Toimiva sosiaalitoimen tietohallinto ja johtaminen

Transkriptio

1 Toimiva sosiaalitoimen tietohallinto ja johtaminen Arkitieto biteiksi-hanke Sirpa Kuusisto-Niemi lehtori, Kuopion yliopisto

2 Johtamisjärjestelmän keskeiset osat organisaatiorakenne, periaatteet, joita organisaatio soveltaa johtamisprosesseissaan, sekä johtamista tukevat tietojärjestelmät Kari Neilimo 1992

3 Kuntien tietohuollon tila tietohuoltoon on panostettava ja pyrittävä strategiseen tietojohtamiseen liiallisesta käsikirja-ajattelusta ja normi- ja hallintokeskeisyydestä on irrottauduttava ja pyrittävä tiedon ymmärtämiseen ja soveltamiseen tutkimustietoa on käytettävä hyväksi päätöksenteon välttämättömänä tukena muuttuvissa ja erilaistuvissa oloissa Olavi Borg 2000

4 Tiedonhallinnan yhteiskunnallinen tehtävä...sosiaalihuoltolakiin (1982) sekä lastensuojelulakiin (1983) on jo pari vuosikymmentä sitten kirjattu kuntien sosiaalihuollon vastuulle sekä tutkimustehtävä että ihmisten elinolojen edistäminen. Ne eivät ole toteutuneet lain hengen mukaisesti...tarvitaan sen erittelyä, millaisella tietokäsityksellä on mahdollista tuottaa käytännöille relevanttia tietoa murroksessa olevan yhteiskunnan sosiaalisista ongelmista... Satka, Pohjola & Rajavaara 2003

5 Ammatinharjoittamisen näkökulma tiedonhallintaan Palvelujärjestelmässä jokaisella toimipisteellä on oma historiansa, tavoitteensa, ammattiryhmänsä ja pääasiallinen asiakaskuntansa ja näiden perusteella muokkautuneet työmenetelmät. Niillä on omat tapansa määritellä ongelmat ja valita toimintatavat. Kaikilla on siis omat realiteettinsa ja tapansa tulkita niitä. Tulkintojensa pohjalta kukin määrittelee työtään, yhteistyötään, sitoutumistaan ja rajojaan. Eriksson Arnkil 1995

6 Asiakasnäkökulma tiedonhallintaan --- Tutkimukseni kuitenkin paljastaa, että lapsi on melko näkymätön lastensuojelun sosiaalityössä.--- Huoltosuunnitelmat antoivat hajanaisen kuvan lastensuojelusta. Monet asiat jäivät vastausta vaille, koska niistä ei löytynyt mainintoja. Olisin ollut kiinnostunut esimerkiksi siitä, käykö lapsi psykiatrisessa hoidossa kuten aikaisemmassa huoltosuunnitelmassa ehdotettiin Sini Salokanta 2003

7 Arkirealismi Sosiaalityöntekijä saa kyllä ajatella ja harkita niin paljon kuin haluaa, kunhan kirjaa työnsä tietokonelomakkeelle, joka muuttaa asiakkaan elämäntilannetta koskevan informaation numeroiksi. Karvinen-Niinikoski & Meltti 2003

8 Tietotyöläinen? palkkatyöntekijät jotka käyttävät tietotekniikkaa työssään joiden työ edellyttää suunnittelua tai ideointia jotka ovat suorittaneet vähintään ylemmän keskiasteen ammattitutkinnon Blom, Melin ja Pyöriä 2000

9 Sosiaalialan työ tietotyönä Sosiaalialalla informaation tuottajia ~ 40 prosenttia tieteenharjoittajat sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntijapalvelujen tuottajat informaation jakajia, käyttäjiä ja käsittelijöitä ~ 24 prosenttia muita kuin informaatioammattilaisia noin 36 prosenttia Anja Stenius 1989

10 Vaatimukset ohjelmistoille "...Nykyisin käytössä olevat asiakas- ja potilastietojärjestelmät on rakennettu tukemaan organisaatiokeskeistä toimintatapaa ja siksi ne tukevat heikosti palveluketjumallia. Sosiaali- ja terveydenhuollossa käytössä olevat asiakastietojärjestelmät ovat myös toiminnallisilta ominaisuuksiltaan erilaisia. Niiden tietosisältö on kirjava ja yhteistoiminnallisuudessa on puutteita." Sosiaali- ja terveydenhuollon tietoteknologian hyödyntäminen 1998

11 Tietohallinto? Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnolla ymmärretään näiden alojen niin julkisten kuin yksityisten organisaatioiden tietoresurssien hyväksikäytön suunnittelua, johtamista, toteutusta ja seurantaa. Tietoresursseja ovat erilaiset tietovarastot, ohjelmistot, laitteet, tietoliikennejärjestelyt tietojen lähteinä ja hyväksikäyttäjinä. muk. Tapio Reponen 1999

12 Organisaation tiedonhallinnan prosessimalli

13 Tiedon hallinnan kokonaisuus tiedot ja tietotarpeet, viraston tarvitsema strateginen tieto tietohuolto ja teknologia, jolla tietojen saanti turvataan tiedon ja osaamisen johtaminen sekä tiedon kokonaisvaltaiseen hallintaan tarvittava hallinnointi. Helsingin sosiaalivirasto 2003

14 Tiedon synnyttämisen ja hyväksikäytön prosessi Tietotarpeet Tietosisällöt: kerättävän tiedon määrittely Tietorakenteet: termit, käsitteet, luokitukset, standardit, mittarit Tietojärjestelmät ja tietovarastot: tietotekniikka, tiedon keruu ja käsittely, tietojen säilytys ja hävittäminen Tiedon jalostaminen ja uuden tiedon tuottaminen Tietojen jakelu ja levitys, viestintä, tietopalvelu Tiedon hyödyntäminen: analysointi ja tulkinta, arviointi, toimenpiteet Johtaminen Helsingin sosiaalivirasto 2003

15 Tiedon arvoketju data raakatietoa (tiedon alkioita), informaatio jalostettua tietoa ja knowledge yleensä omaksuttua tai sovellettua tietoa data-information-knowledge-intelligence-wisdom: informaatiojärjestelmä lähtee liikkeelle datasta, joka jalostetaan tietämys viisaus ihmiset viestivät tietämyksen ja informaation tasolla, tietokoneet pelkästään datan tasolla tietokoneet pystyvät varastoimaan ainoastaan dataa, ei informaatiota tai viisautta Stenius 1989; Nylander et al. 2002

16 Data

17 Informaatio

18 Tieto

19 Tiedon arvoketju (Nelson & Joos 1989) Datasta informaatioon -jatkumo lisääntyvä kompleksisuus informaatio: organisointi data: tulkinta nimeäminen, keruu, organisointi viisaus: ymmärtävä tietämys: soveltaminen tulkinta integrointi ymmärtäminen lisääntyvä vuorovaikutus & keskinäiset suhteet

20 Tieto ja johtaminen - tietojohtaminen osaamisen johtaminen, tietämyshallinta tarkoituksena saattaa yksilöllinen/yksittäinen tieto organisaation käyttöön yksilöllisen ja yhteisöllisen tiedon luomisen ja kehittämisen prosesseissa kaikki ne toimet, joiden tarkoituksena on saattaa organisaatio toimimaan kestävästi tiedon pohjalta (intelligent-acting) (Knowledge Management) organisaation sisällä ja sen saatavilla olevan tiedon ja informaation tunnistamiseen, hankkimiseen, luomiseen, välittämiseen ja käyttöön liittyvien toimintojen hallinta ja johtaminen Huotari & Iivonen 2004;Huotari 2004

21 Tietojohtaminen ilmiönä yhtäältä inhimillisen tai henkisen pääoman (Human Capital) merkityksen korostuminen ensisijaisena tuotannon tekijänä ja toisaalta tietoja viestintä-teknologian mahdollisuuksien ymmärtämisen informaation, tiedon ja tietämyksen varastoinnissa ja jakamisessa tarve nousee organisaatioiden muutoksesta, koska vanhat johtamistavat eivät enää päde uudessa verkostoperusteisessa toimintaympäristössä esimerkki: kotipalvelu & kommunikaattorit Huotari 2004

22 Tiedon/ tietämyksen (Knowledge) tyypit käsitteellinen tieto (embrained knowledge) toiminnallistettu tieto (embodied knowledge) kulttuurinen tieto (encultured knowledge) ankkuroitu tieto (embedded knowledge) kooditettu tieto (encoded knowledge) Kirjallisuuden perustella käsitteellinen, kulttuurinen ja kooditettu tieto ovat saamassa merkittävämmän aseman tietotyössä kuin ankkuroitu ja toiminnallistettu tieto Huotari 2004; Choo 1998

23 Organisaatiotyypit edellisen pohjalta Asiantuntijaorganisaatiot, joiden toiminta perustuu toiminnallistetun tiedon hyödyntämiseen - esim. professionaalinen byrokratia kuten sairaala Rutiinitieto-organisaatiot, jotka toimivat teknologiaan, sääntöihin ja menettelytapoihin ankkuroidun tiedon pohjalta - esim. konebyrokratia kuten teollinen tuotantolaitos tai tehdas Symbolianalyytikko-organisaatiot, joiden toiminnan perustana on käsitteellinen tieto -esim. tietointensiiviset yritykset kuten tietoteknisten ohjelmistosovellusten tuottajat Viestintäintensiiviset organisaatiot, jotka ovat hyvin riippuvaisia kulttuurisesta tiedosta - esim. innovaatioihin perustuva tuotanto

24 Tietojohtamisen näkökulmia strateginen johtamisen näkökulma: korostaa tiedon merkitystä organisaation strategisena resurssina organisaation tietoperusta henkilöstöjohtamisen (HRM) näkökulma: korostaa tietotyöläisten osuutta organisaation arvonmuodostuksessa tietojärjestelmänäkökulma: korostaa asiantuntijajärjestelmien merkitystä tiedon tunnistamisessa ja jakelussa

25 Tietojohtaminen vuorovaikutteisena prosessina käynnistyy toimintaympäristön merkittävästä muutoksesta, jossa toimijoiden yritettävä hahmottaa muutosta ja sen merkittävyyttä jatkuu käsitysten luomisella muutoksen luonteesta ja syistä pelkistäminen raakatiedon tuottamiseksi alustavat ideat yhdistetään aiempi tietämys ja seulottu raakatieto tulkinnan tulokset tallennetaan organisaation muistiin Anttiroiko & Savolainen 2000

26 Tietojohtamisen peruskysymyksiä sosiaalihuollossa 1 Mitä tietoa henkilökuntani ja minä tarvitsemme, että voimme hoitaa tehtävämme hyvin? tarvitaan meistä/meiltä viraston yhteiseen käyttöön? meidän on annettava viraston ulkopuolelle? Mistä omalle yksikölle, omalle virastolle ja ulkopuolisille tarvittava tieto saadaan? Miten hankimme tarvittavan tiedon? Stenius 1996

27 Tietojohtamisen peruskysymyksiä sosiaalihuollossa 2 Kuka vastaa tiedon luotettavuudesta antaessamme tietoa muualle omasta toiminnastamme? hankkiessamme itsellemme tietoa? Onko kerätty tieto säilytettävä omassa yksikössä, jotta se on myöhemminkin käytettävissä? miten taltioimme tiedon, että se löytyy tarvittaessa? Osaammeko käyttää yksikössämme olevaa tietoa? yksikön ulkopuolisia tietolähteitä tai tietopalveluja? Stenius 1996

28 Johdon tietojärjestelmät mitä ylemmän tason johtamisesta on kysymys, sitä enemmän korostuu tiedon aggregoinnin (kokoavan yhdistelyn) tarve huomio kehitystrendeihin: tarvitaan tietoa ympäristön dynamiikan ja rakenteiden muutoksista ja keskeisistä sidosryhmistä taustoittaa strategisia ratkaisuja toisaalta tarve yksityiskohtaiseen ja taustoihin porautuvaan tietoon: mahdollistaa heikkojen signaalien tunnistamisen, uusien strategioiden kehittelyn ja päätöksenteon delegoinnin Anttiroiko & Kallio 1999

29 Tavoitetila: tiedon kumuloituminen 1.paikalliset käytännöt & kokeilut 2.dokumentointi ja metodien kehittäminen 3.ammatillisuus 4. tutkimus Lars Oscarsson 2003

30 Kansallinen sosiaalialan kehittämishanke Toimeenpanosuunnitelma, Hankekokonaisuus 2: Palvelurakenteen ja toimintojen kehittäminen, Hanke 7: Tavoitteena sosiaalialan tietoteknologian käytön edistäminen lähtien alan omista kokonaisuutena arvioiduista kehittämistarpeista

31 Paikallinen, alueellinen ja valtakunnallinen tilanne nyt valtakunnallinen yhteisesti sovitut tietosisällöt alueellinen paikallinen vapaa teksti

32 Paikallinen, alueellinen ja valtakunnallinen tavoitetila valtakunnallinen yhteisesti sovitut tietosisällöt & tietojen jäsentely alueellinen paikallinen vapaa teksti

33 Tietohallinnon valtakunnalliset linjaukset: kehityspolku palvelulainsäädäntöhanke Tieto 2005

34 Tiedon ja vallan suhde I tiedon keruu merkitsee aina ilmiön käsitteellistämistä, luokittelua ja kaventamista tietojärjestelmien kehittämistyössä joudutaan valitsemaan, nähdäänkö asiakas kohteena vai osallisena

35 Tiedon ja vallan suhde II kuka määrittelee tiedot, jotka järjestelmiin tallennetaan millä ammatillisilla, eettisillä ja toiminnallisilla periaatteilla määrittelytyö tehdään kenen mallit ja käsitteet siirtyvät tietojärjestelmien kautta ohjaaman työprosesseja

36 Tieto ja valta Keskeistä on kysyä, kenellä on pääsy tietoihin, joita koneella on oltava muistissaan, jotta syntyisi oikeita päätöksiä. Tietojen hallussapito on ja tulee olemaan erilaisten asiantuntijain etuoikeutena. Hallitsevan luokan muodostavat ne, jotka tekevät päätöksiä. Jean-Francois Lyotard: Tieto postmodernissa yhteiskunnassa. Suom. Leevi Lehto. Gummerus 1985.

37 Kiitos!

38 Lähteet Anttiroiko & Kallio (1999): Johdon tietojärjestelmät kunnallishallinnossa. Tampere University Press. Anttiroiko & Savolainen (2000):Kuntien strategiset tulkinta- ja tietoprosessit. Teoksessa Informaatio, tieto ja yhteiskunta. Tiedon tutkimusohjelman II tutkimusseminaari Borg (2000): Kuntien tietohuollon tila ja tarpeet Suomen kunnissa. Kunnallistieteellinen aikakauskirja 3. Choo (2002):Information Management for the Intelligent Organization. asis&t. Choo (1998): The Knowing Organization. Oxford University Press. Eriksson & Arnkil (1995): Ammattilaiset arvailevat toisistaan tulkintaverkostot psykososiaalisessa työssä. Stakes. Raportteja 184. Helsingin sosiaalivirasto (2003):Tiedon hallinta toiminnan tukena. Suunnittelun ja seurannan raportteja 1. Huotari 2004; Huotari & Iivonen (2004): Trust in Knowledge Management and Systems in Organizations. Idea Group Inc. Karvinen-Niinikoski & Meltti (2003):Muutosprosesseissa ristiriitaistuva sosiaalityö. Kirjassa Satka, Pohjola & Rajavaara (2003): Sosiaalityö ja vaikuttaminen. SoPhi. Lyotard (1985): Tieto postmodernissa yhteiskunnassa. Vastapaino. Neilimo (1992): Johdon rooli julkisen sektorin tulosjohtamisjärjestelmän kehittämisessä. Hallinnon tutkimus 3. Nelson & Joos (1989): On language in nursing: From data to wisdom. PLN Visions, Fall, 6-7. Nylander et al. (2002): Datasta tietoon. Makropilotti ja sosiaali- ja terveydenhuollon informaatiojärjestelmä. Osa I. Stakes Aiheita 14. Oscarsson (2003): luento FinSoc-arviointiseminaarissa marraskuussa Reponen (1999): Tietoresurssien johtamisen strateginen suunnittelu. JUHTA. Salokanta (2003): Miten lapsi näkyy lastensuojelussa? Tutkimus Hämeenlinnan lastensuojelun huoltosuunnitelmista.tampereen yliopisto. tutkielmat.uta.fi/pdf/gradu00190.pdf Satka, Pohjola & Rajavaara 2003: Sosiaalityö ja vaikuttaminen. SoPhi Sosiaali- ja terveysministeriö (1998): Sosiaali- ja terveydenhuollon tietoteknologian hyödyntäminen. Työryhmämuistioita 8. Stenius (1989): Sosiaaliviraston tietoresurssien hallinta ja johdon tietohuolto. Sos.viraston julkaisusarja A3. Stenius (1996): Tietoako johdettava? Helsingin sosiaalivirasto, muistio.