Torkinmäen koulun ja päiväkodin elinkaarihanke / hankkeen toteuttamisesta päättäminen ja toteuttajan valinta

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Torkinmäen koulun ja päiväkodin elinkaarihanke / hankkeen toteuttamisesta päättäminen ja toteuttajan valinta 952/02/08/00/2013 KH 638 Valmistelijat: tekninen johtaja Pauli Piiparinen puh , sivis tys joh ta ja Peter Johnson puh , rahoitusjohtaja Ja ri Saarinen puh , rakennuspäällikkö Olli Karikko puh , hankepäällikkö Outi Teirikangas-Lerssi puh , hankintapäällikkö Antti Tieva puh Asian taustaa Kokkolan kaupunginvaltuusto on päättänyt toteuttaa Torkin mä en koulun ja päiväkodin uudishankkeena ja elinkaarimallilla. Tä hän perustuen tekninen palvelukeskus ja kaupunginkanslia ovat kil pai lut ta neet elinkaarihankkeen hankintamenettelyssä tarvittavat kon sult ti pal ve lut. Hankkeen valmisteluun on saatu myös Tekesistä ra hoi tus ta. Kokkolan kaupunginhallitus on päättänyt, että hanke to teute taan seuraavalla tavalla: - Elinkaarihanke on kaksivaiheinen. Ensimmäinen vaihe on investointijakso, jonka aikana hankkeeseen valittu toteut ta ja/pal ve lun tuot ta ja vastaa kohteen suunnittelusta ja rakentamisesta. Kohteen valmistuttua alkaa pal ve lujak so, jonka aikana palveluntuottaja on velvollinen tuotta maan tilaajalle palvelusopimuksen mukaiset palvelut ja täyttämään muut palveluntuottajalle asetetut vel voit teet ja vastuut. - Torkinmäen elinkaarihankeen palvelujakson pituus on 20 vuotta ja palvelusopimuksen piiriin kuuluvat mm. kiinteis tön hoi to, rakennuksen kunnossapito, siivous ja ul koaluei den hoito. Tätä ratkaisua on pidetty tar koi tuk senmu kai sim pa na, jotta kaikkien osapuolten roolit ja ju ri diset vastuut on selkeästi eriytetty ja tiedossa. Tällöin myös elinkaarivastuiden riskienhallinta on optimaalisin. Kaupunginhallitus on myös päättänyt, että kil pai lut ta miseen liittyvät neuvottelut käydään syksyllä 2014 ja hankin ta pää tös voidaan tehdä joulukuussa Lisäksi kau pun gin hal li tus on päättänyt, että

2 - hankkeeseen nimetyn suunnittelutoimikunnan tehtävänä on huolehtia suunnittelunohjauksesta ja lopullisten tarjous ten arvioinnista sekä tehdä esitys hankkeen to teutta jak si valittavasta kaupunginhallitukselle; - suunnittelutoimikunnalla on oikeus kuulla ja käyttää apunaan tarvittavia asiantuntijoita; ja - palvelusopimuksen piiriin kuuluvat kaikki kiinteistön kuntoon mahdollisesti vaikuttavat toiminnot, kuten esim. kiin teis tön hoi to, rakennuksen kunnossapito, siivous ja ulko aluei den hoito. Hankkeen kilpailutuksessa käytettiin apuna konsulttikokoonpanoa, jo hon kuuluivat Rahoituksen neuvontapalvelut Inspira Oy (pro jek tinjoh to ja taloudellinen konsultointi), Asianajotoimisto Krogerus Oy (juri di nen konsultointi) sekä Ramboll CM Oy ja Ramboll Finland Oy (tek ni nen konsultointi). Hankintamenettelyn kulku Kilpailutus käynnistettiin hankintailmoituksen jul kai se misel la. Menettelynä on hankintalain mukainen kilpailullinen neu vot telu me net te ly. Määräaikaan mennessä saapui kolme osallis tu mis ha ke mus ta: 1) Lemminkäinen Oyj:n konserniyhtiöiden muodos ta ma yhteenliittymä; 2) Peab Oy; sekä 3) YIT Oyj:n ja Caverion Oyj:n konserniyhtiöiden muodostama yhteenliittymä. Kaikki yritykset täyttivät kelpoisuusehdot ja vähimmäisvaatimukset ja va lit tiin tarjoajiksi hankinnan neuvotteluvaiheeseen, joka käynnistyi alus ta van tarjouspyyntömateriaalin toimittamisella Peab Oy vetäytyi hankinnasta kesäkuun alussa. Muiden tarjoajien kanssa jär jes tet tiin yhteensä kuudet neuvottelut, joista ensimmäiset pidettiin ja viimeiset Neuvottelujen kuluessa ja niiden jälkeen lähetettiin tarjoajille yhteensä 11 lisäkirjettä, joiden muka na toimitettiin hankinnan tarjouspyyntö-, suunnittelu- ja so pi mus aineis ton luonnokset sen kehittyessä. Neuvotteluissa käsiteltiin suunnittelu- ja rakentamisvaiheen sekä palve lu- ja ylläpitovaiheen toteuttamista ja sille asetettuja ehtoja. Neuvot te lu jen tuloksena muodostui lopullinen toteutusmalli, jossa hankin ta me net te lyn tuloksena valittava palveluntuottaja vastaa Tor kinmä en koulun ja päiväkodin valmistumisen jälkeisestä ylläpidosta ja peruskorjauksista 20 vuoden palvelujakson ajan. Neuvotteluvaihe päättyi tarjoajille viimeisellä lisäkirjeellä toi mi tet tui hin täsmennyksiin. Lopullinen tarjouspyyntöaineisto oli julkais tu jo aiemmin. Tarjousten määräaikana oli ma klo 16. Määräaikaan

3 men nes sä tarjouksen jättivät Lemminkäinen PPP Oy sekä YIT Raken nus Oy / Caverion Suomi Oy. Tarjouspyynnössä oli asetettu hankinnalle vähimmäisvaatimuksia, jot ka koskivat muun muassa - suunnitteluratkaisun teknisiä ja toiminnallisia vaa ti muksia; - suunnitteluryhmän kokemusta ja osaamista; - suunnittelun ja rakentamisen projektisuunnitelman, pal ve lu jen ja ylläpidon projektisuunnitelman sekä pitkän täh täi men suunnitelman (PTS) sisältöä; sekä - rakentamisen energiatehokkuutta ja muita ym pä ris töta voit tei ta. Molempien tarjoajien tarjoukset täyttävät asetetut vä him mäis vaa timuk set. Tarjousten vertailu Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jos ta 40 % muodostuu laadusta ja 60 % hinnasta. Laatuarvioinnin on suorittanut suunnittelutoimikunnan arviointiryhmä, johon kuuluivat Kok ko lan kaupungin edustajina Outi Teirikangas-Lerssi, Olli Karikko, Pe ter Johnson, Pauli Piiparinen, Kai Kytölaakso, Hanna Pernu, Elina Myl ly nie mi, Antti Tieva, Elina Nissinen, Lassi Oikari ja Pentti Hai makai nen. Arvioinnin fasilitoijana ja arviointiryhmän sihteerinä toimi johta va asiantuntija, arkkitehti Eija Larkas-Ipatti Ramboll Finland Oy:stä. Arviointiryhmää avustivat myös muut konsultit. Arviointi suo ri tet tiin useissa kokouksissa marras-joulukuun 2014 vaihteessa. Laatuarvioinnissa käytetyt vertailuperusteet sekä tarjoajien saamat pis teet sanallisine perusteluineen on kuvattu yksityiskohtaisesti liittees sä A 45. Laatuarvioinnin yhteispisteet on esitetty liitteessä B 45 Esitys suunnittelutoimikunnalle Liite A 45 Liite B 45 Alla esitetään taulukkona lyhyesti vertailuperusteiden pääkohdat. Vertailuperusteet (max. 40 pistettä) Suunnitteluratkaisun pedagogiset perustelut ja innovatiivinen ke hitte ly -asiakirja (max. 5 p) Suunnitteluratkaisun toiminnallisuus ja innovatiivisuus var hais kasva tuk sen ja peruskoulun oppimis- ja opetusharjoitteluympäristönä (max. 18 p) Suunnitteluratkaisun kaupunkikuvalliset ansiot (max. 6 p)

4 Suunnitteluratkaisun ympäristöominaisuudet (max. 3 p) Suunnitteluratkaisun energiatehokkuus (max. 2 p) Projekti- ja PTS-suunnitelmat (max. 6 p) Tarjousten hintaosat oli annettu erillisissä kuorissa ja ne avattiin vasta, kun vähimmäisvaatimusten tarkastus ja laatuvertailu oli suo ri tet tu. Vertailussa käytetty tarjoushinnan nykyarvo laskettiin seuraavalla kaa val la: NPV (tarjous) = KH + PH + PTSH missä: NPV (tarjous) = Tarjoushinnan nykyarvo KH = Kohteen tarjottu rakennusurakan kokonaishinnan nykyarvo PH = Kohteen vuosittaisten kiinteistö- ja siivouspalveluiden, ener giakus tan nus ten nykyarvo PTSH = PTS-suunnitelman mukaisten toimenpiteiden nykyarvo Rakennusurakan nykyarvon laskennassa kohteen rakennusurakka dis kon tat tiin kohteiden vastaanottopäivästä oletettuun sopimusten alle kir joi tus het keen tammikuussa Kiinteä urakkahinta mak setaan kahdessa yhtä suuressa osassa kesäkuussa 2015 ja ke sä kuussa Kohteen kiinteistöpalveluiden, PTS:n ja energiakustannusten ny ky arvon laskennassa oletettiin, että vuosihinta maksetaan kerran vuodes sa, aina kunkin palvelujakson vuoden lopussa (diskonttaus oletet tuun sopimusten allekirjoitushetkeen allekirjoituspäivään , olettaen että vuosihinta maksetaan kerran vuodessa, aina kun kin palvelujakson vuoden lopussa). Kustannukset indeksoitiin (en nen diskonttausta) vuoden 2014 marraskuun kustannustasosta olet taen, että vuosittainen kustannustason nousu on 2,5 %. Diskonttauskorkona käytettiin 5,0 % p.a (nimellisarvoinen dis konttaus kor ko vuositasolla). Näin saadut tarjoushintojen nettonykyarvot on esitetty taulukossa alla: Osana tarjoushintojen käsittelyä verrattiin myös tarjoushintojen ny kyar vo ja erikseen laskettuun vertailuhinnan nykyarvoon, joka perustui ta lou del li sen konsultin avustuksella laadittuun kustannusarvioon. Ver tai lu hin nan nykyarvossa arvioitiin kustannuksia tilanteessa, jossa ra ken nus työ kilpailutettaisiin erillisinä urakoina ja kiinteistölle han kitta vat palvelut erillisinä sopimuksina. Tässä huomioitiin kohteen inves toin nin, kiinteistön ylläpidon ja palveluiden, pe rus kor jaus in vestoin tien sekä hankkeen riskien kustannukset elinkaarihanketta vas-

5 taa vas ti investointijakson ja 20 vuoden ylläpitojakson ajalta. Vertailun tuloksena todettiin, että molempien tarjousten tar jous hin tojen nettonykyarvot Torkinmäen koulun ja päiväkodin suunnittelusta, ra ken ta mi ses ta sekä 20 vuoden ylläpidosta olivat vertailuhintaa edulli sem pi toteuttamistapa hankkeelle. Tarjousten lopulliset kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaiset ver tai lu hin nat laskettiin seuraavalla kaavalla: missä: H = Tarjouksen vertailuhinta NPV (tarjous) = Tarjoushinnan nykyarvo L = Tarjouksen laatupisteet M = Laatupisteiden maksimimäärä P = Laadun painoarvo 0,4 Hankkeen rahoituksen kilpailutus Hankkeen rahoituksen kilpailutuksen valmistelevat toimenpiteet aloitet tiin elokuussa 2014 potentiaalisten rahoittajien kontaktoinnilla sekä tarjouspyyntöaineiston laatimisella. Varsinainen rahoituksen kilpai lu tus käynnistettiin lähetetyllä tarjouspyynnöllä. Tar jouspyyn tö lähetettiin seuraaville toimijoille, jotka vastasivat tarjouksiin seu raa vas ti: Danske Bank: jätti tarjouksen Handelsbanken: jätti tarjouksen Kuntarahoitus: jätti tarjouksen Pohjola Pankki: jätti tarjouksen SEB Leasing Oy: jätti tarjouksen Royal Bank of Scotland, Nordisk renting: ei jättänyt tarjousta Tarjoukset saatiin mennessä yhteensä viideltä toimijalta. Kun ta ra hoi tuk sel ta pyydettiin tarkennettu tarjous, joka saatiin , tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi. Tar jousten vertailun perusteella SEB (Skandinaviska Enskilda Banken) Leasing Oy valikoitui parhaaksi rahoittajaksi hankkeelle. SEB Leasing Oy:n tarjouksen mukaisessa leasingrahoitusmallissa Tor kin mä en koulu ja päiväkoti eivät tule kaupungin taseeseen, vaan koh tees ta maksetaan leasingvuokraa 20 vuotta, jonka aikana in vestoin nin rahoitettu pääoma lyhenee 50 % jäännösarvoon. Tämän jälkeen kaupungilla on mahdollisuus ostaa kohde jäännösarvoon tai

6 vel vol li suus osoittaa sille toinen ostaja. Rahoituksen marginaali on tar jouk ses sa investointivaiheen osalta 0,83 % ja käyttöjakson osalta 0,67 % ja rahoittajalla on mahdollisuus tarkistaa marginaalin taso 5 vuo den välein kohteen valmistumisesta lähtien. Rahoituksen jär jeste ly palk kio on 0,25 % rahoituksen määrästä. Leasingrahoituksessa itse kohde eli rakennettava uusi rakennus, joka tulee rahoittajan omistukseen, muodostaa rahoittajan ainoan vakuu den, eikä kaupungilta edellytetä rahoitukseen liittyen mitään li säva kuuk sia. Puheenjohtaja Torkinmäen koulun suunnittelutoimikunta esittää kau pun gin hal li tuksel le, että 1 Torkinmäen koulun ja päiväkodin elinkaarihankkeen toteut ta jak si valitaan tarjousvertailun (liite A 45 ja liite B 45) perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tar jouk sen jättänyt palveluntuottaja. 2 Torkinmäen koulun ja päiväkodin elinkaarihanke ra hoi tetaan leasingrahoitussopimuksella kil pai lut ta mis me net telys sä parhaaksi vaihtoehdoksi arvioidun rahoittajan kans sa (liite B 45). Tämä pykälä tarkastetaan tässä kokouksessa. Päätös Torkinmäen koulun suunnittelutoimikunta esittää kau pun gin hal li tuksel le, että 1 Torkinmäen koulun ja päiväkodin elinkaarihankkeen toteut ta jak si valitaan tarjousvertailun (liite A 45 ja liite B 45) perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tar jouk sen jättänyt palveluntuottaja. 2 Torkinmäen koulun ja päiväkodin elinkaarihanke ra hoi tetaan leasingrahoitussopimuksella kil pai lut ta mis me net telys sä parhaaksi vaihtoehdoksi arvioidun rahoittajan kans sa (liite B 45). Tämä pykälä tarkastettiin tässä kokouksessa. KH Liite A 638 Liite B 638

7 Oheismateriaalina PTS-vertailulaskelma ja toteutuksen ver rok ki laskel ma Kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus 1 valitsee Torkinmäen koulun ja päiväkodin elin kaa ri hankkeen toteuttajaksi YIT Oy:n ja Caverion Oy:n muo dos taman yhteenliittymän. 2 valitsee Torkinmäen koulun ja päiväkodin elin kaa ri hankkeen rahoittajaksi kiinteistöleasingillä SEB Leasing Oy:n. 3 päättää tarkastaa pykälän välittömästi. Käsittely Puheenjohtaja Laitila ilmoitti itsensä esteelliseksi asian esittelyn, käsittelyn ja pää tök sen teon ajaksi. Puheenjohtajana toimi II varapuheenjohtaja Salo. Jäsen Kemppainen esitti, että hankintapäätös viedään kau pun gin valtuus ton hyväksyttäväksi. Esitys raukesi kannattamattomana. Kemppai nen ilmoitti jättävänsä eriävän mielipiteen. Liite C 638 Eriävä mielipide Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi päätösesityksen.