Oikeusministeriö. Demokratia.fi-uudistuksen vaatimusmäärittely ja tarjouspyyntö. Tarjous asiantuntijapalveluista, North Patrol Oy 28.4.

Transkriptio

1 Oikeusministeriö Demokratia.fi-uudistuksen vaatimusmäärittely ja tarjouspyyntö Tarjous asiantuntijapalveluista,

2 Kiitos tarjouspyynnöstänne Tässä tarjouksessa kuvataan lyhyesti sekä ehdotuksemme siitä, kuinka voimme olla oikeusministeriön tukena, kun Demokratia.fi-palvelun uudistukselle kilpailutetaan tekninen toteuttaja. Yrityksemme on erikoistunut tukemaan verkkopalvelujen tilaajia hankintojen suunnittelussa, konseptin ja vaatimusten määrittelyssä ja toteutustyön kilpailuttamisessa. Tarjouksemme perustuu Oili Salmisen kanssa käytyihin keskusteluihin, joissa on todettu ministeriön tarve määrittelydokumentin ja tarjouspyynnön laatimisesta. Toivomme tarjouksemme johtavan yhteistyöhön hankkeessanne. 2

3 Verkkopalveluhankintojen neuvonantaja tarjoaa tukea verkkopalvelun tilaajalle internet-, intranet- ja extranet-projekteissa. Autamme asiakkaitamme hankkeiden suunnittelussa, vaatimusten määrittelyssä sekä teknologia- ja toimittajavalinnoissa. Toimimme myös projektien läpiviennin tukena ja lopputulosten arvioijana. Tunnemme hyvin verkon mahdollisuudet, teknologiat ja alan toimijat. Riippumattomana konsultti-yhtiönä voimme tukea asiakkaitamme valitsemaan omiin tarpeisiinsa parhaiten sopivat ratkaisut. North Patrolin ovat perustaneet verkkopalvelujen asiantuntijat Sami Kalanen ja Perttu Tolvanen. Lisätietoja verkossa: 3

4 Palvelumme tilaajan tueksi 1. HANKKEEN VALMISTELU 2. KONSEPTI- SUUNNITTELU 3. VAATIMUS- MÄÄRITTELY 4. TEKNOLOGIA- VALINTA 5. HYVÄ TARJOUSPYYNTÖ 6. KILPAILUTUKSEN LÄPIVIENTI 7. OHJAUSRYHMÄ- TYÖSKENTELY 8. KOULUTUS JA SEMINAARIT 4

5 Ehdottamamme projekti 5

6 Demokratia.fi-palvelun kehittämistilanne Demokratia.fi on palveluportti, joka avaa näkymiä ja mahdollisuuksia suomalaisen kansalaisyhteiskunnan erilaisiin vaikuttamiskanaviin. Vuoden 2015 aikana on vielä mahdollista toteuttaa palveluun kehittämistöitä ja uusia ominaisuuksia osana SADe-ohjelmaa. Maalis-huhtikuussa 2015 on OM suunnitellut Demokratia.fi-palvelulle uuden palvelumallin, sisältökonseptin ja käyttöliittymämallinnukset. Nämä on toteutettu määrittelyksi palvelusta, sen käyttöliittymistä ja toiminnallisuuksista. Verkkopalvelu on päätetty toteuttaa kustannustehokkaalle ja joustavalle Wordpressalustalle: tarkoituksena on päästä toteuttamaan uutta palvelua mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti heti kesälomien 2015 jälkeen. Teknisen toteutuksen kustannukset nousevat kuitenkin yli kynnysarvon , joten tarjouspyyntö teknisestä toteutuksesta on esitettävä julkisesti HILMA-palvelussa. Kilpailutuksen sujuminen ongelmitta ja hankintalain mukaisesti vaatii tarjouspyyntödokumentaatiolta kattavuutta, tarkkuutta ja huolellisesti mietittyjä vertailukriteerejä. Tarjouspyyntöaineiston laadukkuuden takaamiseksi on pyydetty tarjousta North Patrolilta, joka on erikoistunut hankintojen konsultointiin. 6

7 Projektin käynnistys Projekti käynnistetään OM:n esittämällä tilauksella, ja tämän yhteydessä sovitaan myös tapaamisten ajankohdista. OM lähettää valmistuneet konsepti- ja määrittelymateriaalit North Patrolille. North Patrolin konsultit tutustuvat materiaaliin ja analysoivat sen riittävyyttä kilpailutusta varten. OM voi myös esitellä esimerkiksi puhelinpalaverissa muita tärkeimpiä taustatietoja, jotka liittyvät palvelu-uudistukseen. Tämän pohjalta konsultit laativat esityksen suunnittelutyöpajaan. 7

8 Määrittelytyöpaja OM:n verkkosuunnittelijoiden kanssa järjestetään 2-3 tunnin työpaja konseptoidun palvelun vaatimusten tarkentamiseksi ja läpikäymiseksi. Työpajassa tarkennetaan ne toiminnallisuudet, ylläpitotyökalut ja tekniset ratkaisut, jotka uuteen verkkopalveluun halutaan toteutettaviksi. Sivujen elementit, sisällöt, rakenteet ja käyttöliittymätoiminnallisuudet teknisen toteutuksen kannalta. Tarvittavat ohjelmalliset ratkaisut sekä esityslogiikka. Noudatettavat ohjeistot ja standardit. Muut tekniset reunaehdot ja vaatimukset. Vaatimukset toimittajalla ja toteutusprojektille. Konsulttimme vastaavat työpajan valmistelusta, vetämisestä ja tulosten dokumentoimisesta. Emme toimita työpajoista erillisiä muistioita, vaan kaikki lopputulokset kirjataan suoraan lopputuloksena syntyvään vaatimusmäärittelydokumenttiin. 8

9 Kilpailutusdokumenttien laatiminen Käsittelyn jälkeen konsulttimme laativat tai tarkentavat kootun aineiston perusteella vaatimusmäärittelyn hankittavasta kokonaisuudesta. Vaatimukset dokumentoidaan sillä tasolla, että palvelun Wordpress-toteutuksen kilpailutus on mahdollista. Määrittelyn kuvaukset ja jäsennykset kirjoitetaan Wordpressin kyvykkyyksien valossa, mutta yksityiskohtia ei tarkenneta tarpeettoman pitkälle: nämä jäävät toimittajan parhaiden käytäntöjen mukaan suunniteltaviksi Lisäksi konsultit laativat tarjouspyyntödokumentin ja siinä tarvittavat liitteet, joissa korostuvat juuri tähän hankintaan olennaisimmin vaikuttavat seikat. Siinä asetetaan toimittajalta, ratkaisulta ja toimitusprojektilta edellytettävät vaatimukset sekä laaditaan tarjousten vertailussa käytettävät kriteerit ja näiden edellyttämät liiteasiakirjat (hinnoittelulomakkeet, laadulliset kriteerit, tarjouksen kuvauslomakkeet tarjoajien täytettäviksi jne.). Loppudokumentteina syntyvät kaikki ne dokumentit, joita OM tarvitsee julkista kilpailutusta varten. Dokumentit lähetetään asiakkaan projektiryhmän katselmoitaviksi ja kommentoitaviksi. Asiakas kokoaa kommentit ja toimittaa niistä yhteenvedon konsulteille. Kommentit käsitellään yhteisessä katselmointipalaverissa, jossa sovitaan dokumentteihin tehtävistä muutoksista ja täydennyksistä. Viimeistelemme dokumentaation katselmoinnissa sovitulla tavalla ja toimitamme valmiin tarjouspyyntömateriaalin OM:n käyttöön julkaistavaksi HILMA-palvelussa julkisena hankintana. 9

10 Hankkeen kokonaisaikataulu Projekti voidaan käynnistää, kun Demokratia.fi-palvelun uusi konsepti on dokumentoitu. Määrittelytyöpaja pidetään toukokuussa Tarjouspyyntödokumentit laaditaan toukokuun loppuun mennessä, jotta ne saadaan katselmoitua ja viimeisteltyä kesäkuun alkuun mennessä OM voi julkaista tarjouspyynnön HILMAssa kesäkuun alkuviikoilla, esim. viikolla 24 Tarjousten deadline on heinäkuun lopussa OM hoitaa toimittajavalinnan ja sopimusneuvottelut heinä-elokuun taitteessa, jotta toteutustyöhön päästään tarttumaan viipymättä elokuun aikana Käyttöönottoon päästään vaiheittain jo lokakuun aikana 10

11 Asiakkaan tehtävät ja resurssitarve Asiakkaan yhteyshenkilö Lähettää ja taustoittaa konseptimateriaalit + tarkentaa näitä ja muita tarvittavia taustatietoja esim. puhelinpalaverilla toukokuun alussa (2-3 h) Sopii aikataulut työpajatyöskentelylle, kutsuu kokoon työpajan osallistujat, hoitaa kokousjärjestelyt (2-3 h) Kokoaa yhteen kilpailutusdokumentteihin annetut kommentit ja toimittaa ne North Patrolin konsulteille (2-3 h) Hoitaa valmistuneen dokumentaation eteenpäin kilpailutusta varten Määrittelytyöpaja Demokratia.fi-palvelun suunnittelijat (2-5 henkilöä) osallistuvat määrittelyn tarkennustyöpajaan (2-3 h) toukokuussa Dokumentaation katselmointi Kilpailutuksesta vastaavat avainhenkilöt / palvelun suunnittelijat (2-5 henkilöä) lukevat ja kommentoivat konsulttien toukokuun lopussa laatimat dokumentit (2-4 h) Avainhenkilöt / suunnittelijat (2-5) osallistuvat kesäkuun alussa katselmointipalaveriin (2 h), jossa sovitaan dokumentteihin tehtävistä muutoksista ja täydennyksistä 11

12 Työmäärä- ja kustannusarvio TEHTÄVÄ Työmäärä [tunteina] Kustannukset [, alv 0] Taustamateriaaliin ja lähtökohtiin tutustuminen 5 h 840 Määrittelytyöpaja (ml. valmistelu ja dokumentointi) 7,5 h 1260 Vaatimusmäärittelyn dokumentointi 10 h 1680 Tarjouspyynnön + liitteiden laatiminen 10 h 1680 Kommenttikierros dokumenteille 0 0 Katselmointi ja dokumentaation viimeistely 7,5 h 1260 YHTEENSÄ 40 h 6720 (+alv) 12

13 Ehdottamamme asiantuntijat 13

14 Virpi Blom FM Virpi Blom on verkkopalvelustrategioiden, käyttökokemuksen ja palvelukonseptien asiantuntija. Virpi konsultoi asiakkaitaan strategisten linjausten, konseptoinnin, määrittelyn ja suunnittelun kysymyksissä. Hänen erityisosaamistaan on verkkopalvelujen hyötyodotusten kirkastaminen, positiivisen käyttäjäkokemuksen varmistaminen ja hankittavien ratkaisujen määrittely siten, että niin loppukäyttäjien kuin ylläpitäjienkin tarpeet täyttyvät. Virpin yli 15-vuotinen kokemus verkkopalvelujen suunnittelusta sisältää satojen internet-, intranet- ja extranet-palvelujen määrittelyä, suunnittelua, toteutusta, käytettävyystestausta ja kehittämistä. Aiemmissa työpaikoissaan hän on mm. toiminut johtavana konsulttina, konsultoinut verkkopalvelujen suunnittelua ja toteutusta lukuisissa eri rooleissa ja vetänyt User Experience -tiimiä. linkedin.com/in/virpiblom

15 Sami Kalanen DI Sami Kalanen on hankesuunnittelun, vaatimusmäärittelyjen ja kilpailutuksien asiantuntija. Sami konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita projektien kilpailuttamisessa ja toimittajan työn valvonnassa. Hänen erityisalueitaan ovat mm. laajat, teknisesti haastavat verkkopalveluprojektit sekä julkishallinnon kilpailutukset. Sami on työskennellyt verkkopalveluprojektien parissa 90- luvun puolivälistä lähtien. Aiemmassa työhistoriassaan Sami on toiminut mm. suuressa teollisuuskonsernissa verkkopalveluiden tilaajana, johtotehtävissä verkkopalveluja toimittavissa yrityksissä, puolueettoman konsultointitoimiston toimitusjohtajana ja partnerina sekä teleoperaattorin tuotepäällikkönä. linkedin.com/in/skalanen 15

16 Tarjouksen ehdot 16

17 Hinnoittelu Palveluidemme hinnoittelu perustuu henkilötyötunteihin. Yhden henkilötyötuntimme hinta on 168 euroa (alv 0). Yhden henkilötyöpäivän (7,5h) hinta on 1260 euroa (alv 0). Tässä tarjouksessa kuvatun tarjouspyyntödokumentaation laatimisen yhteenlaskettu työmäärä on arvioitu 40 tunniksi, joka vastaa euron arvioitua kustannusta. 17

18 Sopimusehdot Sopimusehtoina käytetään JIT 2007 yleisiä sopimusehtoja (JIT 2007 yleiset ehdot) sekä erityisehtoja konsultointipalveluista (JIT konsultointi). Palveluiden maksuehto on 14 pv netto. Tehty työ laskutetaan kuukausittain toteutuneiden työmäärien mukaisesti. Kaikkiin hintoihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero (+24%). Tarjouksemme on voimassa asti

19 Yhteystiedot Virpi Blom Web Concept & Project Expert Y-tunnus:

20 YTIMEKÄS HANKINTAOPAS northpatrol.fi/verkkopalvelun-hankintajulkishallinnossa/ 20