Muutosten jalkauttaminen ICT hankkeissa

Transkriptio

1 Muutosten jalkauttaminen ICT hankkeissa Sami von Wehrt, CSolutor Oy

2 Esityksen sisält ltö: -Viitekehys -Muutosvastarinta - Jalkauttamisen suunnittelu - Esimerkkejä elävästä elämästä

3 Teemoja Viesti Resurssit Vaikuttamismahdollisuus Tuottavuus Sitoutuminen Pelko Aika Poisoppiminen ODOTUKSET Vastustus ONNISTUMINEN

4 Viitekehys

5 Muutoksen jalkauttamisen viitekehys Rakenteet Avainsanat: Nopeus, tehokkuus, laatu, tuottavuus. Konkreettisten, mitattavien tavoitteiden asettaminen, Mallit, työtavat, säännöt, työkalut Suunta Merkitykset Avainsanat: Motivaatio, sitoutuminen, ajattelu Yhteisten ajattelumallien kehittäminen, Arviointi & suunnittelu/ oman toiminnan kehittäminen Energia

6 Pois oppiminen Change is not so much about doing new things that is usually quite easy. The real challenge is stopping doing the old things. J. Wilson Nykyinen Muutos Tuleva Mitä säilytämme nykyisestä? Mitä jätämme taakse? Mitä uutta tarvitsemme?

7 Organisaation muutos Prosessit Change Ihmiset Teknologia Skills Motivation Learning Support Communication Leadership Oppiminen Valmennus Viestinnän toteutus Muutosjohtajuus

8 Muutoksen vaiheistaminen Nyt Nyt Tuleva 1 2 Muutos 3 Taidot Motivaatio Oppiminen 3A Tuki Tuki Kommunikaatio Johtaminen 3B 3C 3D ABCD. 4. Projektiryhmän valmiudet Organisaation muutosvalmiudet Muutosvaikutukset Muutosohjelma Ohjelman toteutus Seuranta & arviointi

9 Muutosvastarinta

10 Pelot & Muutosten vastustaminen Jay Marshal, Daryl L. Conner 1. Vastustus tulee väistämättömästi 2. Ihmiset näyttävät vastustuksensa eri tavoin 3. Vastustus on näkyvää tai näkymätöntä 4. Mitä sanotaan voi olla eri kuin mitä tarkoitetaan

11 Muutoksen vaikutus tuottavuuteen Vaikutus tuottavuuteen/ sitoutumiseen Sitoutuminen/ Jatkuva kehittäminen Tiedostamaton optimismi ja epävarmuus Kieltäminen Viha Pessimismi Epätoivo, skeptisyys Hyväksyminen Koettelu, testaus Muutostehtävän päättäminen Tiedostettu optimismi Aika If you think the cost of changing is high, you should think about the cost of not changing. John F Kennedy, 1960

12 Muutosten vastustaminen Muutosvastarinnan kolme eri ulottuvuutta Rationaalinen En usko, että muutoksella voidaan vaikuttaa tuottavuuteen Kuinka tämä voi toimia? En ymmärrä, mistä säästöt tulevat! Voiko tätä yleensäkään tehdä Poliittinen Tunnepohjainen Tunnepohjainen Kuinka tämä vaikuttaa minuun tai lähelläni oleviin ihmisiin Seisommeko edelleen arvojemme takana? En voi tukea mitään sellaista mitä en ymmärrä tai mihin en ole sitoutunut Rationaalinen Poliittinen Muutos vähentää/uhkaa valta-asemaani En voi antaa keskushallinnon päättää siitä, kuinka minä juhdan toimintaani Miten tämä vaikuttaa urakehitykseeni? Heikentääkö tämä vaikutusmahdollisuuksiani? Kuka tässä oikein voittaa?

13 Lähestymistapoja muutosvastarintaan Rationaalinen Vakuuttavat todisteet muutoksen hyödyistä Koulutus & Osaamisen kehittäminen Uusien vaihtoehtojen läpikäynti & sitoutuminen Viestintäsuunnitelma Uudelleensijoitus tai vaihto Poliittinen Vakuuttavat todisteet muutoksen hyödyistä Selvät ohjeet, mitä tapahtuu jos ei eiolla mukana Palkitsemismallit Ja Henkilökohtaiset suorituskykymittarit Johdon sitoutuminen ylhäältä alas Uudelleensijoitus tai vaihto Tunnepohjainen Vakuuttavat todisteet muutoksen hyödyistä Muutos agenttien tunnistamine n ja ja tuki Erilaiset Ilmapiiri ja ja kehittämi s- analyysit Esimiehen kanssa käytävät hlökohtaiset keskustelut Uudelleen - sijoitus tai vaihto

14 Muutosten jalkauttamisen suunnittelu

15 Sitoutuminen & vaikuttaminen Yksittäisen ihmisen kannalta tärkeimmät asiat 1.Tulla kuulluksi 2.Kokea arvostusta 3.Säilyttää autonomia

16 Muutokseen osallistuminen Muutoksen tehokkuus, kun ihmiset Tietävät muutoksesta Ymmärtävät muutoksen Osallistuvat muutoksen suunnitteluun Päättävät muutoksesta Osallistavat muita muutokseen

17 Muutosten vaiheistus (Kurt Lewin) Suunnittelu Arviointi Muutoksen Vaiheet Sulattelu Jäädyttäminen Toteutus

18 Muutosvoimien analyysi (Kurt Lewin): ALUSSA NYT TULEVAISUUDESSA MUUTOSTA TUKEVAT VOIMAT asteikko 1-5 MUUTOSTA VASTUSTAVAT asteikko KUVATAAN NYKYTILA 2. KUVATAAN TAVOITETILA 3. NIMETÄÄN MUUTOKSEEN VAIKUTTAVAT VOIMAT 4. ARVIOIDAAN VOIMIEN VAIKUTUS 5. IDEOIDAAN MITEN VOI LISÄTÄ EDISTÄVIÄ VOIMIA 6. IDEOIDAAN MITEN VOI VÄHENTÄÄ VASTUSTAVIA VOIMIA 7. EHDOTETAAN JATKOTOIMENPITEITÄ KÄYTÄNNÖSSÄ Voimia voidaan katsoa eri näkökulmista Yleensä ns. järkisyyt kuuluvat edistäviin voimiin ja ns tunnesyyt vastustaviin voimiin Muiden vastustavaa voimaa usein korostetaan oman roolin merkityksen sijasta Voiko näistä asioista lähteä keskustelemaan? - Niistä puhutaan kuitenkin Edistäviä voimia esim: koulutus / valmennus, henkilöstöpalaverit ym. keskustelufoorumit

19 Muutoksen menestystekijät OIREET tekijän puuttuessa: Muutostarpeen määrittely Viimeisenä työlistalla Yhteisen näkemyksen luominen Nopea alku joka kuihtuu pois Muutoskyvystä huolehtiminen Ahdistuneisuutta Turhautuneisuutta Ensimmäiset toimenpiteet Satunnaisia ponnisteluja, vääriä alkuja Ankkurointi käytäntöön Syvä pettymys ja kyynisyys Muokattu Maurice Saias n ja Anneli Valpolan malleista

20 Onnistuneen muutoksen peruselementit Mitä tarvitaan onnistuneeseen muutokseen? 1) Selkeä, avoin viestintä: miksi, mitä, milloin, kenelle? 2) Ihmisten tarpeiden kuuntelu, muutosvastarinnan kohtaaminen 3) Mahdollisuudet ja foorumit osallistua, sitoutua -> viedä muutosta eteenpäin 4) Uusien toimintamallien seuranta ja tuki

21 Onnistuneen muutoksen peruselementit Tärkein asia projektin muutosten onnistumisen kannalta on odotusten hallinta - Odotusten säätämisessä toimii erinomaisesti tapaamiset ja keskustelut arkitilanteissa (kahvitauot, ruokatunnit jne)

22 Käytänn nnön n esimerkkejä

23 CASE 1: Kotimainen viestintäkonserni Tilanne: Asiakkuudenhallinnan järjestelmän käyttöönotto Keskeiset haasteet: ikärakenne, useat päällekkäiset muutoshankkeet, Asiakkuudenhallinnan strategian & käytännön asiakastyön yhteensovittaminen, yhteisten järjestelmien kulttuurin puute Muutoshallinnan tavoitteet: 1) Yhtenäisen strategialähtöisen muutosviestin rakentaminen ja johdon & esimiesten sitouttaminen 2) Järjestelmän käytettävyyden, käytön ja osaamisen varmistaminen heti go-alive vaiheen jälkeen 3) Projektiryhmän toimintaedellytysten varmistaminen Työkalut: - Käsitteiden täsmennys - Projektiportaalin muutos- & viestintäosuuteen panostaminen - Yhtenäisen viestintämateriaalin toteutus & sen valmennus johdolle - Koulutustilaisuuksien hyödyntäminen muutosviestinnässä & ukkosenjohdattimina - Esimieskorttien toteutus ja käyttö yhtenäisen viestin varmistamiseksi - Tarinoiden kokoaminen muutoksen jalkauttamisen tueksi

24 CASE 2: Kansainvälinen teollisuusyritys Tilanne: Laajan ERP järjestelmän käyttöönotto Keskeiset haasteet: muutoksen laajuus, muut päällekkäiset muutoshankkeet, Usean järjestelmän konsolidointi yhtenäiseen järjestelmään, kulttuurierot, Suomilähtöisyys, Muutoshallinnan tavoitteet: 1) Järjestelmän käytettävyyden, käytön ja osaamisen varmistaminen heti go-alive vaiheen jälkeen 2) Projektiryhmän toimintaedellytysten varmistaminen 3) Eri osaprojektien toiminnan koordinointi 4) Keskustelun lisääminen projektiin liittyvissä asioissa Työkalut: - Käsitteiden aukipurku (wiki) - Projektiportaalin hyödyntäminen muutos- & viestintäosuuteen panostaminen - Yhtenäisen viestintämateriaalin toteutus - Eri tyyppisten kohtaamistilanteiden järjestäminen projektiin liittyvissä asioissa - Esimiesten mukaanotto ja sparraus projektin alkuvaiheessa - Hyvän koulutusmallin suunnittelu (prosessit, muutos nykyiseen bisnekseen & järjestelmän käyttö) - Tarinoiden kokoaminen muutoksen tueksi

25 Kiitos