ISÄNNÖINTI- TEHTÄVÄT. Jukka Pelanne ISÄNNÖITSIJÄTOIMISTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY

Transkriptio

1 ISÄNNÖINTI- TEHTÄVÄT Jukka Pelanne ISÄNNÖITSIJÄTOIMISTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY

2 Sisällysluettelo Sisällysluettelo KOKOUKSET (hallituksen kokoukset ja asukaskokoukset) KIINTEISTÖN SOPIMUSASIAT (kts. myös kohta 3.3.) TURVALLISUUS- JA VAKUUTUSASIAT KIINTEISTÖN TYÖNTEKIJÖIDEN TYÖSUHDEASIOIDEN HOITAMINEN JA ESIMIESTEHTÄVÄT ILMOITUSVELVOLLISUUDET MUUT HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT TALOUS-, VERO- JA TOIMINTASUUNNITTELU RAHALIIKENNE KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS YLLÄPITOTASO JA HUOLTOKIRJA KIINTEISTÖNHOITOTEHTÄVIEN JÄRJESTÄMINEN KIINTEISTÖN JA RAKENNUSTEN KUNNOSSAPITO (vuosikorjausluontoiset tehtävät) HUONEISTOJEN KUNNOSSAPITO- JA MUUTOSTYÖT YHTIÖN KORJAUS- JA PERUSPARANNUSHANKKEET... 6 Sivu1

3 1. HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT 1.1. KOKOUKSET (hallituksen kokoukset ja asukaskokoukset) kokousasioiden valmistelu kokouskutsun toimittaminen päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen osakastiedotteen toimittaminen yhtiökokouksen päätöksistä Kokouksiin osallistuminen 1.2. KIINTEISTÖN SOPIMUSASIAT (kts. myös kohta 3.3.) tontinvuokra-, vakuutus-, sähkö ja liittymissopimusten ja tiedonsiirtoa koskevien sopimusten yms. sopimusten valmistelu ja valvominen kiinteistönhoitosopimusten valmistelu ja valvominen, kts kohta 3.2 Sopimusriitojen hoitaminen 1.3. TURVALLISUUS- JA VAKUUTUSASIAT Palo- ja pelastusmääräysten valvominen Lukitusturvallisuudesta ja avainhallinnasta huolehtiminen Vakuutusyhtiöille tehtävistä ilmoituksista ja selvityksistä huolehtiminen Häiriötapauksissa huomautusten, varoitusten, irtisanomis- ja purkamisilmoitusten laatiminen ja toimittaminen sekä mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistäminen häätö- ja hallintaanottotilanteessa Pelastussuunnitelman laatiminen ja ylläpito 1.4. KIINTEISTÖN TYÖNTEKIJÖIDEN TYÖSUHDEASIOIDEN HOITAMINEN JA ESIMIESTEHTÄVÄT Työsuhteen solmimiseen, työsuhteen aikaiseen toimintaan ja työsuhteen päättämiseen liittyvät toimet Työsuhde-erimielisyysneuvottelut ja työsuhde-erimielisyyksien jatkotoimenpiteet Sivu2

4 1.5. ILMOITUSVELVOLLISUUDET Kaupparekisteri-ilmoitusten laatiminen ja jättäminen Tilastokeskukselle tehtävien ilmoitusten laatiminen Henkilötietolain mukaisten rekisteriselostusten laatiminen Osakas- ja asukastiedotteiden laatiminen Verottajalle ja eläkevakuutuslaitoksille tehtävät ilmoitukset on esitetty kohdassa 2.3.) 1.6. MUUT HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT Asiakirjojen arkistoinnista ja arvopaperien säilyttämisestä huolehtiminen Osakeluettelon ylläpito ja osakekirjoihin liittyvät tehtävät Lunastusmenettelyyn liittyvät toimenpiteet Vuokralaisten hankinnasta huolehtiminen tai tällaisen toimeksiannon tekeminen Isännöitsijätodistuksen laatiminen Panttikirjojen hakeminen Kiinteistönmuodostamis- tms. toimenpiteisiin osallistuminen Rasitesopimusten laatiminen Aloitteiden ja reklamaatioiden tekeminen viranomaisille ja järjestöille Yhtiöjärjestysmuutosten tekeminen Vuokravälitystehtävien hoitaminen Sivu3

5 2. KIINTEISTÖN TALOUSHALLINTOON LIITTYVÄT TEHTÄVÄT 2.1. TALOUS-, VERO- JA TOIMINTASUUNNITTELU Toiminta- ja taloussuunnitelman laatiminen (PTS) Talousarvion laatiminen ja sen toteutumisen seuraaminen sekä raportointi hallitukselle Maksuvalmiudesta huolehtiminen ja kassavarojen tarkoituksenmukainen hoitaminen 2.2. RAHALIIKENNE Laskujen hyväksyminen ja maksaminen Hoitolainatarjousten pyytäminen ja lainoihin liittyvän rahaliikenteen hoitaminen Hoitolainan nostaminen Vastike-, vuokra- ja käyttökorvaussuoritusten laskuttaminen, maksuliikenteen järjestäminen ja suorituksista muistuttaminen Pääomavastikkeiden määrittäminen Palkkojen ja palkkioiden sekä niiden sivukulujen laskeminen ja maksattaminen Arvonlisäveron laskeminen ja tilittäminen arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille kohteessa, joka on osittain hakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi Energian arvonlisäverolaskelman laatiminen pyynnöstä arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT Huoneistokohtaisen lainaosuuslaskelman tekeminen pyydettäessä Maksukehotuksista ja perintätoimista huolehtiminen sekä saatavien valvominen (veloitus perittävälle) Huoneistokohtaiseen mittaukseen perustuva vesi- ja sähkölaskutus ( 1 x /vuosi ja laskutus asukkaan vaihtuessa kuuluu kiinteään palkkioon) Erikseen sovittujen poikkeuksellisten käyttökorvausten laskuttaminen 2.3. KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS Kirjanpito Tilinpäätösehdotuksen ja tilinpäätöksen laatiminen Välitilinpäätöksen laatiminen isännöintisopimuksen päättyessä kesken tilikautta Tilintarkastuksen ja/tai toimintatarkastuksen järjestäminen Viranomaisille tehtävien ilmoitusten laatiminen ja toimittaminen Verotuksen tarkistaminen ja muutoksenhaun hoitaminen ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT Useampien välitilinpäätösten laatiminen Sivu4

6 3. TEKNISET TEHTÄVÄT 3.1. YLLÄPITOTASO JA HUOLTOKIRJA Ylläpidon laadullisen tavoitetason määrittäminen yhteistyössä hallituksen kanssa Huoltokirjan käyttämisestä huolehtiminen ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT Taloyhtiön strategian laatiminen Huoltokirjan laatiminen ja päivittäminen 3.2. KIINTEISTÖNHOITOTEHTÄVIEN JÄRJESTÄMINEN Kiinteistönhoitotyön järjestäminen ja ohjaaminen Kiinteistönhoidon ohjelmien laatimisesta ja niiden ajan tasalla pitämisestä huolehtiminen Erikoislaitehuoltojen järjestäminen Kulutustavoitteiden asettaminen ja seuranta Tavoite- ja seurantatietoihin perustuvien toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus Huoneistokohtaisten alamittareiden luennan järjestäminen Kiinteistönhoitoa varten tarvittavien materiaalien hankinnasta ja hoitotöihin liittyvistä järjestelyistä huolehtiminen Kiinteistönhoidon sopimusohjelman laatiminen Kiinteistönhoidon ohjelmien laatiminen Kiinteistönhoidon laatu- ja tehtävämäärittelyjen laatiminen sekä laadunvalvonta Kulutusseuranta Huoneistokohtaisten alamittareiden luenta Talkootarvikkeiden hankkiminen 3.3. KIINTEISTÖN JA RAKENNUSTEN KUNNOSSAPITO (vuosikorjausluontoiset tehtävät) KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT Kunnon ja korjaustarpeen seuranta ja toimenpiteiden käynnistäminen Kuntoarvion sekä kuntotutkimusten ja niiden päivitysten teettäminen Energiatodistuksen antaminen (kts. alla erilliskorvaukset) Vuosikorjausten teettäminen Kertaluontoisten yhtiön korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt Yhtiön muutos- ja kunnossapitotoimenpiteiden dokumentointi Kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen Tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen Sivu5

7 ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT Kunnossapitotarveselvityksen laatiminen ja päivittäminen Kunnossapitosuunnitelman laatiminen Korjausohjelman laatiminen Energiatodistuksen laatiminen ja/tai päivittäminen 3.4. HUONEISTOJEN KUNNOSSAPITO- JA MUUTOSTYÖT KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT Yhtiön vastuulla olevien pienehköjen, äkillisten ja ennakoimattomien vahinkotapahtumien hoitaminen Muiden yhtiön vastuulla olevien huoneistokohtaisten vahinkotapahtumien hoitaminen Osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoitusten vastaanottaminen, käsitteleminen ja arkistoiminen Osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen tiedoksi antamien toiselle osakkaalle ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT Tarkastukset ja katselmukset Osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen vaatimien tarpeellisten lisäselvitysten tekeminen tai teettäminen Osakkaan kunnossapito- ja muutostyön valvominen 3.5. YHTIÖN KORJAUS- JA PERUSPARANNUSHANKKEET ERITYISTÄ HUOMIOITAVAA: Laajoissa ja vaativissa hankkeissa on yleensä taloyhtiön edun mukaista käyttää ulkopuolista asiantuntijaa Seuraavassa luetelluista tehtävistä sovitaan yleensä erikseen projektinhoitopalkkio tai muu vastaava, jolloin noudatetaan sopimusta ja vain sopimuksen puuttuessa alla olevaa listausta. Koko hanketta koskevat tehtävät KIINTEÄÄN PALKKIOON SISÄLTYVÄT TEHTÄVÄT Peruskorjaushankkeen aloittamisesta tiedottaminen Ilmoittaminen osakkaille ja asukkaille yhtiön tulevasta kunnossapito- ja muutostyöstä Korjaushankkeeseen liittyvien asiakirjojen arkistointi ERILLIVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT Työn aikaisesta hankkeeseen liittyvästä tiedottamisesta huolehtiminen (ellei vastuutettu urakoitsijalle) Hallinnollinen organisointi, yleisvalvonta sekä päätöksentekoprosessin läpivieminen Esiselvitykset ja tavoitteiden asettaminen KIINTEÄÄN PALKKIOON SISÄLTYVÄT TEHTÄVÄT Teknisten selvitysten teettäminen Tavoitteiden asettamiseen osallistuminen Hankesuunnitteluun ja päätöksentekoon osallistuminen Suunnitelmien laatiminen Konsulttien kilpailuttaminen Tarvittavien viranomaisasioiden hoitaminen (mm. rakennusluvat) Konsulttisopimusten laatiminen Suunnittelukokouksiin osallistuminen Sivu6

8 Urakkakilpailu ja -sopimukset Urakkatarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen (tarjouspyyntö, urakkaohjelma, urakkarajaliite) Tarjousten pyytäminen ja vertailu Urakkaneuvotteluihin osallistuminen Urakkasopimuksen laatiminen Työn toteutus ja valvonta KIINTEÄÄN PALKKIOON SISÄTYVÄT TEHTÄVÄT Maksuerien hyväksyminen Urakan valvonta (valvojan ominaisuudessa) Työmaakokouksiin ja katselmuksiin osallistuminen Urakan vastaanotto, takuu- ja vastuuaika KIINTEÄÄN PALKKIOON SISÄLTYVÄT TEHTÄVÄT Takuuaikana esiin tulevien ongelmien dokumentointi ja reklamointi koko kiinteistöstä sekä takuutarkastuksesta huolehtiminen Vakuuksien seuranta 10-vuotisvastuuajan seuranta, ongelmien dokumentointi ja reklamointi Vastaanottotarkastuksiin ja takuutarkastuksiin sekä niihin liittyviin katselmuskierroksiin osallistuminen Taloudellisen loppuselvityksen laatiminen Sivu7