VJS rahastonhoitajakoulutus

Transkriptio

1 Jokainen VJS:n joukkue on velvollinen huolehtimaan joukkueensa 1. budjetoinnista 2. maksuliikenteestä 3. toimintamaksujen seurannasta 4. kirjanpidosta ja tilinpäätöksistä lakien ja asetusten mukaan. Jokaisella joukkueella on vanhempainkokouksessa valitut toimihenkilöt, jotka ovat vastuussa edellä mainituista tehtävistä

2 Kaikki joukkueen rahat ja omaisuus, joka on kerätty tai hankittu eri menetelmillä, on seuran omaisuutta, joka on joukkueen käytössä. Joukkueenjohtaja ja vastuuvalmentaja laativat yhdessä joukkueelle toimintasuunnitelman, joka ohjaa budjetointia

3 1. Budjetointi Budjetoinnista vastaa Jojo yhdessä rahastonhoitajan kanssa. Budjetti esitellään vanhempainkokouksessa, joka päättää budjetin lopullisen muodon. Tuottojen ja kulujen ryhmittelyssä käytetään samaa jakoa kuin VJS raportoinnissa. VJS kirjanpito Excelissä on budjetille oma välilehti Budjettikausi voi olla toimintakausi (esim. lokakuu syyskuu). Tai kalenterivuosi. Tai syksy/kevät. Joukkueen itsensä päätettävä, mutta seuranta on järjestettävä

4 1. Budjetointi Kulut johdetaan joukkueen toimintasuunnitelmasta yleensä eniten keskustelua herättävät varustehankinnat kaikkia maksuja on vaikea arvioida tarkasti, mutta historiatieto auttaa ei enempää menoja kuin pystytään hankkimaan tuloja kulut ryhmitellään samalla jaottelulla kuin raportointi VJS:lle jokainen kuluerä kannattaa kuitenkin eritellä budjettirivin alle kuluihin kannattaa ottaa mukaan VJS jäsenmaksu ja lisenssimaksu, jotka kerätään vanhemmilta. Riittävä budjettitarkkuus on kuluvan vuoden maksujen suuruus, koska seuraavan vuoden maksuja ei ole vielä vahvistettu

5 1. Budjetointi Tuotot keskustellaan avoimesti kaikista varainhankintakeinoista ja yritetään sitouttaa vanhemmat jos em. keinoja ei ole, niin kaikki menot on peitettävä vanhemmilta perittävillä toimintamaksuilla rahaa ei kannata kerätä paljon ennakkoon, koska siitä seuraa ongelmia, jos lapsi lopettaa pelaamisen talkoilla kerätyt varat tulevat joukkueelle eikä niitä korvamerkitä osallistuneiden vanhempien lapsille (HUOM! muutoin verottaja tulkitsee vanhempien hlökohtaiseksi tuloksi)

6 2. Maksuliikenne Pankkitilin avaaminen päätös pankkitilin avaamisesta ja käyttöoikeuksista vanhempainkokouksessa pöytäkirjassa oltava seuraavat merkinnät täydelliset nimet sotut teksti: päätettiin avata pankkitili ja myöntää tilin käyttöoikeus Matti Meikäläiselle (xxxxxx-xxxx) ja Maija Meikäläiselle (xxxxxx-xxxx) tili avataan joukkueen nimissä esim.vjs Celta-94 tai VJS Bayer Munchen-98 mukana pankissa oltava ne hlöt, joille käyttöoikeus myönnetty

7 2. Maksuliikenne pankkitiliin kannattaa liittää verkkopankin käyttöoikeus vaikka tili on joukkueen nimissä avattu, voidaan hyödyntää hlökohtaisia verkkopankkitunnuksia. Tämä menettely on pankkiryhmäkohtaista laskut ja muut veloitukset tililtä hyväksyy Jojo kuukausittain kirjanpito tiedoksi Jojolle toimintamaksujen suorituksiin jokaiselle lapselle oma viite helpottaa seurantaa on huomattavasti halvempaa palvelumaksujen kannalta pankista saa valmiita viitenumerolistoja

8 2. Maksuliikenne kaikki menot liityttävä joukkueen toimintaan budjetoimattomat menot on aina hyväksytettävä vanhempainkokouksella ottelumatkalla ostetaan pojille jäätelöt (OK) hankitaan pojille tuulipuvut (vanhempainkokous) aina mietittävä sitä, kattaako toimintamaksu tai muutoin kerätyt varat kuluerän jos ei kata, pitää toimintamaksua kerätä lisää ja se vaatii vanhempainkokouksen päätöksen vanhempainkokouksessa voidaan tehdä päätös, jonka mukaan Jojo ja rahastonhoitaja voivat keskenään päättää siitä, että toimintamaksu jätetään perimättä

9 3. Toimintamaksujen seuranta toimintamaksujen suuruus ja maksuaikataulu päätetään vanhempainkokouksessa budjetin käsittelyn yhteydessä jos vähän menoja, kerätään esim. puolivuosittain toimintamaksujen kerryttäminen on riippuvainen kulujen maksuaikataulusta eli huolehdittava siitä, että rahaa on maksaa velvoitteet. Yleinen käytäntö on se, että alkuvuonna kerätään suurempi summa, koska VJS jäsenmaksu ja lisenssit erääntyvät alkuvuonna pitäisi välttää systeemiä, jossa kerätään silloin, kun tarvitaan. Tästä seuraa aivan liikaa sähläystä sovittava etukäteen miten menetellään, jos lapsi lopettaa ja maksuja maksettu etukäteen. jokaiselle lapselle oma viite

10 3. Toimintamaksujen seuranta toimintamaksujen seurantaan löytyy VJS kirjanpito Excelistä oma välilehti sovittava etukäteen siitä, kuka ja miten maksamattomia toimintamaksuja karhutaan ja miten maksamattomuuteen suhtaudutaan kaikilla ei ole samanlainen perhe eikä samanlaiset mahdollisuudet inhimilliset tekijät huomioitava joukkueen toimihenkilöiden lapset maksavat myös toimintamaksuja VJS linjan mukaista EI ole kompensoida tehtyä työtä toimintamaksujen muodossa

11 4. Kirjanpito ja tilinpäätös Kirjanpito on sitä, että kerätään ja järjestetään tositteet, rekisteröidään niiden tiedot tietyn menetelmän mukaan ja saadaan tulokseksi laskelmat joukkueen taloudesta. Kirjanpidon kokonaisuus muodostuu joukkueen tuloista, kuluista, omaisuudesta, omista varoista ja veloista

12 4. Kirjanpito ja tilinpäätös Kirjanpitovelvollisuus koskee kaikkia joukkueita joukkueenjohtaja ja rahastonhoitaja vastaavat omat ja vieraat rahat pidettävä erillään Kirjanpitoaineisto paperia: lasku, kuitti, tiliote, pöytäkirjat, sopimus, liikekirje kirjanpitoaineistoa syntyy, kun asioidaan yritysten tai viranomaisten kanssa

13 Tositteet alkuperäisiä joukkueelle osoitettuja paperilla tai konekielisenä esim. kaikista tiliotteella olevista tapahtumista ei tarvitse olla erillistä kuittia, koska tiliotteella on tapahtumasta riittävät tiedot. Lisäselvityksenä voi olla turnauskutsu, sähköposti, tuloste webbisivusta tms. selvitys. aina pitää olla selvitys siitä, miten kulu liittyy joukkueen toimintaan käteisnostoista täytyy aina olla selvitys ja kuitit kuluista Tositteen sisältö päiväys mitä ja keneltä on ostettu mitä ja kenelle on myyty maksutositteessa oltava maksaja, maksun saaja ja maksun syy

14 4. Kirjanpito ja tilinpäätös Tositteiden järjestäminen tositteiden tulee olla aukottomia eli tiliotteet löydyttävä numerojärjestyksessä paras tapa on mapittaa tiliotteet järjestykseen kalenterivuosittain numerojärjestykseen vanhimmasta alkaen jokaisen tiliotteen alle järjestetään tositteet samaan järjestykseen kuin tapahtumat ovat tiliotteella

15 4. Kirjanpito ja tilinpäätös Määräajat ajantasaista kirjanpito kuukausittain tilinpäätös valmis tammikuun lopussa kultakin kalenterivuodelta VJS-yhteenveto toimitetaan seuralle mennessä Käteinen raha pääsääntöisesti kaikki rahaliikenne kannattaa keskittää pankin kautta

16 4. Kirjanpito ja tilinpäätös Tili ja tililuettelo tilillä on nimi tilille kirjattavat tapahtumat ovat samansisältöisiä tilin vasen puoli on debet eli veloitus tilin oikea puoli on kredit eli hyvitys tililuettelo on käytettävien kirjanpitotilien luettelo käytettävien tilien määrään vaikuttaa tarpeet tulojen ja menojen erittelyyn vrt. VJS raportointi

17 4. Kirjanpito ja tilinpäätös Tilikausi toiminnan tulos selvitetään 12 kuukauden välein eli tilikausittain tilikausi on sama kuin VJS:llä eli kalenterivuosi Tilinpäätös tilikaudelta laaditaan tilinpäätösraportti VJS:lle suoriteperusteinen aikaa tekemiseen 1 kk tilikauden päättymishetkestä päivättävä ja allekirjoitettava

18 4. Kirjanpito ja tilinpäätös Tilintarkastus jokaisella joukkueella oltava yksi tilintarkastaja, joka valitaan vanhempainkokouksessa

19 4. Kirjanpito ja tilinpäätös Miten kauan kirjanpitoaineistoa täytyy säilyttää? aineiston säilyttäminen joukkueen johdon vastuulla tositteet 6 vuotta (tiliotteet ja tositteet) kirjanpitokirjat 10 vuotta (Exceltaulukot ja tilinpäätösraportti) kirjanpitokirjat kannattaa tulostaa kunkin tilivuoden mapin päälle ja säilyttää samassa kansiossa tiliotteiden ja tositteiden kanssa

20 Matkakorvaus vapaaehtoisille vapaaehtoisille, palkatta seuran hyväksi toimiville ohjaajille, valmentajille ja muille vastaaville henkilöille voidaan maksaa kilometrikorvauksia ja päivärahoja seuran hyväksi tehdyistä matkoista ylärajat (vuonna 2007) 2000 kilometrikorvauksia ja 20 päivärahaa verovapaat maksimikorvaukset ovat samat kuin työsuhteessa olevillakin esim. 0,40 senttiä/kilometri korvaus voidaan maksaa esim. kodin ja harjoituspaikan välisistä matkoista jos matkoihin liittyy kuluja esim. julkisten kulkuneuvojen käytöstä ja kuitit löytyvät, niin verovapaalle korvaukselle ei ole ylärajaa vaan kaikki on verovapaata tehdään aina matkalasku, jonka perusteella korvaukset maksetaan

21 Ilmoitusvelvollisuus verottajalle kaikista maksuista tuomareille ja toimihenkilöille on oltava erittely, josta selviää suorituksen laatu (kilometrikorvaus, päiväraha, tuomaripalkkio jne.) sotu summa paras tapa selvityksille on matkalasku, josta VJS:llä on oma pohja edellä mainittuja suorituksia koskee kuitenkin ilmoitusvelvollisuus. Tiedot ilmoitetaan seuralle tammikuussa erillisen pyynnön mukaan. Jos joukkue maksaa palkkaa, täytyy huolehtia ilmoitusvelvollisuudesta ja lakisääteisistä maksuista. Tässä tapauksessa lisätietoja seuralta tai verottajan kotisivuilta. Palkka.fi-palvelu on tarkoitettu pientyönantajille kuten pienyrityksille ja kotitalouksille sekä erilaisille yhdistyksille ja järjestöille. Palvelu soveltuu palkanlaskentaan, jossa työntekijämäärä on samanaikaisesti keskimäärin 1-5 henkeä

22 Esityksen liitteet Kaikkien joukkueiden käyttöön on laadittu Excel pohja ja matkalaskupohja, joka yhtenäistää toimintatavan ja raportoinnin VJS:lle. Taulukossa on seuraavat välilehdet tilitapahtumat, johon syötetään jokainen tiliotteella oleva tapahtuma aikajärjestyksessä tilinumerot, joka on aputaulukko Tili_yhteenveto, joka laskee tilitapahtumista annetulla tilinumerolla yhteenvedon kululajeittain toimintamaksut, jota voidaan käyttää toimintamaksujen seuraamiseen Budjetti, johon voidaan suunnitella budjetti. Taulukossa on valmiina VJS:n kululajit. Täältä siirretään myös arvot vertailutiedoksi tili_yhteenvetotaulukkoon. VJS yhteenveto, johon kerätään tiedot suoraan tili_yhteenvedosta