Itä-Suomen yliopisto Pöytäkirja 7/ Nimi Tehtävä Läsnäolo Taalas Petteri pääjohtaja, puheenjohtaja 1-8 Ryynänen-Karjalainen toiminnanjohtaja,

Transkriptio

1 Itä-Suomen yliopisto Pöytäkirja 7/ Itä-Suomen yliopiston hallitus Aika , 14:00-18:30 Paikka Hotelli Scandic Kuopio, Satamakatu 1, Kuopio Osallistujat Nimi Tehtävä Läsnäolo Taalas Petteri pääjohtaja, puheenjohtaja 1-8 Ryynänen-Karjalainen toiminnanjohtaja, 1-8 Lea varapuheenjohtaja Junkkari Heikki opiskelija 1-8 Karjalainen Tero hallintoamanuenssi 1-8 Pihlajamäki Jussi professori 1-8 Punta Eeva toimitusjohtaja 1-8 Riekkinen Wille emerituspiispa 1-8 Rosti Tomi tietoasiantuntija 1-5, 7-8 Tolvanen Matti professori 1-8 Turunen Marjo opiskelija 1-8 Rintamäki Petri johtava lakimies, sihteeri 1-8 Valmistelijat: Mönkkönen Jukka rehtori 1-8 Puhakka Jaakko akateeminen rehtori 1-8 Meriläinen Tuomo hallintojohtaja 1-8 Paavonsalo Matti talousjohtaja 1-8 Kekäle Jouni henkilöstöjohtaja 1-8 Makkonen Soili kehitysjohtaja 1-8

2 Itä-Suomen yliopisto Pöytäkirja 7/ (12) Käsitellyt asiat Asia Otsikko Sivu 1 Kokouksen avaus 3 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus sekä esityslista 4 3 Tilannekatsaukset 5 4 Itä-Suomen yliopiston talousarvio Sisäinen tarkastus 7 6 Pidemmän aikavälin talouden tasapainottamisen vaatima 8 rakenteellinen kehittäminen 7 Muut asiat 11 8 Kokouksen päätös 12

3 Itä-Suomen yliopisto Pöytäkirja 7/ (12) Itä-Suomen yliopiston hallitus Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen.

4 Itä-Suomen yliopisto Pöytäkirja 7/ (12) Itä-Suomen yliopiston hallitus Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus sekä esityslista Hallintojohtosäännön 25 :n mukaan Kutsu monijäsenisen hallintoelimen kokoukseen on lähetettävä viimeistään neljä arkipäivää ennen kokousta, ellei hallintoelin ole osaltaan toisin päättänyt. Hallintojohtosäännön 26 :n mukaan Yliopiston monijäseniset toimielimet ovat päätösvaltaisia, kun puheenjohtaja mukaan luettuna vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Kokouskutsu on toimitettu hallituksen jäsenille viikkoa ennen kokousta. Esitys: Todetaan kokouksen olevan laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen. Hyväksytään esityslista. Päätös: Hallitus päätti, että jäsen Tomi Rosti on esteellinen osallistumaan asiakohdan 6 käsittelyyn hallintolain (434/2003) 28 :n 1 momentin 2-kohdan (avustus- ja edustusjäävi) ja 5-kohdan (yhteisöjäävi) perusteella sekä 7-kohdan (esteellisyyttä koskeva yleislauseke) mukaan. Muilta osin esityksen mukainen.

5 Itä-Suomen yliopisto Pöytäkirja 7/ (12) Itä-Suomen yliopiston hallitus Tilannekatsaukset Rehtorit ja hallintojohtaja kertovat hallitukselle ajankohtaisista asioista. Tämän lisäksi hallituksen jäsenet raportoivat hallitukselle yliopiston kannalta merkityksellisistä ajankohtaisista asioista. Tilannekatsauksia koskeva materiaali toimitetaan hallituksen jäsenille erillisinä liitteinä. Esitys: Päätös: Hallitus keskustelee ajankohtaisista asioista. Esityksen mukainen.

6 Itä-Suomen yliopisto Pöytäkirja 7/ (12) Itä-Suomen yliopiston hallitus Itä-Suomen yliopiston talousarvio 2016 Yliopistolain (558/2009) 14 :n 2 momentin 2-kohdan mukaan julkisoikeudellisen yliopiston hallituksen tehtävänä on päättää yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelmasta sekä talousarviosta ja laatia tilinpäätös. Yliopiston vuoden 2016 talousarvio on 1,1 milj. euroa alijäämäinen. Yliopiston hallituksen päättämä lähtökohta oli, että minkään talousarvioyksikön kulut eivät voi ylittää vuoden 2015 tasoa. Perusrahoituksen määrä perustuu opetus- ja kulttuuriministeriön saatuun yliopistokohtaiseen alustavaan laskelmaan. Talousarvion laadinnan lähtökohtia käsitelleessä yliopiston hallituksen kokouksessa yliopistokohtaisia lukuja ei ollut vielä käytettävissä. Apteekkikompensaatio ei poistu vielä vuonna 2016 vaikka valtiovarainministeriö oli sitä esittänyt. Näin vuoden 2016 alijäämä on aiemmin ennakoitua pienempi. Vuoden 2016 talousarvion valmistelu on käynnistynyt päivätyllä talousarvion laadintaohjeella. Ensimmäisessä vaiheessa on luotu perusrahoituksen kulubudjetit sekä täydentävän rahoituksen budjetit. Tiedekunnille on asetettu täydentävän rahoituksen tavoitteet. Tiedekuntien sekä erillis- ja palvelulaitosten kanssa on käyty talousarviokeskustelut loka-marraskuun aikana. Opetus- ja kulttuuriministeriön perusrahoituslaskelma on saatu syyskuun lopussa. Tämän jälkeen tiedekuntien rahoitus on kohdistettu tiedekunnille sisäisen rahoitusmallin ja sisäisen rahanjaon periaatelinjausten mukaisesti. Tiedekunnilta on pyydetty näkemys tarvittavasta investointirahoituksesta. Talousarvio vuodelle 2016 on liitteenä 1. Esitys: Hallitus hyväksyy liitteenä 1 olevan talousarvion vuodelle 2016 Päätös: Esityksen mukainen. Liitteet Liite 1

7 Itä-Suomen yliopisto Pöytäkirja 7/ (12) Itä-Suomen yliopiston hallitus Sisäinen tarkastus Itä-Suomen yliopiston hallitus on kokouksessaan vahvistanut sisäisen tarkastuksen suunnitelman vuodelle Tarkastuskohteeksi tälle vuodelle on valittu yliopiston johtaminen ja johtamisjärjestelmä. Toimeksianto toteutettiin kahdessa osassa, ensimmäinen keväällä ja toinen syksyllä. Kevään toteutus koostui johtamisjärjestelmän kehittämiseen liittyvästä yliopiston henkilöstölle järjestetystä intranet kyselystä. Kysely suunnattiin koko yliopiston henkilökunnalle. Lisäksi johtamisasemassa olevat henkilöt vastasivat myös erilliseen johtamiseen liittyvään kysymysosioon, joka koostui johtamiseen, johtamisen edellytyksiin, hallinnollisiin prosesseihin ja strategiaan liittyvistä kysymyksistä. Kyselyyn vastasi yhteensä 738 henkilöä koko henkilöstön vastausprosentin ollessa 26 %. Yliopiston yksiköiden johtajista 73 % vastasi koko henkilöstön kyselyyn ja erilliseen johtamista koskeneeseen kysymysosioon. Yhtenä keskeisimmistä kyselyn perusteella esiin nousseista asioista oli laaja konsensus yliopiston hallintojärjestelmän kehittämiseksi, mikä otettiin syksyn toteutuksen keskiöön. Keväällä toteutetun kyselyn pohjalta valitun teeman käsittelyä jatkettiin syksyllä loka-marraskuussa. Lokakuun lopulla järjestettiin yhteensä kolme ryhmähaastattelua, joista kaksi kohdistui tiedekuntien ja erillislaitosten johtoon, ja yksi yliopistopalveluiden ja tiedekuntien hallintopalvelukeskusten johtoon. Tiedekunnille toteutettujen haastattelujen tavoitteena oli selvittää tiedekuntien näkökulmaa ja tarpeita yliopiston toteuttamille hallinnollisille palveluille. Yliopistopalveluiden kohdalla fokus oli ensisijaisesti siinä, miten yliopiston hallintorakenne tulisi organisoida, jotta se palvelisi tiedekuntien ja yliopiston tavoitteita parhaalla mahdollisella tavalla. Syksyn toteutuksen tuloksena koottiin kyselyn tuloksista hallintoyksiköiden vastausten ja toteutettujen haastatteluiden pohjalta tehdyt keskeiset havainnot ja niiden pohjalta annettavat suositukset johtamisjärjestelmien kehittämiseen liittyvään loppuraporttiin (liite 2). Tarkastuksen perusteella tehtiin yhteensä 6 havaintoa ja annettiin 11 toiminnan kehittämiseen liittyvää suositusta. Suositukset perustuvat sekä henkilöstölle tehtyyn kyselyyn että toteutettuihin haastatteluihin. Esitys: Päätös: Hallitus keskustelee asiasta ja merkitsee liitteen 2 tiedoksi. Esityksen mukainen. Liitteet Liite 2

8 Itä-Suomen yliopisto Pöytäkirja 7/ (12) Itä-Suomen yliopiston hallitus Pidemmän aikavälin talouden tasapainottamisen vaatima rakenteellinen kehittäminen Itä-Suomen yliopiston hallitus on kokouksessaan päättänyt käynnistää vuoteen 2020 ulottuvan talouden sopeuttamissuunnitelman laatimisen vastaamaan pääministeri Sipilän hallituksen korkeakouluihin kohdistamia merkittäviä perusrahoituksen leikkauksia sekä rakenteellisia uudistamisvaatimuksia. Arvio Itä-Suomen yliopistoon kohdistuvista perusrahoituksen tason vähentymisestä vuoteen 2015 verrattuna on noin 7-9 miljoonaa vuodesta 2016 eteenpäin (liite 3). Sopeuttamissuunnitelmassa keskeiset tarkastelukohteet on yliopiston johtoryhmässä ja hallituksessa sovittu olemaan seuraavat: a) Tiedekunnittaiset toimenpiteet, joissa huomioidaan erityisesti alakohtaiset kampusratkaisut ja yliopistojen välisen rakenteellisen kehittämisen mahdollisuudet. b) Yliopistopalvelujen, tiedekuntien hallintopalvelukeskuksien sekä erillisja palvelulaitosten hallinnollisten prosessien yhtenäistäminen, tavoitteena tukea yliopiston muuttuvia tarpeita c) Strategian toimeenpano erityisesti strategisen henkilöstösuunnittelun kautta, täydentävän kilpaillun rahoituksen määrän lisääminen sekä hallitusohjelman kärkihankkeisiin osallistuminen Rehtori on pyytänyt kirjeellä tiedekunnilta näkemyksiä em. asioihin mennessä. Lisäksi hallintojohtaja on pyytänyt kirjeellä tiedekuntia ja palvelu- ja erillislaitoksia (pl. apteekki) sekä erikseen yliopistopalveluiden yksiköitä toimittamaan näkemyksiä hallinnon rakenteista ja prosesseista mennessä. Opetus- ja kulttuuriministeriö on toimittanut yliopistoille kevään 2016 tulosneuvotteluita koskevat ohjeet, joita yliopiston hallitus on käsitellyt kokouksessaan. Yliopiston tulee toimittaa mennessä ministeriöön yliopiston vähintään vuoden 2020 loppuun ulottuva hallituksen hyväksymä strategia, tiedot keskeisistä strategisista päätöksistä ja valmistelussa olevista toimista rakenteiden ja toimintatapojen uudistamiseksi aikataulut ja ehdotukset mm. seuraavista sopimukseen sisällytettävistä seikoista: - korkeakoulukohtaiset toimenpiteet - korkeakoulun tehtävä ja profiili - korkeakoulun vahvuusalat ja uudet, nousevat alat - profilointi - korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten työnjako sekä alakohtainen työnjako - korkeakoulun sisäinen rakenteellinen kehittäminen - hallinto- ja tukipalveluiden uudistaminen Samassa yhteydessä tulee raportoida tehdyistä keskeisistä strategisista päätöksistä yliopiston toiminnan kehittämiseksi ja rakenteelliseksi uudistamiseksi sekä kuinka ja millä indikaattoreilla toteutumista voidaan vuosittain seurata.

9 Itä-Suomen yliopisto Pöytäkirja 7/ (12) Näistä lähtökohdista tiedekunnat, palvelu- ja erillislaitokset sekä yliopistopalvelut ovat esittäneet keinoja rakenteellisen kehittämisen mahdollisuuksista, joita on käsitelty yliopiston johtoryhmässä ja hallituksen aamukoulussa. Esitys: Hallitus päättää saatujen selvitysten perusteella siitä, miten asiassa edetään ja tarvittaessa määrää rehtorin selvittämään mahdollisuudet uudelleen organisoida yliopiston toimintoja. Päätös: Hallitus päättää selvittää mahdollisuudet yliopiston toiminnan rakenteelliseen kehittämiseen ja talouden tasapainottamiseen. Hallitus päättää yhteistoimintalain 8 luvun mukaisten yhteistoimintaneuvottelujen käynnistämisestä taloudellisista, tuotannollisista ja toiminnan uudelleenjärjestelyistä johtuvista syistä. Neuvottelut koskevat: - yliopiston koko muuta henkilöstöä (pl. apteekki) kuin opetus- ja tutkimushenkilöstöä. Neuvottelut koskevat lisäksi seuraavien yksiköiden koko henkilöstöä: - Koulutus- ja kehittämispalvelu Aducate - Filosofisen tiedekunnan soveltavan kasvatustieteen ja opettajankoulutuksen osasto (Joensuu ja Savonlinna) ja Savonlinnan harjoittelukoulu - Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunnan Tietojenkäsittelytieteen laitos (Kuopio ja Joensuu) - Terveystieteiden tiedekunnan Koe-eläinkeskus - Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan Karjalan tutkimuslaitos, Matkailualan opetus- ja tutkimuslaitos, sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos Ensisijaisesti pyritään tarkastelemaan määräaikaisten työsopimusten tarvetta, uudelleensijoitusmahdollisuuksia, tehtäväkuvien muutoksia, eläkejärjestelyjä sekä mahdollisia muita keinoja. Alustava arvio henkilöiden määrästä, johon mahdolliset irtisanomiset, osa-aikaistamiset ja lomauttamiset voivat kohdistua, on enintään 200. Lisäksi neuvotteluissa käsitellään terveystieteiden tiedekunnan A.I. Virtanen instituutin osalta instituutin rakennetta yhteistoimintalain 6 luvun mukaisesti ilman henkilöstövähennyksiä. Selvyyden vuoksi kuitenkin todetaan, että A.I. Virtanen -instituutin muu henkilöstö kuin opetus- ja tutkimushenkilöstö kuuluu yhteistoimintalain 8 luvun mukaisten neuvottelujen piiriin hallinnon uudistamiseen liittyvien mahdollisten toimenpiteiden vuoksi. Päätökset mahdollisista neuvottelujen kohteena olevista toimenpiteistä tehdään yt-neuvottelujen päätyttyä aikaisintaan maaliskuussa 2016.

10 Itä-Suomen yliopisto Pöytäkirja 7/ (12) Liitteet Liite 3

11 Itä-Suomen yliopisto Pöytäkirja 7/ (12) Itä-Suomen yliopiston hallitus Muut asiat a. Muita asioita ei ollut. b. Hallitus toteaa seuraavien kokousten olevan: klo 10-14:00 Kuopio klo 9:30:14:00 Joensuu klo 9:30-20:00 Kuopio (hallitus ja iltakoulu) klo 9:30-14:00 Joensuu

12 Itä-Suomen yliopisto Pöytäkirja 7/ (12) Itä-Suomen yliopiston hallitus Kokouksen päätös Puheenjohtaja päätti kokouksen. Petteri Taalas puheenjohtaja Petri Rintamäki sihteeri