Projektiyhteistyömallit ja Projektinaikainen tuotannonohjaus

Transkriptio

1 Projektiyhteistyömallit ja Projektinaikainen tuotannonohjaus Lähtökohta: Hankintamuodot Hankinta kokonaisuudet Maksuperusteet Kelpoisuusehdot, valintakriteerit, sopimuskannusteet Projektin organisointimallit Työkaluja ja keinoja saavuttaa tilaajan tavoitteita Se mitä ja miten em. työkaluja käytetään vaikuttaa tuottavuuteen ja tehokkuuteen

2 Tilaaja VALVONTA Arkki Lämpö ja tehti ilmastointi Sähkö Vesi Lämpö ja ilmastointi Sähkö Vesi PJU Suunnittelijat Sivu-urakoitsijat Aikataulun koordinointi Aliurak. Aliurak. Aliurak. Mitkä tilaajan tavoitteet ohjaavat esimerkin mukaiseen hankintamalliin ja - kokonaisuuksiin sekä projektin organisointiin? Kustannusbudjetti, aikataulu, palvelutaso/laatutaso ympäristö, turvallisuus, jne

3 Edellä mainittu Case voidaan toteuttaa monella tavalla Tässä yksi vaihtoehto Case esimerkin tavoitteet: Läpimenoaika, Kustannusten alentaminen koko ketjussa (tuottavuus) Työturvallisuus Ratkaisevaa ei ollut esivalmistus, se oli seurausta vaan Koottiin tiimiin laaja osaaminen Asetettiin tavoitteet, johon kaikki sitoutuivat Projekti ositettiin niin, että saatiin parempi flow Suunniteltiin ja toteutettiin taloudellisemmat ratkaisut

4 Projektia voidaan ositella monella tavalla Toiset mahdollistavat enemmän innovointia kuin toiset Toiset edistävät flow:ta paremmin kuin toiset Millaisia ovat meidän projektiemme flow:t? Projektitoimituksen lähtökohdat Tilaaja/ Projektinjohtokonsultti Kahdenkeskeisiä sopimuksia, eri sopimuksissa eri intressejä Paineena ajattelu, että saan enemmän, jos toinen saa vähemmän Arkkitehti/ suunnittelija Osapuolet toimivat toistensa intressejä vastaan Pääurakoitsija, projektinjohtourakoitsija Alihankkija Alihankkija Lähde: LCI- Annual Congress 2006

5 Perinteinen projektinjohto? PÄÄSUUNNITTELIJA Siltasuunnittelu TILAAJA Rakennuttamispalvelut PÄÄURAKOITSIJA/ PJU Maarakennusurakoitsija Geosuunnittelu Tie- ja katusuunnittelu Ympäristösuunnittelu Liikennesuunnittelu Toinen tilaaja Tilaajan asiantuntija Tilaajan asiantuntija Siltaurakoitsija Päällysteurakoitsijat Materiaalitoimittajat Miten maksimoimme projektitoimituksessa arvon asiakkaalle (aikataulu, kustannukset, laatu, turvallisuus) minimoimalla samalla hukkaa projektitoimituksen aikana koko tilaus-toimitusketjusta Tavoite asettaa muutosvaatimuksia Projektin johtamiselle (lisääntyvä yhteistyö) Tekemisen prosesseille Tavalle hankkia palvelut Tavalle tehdä pitkäjänteistä yhteistyötä toimittajaverkossa

6 Last Planner Prosessin ja luotettavuusmittauksen esittelymateriaali Esimerkki tuotannon ohjauksen, hajonnan ja luotettavuuden merkityksestä Tämä homma valmistuu ensi perjantaina Ei me saatukaan sitä valmiiksi, kun piti heittää pari konetta toiselle työmaalle, mutta se valmistuu kyllä ensi keskiviikoksi Joo, seuraavana maanantaina tämä on varmuudella valmis 100 % Valmiusaste Suunnitelma Toteutuma Kuka maksaa edellisen vaiheen myöhästymisestä johtuvat seuraavaan vaiheeseen jo varatut resurssit, joita ei voidakaan käyttää ja pitkittyneen materiaalivaraston? Kuka maksaa aikataulun kiinniottamiseen tarvittavat suunnitelmaa suuremmat resurssit?

7 Tuotannon suunnittelu ja luotettavuus Kiinnittämällä huomiota kolmeen seikkaan, voidaan toiminnassa olevaa hajontaa vähentää merkittävästi 1. Tekemällä työnkulku ennustettavammaksi ja hukkaa vähentäväksi 2. Parantamalla tehtävien toteuttamisen luotettavuutta ja kurinalaisuutta 3. Parantamalla yhteistoimintaa, informaatiokulkua ja sitoutumista kehittämällä ihmisiä ja edistämällä oppimista Tavoitteena vakiinnuttaa systemaattinen käytäntö, jossa oppimista tapahtuu projektin aikana ja oppimisen tuloksia voidaan hyödyntää yli projektirajojen Hyödyt: tuottavuuden, työturvallisuuden, laadun parantuminen ja läpimenoajan lyhentäminen Last Planner- prosessi Suunnittele, ohjaa, korjaa ja opi Yleissuunnittelu - välitavoitteet Rakennusvaihesuunnittelu - Tarkenna eri toimijoiden vastuut Valmisteleva suunnittelu - Poista esteet ja valmistaudu Viikkosuunnittelu - Lupaukset Olemmeko luottavaisia, että kykenemme toimittamaan projektin asetetuilla rajoituksilla? Kuka vastaa viimekädessä siitä? Ymmärrämmekö, miten työ tehdään? Olemmeko saaneet muilta osapuolilta lupaukset, että onnistumme yhdessä? Olemmeko luottavaisia, että kykenemme välitavoitteeseen? Onko eri osapuolet aktiivisia? Onko annettu luotettavia lupauksia, että esteet on tunnistettu ja poistettu? Olemmeko luottavaisia, että tehtävät alkavat ja päättyvät kuten on suunniteltu Kuinka koordinoimme viikon tehtävät? Olemmeko luvanneet toteuttaa tehtävämme? Oppiminen -Mittaa luotettavuutta (TTP) ja reagoi Mitä olemme oppineet`? Mitä muutoksia tulee tehdä, jotta suorituskykymme paranee?

8 Last Planner- prosessi Suunnittele, ohjaa, korjaa ja opi Yleissuunnittelu - välitavoitteet Käyttöönoton esteet Rakennusvaihesuunnittelu - Tarkenna eri toimijoiden vastuut Valmisteleva suunnittelu - Poista esteet ja valmistaudu Viikkosuunnittelu - Lupaukset Oppiminen -Mittaa luotettavuutta ja reagoi 1. Toimimme jo noin 2. Tässä on joitakin hyvä ajatuksia, Sovellamme joitakin niitä tilanteeseemme 3. Muiden täytyy ensiksi muuttaa omaa toimintatapaansa, (koska sen vaikutukset ovat suuremmat) 4. Pelko näyttää aloittelijalta Rakennusvaihesuunnittelu - sovelluksia (Phase scheduling, Pull scheduling, reverse pull scheduling) Kahden tai useamman välitavoitteen välinen tuotannon suunnittelu, Kohteena tietty aikajakso esim. 3-5 kk Kohteena tietty alue tai lohko Kohteena esim. työrako Toteutetaan takaperin, eli välitavoitteesta - > nykyhetkeen

9 Rakennusvaihesuunnittelu Rakennusvaihesuunnitteluun osallistuvat kaikki projektin avainosapuolet, joilla on toteutuksen onnistumiseen vaikutusta. Minimissään se tarkoittaa päätoteuttajaa ja alihankkijoita Sitoutuminen paranee, kun mukana myös tilaaja, suunnittelija, jopa kolmansia osapuolia Jokainen osapuoli on valmistautunut tilaisuuteen Rakentamisvaihesuunnittelu - yhteistyössä Yhteinen pohdinta - yhteinen tavoite Sitoutuminen tavoitteisiin Lupauksen pitäminen Työjärjestysten järkevyys - motivaatio Järkevät kestot - mestariippuvuudet - työrauha & laatu

10 Rakennusvaiheaikataulun laadinta 1. Määrittele työt, jotka kuuluvat suunniteltavaan vaiheeseen 2. Määrittele vaiheen valmistumispäivämäärä ja jokainen tärkeä sisäinen tavoite ennen sitä 3. Käytä Post-It lappuja ja kehitä tarvittava tehtävien verkko, jotka vaaditaan vaiheen toteuttamiseksi työskentelemällä takaperin valmistautumispäivästä nykyhetkeen päin 4. Lisää jokaiseen tehtävään kesto ilman ylimääräisiä puskureita. Käytä kestoja, joilla uskot tehtävän toteutuvan normaaleissa olosuhteissa 5. Tarkistakaa suunnitelma uudelleen ja yrittäkää lyhentää tehtävien kestoja. Kysykää toisiltanne, mikä muutos tarvitaan, jotta tehtävän kestoa voidaan lyhentää Rakennusvaiheaikataulun laadinta 6. Määrittäkää aikaisin mahdollinen päivä vaiheen aloittamiselle 7. Jos teillä jää aikapuskureita, päättäkää tarvitsetteko niitä ja missä tehtävissä niitä tarvitaan. Tunnistakaa tehtävät, joiden kestoissa on eniten epävarmuutta. Asettakaa ne järjestykseen ja sopikaa, miten sijoitatte puskurit niihin. 8. Jos aikapuskurit eivät riitä, suunnitelkaa uudelleen. Jos aikapuskureita jää käyttämättä, nopeuttakaa aikataulua. 9. Käykää vielä aikataulu läpi ja hyväksykää se yhdessä Yhteinen tavoite on eliminoida hukkaa

11 Last Planner Systeemi koostuu Pääaikataulu Läpimenoaika Vastuurajat Resurssien tasainen käyttö Materiaalivirtaus Työvaiheaikataulu (tällä on myös muitakin nimiä) Tehtävien valmistelu ja edellytysten varmistaminen (valmistava suunnittelu ja esteloki) Yhteisesti sovitut viikkotavoitteet ja aikataulut (viikkosuunnitelma) jokainen vastuutaho tekee omat viikkosuunnitelmat Viikkotavoitteiden toteutumisen palaute ja analysointi (tehtävien toteutumisprosentti) Valmisteleva suunnittelu Lähtötietona yhdessä tehty rakennusvaihesuunnittelu Aikajänne 4-6 viikkoa, rullaa jatkuvasti eteenpäin Tarkistetaan kerran viikossa Tavoitteena tunnistaa esteet, joiden vuoksi tehtävää ei voida käynnistää Vastuutetaan esteiden poistaminen (henkilökohtaisesti) Esteiden poistamiselle myös aikataulu ja sen seuranta Tarvittaessa käynnistetään tehtävien uudelleen suunnittelu Ylläpidetään käynnistämiskelpoisten tehtäviä Neukkarin pöytä Päätoteuttaja Alihankkijat Suunnittelijat Tilaaja/konsultit

12 Tehtävien käynnistys edeltävä tehtävä Suunnitelmadokumentit, luvat Materiaalit edeltävä Käynnistettävä Seuraava tehtävä tehtävä tehtävä Tila, olosuhteet edeltävä tehtävä Henkilöstö Kalusto Weeks away from execution Week 6 Gross constraints analysis and removal. Continues through Week Week 5 Week Break down activities and analyze operations *Decide on tasks to bring forward, reshuffle to match load and capacity. *Express tasks in terms of operations. Week 3 Design operations through first run studies *Remove constraints at the level of operations continues through Week Week 2 Develop a provisional weekly work plan, with tasks to be performed each day Week 1 Revise provisional weekly work plan as needed. Specify workable backlog. Time Boulders Rocks Pebbles Dust 2008 Glenn Ballard and Farook Hamzeh. All rights reserved.

13 Viikkosuunnittelu Yhden tai kahden viikon tehtäväkohtainen työsuunnitelma Jokaisen työnjohtajan työkalu Vain käynnistämiskelpoisia tehtäviä viikkosuunnitelmaan Käynnistämiskelpoiset työt tunnistetaan ja otetaan mukaan viikkosuunnitelmaan Tehtäville mitattavat, edistymistä osoittavat suureet Pitkäkestoiset tehtävät pilkottava viikon mittaisiksi mitattaviksi kokonaisuuksiksi Koordinoidaan päätoteuttajan toimesta eli varmistetaan, että viikkosuunnitelma on tavoitteellinen ja toteuttaa aikaisempien suunnitteluvaiheiden tuloksia JOKAINEN LAST PLANNERI ANTAA LUPAUKSEN Olisiko Tilaajalla/tilaajan edustajalla oltava viikkosuunnitelma? Yhteisenä tavoitteena hukan eliminointi Kunkin työnjohtajan työkalu Sitouttaminen tavoitteisiin onnistunut Tavoitteet realistisia

14 Palautteen antaminen Edellisen viikon toteutumista annetaan palaute kaikille Kaikki näkee toistensa onnistumisen Syyllisiä ei etsitä, tavoitteena on oppia, miksi poikkeamia syntyy ja estää niiden toistuminen Vaikeampaa kuin luulisi Visuaalinen valvonta auttaa, ts. pidetään TTP-graafit yleisesti näkyvillä Tehtävien toteutumisprosentti, TTP Seurantaviikot

15 Sopimus/Tilaaja Edeltävä työ toteuttamatta - muut Edeltävä työ toteuttamatta - omatyö Suunnitelmien saatavuus Työkoneen/työvälineen saatavuus Henkilöstön saatavuus Materiaalien/hankinnan saatavuus Työsuunnitelmien puutteellisuus Valvojan hyväksyntä Aikataulu/vaiheistus Työsaavutuksen väärä arviointi Sää Muu työmaan ulkopuolinen syy Konerikko Evolution of PPC PPC 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Direction of PPC before LPSI Last Planner System Implemented (LPSI) 2006 Lean Construction Institute Avg. PPC after LPSI MONTHS Avg. PPC before LPSI

16 Last Planner System Tuotannonohjaus Projektin tavoitteet Budjetti& Aikataulu Tuotannon osittelu Lähtötiedot Yleisaikataulu ja vaiheaikataulu Valmisteleva suunnittelu PITÄISI Poistetaan esteet VOIDAAN Viikkosuunnittelu TEHDÄÄN TTP Toteutus TEHTIIN Maanatai Tiistai Keskiviikko Torstai Perjantai Viikkosuunnitelmien tarkistus 9-10 Valmisteleva suunnittelu kokous Viikkosuunnitelma kokous 0,5 h Valmistelevan Seuraavan viikon viikkosuunnitelman palautus Suunnittelun päivitys

17 Last Planner- prosessi Suunnittele, ohjaa, korjaa ja opi Yleissuunnittelu - välitavoitteet Käyttöönoton esteet Rakennusvaihesuunnittelu - Tarkenna eri toimijoiden vastuut Valmisteleva suunnittelu - Poista esteet ja valmistaudu Viikkosuunnittelu - Lupaukset Oppiminen -Mittaa luotettavuutta ja reagoi 1. Toimimme jo noin 2. Tässä on joitakin hyvä ajatuksia, Sovellamme joitakin niitä tilanteeseemme 3. Muiden täytyy ensiksi muuttaa omaa toimintatapaansa, (koska sen vaikutukset ovat suuremmat) 4. Pelko näyttää aloittelijalta Yhteenveto projektinaikaisesta tuotannonohjauksesta Yleisaikatauluun vain välitavoitteet ja pitkän läpimenoajan tarvitsemat hankinnat Rakennusvaiheaikataulujen laadinta yhteistyössä pääosapuolten kanssa, takaperin suunnitellen, tekemällä aikataulupuskurit näkyviksi Rakennusvaiheaikataulusta tehtävät 4-6 viikon valmistelevaan suunnitteluun, tunnista esteet ja aloita tehtävät vain jos kaikki esteet on poistettu Opettele tekemään luotettavia lupauksia Seuraa TTP:tä sekä opi ja reagoi niihin syihin, joiden vuoksi lupaukset eivät ole pitäneet

18 Mitkä olisivat käytännön hyödyt sinun projektillasi parantuneesta tuotannon luotettavuudesta? Tutkittua tietoa Työnkulun (Flow) hajonnan pienentäminen - parantaa koko systeemin suorituskykyä - tekevät projektin tuotoksista ennustettavimpia - yksinkertaistaa projektin koordinaatiota - paljastaa uusia mahdollisuuksia parantaa suorituskykyä Hetkellisellä nopeudella ja tuottavuudella ei ole merkitystä - kokonaissuorituskyvyllä on (läpimenoaika) Strategia: Vähennä ensin hajontaa ja sitten nosta nopeutta kasvattamaan suorituskykyä Lähde: LCI