SKH ISÄNNÖINNIN TEHTÄVÄLUETTELO

Transkriptio

1 SKH ISÄNNÖINNIN TEHTÄVÄLUETTELO

2 SKH-Isännöinti Oy SKH-Isännöinti Oy, y-tunnus Beckerintie 8, Helsinki Puh , Tässä tehtäväluettelossa on kuvattu ne tehtävät, jotka kuuluvat perinteisesti isännöitsijälle. Osa tehtävistä on erillisveloitettavia. Hinnastomme ( ) on nähtävillä kotisivuillamme Kotisivuillamme on luettavissa lisäksi: - Asunto-osakeyhtiölaki - SKH Isännöinnin ja isännöinnin eettiset ohjeet - Isännöintipalvelujen yleiset sopimusehdot ISE Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot KSE SKH Isännöinnin palveluhinnasto SKH Isännöinnin lisäarvopalvelut 2017 Päivitämme tehtäväluetteloa palveluidemme kehittymisen ja lainsäädännön muuttumisen myötä.

3 Sisältö 1 HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT Kokoukset Hallituksen kokous Yhtiökokoukset Asukaskokoukset Kiinteistön sopimusasiat Turvallisuus- ja vakuutusasiat Lukitusturvallisuus ja avainhallinta Vakuutusilmoitukset, vakuutus- ja vahinkotapahtumat Häiriö, huomautus, häätö ja hallintaanotto Kiinteistön työntekijöiden työsuhdeasioiden hoitaminen ja esimiestehtävät Työsuhteen solmiminen, työsuhteen aikainen toiminta ja työsuhteen päättäminen Työsuhde-erimielisyydet Ilmoitusvelvollisuudet Kaupparekisteri-ilmoitukset Tilastokeskus Osakas- ja asukastiedotteet Muuta hallinnolliset tehtävät Asiakirjat, arvopaperit ja panttikirjat Osakeluettelo ja osakekirjat Lunastusmenettely Vuokranvälistys Autopaikkojen vuokraus Kunnalliset ja alueelliset tiedotteet, reklamaatiot Isännöitsijäntodistus Yhtiöjärjestysmuutos KIINTEISTÖN TALOUSHALLINTOON LIITTYVÄT TEHTÄVÄT Talousarvio Rahaliikenne Laskujen hyväksyntä Lainat Vastikkeet, vuokrat ja käyttökorvaukset, maksukehotukset ja perintä Palkat ja palkkiot Arvonlisävero Energian arvonlisäverolaskelma Pääomavastike ja huoneistokohtaiset lainaosuudet Huoneistokohtaiseen mittaukseen perustuva laskutus Erikseen sovittujen käyttökorvausten laskuttaminen Kirjanpito ja tilinpäätös Kirjanpito Tilinpäätös ja välitilinpäätös Tilin- ja toiminnantarkastus Viranomaisilmoitukset Verotus KIINTEISTÖN HOITO, YLLÄPITO JA KORJAUS Kiinteistönhoitotehtävien järjestäminen Erikoislaitehuolto Kulutustavoitteet, seuranta ja tietoihin perustuvat toimenpiteet Talkootarvikkeet Kiinteistön ja rakennusten kunnossapito (vuosikorjausluonteiset tehtävät) Nykytilan arviointi ja korjaustarpeet Kuntoarviot ja tutkimukset, kuntotodistus... 9 SKH-Isännöinti Oy 2/11

4 3.2.3 Energiatodistus Vuosikorjaukset ja kertaluontoiset korjaustyöt Kunnossapitosuunnitelma (PTS) ja korjausohjelma Huoneistojen kunnossapito- ja muutostyöt Osakkaan muutos- ja kunnossapitotyöt Yhtiön korjaus- ja perusparannushankkeet Koko hanketta koskevat tehtävät Esiselvitykset ja tavoitteiden asettaminen Suunnitelmien laadinta Urakkakilpailu ja sopimukset Työn toteutus ja valvonta Urakan vastaanotto, takuu- ja vastuuaika ISÄNNÖINTISOPIMUKSEN PÄÄTTYMINEN Materiaalin ja muiden tietojen luovuttaminen Ennakkomateriaalin luovutus SKH-ASIKASPALVELU ARKISTOINTI HÄTÄTYÖ...11 SKH-Isännöinti Oy 3/11

5 1 HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT 1.1 Kokoukset Hallituksen kokous Kokousajankohta ja -paikka sovitaan hallituksen puheenjohtajan kanssa edellisessä hallituksen kokouksessa. SKH tekee tarvittavat kokousvalmistelut, laatii ja toimittaa kokouskutsun liitemateriaaleineen ja päätösesityksineen. Isännöitsijä osallistuu kokouksiin, toimii kokouksen sihteerinä ja laatii kokouspöytäkirjan. Hallituksen omatoimisen kokouksen (kokous pidetty ilman isännöitsijää) pöytäkirja tulee toimittaa SKH:lle SKH arkistoi ja julkaisee kokouspöytäkirjat Talokanavassa. SKH huolehtii kokouspäätösten toimeenpanosta ja tiedottamisesta sekä kokouspöytäkirjan toimittamisesta Yhtiökokoukset SKH huolehtii yhtiökokousasioiden valmistelusta, kokouskutsujen toimittamisesta ja päätösten toimeenpanosta. Yhtiökokouksen kutsut laaditaan ja toimitetaan osakkeenomistajille yhtiöjärjestyksen ja lain mukaisesti. SKH huolehtii kokouspöytäkirjan tarkastuksesta, päätösten toimeenpanosta ja toimittaa allekirjoitetun pöytäkirjan osakkeenomistajille Asukaskokoukset 1.2 Kiinteistön sopimusasiat 1.3 Turvallisuus- ja vakuutusasiat SKH huolehtii asukaskokousten ja vastaavien tilaisuuksien järjestämisestä hallituksen erillisestä pyynnöstä tai päätöksestä. SKH kilpailuttaa, uusii, päivittää ja irtisanoo kiinteistön sopimuksia hallituksen päätöksen mukaisesti. Kilpailutuksessa SKH laatii tarjouspyyntöasiakirjat, toimittaa saadut tarjoukset ja tarjousyhteenvedon päätösesityksineen hallitukselle sekä solmii uuden sopimuksen hallituksen päätöksen mukaisesti. SKH toimittaa palveluntuottajan ilmoittaman sopimusmuutoksen tai hinnantarkistuksen hallituksen jäsenille tiedoksi ja asia käsitellään tarvittaessa hallituksen kokouksessa. SKH suorittaa sopimuskatselmuksen tai kehityskeskustelun palveluntuottajan kanssa hallituksen päätöksellä. Mahdollisissa riitaneuvottelutilanteissa SKH huolehtii neuvottelujen käynnistämisestä hallituksen päätöksen mukaisesti. Neuvotteluissa käytetään tarvittaessa ulkopuolista palveluntuottajaa (asianajotoimisto). Taloyhtiön suojeluhenkilöstön yhteystiedot tarkistetaan vuosittain ja muuttuneet tiedot päivitetään talon turvallisuusohjeisiin. Taloyhtiön suojeluhenkilöstön nimeää hallitus. SKH suorittaa pelastustarkastusten omavalvonnan erikseen sovittaessa Lukitusturvallisuus ja avainhallinta Taloyhtiön avaimet ja lukostokaaviot säilytetään lukitusliikkeessä. Avaimet (yleis-, huolto-, ja osakkaiden lisäavaimet) tilataan aina SKH:n kautta. Huoltoyhtiö hoitaa sähkötolpan tai paikoitusalueen avainten hallinnan Vakuutusilmoitukset, vakuutus- ja vahinkotapahtumat Vakuutusasioiden hoitamisessa käytetään ulkopuolista vakuutusmeklaria. SKH laatii vahinkoilmoituksen, mikäli vahingosta tai rikoksesta aiheutuneet kustannukset ylittävät taloyhtiön vakuutussopimuksen omavastuun. SKH-Isännöinti Oy 4/11

6 SKH huolehtii vahinko- ja korjaustapahtuman hoitamisesta tilaamalla tarvittavat selvitykset (kartoitukset, suunnittelu), toimenpiteet ja valvonnan. Mikäli tapahtumaan liittyy taloyhtiöön kohdistunut rikos, SKH toimittaa rikosilmoituksen poliisille sekä laittaa vireille korvausvaateen käräjäoikeudessa. Rikosilmoitus laaditaan mm. murto- ja ilkivaltatapahtumista. SKH huolehtii tapahtuman todentamisesta Häiriö, huomautus, häätö ja hallintaanotto SKH toimittaa huomautuksen hallituksen päätöksestä tai asukkaiden toimittamien kirjallisten häiriöilmoitusten perusteella. Huomautus toimitetaan aina myös osakkeenomistajalle tiedoksi, mikäli huoneisto ei ole osakkaan omassa käytössä. Hallituksen varoitus laaditaan hallituksen päätöksestä ja toimitetaan asunto-osakeyhtiölain mukaisesti. Huoneiston hallintaanottotilanteissa ja häädöissä SKH hankkii täytäntöönpanokelpoisen tuomion ja huolehtii täytäntöönpanosta asunto-osakeyhtiölain ja huoneenvuokralain mukaisesti. Hallintaanotossa käytetään tarpeen mukaan ulkopuolisia palveluntuottajia (asianajotoimisto, ulosottomies). 1.4 Kiinteistön työntekijöiden työsuhdeasioiden hoitaminen ja esimiestehtävät Työsuhteen solmiminen, työsuhteen aikainen toiminta ja työsuhteen päättäminen SKH rekrytoi hallituksen päätöksestä taloyhtiölle työntekijän ja perehdyttää hänet kiinteistön asioihin. SKH laatii työpaikkailmoituksen, haastattelee hakijat ja tekee valintaesityksen hallitukselle. Hallituksen valitsemalle työntekijälle tehdään kirjallinen työsopimus ja järjestetään työterveyshuolto työsopimuslakia noudattaen. SKH läpikäy työtehtävien ja tarvittavien ohjeiden sisällön työntekijän kanssa. Tarvittaessa käytetään ulkopuolista palveluntuottajaa tai ulkopuolista koulutusta. SKH organisoi työntekijän vuosi- ja sairaslomajärjestelyt työehtosopimuksen ja työlainsäädännön mukaisesti ja huolehtii sijaisuusjärjestelyt. Työsuhde päätetään hallituksen päätöksellä. SKH huolehtii työntekijän työsuhteen päättymiseen liittyvistä käytännön asioista Työsuhde-erimielisyydet 1.5 Ilmoitusvelvollisuudet SKH huolehtii mahdollisten työsuhde-erimielisyyksien hoitamisesta työnantajan edustajana, osallistuu työnantajan ja työntekijän välisiin neuvotteluihin ja käynnistää tarvittavat jatkotoimenpiteet Kaupparekisteri-ilmoitukset SKH toimittaa yhtiön henkilö- ja yhtiöjärjestystietojen muutokset kaupparekisteriin. Henkilötietomuutokset ilmoitetaan hallituksen jäsenten ja tilintarkastajan valinnasta päättäneen yhtiökokouksen jälkeen. Yhtiöjärjestysmuutokset ilmoitetaan rekisteröitäväksi asian päättäneen yhtiökokouksen pöytäkirjan allekirjoituksen jälkeen ja osakepääoman korotus ilmoitetaan vasta sen jälkeen, kun merkintähinnat on maksettu taloyhtiölle Tilastokeskus SKH toimittaa tilinpäätöstilastot tai muut tilastokeskuksen pyytämät tiedot Tilastokeskukselle. SKH-Isännöinti Oy 5/11

7 1.5.3 Osakas- ja asukastiedotteet 1.6 Muuta hallinnolliset tehtävät SKH laatii ja toimittaa osakas- ja asukastiedotteet. Hallituksen tiedotteet laatii hallitus Asiakirjat, arvopaperit ja panttikirjat SKH arkistoi sähköisesti kaikki taloyhtiön toiminnan kannalta merkitykselliset asiakirjat. Kirjanpitoaineisto arkistoidaan kirjanpitolainsäädännön edellyttämällä tavalla. SKH huolehtii panttikirjojen säilytyksestä ja hakee taloyhtiön päätöksen mukaisesti yhtiölle uusia panttikirjoja. SKH hallinnoi korjaushankkeiden työ- ja takuuaikaisia vakuuksia sekä uudiskohteen vakuuksia Osakeluettelo ja osakekirjat SKH ylläpitää yhtiön osakeluetteloa. Muutostilanteissa SKH tarkistaa rekisteröintiasiakirjat ja pyytää osakasta toimittamaan mahdollisesti puuttuvat asiakirjat. SKH hoitaa kadonneen osakekirjan kuoletukseen liittyvät tehtävät ja tilaa osakkaalle uuden osakekirjan Lunastusmenettely SKH hoitaa yhtiöjärjestyksen mukaisen osakkaan tai taloyhtiön lunastusmenettelyn yhtiöjärjestyksen ja lainsäädännön edellyttämän toimintatavan mukaisesti Vuokranvälitys SKH vuokraa taloyhtiön asuin- ja liiketiloja hallituksen erillisestä toimeksiannosta. Vuokraustoiminta käsittää huoneiston tarkastamisen, vuokran määrityksen, markkinoinnin, hakemusten käsittelyn, huoneiston esittelyn, vuokralaisen valinnan, sopimuksen tekemisen, vuokravakuuden vastaanottamisen ja avainten luovutuksen. Vuokrasuhteen päättyessä SKH ottaa vastaan vuokralaisen kirjallisen irtisanomisilmoituksen ja tiedottaa asiasta hallitukselle. SKH suorittaa huoneiston luovutustarkastuksen ja huolehtii vuokravakuuden palauttamisen Autopaikkojen vuokraus SKH vuokraa yhtiön autopaikat ja ylläpitää autopaikkalistaa ja autopaikkojen jonotuslistaa taloyhtiön autopaikkasääntöjen ja lain mukaisesti Kunnalliset ja alueelliset tiedotteet, reklamaatiot SKH tiedottaa hallitusta kaupungin, kunnan tai muun tahon taloyhtiölle lähettämistä ilmoituksista ja tiedotteista ja laatii hallituksen päätöksen mukaisesti kaupungille, kunnalle, taloyhtiön sopimuskumppanille tai muulle taholle toimitettavan aloitteen, vastauksen tai reklamaation Isännöitsijäntodistus SKH laatii isännöitsijäntodistuksen ja toimittaa sen tilinpäätöstietoineen osakkeenomistajalle, osakkeita panttauksen nojalla hallussaan pitävälle tai kiinteistönvälittäjälle, jolla on voimassa oleva osakkeiden välitystä koskeva myyntitoimeksianto Yhtiöjärjestysmuutos SKH laatii taloyhtiön päätöksestä yhtiöjärjestysmuutosesityksen. Esitys käsitellään hallituksen kokouksessa ja tämän jälkeen käsitellään ja hyväksytetään yhtiökokouksessa. SKH huolehtii yhtiökokouksen hyväksymän muutoksen laillistamisesta ja kaupparekisterimuutosten hoitamisesta. Yhtiöjärjestyksen muutosesitys voidaan tilata myös asianajotoimistolta. SKH-Isännöinti Oy 6/11

8 2 KIINTEISTÖN TALOUSHALLINTOON LIITTYVÄT TEHTÄVÄT 2.1 Talousarvio SKH laatii hallitukselle ja yhtiökokoukselle talousarvioehdotuksen. SKH julkaisee hallitukselle kirjanpidon tilikauden aikana. Väliraportti sisältää tuloslaskelman, taseen, talousarviovertailun, jälkilaskelman ja korjaustilierittelyn. 2.2 Rahaliikenne SKH hoitaa taloyhtiön rahaliikenteen Laskujen hyväksyntä Lainat SKH huolehtii laskujen maksamisen ja laatii tarvittaessa laskureklamaation. SKH kilpailuttaa lainan, luovuttaa panttikirjat ja nostaa lainan yhtiökokouksen päätösten mukaisesti. SKH hoitaa korkojen ja lyhennysten suorittamisen lainanhoitosuunnitelman mukaisesti sekä lainanlyhennykset määräaikaisten tai ylimääräisten osakassuoritusten jälkeen. SKH huolehtii lainanlyhennysohjelman päivittämisestä lainaosuussuoritusten yhteydessä Vastikkeet, vuokrat ja käyttökorvaukset, maksukehotukset ja perintä SKH tarkastaa vastike-, vuokra- ja käyttökorvaussuoritteita kuukausittain. SKH lähettää aina maksumuistutuksen maksurästeistä. Kahden kuukauden saatavat siirretään perintään ulkopuoliselle palvelutoimittajalle. Kolmen kuukauden saatavista toimitetaan hallituksen varoitus. Taloyhtiön maksutavoitteet (mm. vesimaksut) tarkistetaan kerran vuodessa huoneistojen asukaslukumäärien tarkistamiseksi Palkat ja palkkiot Taloyhtiön työntekijän kuukausipalkka maksetaan työsopimuksen mukaisesti. Samalla hyväksytetään ja maksetaan kiinteään kuukausipalkkaan kuulumattomat palkkiot. SKH huolehtii palkkojen ennakonpidätysten ja sosiaaliturvamaksujen tilittämisestä verovirastoon ja hoitaa muut lakisääteiset sosiaalivakuutusmaksut eläkevakuutuslaitokselle. SKH maksaa hallituksen kokouspalkkiot ja muut taloyhtiön vahvistamat palkkiot kaksi kertaa vuodessa Arvonlisävero SKH hoitaa osittain arvonlisäverovelvolliseksi hakeutuneen yhtiön kuukausittaisen arvolisäveron laskennan ja tilittämisen sekä vuosittaisen kokonaislaskennan Energian arvonlisäverolaskelma SKH laatii laskelman energiahyödykkeen hintaan sisältyvästä alv:sta arvonlisäverovelvollisessa käytössä olevan tilan osalta osakkaan tai vuokralaisen pyynnöstä Pääomavastike ja huoneistokohtaiset lainaosuudet SKH laatii huoneistokohtaisen lainaosuuslaskelman Huoneistokohtaiseen mittaukseen perustuva laskutus Huoneistokohtaisesti mitatun vedenkulutuksen tasauslasku toimitetaan kerran vuodessa taloyhtiön ilmoittamien mittarilukemien mukaisesti. SKH-Isännöinti Oy 7/11

9 2.2.9 Erikseen sovittujen käyttökorvausten laskuttaminen 2.3 Kirjanpito ja tilinpäätös Taloyhtiö hoitaa ensisijaisesti käyttöön perustuvien käyttökorvausten (ei säännöllisesti vastikkeiden yhteydessä maksettavat käyttökorvaukset) laskemisen ja laskuttamisen. Taloyhtiön nimeämä vastuuhenkilö tilittää maksut taloyhtiön tilille 1-2 kertaa vuodessa Kirjanpito SKH hoitaa taloyhtiön kuukausittaisen kirjanpidon, joka käsittää tilin avaamisen, tilitapahtumien tiliöinnin ja kirjaamisen sekä tarvittavat täsmäytykset Tilinpäätös ja välitilinpäätös SKH laatii tilinpäätösehdotuksen hallitukselle ja lopullisen tilinpäätöksen yhtiökokoukselle Tilin- ja toiminnantarkastus SKH järjestää tilin- ja toiminnantarkastuksen lain ja taloyhtiön yhtiöjärjestyksen mukaisesti Viranomaisilmoitukset SKH laatii ja toimittaa veroilmoituksen veroviranomaisille ja huolehtii muista taloyhtiön verohallintoon laadittavista ilmoituksista. SKH suorittaa työnantajan ja työntekijän lakisääteiset maksut palkkakirjanpidon perusteella (sosiaalivakuutusmaksujen tilittäminen maksukuukausittain eläkevakuutuslaitokselle, ennakkopidätys- ja työnantajan sosiaaliturvamaksujen tilittäminen verohallintoon). Tarvittaessa SKH hakee sairauslomakorvaukset Kansaneläkelaitokselta Verotus SKH tarkistaa taloyhtiön verotuspäätöksen. 3 KIINTEISTÖN HOITO, YLLÄPITO JA KORJAUS 3.1 Kiinteistönhoitotehtävien järjestäminen Kiinteistönhoitotyöt ja ohjelmat ja laadunvalvonta SKH organisoi kiinteistönhoitotyöt hallituksen kanssa päätetyllä tavalla. SKH seuraa töiden toteutumista sekä huolto- ja siivousliikkeiden tilaamia tai erikseen laskuttamia töitä. SKH kilpailuttaa huollon tai siivouksen hallituksen päätöksen mukaisesti. Tarjoukset ja tarjousyhteenveto toimitetaan hallituksen käsiteltäväksi. Tarvittaessa SKH laatii uuden tai päivittää olemassa olevan huollon tai siivouksen tehtäväluettelon ja sopimusohjelman ennen kilpailutusta. SKH huolehtii vanhan sopimuksen irtisanomisesta ja uuden sopimuksen solmimisen käytännön järjestelyistä. Mikäli huolto- tai siivoustöissä käytetään ulkopuolista palveluntuottajaa, tulee sopimussuhteen perustua huolto- tai siivousohjelmaan, jossa määritellään vastuurajat, laadullinen taso ja toimenpiteiden syklit. SKH käsittelee huolto- ja siivoustyöstä ilmoitetut palautteet ja läpikäy tarpeen mukaan palautteen yhdessä palveluntuottajan kanssa Erikoislaitehuolto SKH huolehtii, että kiinteistön erikoislaitteilla on asianmukainen huoltosopimus. SKH-Isännöinti Oy 8/11

10 3.1.2 Kulutustavoitteet, seuranta ja tietoihin perustuvat toimenpiteet SKH seuraa kiinteistön kulutusta (lämpö, vesi, sähkö) kuukausitasolla ja puuttuu mahdollisiin kulutuspoikkeamiin syiden selvittämiseksi ja jatkotoimenpiteiden käynnistämiseksi Talkootarvikkeet SKH tilaa talkootarvikkeet hallituksen pyynnön mukaisesti. 3.2 Kiinteistön ja rakennusten kunnossapito (vuosikorjausluonteiset tehtävät) Nykytilan arviointi ja korjaustarpeet SKH arvioi yhdessä hallituksen kanssa kiinteistön nykytilan ja korjaustarpeet määräaikaiskatsastuksilla Kuntoarviot ja tutkimukset, kuntotodistus SKH teettää kuntoarvion, -tutkimuksen tai -todistuksen taloyhtiön päätöksellä Energiatodistus SKH huolehtii, että taloyhtiöllä on voimassa oleva energiatodistus Vuosikorjaukset ja kertaluontoiset korjaustyöt SKH huolehtii taloyhtiön ennakoitavissa olevien vuosikorjausluonteisten sekä ennakoimattomien kertaluontoisten korjaustöiden ja tehtävien hoitamisesta. Työt ovat pääasiallisesti tilauksia, eikä niihin sisälly erillistä suunnittelua, valvontaa tai vakuuksia. Tilaustyyppisestä korjaustyöstä laaditaan tarvittaessa pienurakkasopimus Kunnossapitosuunnitelma (PTS) ja korjausohjelma SKH laatii taloyhtiölle kunnossapitosuunnitelman, jota tarvittaessa voidaan täydentää kuntotutkimusten avulla. Suunnitelmassa on esitetty taloyhtiön kunnossapito- ja korjaustoimenpiteet, niiden ajankohta sekä kustannusarvio. Ohjelmassa on esitetty korjaushankkeet ja vuosikorjausluonteiset tehtävät. 3.3 Huoneistojen kunnossapito- ja muutostyöt Osakkaan muutos- ja kunnossapitotyöt SKH toimittaa osakkaalle huoneiston muutostyöohjeistuksen ja ilmoituslomakkeen, joiden mukaan osakkaan tulee tehdä muutostyöilmoitus. Osakkaan muutostyöesitys hyväksytetään tarvittaessa yhtiön hallituksella. SKH huolehtii taloyhtiön edunvalvonnasta ja työn dokumentoinnista asunto-osakeyhtiölain edellyttämällä tavalla. Tieto muutostyöstä kirjataan yhtiön huoneistokohtaiseen muutostyörekisteriin ja esitetään huoneiston isännöitsijäntodistuksella. 3.4 Yhtiön korjaus- ja perusparannushankkeet Koko hanketta koskevat tehtävät SKH toimii korjaushankkeen projektikoordinaattorina ja vastaa hankkeen läpiviennistä. Korjaushanke koostuu hankevalmistelusta, hankesuunnittelusta, suunnittelusta, hankkeen toteutuksesta ja takuuajan tehtävistä. Kaikissa hankkeissa erillinen hankevalmistelu ja hankesuunnittelu eivät ole välttämättömiä. Pienissä hankkeissa vaiheet voidaan yhdistää osaksi varsinaista suunnitteluvaihetta. Korjaushankkeessa käytetään aina ulkopuolista suunnittelijaa ja valvojaa. SKH nimeämä projektikoordinaattori osallistuu taloyhtiön edustajana hankeneuvotteluihin, työmaa- ja asukaskokouksiin sekä tiedottaa hallituksen jäsenille projektin etenemisestä. Urakoitsijalla on tiedotusvelvollisuus työn etenemisestä osakkaille ja asukkaille. SKH-Isännöinti Oy 9/11

11 Projektikoordinaattori varmistaa, että taloyhtiö tekee hankkeen eri vaiheissa vaadittavat päätökset (yhtiö- ja hallituksen kokoukset). SKH laatii ja pitää yllä hankkeeseen liittyvää yhteystietolomaketta. SKH huolehtii korjaus-, energia- ja hissiavustusten hakemisesta ja maksatuksesta Esiselvitykset ja tavoitteiden asettaminen SKH tekee hankevalmisteluun liittyvät työtehtävät, kuten korjaushankkeen lähtötietojen keräämisen, sisällön, laajuuden, tavoitteiden ja aikataulun kartoittamisen yhdessä hallituksen kanssa. Hankkeelle nimetty projektipäällikkö laatii tai laadituttaa hankesuunnittelijalla osakas- ja asukaskyselyt yhteenvetoineen. (Hankevalmistelu) SKH:n nimeämä projektipäällikkö kilpailuttaa hankesuunnittelijan, laatii tarjousvertailun ja arvioi hankesuunnitelman laajuuden ja sisällön. SKH laatii tai laadituttaa hankesuunnittelusopimuksen tai tilauksen (hankesuunnittelu) Suunnitelmien laadinta SKH kilpailuttaa suunnittelijan sekä toteutusvaiheen valvojan ja laatii tarjousvertailun. Pääsuunnittelija vastaa erikoissuunnittelijoiden hankinnasta, kilpailuttamisesta sekä työn ohjauksesta. Suunnitelmien sisällöstä ja laadusta vastaa pääsuunnittelija. SKH laatii tai laadituttaa suunnittelu- ja valvontasopimuksen tai tilauksen (toteutussuunnittelu) Urakkakilpailu ja sopimukset SKH laatii urakkatarjouspyynnöt ja tekee tarjousvertailun. SKH tekee vakuutusyhtiölle lisäriski-ilmoituksen sekä ilmoittaa huoneistoa koskevista korjauksista taloyhtiön vuokralaiselle. SKH laatii tai laadituttaa urakka- tai pienurakkasopimuksen, urakkaohjelman ja tarvittavat työturvallisuusasiakirjat sekä urakkasopimukseen liitettävän maksuerätaulukon (toteutussuunnitteluvaihe). Mikäli korjaushanke toteutetaan muuna kuin pääurakkana (yksi pääurakoitsija ja taloyhtiöllä yksi urakkasopimus), tulee taloyhtiön solmia ulkopuolisen palveluntuottajan kanssa erillinen rakennuttajakonsulttisopimus hallinnoimaan alistettuja tai sivu-urakoita Työn toteutus ja valvonta SKH seuraa hankkeen kokonaistilannetta ja maksaa hankkeeseen liittyvät laskut Urakan vastaanotto, takuu- ja vastuuaika SKH osallistuu urakoitsijan koollekutsumiin vuosi- ja takuutarkastuksiin ja arkistoi virheja puuteluettelon taloyhtiön korjaus- ja kunnossapitovastuulle kuuluvista asioista. SKH laatii takuutarkastuksessa havaittujen puutteiden reklamaatiot sekä valvoo tai tilaa valvonnan palveluntuottajan vastuulle sovituille takuutöille. 4 ISÄNNÖINTISOPIMUKSEN PÄÄTTYMINEN 4.1 Materiaalin ja muiden tietojen luovuttaminen SKH luovuttaa hallussaan olevan taloyhtiölle kuuluvan materiaalin (asiakirjat ja avaimet) hallitukselle tai sen määräämälle henkilölle. Sopimuksen päättyessä kirjanpito luovutetaan maksuperusteisena. Jos sopimus päättyy taloyhtiön tilikauden päättyessä, laaditaan tilinpäätösesitys. Sopimuksen päättyessä veloitetaan yhden (1) kuukauden kiinteä kuukausipalkkio. SKH-Isännöinti Oy 10/11

12 4.2 Ennakkomateriaalin luovutus 5 SKH-ASIKASPALVELU Ennakkomateriaali luovutetaan pyynnöstä hallitukselle tai sen määräämälle. Asiakaspalvelu palvelee asumiseen liittyvissä asioissa puhelimitse, sähköisesti ja asiakaspalvelupisteessä toimiston aukioloaikoina. Asukkaiden ja osakkaiden tilausten, varausten, maksumuutosten, yhteydenottopyyntöjen ja neuvonnan hoitaminen ja taloyhtiön tiedotteiden seuraaminen on mahdollista myös taloyhtiön kotisivujen kautta osoitteessa Isännöitsijätoimiston aukioloaikojen ulkopuolella tulee ilmoitus pikaista toimintaa vaativista vahinkotapauksista tehdä huoltoyhtiön tai talonmiehen päivystysnumeroon. Saunavuorojen varausten ylläpitämisen hoitaa huoltoyhtiö. Muiden tilojen varausten hallinnan sekä taloyhtiön osakkaille tarjoamat valinnaiset lisäpalvelut hoitaa taloyhtiö. Taloyhtiön tulee ilmoittaa yhteys- ja vastuuhenkilöt sekä toimintamallit (vikatilanteissa toimiminen, varauskäytännöt, avainten hallinta ja laskuttaminen) isännöitsijätoimistolle. 6 ARKISTOINTI 7 HÄTÄTYÖ SKH arkistoi kuluvan ja edellisen tilikauden materiaalin omissa tiloissaan. Hankeasiakirjat säilytetään SKH:n tiloissa takuutöiden valmistumiseen asti, jonka jälkeen asiakirjat toimitetaan taloyhtiön arkistoon. SKH:lle ilmoitetussa hätätyötapauksessa, jossa taloyhtiö, sen asukkaat tai rakenteet ovat välittömässä vaarassa, tarvittavat toimenpiteet tilataan tilanteen edellyttämällä toimeksiannolla. Työajan ulkopuolinen päivystys tulee olla järjestetty huoltoliikkeen tai muun palveluntuottajan päivystyksen kautta. Työajan ulkopuolisen päivystyksen järjestäminen on hallituksen vastuulla. SKH-Isännöinti Oy 11/11