KLUBI- JA JÄSENTIETOJEN RAPORTOINNIT

Transkriptio

1 Suomen Rotary - Finlands Rotary ry Koulutusaineisto Ohjeet, klubi ja jäsentietojen raportoinnit 1 / 5 Päivitys: / MKa Ryhmä: Klubin sihteeri KLUBI- JA JÄSENTIETOJEN RAPORTOINNIT Sisällysluettelo 1 Johdanto Raportoinnit ja maksut Rotary Internationalille Official Directory Puolivuotisraportit ja -maksut RI:lle Rotarysäätiölahjoitukset Raportointi Suomen Rotarytoimistoon Jäsentietojen muutokset juoksevasti Kuukausittain Puolivuosittain Kalenterivuoden vaihteessa Vuosittainen matrikkeli Raportointi kuvernööreille ja apulaiskuvernööreille Ennen rotaryvuoden alkua Juoksevasti... 5 Markku Kalliomäki

2 2 / 5 1 Johdanto Hyvät klubipresidentit ja sihteerit Rotaryklubin hallintoon ja toimintaan liittyy useita määräaikaisia ja määrämuotoisia raportointeja ja maksuja Rotary Internationalille, Suomen Rotarylle ja piireille. Klubi- ja jäsentietojen raportoinnin sujuva hoitaminen edellyttää klubeilta tietoteknisiä perusvalmiuksia, kuten sähköpostin ja internetin käyttöä sekä RI:n ja SR:n tietojärjestelmien tuntemusta. Koska RI:n ja SR:n tietojärjestelmät eivät integroidu keskenään, niin osin samoja tietoja joudutaan raportoimaan kahteen eri järjestelmään (RI:n Member Access -järjestelmä ja SR:n jäsentietojärjestelmä). Suomen klubi- ja jäsentietojen raportointi ja hallinta perustuu SR:n jäsentietojärjestelmän käyttöön. Myös RI:n tiedonvälitys ja raportoinnit RI:lle perustuvat pääosin tietotekniikan hyväksikäyttöön papereiden lähettämisen sijaan. Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta löytyy runsaasti klubihallintoon ja raportointiin liittyviä yksityiskohtaisia ohjeita. Raportointien ja maksujen määräaikojen noudattamisen peruslähtökohta on, että klubissa on määritelty selkeät vastuut näiden hoitamiseksi. 2 Raportoinnit ja maksut Rotary Internationalille 2.1 Official Directory Kunkin kalenterivuoden loppupuolella RI:ltä tulee klubeille kehotus ilmoittaa RI:lle klubin seuraavan rotaryvuoden klubivirkailijoiden yhteystiedot kuten seuraava klubipresidentti, 1. sihteeri, rahastonhoitaja ja rotarysäätiökomitean puheenjohtaja (suomalaisissa klubeissa usein = rotarysäätiöasiamies) sekä säännöllisten klubikokousten paikka ja aika. Nämä tiedot päivitetään RI:n Member Access -järjestelmään (yleensä mennessä), jolloin paperilomakkeita ei tarvitse lähettää RI:lle. Member Access järjestelmän seikkaperäiset käyttöohjeet löydät SR:n sisäisillä nettisivuilla kohdassa TIETOJÄRJESTELMÄT. Vuoden aikana tulevia muutoksia klubi- ja jäsentietoihin tulisi päivittää juoksevasti RI:n Member Access -järjestelmään, näin tiedot ovat jatkuvasti ajan tasalla. Jos et kuitenkaan kykene käyttämään Member Accessin antamia palveluja, voit hoitaa asian palauttamalla täytetyt lomakkeet RI:n Zürichin toimistoon. RI toimittaa vuosittain kullekin klubille yhden Official Directory -hakemiston, joka sisältää maailman kaikkien klubien presidenttien ja sihteereiden yhteystiedot. Voit valita Official Directory -hakemiston joko painotuotteena tai CD-levyllä. Voit myös ilmoittaa, ettet halua kumpaakaan, vaan käytät tarpeisiisi Member Accessissa olevaa nettiversiota, tätä kutsutaan ns. vihreäksi versioksi. Nettikäyttöä varten sinun tulee rekisteröityä Member Access -järjestelmän käyttäjäksi. Maailman kaikkien klubien kokoontumispaikat ja -ajat ovat vapaasti kaikkien selailtavissa RI:n nettisivuilla. Kotisivun yläreunassa on kohta Club Locator eli klubipaikannin, jota kautta voi suorittaa hakuja.

3 3 / Puolivuotisraportit ja -maksut RI:lle Kunkin rotaryvuoden alussa ja kalenterivuoden vaihteessa RI lähettää klubeille (sihteereille) puolivuotisraportoinnin eli ns. SAR-raportin (Semiannual Report) lomakkeiston ja ohjeet. SAR-raportti sisältää tiedot klubin aktiivijäsenten määrästä, jäsenten perustiedot sekä laskupohjan RI:n per capita -maksusta, sekä ohjeet maksujen suorittamisesta. Puolivuotisraportilla myös korjataan tarvittaessa nykyisten jäsenten tietoja, ilmoitetaan klubiin liittyneet uudet jäsenet ja maksetaan heidän ns. pro rata -maksunsa (liittymismaksu). Puolivuotisraportin yhteydessä ilmoitetaan myös The Rotarian -lehden tilaukset. Jos jäsentiedot on päivitetty MA-järjestelmään, niin The Rotarian lehtitilaukset ilmoitetaan sähköisesti osoitteella data@rotary.org, jolloin ilmoitetaan saajan nimi ja RI-jäsennumero. Nämä raportit tulee palauttaa ajan tasalle päivitettyinä RI:iin osoitteella data@rotary.org ilmoitettuun määräaikaan mennessä (yleensä heinäkuun loppu ja tammikuun loppu). Suositus on, että päivitykset tehdään suoraan RI:n Member Access -järjestelmään, niin silloin klubille RI:ltä SAR-paketissa tullutta jäsenluetteloa ja jäsenlisäyslomakkeita ei tarvitse palauttaa RI:lle. Kuitenkin jäsenmäärä- ja maksuyhteenveto (Semiannual Report Form) on täytettynä ja presidentin ja sihteerin allekirjoittamana palautettava RI:lle osoitteella data@rotary.org. Jäsenmäärä- ja maksuyhteenvetolomake löytyy sähköisessä muodossa Member Access -järjestelmästä kohdasta Maksa puolivuotismaksut tai tulosta SAR-raportti. Lomake on imuroitavissa tietokoneella täytettävissä ja tallennettavissa olevana pdf-tiedostona. Puolivuotisraportin suomenkielinen täyttöohje sekä siihen liittyvän SAR-maksun maksuohje löytyy SR:n sisäisiltä jäsensivuilta. RI:lle lähetetyistä raporteista (niin sähköiset kuin mahdolliset paperiversiot) kannattaa tallentaa itselle kopiot, koska niitä voi tarvita jälkeenpäin mahdollisia epäselvyyksiä selvitettäessä. Varmistakaa, että rahastonhoitaja on maksanut SAR-maksut raporttinne mukaisesti! Piirikohtaisista käytännöistä riippuen myös kuvernööri voi pyytää itselleen kopiot SARraportista ja maksukuitista. 2.3 Rotarysäätiölahjoitukset Vuosirahastoon tehtyjen lahjoitusten perusteella voidaan anoa seuraavia huomionosoituksia: Rotarisäätiön kannatusjäsen (Sustaining Member), Paul Harris Fellow -tunnustus, Paul Harris Society -tunnustus, monikertainen PHF-tunnustus ja Major Donor -tunnustus. Pysyvään rahastoon tehtyjen käteislahjoitusten perusteella voi anoa Major Donor - huomionosoitusta. Rotarysäätiön hallitus myöntää Hyväntekijä-tunnustuksen (Benefactor) jokaiselle, joka on ilmoittanut säätiölle, että hän on laatinut jälkisäädöksen tai tehnyt käteislahjoituksen, suuruudeltaan vähintään USD. Kaikista säätiölahjoitusten tekemiseen liittyvistä yksityiskohdista löytyy SR:n sisäisiltä sivuilta runsaasti ohjeistusta. Kuitenkin tässä yhteydessä käsittelen muutamalla sanalla PHF-hakemuksia. Yleinen käytäntö on, että klubit lähettävät PHF-hakemukset suoraan RI:lle Zürichin toimistoon. Joissain piireissä nämä hakemukset kulkevat keskitetysti piirin PHF-asiamiehen kautta. PHF-hakemuslomake sekä sen täyttöohjeet löytyvät SR:n sisäisiltä jäsensivuilta. PHF-hakemuksen käsittelyyn on maksetun maksun jälkeen varauduttava n. 4 6 viikon toimitusaikaan. Kuvernööreillä on mahdollisuus seurata piirinsä TRF-lahjoitusten tilannetta RI:n Member Access -järjestelmän kautta. 3 Raportointi Suomen Rotarytoimistoon

4 4 / Jäsentietojen muutokset juoksevasti Muutokset klubi- ja jäsentietoihin päivitetään juoksevasti internetin kautta Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmän keskitettyyn jäsentietokantaan. Vuosittainen matrikkelikirja perustuu tämän järjestelmän tietoihin. Järjestelmä palvelee klubeja ja piirejä klubitietojen online-selailuilla ja raporteilla. SR:n jäsentietojärjestelmän kuvaukset ja ohjeet löytyvät SR:n sisäisiltä jäsensivuilta. 3.2 Kuukausittain Klubien kuukausittaiset läsnäoloilmoitukset tulee tehdä kunkin seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. Läsnäoloilmoitusten raportointi ja tilastointi tehdään SR:n jäsentietojärjestelmän kautta. Kunkin kuukauden alussa julkaistavan kuvernöörin kuukausikirjeen liitteenä on piirin kaikkien klubien läsnäolotilasto. Kunkin klubin kuukausittainen läsnäolotilastohistoria kertyy SR:n jäsentietojärjestelmän tietokantaan, josta se on kuvernöörin ja klubien selailtavissa. 3.3 Puolivuosittain Kunkin toimintakauden syksyllä (lokakuussa) ja keväällä (maaliskuussa) Suomen Rotarytoimisto lähettää klubien rahastonhoitajille laskun piirin vuosimaksun maksamiseksi. Lasku sisältää yhdistettynä Suomen Rotaryn ja piirin jäsenmaksun sekä piirin päättämät humanitaaristen hankkeiden tukimaksut (esim. Lääkäripankki ja End Polio Now) Maksu kattaa Suomen Rotaryn ja rotarypiirin hallinto- ja palvelukustannukset sekä Rotary Norden -lehden jokaiselle aktiivijäsenelle. 3.4 Kalenterivuoden vaihteessa Klubin tulevan toimikauden keskeiset toimihenkilöt valitaan joulukuun loppuun mennessä klubin vaalikokouksessa. Nämä seuraavan rotaryvuoden toimihenkilötiedot on päivitettävä SR:n jäsentietojärjestelmään kalenterivuoden loppuun mennessä. Samoin kalenterivuoden loppuun mennessä on RI:lle ilmoitettava Official Directorya varten tulevan presidentin, sihteerin, rahastonhoitajan ja rotarysäätiökomitean puheenjohtajan tiedot (ellei klubilla ole erikseen tätä varten komiteaa, niin ilmoitetaan rotarysäätiöasiamiehen nimi) joko RI:n lähettämällä lomakkeella osoitteella data@rotary.org tai sitten suoraan RI:n Member Access -järjestelmän kautta. 3.5 Vuosittainen matrikkeli Vuosittain julkaistavan Rotary Matrikkelin klubi- ja jäsentiedot perustuvat jäsentietojärjestelmän kautta klubien päivittämiin tietoihin. Matrikkelin valmistusprosessi alkaa kunkin kalenterivuoden alkupuolella. Klubi- ja jäsentietojen tulee olla päivitettyinä ajan tasalle vuosittain tammikuun loppuun mennessä. Klubi- ja jäsentietoja tulisi päivittää SR:n jäsentietojärjestelmään heti muutoksen tapahduttua eikä odotella matrikkelin koostamisajankohtaa. Ennen uuden rotaryvuoden alkua klubin tulee tarkistaa myös klubia palvelevan apulaiskuvernöörin nimi siihen varattuun kenttään Klubin perustiedot näytössä. Suomen Rotaryn ja kuvernöörien tarvitsemat yhteystiedot klubeihin ja jäseniin perustuvat yksinomaan SR:n jäsentietojärjestelmässä oleviin tietoihin. Matrikkelit toimitetaan klubeille kesäkuun alkupuolella ennen rotaryvuoden vaihtumista. 4 Raportointi kuvernööreille ja apulaiskuvernööreille

5 5 / Ennen rotaryvuoden alkua Klubin tulevan toimintavuoden toimintasuunnitelmat (Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille) toimitetaan jo ennen rotaryvuoden alkamista ko. alueen apukaiskuvernöörille (AG), joka toimittaa ne edelleen tulevalle kuvernöörille (DGE). Suunnittelulomake sisältyy Klubin presidentin opaskirjaan ja sen komiteakohtaiset osat vastaavissa komiteaopaskirjoissa, jotka jaetaan PETS:n yhteydessä. Suunnittelulomake on myös imuroitavissa SR:n nettisivuilta. Lisäksi Rotary International suosittelee ja kehottaa, että klubit laatisivat em. vuosisuunnitelman lisäksi klubijohtosuunnitelman (Club Leadership Plan), jossa kuvataan klubin hallintomalli sekä pidemmän aikavälin suunnitelman n. kolmeksi vuodeksi eteenpäin. Näistä suunnitelmista löytyy lisätietoa ja lomakkeita SR:n nettisivuilta. Nämä suunnitelmat käydään läpi kuvernöörin vuosittaisen klubivierailun yhteydessä. 4.2 Juoksevasti Mahdolliset muutokset rotaryvuoden aikana klubin kokouspaikkaan, -aikaan, keskeisten klubivirkailijoiden ja muiden jäsenten yhteystietoihin on päivitettävä heti muutoksen tapahduttua Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmään sekä RI:n jäsentietojärjestelmään (Member Access) tai ellei se ole mahdollista niin muutosilmoitus lähetetään RI:lle osoitteella data@rotary.org. Mahdolliset muutokset klubin nettisivujen osoitteeseen päivitetään suoraan SR:n jäsentietojärjestelmään. Klubin viikko- tai kuukausiselosteet tulisi toimittaa kuvernöörille, tulevalle kuvernöörille ja oman alueen apulaiskuvernöörille. RI:n nettisivuilta löytyy useita erilaisia ilmoituslomakkeita ja raportointiohjeita RI:lle. Ne palautetaan annettujen ohjeiden mukaisesti RI:lle. Suomen osalta on hyvä myös laittaa kopio sähköisistä viesteistä myös Eurooppa/Afrikka-alueen, eli RI:n Zürichin aluetoimistoon, jonne voi myös suoraan lähettää edelleen toimitettaviksi paperiset raportit. Mieluiten kuitenkin käytetään RI:n Member Access -järjestelmää.