SoleMOVE lähtevän harjoittelijan ohje

Transkriptio

1 SoleMOVE lähtevän harjoittelijan ohje Kuva: Sanna Waris SoleMOVE lähtevän ERASMUS- harjoittelijan ohje 1

2 SoleMOVE lähtevän harjoittelijan ohje Kirjautuminen Uuden lähtevän Erasmus-harjoittelijan hakemuksen tekeminen Personal data välilehti Exchange study information välilehti Current studies välilehti Enclosures välilehti Check and send application -välilehti Automaattisähköpostit Hakemuksen tulostaminen PDF-muotoon...15 Tarvitsetko apua? Ota yhteyttä: solemove(at)oulu.fi SoleMOVE lähtevän ERASMUS- harjoittelijan ohje 2

3 1. Kirjautuminen SoleMOVE-järjestelmä: Tee Erasmus-harjoittelijahakemuksesi SoleMOVE-järjestelmään. Hanki sitä ennen kaikki vaaditut liitteet allekirjoitettuna ja skannaa ne sähköisiksi versioiksi, jotta voit liittää ne mukaan SoleMOVE:en osana hakemustasi. Jos kohtaat ongelmia, voit kysyä neuvoa SoleMOVEn Service Desk osoitteesta solemove(at)oulu.fi. Käytä paju-tunnuksia kirjautuessasi SoleMOVEen. Valitse kirjautumissivulta Shibboleth ja anna tunnuksesi. SoleMOVE lähtevän ERASMUS- harjoittelijan ohje 3

4 2. Uuden lähtevän harjoittelijan hakemuksen tekeminen Kirjautumisen jälkeen valitse Application form for outgoing student mobility' Valitse +New aloittaaksesi uuden hakemuksen tekeminen. SoleMOVE lähtevän ERASMUS- harjoittelijan ohje 4

5 Avautuneelle Personal data välilehdelle Mobility type -kohtaan valitse harjoittelu, eli P Placement ja Application period alasvetovalikosta etsi haluamasi placements hakuaika. Tallenna valintasi Save - painikkeella. SoleMOVE lähtevän ERASMUS- harjoittelijan ohje 5

6 3. Personal data välilehti Hakemus välilehtineen avautuu. Täytä välilehti kerrallaan, ensin Personal data. SoleMOVE lähtevän ERASMUS- harjoittelijan ohje 6

7 Kohdassa Name of the home institution käytä nuolityökalua avataksesi listan. Valitse listalta kotilaitoksesi valitsemalla rivin alussa oleva laatikko. Sulje ikkuna valitsemalla ikkunan alalaidasta Save and close. Yksikön nimi ja osoitetiedot tulevat näkyville hakemukselle. Departmental Coordinator -kenttään kirjoita Oulun yliopiston harjoittelijakoordinaattorin nimi ja yhteystiedot. Erasmus-hakijat löytävät tiedon Erasmus infosheetistä osoitteesta: Muista tallentaa kukin välilehti tietojen täyttämisen jälkeen kohdasta Save. SoleMOVE lähtevän ERASMUS- harjoittelijan ohje 7

8 4. Exchange study information välilehti Exchange study information välilehdellä ilmoita harjoittelukohteesi alalaidassa kohtaan List of Institutions/Enterprises you apply to. Valitse kohta +Add new institution/enterprise. Valitse Country kohdan alasvetovalikosta ensin maa, jossa harjoittelet. Täytä sen jälkeen harjoittelupaikan tiedot kohdasta Institutions/Enterprises. Klikkaamalla nuolityökalua avautuu valintalista. Lisää uusi harjoittelupaikka valitsemalla ikkunan alaidasta painike +New. SoleMOVE lähtevän ERASMUS- harjoittelijan ohje 8

9 Uusi ikkuna New organisation avautuu. Täytä tiedot mahdollisimman täydellisesti, ainakin harjoittelupaikan nimi Name ja yhteyssähköposti Contact täytyy kirjoittaa. Tallenna painamalla Save. SoleMOVE lähtevän ERASMUS- harjoittelijan ohje 9

10 Palaa hakemukseesi painamalla Return painiketta. Harjoittelupaikkasi on ilmestyt Institutions/enterprises valintaikkunaan valittuna ja korostevärillä merkittynä. Sulje ikkuna alalaidasta valitsemalla Save and close. SoleMOVE lähtevän ERASMUS- harjoittelijan ohje 10

11 Valitse harjoittelu-ohjelma Exchange programs kohdasta. Valintalista avautuu valitsemalla nuolityökalu. Erasmus-harjoitteluohjelma löytyy koodilla 01 nimellä Erasmus Work Placement. Tallenna ja sulje ikkuna Save and close. Tallenna tämäkin välilehti painikkeesta Save. SoleMOVE lähtevän ERASMUS- harjoittelijan ohje 11

12 5. Current studies välilehti Current studies välilehdelle kerro nykyisten opintojen tilasta. Pakolliset kentät on ilmoitettu * -merkillä. Jos olet ollut aiemmin opiskelijavaihdossa, ilmoita se tänne. Mikäli olet käyttänyt Erasmus-ohjalmaa vaihtoopiskeluun, merkitse sekin tänne. Kielitaitokenttään Language knowledge avautuu uusi ikkuna uuden kielen lisäämistä varten, kun olet tallentanut välilehden painamalla Save. SoleMOVE lähtevän ERASMUS- harjoittelijan ohje 12

13 6. Enclosures välilehti Enclosures -välilehdelle ladataan harjoittelun vaatimat liitteet. Lataaminen tapahtuu liitteen edessä olevalla kynätyökalulla. Etsi skannattu tiedosto tietokoneelta Browse napin takaa. Lataa tiedosto SoleMove -hakemukseesi kohdasta Upload file. Liitetty tiedosto näkyy oikealla. Pääset takaisin Enclosures-välilehdelle Return -painikkeella. SoleMOVE lähtevän ERASMUS- harjoittelijan ohje 13

14 7. Check and send application -välilehti Check and send application välilehdeltä hakemus lähetetään koordinaattorille, jos kaikki välilehdet ovat oikein täytetty. Lähettämisen jälkeen et pysty enää muuttamaan hakemuksen tietoja. Lähettääksesi valitse Send application painike. SoleMove varmistaa, että haluat varmasti lähettää hakemuksen. Vahvista valitsemalla Yes, peruuta valitsemalla Cancel. Lähetyksen jälkeen saat vielä kuittauksen siitä, että hakemuksesi on lähetetty. SoleMOVE lähtevän ERASMUS- harjoittelijan ohje 14

15 8. Automaattisähköpostit Kun hakemuksesi on vastaanotettu, saat SoleMOVElta automaattisähköpostia. Jos koordinaattori tarvitsee lisätietoja hakemukseesi, saat jälleen sähköpostia, jossa on pyyntö käydä vastaamassa SoleMOVE-hakemuksellasi lisätietokysymykseen. Kun hakemuksesi on käsitelty, hyväksytty/hylätty, saat automaattisen sähköpostin järjestelmältä. Harjoittelun päättyessä ja sen jälkeen SoleMOVE-järjestelmä pyytää sinua vielä liittämään After exchange välilehdelle vaaditut liitteet ja raportoimaan harjoittelustasi. 9. Hakemuksen tulostaminen PDF-muotoon Voit avata hakemuksesta itsellesi PDF-dokumentin jokaista välilehdeltä nimen alta PDF-painikkeesta.. Jos tarvitset apua, ota yhteyttä: solemove(at)oulu.fi SoleMOVE lähtevän ERASMUS- harjoittelijan ohje 15