Luento 10 Toimintojen ulkoistaminen

Transkriptio

1 Tieto- ja palvelutalouden laitos / logistiikka Luento 10 Toimintojen ulkoistaminen Ulkoistaminen kehittämisvälineenä Ulkoistamispäätös Jalostusprosessin ulkoistuksia Ulkoistuksen ongelmat

2 Ulkoistaminen kehittämisvälineenä

3 Ulkoistaminen on kasvanut tasaisesti - case globaali ulkoistettu tuotanto- ja palvelumarkkina - Tuotanto Palvelut OSTO 16 Luento 10 3

4 Ulkoistamispäätös on strategista ostamista Miksi Keneltä Mitä Kuka Ostopäätös Miten Kuinka hyvin Kuinka paljon ja milloin Millä perusteilla OSTO 16 Luento 10 4

5 Pitäisikö valmistaa itse vai ostaa? Vertikaalinen integraatio toimintatapana vähentynyt paljon puhuttu lisääntyneen kilpailun aiheuttamasta ostopakosta keskittyminen, tuottavuus, joustavuus, asiakaspainotteisuus Päätöstä tehdessä huomioitava monia muuttujia nykyinen osaaminen ja osaamisen kehittämissuunnitelmat nimikkeen ennustettu kysyntä ja oma kapasiteettitilanne kustannukset, laatu, toimitusvarmuus ja joustavuus ketkä kaikki edes pystyisivät ja haluaisivat tarjota tuotetta? ulkoiset, sisäiset ja henkilökohtaiset vaikuttavat voimat riippumattomuuden merkitys, työllistäminen, yrityskoon pieneneminen Ostamista tukee fokusajattelu ja kustannukset tuotetta ei haluta / osata itse valmistaa vältetään sitoutumista, ei haluta investoida teknologian kehittämiseen tuote helposti ostettavissa tehokkailta markkinoilta ostaminen kustannuksiltaan halvempi vaihtoehto OSTO 16 Luento 10 5

6 Valmista vai osta -kustannuskäyrät Osta Kokonaiskustannukset Valmista Huomioi myös: oppimiskäyrä määräalennukset kap. käyttöaste vaihtoeht.kust. Määrä Kassavirta valmista Kassavirta osta Kassa Kassa Aika Aika OSTO 16 Luento 10 6

7 Toimintojen ulkoistamisen perusteet Valmista vai osta -päätöksen moderni muoto alkoi yleistymään 1980-luvun loppupuolella ulkoistaminen entistä enemmän osa yritysstrategiaa! Motivaation painopiste siirtynyt tehokkuudesta tehollisuuden suuntaan aikaisemmin motiivina kustannusten ja henkilöstön karsinta, nyt tärkeitä muuttujia ydintoimintoihin keskittyminen ja osaaminen Ulkoistaminen ei ole riskitöntä negatiivinen imago, kontrollin menetys, toimittajariskit riskit eivät ole muuttuneet - hallintataidot sitä vastoin kehittyneet esim. ulkoistamissopimusten yksityiskohdista tullut taidetta Osto-osaston rooli päätöksenteossa usein liian pieni (varsinkin palveluiden tapauksissa) toimittajien etsintä ja valinnan tukeminen, neuvottelut, valvonta jne. esim. tietojärjestelmien ulkoistamisessa melkein olematon rooli OSTO 16 Luento 10 7

8 Ulkoistuskohteet koko ajan laajentuneet OSTO 16 Luento 10 8

9 (business process outsourcing)

10 Ulkoistaminen synnyttänyt palveluostot Mitkä toiminnot tulee oikeastaan tehdä itse? ruokailu, pesula, posti, kopiointi kiinteistöhuolto ja siivous vartiointipalvelut asiakaspalvelu (esim. puhelimet) suunnittelu ja t&k laskenta ja rahoitus logistiikka, varastointi, kuljetukset henkilöstöhallinto oikeudelliset asiat atk ja koulutus jne. OSTO 16 Luento 10 10

11 Ulkoistaminen synnyttänyt palveluostot OSTO 16 Luento 10 11

12 Arvosta 5-15 % ulkoistettu

13 Ulkoistamisella tavoitellaan erilaisia hyötyjä Suorat kustannussäästöt taustalla usein skaalaetu tai osaamisen tuoma tehokkuusetu Pääoman vapauttaminen kiinteistöiden, koneiden, laitteiden ja varastojen ym. omistus siirtyy kiinteiden kustannusten osuus kokonaiskustannuksista laskee omaisuuden ja henkilöstön investointi-/kehittämisvastuu siirtyy Joustavuuden parantaminen (eli kausivaihtelut) Teknologian hyödyntäminen liittyy yleensä toiminnan skaalaetuihin tai patentoituun tietoon Ydinosaamiseen keskittyminen nopeampi oppiminen siinä mihin on keskitytty Markkinavoimien hyödyntäminen (hinta aina oikein) OSTO 16 Luento 10 13

14 Piileviäkin syitä on usein esille nostettuj Julkisuus Työehtosopimuseroilla pelaaminen OSTO 16 Luento 10 14

15 Ulkoistamispäätös

16

17 Tukitoimintoja ulkoistetaan herkästi - case logistiikkapalvelut - Ostetuimmat palvelut kuljetuspalvelut varaston ylläpito ja hallinta huolintapalvelut varastotäydennykset Hyödyt Œ logistiikkakustannukset Œ logistiikan sitoma pääoma Œ tilaus/toimitusaika Ø asiakastyytyväisyys OSTO 16 Luento 10 17

18 OSTO 16Luento 10 18

19

20 Tukitoimintoja ulkoistetaan herkästi - case logistiikkapalvelut - Ostetuimmat palvelut kuljetuspalvelut varaston ylläpito ja hallinta huolintapalvelut varastotäydennykset Hyödyt Œ logistiikkakustannukset Œ logistiikan sitoma pääoma Œ tilaus/toimitusaika Ø asiakastyytyväisyys Miksi osa hoitaa itse? logistiikka on oma ydinosaamisen alue logistiikka on liian tärkeä toiminto ulkoistettavaksi itsellä on enemmän kokemusta logistiikasta palvelulupauksia omille asiakkaille ei pystyttäisi täyttämään kontrollin säilyttäminen kustannusten laskuun ei uskota OSTO 16 Luento 10 20

21

22 Strateginen, ydin vai tuki?

23 + >

24 Kiirehtimistä kannattaa välttää

25 Ulkoistaminen vaikuttaa liiketoimintamalliin R a a k a - a i n e e t Tutkimus ja tuotekehitys Kehitysrahastot Merkkituoteyritys Sopimusvalmistaja Mainosmediat Logistiikkapalvelut Asiakasyhteisöt Luottopalvelut Kokonaispalvelut Erikoispalvelut Kuriiripalvelut L o p p u k ä y t t ä j ä t OSTO 16 Luento 10 25

26 Jalostusprosessin ulkoistuksia

27 Tuotannosta osa jo pitkään osa partnereilla - case Xing Wangin teollisuuspuisto - Current no. of park members : 16 Total investment: more than 10 billion RMB Gross area: 500k sqm for each phase (1&2) S&C Construction area: 400k sqm for each phase (1&2) BGKI Current no of staff: 3,800 Sales volume: 50 billion RMB per year (about 1/3 for export)

28 Sopimusvalmistajien palvelutarjonta laajenee - case elektroniikka - Tuotanto harvoin enää ydintä sopimusvalmistajat pystyvät valmistamaan myös halvemmalla usein puhutaan 25% säästöistä Kustannus- ja aikapaineen vuoksi myös highend nimikkeitä ja suunnittelua ulkoistetaan esim. puolijohdeteknologia sopimusvalmistajat ostaneet osaamista Sopimusvalmistaja vastaa kohta kaikesta alusta loppuun vahva palvelukokonaisuusfokus valmis tuote suoraan loppuasiakkaalle jotkut hoitavat myös huollon ja call centerit hankintavastuu myös siirtymässä OSTO 16 Luento 10 28

29 + 40 muuta strategista toimittajaa

30

31 Toimittajien suorituskyvyllä suuri merkitys!!

32 Tuotantokapasiteetin ulkoistus tulossa? Ajatuksena viedä verkostoitumista yksi askel eteenpäin toimittajat ottaisivat vastuulleen kokoonpanotehtaan investointikuluja sekä pyörittämisen autovalmistaja maksaisi periaatteessa suoriteperusteisesti Asiakkaalle suoria taloudellisia hyötyjä pääoman tarve vähenee ja investointiriskit siirtyvät toimittajille Toimittajat välikädessä hyvänä puolena mahdollinen lisämyynti ja tekemiensä investointia käyttö muiden asiakkaiden tarpeisiin Dodge M-80 OSTO 16 Luento 10 32

33 Varastohallinnan ulkoistaminen toimittajalle - vendor managed inventory - Kustannustehokkuutta saavutetaan siirtämällä nimikkeiden varastohallinta toimittajien vastuulla toimittaja vastaa sekä suunnittelusta että toteutuksesta usein asiakas määrää ylä- ja alarajat varastolle lähtökohtana usein materiaalihallinnon TCO-analyysi Asiakas hyötyy monin eri tavoin varasto- ja materiaalikustannukset laskevat, myös maksuaikataulu siirtyy myöhäisemmäksi (jos kaupintavarasto) osto vapautuu toimistorutiineista ja ostokustannukset laskevat mahdollisuus keskittyä strategisimpiin kysymyksiin Toimittajakin hyötyy uudesta toimintatavasta myyntityö vähenee ja myyntivolyymit useimmiten kasvavat tilaus- ja laskutusprosessit ovat tehokkaita (+tuotannonsuunnittelu etuja) Aluksi käytössä pääasiassa MRO-tuotteiden hallinnassa, nyt yleistynyt muillekin alueille OSTO 16 Luento 10 33

34 Me huolehdimme!

35 VMI:tä voidaan toteuttaa eri syvyisesti Erot tarkkailutavassa ja omistusoikeuksissa (VMI) (JIT II) toimittaja tarkkailee asiakkaansa varastossa olevien nimikkeidensä varastotilannetta ja huolehtii varaston täydentämisestä - varaston omistus siirtyy varastointihetkellä tarkkailu tietoteknisesti (joskus myös MRP) tai säännöllisin vierailuin toimittaja tarkkailee asiakkaansa varastossa olevien nimikkeidensä varastotilannetta ja huolehtii varaston täydentämisestä - varaston omistus siirtyy vasta käyttöhetkellä tarkkailu tietoteknisesti (joskus myös MRP) tai säännöllisin vierailuin toimittajan edustaja istuu asiakkaan tiloissa ja huolehtii varaston täydentämisestä - varaston omistus siirtyy varastointihetkellä edustaja osallistuu tuotannonsuunnitteluun ja kehitystyöhön toimittajan edustaja istuu asiakkaan tiloissa ja huolehtii varaston täydentämisestä - varaston omistus siirtyy vasta käyttöhetkellä edustaja osallistuu tuotannonsuunnitteluun ja kehitystyöhön OSTO 16 Luento 10 35

36 JIT II VMI:n pisimmälle viety muoto Toimittajan edustaja kokoaikaisesti asiakkaan tiloissa toimitusketjuyhteistyön perimmäinen muoto Bose aloitti toteutuksen vuonna 1987 Asiakkaalle tärkeää tietoa esim. tietoa tuotekehitysprosessia varten Toimittaja hyötyy läheisyydestä todelliset tuotantosuunnitelmatiedot ei tarvitse kiirehtiä omaa tuotantoaan jos tietää asiakkaan todellisen tarpeen ajankohdan suora keskusteluyhteys käyttäjien kanssa tarkkaa tuotetietoa (käyttö ja toimivuus) ja omien nimikkeiden lisämyyntimahdollisuus tietoa asiakkaan strategisesta suunnasta ja tulevista tarpeista Internet-ajan vaikutukset? OSTO 16 Luento 10 36

37 There is no job that is America s God-given right anymore.

38

39

40 Laatuongelmat luvataan enemmän kuin pystytään toimittamaan suhtautuminen asiakaspalveluun vaihtelee Turvallisuus yrityssalaisuuksien kohtalo Kommunikointi aksenttikin voi olla ongelma Kulttuurierot arkisissa tavoissa eroja Yrityksen maine asiakkaat usein arvostavat oman maan toimintoja Kustannukset Jne.. odotettuja säästöjä ei saada

41 Oston ulkoistaminen alkanut pikkuhiljaa Alalle syntynyt uusia palveluntarjoajia ajatuksena laskea asiakkaiden kustannuksia erikoistumalla ja toiminnan suurella volyymilla palveluvalikoimaan kuuluu analyysejä, toimittajien arviointia, laatutarkastuksia, tilausten tekemistä Parhaiten ulkoistettaviksi sopivat: rutiinihankinnat / alhaisen arvon hankinnat raaka-ainehankinnat (commodity) ja palvelut julkiset hankinnat e-hankintojen teknologiakehitys tilapäistyöntekijöiden järjestäminen tilausten tekeminen (sekä kerta että uusinta) byrokratia ja paperityö Yritykset lähteneet liikkeelle MROostojen ulkoistamisella standardointił keskittäminenł ulkoistaminen OSTO 16 Luento 10 41

42 Oston ulkoistaminen ei ole itsestäänselvyys Puoltavat argumentit Kustannustehokasta pienemmät muuttuvat kulut hankinnan skaalaedut neuvotteluvoiman vuoksi tehokkaat hankintaprosessit Asiantuntevaa laaja-alaista tuotetietämystä parempi teknologia käytössä Joustavaa käyttö tarpeen mukaan Läpinäkyvää kustannuksia helppo seurata Strategista antaa ostajalle aikaa strategioille Vastaan argumentit Rajoittunut tarjonta standardoidut ratkaisut eivät välttämättä optimaalisia lisäpalveluiden tarjonnan kohtalo Epäsuoria kustannuseriä esim. valvontaa pitää lisätä Operatiivisia ongelmia säästöjen jakaminen, hinnoittelu vaikutukset joustavuuteen partnerisuhteen hallinta poikkifunktionaalisuus unohtuu lisäliikevaihtosuositukset asiakasfokuksen katoaminen Tulevan johdon koulutus? OSTO 16 Luento 10 42

43 Keskeiset syyt ostotoimintojen ulkoistamiseen - CAPS Research survey Kustannussäästöt 93 % Kategoriaosaaminen 77 % Läpimenoajat 67 % Riskinhallintataidot 53 % Toimittajakannan rationalisointi 47 % OSTO 16 Luento 10 43

44 Osto saattaa ulkoistua melkein vahingossa 1. Konsernin ostaminen keskitetään yhteen yksikköön keskittämisellä haetaan suoria kustannussäästöjä 2. Yksikkö yhtiöitetään muiden tukiroolissa olevien yksiköiden ohella logiikkana tulosajattelun ja valvonnan helpottaminen 3. Yksikkö alkaa tarjota palveluja myös ulkopuoliselle asiakkaille sekä hankintojen konsultointi että fyysiset hankinnat 4. Yksikkö alkaa elämään omaa elämäänsä OSTO 16 Luento 10 44

45 Kuinka pitkälle voidaan ulkoistaa? OSTO 16 Luento 10 45

46 Ulkoistuksen ongelmat

47 80%Ł54% Mitä monimutkaisempi palvelu, sitä enemmän tyytymättömyyttä

48 Ulkoistamisen epäonnistumisen syyt I Omaa ydinosaamista ei selkeästi tunnistettu riskinä pitkän aikavälin kilpailukyvyn heikentyminen Perustelut ulkoistamiselle ovat epäselviä ulkoistaminen ulkoistamisen vuoksi väärien ongelmien ratkaiseminen ulkoistamalla Puutteelliset kustannus/hyöty-analyysit esim. automaation ja pienten erien yhteensopimattomuus kaikenlaiset hallinnolliset (normaali+lisä) ja yleiskustannukset resurssitarpeet yleensä aliarvioidaan ja säästöt yliarvioidaan Toimittajavalintaan ei riittävästi huomiota myyjän aktiivisuus johtaa väärin valintoihin, pitäisi kiinnittää huomioita toteuttamiseen ja tyytymättömiin asiakkaisiin vaatii paneutumista, vertailuja, laskelmia, kulttuuriin tutustumista OSTO 16 Luento 10 48

49 Ulkoistamisen epäonnistumisen syyt II Toimittajasuhdetta ei osattu johtaa kommunikointi ja tiedonsiirto, riittämätön panostus yhteistyön kehittämiseen, luottamuspula, valta- ja voimaepätasapaino Verkostomaista organisaatiota ei osattu johtaa entiset omat työntekijät noudattavat uudet isännän ohjeita Johtamisongelmiin ei varauduttu riittävästi esim. ongelmista tiedon saaminen kestää paljon pidempään Sosiaaliset ulottuvuudet unohdetaan henkilöstön näkökulma ja tunnepuolen hallinta arjessa tärkeitä Muutoksen suuruus on aliarvioitu mitä lähempänä yrityksen ydinliiketoimintaa ollaan, sen haastavammaksi ulkoistamisprosessin hallinta muodostuu OSTO 16 Luento 10 49

50 Ulkoistaminen vaatii siis hyvää johtamista! Päästävä pois mikro-manageeraus ajatusmallista keskityttävä enemmän ulkoisiin tuloksiin ja asiakkaan saamiin etuihin Molemminpuolinen tiedonjako vakiinnutettava kommunikointi yritysten välillä kaikilla tasoilla yhtenäinen käsitys suhteen merkityksestä/arvosta Sopimuksilla ei voida varautua kaikkeen kohtele kumppania kuin se olisi oma osastosi; vieraile, juttele jne. Toimittajan toimintaa tulee arvioida jatkuvasti mittareita seurattava ja toimintatason parantamisesta tulisi palkita yhteistä kehitystyötä edesautettava (esim. yhteiset tuotekehitystiimit) Ongelmat johtuvat usein lyhytaikaisista syistä väärät henkilöt, toimittajalla uusia asiakkaita, hetkellinen kiire jne. Varauduttava maailman muutoksiin esim. sopimusten pituus 3 vuotta tai alle ja mahdollinen vuosiauditointi OSTO 16 Luento 10 50