3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin allekirjoitettavaksi.

Transkriptio

1 KÖYLIÖ-SEURA RY HALLITUKSEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJA 1/2016 Aika: ma klo Paikka: Mainosnummen tiloissa, Salattimentie 266A, Ehtamo, Säkylän Köyliössä Läsnä: Samuli Vahteristo, puheenjohtaja Anne Helin, jäsen Asser Lehtoranta, varajäsen Helena Santala, Köyliön Ystävät-jaoston pj. Jaakko Ojala, jäsen Lassi Kauko, perinnejaoston pj. Liisa Yski, jäsen, poissa, Johanna Toivanen-Perko, varajäsen Minna Oravuo, jäsen Mikko Vännilä, jäsen Reetta Hulmi, ympäristöjaoston pj., myytävät tuotteet Simo Nummi, julkaisujaoston pj., tiedottaja Pirjo Kotiranta, sihteeri Tarja Putko, kokoussihteeri, poissa Kirsti Savioja, rahastonhoitaja Anneli Laine, Köyliön valokuvat-arkisto Seija Ojala, myytävät tuotteet, poissa Inkeri Marttila Kokouksen aluksi Samuli Vahteristo kiitti Johanna Toivanen- Perkoa puheenjohtajuudesta ja luovutti hänelle lahjakortin (Köyliist 13-kirja). Helena Santala kiitti kukin Johannaa. Johanna puolestaan kiitti huomionosoituksista pitämällä kiitospuheen. Kokouksen aluksi juotiin kahvit ja jännitettiin nuorten leijonien jääkiekko-ottelua. 1. Kokouksen avaus Samuli Vahteristo avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin allekirjoitettavaksi. 4. Hallituksen järjestäytyminen, toimijoiden valinta ja nimenkirjoitusoikeudet (yhdistysrekisteri ja pankki) Varapuheenjohtajaksi valittiin Helena Santala, sihteeriksi Pirjo Kotiranta, kokoussihteeriksi Tarja Putko, rahastonhoitajaksi Kirsti Savioja, tiedottajaksi Simo Nummi, myyntituotevastaavaksi Reetta Hulmi ja jäsenrekisterin hoitajaksi Asser Lehtoranta, hän pyysi, että tehtävään etsittäisiin uusi toimija. Sääntömääräiset nimenkirjoittajat ilmoitetaan pöytäkirjan otteella pankkiin ja PRH:n yhdistysrekisteriin. Puheenjohtajalle myönnettiin laskujen maksuun 500 euron raja, sitä suuremmat laskut pitää hyväksyttää hallituksella. Helena Santalalle (vpj) ja Jaakko Ojalalle (hankinnat)

2 myönnettiin 300 euroon asti ja samoin Reetta Hulmille (hankinnat). Jäsenrekisterin hoitajalla on edelleen tilien lukuoikeus. 5. Jaostojen puheenjohtajien puheenvuorot: jaostojen kokoonpanot ja toiminnan kuulumiset Työvaliokunnan tarvetta mietitään vielä seuraavassa kokouksessa. Puheenjohtaja kannusti jaostoja valmistelemaan perusteellisia ehdotuksia hallitukselle. Jaostojen tulee jalostaa myös syksyn 2015 symposiumin ja strategiatyöryhmän tekemiä ehdotuksia helmikuun kokoukseen. Perinnejaosto Lassi Kauko pj. ilmoitti perinnejaoston henkilöt, jotka ovat Jaakko Parkkila, Arto Orre, Sari Minkovitsch, Leena Järnfors, Jaakko Ojala. Lassi kertoi jaoston kokouksesta, joka oli ollut Köyliön Meijerillä. Kotiseutuarkiston hoidosta on neuvoteltava uudestaan uuden yhdistyneen kunnan kanssa. Heidi Muhonen on asiasta vastaava henkilö Säkylän kunnassa. Turun kirjamessuilla on satakuntalaisia kirjoja esittelyssä ja selvitetään Köyliö-seuran osallistuminen omalla osastolla, missä esillä ja myynnissä olisivat Köyliist-kirjat esiteltäviksi. Perinnejaosto sai tehtäväksi selvittää messupaikan hinnan ja arvioida tarpeelliset toimet sekä osallistumiseen liittyvät kustannukset. Museokoululle opastavasta kyltistä on kaavailtu vanhanaikaisella kirjasin fontilla tehtävää nimikylttiä riippuvalla tuennalla tangon nenässä, muihinkin historiallisiin kohteisiin voitaisiin teettää sellainen. Erilaisen kyltin teettäminen vaatii luvan Pirkanmaan Elyltä. Perinnejaosto selvittää asiaa yhdessä Yttilän kyläyhdistyksen kanssa. Julkaisujaosto Simo Nummi pj. esitteli julkaisujaoston jäsenet, jotka ovat Jaakko Ojala, Alpo Heino, Samuli Vahteristo ja Saana Kauko. Joulun alla uuden kirjan teko ei ollut edistynyt, mutta on nyt taas työn alla. Ympäristöjaosto Reetta Hulmi pj. on ilmoittanut jaoston jäsenet sähköpostitse, jaoston jäsenet ovat samoja kuin viime vuonna. Köyliön Ystävät Helena Santala pj. kertoi ystävä toiminnan aluevastaavista, että Raumalla (Erkki Hammar ja Raija Nikki), Tampereella (Martti Erkkilä ja Pirkko Partanen), Turussa (Leena Nummelin) ja Helsingissä (Hannu Hilli ja Paula Auerkari) jatkavat toimissaan, mutta Porissa ei ole vielä ketään ilmoittautunut vetäjäksi, samoin on lähitienoon kanssa. Lähialueitten ystävävastaavaksi ehdotettiin Reijo Siltalaa. (Helena kysyy) Ystävä kirkko pidetään vasta huhtikuussa, kun Köyliön remontoituun kirkkoon pääsee. Samalla esitellään remontoitu kirkko ja ystävä tapaaminen pidetään seurakuntatalolla ruokailuin. Asiasta tiedotetaan tarkemmin Köyliö-seuran tiedotteessa, kun asiat on saatu sovittua Säkylän-Köyliön seurakunnan kanssa Köyliö-seuran taloudellinen tilanne (Kirsti) * saldotilanne, rahastonhoitaja kertoi päivän saldon ja todettiin taloudellisen tilanteen olevan hyvän.

3 Pieniä laskuja on hoidettu tililtä, toimistohuoneen tammikuun vuokran maksua ei ole tullut. Myyntituotteiden vuoden vaihteen inventaario annettiin Reetta Hulmin tehtäväksi ja Seija Ojala on luvannut avustaa. Helena Santalalla oli lasku ostetusta kaiuttimesta (39 euroa, kaiutinta on käytetty ystävä tapaamisissa), se hyväksyttiin maksettavaksi. * anotut määrärahat ja niiden toteutuminen, kunnalta on tullut euron avustus Köyliist 13-kirjaan sekä 700 euron avustus kulttuurityöhön. (3 000 euron avustusanomus on pöytäkirjan liitteenä). Avustuksestaan kunta saa uusia kirjojaa 50 kappaletta käyttöönsä. Sivistyslautakunnan lupaama 400 euroa TalviHenrikki-tapahtumaan ei ole vielä saatu Köyliist 13-lahjakorttien myyntimäärät ja mahdolliset lahjoittamiset Lahjakortteja on tehty tähän mennessä 100 kappaletta, niistä on myyty jo 64 kappaletta. Kunnalta saatuun avustusanomukseen oli sovittu 50 kappaleen kirjan lahjoitus kunnalle. TalviHenrikki-tapahtumaan ja muihin vastaaviin tehdään vielä lisää kirjalahjakortteja ja niitä päätettiin myydä edelleen 30 euron hintaan aina teoksen kirjapainotilaukseen asti Jäsenmäärä vuoden vaihteessa ja listaukset toiminnantarkastukseen Jäsenasiainhoitaja on toimittanut tiedot jo marraskuun pöytäkirjan liitteiksi. Asser Lehtoranta kertasi vielä jäsenmäärät hallituksen tiedoksi; vuonna 2015 oli 432 maksanutta jäsentä seuralla, lisäystä vuoteen 2014 verrattuna + 10 henkilöä enemmän. Köyliöläisiä jäseniä on 175 henkilöä, naapurikunnista 50 ja kauempaa on 225. Ystävätoimintaan liittyviä henkilöitä on 228. Samulille annetaan opastusta seuran intran käyttöön. Jaostojen puheenjohtajien suositeltiin käyttävän seuran intraa enemmän. 6. Surmavirsiesityksen 17.1, järjestelyt (Reetta) Reetalta oli tullut sähköpostiviesti seuran hallitukselle , jossa hän pyytää seuraa toimimaan TalviHenrikki näytöksiin liittyvissä toimissa. Keskusteltiin tapahtuman aiheuttamista toimenpiteistä ja saatiin tiedoksi seuraavaa toimeenpantavaa: TalviHenrikki näytös on klo 16 ja klo 18 esityksenä. Lippuja ei saa ovelta vaan niitä on noudettavissa Osuuspankilta, Ojalan Jaakolta, Säkylän kunnanvirastolta, Simo Nummelta, Tuiskulan Kotikolosta, Samuli Vahteristolta ja Johanna Toivanen-Perkolta sekä Helena Santalalta. Esitystä katsomaan pääsee vain lipulla. Näytöksen päätyttyä yleisölle on tarjolla kuumaa mehua ja pipari. Lehteen laitetaan ilmoitus Alasatakunta-lehti on käynyt haastattelemassa näytöksen päähenkilöitä, mutta haastattelun julkaisupäivää ei tiedetä. Anneli Laine kysyy Tuiskulan VPK:n hoitamaan liikenteen opastuksen ja Anneli kysyy varmentaa myös lumenauraajan. Seuratalon pihan ja lähialueen koristelun kynttilöin hoitaa Pirjo Kotiranta Kepolan kyläyhdistyksen väen kanssa. Pirjo hankkii tapahtumaan mehut ja piparit, alustavasti 300 henkilölle, mehu tarjotaan pahvimukeista ja servietit löytyvät piparien vierestä. Ovella ovat Samuli ja Helena toivottamassa tervetulleeksi. Samuli toivottaa katsojat näytöksen aluksi tervetulleeksi. Esityksen jälkeen Helena esittelee näyttelijät toivottaa yleisön mehulle ja kirja ostoksille. Kirsti ja Seija tulevat kirjamyyntipisteeseen. Minna ja Anne ovat mehutarjoilussa apuna.

4 Anneli ja Inkeri ovat paikalla keittiössä opastamassa. Minna ja Pirjo tarjoilevat mehut. Keittiö henkilökunta huolehtii myös keittiön siivouksen. Näyttelijät laittavat perjantaina penkit/tuolit haluamaansa kohtaan seuratalon lattialle. Näytöstä harjoitellaan lauantaina ja sunnuntain kenraaliharjoituksen aika ilmoitetaan hallitukselle sähköpostilla. Surmavirsi/TalviHenrikin esiintyjille annetaan kukkasten sijaan hunajapurkki kullekin (Lassi Kauko toimittaa tarpeellisen määrän hunaja purkkeja ja laskuttaa hunajat). 7. Tammitiedote: sisältö, jakelu ja aikataulu Surmavirsinäytöksen asiat eivät ehdi tammitiedotteeseen, joten siitä tulee Alasatakuntaan ilmoitus. Maaliskuun alussa ilmestyvään tiedotteeseen kaavailtiin tulevan seuraavia asioita: jäsenmaksuun liittyvät asiat, alkuvuoden toiminnan esittelyä, ystäväkirkko asiat, vuosikokous ilmoitus Kevätkokouksen esitelmän aiheena voisi olla haittakasvien torjuntaopastus. Kevätkokoukseen ja tiedotteeseen tulevista asioista keskustellaan helmikuun kokouksessa lisää. 8. Muu tiedottaminen Simo ja Samuli laativat seuran toiminnasta ja toimijoista lehtiin (Alasatakunta, ilmaisjakelulehdet). * yhdistysrekisteri ajan tasalle, sihteeri hoitaa tietojen tallennuksen PRH:n yhdistysrekisteriin ja ilmoittaa tallennustunnuksen puheenjohtajalle, joka käy maksamassa ilmoituksen. * www-sivut toimijoiden suhteen ajan tasalle Anneli Laine täydentää sivut ajan tasalle. 9. Toimenpiteet pöytäkirjassa 12/2015 kohdassa 7 tehtyjen päätösten/nimeämisten suhteen? Puheenjohtaja ehdotti, että strategiatyöryhmä kokoontuisi tammikuussa ja kirjaisi vielä hallitukselle esityksen tärkeiksi katsomistaan toimenpiteistä. Minna Oravuo esitteli stipendirahaston perustamisasioita, tekee listauksen asian vaatimista asioista ensi kokoukseen. Sääntöjen muutostyöryhmän esitys on hyväksyttävä yleiskokouksessa, joko kevät tai syyskokouksessa. Museotyöryhmään etsitään vetäjää ja asiaa käsitellään seuraavassa kokouksessa. Some-asiat on Annen hallinnassa ja hän opastaa tarvittaessa facebook-sivujen käyttöön. Sivuilla on käyty varsin vähän. 10. Muut asiat, kuntaliitoksesta johtuvaa, kiittäminen, muistamiset Keskusteltiin Yttilän museokoulun tilanteesta; luovutuskirja ei ole vielä kunnossa. Sari Minkovitsch voi tehdä esineistön luettelointia. Toivotaan Köyliön museoiden pelaavan yhteen ja saavansa näin rahoitusasiansa kuntoon. Jatkossa yhteinen Lieder-hanke helpottaisi tilannetta ja antaisi myös varoja museoasioiden eteenpäin viemiseksi. Seuran puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja menevät tapaamaan Säkylän kunnanjohtajaa ja käyvät tapaamassa myös Säkylä seuran hallituksen jäseniä. Tapaamisen yhteydessä pyritään löytämään sopivat ja rakentavat yhteistyötavat. 11. Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään klo MainosNummen tiloissa. Ristolan pizzeriasta hankitaan tarjoilut kokoukseen.

5 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20:23. Samuli Vahteristo puheenjohtaja Pirjo Kotiranta sihteeri