muutostilanteessa case

Transkriptio

1 Henkilöstötyön tuki muutostilanteessa case Vantaa Henkilöstöjohtamisen verkosto Kuntatalo Henkilöstöjohtaja Kirsi-Marja Lievonen

2 Esityksen rakenne Muutostietoisuus tuen takana Yhteisöllisesti opittua: case epäonnistunut ja onnistunut muutos Konkreettiset keinot Opas Muutosvalmennus Konsultointi, sparraus ja coaching Vantaan kaupunki, esityksen tekijä 2

3 Erilaiset näkemykset tulevaisuudesta Aktiivinen Suuri Suhtautuminen tulevaisuuteen Tulevaisuuteen sopeutuminen Tulevaisuuden tekeminen Strategisen liikkumavaran tarve Passiivinen Tulevaisuuteen ajautuminen Vähäinen Reaktiivinen Aktiivinen Ennakoiva TOIMINTATAPA Mukaellen Vantaan kaupunki, Hilma Aminoff esityksen & Riitta-Maija tekijä Vesanen 3 3 Lähde: Määttä, Ojala; Tasapainoisen onnistumisen haaste 1999

4 MUUTOSTIETOUS Useimmissa hankkeissa ei ole riittävästi ymmärretty tai hyödynnetty muutostietoutta. Muutostietoudella tarkoitetaan muutosprosessin ymmärtämistä ja näkemystä muutoksesta itsestään sekä niistä tekijöistä, joilla muutos saadaan onnistumaan käytännössä. Muutostietouden hyödyntäminen ei takaa onnistumista, mutta sen puuttuminen varmistaa epäonnistumisen. Michael Fullan Vantaan kaupunki, esityksen tekijä 4

5 Muutoksen fakta- ja merkitysprosessi Ulkoiset ja sisäiset viestit Muutoksen luonteen tarve Muutoksen rakentamisen alueet Muutoksen toteuttamisen edellytykset A Lineaarinen muutos B FAKTA PROSESSI: Rakenteiden luominen muutokselle Avainsanat: Nopeus, tehokkuus, laatu, tuottavuus Kehitetään konkreettisia, mitattavia tavoitteita, työnjaon malleja pelisääntöjä, työvälineitä Suunta Dialogi yhdistää nämä prosessit Muutoksen tarve A Selektiivinen muutos B B B A Transformatiivinen muutos? MERKITYS PROSESSI: Merkityksen luominen muutokselle Avainsanat: Motivaatio, mielekkyys, sitoutuminen, ajatteleminen Kehitetään toimintatapoja yhdessä ajattelemiselle, oman toiminnan arvioinnille ja suunnittelemiselle Energia Vantaan kaupunki, esityksen tekijä 5 Lähde Humap Tokola Heikkilä

6 (Uudistumis)projektin vaiheet Uusi tuloksellisuuden perustaso Laskeva tehokkuus, ongelmia Haavoittuvuus kritiikille Alkuperäinen tuloksellisuus Muutoksen projektivaihe Paraneva tehokkuus, jatkuva petraaminen Henkilöstökeskus/Kirsi-Marja Lievonen/IP Implementointi Vakiinnuttaminen Juurruttaminen Lähde: Pertec Consulting 2005 Performance technologies for tramsformation

7 Vaste huonoihin uutisiin Aktiivinen Viha Tinkiminen Hyväksyminen Kieltäminen Kokeilu Lamautuminen Passiivinen Masennus Source: Elizabeth Kubler-Ross Henkilöstökeskus/Kirsi-Marja Lievonen/IP Lähde: Pertec Consulting 2005 Performance technologies for tramsformation

8 Muutosvastarinnan takana voi olla seuraavia asioita Tiedon puute Pelko osaamisen riittämisestä ja muutoksen seurauksista Huonot aiemmat kokemukset Omien voimavarojen vähyys, väsymys jne Kyllästyminen jatkuviin muutoksiin Haluttomuus tarttua lisätyömäärään Kyvyttömyys nähdä hyödyt Luottamuksen puute Ryhmäajattelun ja paineen vaikutus Vantaan kaupunki, esityksen tekijä 8 Lähde Viitala2005

9 Muutoksen hyväksyntää edistää Turvallisuuden tunne Paremmat sosiaaliset kontaktit Pätevä työnjohto Luottamus Parempi asema Muutostahto Vahva osallisuus Vahva itsetunto Riittävä informaatio Hyvä ajoitus Katriina Perkka-Jortikka 2005 Kasva tosi johtajaksi Vantaan kaupunki, esityksen tekijä 9

10 Onnistunut muutos -case - erilliset valmisteluryhmät, jossa henkilöstö mukana - hankkeella oma ohjaus- ja seurantaryhmä, jossa johto ja henkilöstön edustajat (plm ja tsv) mukana - johtaja otti roolin muutoksen johtajana: rohkeus, sitoutuminen, tavoitteen ymmärtäminen, prosessin sietäminen, visio tavoitetilasta ja toimintamallista selkeä - johtajalla oli osaamista ja otti vastaan hr-yksikön sparrausta - johtaja ja esimiehet kävivät muutosvalmennuksen ja toteuttivat sparrauksen mukaisesti muutoksen - yhteisen ymmärryksen luonti alusta alkaen - uudet prosessit työnmuutokset - faktojen esittäminen - henkilöstöresurssien muutokset: kuulemiset (kirjallinen ja suullinen) - toimeenpano vaiheittain: kuulemiset aitoja! voitiin ottaa oppia aiemmista kokemuksista -lopputulos ei kaikkia miellyttänyt, mutta yhteistoiminta asiallista ja kehittyi koko hankkeen ajan Vantaan kaupunki, esityksen tekijä 10 Lähde:Vantaan kaupungin työmarkkinaseminaari 2011

11 Epäonnistunut muutos -case - roolin otto johtajana kangerteli: kun uskallus tai osaaminen puuttui, persoona lähti viemään - johtaja ei ymmärtänyt, ettei tiennyt, sparraus, jota hr yritti tehdä, ei tarttunut - ei ymmärtänyt muutosvalmennuksen merkitystä tai sitä ei käytetty - ei selvitetty taustaa ja historiaa miten tultu nykytilanteeseen? - henkilökohtaiset kuulemiset jäi tekemättä välitön yt vuoropuhelu olisi tärkeää ja jopa henkilökohtainen palaute ja tuki - työntekijöiden osaamista ja tietoa ei huomioitu henkilöstöä irtisanoutui kesken prosessin - liike kiire ja toteutus täysin väärään aikaan muutos tulisi suunnitella huolella ja varattava sille riittävästi aikaa ja kokonaisuus olisi tullut hahmottaa - muutoksen vieminen täysin epäkorrektia hoettiin vain direktiooikeutta - työntekijät eivät kokeneet arvostusta, vaan väheksyntää - yt-prosessi irrallinen, vain tekninen menettely Vantaan kaupunki, esityksen tekijä 11 Lähde:Vantaan kaupungin työmarkkinaseminaari 2011

12 Johto Rooleja muutoksessa Ennakkoon Muutoksen aikana Muutoksen jälkeen Kokonaisvastuu Visio muutokselle Organisointi Dialogin varmistaminen Muutoksen kokonaisvaltainen johtaminen Motivointi Vastuu viestinnästä Muutoksen ja toiminnan arviointi Korjaavat toimet Johdon konsultointi Riskien arviointi Yhteistoiminnan varmistaminen Operatiivinen tuki johdolle (toimialan HR) Tuki muutokselle Viestintä Valvonta Prosessin arviointi Edunvalvonta Osallisuuden varmistaminen Neuvottelu Viestintä Seuranta Sovittelu Tuki muutokselle Tarkkailu Raportointi *) luottamusmiehet Päivi Rainio ja työsuojelu

13 Vantaan kaupunki, esityksen tekijä 13

14 Muutosoppaan sisällysluettelo Ihminen muuttuu samoin työ Jatkuva muutos Tunnista muutos ja sen esteet Vaikuttaminen on yhteistyötä Muutosta johdetaan Tukea muutokseen Vantaan kaupunki, esityksen tekijä 14

15 Jatkuva muutos Muistilista esimiehelle Huolehdi perusturvallisuuden ja jatkuvuuden kokemuksesta Muistuta siitä, mikä työyhteisössä ja yksittäisissä työtehtävissä säilyy Kysy, älä käske. Kyselemällä saat ideoita ja innostuneemman otteen muutokseen Tunnista henkilöt, jotka tarvitsevat eniten tukea. Kiinnostu kaikista Anna aikaa ja tilaa tunteille. Kuuntele yksilöitä ja ryhmiä kunnioittavasti Muistilista työntekijälle Huolehdi ammatillisesta osaamisestasi Muutoskyky on osa ammattitaitoa Tuo mielipiteesi esille rakentavasti ja oikeassa paikassa Kysy, älä luule. Oikean tiedon varassa on helpompi edetä. Vantaan kaupunki, esityksen tekijä 15

16 Taitava muutos Taitava muutos - muutoksen johtamisen valmennus - muutoksen johtamisen valmennus Muutostietoudesta Henkilöstö muutoksessa Muutoksen johtaminen Johtajana muutoksessa Muutoksen arviointi ja seuranta Muutoksen perustekijät ja mahdollistavat tekijät Muutos organisaatiossamme Muutos henkilöstötyön näkökulmasta Muutosviestintä Muutoksen johtaminen ja muutosprosessi Johtajana muutoksessa Muutoksen arviointi ja seuranta Lounastauko Muutoksen johtaminen ja muutosprosessi muutosanalyysi muutosvalmius Muutosjohtamisen suunnitelma sis: projekti-, viestintä-, henkilöstö- ja arviointisuunnitelman Vantaan kaupunki, esityksen tekijä 16

17 Koska emme tiedä tulevaisuudesta varmuudella mitään, siihen kannattaa suhtautua myönteisesti. Ikävää kohti on ikävä kulkea. Valmentaja Kristiina Harjun blogi helmikuu 2011 Vantaan kaupunki, esityksen tekijä 17