Liite 6 Talousohjesääntö

Transkriptio

1 Liite 6

2 Sisällys 1. Yleistä seuran taloudenhoidosta Tehtävät ja vastuut Hallitus Toiminnanjohtaja Joukkueet Toimintasuunnitelman ja talousarvion tekeminen Omaisuuden hoito Tilinpäätös Tilintarkastus Joukkueiden taloudenhoito Tehtävät ja vastuut Toimintasuunnitelma ja talousarvio Varainhankinta Rahat ja omaisuus Joukkueen rahaliikenne Laskut Tositteet Kirjanpitomateriaalin toimitus Talouden seuranta Korvausten maksaminen joukkueen toimihenkilöille Kulukorvaukset Palkat ja palkkiot Juniorijoukkueiden kilpailumatkojen kustannusjako Maksut ja käytännöt pelaajasiirroissa Pelaajasiirto seuran sisällä Pelaajasiirto toiseen seuraan tai lopettaminen Joukkueen toiminnan päättyminen Taloudenhoitoa koskevat kysymykset ja ratkaisuvalta Ylöjärvi 2

3 1. Yleistä seuran taloudenhoidosta Kaikkea seuran taloutta hoidetaan kirjanpitolain ja -asetusten mukaisesti sekä hyvän kirjanpitotavan mukaan. Arpajaisten, keräysten sekä muun vastaavanlaisen varainhankinnan osalta noudatetaan niistä annettuja määräyksiä ja ohjeita. Yhdistyksen kaikki maksuliikenne tulee hoitaa pankkitilejä käyttäen. 1.1 Tehtävät ja vastuut Hallitus Tilien avaamisesta ja sulkemisista sekä tilinkäyttäjistä päättää seuran hallitus. Se antaa joukkueille luvan vaihtaa ja nimetä tilinkäyttäjiä seuran joukkuekohtaiselle tilille. Joukkueet vastaavat itse toimintansa kuluista. Hallituksen tehtävänä on huolehtia, että seuran talousarvion toteutumista seurataan. Hallituksen pöytäkirjaan merkitään kaikki olennaiset poikkeamat talousarvioon. Myös saadut lahjoitukset tulee merkitä pöytäkirjaan. Lainan ottamisesta ja henkilöstön palkkaamisesta päättää aina seuran hallitus. Seuran nimellä tehtäviä (laskuun tulevia) hankintoja ja sopimuksia saa tehdä vain hallituksen siihen valtuuttama henkilö. Seuran kirjanpito hoidetaan keskitetysti hallituksen päättämällä tavalla ja valvonnassa. Joukkueet hoitavat kirjanpitoon liittyvät velvollisuudet ja maksuliikenteen itsenäisesti talousohjesääntöjen mukaan Toiminnanjohtaja Toiminnanjohtaja raportoi puheenjohtajalle ja seuran hallitukselle seuran maksuvalmius- ja taloustilanteesta, myös palkkatilin saldon, jotta palkanmaksu voidaan suorittaa lain edellyttämällä tavalla. Seuran osto- ja myyntilaskutusta hoidetaan joko toiminnanjohtajan tai toimistotyöntekijän toimesta. Menot hyväksyy seuran puheenjohtaja ja toiminnanjohtaja tai heidän estyneenä ollessaan hallituksen erikseen hyväksymä henkilö Joukkueet Joukkue valitsee itselleen rahastonhoitajan tilikaudeksi kerrallaan. Rahastonhoitaja vastaa joukkueella olevista tileistä ja joukkueen maksuista. Rahastonhoitaja hoitaa joukkueen varojen käyttöä avoimesti ja rehellisesti sekä raportoi siitä säännöllisesti joukkueen pelaajien vanhemmille sekä seuralle talousohjesäännön mukaisesti. Rahastonhoitaja on tehtävissään seuran hallituksen alainen. Rahastonhoitaja allekirjoittaa kauden alussa seuran kanssa sopimuksen sekä osallistuu seuran järjestämiin koulutuksiin ja tilaisuuksiin. 1.2 Toimintasuunnitelman ja talousarvion tekeminen Seuran toimintasuunnitelman ja talousarvion laativat toiminnanjohtaja ja puheenjohtaja seuraavan tilikauden ajalle. Talousarvio perustuu toimintasuunnitelman pohjalta seuran tulevaan toimintaan. Seuran talousarvioon sisältyvät myös joukkueiden talousarviot. Talousarvio esitellään hallitukselle ennen alkavaa tilikautta ja hallitus hyväksyy talousarvion, kun se on kunnossa. 1.3 Omaisuuden hoito Kaikki toimijat ovat velvollisia huolehtimaan siitä, että heidän käytössään olevaa seuran omaisuutta pidetään tarkoituksenmukaisessa kunnossa ja säilötään turvallisessa paikassa. 1.4 Tilinpäätös Seuran tilikausi on xx xx. Hallitus huolehtii vuosittain yhdistyksen sääntöjen mukaisesti tilinpäätöksen hyväksymisestä ja sen esittämisestä kevätkokoukselle vahvistettavaksi sekä vastuuvapauden myöntämiseksi hallitukselle ja muille tilivelvollisille Ylöjärvi 3

4 1.5 Tilintarkastus Yhdistyksen säännöissä määrätään tilintarkastajan valinnasta yhdistyksen sääntömääräisessä syyskokouksessa. Tilintarkastus suoritetaan tilintarkastuslain mukaisesti ja tilintarkastajan lausunto käsitellään hallituksen kokouksessa yhdessä tilinpäätöksen kanssa sekä esitellään yhdistyksen kevätkokouksessa. 2. Joukkueiden taloudenhoito 2.1 Tehtävät ja vastuut Joukkueen talous on osa seuran taloutta. Kokonaisvastuu joukkueen taloudellisesta toiminnasta on kaikilla joukkueessa mukana olevilla pelaajilla ja juniorijoukkueissa pelaajien vanhemmilla. Taloudenhoidosta vastuu seuran suuntaan on joukkueenjohtajalla ja rahastonhoitajalla. 2.2 Toimintasuunnitelma ja talousarvio Toimintasuunnitelma muodostaa pohjan joukkueen talousarviolle. Talousarvio tehdään tilikausi kerrallaan ja sen tulee perustua joukkuekokouksen tai junioreilla vanhempainkokouksen hyväksymään toimintasuunnitelmaan. Toimintasuunnitelma ja talousarvio laaditaan seuran antamien ohjeiden mukaan. Talousarvion laatimiseen tarkoitettu pohja löytyy osoitteesta: Toimintasuunnitelman pohja löytyy osoitteesta: Talousarviosta on käytävä selville joukkueen arvioidut menot sekä menojen kattamiseksi hankittavat tulot. Talousarvio on laadittava siten, että joukkue pystyy tehtyä suunnitelmaa noudattamalla suoriutumaan kaikista sitoumuksistaan toimintakauden aikana. Joukkueen kauden menot voivat olla tuloja suuremmat ainoastaan sillä edellytyksellä, että joukkueella on aikaisemmilta kausilta varoja säästössä alijäämän rahoittamiseksi. Yhdistykselle tulevia maksuja ovat toimintamaksu, joka sisältää jäsenmaksun sekä muut vuosittain yhdistyksen vuosikokouksen hyväksymät maksut Varainhankinta Joukkueiden talouden perustana ovat pelaajien joukkuemaksut, talkoot ja muut erilaiset rahanhankintakeinot. Seuran ja joukkueen nimissä hankitut varat on käytettävä seuran tai joukkueen pelaajien hyödyksi. Varainhankinnassa on noudatettava verotukseen liittyviä lakeja ja asetuksia sekä huomioitava seuran asema yleishyödyllisenä yhdistyksenä. Kaikki veronkiertoon viittaavat järjestelyt on kielletty. Pienin yksikkö, jolle talkoo- tai sponsorituoton voi jakaa, on joukkue. Kaikki henkilökohtainen talkoo- tai sponsorivarojen jakaminen pelaajille on kielletty (ts. korvamerkittyä rahaa ei saa olla). Kukaan ei voi saada vapautusta kausimaksusta Rahat ja omaisuus Joukkueen tilillä olevat varat ovat seuran omaisuutta, joka on joukkueen käytössä toiminnan rahoittamiseksi. Joukkueen tilit ovat seuran tilejä, joiden käyttöoikeudet seuran hallitus myöntää joukkueen vastuuhenkilöille. Seuran hallitus päättää tilien avaamisesta, sulkemisesta ja käyttöoikeuksista. Joukkue ei saa avata omia pankkitilejä. Joukkueen nimissä olevaa pankkitiliä käyttävät kunkin joukkueen nimetyt vastuuhenkilöt, jotka yleensä ovat joukkueenjohtaja ja rahastonhoitaja. Nimeäminen tapahtuu joukkuekokouksessa ja junioreilla vanhempainkokouksessa Ylöjärvi 4

5 2.4 Joukkueen rahaliikenne Laskut Joukkueen kaikki rahaliikenne tulee hoitaa joukkueen pankkitilin kautta, jolloin jokaisesta maksutapahtumasta tulee merkintä tiliotteeseen. Käteisnostot tililtä eivät pääsääntöisesti ole sallittuja. Jos nostoon on pakottava tarve, siitä on sovittava etukäteen joukkueen johtoryhmän (joukkueenjohtaja, rahastonhoitaja ja vastuuvalmentaja) kanssa. Kirjanpitomateriaaliin tulee liittää välittömästi nostoa vastaavat käteiskuitit. Mikäli kuitit toimitetaan myöhemmin, nostosta tulee kirjoittaa selvitys noston tarkoituksesta ja tieto siitä, milloin kuitit liitetään kirjanpitoon. Joukkueen on maksettava kaikki laskunsa viimeistään eräpäivänä Tositteet Tositteita ovat laskut ja käteiskuitit. Niistä on käytävä ilmi: menotosite: ostettu tuote, tavara tai palvelu tulotosite: luovutettu suorite (esim. ilmoitustila, talkoosuorite, yms.) maksettu tai saatu rahasumma päivämäärä ostopaikka (liikkeen nimi) Tiliotteen tapahtumiin, joista ei ole tositetta kirjoitetaan selvitys tapahtuman laadusta Kirjanpitomateriaalin toimitus Tiliotteet, tositteet (kuitit, laskut) ja muu mahdollinen kirjanpitomateriaali tulee joukkueen rahastonhoitajan toimittaa seuran toimistolle seuraavan kuukauden 15 päivään mennessä annettujen ohjeiden ja käytäntöjen mukaisesti toteutettuna ( Talouden seuranta Kauden aikana joukkueen johtoryhmän tulee seurata toimintasuunnitelman ja talousarvion toteutumista. Joukkuekokous ja junioreilla vanhempainkokous hyväksyy talousarvion. Joukkueenjohtajan tulee yhdessä joukkueen johtoryhmän kanssa toimia tämän talousarvion puitteissa. Seurannan tekeminen on tärkeää, sillä tulojen ja menojen muuttuessa oleellisesti, joukkueen joukkueenjohtajan tulee kutsua uusi joukkuekokous ja junioreilla vanhempainkokous koolle ja hyväksyttää uusi talousarvio. Joukkueen johtoryhmä voi ilman joukkuekokousta ja junioreilla vanhempainkokousta alentaa kausimaksua, mikäli näyttää, että tilikauden tulos tulee olemaan oleellisesti parempi kuin budjetoitu. 3. Korvausten maksaminen joukkueen toimihenkilöille 3.1 Kulukorvaukset Kun joukkueelta veloitetaan kulukorvauksia esimerkiksi oman auton käytöstä, maksun saajan tulee tehdä veloitusten perusteista kirjallinen selvitys eli matkalasku ( Joukkueen rahastonhoitaja maksaa joukkueenjohtajan hyväksymää matkalaskua vastaan kulukorvauksen. Joukkueenjohtajan ja rahastonhoitajan tulee pitää huolta siitä, että verohallinnon ohjeita noudatetaan. Seuran toimihenkilöille maksamat rahalliset kulukorvaukset määrittelee seuran hallitus vuosittain. Ne maksetaan seuralle toimitettujen matkalaskujen perusteella kaksi kertaa vuodessa. Futsalkauden ( xx xx) osalta matkalasku tulee toimittaa seuran toimistolle helmikuun Ylöjärvi 5

6 aikana ja korvaukset maksetaan maaliskuussa. Jalkapallokauden (1.5.20xx xx) osalta matkalasku tulee toimittaa seuran toimistolle elokuun aikana ja korvaukset maksetaan syyskuussa. Koko kauden kestävien sopimusten osalta matkalaskun voi tehdä kokonaisuudessaan elokuussa tai puolet helmikuussa ja puolet elokuussa. Ikäluokan maksamien kulukorvausten suhteen suositellaan käytettäväksi samoja määräaikoja kuin seuran maksamien kulukorvausten kohdalla. 3.2 Palkat ja palkkiot Kun yksityisellä henkilöllä teetetään työtä esim. valmennusta, luennointia yms. ja siitä maksetaan suoraan kyseiselle henkilölle, on kysymyksessä palkanmaksu tehdystä työstä, jossa seura toimii työnantajan roolissa. Yhdistyksen palkkaamat henkilöt tulee hyväksyttää seuran hallituksella. Hallitus hyväksyy sopimuksen mukaiset palkat ja palkkiot sivukuluineen. 3.3 Juniorijoukkueiden kilpailumatkojen kustannusjako Ensisijaisesti mukaan lähtevät aikuiset ovat joukkueen toimihenkilöitä. Yhdistyksen suositus on, että lähtevä joukkue (eli mukaan lähtevät pelaajat) maksaa kolmen toimihenkilöiden matkan osuuden. Näiden kolmen matkalle lähtevän, joukkueen maksaman, aikuisen lisäksi matkalle lähtevät aikuiset sopivat keskenään kustannusten jaosta, ellei vanhempainkokouksessa muuta päätetä. 4. Maksut ja käytännöt pelaajasiirroissa 4.1 Pelaajasiirto seuran sisällä Kun pelaaja siirtyy seuran sisällä joukkueesta toiseen, joukkueiden johtoryhmät sopivat keskenään siirrosta ja pelaajan maksuista. Uuden joukkueen rahastonhoitaja selvittää maksut ja maksuperusteet pelaajan / pelaajan vanhempien kanssa. 4.2 Pelaajasiirto toiseen seuraan tai lopettaminen Pelaajan tai juniorin vanhemman tulee ilmoittaa joukkueenjohtajalle kirjallisesti (sähköposti) lopettamisensa joukkueessa. Mikäli pelaaja lopettaa tai siirtyy toiseen seuraan, kaikki kertyneet maksut tulee suorittaa seuralle ja joukkueelle. Mikäli maksut ovat kohtuuttomat, asia alistetaan hallituksen päätettäväksi. Pelaajasiirrot pistää alulle pelaaja tai pelaajan vanhempi Palloverkon kautta. Seuran puolesta pelaajasiirrot hyväksyy toiminnanjohtaja tarkistettuaan ensin joukkueen johtoryhmältä että velvoitteet joukkuetta kohtaan on suoritettu. Seura ei vastaa siirroista aiheutuneista kuluista. 5. Joukkueen toiminnan päättyminen Joukkue ei voi palauttaa joukkueen tilillä olevia yhteisiä varoja tai luovuttaa seuran omaisuutta yksityishenkilölle. Loppuvan joukkueen kaikki yhteiset varat ja omaisuus jäävät seuralle. 6. Taloudenhoitoa koskevat kysymykset ja ratkaisuvalta Epäselvissä ja tulkinnanvaraisissa tapauksissa joukkueenjohtaja, muu toimihenkilö tai yksittäisen pelaajan vanhemmat kysyvät ensin neuvoa talouteen liittyvissä asioissa seuran toiminnanjohtajalta ja puheenjohtajalta. Seuran hallituksella on lopullinen päätösvalta epäselvissä talousasioissa, ellei asia vaadi seuran kokouksen päätöstä Ylöjärvi 6