ISÄNNÖINTIPAKETTI HUOLETON

Transkriptio

1 ISÄNNÖINTIPAKETTI HUOLETON Taloyhtiön hallitus tietää talon olevan hyvissä käsissä. Teillä on nimetty ammattitaitoinen vastuuisännöitsijä ja kirjanpitäjä. Isännöitsijä varmistaa, että taloyhtiötänne hoidetaan suunnitelmallisesti, kaikkia lakeja ja määräyksiä noudattaen. Helppokäyttöisessä verkkopalvelussa on aina saatavilla taloyhtiön asiakirjat, tarjoukset ja raportit. Taloudenpito on täysin läpinäkyvää, sillä hallitus voi seurata taloyhtiön taloutta vaikka tosite tositteelta. Sopimuksemme noudattaa Isännöintipalvelujen yleisiä sopimusehtoja (ISE 2007). Isännöitsijämme ovat sitoutuneet Hyvään isännöintitapaan, joka on alan vahvistettu eettinen ohje. Isännöitsijä perii erilliskorvauksen kokouksista sekä tehtävistä, joiden huomioiminen kuukausiveloituksessa olisi hankalaa niiden epäsäännöllisyyden tai taloyhtiöden tyypin ja elinkaaren erilaisuuden vuoksi. Ohessa tarkka luettelo isännöitsijän tehtävistä ja kiinteään sekä erilliskorvaukseen oikeuttavista tehtävistä. 1. HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT Kiinteään 1.1. Kokoukset HALLITUKSEN KOKOUKSET Kokousasioiden valmistelu Kokouskutsun toimittaminen liitteineen hallituksen päättämin tavoin Pöytäkirjanpito ja pöytäkirjanlaadinta Päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen YHTIÖKOKOUKSET Kokousasioiden valmistelu Kokouskutsun toimittaminen liitteineen yhtiöjärjestyksen ja asunto-osakeyhtiölain mukaisesti Pöytäkirjanpito ja pöytäkirjan laadinta Päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen ASUKASKOKOUKSET Asukasdemokratialain (649/1990) edellyttämän asukaskokouksen valmistelu, järjestäminen ja tehtyjen päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen isännöitsijälle kuuluvin osin MUUT KOKOUKSET Kokouksen valmistelu ja järjestäminen Pöytäkirja on valmis viimeistään 3 viikkoa kokouksesta Pöytäkirja on valmis viimeistään 3 viikkoa kokouksesta 1.2. Kiinteistön sopimusasiat Maanvuokra-, vakuutus-, sähkö- ja liittymissopimusten, tekijänoikeuksia ja tiedonsiirtoa koskevien sopimusten yms. sopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta. Kiinteistönhoitosopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta on esitetty kohdassa 3.2. Uudistaloon ja korjausrakentamiseen liittyvän urakkasopimuksen takuu- ja vastuuaikaan liittyvät : - takuuaikana esiin tulevien ongelmien dokumentointi - vakuuksien seuranta - 10-vuotisvastuuajan seuranta, ongelmien dokumentointi ja reklamointi Muut korjausrakentamis on esitetty kohdassa 3.4. Ulkopuolisten asiantuntijoiden käyttämisestä sopimusten valmistelussa tai laadinnassa päättää hallitus Hallitus päättää toimenpiteistä ja kirjaa ne pöytäkirjaan, jonka jälkeen isännöitsijätoimisto toteuttaa ne käytännössä. Sopimusriitaneuvottelujen käynnistäminen Sopimusriitojen hoitaminen

2 1.3. Johtaminen ja valvonta Vastuu yhteistyöstä hallituksen kanssa Häiriöt: huomautusten, varoitusten, irtisanomis- ja purkamisilmoitusten laatiminen ja toimittaminen sekä mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistäminen häätö- ja hallintaanottotilanteissa Häädön ja hallintaanoton jatkotoimenpiteet Palo- ja pelastustoiminnan ylläpito Pelastusssuunnitelman laatiminen Sähköturvallisuuden ylläpito Lukitusturvallisuudesta ja avainhallinnasta huolehtiminen Kiinteistöstrategian laatiminen 1.4. Kiinteistön työntekijöiden työsuhdeasiat Rekrytointi Työsuhteen solmiminen ja perehdyttäminen Työterveyshuollon järjestäminen Työehtosopimusten ja työlainsäädännön noudattaminen Työsuojelumääräysten soveltaminen Työnantajan työnjohto-oikeuden käyttäminen Tarvittavan koulutuksen järjestäminen Sijaisuusjärjestelyjen hoitaminen Työsuhteen päättäminen Työsuhde-erimielisyysneuvottelujen käynnistäminen Työsuhde-erimielisyyksien jatkotoimenpiteet 1.5.Ilmoitusvelvollisuudet Verottajalle ja eläkevakuutuslaitoksille ilmoitukset on esitetty kohdassa 2.4. Kaupparekisteriin (maistraattiin) tehtävien muutosilmoitusten jättö Osakas- ja asukastiedotteiden laatiminen yhtiöjärjestyksen, hallituksen tai yhtiökokousten päätösten mukaisesti Vakuutuslaitoksille tehtävien ilmoitusten teosta huolehtiminen Tilastokeskukselle tehtävien ilmoitusten teko 2.0. KIINTEISTÖN TALOUSHALLINTOON LIITTYVÄT TEHTÄVÄT 2.1. Talous-, vero- ja toimintasuunnittelu Pääpiirteisen toiminta- ja rahoitussunnitelman laadinta (PTS) Verosuunnittelusta huolehtiminen niin, ettei kiinteistölle tai sen osakkaille aiheudu tarpeettomia veroseuraamuksia Kiinteään Mahdollisen arvonlisäverovelvollisuuden vaikutusten arviointi

3 2.2.Talousarvio ja sen seuranta Talousarvion laadinta hallitukselle Talousarvion toteutumisen seuranta Maksuvalmiudesta huolehtiminen ja käteisvarojen tarkoituksenmukainen hoito Maksuvalmiuden heikkenemisestä ilmoittaminen ja tarvittavien päätösten esittäminen hallitukselle Ylimääräisten käteisvarojen siirtämisestä esimerkiksi määräaikaistalletukseksi tarvitaan hallituksen päätös. Maksuvalmiuden heikkous on yleensä seurausta liian kireästä budjetista. Heikko maksuvalmius aiheuttaa lisää työtä isännöitsijälle ja kirjanpitäjälle. Tämä aiheutunut lisätyö veloitetaan hinnaston mukaisesti Rahaliikenne Laskujen hyväksyminen Laskujen maksaminen ajallaan Nimetty isännöitsijä hyväksyy kaikki taloyhtiön laskut sähköisessä järjestelmässä. Sisältää kahden lainan hoidon. Seuraavat 20 /kpl/kk Lainojen hoito Lainaosuuksien määräaikaislaskenta osakassuorituksia varten Huoneistokohtainen lainaosuuslaskelma pyydettäessä Vastike-, vuokra- ja käyttökorvaussuoritusten edellyttämän maksuliikenteen järjestäminen Palkkojen ja palkkioiden laskenta ja maksatus Ennakonpidätysten ja työnantajan sosiaaliturvamaksujen laskenta ja tilitys Muiden sosiaalivakuutusmaksujen laskenta ja tilitys Arvonlisäveron laskenta ja tilitys arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille kohteen ollessa osittain hakeutunut arvonlisävelvolliseksi osakkaille tai vuokralaisille Energian arvonlisäverolaskelman laadinta pyynnöstä arvonlisäverovelvollisille osakkaille ja vuokralaisille Erillislaskelmien laadinta lainaosuuden suorittamista varten muina kuin hallituksen päättäminä ajankohtina Arava- ja hitas-lunastushintalaskelmien laadinta Perintätoimista huolehtiminen Huoneistokohtaiseen mittaukseen perustuva energia- ja vesilaskutus 1 krt/ vuosi Erikseen sovittujen poikkeuksellisten käyttökorvausten laskutus Isännöitsijä lähettää perintäkirjeen kaikille velallisille joka kuun päivä. Mikäli vastike- tai vuokrasaatava nousee yli 2 kuukauden määrään ohjataan perintä hoidettavaksi siihen erikoistuneille yrityksille. Asiakas toimittaa kerran vuodessa kootusti mittarilukemat kaikista huoneistoista. Isännöitsijä hoitaa laskutuksen saatuaan tämän yhteenvedon.

4 2.4. Kirjanpito ja tilinpäätös Kirjanpidon hoito Tilinpäätösehdotuksen ja tilinpäätöksen laadinta Välitilinpäätöksen laadinta isännöintisopimuksen päättyessä kesken tilikautta Tilintarkastuksen järjestäminen Veroviranomaisille tehtävien ilmoitusten hoito (tuloveroilmoitukset, valvonta- ja vuosi-ilmoitukset ym.) Arvonlisäverovelvolliseksi hakeutumisen aiheuttamat työt (laskelmat, ilmoitukset jne.) Eläkevakuutuslaitoksille tehtävien vuosi- ym. ilmoitusten hoito Verotuksen tarkistaminen ja muutoksenhaun hoitaminen (oikaisuvaatimus oikaisulautakunnalle, valitus hallintooikeudelle jne.) Kirjanpito- ym. erillisselvitysten laadinta Välilaskelmien laadinta 3 kk:n välein Useampien välitilinpäätösten laadinta 3. KIINTEISTÖN TEKNISEN JA TOIMINNALLISEN KUNNON YLLÄPITÄMISEEN LIITTYVÄT TEHTÄVÄT 3.1. Ylläpitotaso ja huoltokirja Ylläpidon laadullisen tavoitetason määrittäminen Huoltokirjan käyttämisestä huolehtiminen Huoltokirjan laatiminen Huoltokirjan päivittäminen Kiinteään Asiakas määrittelee tavoitteensa ja isännöitsijä kertoo miten siihen päästään. Teknisten tarkastusten muistiot tallennetaan sähköiseen järjestelmään josta asiakas ja isännöitsijä voivat niitä selailla. Asiakas määrittelee haluamansa ylläpitotason ja isännöitsijä toteuttaa sen. Asiakas määrittelee haluamansa huoltotason ja isännöitsijä toteuttaa sen Kiinteistönhoitotehtävien järjestäminen Kiinteistönhoitotyön suunnittelu, järjestäminen ja ohjaaminen Kiinteistön hoito- ja huolto-ohjelmien laatimisesta ja niiden ajan tasalla pitämisestä huolehtiminen Kiinteistönhoidon ohjelmien laatiminen: hoito- ja huoltoohjelma, ulkoalueiden hoito-ohjelma, siivousohjelma, vartiointiohjelma ym. Kiinteistönhoidon laatu- ja tehtävämäärittelyiden laatiminen Kiinteistönhoidon sopimusohjelman laatiminen Erikoislaitehuoltojen järjestäminen Kulutustavoitteiden asettaminen ja seuranta (lämmitysenergia, vesi ja sähkö) Isännöitsijäntodistuksen liitteenä olevan energiatodistuksen ylläpidon järjestäminen Kulutusseurannan järjestäminen Huoneistokohtaisten alamittareiden luenta ja valvonta Kiinteistönhoitoa varten tarvittavien materiaalien hankinnasta ja töihin liittyvistä järjestelyistä huolehtiminen (mm. irtain käyttöomaisuus, tarveaineet) Talkootarvikkeiden hankkiminen

5 3.3. Kunnossapidon suunnittelu ja seuranta Kunnon ja korjaustarpeen seuranta ja toimenpiteet Tekninen asiantuntija tekee vuosittain tarkastuskäynnin kiinteistölle ja ehdotuksen korjaustoimenpiteistä. Kuntoarvion sekä kuntotutkimuksen ja päivityksen teettäminen Kertaluonteisten korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt Kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen Tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen Yhtiön edun valvonta osakkaiden huoneistokohtaisissa muutos ja korjaustöissä Äkillisten ja satunnaisesti tapahtuvien korjausten hoitaminen Tehtyjen muutos- ja korjaustoimenpiteiden dokumentointi Kiinteistöteknisen kunnossapitosuunnitelman (tekninen PTS, 5 vuotta) laatiminen kustannusarvioineen. Korjausohjelman laatiminen 3.4. Korjaus- ja perusparannushankkeet Koko hanketta koskevat Hallinnollinen organisointi, yleisvalvonta sekä päätöksenteko prosessin läpivieminen Hankkeen aikainen tiedottaminen Esiselvitykset ja tavoitteiden asettaminen Esiselvityksen teettäminen Korjaustarvetutkimuksen ja -tarkastusten teettäminen Kuntotutkimuksen teettäminen Teknisten selvitysten teettäminen Tavoitteiden asettamiseen osallistuminen Hankesuunnitteluun ja päätöksentekoon osallistuminen Suunnitelmien laatiminen Konsulttien kilpailuttaminen Konsulttisopimusten laatiminen Suunnittelun ohjaus Tarvittavien viranomaisasioiden hoitaminen (mm. rakennusluvat) Suunnittelukokouksiin osallistuminen Pöytäkirjojen laatiminen Urakkakilpailu ja sopimukset Urakkatarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen (tarjouspyyntö, urakkaohjelma, urakkarajaliite) Tarjouspyynnöistä huolehtiminen Tarjousten pyytäminen Tarjousvertailujen laatiminen Urakkaneuvotteluihin osallistuminen Urakkasopimuksen laatiminen Työn toteutus ja valvonta Työmaakokouksiin ja katselmuksiin osallistuminen Valvonta ja ohjaus Maksuerien hyväksyminen Urakan toteutus ja valvonta Vastaanottoon osallistuminen Taloudellisen loppuselvityksen laatiminen Korjaushankkeen luovutusasiakirjojen vastaanotto ja hankkiminen Korjaus- ja perusparannusurakoiden piirrustusten ja muiden asiakirjojen arkistoinnista huolehtiminen