TOIMINTAKERTOMUS JA TILINPÄÄTÖSLASKELMAT

Transkriptio

1 MAA- ja METSÄTALOUSMINISTERIÖN TIETOPALVELUKESKUS TOIMINTAKERTOMUS JA TILINPÄÄTÖSLASKELMAT Tilivirasto 401 1

2 2

3 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAKATSAUS Toimintaympäristön ja toiminnan muutokset Toiminnan organisointi ja johtaminen Toiminnan rahoitus HENKILÖSTÖ JA TOIMITILAT Henkilöstötilinpäätös Toimitilat KANSAINVÄLINEN TOIMINTA TOIMINNAN TULOKSELLISUUS VAIKUTTAVUUS... 9 Vaikuttavuus ja palvelukyky... 9 Prosessit ja rakenteet Talous ja resurssit Ihmiset ja osaaminen TALOUDELLISUUS JA TUOTTAVUUS Johto ja johdon alaiset yksiköt Tietohallintopalvelut Taloushallintopalvelut Tilastotuotantopalvelut Hallinto- ja virastopalvelut Voimavarojen kohdentuminen KANNATTAVUUS TILINPÄÄTÖSLASKELMAT JA NIIDEN LIITTEENÄ ANNETTAVAT TIEDOT SEKÄ TILINPÄÄTÖSLASKELMIEN TARKASTELU TILINPÄÄTÖSLASKELMAT TILINPÄÄTÖSLASKELMIEN LIITTEENÄ ANNETTAVAT TIEDOT TILINPÄÄTÖSLASKELMIEN TARKASTELU SISÄINEN VALVONTA ALLEKIRJOITUKSET

4 1. TOIMINTAKATSAUS 1.1. Toimintaympäristön ja toiminnan muutokset EU:n maatalouspolitiikan uudistus Vuoden 2003 kesäkuussa Euroopan unionin maatalousministerit pääsivät ratkaisuun maatalouden suorien tukien uudistuksesta. Suurin osa tuista irrotetaan tuotannosta, ja perustetaan uusi tilatukijärjestelmä. Uudistuksella on monia syvällekäyviä vaikutuksia maataloushallinnon ja siten myös Tiken toimintaan. Erityisesti tietojärjestelmiä joudutaan uudistamaan merkittävästi. Tiken tehtävät ja myös henkilöstön määrä tulevat kasvamaan uudistuksen johdosta. Alueellistaminen Valtion keskushallinnon tehtävien alueellistamisesta annettiin valtioneuvoston iltakoulukannanotto helmikuussa Sen mukaan ministeriön maatalousosaston toimeenpanotehtäviä ja niihin liittyviä tietopalvelukeskuksen tehtäviä tultaisiin siirtämään perustettavaan alueelliseen toimipisteeseen vuodesta 2006 alkaen siten, että lopputavoitteena olisi noin 150 hengen virasto. Kertomusvuoden aikana alueellistamista valmisteltiin ministeriön ja Tiken yhteisessä työryhmässä, mutta poliittisia päätöksiä alueellistamisen toteuttamiseksi ei tehty Toiminnan organisointi ja johtaminen Tiken toiminta-ajatus ja visio päivitettiin ja tehtiin tasapainoinen tuloskortti (BSC) koko organisaatiolle ja erikseen kullekin palveluryhmälle. Johtaminen Tikessä tukeutuu suurelta osin tuloskorttiajatteluun. Muita Tikessä käytössä olevia johtamisen työkaluja ovat henkilöstöstrategia ja henkilöstötilinpäätös, osaamisen kehittämissuunnitelma, laatupalkintojärjestelmä (EFQM) ja palkkausjärjestelmä Ministeriö ohjasi Tiken toimintaa aikaisempien vuosien tapaan tulossopimuksen ja sitä täydentävän palvelusopimuksen avulla. Tulossopimuksen toteutumista tarkasteltiin elokuun lopun tilanteen mukaisen väliraportin perusteella. Tulostavoitteet todettiin olennaisilta osiltaan saavutetun. Tiken johtamisessa ylijohtajan apuna toimii johtoryhmä, johon kuuluvat ylijohtaja, palveluryhmien johtajat ja henkilöstön edustaja. Kokouksiin osallistuu myös viestintäpäällikkö, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus. Johtoryhmä kokoontui pääsääntöisesti kerran viikossa. Esimiesfoorumeihin kokoontuvat kaikki Tiken esimiehet noin kerran kuussa. Niiden tarkoituksena on "jalkauttaa" Tiken strategiaa ja toimia tiedon kulun kanavana kumpaankin suuntaan. 4

5 Työjärjestystä muutettiin Toiminnan tehostamiseksi ylijohtajan alaisuuteen perustettiin kehittämisyksikkö, jonka tehtäviin kuuluvat controller-toiminnot, laadun ja prosessien kehittäminen, koulutus ja muu osaamisen kehittäminen sekä työnantajatehtävien hoito. Vuonna 2003 tietohallintoryhmä järjestäytyi uudelleen niin, että ryhmään muodostettiin viisi yksikköä: -Tietotekniikkapalvelut -Maataloushallinnon tietojärjestelmäpalvelut -ELATI-tietojärjestelmäpalvelut -Tietovarantopalvelut -Hallinto- ja talousjärjestelmäpalvelut. Vastaavasti hallinto- ja virastopalveluryhmä organisoitiin neljäksi yksiköksi: -Hallintoyksikkö -Tietopalveluyksikkö -Virastopalveluyksikkö 1 -Virastopalveluyksikkö Toiminnan rahoitus 2003 Vuoden 2003 varsinaisessa talousarviossa myönnettiin toimintamenoja varten nettomäärärahaa yhteensä euroa. Vuoden 2003 ensimmäisessä lisätalousarviossa Tikelle osoitettiin lisämäärärahaa euroa Ves:n vaikutusten ja EU:n komission kirjanpitouudistuksen aiheuttamien tietojärjestelmämuutosten rahoittamiseksi. Kun vuodelta 2002 siirtyi euroa, oli määrärahaa nettomenojen rahoittamiseen yhteensä euroa. Vuoden 2003 talousarvion tuloarviossa oli bruttotulojen määräksi arvioitu yhteensä euroa, josta maksullisen toiminnan tuloja arvioitiin olevan noin euroa ja muita tuloja yhteensä euroa. 5

6 Talousarvion toteutuminen ( euroa) : Momentti ( TMA ): Määräraha Käytetty Ylitys-/säästö+ Bruttomenot: Varsinainen palvelutoiminta , ,4-22,6 Eläintunnisterekisteriin liittyvien palvelujen osto 2 390, ,0 +147,0 Yhteensä (TMA) , ,4 +124,4 Siirtyvä erä vuodelta , ,6 Tulot: Arvioitu Toteutunut Alitus- /ylitys+ Maksullinen palvelutoiminta 3 345, ,4-252,4 - julkisoikeudelliset suoritteet 2 916, ,0-158,8 - muut suoritteet 429,0 335,4-93,6 Muut tulot 1 264, ,4 +756,4 - tulot EU:lta 240,0 264,1 +24,1 - muut tulot 1 024, ,3 +732,3 Toteutuneet tulot yhteensä: 4 609, ,8 +504,0 Yhteenveto TMA: Bruttomenot yhteensä , , ,4 Toteutuneet tulot 4 609, , ,0 Nettomenot , , ,4 Vuodelta 2002 siirtynyt rahoitussäästö Vuoden 2003 talousarviosta syntynyt säästö 628,4 Vuodelle 2004 siirtyvä rahoitussäästö (SE) 1 785,0 Tiken palvelutoiminnan menosäästö vuodelle 2003 budjetoituun verrattuna oli euroa. Maksullisen toiminnan tulokertymä oli puolestaan euroa arvioitua pienempi. Julkisoikeudellisten suoritteiden tulokertymä jäi euroa arvioitua pienemmäksi, koska eläintunnisterekisterin hoitoon liittyviä tarkastusmaksuja kertyi arvioitua vähemmän. Makeralle tuotettavien taloushallintopalvelujen hintaa esitettiin korotettavaksi vuodelle 2003 vastaamaan omakustannusarvoa, mutta esitystä ei hyväksytty. Vastaavaa vähennystä ei kuitenkaan ollut tehty määrärahaarvioon, joten alijäämää siltä osin syntyi noin euroa. Liiketaloudellisesti hinnoiteltujen suoritteiden tulokertymä jäi niin ikään suunniteltua euroa pienemmäksi. Tästä euroa aiheutui (hallinnon) asiakkaan rahoitusvaikeuksista. 6

7 Muita tuloja kertyi euroa arvioitua enemmän. Tästä euroa oli EU-hankkeille budjetoitujen tulojen ylitystä ja euroa pääasiassa ministeriöltä ja hallinnonalan virastoilta ja laitoksilta saatua korvausta niille toteutetuista tietohallinnon kehittämishankkeista. Vuodelle 2004 siirtyvä erä euroa sisältää pääasiassa keskeneräisten, meneillään olevien tietohallinnon kehittämishankkeiden toteuttamiseen käytettäväksi osoitettuja määrärahoja sekä pääasiassa vuonna 2003 toteutettujen EU:n maatalouden rakennetutkimuksen ja EU:n maankäyttöaluetutkimusprojektin suorittamista varten osoitettuja vuodelle 2004 siirtyviä varoja HENKILÖSTÖ JA TOIMITILAT Henkilöstötilinpäätös 2003 Henkilöstötilinpäätöksen luvut on koottu Helmi Infossa käytettävissä olleiden tietojen perusteella. Maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskuksen ryhmistä henkilöstömäärältään suurin oli tietohallintoryhmä, jossa oli 134 henkeä (123,5 htv). Talousryhmässä oli 50 henkeä (47,1 htv), tilastoryhmässä 38 (30,4 htv) ja hallinto ja virastopalveluryhmässä 38 henkilöä (34,7 htv). Ylin johto ja esikunta muodostivat pienimmän kokonaisuuden eli 10 henkeä (11,1 htv). Siihen kuuluivat sisäisen tarkastuksen yksikkö ja viestintäyksikkö, henkilöstö- ja laatuasiat sekä controller. Yhteensä tietopalvelukeskuksen henkilöstön lukumäärä oli 270. Henkilötyövuosia oli 246,8. Henkilötyövuoden hinta oli Tikessä keskimäärin euroa ( euroa vuonna 2002). Säännöllisestä vuosityöajasta käytettiin varsinaiseen työskentelyyn keskimäärin 81,6 prosenttia v (82,8 % v.2002). Tehty vuosityöaika koko budjettitalouden osalta oli 81,9 % vuonna Vuodelta 2003 tätä tietoa ei ole vielä saatavilla. Maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskuksen henkilöstöstä vähän yli puolet oli naisia (54,9 %). Talousryhmässä oli naisten osuus 96 % ja tilastoryhmässä 81,6 %. Tietohallintoryhmässä oli miesten osuus 69,4 %. Henkilöstön keski-ikä oli 38,6 vuotta. Naisten keski-ikä oli 42,3 vuotta eli huomattavasti korkeampi kuin miesten keski-ikä 33,9 vuotta. Seniori-ikäisiä, eli yli 45-vuotiaita oli Tiken henkilöstöstä 32,3 prosenttia. Kokonaispoistuma oli 9,7 prosenttia. Poistumasta suurimman osan muodostivat toisen työnantajan palvelukseen siirtyneet ja palkattomalle virkavapaalle lähteneet. Vanhuuseläkkeelle siirtyi vuoden aikana kaksi henkilöä, työkyvyttömyyseläkkeelle yksi henkilö, ja yksi henkilö kuoli. Tulovaihtuvuusluku oli 17,6 prosenttia. Laskennassa on otettu huomioon virkaan nimitetyt, työsuhteeseen toistaiseksi nimitetyt ja määräaikaisesti virka- tai työsuhteeseen nimitetyt. Lisäksi henkilöstöä siirtyi jossain määrin muuttuneisiin tehtäviin. 7

8 Maa- ja metsätalousministeriön tietopalveluksessa lyhyitä (1-3 pv) sairauspoissaoloja oli 3,9 päivää henkilötyövuotta kohden. Pitkiä sairauspoissaoloja (4 pv tai yli) oli 5,0 päivää henkilötyövuotta kohden. Varhaiskuntoutuksesta syntyneitä poissaoloja oli 1,0 päivää henkilötyövuotta kohden. Tapaturmapoissaoloja oli 0,2 päivää henkilötyövuotta kohden Toimitilat Tietopalvelukeskuksen toimitiloissa ei tapahtunut merkittäviä muutoksia vuonna Tikeen palkattujen lisähenkilöiden työpisteet sijoitettiin pääsääntöisesti tiivistämällä työpisteiden sijoittelua olemassa olevissa tiloissa, mikä huononsi työtilojen toimivuutta. Tikelle perustettiin Lapinjärvelle yksi uusi etätyöpiste, jossa on kolme työntekijää. Tampereen toimitilan vierestä hankittiin lisätilaa neljän työpisteen verran. Liisankadun kiinteistöissä tehtiin koko vuoden pintaremonttia, jossa korjattiin pintavauriot katoista, seinistä ja lattioista. Liisankadulla suoritettiin myös ilmastointiputkien nuohous. Voimatalossa oli koko vuoden ajan ilmanvaihto- ja lämpötilaongelmia, joiden korjaamiseksi Tike joutui tekemään runsaasti töitä. Niitä ei kuitenkaan saatu täysin poistettua. Tikellä oli vuonna 2003 toimitiloja Liisankadulla m 2, josta toimistotiloja oli m 2. Voimatalossa Tikellä oli käytössä m 2, josta oli m 2 toimistotilaa. Etäpisteissä oli vuokrattuna toimistotilaa yhteensä noin 150 m 2. Tikellä oli käytössään toimistotilaa yhteensä m 2 eli noin 15,5 m 2 työntekijää kohden KANSAINVÄLINEN TOIMINTA Tilastoryhmä osallistui kansainväliseen yhteistyöhön ASA-komiteassa sekä EU:n maataloustilastokomiteassa ja sen alaisissa työryhmissä. Se osallistui myös maataloustilastokomitean alaiseen Task Force -työhön Euroopan maataloustilastojen kehittämiseksi sekä oli aktiivinen toimija maataloustilastoinnin Baltic-Nordic ja pohjoismaisessa yhteistyössä. Tilastoryhmä käynnisti yhdessä muiden pohjoismaiden ja Baltian maiden kanssa uudelleen säännöllisen Baltic- Nordic seminaariyhteistyön, ja se toimi yhteistyöryhmässä puheenjohtajana. Tike jatkoi toimintaa LANDSIS g.e.i.e -organisaatiossa yhdessä Ranskan maatalousministeriön tilasto-osaston kanssa. Tike osallistui LANDSISin hallintoon ja tarjosi sen kautta asiantuntijapalveluita Euroopan maataloustilastoinnin kehittämiseksi. Tietohallintoryhmä on ollut mukana Virossa saksalais-irlantilaisessa kehittämisprojektissa. Projekti toteutettiin EU-rahoitteisena Twinning-projektina. Projektin tavoitteena oli avustaa Viron maksajavirastoa (ARIB) rakentamaan maataloustukien hallinnointiin tarvittava yhdennetty hallinto- ja valvontajärjestelmä (IACS) sekä avustaa maksajavirastoa luomaan EU:n vaatimat tietojärjestelmäkäytännöt. Tietojärjestelmän rakentamisen pohjana käytettiin Suomen vastaavaa järjestelmää. Tietohallintoryhmän asiantuntijoita osallistui projektiin erilaisilla työpanoksilla 10. Vuoden aikana aloitettiin myös vuoden 2004 aikana alkavan jatkoprojektin valmistelu. 8

9 2. TOIMINNAN TULOKSELLISUUS 2.1. VAIKUTTAVUUS Vaikuttavuutta tarkastellaan sen mukaan, miten tulostavoitteet ovat toteutuneet. Maaja metsätalousministeriön ja Tietopalvelukeskuksen välillä sovittiin allekirjoitetussa tulossopimuksessa seuraavista tulostavoitteista. Vaikuttavuus ja palvelukyky 1. Tietopalvelukeskuksen toiminnan kehittämisestä tehdyn selvityksen mukaisesti tietopalvelukeskuksesta kehitetään maatalous-, maaseutu- ja elintarvikehallinnon yhteinen tietovarantojen ja tietotekniikan hallintaan erikoistunut asiantuntija- ja palveluyksikkö. Tietopalvelukeskus laatii kehittämissuunnitelman ja sitä koskevan aikataulun sekä uudistaa organisaatiotaan vastaamaan uusia palvelutehtäviä. Keskeistä on palveluvalmiuksien tehostaminen sekä palvelujen selkeämpi tuotteistaminen ja keskittyminen asiakkaiden kannalta keskeisimpiin erikoisosaamisen tehtäviin. Toimintansa kehittämiselle Tike asetti syksyllä 2003 seuraavat strategiset päämäärät: 1) Tike kehittyy tietotekniikan integraattoriksi, 2) Tike kehittyy maaseudun ja elintarviketalouden tietoportaaliksi, 3) Tike kehittyy tukipalveluiden palvelukeskukseksi. Tiken ja sen ryhmien työjärjestykset uusittiin vastaamaan paremmin asetettuja strategisia päämääriä. Osana toimintolaskentaprojektin toteuttamista aloitettiin vuonna 2003 Tiken tuotteiden ja palveluiden määrittely sekä tuote- ja palvelukohtaisen kustannuslaskenta- ja budjetointimallin toteuttaminen. Työ valmistuu Tietohallintoa koskeva kehittämissuunnitelma ja aikataulu laaditaan, kun Tiken rooli tietohallintopalvelujen tuottajana on täsmentynyt maa- ja metsätalousministeriön hallinnon alan tietohallintostrategiassa. Tiken tietopalvelun kehittämisprojektissa analysoitiin Tiken tietopalveluiden nykytilaa. Kehittämisprojekti loppui , jolloin esiteltiin suositus Tiken tietopalveluiden uudelleenorganisoinniksi. Palvelukeskuskonseptin kehittämishankkeen käynnistäminen jäi vuoden 2004 puolelle. Hankkeessa määritellään tavoitetila palvelukeskuksen toimintamallille ottaen huomioon Valtiokonttorin suositukset. Tikessä pidettiin mahdollisena taloushallintoa laajemman palvelumallin toteuttamista. 9

10 2. Tietopalvelukeskus käynnistää maaseudun kehitystä ja tilaa kuvaavan indikaattoritiedon tuotannon kehittämisen maaseutupoliittisen kokonaisohjelman toteuttamisen ja uuden ohjelman valmistelun tukemiseksi. Tilastoryhmä aloitti selvitystyön maaseudun kehitystä ja tilaa kuvaavien tilastojen tuottamisesta. Työ alkoi tiedontuotannon rajapintojen selvittämisestä muiden tietoa tuottavien toimijoiden kanssa. Tilastoryhmästä on edustaja EUROSTATin tänä vuonna aloittamassa 'Rural Development Indicators' työryhmässä. Lisäksi aloitettiin selvitystyö MMM:lle suunnattujen tietopalvelujen kehittämisestä. 3. Tietopalvelukeskus kehittää asianhallintaa ja sähköisiä palveluita yhdessä ministeriön kanssa. Ministeriön ja Tiken yhteinen verkkopalvelustrategia valmistui. Strategiassa määritellään verkkopalveluiden tavoitteet ja kehittämisohjelma. Projektissa valmistuivat myös suositukset ministeriön ja Tiken intranet-, internet- ja extranetsivustojen teknisen alustan toteuttamiselle. Sähköisten palvelujen laajamittainen toimeenpano edellyttää taustajärjestelmien olemassaoloa. Taustajärjestelmät koostuvat mm. pääsynhallintapalveluista, sanastoista, hakemistoista, hakemusten hallintajärjestelmästä, asiakirjahallinnan järjestelmästä sekä itse verkkopalvelusovelluksista. Pääsynhallintapalvelu on pilottilaajuudessa käytössä esimerkiksi Vipu-sovelluksessa. Vahvaa tunnistamista järjestelmä ei sisällä. Ministeriön tietohallintoyksikkö asetti työryhmän selvittämään, voidaanko nykyisestä TE-keskusten käytössä olevasta diaarisovelluksesta kehittää maataloushallinnon yhteinen tukihakemusten rekisteröinti- ja asiakastietojen hallinnan järjestelmä (hakemusrekisteri). Mahdollinen kehittämistyö toteutuu vuoden 2004 aikana. Asiakirjahallinnon toimintaprosesseja kuvattiin ministeriön ja Tiken yhteistyönä ministeriön asettamassa projektissa. Vuoden aikana saatiin valmiiksi nykytilanteen kartoitus. Seuraavaksi tehtävänä on määritellä hankittavan tietojärjestelmän toiminnalliset tavoitteet ja vaatimukset, jotka ovat pohjana asiankirjahallinnan tarjouskilpailulle. Prosessit ja rakenteet 4. Tietopalvelukeskus jatkaa ydinprosessiensa kuvausta, dokumentointia ja kehittämistä erityisesti viljelijätukien käsittelyä ja maksua tukevien prosessien osalta sekä tarkistaa organisaatiorakenteensa prosesseja tukevaksi. Tike tunnisti omat asiakasprosessinsa ja laati niistä Tiken prosessikartan tammikuussa Prosessikarttaa purettiin auki eri palveluja tuottavien prosessien osalta kaikissa palveluryhmissä. Asiakkaan asiointia Tiken kanssa pyritään helpottamaan palvelujen tuotteistamisella ja tehostamalla prosessien toimintaa. Tuotteistaminen on meneillään kaikissa palveluryhmissä. Työjärjestystä muutettiin siten, että se tukee prosessimaista toimintaa. Organisaatioon voidaan nyt nimetä prosessin omistajat, joiden tehtävänä on varmistaa prosessin toimivuus asiakkaan suuntaan yhdessä prosessiin osallistuvien eri osapuolten kanssa. 10

11 5. Tietopalvelukeskus jatkaa tasapainoiseen tuloskorttiin perustuvan johtamis- ja seurantajärjestelmänsä kehittämistä erityisesti tukemaan omalta osaltaan hallinnonalan toiminta- ja taloussuunnittelua ja tulosohjausta. Tähän perustuen tietopalvelukeskus kehittää tuloskorttiaan niin, että sen määrittelemää toiminnan tavoitetasoa ja siihen sisältyviä mittareita voidaan soveltaa vuoden 2004 tulostavoitteista sovittaessa. Tiken tuloskorttiin vuodelle 2004 sisällytettiin eräitä tavoitteita, jotka sisältyvät myös Tiken tulossopimukseen. Tavoitteet koskevat asiakaspalvelun laatua ja luotettavuutta, palvelujen kustannuslaskentaa ja hinnoittelua sekä maatalouspolitiikan muutoksista johtuvien tietojärjestelmämuutosten toteutuksen onnistumista. 6. Tietopalvelukeskus selvittää maksajaviraston ja oman toimintansa tietoturvallisuuden hallinnan kehittämisvaihtoehtoja mm. kansainvälisiin tietoturvallisuusstandardeihin nojautuen. Esiselvitykset maksajaviraston ja Tiken tietoturvallisuuden nykytilasta ovat valmistuneet 5/2003. Arviot ovat samanmuotoisia keskenään ja vaatimukset on kirjattu kansainvälisen ISO17799/BS7799-tietoturvallisuusstandardin mukaisesti. Tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän standardointiprojekti käynnistyi. Talous ja resurssit 7. Tietopalvelukeskuksen tuottamien palvelujen maksuperusteet selvitetään, selkiytetään ja vahvistetaan. Tietopalvelukeskus asetti työryhmän, jonka tulee aikaisempiin selvityksiin nojaten määrittää ja ryhmitellä yhdessä palveluryhmien kanssa tietopalvelukeskuksen tuotteet ja palvelut, tehdä ehdotus tuotteiden ja palvelujen maksullisuus- ja hinnoitteluperiaatteiksi sekä tehdä yksityiskohtainen ehdotus tuotteiden ja palvelujen hinnoiksi vuodelle Maksullisuutta ja hinnoittelustrategiaa selvittävä työryhmä aloitti syyskuussa työnsä. Ministeriön hallinnonalan maksupolitiikkatyöryhmä jätti muistionsa , ja siihen pyydettiin lausunnot mennessä. Työryhmä odottaa asiasta lopullista päätöstä, jonka jälkeen se voi tehdä tarkemmat omaa organisaatiota koskevat linjaukset ja päätökset. 8. Tietopalvelukeskus uudistaa toiminnan seuranta- ja laskentajärjestelmiään toimintolaskennan periaatteita soveltaen. Seuranta- ja laskentajärjestelmän kehittämisprojekti (TIKU) asetettiin helmikuussa Projektin tavoitteena on luoda uusi järjestelmä, jolla saadaan käyttökelpoisia raportteja Tiken palveluiden ja tuotteiden yksikkö- ja kokonaiskustannuksista ja jonka avulla tuotetaan toiminnan tuottavuutta, tehokkuutta ja taloudellisuutta kuvaavia tunnuslukuja johtamisen tueksi. Projektin ensimmäisessä vaiheessa tehtiin nykytilan kartoitus, jossa kuvattiin tällä hetkellä käytössä olevat järjestelmät ja niistä saatavat raportit. Toisessa vaiheessa tehtiin muutostarpeiden kartoitus, jossa tiedusteltiin sekä tulosohjaajan että Tiken johdon ja esimiesten tarpeita uudelta laskentajärjestelmältä. Meneillään on kolmas vaihe eli uuden laskenta- ja raportointijärjestelmän määrittely ja toteutus. Tiken uusi sisäinen tilikartta on otettu käyttöön vuoden 2004 alusta. 11

12 9. Tietopalvelukeskus laatii hankintaohjesäännön ministeriön hankintastrategian suuntaviivojen mukaisesti. Tietopalvelukeskus asetti hankintaohjesäännön laatimista varten työryhmän, jonka määräaika oli Hankintaohjesääntö valmistui määräaikaan mennessä. Ihmiset ja osaaminen 10. Tietopalvelukeskus kehittää henkilöstönsä työhyvinvointia asettaen painopisteiksi johtamis- ja esimiestaitojen kehittämisen sekä ikääntyvien työntekijöiden työpanoksen ja kokemuksen hyödyntämisen. Työhyvinvointisuunnitelma laadittiin ja sen toteutumista seurattiin työhyvinvointiryhmässä. Tiken johtajille ja esimiehille järjestettiin koulutustilaisuus työhyvinvoinnista ja ikäjohtamisesta huhtikuussa. Esimiesvalmennus, kohderyhmänä johtajat ja päälliköt, käynnistyi marraskuussa. Mentorointiohjelma, jossa hyödynnetään kokeneiden työntekijöiden työpanosta ja osaamista, aloitettiin lokakuussa. 11. Tietopalvelukeskus osallistuu omalta osaltaan hallinnonalan turvallisuusstrategian suunnitteluun ja laatimiseen Tiken käsityksen mukaan hallinnonalan turvallisuusstrategian laadinta tulisi tapahtua ministeriön johdolla. Kun pyyntöä työhön osallistumiseen ei esitetty, ei Tikekään ollut asiassa aloitteellinen, lukuunottamatta edellä kohdassa 6 mainittua tietoturvallisuusselvitystä. 12

13 2.2. TALOUDELLISUUS JA TUOTTAVUUS Taloudellisuutta ja tuottavuutta tarkastellaan vuoden 2003 palvelutavoitteiden toteutumisen perusteella. Tulossopimuksessa sovittiin, että vuoden 2003 talousarvion pohjalta maa- ja metsätalousministeriö, Kasvintuotannon tarkastuskeskus ja Geodeettinen laitos tekevät erillisen palvelusopimuksen Tietopalvelukeskuksen kanssa. Maatilatalouden kehittämisrahaston palvelusopimus sisällytettiin ministeriön palvelusopimukseen v (kts ). Tiken voimavarojen kohdentamisesta sovittiin sopimuksen liitteessä olevan voimavarojen kohdentamissuunnitelman mukaisesti. Kohdentamissuunnitelman toteutumista tarkastellaan yksityiskohtaisesti kohdassa Palvelusopimuksessa sovitut vuoden 2003 tavoitteet toteutettiin Johto ja johdon alaiset yksiköt Sisäisen tarkastuksen yksikkö Tiken sisäisen tarkastuksen yksikkö teki sille Tiken työjärjestyksen mukaan kuuluvia tehtäviä. Lisäksi se teki valvonta- ja tarkastustehtäviä, joista sovittiin erillisillä palvelusopimuksilla. Palvelusopimuksissa sovittiin 190 htpv:n jakautumisesta seuraavasti: MAO 120htpv Momenttien (valtionapu maaseudun elinkeinojen edistäminen), (valtionapu 4H-toimintaan), momentin (hevostalouden edistäminen vedonlyönneistä hevoskilpailuissa kertyvillä varoilla) sekä momentin (maa- ja metsätalouden markkinoinnin ja tuotannon kehittäminen) määrärahojen valvontaan KRO 30 htpv Momentin (hirvieläinten aiheuttamien vahinkojen korvaaminen) ja (metsästyksen ja riistanhoidon edistäminen) määrärahojen valvontaan MMM/Sita 40 htpv Tavoite 1: Itä- ja Pohjois-Suomi, EMOTR-O metsätalouden tarkastus Tase-erien täsmäytysmenettelyt Jälki- ja erityistarkastukset erillisen tehtäväksi annon mukaisesti Ministeriön käteiskassojen tarkastukset KTTK 30 htpv Palvelusopimuksen mukaiset sisäisen tarkastuksen palvelut Tarkastussuunnitelmassa oli lisäksi varattu Tiken sisäistä tarkastusta varten 70 htpv ja Geodeettisen laitoksen sisäistä tarkastusta varten 10 htpv. 13

14 Tarkastuspäivät jakaantuivat vuonna 2003 seuraavasti: MMM MAO KRO 30 -SITA 20 KTTK 20 Tike 70 YHT. 350 Palvelusopimusten mukaiset 190 tarkastuspäivää ylittyivät, sillä pelkästään MAO:lle tuotettiin 210 tarkastuspäivää maaseudun elinkeinojen edistämiseen, hevostalouden edistämiseen ja maa- ja metsätalouden markkinoinnin ja tuotannon kehittämiseen myönnettyjen valtionapujen valvontaan ja tarkastamiseen. Lisäpäiviä saatiin vähentämällä muille suunnattuja tarkastuspalveluja sekä lisäämällä sisäisen tarkastuksen resursseja kesäksi. Tarkastuskäyntejä tehtiin KTTK:n siementarkastusosastolle Loimaalle, Maatalouskemian osastolle Tikkurilaan sekä KTTK:n hallintoyksikköön Helsinkiin ja Puutarhaliittoon Malmille. Lisäksi muutaman tarkastuskohteen kirjanpito toimitettiin pyynnöstä Tiken sisäiseen tarkastukseen lähempää tutkimusta varten. Tavoiteohjelma 1:n Itä- ja Pohjois-Suomen osa-ohjelmien tarkastuksen yhteydessä tehtiin tarkastusmatkat Lapin TE-keskukseen, Lapin metsäkeskukseen ja Lapin 4H -piiriin sekä Pohjois-Pohjanmaan TE-keskukseen, Pohjois- Pohjanmaan metsäkeskukseen sekä Oulun seudun Luonnonvaraoppilaitokseen. Tiken tarkastus toteutettiin ylijohtajan vahvistaman suunnitelman mukaisesti ja siitä annettiin erillinen kertomus. Kehittämisyksikkö Tikeen perustettiin lokakuun alusta kehittämisyksikkö, johon koottiin Tiken palveluryhmille ja muille yksiköille tukea antavia toimintoja. Näitä toimintoja ovat laadun ja prosessien kehittäminen, controller-toiminto, osaamisen kehittäminen ja työantajatehtävät (osa-aikainen). Kehittämisyksikön vastuulla oli TIKU-projektin koordinointi. Projektissa uusittiin Tiken sisäinen tilikartta ja aloitettiin tietojärjestelmän tarvemäärittely. Projekti jatkuu vuoden 2004 puolella, jolloin tarkoituksena on hankkia uusi laskenta- ja seurantajärjestelmä. Laatutyön painopisteinä olivat erityisesti esimiestoiminnan, tiedonkulun, osallistumisen ja prosessien kehittäminen. Kehittämiskohteiden tunnistamistyökaluna käytettiin edelleen EFQM-itsearviointia. STRADA-menetelmiä hyödynnettiin erityisesti strategiaprosessissa, jossa niitä käytettiin ryhmien tuloskorttien tekemisessä ja tulkinnassa. 14

15 Uutena laadun kehittämisprojektina käynnistettiin syksyllä BS 7799-standardin mukaisen tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän sertifiointivalmiuteen saattaminen. Projektin tavoitteena on Tiken toiminnan laadun parantaminen ja yhdenmukaistaminen ja komission tietoturvallisuusvaatimusten täyttäminen maksajavirastotehtäviä hoitavien osalta. Lisäksi sertifikaatin hankkimisella pyritään lisäämään asiakkaiden luottamusta ja tyytyväisyyttä Tiken palveluihin. Toimintavuoden aikana uudistettiin vuonna 1999 käyttöön otettuun uuteen palkkausjärjestelmään liittyvää vaativuusarviointikäsikirjaa seminaarin ja Tiken sisällä tapahtuneen työn avulla. Uudistus jatkuu vuoden 2004 aikana. Lisäksi aloitettiin tulospalkkauksen suunnittelu ja liittäminen osaksi palkkausjärjestelmää. Jatkettiin myös hyvään organisaatiokulttuuriin liittyvien palkitsemisen osioiden kehittämistä. Näitä ovat mm. mahdollisuus kehittyä, rakentavan palautteen eri muodot, osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet. Tiken henkilöstöstrategiaa toteutettiin ja osaamista kehitettiin tuottamalla kehityskeskustelujen käymisen, osaamisen kehittämissuunnitelman laatimisen ja toteuttamisen työkaluja. Syksyllä laadittiin osaamisen kehittämisstrategia, jossa korostettiin osaamisen merkitystä sekä tuottavuustekijänä että työhyvinvoinnin edistämisen keinona. Samalla tarkennettiin tulevaisuuden kriittisiä osaamisalueita. Esimiehille järjestettiin yhteistilaisuuksia (esimiesfoorumi) kahdeksan kertaa vuoden aikana. Esimiesfoorumeissa käsiteltiin ajankohtaisia asioita, arvioitiin ja kehitettiin toimintaa sekä parannettiin tiedonkulkua. Johtajille ja esimiehille järjestettiin myös johtamisvalmennusta sekä yhden päivän koulutus työyhteisön ongelmatilanteissa toimimisesta. Viestintäyksikkö Lokakuussa 2003 tehtiin Tiken toimintastrategiaan pohjautuva viestintästrategia sekä operatiivinen viestintäsuunnitelma loppuvuodeksi 2003 samoin kuin alustava viestintäsuunnitelma vuodeksi Tikeen valittiin toukokuun alusta viestintäpäällikkö, ja aiemmin osa-aikaisena toiminut tiedottaja vakinaistettiin kesäkuun alusta. Tiken sisäisen kirjallisen viestinnän pääkanavassa Tintrassa julkaistiin vuonna 2003 ajankohtaisia tiedotteita 138. Tintran Talikko-palstalla eli sähköisessä henkilöstölehdessä julkaistiin 44 juttua. Painetusta henkilöstölehdestä Tiketistä ilmestyi kuusi numeroa. Tikestä lähetettiin vuoden 2003 aikana 20 suomenkielistä lehdistötiedotetta, joista 10 käännettiin myös ruotsin kielelle. Tike osallistui Oulussa järjestetyille Farmari-maatalousmessuille sekä Helsingissä järjestetyille, maaseutua kaupunkilaisille tunnetuksi tekeville Elma-messuille. Siellä messuvieraille tehtiin viestintäkysely. Messuvieraat toivoivat Tikeltä maa- ja elintarviketaloutta koskevaa tietoa ennen muuta Internetin kautta. Myös Tiken asiakastyytyväisyystutimuksesta välittyi asiakkaiden toivomus Tiken Internet-sivuston uusimisesta. Heti vuodenvaihteen jälkeen perustettiinkin projekti, jonka tehtäväksi tuli uudistaa Tiken Internet-sivuston viestinnällinen sisältö ja ulkoinen ilme. 15

16 Kesäkuussa tehtiin Tiken kymmenvuotiskertomus. Elokuussa uusittiin Tiken esite. Myös Tiken esittelykalvot uusittiin. Tiken viestintäyksikkö osallistui kertomusvuonna aktiivisesti hallinnonalan viestinnän ammattilaisten yhteistyöhön samoin kuin valtionhallinnon viestinnän ammattilaisten yhteistyöhön Tietohallintopalvelut Maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskuksen tietohallintoryhmä (Tiha) hoitaa MMM:n maaseutuelinkeinojen ja niihin liittyvän hallinnon tietojärjestelmien ylläpito- ja kehittämistehtäviä. Vuonna 2003 lähes kaikki tehtävät liittyivät suoraan ministeriön ja sen alaisen hallinnon tukitehtävien hoitamiseen. Keskeiset tietojärjestelmien kehittämis- ja ylläpitotehtävät sekä niihin tarvittava resurssimitoitus määriteltiin palvelusopimuksissa. Osana Tiken toimintolaskentaprojektia laadittiin palvelukuvaukset keskeisimmille asiakaspalveluille. Tihan uusi työjärjestys astui voimaan Sen mukaisesti tihan organisaatiota uudistettiin aikaisempaa palvelusuuntautuneemmaksi. Lisättiin valmiuksia toimia yhteisten tietovarantojen ja rekistereiden sekä yhteisen infrastruktuurin tarjoamiseksi maatalous- ja elintarvikehallinnon käyttöön. Järjestelmien kehittämis- ja ylläpitopalvelut asiakkaittain MMM yhteensä 103,3 htv Toimintavuoden aikana valmistuneet ja ylläpitoon siirretyt merkittävimmät järjestelmät olivat eläintunnisterekisteri ja uudistettu kiintiöhallintajärjestelmä. Alkuvuoden kehittämispanostus ja loppuvuoden ylläpitoon siirtäminen aiheuttivat lisäresurssitarpeita yhteensä noin 8 htv:n verran. Maatalouden laskentakeskuksessa aiemmin tuotettuja palveluja siirtyi Tihan hoidettavaksi eläintunnisterekisterin osalta. Kiintiöjärjestelmää ylläpidettiin aiemmin kahdessa osassa, meijereiden osalta ICL:ssä ja TE-keskusten kiintiöhallintajärjestelmän osalta Tihassa. Järjestelmien yhdistäminen aikaansaa merkittäviä säästöjä ylläpidon kokonaiskustannuksissa, mutta vaatii Tihassa lisäresursseja. Loppuvuodesta käynnistyi yhteisen maatalouspolitiikan (CAP) uudistamiseen liittyvien tietojärjestelmien koordinaatiohanke, joka tulee seuraavien kahden vuoden aikana työllistämään tietohallintoa merkittävästi. MMM:n Elintarvike- ja terveysosaston kanssa on niin ikään ollut käynnistymässä useita laajoja hankkeita, joiden toteutuminen ajoittuu seuraaville vuosille. Vuonna 2003 Eliten ylläpidon laajentuminen ja jatkokehittäminen vaati lisäresursseja noin 3 htv:tä. Lisäksi ELATI-yhteistyön tukeen käytettiin projektipäällikön työpanos, noin 1 htv. Kustannusvaikutuksiltaan (20 milj. ) merkittävin kehittämishanke vuonna 2003 oli hallinnonalan tietoliikenteen kilpailuttaminen. Kilpailuttamisella saavutettiin merkittävää taloudellista säästöä. 16

17 PC-infra projektin puitteissa päivitettiin MMM:n työasemalaitteistojen valmiutta siirtyä uuteen käyttöjärjestelmään ja sähköpostijärjestelmän uusimiseen. Työasemapalvelujen osalta tämä vaati lisäresursointia noin 1 htv:n verran. Myös systeemipalvelujen henkilöstöresursseja jouduttiin lisäämään 1 htv:n verran. Tulevaisuuden painopisteitä täsmennettiin MMM:n ja Tiken yhteisen verkkopalvelustrategian avulla. Tiha osallistui myös Viikkiviraston sekä MAO:n toimeenpanolinjan tietohallintoselvitysten ja arkkitehtuurisuunnitelmien laadintaan. Näiden osalta lisäresursseja käytettiin MMM:n palvelujen osalta noin 1,3 htv. Tietojärjestelmien kehittämisessä merkittävin ongelma on ollut liian vähäiset resurssit pitkän tähtäimen arkkitehtuuri- ja infrastruktuurin suunnitteluun. Puutteelliset resurssit johtavat ennen pitkää merkittäviin ongelmiin, joiden kustannusvaikutukset voivat muodostua kohtalokkaiksi. Ylläpitopalveluita tuotettiin ministeriölle noin 81 henkilön työpanoksella. Lisäystä edelliseen vuoteen oli noin 9 htv. Järjestelmien kehittämiseen ministeriölle kohdistettiin resursseja yhteensä noin 19 henkilön työpanos. Edellisenä vuonna vastaava luku oli noin 15. Lisäksi noin 3,5 htv kohdistui MMM:lle tuotettavien tilastopalveluiden tukeen. KTTK yhteensä 1,7 htv KTTK:n palvelujen osalta volyymi on pysynyt ennallaan. Merkittävin yhteistyöhanke on Tihan osallistuminen Siemen-järjestelmän kehittämiseen. Muut asiakkaat yhteensä 7,1 htv Tiha osallistui Viron Twinning-hankkeeseen alihankkijana 2 htv:n panostuksella. Muita asiakassuhteita on ollut muun muassa metsäkeskusten sähköpostin ylläpitotehtävät sekä mukanaolo Eelan Korva-projektissa. Tilausraportointi tutkimuslaitoksille ja muille tahoille on edelleen vaatinut merkittävää resursointia. Muille asiakkaille tuotetut palvelut ovat vuoden kuluessa lisääntyneet noin 0,5 htv:n verran. 17

18 Tietohallinnon ylläpitopalvelut Viljelijätukijärjestelmät Markkinatukijärjestem ät Rakennetukijärjestelmät Talousjärjestelmät Rekisterit Raportointi Eläinlääkintä ja elintarvike Infra Muut Kulut yht Palveluiden ostot MMM osuus kuluista Oheisessa kuviossa vasemmanpuoleinen pylväs osoittaa ylläpitoalueittain tietohallinnolle aiheutuneet kulut, joihin sisältyvät erilliskulut sekä välilliset palkkamenot että yleiskulut. Keskimmäinen pylväs kertoo ostopalveluiden määrän. Oikeanpuolimainen pylväs kuvaa MMM:lle tuotettujen palveluiden kuluja. Henkilöresurssit Tietohallinnossa tehtiin vuonna 2003 noin 126,2 henkilötyövuotta mukaan lukien siviilipalvelushenkilöt (4,6 htv). Tilaston tietojärjestelmätiimi siirtyi tilastoryhmästä tietohallintoryhmään (7,5 htv). Ministeriölle tehtävien palvelujen määrä lisääntyi 16,3 henkilötyövuodella vuodesta Tarkastelujaksolla kokonaisajasta palvelutehtäviin kohdistui 69,9 % ja ryhmän yhteisiin tehtäviin 10,4 %. Välillisen työajan osuudeksi jäi 19,7 %. Tuotetuista palveluista MMM:n osuus oli tarkastelujaksolla noin 82 %. 18

19 Tietohallintoryhmän tehtävät työajan jakautumisen mukaan % Järjestelmien kehittäminen Järjestelmien ylläpito Käytön tuki ja neuvonta Tuotannon tekninen tuki PC-infran ylläpito 14.5 Raportointi ja valvonnan tuki Muut tietohallinnon tehtävät Ylläpitotyön ja tuotannon teknisen tuen osuus on suhteellisesti edelleen kasvanut ylläpidossa olevien järjestelmien lisääntymisen myötä. TIKEn tietohallinnon henkilöresurssien käyttö ylläpitoalueittain 2002 ja 40,0 35,0 30,0 25,0 HTV 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 Viljelijätukijärjestelmät Markkinatukijärjestelmät Rakennetukijärjestelmät Talousjärjestelmät Rekisterit Raportointi Eläinlääkintä ja elintarvikejärjestelmät Infra Muut yhteensä Oheisessa kuviossa on kuvattu ylläpidon henkilötyön kohdistumista eri palvelualueille vuosina 2002 ja Viljelijätukien osalta taso on vain hieman kasvanut. Suhteellisesti ja absoluuttisesti ovat merkittävästi lisääntyneet eläinlääkintä ja elintarviketalouden järjestelmien sekä infraan kohdistunut henkilötyön määrä. 19

20 Taloushallintopalvelut Maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskuksen talousryhmä toimii maaja metsätalousministeriön hallinnonalan taloushallintopalvelujen palvelukeskuksena. Talousryhmän asiakkaita ovat maa- ja metsätalousministeriön lisäksi Maaseutu-elinkeinojen valituslautakunta, Maatilatalouden kehittämisrahasto, Maatalouden interventiorahasto, EMOTR-T Suomen maksajavirasto, Kasvintuotannon tarkastuskeskus ja Geodeettinen laitos. Palvelut asiakkaittain Maa- ja metsätalousministeriö, tilivirasto 400 Maa- ja metsätalousministeriön kanssa solmitun palvelusopimuksen mukaisesti talousryhmä tuotti vuonna 2003 maa- ja metsätalousministeriölle kirjanpito- ja maksuliikennepalveluja sekä niihin liittyviä muita tukipalveluja. Lisäksi ministeriölle ja Maaseutuelinkeinojen valituslautakunnalle tuotettiin eräitä henkilöstöhallinnon palveluja sekä palkanlaskentapalvelut. Talousryhmä vastasi Maksajavirastoon akkreditoituna toimijana EU-tukien hoitoon liittyvistä palveluista sekä tuotti eräitä rakennepolitiikan hoitoon liittyviä tukipalveluja. Maa- ja metsätalousministeriön tiliviraston yhteydessä toimivien budjetin ulkopuolisten rahastojen, Maatalouden interventiorahaston ja Maatilatalouden kehittämisrahaston (Makera) taloushallintopalvelujen yksityiskohdista sovittiin ministeriön kanssa solmitussa palvelusopimuksessa. Makeran taloudenhoito ja rahastoon kuuluvien valtion myyntihintasaamisten perimistehtävät ovat olleet maksuperustelain mukaisesti hinnoiteltuja julkisoikeudellisia suoritteita, joiden korvaaminen Tikelle perustuu talousarviossa olevaan päätökseen (Lukuperustelu 30.14,päätösosa). KTTK, tilivirasto 414 KTTK:n kanssa solmitun palvelusopimuksen mukaisesti talousryhmä tarjosi KTTK:n käyttöön laskentakeskuksen käyttöpalvelut, tuotti eräitä erikseen sovittuja tilivirastopalveluja sekä palkanlaskentapalvelut. Palvelu oli maksullista ja se hinnoiteltiin maksuperustelain mukaisesti. GL, tilivirasto 415 Geodeettiselle laitokselle tuotettiin sopimuksen mukaisesti laskentakeskuksen käyttöpalvelut sekä eräitä tilivirastotehtävien tukipalveluja. Palvelu oli maksullista palvelutoimintaa. 20

21 Palvelut ja voimavarat asiakkaittain v Menot (milj.euroa): MMM ja rahastot 1,80 1,71 1,67 KTTK 0,11 0,09 0,12 GL 0,01 0,02 0,02 Tike 0,33 0,37 0,40 Kulut yhteensä 2,25 2,19 2,21 Taloushallintopalvelujen kokonaiskustannukset ovat säilyneet kolmen viimeisen vuoden aikana 2,2 milj. euron tasolla. Atk:n ja sähköisen käsittelyn osuuden kasvu lisäsi kertomusvuonna tietotekniikkakustannusten osuutta, mutta vähensi henkilötyön osuutta ja lisäsi tehokkuutta. Viime vuonna otettiin käyttöön kirjanpitoraporttien ja maksuaineistojen sähköinen arkistointi (Rondo) sekä suurimman asiakkaan (MMM) laskentaympäristössä matkahallintajärjestelmä, joka tuottaa matkalaskut sähköisesti kirjanpitoon. Lisäksi eräiden tulojen käsittelyissä hyödynnettiin atk:ta aikaisempaa enemmän (kalastuslupamaksut). Atkkulut olivat noin 24 % korkeammat edelliseen vuoteen verrattuna. Palvelut: Milj euroa 2003 MMM KTTK GL Tike Yht. Kirjanpito- ja maksuliikennepalvelut 0,55 0,06 0,01 0,19 0,82 Palkanlaskenta 0,09 0,04 0,09 0,22 Maksajavirastopalvelut 0,59 0,59 Rakennepolitiikkaan liittyvät tehtävät 0,56 0,56 Tiken taloushallintotehtävät 0,05 0,05 Yhteensä 1,80 0,11 0,01 0,33 2,25 21

22 Henkilöresurssit Henkilötyön osuus taloushallinnon tehtävissä pieneni vuonna 2003 vuoteen 2003 verrattuna. Henkilötyön säästöä syntyi lähinnä sähköisen käsittelyn lisääntymisen ansiosta mutta myös prosesseja tarkistamalla. Toisaalta vuonna 2003 EMOTR-T maksajavirastotehtäviin liittyvät perimistehtävät lisääntyivät saatavien seurantajärjestelmän valmistuttua. Makeran talouden hoitoon liittyvät tehtävät, lähinnä seuranta- ja raportointitehtävät, lisääntyivät. Henkilötyön painopiste on siirtymässä enenevässä määrin rutiinitehtävistä erikoisasiantuntemusta vaativiin tehtäviin, joita ei voida välttämättä automatisoida. Toiminnan tehostumisen johdosta syntyi vuonna 2003 säästöä noin 1,5 henkilötyövuotta. Palvelut: Käytetyt henkilötyövuodet 2003 MMM KTTK GL Tike Yht. Kirjanpito- ja maksuliikennepalvelut 11,8 1,2 0,2 3,7 16,9 Palkanlaskenta 1,3 0,6 0,9 2,8 Maksajavirastopalvelut 13,0 13,0 0,0 Rakennepolitiikkaan 0,0 liittyvät tehtävät 13,2 13,2 0,0 Tiken taloushallintotehtävät 1,0 1,0 Yhteensä 39,4 1,8 0,2 5,6 47,0 Suoritemäärät asiakkaittain vuosina Käsiteltyjen tositteiden määrät 2003 Osuus prosentteina 2002 Osuus prosentteina 2001 Osuus prosentteina Tike , , ,4 KTTK , , ,1 GL , , ,0 MMM , , ,1 MIRA , , ,2 MAKERA , , ,2 Yhteensä , , ,0 22

23 Tositteiden lkm asiakaittain MAKERA MIRA MMM GL KTTK TIKE Tositteiden jakauma % 38 % 11 % 11 % 4 % 33 % TIKE KTTK GL MMM MIRA MAKERA 23

24 Tilastotuotantopalvelut Yleistä Tilastoryhmä tuotti vuonna 2003 maataloustuotantoa, maatalouden rakennetta ja maataloustuotteiden tuottajahintoja koskevat tilastot sekä EU:n markkinajärjestelmiä varten tarvittavat hintaseurannan tiedot. Lisäksi tilastoryhmä laati ravintotaseen ja maataloustuotteisiin liittyviä tuotekohtaisia taseita. Vuonna 2003 suoritettiin kahden suuren EU:n rahoittaman tilastollisen tutkimuksen, Maatalouden rakenne- ja Lucas -tutkimuksien, tiedonkeruu. Rakennetutkimuksessa oli mukana maatilaa, joiden työvoimatiedot keräsi Tilastokeskus suoraan viljelijöiltä puhelinhaastatteluna. Muilta osin tiedot kokosi tilastoryhmä lähinnä maaseutuelinkeinorekisteriin kuuluvista yhdennetystä hallinto- ja valvontajärjestelmästä (IACS) sekä nauta- ja luomurekistereistä. Tilastoryhmä hoiti vuonna 2003 sikojen siirtorekisterin asiakaspalvelun, johon sisältyi viljelijöille tarjottu puhelinpalvelu sekä viljelijöiden lomakkeella lähettämien tietojen tallentaminen rekisteriin. Tilastoryhmä tuotti maataloushallinnon alueellistamiseen liittyvien sijoitusvaihtoehtojen taustatietokokonaisuudet ja organisoi Taloustieto Oy:n kanssa Tiken ja MMM:n henkilöstölle tehdyn alueellistamiskyselyn. Asiakkaita palveltiin myös muilla räätälöidyillä asiantuntijatietopalveluilla. Kehittämishankkeet Tilastoryhmä aloitti vuonna 2003 elintarvikkeiden laatu- ja turvallisuustietojen tilastoinnin kehittämistyön. Osana Eurostatin kokoamaa Food Safety -tilastointia tilastoryhmä laati perusselvityksen olemassa olevista elintarvikkeiden laatu- ja turvallisuustiedoista, niiden saatavuudesta ja tietoja keräävistä organisaatioista. Tilastoryhmä osallistui myös elintarviketalouden laatutietojärjestelmä - hankkeeseen (Elati) ja aloitti elintarviketalouden tilastointiin liittyvien ydintietojen tunnistamista ja standardointia koskevan esiselvityksen. Tilastoryhmä toimi vuonna 2003 tiedontuottajana ja julkaisupalvelujen tarjoajana vilja-alan yhteistyöryhmässä. Vilja-alan yhteistyöryhmä on valtion ja viljaalan yritysten sekä tuottajajärjestöjen ja elintarviketeollisuuden liittojen muodostama yhteistyöryhmä, joka pyrkii parantamaan suomalaisen vilja-alan kilpailukykyä. Tilastoryhmä osallistui MMM:n organisoimaan maaseutu- ja luonnonvaraindikaattorien kehittämistyöhön sekä EU:n rahoittamaan TAPAS - hankkeeseen. Näiden tavoitteena on maaseutu- ja ympäristöindikaattoreita koskevien tietojärjestelmien kehittäminen. Vuonna 1995 aloitetun EU:n markkinahintaseurannan prosessia ja tietojärjestelmää kehitettiin. Uusi markkinahintaseurannan prosessi tietojärjestelmineen otetaan käyttöön kesällä 2004, ja se mahdollistaa jatkossa sähköisten palvelujen tuottamisen tiedonluovuttajille ja asiakkaille. Tilastotuotteiden kehittämistä tehostettiin asettamalla julkaisutyöryhmä, jonka tehtävänä on tuotteistaa tilastoja, yhtenäistää tilastotuotteiden ulkoasua ja kehittää niitä palvelemaan paremmin asiakkaiden tietotarpeita. Sähköisten palveluiden kehittämistä jatkettiin tuottamalla Matilda-tietopalveluun julkaisupalvelu, 24

25 joka mahdollistaa tilastotuotteiden laajan siirron sähköiseen tietopalveluun. Tiedotteita koskeva palvelu otettiin käyttöön kesällä Muiden tilastotuotteiden osalta palvelua aletaan käyttää asteittain keväällä Henkilöstö ja kustannukset Työajanseurannan mukaan tilastoryhmän palveluihin käytettiin vuonna 2003 yhteensä 31,5 henkilötyövuotta. Kokonaistyöajasta käytettiin varsinaisiin työtehtäviin 77,5 % ja välillisen työajan osuus oli 22,5 % Palvelu Htv:ien osuus prosent teina Kustannukset 1000 Htv:ien osuus prosentteina Kustannukset 1000 Htv:ien osuus prosentteina Kustannukset 1000 Rekisterit 11,6 160,0 14,3 202,0 12,3 154,9 Maatalouden 21,4 430,9 24,3 432,1 23,7 465,3 tuotanto- ja hintatilastot H EUhintaseuranta n e 6,1 77,0 7,3 106,5 7,4 83,0 Julkaisu- k ym. tietopalvelut i 6,6 95,9 12,7 186,1 13,0 175,1 EU:n rakennetutkimus ö ja l 30,2 791,0 9,2 188,2 13,5 538,9 muut EUhankkeet t y Kansalliset ö kehittämisprojektit u v 6,1 77,7 6,7 133,2 2,4 41,1 Henkilötyövuosia koskevissa luvuissa on mukana myös välillinen työaika. Kustannukset sisältävät vain välittömät kustannukset ja välillisen työajan kustannukset. Vuoden 2003 alussa tilastoryhmästä siirtyi 7 henkilöä tietohallintoryhmään, minkä vuoksi vuoden 2003 luvut eivät ole täysin vertailukelpoisia aikaisempiin vuosiin Rekisterit Maatalouden tuotanto- ja hintatilastot Tilastotuotannon kustannukset EU-hintaseuranta Julkaisu- ym. tietopalvelut 2001 Kustannukset Kustannukset Kustannukset 1000 EU:n rakennetutkimus ja muut EUhankkeet Kansalliset kehittämisprojektit 25

26 Hallinto- ja virastopalvelut Tietopalvelut Hallinto- ja virastopalveluryhmä (HVPR) on organisoitu neljäksi yksiköksi: tietopalvelu, virastopalvelu 1 ja virastopalvelu 2 sekä hallintoyksikkö, joka muodostettiin vuoden 2003 lopussa. Hallintoyksikköön koottiin suoraan HVPR:n johtajan alaisuudessa olleet henkilöt ja tehtävät sekä ylijohtajan alaisuudesta tulleet tehtävät ja yksi henkilö. Syksyllä 2003 HVPR:n palveluvalikoimaan tuli entisten palveluiden lisäksi Tiken nimikirjanpito ja nimittämisasiat sekä muita henkilöstöhallinnon tehtäviä ylijohtajan esikunnasta. Palveluiden tuotantoon käytettyjen resurssien määrä oli 34,9 henkilötyövuotta eli noin henkilötyövuoden verran HVPR:n henkilöstökehystä pienempi. Jäljempänä olevasta voimavarataulukosta näkyy hallinto- ja virastopalveluiden resurssien käytön jakautuma palveluittain ja asiakkaittain. Palvelusopimuksissa mainitut palvelut toteutuivat pääosin ennakoidusti. Poikkeuksena on ministeriön nimikirjanpito, jossa oli viiveitä henkilöstön ja atksovelluksen vaihtumisen vuoksi. Virastoteknisissä tehtävissä arvioitu työn määrä alittui noin 1,5 htv:lla, ja postinkuljetukseen arvioitu työmäärä ylittyi 0,8 htv:lla. Tämä johtui siitä, että virastomestareiden työajanseurantaa uudistui ja heidän tekemä postinjakelu kerroksiin siirrettiin virastoteknisistä palveluista postipalveluihin. Tiken palveluista tehdyssä asiakastyytyväisyystutkimuksessa HVPR:n sai asiakkailta palveluistaan hyvää palautetta. Henkilöstöpalvelut, kuljetus- ja jakelupalvelut, monistuspalvelut, kirjasto ja sen asiantuntijapalvelut sekä puhelinvaihdepalvelut ottivat viisi ensimmäistä sijaa kaikkien Tiken palveluiden listalla. Ryhmän kaikkien palveluiden tulos oli vähintään tasolla 3 (=kohtalainen tulos), ja kokonaisuutena HVPR:n palvelut olivat Tiken keskiarvon yläpuolella. Tietopalvelu, johon kuuluu Tiken kirjaamo, arkisto sekä MMM:n ja Tiken yhteinen käsikirjasto sekä neuvontapiste, vastaa Tiken asiakirjahallinnosta sekä huolehtii omalta osaltaan MMM:n ja Tiken tietopalvelusta. Tietopalvelu hankkii asiakkaille kirjoja ja lehtiä sekä muuta tietomateriaalia. Tietopalvelu ylläpitää omia kirjastokokoelmia sekä huolehtii Tiken arkistojen käytettävyydestä. Lisäksi tietopalvelun tehtäviä ovat asiakkaiden tarvitsemien tietojen kokoaminen omista ja muiden kokoelmista, säädöstiedon jakelut sekä säädösrekistereiden päivittäminen. Tietopalveluun kuuluu myös ruotsinkielen käännöspalvelut. Tietopalvelu tekee tiedon hakuja tietovarannoista. Näitä ovat organisaation käytettävissä olevat tietokannat ja tietojärjestelmät (mm. diaari, kirjastotietokannat, EU-lähteet, tilastot) sekä muut organisaation käytettävissä olevat tietämyslähteet. Muita tietopalvelutehtäviä ovat tietopalveluun liittyvät asiantuntijatehtävät, tiedon seuranta, tietopalveluista tiedottaminen, neuvonta ja koulutus tietolähteiden käytössä. 26

27 Seuraavassa on vertailutaulukko palveluiden määrän kehittymisestä vuosina : Tiedonhaut ja neuvonta, kpl Lainoja kirjastosta, kpl Kirjaston käyttöaste, % Kokoelman suuruus, kpl Uutuuskartunta v. aikana, kpl Virastopalvelu 1 Virastopalvelu 1 tuottaa postinkuljetuspalvelut, henkilö- ja tavarankuljetuspalvelut sekä virastotekniset palvelut, joihin kuuluvat jätepaperinkuljetus, toimistokalusteasennukset ja korjaukset yms. sekä kulunvalvonta. Seuraavassa taulukossa on vuoden 2003 kuljetusten tunnuslukuja: Lähtöjä, kpl Kilometrejä Henkilökuljetukset Tavarankuljetukset Postinkuljetus Virastopalvelu 2 Virastopalvelu 2:een kuuluvat monistamo, lähettämö, kaluste- ja laiterekisterin ylläpito ja puhelinvaihde. Seuraavassa on vertailutaulukko monistamon suoritteista vuosilta : Vuosi Kopiot (kpl) Monistamon suoritteiden lasku johtuu osittain asiakirjojen jakelun muuttumisesta entistä enemmän sähköiseen muotoon. Lähettämön suoritteet vuosilta olivat seuraavat: Vuosi Lähetykset (kpl) Lähettämössä suoritteiden määrät ovat lähes ennallaan. Lähetysten määrät ovat kuitenkin vaihdelleet suuresti kuukausittain. 27

28 Virastopalvelu 2 huolehtii poistettavien kalusteiden ja atk-laitteiden myynnistä tai romuttamisesta sekä uusien kalusteiden ja atk-laitteiden turvamerkinnästä. Vuoden lopussa toimitetaan yhteenveto talousryhmälle poistetuista kalusteista ja atk-laitteista. Kalusteiden- ja laitteiden poistojen lisäksi rekistereihin kirjattiin paljon tapahtumia muuttojen yhteydessä, koska kalusteiden ja laitteiden sijainti merkitään työhuoneiden tarkkuudella. Puhelinvaihde on yhteinen Tikelle, KTTK:lle (vain osa) ja Maaseutuelinkeinojen valituslautakunnalle, ja alanumeroita siinä on yhteensä noin 400. Vaihteessa hoidetaan perinteisen puhelujenvälityksen lisäksi puhelinasennusten tilauksia ja puhelintoiminnemuutoksia MAT-puhelinhallintaohjelmistolla. Vaihdetyyppi on Meridian-Hitti, jonka Sonera toimitti vuonna Vaihteessa tehdään myös työajanseurantaan ja kulunvalvontaan liittyviä tehtäviä ESMIKKO-ohjelmalla. Näiden lisäksi siellä hoidetaan puhelinluettelopäivitystä. Hallintoyksikkö Hallintoyksikkö tuottaa lomakesuunnittelu-, hankinta- ja henkilöstöhallintopalveluja. Lomakesuunnittelun palveluissa on yksi kokopäiväinen lomakesuunnittelija ja toinen noin yksi kolmasosaa työajastaan lomakesuunnittelua tekevä henkilö. Lomakesuunnittelijat palvelevat MMM:ää, Tikeä ja KTTK:ta. Kaikki lomakkeet laaditaan sähköisessä muodossa. Suurin osa lomakkeista on siirretty Internetiin, josta asiakas voi täyttää niitä suoraan omalta koneeltaan. Hankintapalveluissa on yksi kokopäiväinen hankintasuunnittelija ja toinen noin kaksi kolmasosaa työajastaan hankintoja tekevä henkilö. He vastaavat Tiken ja MMM:n välisessä palvelusopimuksessa sovittujen hankintojen suorittamisesta MMM:lle sekä HVPR:lle kuuluvien Tiken hankintojen toteuttamisesta. Näitä ovat toimistotarvikkeet, -kalusteet ja -laitteet, pois lukien atk-laitteet. Hallintoyksikön muodostamisen yhteydessä hankintaosaamista vahvistettiin sijoittamalla yksikköön lakimies, jonka tehtävänkuvaan kuuluvat myös hankintaasiat. Hankintatointa on pyritty kehittämään hankintoja keskittämällä. Hankintatoimen laadukkuutta on varmistettu päivittämällä tietoja julkisen sektorin hankintatointa koskevilla ja kaupan sopimusoikeuden kursseilla. 28