Apply-palvelu: maisterivalinnan hakukohteen pääkäyttäjän ohjeet.

Transkriptio

1 Apply-palvelu: maisterivalinnan hakukohteen pääkäyttäjän ohjeet

2 Kirjautuminen ja käyttöoikeudet Järjestelmään kirjaudutaan Aalto-tunnuksella (käyttäjätunnus ja salasana) Käyttöoikeudet muodostuvat roolien perusteella. Lisäyspyynnöt: (Käyttäjän tulee ensin kirjautua ainakin kerran Applyyn Aalto-tunnuksellaan, jotta oikeudet voidaan antaa.) Kohteen pääkäyttäjä roolilla pääsee päivittämään Valintaesitys lomaketta ja Akateemisen arvioinnin lomaketta. Akateemisen arvioijan roolilla pääsee päivittämään vain Akateemisen arvioinnin lomaketta. Valintapäätös-roolilla pääsee päivittämään valintapäätöstä valinta-ajon jälkeen.

3 Hakijoiden tunnistaminen Hakijoilla on järjestelmässä yksilöivä tunniste, joka on järjestelmän luoma ID (Tunniste). Hakijoiden käyttäjätunnuksena järjestelmässä toimii sähköpostiosoite. Hakijalla voi olla vain yksi hakemus järjestelmässä, viimeisin hakemus on voimassa oleva. Hakijaa voi hakea myös nimen osalla, jos esim. nimessä on erikoismerkkejä (esim. *irta*)

4 Hakuprosessin vaiheet 1. Hakemuksen täyttäminen 2. Hallinnollinen tarkastus 3. Akateeminen arviointi 4. Valintatulosten tarkastaminen 5. Paikan vastaanottaminen 6. Loppuunkäsitelty

5 Mihin menen ensimmäiseksi järjestelmässä? Hakijat löytyvät Odottavat näytöltä, kun hallinnollinen tarkastus on tehty ja lomake on lähetetty akateemiseen arviointiin. Hakupaperit lähetetään sisäpostissa 1. hakukohteeseen, kun ne ovat tulleet skannauksesta. Odottavat näytöltä löytyvät kaikki hakukohteeseen hakeneet kelpoiset hakijat, johon käsittelijällä on oikeus. Odottavat näytöllä voi järjestää hakijoita otsikkotietojen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen.

6 Odottavat näytön rajausmahdollisuudet Odottavat näytöllä voi rajata suoraan hakukohteen hakijat näkyviin (HUOM! Näytölle ei saa samanaikaisesti sekä 1. että 2. hakukohteen hakijoita. Raportille saa molemmat näkyviin samanaikaisesti.). Rajaustekijät: Lomake, Kenttä, Arvo (esim. hakukohde)

7 Käyttäjän eri näytöt Käsittelyssä olevat Käsittelyssä olevat näytöltä löytyvät kaikki itsellesi lukitut hakemukset.

8 Käyttäjän eri näytöt - Arkisto Arkisto näytöltä löytyvät aina kaikki hakemukset.

9 Käyttäjän eri näytöt - Raportit Kaikki hakijat (myös muiden hakukohteiden hakijat) saadaan näkyville Raportit toiminnon kautta. Järjestelmään on määritelty erilaisia raporttipohjia, joita voidaan hyödyntää.

10 Käyttäjän eri näytöt Raportin pikalinkki Voit muodostaa pikalinkin valitsemastasi raportista Raportit valikkoon kohdasta Näytä päävalikossa.

11 Käyttäjän eri näytöt Pikaluvut: Paperihakemukset Pikaluvut: Paperihakemukset valikosta näet kuinka monta hakemusta on hallinnollisessa tarkastuksessa ja kuinka paljon on lähetetty akateemiseen arviointiin (koko päähaun osalta).

12 Asian tiedot -välilehti Asian tiedot välilehti: näkyvissä hakemuksen käsittelijöiden historiatieto (kaikki lukitukset ja lukituksien purkamiset näkyvät Käsittelyhistoriassa). käsittelijöiden kesken voi lisätä Kommentteja (kommentit eivät näy hakijalle), viimeisin kommentti näkyy Odottavat näytöllä, kunnes hakemus lähetetään eteenpäin seuraavaan vaiheeseen. Hakemus tulee ensin lukita, jotta kommentin voi lisätä.

13 Hakuprosessin lomakkeet Käyttäjän valikko Käsittelyn kaikki vaiheet nähtävillä Käsittelijöiden väliset kommentit Käsittelyprosessin vaiheet Page 13

14 Asian lukitus Jos haluat käsitellä hakijaan liittyviä tietoja, asia tulee ensin lukita itselleen painamalla Lukitse asia itsellesi. Tietoja pääsee katselemaan myös ilman lukitusta.

15 Asian lukitus toiselta käsittelijältä Jos hakemus on käsittelyssä jollakin henkilöllä, on hakemuksen edessä lukittu merkki. Lukituksen voi purkaa toiselta valitsemalla hakemuksen ja painamalta sivun yläosasta Lukitse itsellesi -painiketta.

16 Skannatut liitteet Kelpoisten hakemuksien liitteet skannataan. Hakijapalvelut lähettävät skannattavat dokumentit ulkopuoliselle toimittajalle. Skannatut pdf-dokumentit siirtyvät automaattisesti Applyyn hakijan tietoihin (pääsääntöisesti yksi pdfdokumentti). Korkeakoulu voi halutessaan skannata hakemukseen liitteitä valitsemalla Lomakkeet -> Skannatut liitteet. Sivulla on toiminto Lisää tiedosto (tiedoston maksimi koko on Kt).

17 Akateeminen arviointi Jos hakija on hakenut kahteen kohteeseen, näkevät akateemiset arvioijat sekä kohteen pääkäyttäjät myös toisen kohteen tiedot, mutta päivitysoikeudet ovat vain oman hakukohteen lomakkeisiin.

18 Akateeminen arviointi Akateemisen arvioinnin lomakkeella näkyvät mm. hakijan kielitaito, yliopisto-, tutkintotiedot sekä motivaatiokirje. Lomakkeelle voidaan arvioida hakijan eri osa-alueita numeroin tai sanallisesti. (Lomakkeella näkyvä keskiarvo on opiskelijan itsensä merkitsemä.) Näkyvissä on sekä hakijan että Hakijapalveluiden lisäämiä tietoja Keskiarvojen tarkistamista/laskemista varten on tarjolla excel-laskuri (tehty tuotantotalouden laitoksella/ Jouko Karjalainen)

19 Akateeminen arviointi Korkeakoulutietokanta Hakukohde on liitetty arviointiryhmään, joka on tyypillisesti koulu. Kohteen pääkäyttäjä ja akateeminen arvioija pääsevät merkitsemään oman arviointiryhmänsä arvion Korkeakoulu -tietokantaan. Arviointi tallentuu järjestelmään ja näkyy kaikilla hakijoilla, jotka ovat hakeneet samasta korkeakoulusta saman arviointiryhmän hakukohteisiin.

20 Korkeakoulu löytyy joko kirjoittamalla nimen osa Korkeakoulun nimi sarakkeeseen tai painamalla vain Hae painiketta, jolloin tietokanta hakee kaikki korkeakoulut. (Mikä tahansa merkki on *)

21 Akateeminen arviointi Korkeakoulutietokanta Myös akateemisen arvioinnin lomakkeelta linkistä Korkeakoulun arviot päästään Korkeakoulutietokantaan, jonne voidaan lisätä oman hakukohteen arviointiryhmän arvio korkeakoulusta.

22 Akateeminen arviointi alustavan valintaesityksen merkitseminen Akateemisen arvioinnin lomakkeelle voidaan merkitä alustava valintaesitys ja alustava hylkäyksen syy. Nämä tiedot näkyvät valintaesityslomakkeella, mikä helpottaa lopullisen valintaesityksen tekemistä.

23 Akateeminen arviointi raporttien hyödyntäminen Kun arviot on tehty kaikista kohteen hakijoista, voidaan järjestelmästä ottaa excel-lista, jossa nähdään hakijoiden järjestyminen esim. annettujen pisteiden perusteella. Raporttipohjaan/arviointilomakkeelle voidaan asettaa kaava, joka tuottaa muodostuvaan exceliin kaavan mukaisen tuloksen hakijoista. Pyyntö kaavan lisäämisestä tehdään osoitteeseen (vain järjestelmässä akateemista arviointia tekeville hakukohteille)

24 Raportit Avaa raportti hakemuksista (Raportit) Raportit tulostuvat Applyn käyttökielen mukaan Jos sinulla on oikeudet useampaan asiaan, tai asiastasi on useita toteutuksia (esim. vuosittaiset hakukierrokset), näet jokaisen asian raporttikansion erikseen Jokaiseen asiaan liittyvät raportit on listattu asia-kohtaisesti

25 Raportit Tästä avaat raportin Excel-muodossa Jos haluat muokata raporttia, avaa raportti-pohja Huom. Exceliin avatusta raportista voit avata yksittäisen hakemuksen klikkaamalla sen tunnistenumeroa.

26 Raportit oman raportin lataaminen Voit luoda raportille haluamiasi asioita valitsemalla tiedon klikkaamalla Lomakkeiden kentät osiosta haluttua tietoa. Valitse Raportit-näkymässä haluamasi raportointikohde klikkaamalla esim. maisteriohjelmasi nimeä. Lisää kentiksi aina Tunniste ja Vaihe

27 Raportit raporttipohjan lataaminen Valitse valikosta Raportit -> hakulomakkeen ( asian ) nimi. Valitse Lataa raportti painikkeen alta haluamasi raporttipohja.

28 Raportit raporttipohjan lataaminen Lataa raportti -valikosta löytyvät valmiit raporttipohjat. Raporttipohjan saa ladattua klikkaamalla raportin nimeä.

29 Raportit raporttipohjan lataaminen Raporttipohjaan määritellyt tiedot tulevat näkyville Sarakkeet osioon. Voit poistaa raportilta tietoja valitsemalla sarakkeen edessä olevan punaisen rastin. Raporttiin voi määritellä kaavan tai suodattimen Lisää kaavasarake tai Lisää suodatin painikkeiden edessä olevista vihreistä + -painikkeista. Lopuksi valitse raportin muoto (Excel, Open-office, Html) ja paina Luo raportti -painiketta.

30 Poista sarake Voit vetää sarakkeen oikealle paikalleen Lisää suodatin Huom! Suodatin poistetaan klikkaamalla sitä Lisää sarake klikkaamalla haluttua tietoa

31 SUODATTIMET Voit suodattaa raportille tietoja kenttien arvojen perusteella (esim. kaikki paikan vastaanottaneet) Valitse kenttä jonka mukaan suodatetaan (täytyy olla raportilla sarakkeena) Valitse haluttu arvo Vertailumerkki on yleensä yhtä suuri kuin merkki (=), mutta jos halutaan lisätä koulukohtainen suodatin, on käytettävä vertailumerkkiä contains

32 SUODATTIMET Lisää suodatin valitsemalla ensin verrattava sarake ja sen jälkeen vertailumerkki(=,<,>...) ja verrattava arvo. Jos kenttä on valikko-tyyppinen voit valita arvon suoraan listasta, tekstikentissä arvo täytyy kirjoittaa käsin. Esimerkki: Halutaan suodattaa raportille hakukelpoiset opiskelijat, jotka ovat asettaneet Bioinformatics maisteriohjelman joko ensimmäiseksi tai toiseksi hakukohteekseen Klikkaa Suodattimet-kohdasta Lisää suodatin 2. Valitse alasvetovalikosta 1. hakukohde ja sen alta alasvetovalikosta haluttu ohjelma 3. Klikkaa Lisää suodatin, aiempi suodatin näkyy alla ja pääset lisäämään toisen suodattimen 4. Valitse alasvetovalikosta 2. hakukohde ja sen alta alasvetovalikosta haluttu ohjelma 5. Klikkaa Lisää suodatin ja näet molemmat suodattimet eroteltuna 6. Valitse alasvetovalikosta Hakukelpoisuus ja alemmasta alasvetovalikosta Kyllä 7. Klikkaa Lisää suodatin

33 Raportti hyväksytyistä hakijoista Exceliin 1. Valitse listasta raporttipohja Valintapäätökset 2. Muodosta Excel-raportti 3. Lajittele sarakkeessa [Valintapäätös] Valintapäätös näkyviin vain hyväksytyt a) Avaa lajittelutyökalu sarakkeen nimen perässä olevasta nuolesta b) Tyhjennä valinnat klikkaamalla kohtaa (Select All) c) Valitse näytettäväksi arvo Hyväksytty ja paina Ok

34 Valintaesitykset, arviointi järjestelmän ulkopuolella 1/2 Hakukohteen hakijat asetetaan paremmuusjärjestykseen. Järjestelmä ei itse järjestä hakijoita paremmuusjärjestykseen, vaan järjestely tehdään sen ulkopuolella (akateeminen arviointi). Järjestely voidaan tehdä joko papereista tai hyödyntämällä järjestelmästä saatavaa exceliä. Lopuksi valintaesitys merkitään hakijan Valintaesitys lomakkeelle. Varasijoja tulee merkitä hakukohteelle riittävästi, vähintään yhtä monta kuin mitä 2. hakukohteesta on hyväksytty hakijoita (Huomio myös varasijoille merkityt 2. hakukohteen hakijat).

35 Valintaesitykset, arviointi järjestelmän ulkopuolella 2/2 Varasijoja voidaan merkitä hakukohteelle kuinka paljon tahansa. Varasijat merkitään hakukohdekohtaisesti numeroin (1,2,3), ei koulutusohjelmakohtaisesti. Paremmuusjärjestyksen numeroita ei merkitä järjestelmään.

36 Valintaesitykset, arviointi järjestelmässä 1/3 Hakukohteen kaikki hakijat arvioidaan numeroin valintaperusteiden mukaan (esim. tutkinnon soveltuvuus, yliopisto, kielitaito, opintomenestys). Hakukohteelle määritellään kiintiö = kuinka monta hakijaa hakukohteeseen valitaan. Hakukohde ja sen kiintiö ilmoitetaan osoitteeseen eage@aalto.fi. Hakukohteelle määritellään kaava minkä mukaan hakijat asetetaan paremmuusjärjestykseen (esim. yliopisto pisteytys + tutkinnon pisteytys + opintomenestyksen pisteytys = valintapisteet)

37 Valintaesitykset, arviointi järjestelmässä 2/3 Valitse valikosta Valintatulosten esikatselu, valitse Asia ja Hakukohde alasveto - valikoista ja paina Esikatsele. Jos tulos on haluttu, niin painetaan Hyväksy. Tällöin toiminto kirjaa valintaesityslomakkeelle valintaesityksen näytössä olevan tilanteen mukaisesti. Toiminto näyttää hakijoiden valintapisteet ja valintaesitykset. Mikäli tuloksessa on muokattavaa, niin hakijan tietoihin voi mennä hakijan IDnumerosta.

38 Valintaesitykset, arviointi järjestelmässä 3/3 Valinta-ajo merkitsee valintapäätöksen valintapäätöslomakkeelle. Jos valintaesitys on Esitetään hylättäväksi, niin hylkäyksen syy tulee merkitä käsin valintaesityslomakkeelle. Jos kaikille voidaan käyttää samaa syytä, niin se voidaan tehdä kerralla pääkäyttäjän toimesta Varasijoille esitettävät hakijat merkitään käsin

39 Esimerkki hakukohteen valinta-ajosta Hakukohteen EST14 hakijat paremmuusjärjestyksessä (hakijan 1. hakukohde on merkitty punaisella ja 2. hakukohde keltaisella värillä, vihreällä ympyrällä hakukohde, jonne hakija hyväksytty): Järjestys numero hakija 1 EST14 AUT01 hakija 2 EST14-3 BIO05 EST14 hakija 4 EST13 EST14 hakija 5 EST14 MAR04 hakija Varasijoilla: 1. hakukohde 1 GMA05 EST14 2. hakukohde 2 EST14 KON04 hakija 3 EST14 RRT02 hakija 4 EST14 PUU01 hakija Hakukohde, jonne hakija valikoituu: EST14 - Elektroniikan ja sähkötekniikan tutkinto-ohjelma - Sähköfysiikka BIO05 - Bioinformaatioteknologian tutkinto-ohjelma - Bioautomatiikka GMA05 - Geomatiikan tutkinto-ohjelma - Geodesia hakija Sijalla 4 oleva hakija valikoituu 2. kohteen hakijana, koska hakijaa ei ole hyväksytty EST13 kohteeseen. Tarjolla olevista hakijoista aina parhaat valikoituvat hakukohteeseen, kun tarkastellaan koko hakijajoukkoa!

40 Korkeakoulussa tehtävät toimet 1/2 Korkeakoulun tulee minimissään tehdä seuraavaa: 1. Valita hakijat, joita esitetään hyväksyttäviksi 2. Merkitä valintaesitys-lomakkeelle valintaesitys (mikäli hylkäävä merkittävä myös hylkäyksen syy, mikäli varasijalle merkittävä myös varasijanumero) 3. Tarkistaa Raportit toiminnon kautta, että hakukohteelle merkityt varasijat ovat numerojärjestyksessä. Valinta-ajo ei mene eteenpäin, jos yksikin varasijanumero puuttuu välistä. Varasijanumero on hakukohdekohtainen.

41 Valintaesityksen merkitseminen

42 Vapaatekstikenttä hylkäyksen syylle Mikäli valintaesitys on hylkäävä, merkitään myös hylkäyksen syy Hylkäyssyyn yhteydessä olevaan vapaatekstikenttään voi kirjata yhteystiedot, joista hakija voi halutessaan pyytää lisätietoja tai tarkempia perusteita hylkäyksen syylle Kentän sisältö näkyy hakijalle tuloksien julkaisun yhteydessä aina silloin, jos kenttään on kirjoitettu tekstiä. Älä siis laita kenttään esim. pelkkää viivaa, jos et halua laittaa yhteystietojasi

43 Korkeakoulussa tehtävät toimet 2/2 Korkeakoulun ei tarvitse lähettää asioita enää eteenpäin, vaan se tehdään Hakijapalveluiden toimesta valinta-ajon yhteydessä Akateemisessa arvioinnissa olleiden hyväksyttyjen ja hylättyjen hakijoiden hakupaperit säilytetään korkeakoulussa

44 Yhteystiedot Yhteydenotot: Wiki-sivut: