest in participating in the OLF.

27 Verotuksesta Palkkatulot Suomesta (esim. yliopiston palkka, tohtorikoulupalkka) stipendikauden aikana: tarkista myös yliopiston/työnantajan HR:ltä, aiheuttaako Yhdysvaltojen vierailu mitään toimenpiteitä Yhdysvaltojen verotusjärjestelmä Lukekaa ohjeet verotuksesta CIES:n intranetissä huolella ( Tax Matters ) mutta huomioikaa, että ohjeet on pääosin kirjoitettu stipendiaateille, jotka saavat stipendinsä USA:sta FC velvoittaa stipendiaatin ilmoittamaan Fulbright-stipendinsä verottajalle

28 IPR & IRB Intellectual Property Rights (IPR) Tutkimustulosten IPR:stä kannattaa jutella isäntälaitoksen ja suomalaisen kotiyliopiston kanssa ennen Yhdysvaltoihin lähtöä Useimmilla yliopistoilla lakimies, kannattaa konsultoida Institutional Review Board (IRB) Jos tutkimukseesi sisältyy esim. kyselytutkimusta tai ihmisiä tutkimuskohteina, IRB:n hyväksyntä saatetaan vaatia Selvitä hyvissä ajoin, jo ennen stipendikauden alkua, yhdysvaltalaiselta isännältäsi, miten IRB-prosessi yliopistossa toimii Joidenkin yliopistojen linja voi olla hyvinkin tiukka

29 Mistä apua käytännön asioihin? Iltapäivän session panelistit Muut entiset ja nykyiset stipendiaatit, esim. samalta alueelta minne olette menossa tai tutkii samaa aihepiiriä Orientaatio-opas CIES:in verkkosivut ( Suomi-Amerikka Yhdistysten Liitto (SAYL) Isäntäyliopistosi Aina saa ottaa suoraan yhteyttä FC:hen!

30 Yhdysvaltalaisen yliopiston kampuspalvelut, esimerkiksi: Learning Center Women s Center Career Center Writing Center Disability Resource Center Study Abroad Office Financial Aid office Housing Office Concierge Services Campus Police, escort services Children s Center

31 Jotta kaikki sujuu hyvin: Noudata FC:n terms and conditions -sopimusta Ilmoittaudu Yhdysvalloissa sijaitsevaan Suomen suurlähetystöön ja tee matkustusilmoitus Tallenna ICE-numero puhelimeesi ja laita se lompakkoosi Ilmoita FC:lle kaikki omat paikalliset yhteystietosi mukaan lukien perheenjäsenten ja akateemisen yhdyshenkilön yhteystiedot ja niiden mahdolliset muutokset (pankki- ja yhteystietolomake) Ilmoita ulkomaanmatkat IIE:lle Fulbright-kauden aikana sekä matkan aikaiset yhteystietosi, cc: FC Lue ASPE-vakuutusopas, tiedot siitä miten toimia Yhdysvalloissa sairastapauksissa Jos jotain sattuu (myrskyt ym.) tai on mitä tahansa muita vaikeuksia, ilmoita FC:lle tilanteestasi, älä jää odottelemaan Jos ilmoitat CIES:lle, laita myös FC cc:hen!

32 Fulbright-lähettilään rooli Kerro Fulbright-mahdollisuuksista sekä suomalaisille että yhdysvaltalaisille Muista kertoa, että olet fulbrighteri, Fulbright-ohjelman stipendiaatti Toimi kontaktihenkilönä stipendinhakua harkitseville ja osallistu Suomeen palattuasi Fulbright Centerin infotilaisuuksiin Kerro kollegoillesi, kirjoita blogissasi, jaa stipendiohjelmanettilinkkiämme soveltuvilla keskustelufoorumeilla, jaa FC:n Facebook-sivua eteenpäin Pidä infotilaisuus isäntäyliopistosi/kotiyliopistosi kampuksella Fulbrightmahdollisuuksista Suomeen/Yhdysvaltoihin ja jaa tietoa Suomen korkeakoulutuksesta

33 Käy isäntäyliopistosi kv.toimistossa kertomassa Fulbright-ohjelmasta Suomeen, vie esitteitä Toimi yhteyshenkilönä uusille suomalaisille stipendiaateille (voivat olla kiinnostuneita esim. yhdysvaltalaisesta isäntäyliopistostasi tai alasi opinnoista Yhdysvalloissa) Osallistu Suomeen palattuasi Fulbright-orientaatioihin (omista kokemuksista kertominen) Kirjoita omasta Fulbright-kokemuksestasi Fulbright Center Newsiin /Fulbright Centerin nettisivulle Lisäksi sinulla on mahdollisuus toimia Suomessa yhdysvaltalaisen Fulbright-stipendiaatin buddy-henkilönä

34 Suomeen palattua - ASLA-Fulbright Alumni Association - FC:n järjestämät tapahtumat - Suurlähetystön vastaanotot