OPISKELIJAVAIHTOON HAKU, opiskelijat

Transkriptio

1 OPISKELIJAVAIHTOON HAKU, opiskelijat Ohjeen sisällys 1. Hakemuksen sijainti Hakemuksen täyttäminen Hakemuksen lähettäminen Hakemuksen käsittely ja päätös Hakemuksen takaisin palautuminen Hakemuksen hylkääminen Hakemuksen hyväksyminen Hakemuksen sijainti Sähköinen hakemus sijaitsee opiskelijahallintojärjestelmä ASIOssa Ł Kirjaudu sisään ASIOon omilla tunnuksillasi Ł valitse ASIOn opiskelijatoimintojen päävalikosta sähköinen vaihtoonlomake ja raportointi Ł lue lomakkeen täyttöohjeet valikosta Ł paina lomakkeeseen vievää Electronic Application Form -painiketta. 2. Hakemuksen täyttäminen Täytä hakemus englanniksi. Hakemus kannattaa tallentaa sivun alla olevaa SAVE-painiketta painamalla heti, kun siihen on täyttänyt jonkun osion. Voit myös palata hakemukseen myöhemmin, jos haluat tehdä siihen muutoksia tai jatkaa täyttämistä toisella kertaa. Type of Exchange: valitse vaihdon tyyppi Ł opiskelijavaihto Ł harjoittelijavaihto Basic Information: tarkista perustietosi lomakkeesta Ł jos niissä on virheitä, käy korjaamassa ne Opiskelijatoimintojen päävalikosta löytyvän Yhteys-tietojen muuttaminen - valikon kautta. Ł HUOM! Täytä hakemukseen amk-kohtaisen sähköpostiosoitteesi lisäksi myös mahdollinen muu aktiivinen sähköpostiosoite Next of Kin: kerro lähiomaisesi yhteystiedot

2 Reasons for Studying Abroad kerro lyhyesti, miksi haluat lähteä opiskelemaan ulkomaille, esim. miten ulkomaanjakso tukee opintojasi ja ammatillista kehitystäsi. Student s Language Skills arvioi oma kielitaitosi Ł täytä ainakin äidinkieli sekä yksi vieras kieli Student s Work Experience Related to Current Studies kerro mahdollisesta opintoihisi liittyvästä työkokemuksesta Student s Previous and Current Studies täytä hakemukseen o opiskelemasi tutkinto o opintovuodet ennen ulkomaanjaksoa o suoritetut opintopisteet ennen ulkomaanjaksoa lisäksi voit kertoa mahdollisista keskeneräisistä opintojaksoista ja jo suoritetuista muista tutkinnoista Experience Abroad kerro ulkomailla hankitusta työ- ja/tai opiskelukokemuksesta Sending Institution Tiedot tulevat automaattisesti ASIOsta Ł Departmental Coordinator on koulutusohjelmasi kansainvälisistä asioista vastaava henkilö eli kv-koordinaattori Ł Institutional Coordinator on kv-toimiston henkilö List of Institutions You Are Applying To Valitse listauksesta 2-4 kohdetta, pakollista on täyttää vähintään 2 paikkaa Ł tarkista kohdekorkeakoulun akateeminen lukuvuosi vaihtoaikaa miettiessäsi Ł perustele hakemasi vaihtokohde HUOM! Jos haet ulkomaille harjoitteluun tai olet hankkinut opiskelupaikan itsenäisesti, täytä kohta self-acquired study or practical training place. Voit käyttää kohtaa myös, mikäli vaihtopaikkasi ei löydy valikosta.

3 Valitse Yes tai No sen mukaan haetko ulkomaanjaksolle apurahaa Kajaanin ammattikorkeakoululta. Kun olet saanut hyväksytyn päätöksen vaihdollesi, muista ilmoittaa pankkitilinumerosi kv-toimistoon. Only for Erasmus Applicants täytä hakemukseen o aikaisempi Erasmusvaihto ja sen ajankohta (esim. aiemman opiskelupaikan kautta) o Kiinnostus EILC-kurssia kohtaan. HUOM! Kurssille täytyy hakea erillisellä lomakkeella. Katso lisätietoja linkistä. Signature hakemuksen jättövaiheessa sähköinen allekirjoitus riittää Sending Institution Kv-toimisto täyttää Receiving Institution vastaanottava korkeakoulu täyttää, huom! yleensä kuitenkin käytetään vaihtokoulun omia hakemuslomakkeita Estimation of Costs arvio ulkomaanjakson kuluista esim. asuminen, lennot, muut elinkustannukset CV voit kopioida tähän lyhyen ja ytimekkään CV:si. max merkkiä. Transcript of Records tulee automaattisesti ASIOsta. Tarkista, että opintokortissasi on kaikki tiedot ajan tasalla

4 3. Hakemuksen lähettäminen Huomaa, että kun hakemus on lähetetty eteenpäin, et pääse enää muuttamaan tai korjaamaan mitään siihen laitettuja tietoja. Kun olet valmis lähettämään hakemuksesi: Ł tarkista hakemuksesi ja siihen täyttämäsi tiedot vielä kerran Ł paina sivun alalaidassa olevaa SEND APPLICATION -painiketta Tällöin hakemuksesi lähtee sähköisesti eteenpäin kv-toimistoon ja tiedoksi kv-koordinaattorille. o HUOM! Hakemuksesi ei lähde eteenpäin, ellet ole täyttänyt kaikkia pakollisia kohtia. Ohjelma huomauttaa puuttuvista tiedoista ja hyväksyy hakemuksen eteenpäin lähetyksen vasta, kun kaikki tarvittavat tiedot on täytetty. Kun siis olet täydentänyt puuttuvat tiedot, sinun tulee painaa uudestaan SEND APPLICATION -painiketta. 4. Hakemuksen käsittely ja päätös Voit seurata hakemuksesi käsittelyä ASIOssa sähköinen vaihtoonlomake ja raportointi, opiskelijat - painikkeen myötä avautuvalta sivulta. Sivun alalaidassa hakemuksen ohjeistuksen jälkeen löydät perustiedot hakemuksestasi. Hakemuksesi käsittelyä pystyt seuraamaan The State of the Application -kohdasta Kun hakemuksesi on lähtenyt eteenpäin, lukee hakemuksesi tilana Application has been sent to the Departmental Coordinator Huom! Kajaanissa kv-toimisto käsittelee hakemuksen yhdessä kv-koordinaattorin kanssa eli kun ohjeteksteissä puhutaan departmental co-ordinatorista, Kajaanissa sillä tarkoitetaan kvtoimistoa.

5 Hakemuksen takaisin palautuminen Kv-toimisto voi tarvittaessa palauttaa hakemuksesi takaisin sinulle uudelleen täytettäväksi mm. puuttuvien tai virheellisten tietojen vuoksi. Jos näin käy, tulee sinun sähköpostiisi viesti Your application has been processed ja pääset viestin linkistä suoraan ASIOon katsomaan tarkempia tietoja hakemusnäkymästä. Hakemuksesi tilan kohdalla lukee Departmental Coordinator has returned the application to you. Ł lisäksi näet kvkoordinaattorin mahdolliset perustelut palautukselle sekä korjauspyynnöt. Pääset tekemään tarvittavat muutokset hakemukseesi klikkaamalla Bring out the Application painiketta Ł hakemuksen täyttö ja lähettäminen tapahtuu aikaisemmin kuvattuun tapaan. Hakemuksen hylkääminen Kv-toimisto voi tarvittaessa hylätä hakemuksesi ulkomaanjaksolle mm. virheellisten tietojen vuoksi. Jos näin käy, tulee sinun sähköpostiisi viesti Your application has been processed. Tarkemmat tiedot hakemuksestasi löydät ASIOn hakemusnäkymästä. Hakemuksesi tilan kohdalla lukee Departmental Coordinator has unapproved the application, minkä lisäksi näet kv-toimiston mahdolliset perustelut palautukselle sekä korjauspyynnöt. HUOM! Hakemuksen hylkäämisen jälkeen hakemukseen ei enää pääse käsiksi eikä sitä pääse muokkaamaan tai uudelleen lähettämään. Jos sinulla on siis kysyttävää tai epäselvyyttä hakemuksesi hylkäyspäätöksen suhteen, ota yhteyttä koulutusohjelmasi kv-koordinaattoriin tarkempaa keskustelua varten.

6 Hakemuksen hyväksyminen Kun kv-koordinaattori hyväksyy hakemuksesi, tulee sinun sähköpostiisi viesti Your application has been processed. Tarkemmat tiedot hakemuksestasi ja hyväksytystä kohteesta löydät ASIOn hakemusnäkymästä. Kv-toimisto tulostaa hakemuksesi ASIOsta ja sinun pitää vielä käydä allekirjoittamassa hakemus kv-toimistossa ja antaa samalla pankkitilisi numero apurahan hakemista varten. Learning Agreement tehdään yhdessä kv-koordinaattorin kanssa. Kv-koordinaattori ilmoittaa, tehdäänkö se paperiversiona vai se sähköisesti. Paperiversio löytyy osoitteesta: > kansainvälisyys >opiskelijoille. Sähköinen Learning Agreement löytyy ASIOn opiskelijatoimintojen päävalikosta kohdasta HOPS:n laadinta. Hakemuksesi tilan kohdalla lukee Departmental Coordinator has processed application. Ł lisäksi näet kv-toimiston mahdolliset terveiset sinulle. Kunkin hakemasi kohteen kohdalla lukee tarkempi päätös, joka voi olla o hyväksyntä o 1. tai 2. varasija o tai mahdollinen hylkäys Kun hakemuksesi on hyväksytty, aukeaa sinulle automaattisesti ulkomaanjaksoa koskeva valikko sähköiseen raportointiin. Voit alkaa täyttää raporttiasi jo ennen vaihtoon lähtöäsi, jatkaa sen täyttämistä vaihdon aikana ja viimeistellä sen vaihtojaksosi jälkeen. Raportin voit palauttaa kv-toimistoon SEND -painikkeella vaihtojaksosi jälkeen, ennen sitä SEND-toiminto ei ole käytössä. Loput apurahastasi maksetaan vaihtoraportin palauttamisen jälkeen ja raportit ovat seuraavien lähtijöiden luettavissa. Raportissa on kerrottu ne kentät, jotka eivät näy julkaistavassa raportissa. Lopuksi Kajaanin ammattikorkeakoulu käyttää tätä sähköistä hakemusta sisäisenä lomakkeena, sillä useimmat yhteistyökorkeakoulut haluavat käyttää omia lomakkeitaan. Kun olet saanut hyväksymispäätöksen vaihdollesi, käy etsimässä korkeakoulun lomakkeet netistä ja aloita niiden täyttäminen. Linkit yhteistyökorkeakoulujen kotisivuille löydät osoitteesta > opiskelijoille > kansainvälisyys > yhteistyökorkeakoulut. Mikäli yhteistyökorkeakoulun lomakkeita ei löydy, ota yhteyttä kv-toimistoon.