Kunnanhallitus Kunnanvaltuusto Kunnanhallitus JUVAN ELINKAARIKAMPUS -HANKKEEN HANKINTAPÄÄTÖS

Transkriptio

1 Kunnanhallitus Kunnanvaltuusto Kunnanhallitus JUVAN ELINKAARIKAMPUS HANKKEEN HANKINTAPÄÄTÖS 166/10.06/2017 KHALL 234 (Asian valmistelijat kunnanjohtaja Mervi Simoska, puh , sivistysjohtaja Anne Haakana, puh ja vs. tekninen johtaja Vesa Kank ku nen, puh ) Juvan kunnanvaltuusto päätti kokouksessaan , että varhais kas va tuk sen tilaratkaisuissa edetään ns. Haahtelan selvityksen mukai ses ti ja opetuksen osalta edetään vaihtoehto A:n mukaisesti. Sa malla kunnanvaltuusto päätti, että hankkeiden suunnittelu käynnis tetään välittömästi. Haahtelan selvityksen mukaan kuntaan rakennet taisiin 100paikkainen päiväkoti, yhtenäiskoulu ja lukio sekä mahdol lisesti liikuntahalli. Kunnanhallitus on kokouksessaan nimennyt Kampus hank keel le suunnittelutoimikunnan. Sen jäseniksi nimettiin koko kunnan hal li tus, valtuuston puheenjohtajisto, päiväkotien, koulu jen se kä liikuntatoimen edustajat kunnan toimialajohtajien lisäksi. Tekni nen lau ta kun ta nimesi toimikuntaan omat edustajansa. Puheen joh tajaksi ni met tiin kunnanhallituksen puheenjohtaja ja sihteeriksi sivistysjohtaja. Kunnanvaltuusto linjasi kunnanhallituksen esityksen ja työryhmän teettämän selvityksen perusteella, että hanke toteutetaan elin kaa ri mal lil la ja leasingrahoituksella. Liikuntahalli toteutetaan tase lai nal la. Kampuksen sijainniksi päätettiin nykyisen koulukeskuk sen alue. Hankkeeseen hankittiin suunnittelutyöryhmän esityksen mukaisesti asian tun ti ja pal ve lui ta hankinnan kilpailutuksen lainopillisiin, teknillisiin ja taloudellisiin kysymyksiin kunnanjohtajan viranhaltijapäätöksillä 24/2018. Asiantuntijoiden kanssa käytiin aloituskokous, jossa käytiin läpi hankkeen toteuttamista ja aikataulutusta. Valmisteluvaiheessa todettiin, et tä hankkeelle on tarkoituksenmukaista nimetä suunnittelutoimikun taa sup peam pi neuvotteluryhmä, jonka tehtävänä on mm. valmistella kil

2 pi lu tus ta ja seurata sen etenemistä. Neuvotteluryh män tehtävänä on lisäk si ohjata prosessin etenemistä ja seurata kump panina toimivien asian tun ti joi den työtä. Kunnanhallitus päätti kokouksessaan nimetä neuvotteluryhmän jäseniksi suunnittelutoimikunnan puheenjohtajan, kunnanjohtajan, sivistysjohtajan, teknisen johtajan ja hallintojohtajan. Lisäksi neu vot te lu ryh mä voi kuulla muita asiantuntijoita. Neuvotteluryhmä rapor toi työstään kunnanhallitukselle ja Kampuksen suunnittelutoimikunnalle. Kunnanvaltuusto päätti kokouksessaan , että kampushank keen neuvotteluryhmälle annetaan valtuudet hyväksyä hankintailmoitus, toiminnalliset vaatimukset sekä muu alustava tarjouspyyntöaineisto kunnanhallituksen ja hankkeen suunnittelutoimikunnan linjausten mukaisesti ja että neuvottelutyöryhmä valtuutetaan käymään Kam pushank keen suunnittelua ohjaavat neuvottelut sekä kunnanhallitus valtuutetaan hyväksyminen hankkeen lopullinen tarjouspyyntöaineisto. Juvan kunnanhallitus linjasi mm. puun käyttöä rakenteissa sekä toiminnallisia vaatimuksia suunnittelutoimikunnan esitysten mukaisesti. Hankintamenettely Juvan elinkaarikampus hankkeen kilpailutus toteutettiin kilpailullisella neuvottelumenettelyllä. Hankintailmoitus julkaistiin julkisten han kin to jen ilmoituskanava HILMAssa Hankintailmoituksen mu kaiset taloudelliset ja rahoitukselliset sekä tekniset ja am matil li set vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita pyydettiin jät tämään osallistumishakemus mennessä. Määräaikaan mennes sä osallistumishakemuksen jättivät aakkosjärjestyksessä seuraavat ta hot: LipaBetoni Oy ja Rakennusliike U. Lipsanen ryhmittymä Lujatalo Oy NCC Suomi Oy Skanska Talonrakennus Oy:n ja Caverion Suomi Oy:n ryh mit tymä Suomen Hoivatilat Oyj:n, Uki Arkkitehdit Oy:n ja Rakennusliike Lap ti Oy:n ryhmittymä YIT Rakennus Oy

3 Kaikki osallistumishakemuksen jättäneet ehdokkaat täyttivät vähimmäisvaatimukset ja ne valittiin tarjoajiksi kilpailullisen neuvottelumenettelyn puitteissa järjestettyihin neuvotteluihin. Neuvottelujen kuluessa Juvan kunnan nimeämä neuvotteluryhmä täydennettynä käyttäjien edustajilla (4) sekä asiantuntijoilla neuvottelivat eh dok kai den kanssa erilaisista hankkeeseen ja sen toteuttamiseen liitty vis tä näkökohdista. Neuvottelukierroksia käytiin kevään ja syksyn aikana yhteensä viisi. Tar joa jis ta LipaBetoni Oy / Rakennusliike U. Lipsanen ryhmittymä ja NCC Suomi Oy ilmoittivat neuvottelu vaiheen alkupuolella jättäytyvänsä pois kilpailusta. Tarjouspyyntö ja vähimmäisvaatimukset Neuvottelujen jälkeen ehdokkailta pyydettiin neuvotteluissa esitettyihin ja määritettyihin ratkaisuihin perustuvat tarjoukset. Juvan kunnanhallitus hyväksyi lopullisen tarjouspyynnön kokouksessaan Lopullinen tarjouspyyntö liiteaineistoineen toi mi tet tiin tarjoajien saataville Lopulliset tarjoukset oli jätet tä vä mennessä. Kaikki neuvotteluvaiheen loppuun saakka osallistuneet neljä tarjoajaa jättivät tarjouksen määräaikaan mennes sä. Tarjouspyynnössä oli asetettu hankinnalle vaatimuksia, jotka koskivat muun muassa: teknisiä vaatimuksia toiminnallisia vaatimuksia energiatehokkuutta suunnitteluryhmän ja projektiorganisaation pätevyyttä ja ko kemus ta kunnossapidon PTSsuunnitelman sisältöä suunnittelun ja rakentamisen projektisuunnitelman sisältöä ylläpidon ja palveluiden projektisuunnitelman sisältöä Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus ja vaatimusten täyttyminen tarkistettiin ennen tarjousten vertailua. Kaikkien tarjoajien tarjoukset todet tiin olevan tarjouspyynnön mukaisia ja täyttävän vähimmäis vaatimukset. Tarjousten hintalaatusuhteen arviointiperusteet ja arvioinnin toteut ta mi nen

4 Tarjousten valintaperusteeksi oli tarjouspyynnössä määritelty kokonais taloudellinen edullisuus, jonka perusteena käytetään parasta hintalaa tu suh det ta. Hintalaatusuhteen arvioinnissa hinnan painoar voksi oli annettu 50 % ja laadun painoarvoksi 50 %. Laatuarvioinnin vertailuperusteet on kuvattu tarkemmin liiteaineistossa. Vertailuperusteiden pääkohdat olivat seuraavat: Suunnitteluratkaisu Toiminnallisuus sisätilat piha ja ulkoalueet Arkkitehtoniset ja kaupunkikuvalliset ratkaisut Ekologisuus ja ympäristötavoitteet Toteuttamisen arviointi Suunnittelun ja rakentamisen toteutus Ylläpidon ja palveluiden toteutus PTSsuunnitelmat Yhteensä Painoarvo laa tu arvioin nis sa (53) (15) Tarjoajat esittelivät tarjouksensa laatuosiota ja tarjousten laa tu ar vioin ti suoritettiin Tarjousten laatuarvioinnin suo rit ti 9 henkilön muodostama arviointiryhmä vertailuperusteiden mu kai ses ti. Laatuarvioinnin lopputulos perusteluineen on kuvattu lii teai neis tos sa. Tarjoushinnan arviointiperusteena käytettiin tarjoushinnan nykyarvoa, jo ka koostui rakennusurakan, vuosittaisten kiinteistöpalveluiden ja ener gia kus tan nus ten sekä vuosittaisten PTSinvestointien nykyarvoista. Vertailussa käytetty tarjoushinnan nykyarvo (NPV) laskettiin kaavalla NPV(tar jo us) = KH x T + PH + PTSH KH = Kohteen tarjottu rakennusurakan kokonaishinta T = Tavoitehintakerroin, joka saa arvon [1,00], kun KH on pienempi tai yhtäsuuri, kuin tilaajan tavoitehinta X ja arvon (KH/X)2, kun KH suurempi kuin tilaajan tavoitehinta X PH = Kohteen vuosittaisten kiinteistö ja siivouspalveluiden ja energiakustannusten nykyarvo PTSH = Kohteen vuosittaisten PTSinvestointien nykyarvo

5 Hankkeen investointivaiheen tavoitehinnaksi oli tarjouspyynnössä asetet tu 19,5 M Rambollin tekemän arviolaskelman mukaisesti. Kohteen kiinteistöpalveluiden, PTSinvestointien ja energiakustannusten nykyarvon laskennassa oletettiin, että vuosihinta maksetaan ker ran vuodessa, aina kunkin palvelujakson vuoden puolivälissä (diskon ta taan oletettuun sopimusten allekirjoituspäivään). Kustan nukset in dek soi tiin (ennen diskonttausta) vuoden 2018 marraskuun kus tannus ta sos ta olettaen, että vuosittainen kustannustason nousu on 2,5 %. Dis kont taus kor ko na käytettiin 5,0 % p.a (nimellisarvoinen dis konttaus kor ko vuositasolla). Tarjoushinnat esitettiin erillisellä tarjouspyyntöön liitetyllä hintalomakkeella. Tarjousten hintaosio avattiin lopullisten laatupisteytysten jäl keen iltapäivällä. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu suoritettiin edel lä kuvattuun parhaan hintalaatusuhteen arviointina alla olevan kaa van mukaisesti: jossa: H = Tarjouksen vertailuhinta NPV (tarjous) = Tarjoushinnan nykyarvo L = Tarjouksen laatupisteet M = Laatupisteiden maksimimäärä Q = Laadun painoarvo (50 %) Tarjousten hintavertailu ja kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu on esitetty liiteaineistossa. Tarjousvertailun lopputulos Hankkeen suunnitellussa aikataulussa pysyminen edellyttää, että sopimusneuvottelut voittaneen tarjoajan kanssa aloitetaan välittömästi. Neu vot te luis sa voidaan tehdä sopimusaineistoon enintään vähäarvoisia sopimusmuutoksia, täsmennyksiä ja tarkennuksia, jotka eivät vaikuta hankinnan yleiseen luonteeseen. Lisäksi neuvotteluissa koo taan yhteen sopimuksen laaja liiteaineisto. Lopulliset sopimukset elinkaarihankkeen toteutuksesta on tarkoitus allekirjoittaa heti hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Elinkaarihanke pitää sisällään sekä ra

6 ken nus urak kaa koskevan sopimuksen että 20 vuoden palvelusopimuksen elinkaarivastuusta. Elinkaarihanketta koskeva esittely on asialis tan oheismateriaalina. Liiteaineistot ovat kokonaisuudessaan ennen kunnanvaltuuston hankin ta pää tök sen tekemistä eijulkisia (viranomaisten toiminnan jul kisuu des ta annetun lain 6 :n 3) kohta ja 7, sekä 24 :n 17) kohta), joten luottamushenkilön ei tule antaa siitä tietoa muille. Päätöksen te kemi sen jälkeen aineisto on julkinen asianosaisille eli tarjoajille. Yleisöjulkiseksi aineisto tulee, kun sopimukset on allekirjoitettu. Salas sa pidettävät tiedot (esim. liikesalaisuudet) eivät kuitenkaan ole asi an osais tai yleisöjulkisuuden piirissä missään vaiheessa. Oheismateriaali ja kuvamateriaali esitetään kokouksessa. Tarjousten laa tu ar vioin nin perusteet sekä tarjousten hinta ja laatuvertailu liitetään liitteiksi kunnanvaltuuston pöytäkirjaan. Kunnanjohtaja: Kunnanhallitus päättää esittää kunnanvaltuustolle, että edellä ja oheisma te ri aa lis sa kuvatulla tavalla toteutettavan Juvan elin kaa ri kam puksen toteuttajaksi valitaan YIT Rakennus Oy (Ytunnus ). Hankkeen toteutuksen valmistelu YIT Rakennus Oy:n kanssa käyn niste tään välittömästi ja hankkeen toteutus sopimusaineiston al le kir joit tami sen jälkeen. Sopimus syntyy vasta sopimuksen al le kir joi tuk sin, ja sopimus allekirjoitetaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. So pimuk sen allekirjoittavat kunnan puolesta kunnanhallituksen pu heen johta ja ja kunnanjohtaja. Päätös: Kunnanhallitus hyväksyi esityksen yksimielisesti. KVALT Oheismateriaali ja kuvamateriaali esitetään kokouksessa. Tarjousten laa tu ar vioin nin perusteet sekä tarjousten hinta ja laatuvertailu liitetään liitteeksi kunnanvaltuuston pöytäkirjaan. Kunnanhallitus: Kunnanvaltuusto päättää valita edellä ja oheismateriaalissa kuvatulla ta val la toteutettavan Juvan elinkaarikampuksen to teut ta jak si YIT Raken nus Oy:n (Ytunnus ). Hankkeen toteutuksen valmistelu YIT Rakennus Oy:n kanssa käyn nis

7 te tään välittömästi ja hankkeen toteutus sopimusaineiston al le kir joit tami sen jälkeen. Sopimus syntyy vasta sopimuksen al le kir joi tuk sin, ja sopimus allekirjoitetaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. So pimuk sen allekirjoittavat kunnan puolesta kunnanhallituksen pu heen johta ja ja kunnanjohtaja. Päätös: Riku Tolvanen Capex Advisors Oy:stä ja Kimmo J. Niemi Ramboll Oy:stä esittelivät asiaa kokouksessa. Keskustelun aikana valtuutettu Ano Turtiainen esitti asian pöydälle jättämistä. Esitys raukesi kannattamattomana. Kunnanvaltuusto hyväksyi kunnanhallituksen esityksen yk si mie li sesti. Ano Turtiainen ilmoitti jättävänsä päätökseen eriävän mielipiteen. KHALL (Asian valmistelija kunnanjohtaja Mervi Simoska, puh ) Kunnanhallitus on kokouksessaan laittanut kokoon tu neen kunnanvaltuuston päätökset täytäntöön. Hankintasopimukset Juvan elinkaarikampuksen toteuttamisesta on alle kir joi tet tu Juvan kunnan ja YIT Suomi Oy:n kanssa. Asiakirjat ovat esillä kokouksessa. Kunnanjohtaja: Kunnanhallitus merkitsee asian tiedokseen ja esittää sen edelleen kunnan val tuus tol le tiedoksi.