Automaattinen Vastauspalvelu - oikea ratkaisu asiakaspuhelujen hallintaan

Transkriptio

1 Automaattinen Vastauspalvelu - oikea ratkaisu asiakaspuhelujen hallintaan

2 Sisällysluettelo Asiakaspuhelut haaste Asiakaspuhelut ratkaisu Mikä on Automaattinen Vastauspalvelu? Automaattinen Vastauspalvelu järjestelmän perustoiminnallisuus Automaattinen Vastauspalvelu - näkymät Automaattinen Vastauspalvelu - hyödyt Capricode Systems ja Automaattinen Vastauspalvelu pähkinänkuoressa Yhteystiedot

3 Asiakaspuhelujen hallinta haaste Kaikkiin tuleviin puheluihin ei ehditä vastaamaan Sisään tulevat puhelut saattavat ajoittain ruuhkautua Miten vastaamattomat puhelut hoidetaan? Miten asiakkaat kokevat yrityksen puhelinpalvelun? Menetetäänkö asiakkaita sen takia, että asiakaspalveluhenkilöt eivät ehdi aina vastata puhelimeen? Miten kaikki potentiaaliset asiakkaat tavoitetaan? Miten asiakkaan palvelukokemusta voidaan edelleen parantaa? Miten asiakkaista saadaan kanta-asiakkaita?

4 Asiakaspuhelujen hallinta - ratkaisu AVP on automatisoitu vastauspalvelujärjestelmä, joka toimii yrityksenne ympäristössä Järjestelmää on toimitettu ja kehitetty yhteistyössä Suomen suurien terveydenhuoltoyksiköiden ja ketjujen kanssa jo yli seitsemän vuoden ajan AVP vastaanottaa ystävällisesti ruuhka-aikana soittavan asiakkaan ja pyytää häntä jättämään ääniviestin Järjestelmän avulla voidaan tehokkaasti käsitellä ja ohjata asiakkaiden jättämiä soittopyyntöjä ja viestejä Yrityksen puhelinliikenne rauhoittuu ja näin myös henkilökunnan työviihtyvyys ja keskittyminen paranevat AVP on operaattoririippumaton palveluratkaisu toimii kaikkialla, eikä mitään kiinteitä investointeja tarvita

5 Mikä on Automaattinen Vastauspalvelu? Ne puhelut joihin ei ehditä vastata, siirtyvät automaattisesti AVP järjestelmään. Asiakkaan ei enää tarvitse jonottaa puhelimessa, eikä soittaa samasta asiasta uudelleen Asiakas kuulee yksikölle räätälöidyn tiedotteen, minkä jälkeen häntä pyydetään jättämään viesti asiakaspalvelijalle Vapauduttuaan asiakaspalvelija näkee työaseman näytöllä asiakkaan jättämän soittopyynnön. Hän voi kuunnella ääniviestin PC:ltä, käsitellä ja valmistella asian, sekä soittaa asiakkaalle takaisin helposti omalla puhelimella Soittopyyntö kuitataan käsitellyksi työasemassa AVP varmistaa, että kaikki potentiaaliset asiakkaat palvellaan ja että kaikki soittopyynnöt todella käsitellään

6 Automaattinen Vastauspalvelu perustoiminnallisuus Kun yrityksenne puhelin tai asiakaspalvelija on varattuna, AVP ottaa asiakkaan vastaan ystävällisesti ääniviestillä. Asiakasta pyydetään kertomaan, mitä hänen asiansa koskee ja hänelle luvataan soittaa pikimmiten takaisin. Soittopyyntö syntyy ja asiakkaan jättämä ääniviesti, soittopyyntö ja puhelinnumero tallentuvat järjestelmään automaattisesti. Asiakaspalveluhenkilöt näkevät PC-työaseman ruudulta asiakkaiden jättämät soittopyynnöt. Viestin kuunteleminen tapahtuu PC:llä ja takaisinsoitto asiakkaalle hoidetaan helposti omalla puhelimella. Soittopyynnön kuittaus ja tarvittaessa vaikuttavuusraportointi tehdään työaseman selaimella

7 Automaattinen Vastauspalvelu näkymä - soittopyynnöt

8 Automaattinen Vastauspalvelu näkymä soittopyynnön käsittely

9 Automaattinen Vastauspalvelu - hyödyt Kaikki yritykseen soittavat potentiaaliset asiakkaat tavoitetaan Yrityksen palvelu paranee, yhtään soittanutta asiakasta ei kadoteta, vaan kaikki asiakkaat saadaan kiinni. Asiakkaita ei myöskään menetetä kilpailijoille. Asiakaspalvelija voi keskittyä palvelemaan myös nykyistä asiakastaan paremmin - hän tietää, että AVP ottaa vastaan jokaisen soittavan asiakkaan, kiireestä huolimatta Asiakkaan palvelukokemus paranee, kun hän saa hoidettua asiansa yhdellä soitolla ja ilman jonottamista Asiakas kertoo uudenlaisesta palvelusta myös muille Järjestelmä kontrolloi, että kaikkiin soittopyyntöihin vastataan Jo yksi puhelimella tavoitettu asiakas kattaa palvelun kustannukset, usein moninkertaisesti

10 Capricode Systems ja Automaattinen Vastauspalvelu pähkinänkuoressa Capricode Systems Oy on vastauspalvelujärjestelmien markkinajohtaja Suomen terveydenhuollossa. AVP on teknisesti erittäin luotettava: järjestelmää toimitettu vuodesta 2007 alkaen yli 30 kuntaan ja kuntayhtymään ja palvelun piirissä on jo yli suomalaista. Järjestelmä on skaalautuva ja se pystyy hoitamaan suuretkin kuormitushuiput. Järjestelmällä on jo olemassa käyttäjä, jossa palvelu vastaanottaa 1000 soittopyyntöä tunnissa. Järjestelmän avulla hoidetaan myös yli 400 soittopyyntöä saman ruuhkatunnin aikana Järjestelmän lähtökohtana ja perusvaatimuksena on alusta lähtien ollut tekninen luotettavuus, käyttöliittymän selkeys ja helppokäyttöisyys. Uusimmassa 2014 versiossa käytettävyyttä on edelleen parannettu

11 Yhteystiedot Capricode Systems Oy Yrttipellontie 10 G Oulu tel: web: