Kansaneläkelaitos. Laaja toiminnanohjausjärjestelmä päivittäisessä käytössä kokemuksia Kelassa. ValtioExpo Jukka I Hänninen

Transkriptio

1 Laaja toiminnanohjausjärjestelmä päivittäisessä käytössä kokemuksia Kelassa ValtioExpo Jukka I Hänninen

2 Elämässä mukana muutoksissa tukena Turvaamme väestön toimeentuloa, edistämme terveyttä ja tuemme itsenäistä selviytymistä. Kelan toiminta-ajatus

3 Kelan hoitamat etuudet 1937 alkaen Takuueläke Vammaisten tulkkauspalvelu Suluissa etuuksien alkamisvuodet ennen kuin ne tulivat Kelan hoidettaviksi.

4 Kelan palveluverkko vuonna 2011 Vakuutuspiirejä 25 kpl Toimistoja 218 kpl Sivuvastaanottoja 3 kpl Yhteispalvelupisteitä 123 kpl Toimistopalvelun lisäksi palvelua hoidetaan monikanavaisesti valtakunnallisen puhelinpalvelun, verkkopalveluiden, postipalvelun, erikoisyksiköiden sekä suorakorvauksen avulla.

5 Kelan organisaatio

6

7 Kelan ratkaisukartta

8 Kelan ratkaisun laajuus - ratkaisukartta Taloushallinto Ulkoinen laskenta (FI) Sisäinen laskenta (CO) Yritysrahoitus (CFM) Kassan hallinta (CM) Ostoreskontra (AP) Myyntireskontra (AR) Laskutus (SD) Investointien hallinta (IM) Käyttöomaisuuden kirjanpito (AA) Tietovarastoratkaisu (BW) Henkilöstöhallinto Henkilöstösuunnittelu (HCM) Henkilöstötied Organisaa-tion on hallinta hallinta (OM) (PA) Henkilöstön itsepalvelut (ESS) Ajan hallinta (TIME) Matka-hallinta (TRAVEL) Henkilöstön kehittäminen (PD) Koulutuksen hallinta (TEM) Rekrytointi (erecruiting) HR RaportointiPalkka-hallinto Materiaalihallinto Materiaalien hallinta (MM) Varaston hallinta (IM) Laiterekisteri (PM) Sähköinen kilpailutus SRM) Hankinta portaali (EBP) Kiinteistöjen hallinta (RE) Töiden ja resurssien ohjaus Ajan hallinta (TIME) Työvuorosuunnittelu (Workforce Dep.) Töiden ja resurssien ohjaus (Workforce Mgt.) Asiakassuhteiden hallinta Asiakkuuden hallinta (CRM) Sähköistä kilpailutusta ei otettu käyttöön, koska hankkeen alkuperäiseen hankinnan toimintatapoihin tehtiin muutoksia, ja siirryttiin käyttämään Hanselin palveluja.

9 Kelan ratkaisun laajuus toiminta käytännössä Kaikki kelalaiset ovat käyttäjiä eli käyttäjiä on noin Yhtenäiset prosessit ja toimintamallit sekä niiden ohjaus toiminnanohjausjärjestelmä Yhdet säännöt kaikille ja kaikkialla Kelassa Yhdenkirjauksen periaate integroitu järjestelmä Liittymät etuusjärjestelmiin järjestelmä toimii masterjärjestelmänä mm. organisaatiotiedon ja henkilötietojen osalta muille järjestelmille sekä käyttövaltuuksien hallinnalle Läpinäkyvyys ja raportointi reaaliaikaista, yhdenmukaisesti kaikille

10 Kelan ratkaisun laajuus toiminta käytännössä Käytössä olevia käyttöliittymiä on kolme GUI, portaali ja Adobe Interactive Forms (ylläpidossa SSO GUI) Käyttäjän kannalta loogisuudessa on parannettavaa välillä asia tehdään portaalissa ja välillä perusjärjestelmässä, tekstit ja painikkeet eivät ole loogisesti aina samoja tai toimi samoin Käyttäjien palautteen mukaan liittymä ei ole intuitiivinen Talous käyttää vain GUI:ta ammattilaisten valinta Hankkeen jälkeen ei ole ollut yhtään suunnittelematonta käyttökatkoa eikä vakavaa virhettä erekryn toimii, mutta toiminnassa on edelleen puutteita eikä se välttämättä ole tukenut aina parhaalla mahdollisella tavalla Suomessa yleisesti käytössä olevia malleja yhtään rekrytointia ei ole mennyt pieleen asian takia

11 Asetetut tavoitteet <-> tulokset Tukiprosessien uudistus ja niitä tukeva toiminnanohjausjärjestelmä ilman räätälöintiä - lähes Yhtenäiset ja tehokkaat prosessit läpi Kelan huomattava parannus, parantaminen jatkuu Resurssien käytön optimointi tarvitaan kehittämistä, järjestelmä mahdollistaa Ohjauskustannusten pienentäminen hallinnollinen työ vähentynyt Yhden kirjauksen periaate toteutunut lähes täydellisesti Rutiinivaiheiden automatisointi toteutunut lähes täydellisesti Raportoinnin ajantasaisuus reaaliaikaista, käytössä kehitettävää Prosessin läpinäkyvyys käsite, jota ei täysin ymmärretä Prosessien toiminnan tehokkuuden ja laadun mittaamisen mahdollistuminen vrt hallinnollinen työ, ei osata vielä hyödyntää oikein Prosessien yhteisten perustietojen hallinnan, ylläpidon ja omistajuuden selkeä vastuutus ja dokumentointi alkuun erittäin vaikea asia, mutta 2010 lopussa alkanut selkiytyä Prosessien kehitystyön lisäksi keskeisenä teemana oli prosessien yksinkertaistaminen sekä noin 40 itse tehdyn tai ostetun ohjelmiston korvaaminen tavoitteet saavutettu.

12 Tuloksia numeroiden valossa Hallinnollinen työ vähentynyt 6-8% 2007 jälkeen ja vuonna 2010 vähennys oli noin 2 % (120 htv ja 3,0 Meuroa) - järjestelmän käyttö on arkipäiväistynyt. Perustuu Kelan sisäisen (toiminto-)laskennan raportteihin ja jatkuvaan seurantaan Investointikustannukset olivat noin 24,0 Meuroa Ylläpito, ongelmanhallinta ja jatkuva kehittäminen tarvitsee Kelassa vuosittain sovelluspuolella htv ja ostopalveluja noin 170 htp. Vuosittain alle 100 tukipyyntöä ulkoiselle palveluntuottajalle (sis. Service Rrequestit) Ylläpidon, ongelmanhallinan ja kehittämisen vuosittaiset ulkoiset menot ovat noin euroa.

13 Jatkokehittäminen ja käytön laajentaminen Arkkitehtuurilinjaus: SAP on Kelan kaikkien hallinnollisten järjestelmien alusta investoinnista kaikki hyöty irti. Sidosryhmäorganisaatioiden hallinta asiakas, toimittaja, kumppani Raportointi- ja tietovarastoratkaisut Käyttöliittymän kehittäminen Interactive Adobe Forms erekryn uudistaminen Julkishallinnon SAP yhteistyö? Voisiko SAP olla myös muuta kuin hallinnollisten järjestelmien alusta selvitettävä vaihtoehto?

14 Yhteenveto ja kysymykset Kelan SAP ratkaisu toimii ja on vakaa. Paljon löytyy edelleen kehitettävää ja parannettavaa, mutta tärkeintä on, että mitään vakavaa ongelmaa ei ole ollut missään vaiheessa. Suurimmat haitat ovat käyttäjäystävällisyydessä, mikä aiheutuu loogisuuden puutteesta yksittäisen käyttäjän toiminnoissa lähinnä esimiehillä.

15 Kiitos mielenkiinnosta! Yhteydenotot Sähköposti: Puhelin: tai