28 Lausunto Lappia-talon projektinjohtamisesta ajalla

Transkriptio

1 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (14) Aika , klo 08:32-10:46 Paikka Kokoushuone 2, Kiiruna, Hallituskatu 7 Käsitellyt asiat 26 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 27 Pöytäkirjan tarkastus 28 Lausunto Lappia-talon projektinjohtamisesta ajalla Lisäpykälät 29 Lausunto Lappia-talon peruskorjaus- ja laajennushankkeesta tilintarkastajan laatimasta raportista 30 Vaativissa tilahankkeissa huomioitavat asiat

2 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (14) Saapuvilla olleet jäsenet Leena Jääskeläinen, puheenjohtaja Merja Lämsä, 1. varapuheenjohtaja Ari Rantala, poistui 09:44 Jorma Hovi Jyrki Lipponen Muut saapuvilla olleet Irja Hast, talous-ja hallintosihteeri, sihteeri Jarmo Juntunen Martti Anttila, toimialajohtaja Pekka Latvala, Tilaliikelaitoksen johtaja Allekirjoitukset Leena Jääskeläinen Puheenjohtaja Irja Hast Sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Jorma Hovi

3 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (14) 26 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Esittelijä: Martti Anttila, toimialajohtaja Liikelaitosten johtokunta toteaa kokouksen hallintosäännön 46 :n mukaisesti laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi sekä hyväksyy työjärjestyksen. Kokous todettiin laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

4 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (14) 27 Pöytäkirjan tarkastus Esittelijä: Martti Anttila, toimialajohtaja Pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan Jorma Hovi. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Jorma Hovi.

5 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (14) Liikelaitosten johtokunta, 7, Liikelaitosten johtokunta, 23, Liikelaitosten johtokunta, 28, Lausunto Lappia-talon projektinjohtamisesta ajalla ROIDno Liikelaitosten johtokunta, , 7 Valmistelijat / lisätiedot: Pekka Latvala pekka.latvala@rovaniemi.fi Tilaliikelaitoksen johtaja Lausunto Lappia-talon projektinjohtamisesta ajalla Kaupunginhallitus päätti , 399, pyytää kaupungin ulkopuolisen rakennusalan asiantuntijan lausunnon Lappiataloprojektin toteutumisesta ja asiantuntijalausunnon saatuaan päättää jatkotoimenpiteistä erikseen. Liite 1: Kaupunginhallituksen päätös , 399 Pienhankintaohjeen mukaisen kilpailutuksen jälkeen asiantuntijalausunnon laatiminen on allekirjoitetulla sopimuksella annettu Pöyry Finland Oy:n tehtäväksi. Lausunnon on laatinut rakennuspäällikkö Matti Savolainen, joka esittelee raportin kaupunginhallitukselle kokouksessa. Liite 2: Raportti Esitys Kaupunginjohtaja Esko Lotvonen: Kaupunginhallitus päättää merkitä tiedoksi saadun raportin ja toimittaa sen tiedoksi tarkastuslautakunnalle. Kaupunginhallitus edellyttää tilaliikelaitokselta suunnitelmaa raportissa ilmenneiden puutteellisten toimintamallien parantamiseksi jatkossa asianmukaisiksi eri hankkeissa. Selvitys tulee antaa helmikuun 2017 loppuun mennessä. Kaupunginhallitus , 17 : Kaupunginhallitus kuuli asiassa konsultti Matti Savolaista sekä sisäinen tarkastaja Sirpa Salmista. mukaisesti Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan esityksen Tilaliikelaitoksen johtaja Pekka Latvala :

6 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (14) Kaupunginhallitus on kokouksessaan käsitellyt kaupunginhallituksen toimeksiannosta Pöyry Finland Oy:n toimesta laadittua rakennusteknisen asiantuntijan lausuntoa. Liite 1: Pöyry Finland Oy:n lausunto Lappia-talon projektinjohtamisesta ajalla Toimeksiannossa oli tarkoitus selvittää ja antaa riippumattoman rakennusalan asiantuntijan lausunto projektin projektinhallinnasta ja keskittyen erityisesti projektin aikataulun- ja kustannushallintaan sekä suunnitteluun. Lausunnon yhteenvedossa todetaan, että Lappia-talon hankkeen vaikeudet kulminoituivat kolmeen pääkohtaan eli suunnitelmapuutteisiin, vieraaseen toteutusmalliin sekä kohteen erityispiirteisiin (suojelukohde). Suunnitelmia ei pystytty tuottamaan työmaan haluamassa tahdissa, jolloin siitä aiheutui aikatauluongelmia ja lisäkustannuksia. Suunnitelmat olivat lisäksi rakennusvaiheen käynnistyessä liian keskeneräisiä. Toteutusmallina projektinjohto-malli oli vaativa, koska siinä asemassa organisaatio joutui toimimaan päätoteuttajan vastuulla eli siltä osin perinteisen pääurakoitsijan asemassa ja lisäksi kustannusten ja aikataulun systemaattinen seuranta oli projekinjohto mallin toteuttajan omalla vastuulla. Perinteisessä pääurakkamallissa asiasta voidaan aina syyttää pääurakoitsijaa, mutta Lappia-talo projektissa syyttäjä ja syyllinen olivat sama organisaatio. Kohteen erityispiirre eli suojeltu kohde ja talon maine aiheutti sen, että urakkatarjouksia restauroivan peruskorjauksen vuoksi saatiin niukasti, jolloin jouduttiin tyytymään saatuihin ja arviolta kalliisiin tarjouksiin. Myös Alvar Aallon perinteen kunnioittaminen hidasti töiden etenemistä arvioitua enemmän. Työmaan toimiva johto teki parhaansa hankkeen pelastamiseksi ja tilat luovutettiin käyttäjille lähes aikataulussa, vaikka hankkeen viimeistely venyi syksyyn 2015 saakka. Tiukemmalla suunnittelunohjauksella, systemaattisella projektinhoidolla ja paremmilla resursseilla projektin kustannukset ja aikataulu olisi saatu pidettyä paremmin hallinnassa. Tarkastelun aikana rakennustekninen asiantuntija ei havainnut projektinhoidossa väärinkäytöksiä tai tahallisia laiminlyöntejä. Lappia-talon peruskorjaus ja laajennushanke on tiettävästi suurin Rovaniemen kaupungin toteuttama peruskorjaushanke. Lappia-talon peruskorjaaminen investointihankkeena oli niin iso, että investoinnin aloitusta siirrettiin useina vuosina investointeja valmisteltaessa monista eri syistä. Lopulta oltiin siinä tilanteessa, että hanke tuli saada toteutusvaiheeseen, koska muuten myönnetyt valtionavustukset (yhteensä 2,3 miljoonaa euroa) olisivat vanhenneet ja kasvattaneet hankkeen nettokustannusta entisestään. Hankkeen toteutusmalli oli varsin haasteellinen ja poikkeuksellinen Tilaliikelaitoksen normaaliin toimintaan nähden ja hanke oli myös ainutlaatuinen Alvar Aallon kohde. Työmaan johto vaati useaan otteeseen suunnittelijoita tuottamaan suunnittelua nopeammin, mutta suunnittelijat eivät siihen kyenneet tai heillä ei ollut riittävästi resursseja käytettävissään. Työmaan johto kilpailutti hankinnat hankintalain mukaisesti, mutta tarjoajia hankintoihin huomioiden hankkeen ainutlaatuisuus saatiin yllättävän vähän. Hanke saatiin kuitenkin vietyä loppuun työnjohdon määrätietoisella työllä ja luovutettua käyttäjille lähes suunnitellussa aikataulussa.

7 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (14) Mikäli vastaavanlaisia isoja ja haasteellisia hankkeita toteutetaan jatkossa, tulee niiden valmisteluun, suunnitteluun ja toteutukseen varata riittävät resurssit ja varautua riittävässä laajuudessa myös mahdollisiin hankkeen toteutusvaiheen aikana ilmeneviin ennalta arvaamattomiin yllätyksiin. Toteutus projektinjohto mallilla oli merkittävästi edullisempi verrattuna siihen, että hanke olisi toteutettu perinteisellä tavalla. Lappia-talo on nyt peruskorjattu, pitkäämme siitä hyvää ja jatkuvaa huolta myös jatkossa. Esittelijä: Martti Anttila, toimialajohtaja Liikelaitosten johtokunta merkitsee Pöyry Finland Oy:n toimesta laaditun lausunnon Lappia-talon projektinjohtamisesta ajalla tiedoksi. Lausuntonaan liikelaitosten johtokunta toteaa, että kyseessä on tiettävästi suurin Rovaniemen kaupungin toteuttama peruskorjaushanke ja huomioiden hankkeen ominaisuus, projektinjohto on kuitenkin kunnialla selvinnyt hankkeen toteuttamisesta ja Lappia-talo on nyt peruskorjattu vuosikymmeniksi eteenpäin. Jatkossa vastaavanlaisten hankkeiden toteuttamisessa tulee kiinnittää erityistä huomiota toteutusmalliin ja resursseihin. Liikelaitosten johtokunnalla ei ollut mahdollisuutta vaikuttaa projektin johtamiseen ja raportointi hankkeen etenemisestä oli puutteellista myös Liikelaitosten johtokunnalle. Liikelaitosten johtokunta siirtää asian käsittelyn seuraavaan kokoukseen. Liikelaitosten johtokunta, , 23 Valmistelijat / lisätiedot: Pekka Latvala pekka.latvala@rovaniemi.fi Tilaliikelaitoksen johtaja Esittelijä: Martti Anttila, toimialajohtaja Esitys tuodaan liikelaitosten johtokunnalle kokoukseen. Liikelaitosten johtokunta käsittelee asian ylimääräisessä kokouksessa

8 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (14) Liikelaitosten johtokunta, , 28 Valmistelija / lisätiedot: Pekka Latvala pekka.latvala@rovaniemi.fi Tilaliikelaitoksen johtaja Liitteet 1 Lausunto Projektinjohtamisesta Lappia_ _kommentit 2 Rakennustekninen asiantuntija_liite Liikelaitosten johtokunta toteaa, että raportti kuvaa pääosin hyvin Lappiatalon peruskorjauksen ja laajennustyömaan projektinhallintaan liittyviä tapahtumia ajalla Rakennustekninen asiantuntija on nostanut keskeiset ongelmakohdat raportissa esille, joita projektin haasteellisuus huomioiden oli jatkuvasti. Merkittävin syy hankkeen aikataulun viivästymiseen oli suunnitelmapuutteet ja etenkin toteutusvaiheen suunnittelun viivästyminen. Esittelijä: Martti Anttila, toimialajohtaja Liikelaitosten johtokunta saattaa liitteessä esitetyt kommentit ja havainnot rakennusteknisen asiantuntijan raportista kaupunginhallituksen ja tarkastuslautakunnan tietoon. Liikelaitosten johtokunta hyväksyi toimialajohtaja Martti Anttilan esityksen. Ari Rantala poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn aikana kello 9.45.

9 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (14) Tarkastuslautakunta, 29, Liikelaitosten johtokunta, 29, Lausunto Lappia-talon peruskorjaus- ja laajennushankkeesta tilintarkastajan laatimasta raportista ROIDno Tarkastuslautakunta, , 29 Valmistelijat / lisätiedot: Jari Kotimäki jari.kotimaki@rovaniemi.fi tarkastuspäällikkö Liitteet 1 Lappia-talon peruskorjaus- ja laajennushanke, raportti M. Savolainen. Pöyry Oy. 2 Lappia-talon raportti , KPMG Oy Lappia-talon peruskorjauksesta ja laajennuksesta Lappia-talon peruskorjaus ja laajennus nimettiin tarkastuslautakunnan arviointikohteeksi vuodelle Lappia- talo oli hankkeena laajentunut sekä sisältönsä että kustannustensa osalta merkittävästi niistä lähtökohdista, jotka vuonna 2005 valtuustolle investointiohjelmassa esiteltiin. Lappia-talon arviointiin liittyy tarkastuslautakunnan arviointikertomuksissa 2014 ja 2015 toteama korjausvelan kasvu. Vuoden 2015 lopussa Tilaliikelaitoksen hallinnoimissa yhteensä 165 kaupungin rakennuksessa korjausvelkaa oli 25,6 milj. Korjausvelan kasvaessa riski varallisuuden hukkaamiseen, työviihtyisyyden heikentymiseen ja rakennusten rapistuessa jopa terveysuhkaan kasvaa. Yksittäisen rakennushankkeen (Lappia-talo) kustannusten kasvaessa korjausvelan pienentämiseen oli vähemmän taloudellisia edellytyksiä. Lappia-talo johtokunnissa ja kaupunginhallituksessa päätösasiana Lappia-talon peruskorjauksesta ja laajennuksesta on hallintosäännön määräysten perusteella vastannut Tilaliikelaitoksen johtokunta ja sittemmin Liikelaitosten johtokunta. Johtokunnissa asiaa on (päätösotsikoinnin mukaan) käsitelty vuosien aikana lähes 50 eri kertaa. Vastaavana aikana kaupunginhallitus käsitteli Lappia-taloa noin 20 kertaa (päätösotsikoinnin mukaan). Kaupunginhallitus päätti mm. hankesuunnitelman hyväksymisestä, hankkeen raportoinnista sekä kohteessa suoritettavasta sisäisestä tarkastuksesta. Kaupunginhallitus päätti hankkia ulkopuolisen rakennusalan asiantuntijan arvion Lappia-talon peruskorjaus- ja laajennushankkeen kokonaishallinnasta, kustannusten seurannasta, hankintojen toteuttamisesta ja toimivaltarajojen noudattamisesta. (KH , KH ). Asiantuntijaraportin laatijaksi (ostopalveluna) nimettiin Matti Savolainen/ Pöyry Oy.

10 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (14) Asiantuntijaraportin valmistuttua se käsiteltiin kaupunginhallituksessa Yhteenvedon mukaan ongelmat kulminoituivat suunnitelmapuutteisiin, vieraaseen toteutusmalliin sekä kohteen erityispiirteisiin. Rakennusprojektin hoidossa ei todettu väärinkäytöksiä tai tahallisia laiminlyöntejä. Raportissa käsiteltiin rakennusprojektin eri osapuolten rajapintoja, mutta hallinnollisia toimivaltarajoja ei raportissa tarkasteltu. Liite 1: Lappia-talon peruskorjaus- ja laajennushanketta koskeva Matti Savolaisen (Pöyry Oy) laatima raportti. Kaupunginhallitus edellytti tilaliikelaitokselta suunnitelmaa raportissa ilmenneiden puutteellisten toimintamallien parantamiseksi jatkossa asianmukaisiksi. Selvitys tuli antaa helmikuun 2017 loppuun mennessä. Tarkastuslautakunnan toimet asiassa Tarkastuslautakunnan tehtävänä on arvioida valtuuston asettamien taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista. Lautakunnan tulee esittää valtuustolle arvionsa myös toiminnan tuloksellisuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta (Kuntalaki 121 ). Tarkastuslautakunta esittää käsityksensä arviointikertomuksessa tai valtuustolle annettavassa erillisessä raportissa. Tarkastuslautakunnan arvioinnissa keskeinen kohde on kunnanhallitus (meillä kaupunginhallitus), koska sen tehtäväksi on määrätty kunnan hallinnon, talouden ja toiminnan johtaminen ja koska se osana konsernijohtoa omistajaohjauksella ja konsernivalvonnalla vastaa myös valtuuston suoran päätösvallan ulkopuolelle jäävästä kunnan toiminnasta. Tarkastuslautakunta on katsonut että myöskään Lappia-taloa koskevassa asiassa ei tule rajoittua yksinomaan niihin toimiin jotka on toteutettu johtokunnan alaisuudessa vaan myös kaupunginhallituksen toimia tulee arvioida. Tarkastuslautakunta on ottanut huomioon aiemmat käsittelyvaiheet eri toimielimissä ja kiinnittänyt huomiota samassa kohteessa aiemmin suoritettuun KPMG OY:n suorittamaan erityistarkastukseen (KV ). Tarkastuslautakunta totesi alun perin lautakunnan arviointikohteeksi nimetyn Lappia-talon muuttuneen tilintarkastajan tarkastustoimia edellyttäväksi kohdennetun kohteeksi. Tarkastuslautakunta antoi tilintarkastajalle toimiohjeet Lappia-talon kohdennetusta tarkastuksesta. Tilintarkastajan raportti Tilintarkastuksen suorittaminen, tilintarkastuskertomuksen antaminen sekä oikeudellinen vastuu tarkastuksesta kuuluvat tilintarkastajalle. Tilintarkastaja voi tietyin edellytyksin ottaa huomioon tarkastuslautakunnan antamia ohjeita (Kuntalaki 123,2 ). Tarkastuslautakunta valmistelee tilintarkastusasiat valtuuston päätettäväksi. Tilintarkastaja KPMG Oy/tilintarkastaja Tapio Raappanan laatima raportti on valmistunut ja käsitellään tarkastuslautakunnan kokouksessa

11 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (14) Liite 2: Lappia-talon peruskorjaus- ja laajennushanketta koskeva tilintarkastajan laatima raportti. KPMG Oy/tilintarkastaja Tapio Raappana (salassa pidettävä). Esittelijä: Jari Kotimäki, tarkastuspäällikkö Tarkastuslautakunta esittää, että kaupunginvaltuusto pyytää pidettävään kokoukseen kaupunginhallitukselta selvitystä ja aikataulua toimenpiteistä, jotka se aikoo tehdä tilintarkastajan toteamien epäkohtien korjaamiseksi. Raportissa nousevat epäkohtina esille erityisesti - toimivalta-asiat (sääntöjen täsmentämisen tarve, toimivaltasäännösten noudattamisen varmistaminen) - päätösmenettely (päätöstekstien epätarkkuudet, päätösliitteiden puuttuminen, päätöksien täytäntöönpanon laiminlyönti) - sopimusasiat (sopimusten hallinta ja sopimusrekisteri), sekä - julkiset hankinnat (kilpailutusmenettely, edullisuusvertailu). Tarkastuslautakunta saattaa tilintarkastajan raportin tiedoksi kaupunginhallitukselle sekä liikelaitosten johtokunnalle. Raportissa ei oteta kantaa vastuuvapauden myöntämiseen. Tarkastuslautakunta toteaa tilintarkastajan laatiman raportin tulleen julkiseksi asiakirjaksi. Tarkastuslautakunta hyväksyi tarkastuspäällikön esityksen. Liikelaitosten johtokunta, , 29 Valmistelija / lisätiedot: Pekka Latvala pekka.latvala@rovaniemi.fi Tilaliikelaitoksen johtaja Liitteet 1 KPMG raportti_lappia-talo kommentit 2 Liikelaitosten johtokunnan kommentit KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy_LIITE Liikelaitosten johtokunta toteaa, että raportti kuvaa pääosin hyvin Lappiatalon peruskorjaus- ja laajennushankkeen etenemistä hankkeeseen liittyvän päätöksenteon asianmukaisuutta kuntalain, Rovaniemen kaupungissa tehtyjen valtuuston päätösten ja kaupungin sisäisten ohjeiden mukaisesti. Lappiatalon peruskorjaus- ja laajennushanke on tiettävästi Rovaniemen kaupungin

12 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (14) toteuttama laajin tilahanke ja toteutusmalli (projektinjohtopalvelu) poikkeaa oleellisesti normaalista Tilaliikelaitoksen toiminnasta. Esittelijä: Martti Anttila, toimialajohtaja Liikelaitosten johtokunta saattaa liitteessä olevat havainnot ja kommentit tarkastusraportista kaupunginhallituksen ja tarkastuslautakunnan tietoon. Liikelaitosten johtokunta hyväksyi toimialajohtaja Martti Anttilan esityksen. Tiedoksi kaupunginhallitus, tarkastuslautakunta

13 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (14) 30 Vaativissa tilahankkeissa huomioitavat asiat ROIDno Valmistelija / lisätiedot: Pekka Latvala pekka.latvala@rovaniemi.fi Tilaliikelaitoksen johtaja Liitteet 1 Vaativissa tilahankkeissa huomioitavia asioita_liite Etenkin vaativissa tilahankkeissa tulee julkisen sektorin kiinnittää huomiota riittävästi moniin asioihin. Liikelaitosten johtokunta on selvittänyt keskeiset asiat, jotka tulisi huomioida tilahankkeiden valmistelussa Rovaniemen kaupungissa. Esittelijä: Martti Anttila, toimialajohtaja Liikelaitosten johtokunta saattaa liitteenä olevat keskeisimmät asiat kaupunginhallituksen tietoon, jotka tulisi huomioida tilahankkeita valmisteltaessa. Liikelaitosten johtokunta hyväksyi toimialajohtaja Martti Anttilan esityksen.

14 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (14) Muutoksenhakukielto 26, 27 Muutoksenhakukielto MUUTOKSENHAKUKIELTO Tästä päätöksestä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee kuntalain 91 :n mukaan valmistelua tai täytäntöönpanoa; työ- ja virkaehtosopimuksen tulkintaa tai soveltamista; tai työnjohto- ja valvontaoikeuden käyttämistä.