1 HALLINNOLLINEN TARKASTUS

Transkriptio

1 1 HALLINNOLLINEN TARKASTUS 1.1 Yleistä Muista lukita asia itsellesi! Hallinnollisen tarkastuksen vaiheessa tarkistetaan, että hakemus täyttää yliopistolain ja TKK:n määräykset hakukelpoisuudesta. Hallinnollinen tarkastus tehdään opintotoimistossa, ja sitä varten on lomake nimeltään Hallinnollinen tarkastus, joka täytetään. Ainoastaan hakukelpoiseksi todetut hakemukset lähetetään tiedekuntiin akateemiseen arviointiin, ja jokaiselta hakijalta lähetetään vain yksi hakemus eteenpäin. Hallinnollisen tarkastuksen lomakkeelle kerätään kaikki tieto hakijasta ja tämän hakemuksesta, ja tämän tiedon perusteella hakemus on joko kelpoinen tai ei-kelpoinen. Hallinnollisen tarkastuksen lomakkeella on hakukelpoisuus kenttä määritelty pakolliseksi tiedoksi. Tämä johtuu siitä, että näin varmistetaan, ettei vahingossa hakemusta lähetetä akateemiseen arviointiin ilman, että hakukelpoisuutta olisi määritelty. Tämän vuoksi tulee lomaketta tallennettaessa huomautus puutteellisesti täytetystä lomakkeesta, jos hakukelpoisuutta ei ole vielä määritelty. Huomautuksesta huolimatta tallennus onnistuu. 1.2 Hakemusten saapuminen Valinnan seuranta -lomake Lähtökohtaisesti hakijoita opastetaan, ja on opastettu hakuohjeissa, seuraamaan hakemuksensa kulkua TKK:lla sähköisen hakujärjestelmän kautta, lomakkeelta Valinnan seuranta. Eli heille ei soitella tai lähetetä sähköpostia puuttuvista dokumenteista, vaan tieto tallennetaan hallinnollisen tarkastuksen lomakkeelle, ja tämän tiedon he näkevät ko. lomakkeelta. Sähköposti täydennyspyynnöstä sovittiin lähetettäväksi potentiaalisille, todellisille hakijoille. Tällaisina voidaan esim. kv-hakijoista pitää niitä, jotka ovat ilmoittaneet menevänsä kielitestiin. Sähköposti on samalla myös palautetta ja yhteydenotto hakijan suuntaan. Hakijalle, jonka kiinnostus ja kelpoisuus näyttävät kyseenalaiselta, sähköpostia ei tarvitse lähettää. Asian tiedot -lomakkeella on mahdollisuus lähettää sähköpostia hakijalle: klikkaamalla hakijan sähköpostiosoitetta tai kohtaa lähetä sähköposti käyttäjälle aukeaa ikoni, jossa voi valita jonkin valmiista viestipohjista tai kirjoittaa oman viestin sekä voi valita, mistä osoitteesta viestiä lähtee. Oletusarvona on eage-osoite, johon ei voi vastata. Sähköpostit tallentuvat järjestelmään ja näkyvät Asian tiedot lomakkeella otsikon alla Lähetetyt sähköpostit (otsikko näkyy vasta sitten, kun ensimmäinen sähköposti on lähetetty) Hakemuksen kirjaaminen saapuneeksi Saapuneet paperihakemukset voidaan kirjata järjestelmään saapuneiksi, mutta tarkastamattomiksi, jos esimerkiksi ruuhkan takia hakemusta ei saman tien ehditä tarkastaa. Tällöin hakija näkee Valinnan seuranta -lomakkeeltaan, että hakemus on saapunut. Hakemus saapunut kohtaan merkitään tällöin Kyllä, tarkastamaton. Jos hakemus tarkastetaan saman tien, merkitään suoraan Hakemus saapunut. Allekirjoittamaton hakemus käsitellään myös: se on pantu vireille asiaan kuuluvasti. Eli allekirjoituksen puute ei tee hakemuksesta ei-kelpoista. Mutta, vasta saapunut paperihakemus on virallinen hakemus.

2 Hakemus on eagessa TKK:lla vasta, kun hakija on sekä tallettanut että lähettänyt sen. Joskus saapuu todistusnippuja ilman hakemusta, ja näissä tapauksissa on useimmiten kyse tästä. Hakija pääsee tulostamaan hakulomakkeen eage:ssa vasta, kun se on lähetetty ohjelmassa eteenpäin. Näihin henkilöihin pitää ottaa yhteyttä, ja pyytää lähettämään hakemus, tulostamaan se, allekirjoittamaan ja lähettämään TKK:lle. Yhteystiedot toivottavasti löytyvät esim. CV:stä. Jokaiselta hakijalta käsitellään vain yksi hakemus: mikäli hakija lähettää kaksi hakemusta, jälkimmäinen korvaa edellisen. Ensimmäinen pitää poistaa (Asian tiedot lomakkeella painaa Hylkää ja lopeta asia nappulaa) sekä kirjata sen Kommentti-kenttään että miksi hakemus on poistettu sekä myös jäljelle jäävän hakemuksen Kommentti-kenttään että ensimmäinen hakemus (ID x) poistettu. Hakijaan pitää myös ottaa yhteyttä ja kertoa mikä on tilanne. Ainoa tapaus, jolloin hakijalta voi olla kaksi hakemusta, on se, kun hän hakee NordSecMob-ohjelmaan yhdessä ja toisen vaiheen valinnassa toisella hakemuksella. 1.3 Hallinnollinen tarkastus -lomakkeen täyttäminen Hakijan henkilötiedot siirtyvät Hakulomakkeelle hakijan täyttämästä rekisteröitymislomakkeesta. Tätä kautta ne kopioituvat myös Hallinnollisen tarkastuksen lomakkeelle. Hakijan vastuulla on ylläpitää henkilöja yhteystiedot ajan tasalla. Valinnan seuranta -lomakkeeseen hakija pääsee muuttamaan yhteystietojaan koko hakuprosessin ajan, myös toimitettuaan hakemuksen eteenpäin. Hakulomakkeeseen hakija ei enää pääse tekemään korjauksia lähetettyään sen eteenpäin ja tulostettuaan sen. Hakukohdetiedot tulevat Hallinnollisen tarkastuksen lomakkeelle hakulomakkeelta. Vain ensimmäinen hakukohde on pakollinen täyttää. Toinen kohde on vapaaehtoinen, mutta jos siihen hakee, pitää toimittaa kaksi erillistä paperihakemusta, kaikkine liitteineen, hakemuksia ei kopioida TKK:lla. Vihreä huomioväri = merkittyjen kenttien sisältö näkyy hakijan valinnan seurannassa, yleensä heti tallentamisen jälkeen (poikkeuksena valintapäätös, joka näkyy vasta tulosten julkaisun jälkeen). Sininen huomioväri = merkityt kentät siirtyvät Akateemisen arvioinnin lomakkeelle Liitteiden merkitseminen Jokaiseen laatikkoon, jokaisen liitteen kohdalle on merkittävä jotain. Valikon vaihtoehdot vaihtelevat hieman liitteestä riippuen. Vihreällä huomiovärillä merkittyjen kenttien sisältö näkyy hakijan valinnan seurannassa, yleensä heti tallentamisen jälkeen (poikkeuksena valintapäätös, joka näkyy vasta tulosten julkaisun jälkeen). * Saapunut ok -> liite täysin kunnossa * Puutteellinen: kopio ei virallisesti oikeaksi todistettu -> virallinen / viranomaisen leima puuttuu * Puutteellinen: kopio ei oikeaksi todistettu -> kopiossa ei ole kenenkään todistusta * Puutteellinen: kopio epäselvä (niissä tapauksissa kun todistuksen ei tarvitse olla oikeaksi todistettu -> kopiosta ei saa selvää) * Puutteellinen: muu syy (ks. alla) * Ei saapunut -> jos liitettä ei lainkaan * Puutteellinen: tutkinto ei valmis. Tutkinnon on oltava valmis mennessä ja tutkintotodistuksen on saavuttava TKK:lle 3.8. mennessä. * Ei vaadita -> jos ko.hakijalta ei ko.liitettä jostain erikseen mainitusta syystä vaadita Liitteiden puutteeksi voidaan merkitä myös muu syy (katso lisätiedot). Kuvattaessa puutetta vapaalla tekstillä, tulee huomioida hakijan kieli. Viime kädessä hakijan asiointikielen voi tarkistaa hakulomakkeelta. Liitteiden osalta huomioitavaa liitteen kohdalle on merkittävä ei vaadita, mikäli kyseistä liitettä ei hakijalta tai hakukohteeseen hakevalta vaadita. Esim. portfolio-kohtaan on kaikkiin insinöörikohteisiin hakeville merkittävä ei vaadita passikopio ja lukion päästötodistus kelpaavat oikeaksi todistamattomina

3 kv-opiskelijoiden ulkomaisten yliopistotodistusten oltava VIRALLISESTI oikeaksi todistettuja (leimat yms. oltava), eli tämä tarkoittaa maistraatin tai muun vastaavan viranomaisen tai yliopiston leimaa suomalaisten oppilaitosten todistusten ei tarvitse olla virallisesti oikeaksi todistettuja: näissä todistuksissa riittää kahden henkilön allekirjoitus mikäli hakija on hakenut kahteen kohteeseen ja hakija on toimittanut vain yhden hakemuksen, merkitään rasti kohtaan Hakupaperit toiseen hakukohteeseen. Rastin selite puuttuvista toisista dokumenteista näkyy hakijalle. jos todistus on suomenkielinen (tai ruotsin- tai englannin-), Käännös-kohtaan valitaan Ei vaadita opintosuoritusotteen on tultava suoraan yliopistosta seuraavista maista tulevilla hakijoilla: Nigeria, Ghana, Etiopia, Eritrea, Kamerun, Sudan jälkeen valmistuvilta ei vaadita tutkintotodistusta: heille kirjataan tutkintotodistuksen kohdalle Puutteellinen: tutkinto ei valmis. Tutkinnon on oltava valmis mennessä ja tutkintotodistuksen on saavuttava TKK:lle 3.8. mennessä.. Näillekin hakijoille merkitään Hakemus saapunut -kohtaan Kyllä, ok kun hakemus lähetetään akateemiseen arviointiin. Vaikka kandidaatintodistus puuttuukin toistaiseksi, heidän hakemuksensa on kunnossa ja he ovat hakukelpoisia. Mikäli nämä hakijat eivät toimita tutkintotodistusta mennessä, he menettävät opiskelupaikkansa. Maisterintasoista tutkintoa suorittavat toimittavat kanditutkinnon todistuksen tilalla yliopistostaan todistuksen että ovat suorittaneet tutkinnostaan 3/5. Kun tämä paperi on saapunut, merkitään tutkintotodistuksen kohdalle Saapunut ok Kielitaidon merkitseminen Kielitaidon kohtaan pitää kirjata aina jotain sekä suomen kielen taidon kohdalle että englannin kielen taidon kohdalle. Esim. englanniksi opiskelevalle kv-hakijalle kirjataan suomen kielen taidon kohtaan Hakukohteisiin ei vaadita suomen kielen taidon osoittamista ja vielä Suomen kielen taidon osoitus ok Kyllä. Kielitaidosta kirjataan liitteisiin jokin näistä: Saapunut ok Puutteellinen: kopio epäselvä Puutteellinen: muu syy (katso lisätiedot) -> lisätietoihin kirjataan tarvittava lisätieto, huomio hakijan asiointikieli Ei saapunut Ei vaadita Kielikokeen tulos ei ole riittävä Kielitestit Kaikista kielitesteistä pitää tulla virallinen raportti. Nämä raportit saapuvat TKK:lla keskitetysti Kv.opiskelijapalveluihin, Sinikka Savolaiselle (puh. 2053). Seuraavat kielitestit hyväksytään TKK:lla: TOEFL: raportit tulevat sähköisesti ETS:ltä, vain ne ovat virallisia ja hyväksytään; tulee aikaisintaan 10 päivän kuluttua testistä; testitulos voimassa ja tilattavissa uudestaan ETS:lta kahden vuoden ajan IELTS: kokeen raportista kelpaa myös kopio, koska se voidaan varmentaa testitarjoajan sähköisestä web-palvelusta, tähän tunnuksia saa Foreign Student Adviserilta (puh.2104); raportin saa käteensä parin viikon kuluttua testistä; tulos voimassa ja raportti tilattavissa testipaikasta 2 vuoden ajan Cambridge Certificate in Advanced English (CAE) ja Cambridge Certificate of Proficiency in English kokeista saa vain yhden, virallisen todistuksen, se pitää varmentaa suoraan testipaikasta; saaminen kestää noin 8 viikkoa ja tulos on voimassa aina testien tulosrajat näkyvät netissä

4 Kielitestin tulos laatikoihin kirjataan vain pelkkä tulos, ei muuta. Tämä tieto siirtyy suoraan akateemisen arvioinnin lomakkeelle. Kommentit, kielitaito laatikko Tähän kirjataan seuraavia asioita: - kun IELTS-testin tulos varmistettu sähköisestä tietokannasta hakijan lähettämän kopion perusteella, kirjoitetaan IELTS TRF - kun TOEFL-tulos tullut sähköisen Scorelinkin kautta, kirjataan TOEFL Scorelink Taustakoulutus Tähän merkitään, vastaako suoritettu tutkinto TKK:n vaatimuksia. Kaikista tutkinnoista, jotka vastaavat suomalaista ammattikorkeakoulututkintoa, tulee merkitä rasti kohtaan Tutkinto vastaa suomalaista ammattikorkeakoulututkintoa. Merkintä tehdään sekä suomalaisista että ulkomaisista tutkinnoista Yliopistotietokanta Hakija valitsee hakulomakkeella korkeakoulunsa maan, ja sen mukaisesti saa näkyviinsä listan kyseisen maan yliopistoista. Mukana on myös eurooppalaisia AMK:ita, joista tulevat hakijat ovat kelpoisia hakemaan. Mikäli yliopisto löytyy listalta, hakija valitsee sen. Jos yliopisto ei ole listalla, hakija kirjoittaa sen seuraavalle riville itse. Hallinnollisen tarkastuksen tekijä toimii seuraavasti: - Yliopistotietokanta-otsikko valitaan oikealla hiiren näppäimellä, ja avataan tietokanta joko uudessa ikkunassa tai uudella välilehdellä - Ensin yliopiston taso tarkistetaan (tästä lisää alla) - Sitten yliopisto lisätään tietokantaan: klikataan vihreätä rastia ja tallennetaan auenneelle välilehdelle ainakin yliopiston nimi (englanniksi tai eurooppalaisilla valtakielillä), alias kohtaan jokin muunkielinen nimi tai entinen vanha nimi; maa, virallinen/ sekä Kommentti-kohtaan huomautus akkreditoinnista tms. - Kun yliopisto tallennettu, mennään hakijan hakulomakkeelle, valitaan uudesta listasta sinne lisätty yliopisto ja tallennetaan hakulomake. - Nyt myös Hallinnollisen tarkastuksen lomakkeelle on ilmestynyt harmaalla yliopistoa koskevat tiedot yliopistotietokannasta. Yliopiston virallisuuden toteamisessa käytettäviä lähteitä (ovat yliopistotietokannan alasvetovalikossa): - anabin tietokanta webissä - UNESCO:n yliopistolista webissä - muu lähde: esim. World of Learning kirja, kyseinen lähde mainittava Jos yliopisto löytyy jostain niistä, valitaan Virallinen ja mistä lähteestä tieto peräisin. Kiinalaisten yliopistojen kohdalle merkitään myös, jos kyse 211-yliopistosta. Intialaisille puolestaan kirjoitetaan myös maakunta. Intialaisille yliopistoille kirjoitetaan nimi yliopistotietokantaan muotoon yliopisto-college. Ja virallisuuden arvioinnissa katsotaan yliopisto esim. anabinista ja college erikseen AIECTE:n tietokannasta, joka löytyy webistä. Jos yliopistoa ei löydy mistään, valitaan Ei virallinen. Näitä taitaa käytännössä tulla vastaan aika vähän. HUOM! Jos yliopistosta ei löydy mitään merkintää hakuteoksista tai tietokannoista, kannattaa katsoa mitä Wikipedia sanoo: sieltä olen löytänyt merkintöjä, jos jokin yliopisto on ei-laillinen tai feikki. Korkeakoulun kelpoisuus (kelpoinen/ei-kelpoinen) merkitään vielä myös hallinnollisen tarkastuksen lomakkeelle HAREK siirto HAREK:iin vienti ohjeistus tulossa myöhemmin!

5 1.3.7 Hakukelpoisuus Kun hakemuksessa on jotain puutteita, jokin liite tai toinen koko hakemus puuttuu, Hakemus saapunut kohtaan merkitään Kyllä, puutteellinen ja merkitään päivämäärä jolloin täydennyspyyntö on lähetetty. Kun hakemus täyttää kaikki kriteerit, ja kaikki vaaditut dokumentit ovat saapuneet: hakemus merkitään kelpoiseksi merkitään eteenpäin lähettämisen päivämäärä tallennetaan lomake painetaan Lähetä-nappulaa (=vapautetaan asia) lähetetään paperihakemus akateemiseen arviointiin. On käynyt ilmi, että ainakin joillain selaimilla lomakkeen lopussa olevan lähetetty tiedekuntaan kentän kalenteri-ikkuna aukeaa niin, että suurin osa siitä on ikkunan ulkopuolella. Kalenteri-ikkunan yläpalkista voi ikkunaa siirtää painamalla hiiren painiketta pohjassa. Saapuvat liitteet, jotka tulevat hakulomakkeen jälkeen, merkitään Tokkaan saapuneiksi, ja kun kaikki vaaditut liitteet ovat saapuneet ja hakemus on kaikin puolin kunnossa, se merkitään kelpoiseksi ja toimitaan edellä kerrotulla tavalla. Hallinnollisessa tarkastuksessa voi todeta hakijan ei-kelpoiseksi jo heti ensimmäisellä hakemuksen tarkastelukerralla, edes odottamatta tai vaatimatta puuttuvia dokumentteja. Hakijan Valinnan seuranta - lomakkeelle siirtyy tällöin tieto ei-hakukelpoisuudesta. Tällaisia tapauksia ovat: yliopisto ei täytä kriteereitä tutkinto ei täytä kriteereitä kielitestin tulos jää alle vaaditun vaadittava kielitestin tulos ei saapunut (esim. kielitestin tulos vanhentunut tai ei tullut ollenkaan): tämän voi tehdä vasta hakuajan päättymisen jälkeen Hakemusta ei määritellä ei-kelpoiseksi, mikäli sen käsittely on kesken, esim. liitteitä puuttuu. Kaikki lisäselvitys ei-kelpoisuudesta, joka on tarkoitettu hakijan luettavaksi, kirjoitetaan Liitteet-kohdan alla olevaan Lisätietoja liitteiden puutteista laatikkoon: se on ainoa (=vihreällä korostettu) lisäkommenttikenttä joka näky hakijalle. Jos olet määritellyt hakemuksen ei-kelpoiseksi, muista: 1. merkitä syyt 2. tallentaa 3. valita Hylkää ja lopeta asia Tällöin hakemus siirtyy eage:n arkistoon, ja hakijalle menee automaattiviesti asiasta. Siinä hakijaa pyydetään tarkistamaan Valinnan seuranta lomakkeelta, mitä on tapahtunut. 1.4 Hakemusten hylkääminen hakuajan loputtua Hakija on hakenut kohteeseen, johon ei voi hakea (esim. kirjoilla oleva perustutkinto-opiskelija hakenut tutkinto-ohjelman pääaineeseen): poistetaan hakukohde hakulomakkeelta merkitään Hallinnollisen tarkastuksen lomakkeen kohtaan Lisätietoja liitteiden puutteista että hakukohde poistettu koska hakija ei voi siihen hakea: tämä siksi että tieto menee tätä kautta hakijalle Merkitään myös Asian tiedot -lomakkeelle Kommentti-laatikkoon, että toinen hakukohde poistettu koska hakija ei siihen kelpoinen Huom! jos poistetaan hakemuksen 1. hakukohde, 2. hakukohde on siirrettävä ensimmäiseksi ja kohteen 2 motivaatiokirje on siirrettävä ensimmäiseksi Hakija ei lähetä 2.hakukohdetta varten hakemusta, vaikka on pyydetty, toimitaan kuten edellä.

6 Hallinnollisen tarkastuksen lomakkeelle merkitään kohtaan Lisätietoja liitteiden puutteista että hakukohde poistettu koska hakemus ei saapunut määräaikaan mennessä. Merkitään myös Asian tiedot -lomakkeelle Kommentti-laatikkoon, että toinen hakukohde poistettu koska hakemusta ei toimitettu ajoissa Hakija ei ole kelpoinen toiseen hakukohteistaan (esim. hakenut suomen- ja englanninkielisiin kohteisiin, kielitaitotodistus vaaditaan ja hakija on toimittanut vain toisen) hakemus lähetetään akateemiseen arviointiin siihen kohteeseen, johon kielitaitotodistus tullut puutuvan kielitodistuksen kohteen Valintaesitys-lomakkeelle merkitän että Esitetään hylättäväksi ja valitaan Ei riittävää kielitaidon osoitusta Merkitään Asian tiedot -lomakkeelle että hakijalta puuttuu riittävä kielitaidon osoitus, päivämäärä ja kuka merkitsi Hakemus tullut myöhässä, merkitään: Hakemus saapunut kohtaan Hakemus saapunut myöhässä, eikä sitä käsitellä. Hakukelpoisuus- kohtaan Ei hakukelvottomuuden syyksi merkitään Paperihakemus saapunut myöhässä Hakemusten täydentämisen määräajan loputtua epätäydellisiksi jääneet hakemukset pitää merkitä eikelpoisiksi. Syyksi merkitään joko Dokumentit puuttuvat tai Kielitestin tulos saapunut myöhässä. Lisäksi toimitaan kuten edellä; valitaan Hylkää ja lopeta asia. Näille hakijoille menee Tokan kautta automaattisesti sähköposti hakemuksen hylkäämisestä. Muista tallentaa lomake, jos poistut siltä välillä vaikkapa vain kurkkaamaan jotain toisesta ohjelmasta tai toiselta Tokan lomakkeelta. Tokka kyllä huomauttaa, että olet poistumassa tallentamatta, mutta tallenna aina, kun käyt katsomassakin jotain muualta! Muista lopuksi: tallentaa lomake lähettää kelpoinen hakemus eteenpäin (=vapauttaa asia seuraavalle käsittelijälle)! painamalla Lähetä-nappulaa Asian tiedot -lomakkeella