Program Practices for Graduate Students

Transkriptio

1 Program Practices for Graduate Students

2 Fulbright-ohjelmassa mukana olevat keskeiset tahot Fulbright Center Ohjelman hallinnointi Suomessa Tärkeimmät tukijat Apua ongelmatilanteissa Stipendin rahoitus Institute of International Education, IIE (tutkijoilla CIES) Ohjelman hallinnointi USA:ssa Viisumisponsori Apua ongelmatilanteissa Enrichment Yhdysvaltalainen isäntäyliopisto Partneri ja tärkein tukija USA:ssa U.S. Department of State (USDOS) William Fulbright Foreign Scholarship Board (FSB)

3 Institute of International Education, IIE Viisumisponsorinne kirjoittaa DS lomakkeen raportointi (ylläpitävät osaltanne SEVIS-rekisteriä) Apua ongelmatilanteissa Enrichment

4 Asiakirjat Terms of Award Stipendin ehdot Kahdet termsit : FC:n ja IIE:n Stipendiaatin oltava Yhdysvalloissa viimeistään Termsdokumenttiin merkittynä Fulbright-kauden aloituspäivänä Tarvitaan viisumin haussa

5 Asiakirjat DS-2019-lomake IIE kirjoittaa stipendiaatille ja mukana lähteville perheenjäsenille omat DS2019-lomakkeet DS2019-lomakeen valmistusprosessissa useita tarkastus- ja hyväksymisvaiheita. Viimeinen tarkastus U.S. Department of Homeland Securityssa. IIE lähettää lomakkeet FC:iin Stipendiaatti noutaa tai FC lähettää kirjattuna kirjeenä postitse DS-2019-lomake keskeinen asiakirja viisuminhakuprosessissa

6 Viisumihakemus Sähköinen viisumihakemuslomake (DS -160) USA:n lähetystön kotisivulla Vähitellen täytettävissä Aloita täyttämään hakemusta hyvissä ajoin ja keräämään tarvittavia liitteitä (jo ennen DS2019-lomakkeen saapumista) Viisumihakemukseen tarvittava SEVIS-numero kirjattu DS2019-lomakkeeseen (ks. sivun oikea kulma, edessä N- kirjain) Family application -mahdollisuus (ks. ensimmäisen hakemuksen päätössivu)

7 Viisumihaastattelu Viisumihaastatteluajan varaus DS2019-lomakkeesi saavuttua, varaa heti haastatteluaika Lähetä ajanvaraussähköposti Yhdysvaltojen suurlähetystöön osoitteeseen (Fulbright otsikkokenttään) Online-varausjärjestelmä muille kuin Fulbright-stipendiaaleille! Älä luo profiiliasi varausjärjestelmään! Haastatteluajat pääasiallisesti ma, ke ja to klo 8:30-10:30. Jokaiselle perheenjäsenelle oma haastatteluaika Huom! Alle 14-vuotiaita perheenjäseniä ei haastatella

8 Viisumihaastattelu Haastatteluun mukaan: DS160-hakemuksen confirmation-sivu DS2019-kaavake Voimassa oleva passi + passikuva (tarkat ohjeet kuvalle) Hyväksymiskirje/kutsukirje yliopistosta + Fulbright terms - dokumentit Virkatodistus (jos perheenjäseniä lähdössä mukaan) Rahoitustodistukset Todistus vakuutuksesta (stipendiaatin Terms sis. tiedon) Kirjattu kirjekuori viisumin palauttamista varten Viisumimaksuja ei tarvitse maksaa, koskee myös perheenjäseniä (käytäntö sovittu lähetystön kanssa)

9 Viisumihaastattelun jälkeen Suurlähetystö lähettää sinulle postitse Passisi, johon viisumitarra on liimattu Alkuperäisen DS2019-lomakkeesi Pidä passi ja DS2019-lomake yhdessä Rajalla SEVIS-statuksen tarkastamisprosessi uusittu, maahantulomuodollisuuksien kesto pidentynyt opiskelijoilla ja tutkijoilla tämän vuoksi lyhyet vaihdot jatkolennolle USA:ssa ei suositeltavia

10 J1/J2 -viisumi Kuka voi saada J-2 viisumin? Maahantulopäivämäärät In-status / out of status? 30 day grace period ja Yhdysvalloista lähtö Academic training Työskentely (enint. 20 t/vko kampuksella) Two-year home country residency requirement

11 Lue IIE:n ohjeet Resources for current Fulbright grantees: Erittäin tärkeä sivu: tietoa vakuutuksesta, viisumisäännöistä, työharjoittelusta, sosiaaliturvatunnuksesta, Fulbright-kauden jatkamisestia ym. Life in the U.S. -osio: tipping, banking, mobile phones, automobiles, business hours, safety jne. Regional Centers Student Services IIE/Midwest, Chicago (312) , IIE/Northeast, New York (212) IIE/Northeast Annex, Washington, DC (202) , IIE/Rocky Mountain, Denver (303) IIE/West Coast, San Francisco (415) Individual Student Services Officer

12 Tehtävä saavuttuasi Yhdysvaltoihin 1. Ilmoita IIE:lle maahansaapumisestasi viimeistään 15 päivän kuluessa Yhdysvaltoihin saapumisestasi: Lue IIE:n Arrival Instructions Lataa IIE:n sivulle tarvittavat maahantulodokumentit (DS-2019, I-94 and J-1 visa stamp) IIE:n ohjeiden mukaisesti 2. Ilmoittaudu yliopistolle/international student office Ota mukaan esim. passi, DS-2019 Ilmoittaudu kv. toimiston s-postilistoille

13 Tehtävä saavuttuasi Yhdysvaltoihin 3. Ole yhteydessä IIE:n aluelleelliseen yhdyshenkilöösi (ohjeet IIE:n sivulla) 4. Tulosta itsellesi ASPE-vakuutuskortti html 5. Osallistu kv. opiskelijoiden/vierailijoiden orientaatioon yliopistollasi Selvitä onko tervetulotilaisuuksia myös perheelle

14 After Arrival to the U.S. Open a bank account and send your bank account information to the FC (see the bank account form on the Orientation Guide, under Forms) Apply for an Individual Taxpayer Identification Number or a Social Security Number and inform your Student Services representative at IIE of that number as soon as possible. Identify a doctor, dentist and hospital in case of an emergency. If you bring or buy a car, obtain a driver s license, register the car and purchase car insurance. Look into opportunities for professional meetings and other enrichment opportunities. Provide your U.S. address to all university administrative offices, Fulbright Center and IIE.

15 Raportointi Fulbright Center ja IIE Yhteystietojen muutokset Muutokset stipendin ja viisumin ehdoissa, esim. yliopiston tai ohjelman muutos, muutos valmistumispäivässä: haettava lupaa/ilmoitettava etukäteen! Matkat USAn ulkopuolelle stipendikauden aikana Ota etukäteen yhteys IIE:n ja cc: FC IIE tarvitsee tiedon matkastasi vähintään 4 viikkoa ennen matkaa IIE allekirjoittaa DS-2019-lomakkeesi (travel validation)

16 Raportointi Fulbright Center ja IIE USA:ssa koko tutkinnon suorittajat Fulbright-status max. 3/5 vuotta Fulbright-statuksen jatkaminen = viisumisponsoroinnin ja ASPEvakuutuksen jatkaminen IIE ilmoittaa helmikuussa ohjeet, miten jatkaa Fulbright-statusta Academic training Työskentely Fulbright-kauden pidennys - visiting student researchers Selvitys IIE:lle, miksi oleskelua Yhdysvalloissa tulisi pidentää. Pidennyt mahdollista yleensä vain jos yllättävät tekijät ovat estäneet stipendiaattia pääsemästä alkuperäiseen tavoitteeseensa. Pidennys poikkeuksellista ja yleensä enint. 1-3 kk (kesä). IIE ei myönnä viisumusponsoroinnin pidennystä, tilanteessa jossa stipendiaatti menee isäntälaitoksella mukaan uuteen projektiin.

17 Raportointi Fulbright Center ja IIE Fulbrigt Centerille lähetettävä loppuraportti sis. Fulbright-kauteen liittyvän artikkelin ja muutaman kuvan Artikkelin aihe vapaavalintainen, esim. kokemuksia lukukauden käynnistämisestä yhdysvaltalaisella kampuksella hyödyllisin kokemukseni/mieleenpainuvin tilanne Fulbright-kaudella kokemuksia enrichment-seminaarista miten Fulbright-status on ollut hyödyksi Teksti: enint. 500 sanaa, voi hyvin olla lyhyempi Kuvat: esim. kampuskuvia, kuvia, joissa olet itse mukana DL (artikkelin ja kuvat voi hyvin lähettää vuoden aikana milloin vain!). Saat tarkemmat palautusohjeet sähköpostitse. Raportti vaikuttaa stipendimaksuun 300 USD pidätys 2. stipendimaksusta, palautetaan viim jälkeen

18 Raportointi Fulbright Center ja IIE IIE FC Mid-year report/progress report + transcripts Epäviralliset raportit aina tervetulleita, esim. Facebook-päivitykset Fulbright Center News Magazine Ole yhteydessä myös ongelmatilanteissa, jotta voimme auttaa mahdollisuuksien mukaan. Älä jää odottelemaan, vaan ota ajoissa yhteyttä!

19 Stipendin maksaminen 1. erä: 50% stipendistä - syyskuun ensimmäisenä pvänä 2016 tai kun olemme saaneet yhdysvaltalaiset pankkitietosi 2. erä: 50% stipendistä - tammikuun ensimmäisenä pvänä 2017 Huom! Raportin palautus vaikuttaa stipendimaksuun: 300 USD pidätys 2. stipendimaksusta, palautetaan viim jälkeen Jos haluat neuvotella aikataulusta, ota yhteyttä Pääperiaate: stipendi maksetaan kansainvälisinä tilisiirtoina yhdysvaltalaiselle tilille Jatkovuosien rahoitus: Renewal grants FC velvoitaa stipendiaatin ilmoittamaan Fulbright-stipendinsä verottajalle

20 Pankkitilin avaaminen Avaa tili USA:ssa, termsit mukaan pankkiin Jos pankki mukana Swift -järjestelmässä, tilisiirrot nopeampia Swift = kansainvälinen lajittelukoodi (international routing code), myös muut koodit esim. ABA käyvät Toimita täydelliset tilitiedot FC:iin Täytä FC:n sivulta löytyvä Pankki- ja yhteystietolomake ja lähetä FC:lle (sähköisenä) Lomake online Orientaatio-oppaassa lomakkeet-osiossa Tilisiirto vie noin 5-7 päivää Pankkiasioista voi kysellä myös iltapäivän ryhmäkeskustelussa

21 Vakuutukset Tarkista oman yliopistosi vaatimukset vakuutuksista ASPE, Accident and Sickness Program for Exchanges kaikille Fulbright-stipendiaateille ei kata perheenjäseniä, muista J-2 -viisumin vaatimukset! kattaa sairaudet ja tapaturmat matka-ajalta, ei matkatavaroita voimassa stipendikauden ajan (terms ien päivämäärät) ei kata aikaa USA:n ulkopuolella (esim. lomat) Tiedot vakuutuksesta:

22 Enrichment Pre-academic ja Gateway-kurssit Fulbright-seminaarit NY Cultural Desk Oman yliopiston tarjonta

23 Mistä apua käytännön asioihin? Tämän päivän ryhmäkeskustelu alumnien kanssa käytä hyödyksesi! muut entiset ja nykyiset stipendiaatit Orientaatio-opas IIE:n Information for Current Grantees -sivusto FC:n tietopalvelu Suomi-Amerikka Yhdistysten Liitto Suomi-Seura Yliopistosi tukipalvelut Suomessa ja Yhdysvalloissa

24 Yhdysvaltalaisen yliopiston kampuspalvelut Learning Center Women s Center Career Center Writing Center Disability Resource Center Study Abroad Office Financial Aid office Housing office Concierge Services Campus Police, escort services Children s Center

25 Jotta kaikki sujuu hyvin, niin: Noudata FC:n terms and conditions -sopimusta Ilmoittaudu Yhdysvalloissa sijaitsevaan Suomen suurlähetystöön ja tee matkustusilmoitus Tallenna ICE-numero puhelimeesi ja laita se kukkaroosi Ilmoita FC:lle kaikki omat paikalliset yhteystietosi mukaan lukien perheenjäsenten ja akateemisen yhdyshenkilön yhteystiedot ja niiden mahdolliset muutokset (pankki- ja yhteystietolomake) Ilmoita ulkomaanmatkat IIE:lle Fulbright-kauden aikana sekä matkan aikaiset yhteystietosi, cc: FC Lue ASPE-vakuutusopas, tiedot siitä miten toimia Yhdysvalloissa sairastapauksissa Jos jotain sattuu (myrskyt ym.) tai on mitä tahansa muita vaikeuksia, ilmoita FC:lle tilanteestasi, älä jää odottelemaan Jos ilmoitat IIE:lle, laita myös FC cc:hen!

26 Fulbright-lähettilään rooli Kerro Fulbright-mahdollisuuksista sekä suomalaisille että yhdysvaltalaisille Muista kertoa, että olet fulbrighteri, Fulbright-ohjelman stipendiaatti Toimi kontaktihenkilönä stipendinhakua harkitseville ja osallistu Suomeen palattuasi Fulbright Centerin infotilaisuuksiin Kerro kollegoillesi, kirjoita blogissasi, jaa stipendiohjelmanettilinkkiämme soveltuvilla keskustelufoorumeilla, jaa FC:n Facebook-sivua eteenpäin Pidä infotilaisuus isäntäyliopistosi/kotiyliopistosi kampuksella Fulbrightmahdollisuuksista Suomeen/Yhdysvaltoihin ja jaa tietoa Suomen korkeakoulutuksesta

27 Fulbright-lähettilään rooli Käy isäntäyliopistosi kv.toimistossa kertomassa Fulbright-ohjelmasta Suomeen, vie esitteitä Toimi yhteyshenkilönä uusille suomalaisille stipendiaateille (voivat olla kiinnostuneita esim. yhdysvaltalaisesta isäntäyliopistostasi tai alasi opinnoista Yhdysvalloissa) Osallistu Suomeen palattuasi Fulbright-orientaatioihin (omista kokemuksista kertominen) Kirjoita omasta Fulbright-kokemuksestasi Fulbright Center Newsiin /Fulbright Centerin nettisivulle Lisäksi sinulla on mahdollisuus toimia Suomessa yhdysvaltalaisen Fulbright-stipendiaatin buddy-henkilönä

28 Suomeen palattua - ASLA-Fulbright Alumni Association - FC:n järjestämät tapahtumat - Suurlähetystön vastaanotot