Kuvernöörin arkea ja työkaluja

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Kuvernöörin arkea ja työkaluja"

Johanna Lahtinen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Kuvernöörin arkea ja työkaluja DGE-info Tampereella Markku Kalliomäki 1

2 Congratulations! Onnittelut siitä, että sinut on valittu piirikuvernööriksi

4 Tiedon lähteitä

5 Tiedon lähteitä ja työkaluja verkossa RI:n My Rotary / District Administration & Club Central Suomen Rotaryn verkkosivut / Rotarypiiri Suomen nuorisovaihdon verkkosivut Matrikkeli / ns. siniset sivut Suomen jäsentietojärjestelmä Verkkokoukset SOME

6 Rotaryn tietojärjestelmät piirihallinnon tukena Markku Kalliomäki 6

7 Suomen Rotaryn nettisivut uudistettiin

8 Suomen Rotaryn sisäiset suojatut jäsensivut Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta löytyy runsaasti aineistoa sekä klubi- että piirihallinnon tueksi : tunnus: xxxxx ja salasana: yyyyy Suomen Rotaryn tiedotteita, ohjeita ja lomakkeita Rotary Internationalin suomennettuja ohjeistoja ja oppaita Suomen Rotaryn tuottamat koulutusaineistot RI:n ja SR:n tietojärjestelmiin liittyvät kuvaukset ja ohjeet Suuri osa aineistosta on myös ruotsiksi Klubeissa ei kovin hyvin tunneta näitä sivuja SR:n julkaisutoimikunta vastaa sivustojen julkisesta osuudesta ja muut toimikunnat suojatusta osasta 8

9 SR:n suojatut jäsensivut 9

10 10

11 SR:n hallinnon suojatut sivut / 1. Suojatut jäsensivut SR:n hallinto suojattu xxxxx yyyyy 11

12 SR:n hallinnon suojatut sivut / 2. 12

13 SR:n hallinnon suojatut sivut / 3. 13

14 14

15 SR:n jäsentietojärjestelmä RI:n tietokanta Klubit / tietojen päivitys Järjestelmän hallinta / Rotarytoimisto t i t On-lin ne matrik kkeli Tietoja omalle koneelle JÄSENTEDOT Matrikkelit kirjapainosta 15

16 SR:n jäsentietojärjestelmä Internetin kautta nettiselaimella käytettävä keskitettyyn verkkotietokantaan perustuva ajantasajärjestelmä SISÄÄN: - klubi- ja jäsentietojen päivittäminen - klubivirkailijatietojen päivittäminen - kuukausittaisten läsnäoloilmoitusten raportointi ULOS: - lukuisia raportteja ja tilastoja klubin ja piirin toiminnan tueksi - online-hakutoiminnot - tietojen alaslataukset omalle koneelle - vuosittaisen matrikkelikirjan perusta Em. toimintojen käytettävyydet on määritelty eri käyttöoikeus-tasoille (jäsen, klubi, piiri,sr). Yksityiskohtainen järjestelmäkuvaus ja käyttöohjeet löytyvät SR:n kotisivuilta 16

17 Kuvernöörien ja tulevien kuvernöörien käyttöoikeudet SR:n jäsentietojärjestelmäänän Kuvernöörin käyttöoikeuksilla voi vain selailla, tulostaa ja ladata alas oman piirinsä klubien ja jäsenten tietoja sekä erilaisia piirikohtaisia raportteja ja tilastoja. Piirien DG-tunnukset SR:n jäsentietojärjestelmään: D 1380 käyttäjätunnus: xxxxx ja salasana: xxxxxx D 1390 käyttäjätunnus: xxxxx ja salasana: xxxxxx D 1400 käyttäjätunnus: xxxxx ja salasana: xxxxxx D 1410 käyttäjätunnus: xxxxx ja salasana: xxxxxx D 1420 käyttäjätunnus: xxxxx ja salasana: xxxxxx D 1430 käyttäjätunnus: xxxxx ja salasana: xxxxxx Suositus: DG antaa kuvernöörioikeutensa myös tuleville kuvernööreille sekä harkintansa mukaan myös apulaiskuvernööreille ja muille piirin keskeisille toimihenkilöille. 17

18 Piirien ja klubien verkkosivut Rotary näkyväksi myös sähköisessa mediassa: - Piirien nettisivut tulisi olla edustuskunnossa, mallina klubeille. Kuvernööri vastaa piirinsä nettisivuista. - Kuvernöörin tulee kannustaa klubeja tuomaan esille Rotarya ja sen toimintaa (erityisesti oman klubinsa toimintaa) - Useimpien klubien nettisivut ovat sisäänpäin kääntyneet eli palvelevat lähinnä klubin jäseniä. Ulospäin suuntautumista tarvitaan enemmän. Keskimäärin klubien verkkosivut ovat melko aneemisia ja puutteellisia - SOME:n hyödyntäminen: o - piirille oma Facebook ryhmä o - Klubien osallistuminen RI:n SOME-palveluihin

19 Yksi esimerkki piirin verkkosivuista

20 Yksi esimerkki klubin verkkosivuista

21 RI:n nettisivut RI:n nettisivut Sisäänmeno kaikille RI:n verkkopalveluille. l Valtava rotarytietouden lähde. Paikoitellen amerikkalaisen kulttuurin leima, suodata kansallisella suodattimella. 21

22 RI:n uudet nettisivut avattu elokuussa

23 RI MyRotary toimintoja Kuvernöörin toiminnot Selailu- ja tulostusoikeudet piirinsä klubien ja jäsenten tietoihin. Säätiötilanteen seuranta Klubien suunnitelmien seuranta (Club Central) Paljon erilaisia piirin tilastoja ja lomakkeita DGE:llä, apulaiskuvernööreillä ja TRF-puheenjohtajalla hieman rajoitetummat valtuudet. 23

24 Manage District Manage District

25 Manage Foundation

26 Rotary Club Central

27 Rotary Club Central Klubien suunnitelmat ja toteutumat: 1. Your Club mm. jäsenlisäystavoitteet 2. Service palveluprojektit / hankkeet 3. Foundation Giving Säätiölahjoitusten tavoitteet

28 FIMDA Finlands Multidistrict Access Kansallisen jäsentietojäjestelmämme ja RI:n järjestelmän j ä integrointi i ti

29 SR:n ja RI:n tietojärjestelmien roolijako Uusi prosessi tammikuusta 2012 lähtien My Rotary Suomen jäsentietojärjestelmä Päivitetään VAIN Suomen järjestelmään! My Rotary 29

30 Uusia mahdollisuuksia verkossa 30

31 Trendejä

32 Trendejä Nuoret - eivät käytä tietokonetta -eivät käytä sähköpostia - eivät lähettele tekstiviestejä - eivät käy aktiivisesti nettisivuilla - eivät käytä puhelinta puhumiseen - eivät käytä aktiivisesti Facebook:ia - kommunikaatio älypuhelimien verkkoviestintä ym. pilvipalveluilla

33 Vanhenpi sukupolvi (esim. rotarit) Käyttävät pääosin niitä välineita ja verkkopalveluita, joita nuoret käyttävät vähän Risto Rotari 65 vuotta

34 Rotaryn sosiaalinen media Social media and Rotary

36 RI:n sosialinen media

37 VERKKOKOKOUKSET 37

38 SR VERKKOKOKOUKSET Suomessa tällä hetkellä vain yksi varsinainen verkkoklubi SR hankkinut v Adobe Connect Pro verkkokokouslisenssin ( max 100 yhtäaikaista osallistujaa) SR pitänyt suurimman osan toimikuntiensa kokouksista verkkokokouksina Tällä hetkellä 15 eri kokoushuonetta - SR:ntoimikunnat (6 toimikuntaa) - SR:n hallitus - kuvernöörit ja tulevat kuvernöörit - Lääkäripankki - Pari piiriä - Muutama klubi - RI / Zone 15 koordinaattorit

39 Verkkokokousalustan käyttötapoja - Normaali verkkokokous - Hybridikokous - Videoidut etähaastattelut Jennifer Jones haastattelu - Seminaarit (Webinars) Vellu-Russia-presentation

40 VERKKOKOKOUKSET Etuja: - säästyy osallistujien aikaa - säästyy kustannuksia - helpompi löytää sopivat kokousajat - kokemusperäisesti verkkokokoukset eivät ole kestäneet niin kauaa kuin perinteiset kokoukset - kokousten nauhoitus ja jälkikatselu

41 Kuvernöörien ja tulevien kuvernöörien verkkokokoushuone

42 Alku aina aina hankalaa, lopussa p kiitos seisoo

Samankaltaiset tiedostot

Rotaryn tietojärjestelmät piirihallinnon tukena

Rotaryn tietojärjestelmät piirihallinnon tukena DGE-info Tampereella 23.-24.8.2014 2005 2014 Markku Kalliomäki 1 Miten hallitset piirisi tietovirtoja? Näinkö.. vai näin? 2 Rotaryn tietojärjestelmät Suomen