Hyvä hallinto säätiöissä

Transkriptio

1 Perustettu 1988 Hyvä hallinto säätiöissä Avain menestykselliseen, yhteiskunnallista lisäarvoa tuottavaan toimintaan Miltä näyttää säätiöidemme hallinto tänään? Ovatko säätiön vaikuttavuus ja läpinäkyvyys hallituksen agendalla? Mitkä ovat tulevaisuuden haasteet säätiöiden hallinnon ja hallitustyöskentelyn kannalta? Millä tavalla hallituksen tulisi kehittää omaa toimintaansa ja vastuullaan olevan säätiön hallintoa? Interpersonan johdon konsultti Susanne Stenfors on analysoinut säätiöiden hallintoa koskevan kyselytutkimuksen tuloksia ja pyrkii sen perusteella vastaamaan näihin kysymyksiin SUOMESSA ON TÄLLÄ HETKELLÄ yli rekisteröityä säätiötä. Nämä hallitsevat yhdessä apurahoja jakavien eri rahastojen ja yhdistysten kanssa isoa omaisuusmassaa ja täyttävät tärkeän yhteiskunnallisen funktion. Säätiöiden rooli on viime vuosina herättänyt runsaasti keskustelua ja kiinnostus säätiöiden suuria omaisuuksia kohtaan kasvaa samalla kun huomattavasti karumpi taloudellinen tilanne vaikuttaa eri tarkoitusta varten saatavilla olevaan julkiseen rahoitukseen. Mediassa on myös ruodittu tietyissä säätiöissä esille tulleita väärinkäytöksiä, joissa avainhenkilöt ovat käyttäneet säätiön omaisuutta omaksi hyödykseen. Poikkeukset eivät kuitenkaan vahvista sääntöä, vaan useimmissa säätiöissä hallitukset koostuvat säätiön toimintaan aatteellisista syistä osallistuvista henkilöistä, jotka tekevät parhaansa toteuttaakseen säätiön perustajan toiveita. Säätiöt pitävät itse usein matalaa profiilia eikä useinkaan kuule puhuttavan säätiöiden yhteiskunnalle tuottamasta lisäarvosta. Suuren yleisön käsityksiä säätiöistä ohjaa siten pääasiassa media ja usein maalaillaan kuvaa menneisyydessä elävistä, hämäräperäisistä, konservatiivista ja elitistisistä organisaatioista, joilta ajoittain myös puuttuu integriteetti. Hallituksen rooli ja juridinen vastuu säätiön ja sen omaisuuden hallinnosta on laaja-alainen. Liike-yrityksissä toimivien hallitusten tapaan tulee myös säätiön hallituksen kyetä katsomaan eteenpäin ja luoda toiminnalle visiota. Samalla hallituksen tulee valvoa toimintaa, huolehtia sijoituspäätöksissä riskin ja tuoton tasapainottamisesta ja arvioida eri tukihakemuksien tarkoituksenmukaisuutta. Sosiaali- ja terveysalalla toimivien säätiöiden hallituksilla tulee lisäksi olla riittävää liiketoimintaosaamista. Samalla kun nämä säätiöt täyttävät tärkeän yhteiskunnallisen funktionsa, ne joutuvat yhä useammin kilpailemaan vastaavia palveluja tarjoavien isojen yritysten kanssa. Hallitustyöskentelystä tulee näin ollen yhä vaativampi tehtävä säätiön hallituksen jäsenille, jotka usein työskentelevät ilman erillistä korvausta. Interpersona on jo useiden vuosien ajan suorittanut hallintokysymyksiin ja johtamiseen liittyviä toimeksiantoja eri säätiöille ja rahastoille. Päätimme selvittää tarkemmin säätiöiden hallinnon tehokkuutta sekä kehitysmahdollisuuksia ja suoritimme syksyllä 2013 kyselytutkimuksen Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan jäsenten keskuudessa. Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta on apurahoja jakavien säätiöiden, rahastojen ja yhdistysten sidosryhmäorganisaatio. Neuvottelukunnalla on 153 jäsentä. Neuvottelukunta on jo pitkään keskittynyt hallintokysymyksiin ja on mm. julkaissut ohjekirjan Säätiön hyvä hallinto vuonna 2010.

2 Tutkimuksen tulokset Kysely lähetettiin Neuvottelukunnan jäsenorganisaatioiden hallitusten puheenjohtajille ja johtaville toimihenkilöille, yhteensä noin 300 henkilölle. Vastausprosentti oli 49. Kyselyyn osallistuneet säätiöt ja rahastot ovat yleisesti sitä mieltä, että hallinto toimii heillä hyvin. Hallitustyöskentelyn kehittämistarvetta kuitenkin on. Enemmän tulisi fokusoida siihen, mitä säätiö haluaa tulevaisuudessa saavuttaa ja miten se voi valmistautua ympäristössä tapahtuviin muutoksiin. Säätiöiden tulisi myös tehostaa toimintansa yhteiskunnallisen merkityksen säännöllistä ja muodollista arviointia. Kehittämistarpeiden ja -mahdollisuuksien tiedostamiseksi hallituksen tulisi myös arvioida omaa työskentelyään muodollisesti. Vastausten tarkempi analyysi osoittaa, etteivät esim. vastaajien asema säätiössä (hallituksen puheenjohtaja tai johtava toimihenkilö), koulutus tai toimikauden pituus säätiön hallinnossa merkittävästi vaikuta lopputulokseen. Säätiön koolla ei myöskään ole merkittävää vaikutusta vastaajien käsitykseen hallinnon tehokkuudesta. Sen sijaan tapa, millä hallitus valitaan vaikuttaa selvästi puheenjohtajan ja johtavien toimihenkilöiden tyytyväisyyteen säätiön työskentelyyn ja säätiön hallintoon yleisellä tasolla. Parhaimmat arvosanat hallinnosta antoivat sellaisten säätiöiden edustajat, joissa hallituksen nimeää valtuuskunta (hallintoneuvosto tai vastaava). Säätiöt, joissa hallitukset täydentävät itseään tai hallitukset nimeää joku muu taho kuin valtuuskunta saivat huonommat tulokset melkein kaikissa kysymyksissä. Kyselyyn osallistuneista hallituksen puheenjohtajista 59 vastasi toimikautensa kestoon koskevaan kysymykseen. Säätiöissä, joissa hallitukset täydentävät itseään, on jopa 70 %:lla puheenjohtajista takanaan yli kymmenvuotinen toimikausi. Säätiöissä, joissa valtuuskunta tai esim. perustaja nimeää hallituksen, ylittää vain joka kolmannen puheenjohtajan toimikausi 10 vuotta. Kuva 1: Hallituksen puheenjohtajan toimikausi säätiön hallinnossa Vastaajamäärä Alla oleva kuva osoittaa myös, että hallituksen koulutustarve arvioidaan merkittävästi suuremmaksi itseään täydentävissä säätiöissä verrattuna säätiöihin, joissa nimeäminen tapahtuu muun tahon toimesta. Kuva 2: Hallituksen jäsenten koulutustarpeet Vastaajamäärä 2 Kaikissa hallituksissa tarvitaan hyvää jatkuvuuden ja uudistumisen välistä tasapainoa, mutta kysely näyttäisi osoittavan, että hallituksen jäsenten nimeämisestä ja hallitustyöskentelyn valvonnasta vastaavan valtuuskunnan olemassaolo edistäisi hallituksen uusiutumista ja parantaisi näin hallituksen osaamisen tasoa. Itseään täydentävät hallitukset ovat vastuussa vain itselleen. Oman työnsä kriittinen tarkastelu ei aina ole helppoa, joten erityisesti näissä hallituksissa voi olla perusteltua käyttää ulkopuolista apua hallituksen työskentelyn arviointiin ja erityisten kehittämistarpeiden toteamiseen.

3 Muoto vai substanssi? Yhteiskunnallisen lisäarvon tuottaminen edellyttäisi säätiöiltä dynaamisuutta, läpinäkyvyyttä ja aikaansa seuraavaa toimintaa. Monet säätiöt on perustettu aikoja sitten, ja hallinnossa ei ehkä enää ole mukana ketään, joka henkilökohtaisesti tunsi lahjoittajan. Ympäröivä maailmakin näytti erilaiselta kun säännöt säätiön tarkoituksen toteuttamistavasta kirjoitettiin. Säätiön yhteiskunnallisen merkityksen maksimoimiseksi perustajan toivomalla tavalla voi olla tarpeen löytää nykyiseen ympäristöön sopeutettu säätiön sääntöjen tulkintatapa. Selvä enemmistö (87 %) vastaajista katsoo, että heidän säätiönsä säännöt selvästi määrittävät tarkoituksen toteuttamistavan. Lähes yhtä moni (83 %) toteaa heidän hallituksensa säännöllisesti arvioivan tapaa, millä tarkoitus saavutetaan huomioiden silloin myös ympäristössä tapahtuneet muutokset. Kuva 3: Säätiön tarkoituksen toteuttamistavoista löytyy selkeät kirjalliset ohjeet Huonosti 1 % Välttävästi 3 % Hyväksyttävästi 9 % Erinomaisesti 47 % Hyvin 40 % Kuva 4: Hallitus keskustelee säätiön tarkoituksesta ja arvioi säännöllisesti tarkoituksen toteuttamistapoja Huonosti 0 % Välttävästi 4 % Erinomaisesti 31 % Hyväksyttävästi 13 % Hyvin 52 % Hallituksen tulee sekä muodollisesti että sisällöllisesti arvioida, miten hyvin perustajan tahto toteutuu. Säätiön hyvästä hallinnosta annettujen ohjeiden mukaan hallituksen tulee säännöllisin väliajoin arvioida, tuottaako säätiön toiminta yhteiskunnallista lisäarvoa perustamistarkoituksensa mukaisella tavalla. Lähes puolet vastaajista arvioi oman hallituksensa toimintaa tältä osin vain hyväksyttäväksi tai välttäväksi. Tässä on selkeä tarve kehittä hallitustyöskentelyä. Toiminnan vaikuttavuuden säännöllinen arviointi tulisi olla jokaisen säätiön hallituksen agendalla. 3

4 Kuva 5: Hallitus arvioi säännöllisesti säätiön toiminnan tuottamaa yhteiskunnallista lisäarvoa Huonosti 1 % Erinomaisesti 13 % Välttävästi 15 % Hyvin 41 % Hyväksyttävästi 30 % Vastaako mielikuva todellisuutta? Neuvottelukunnan vuonna 2010 julkaisema ohjekirja Säätiön hyvä hallinto toimii erinomaisen hyvin suosituksena myös säätiöissä, jotka eivät ole Neuvottelukunnan jäseniä. Kyselyyn osallistuvista jäsenistä jopa 90 % uskoo heidän säätiönsä noudattavan ohjeita hyvin tai erinomaisesti. Vastausten perusteella uskotaan myös käytännön hallitustyöskentelyn olevan varsin toimivaa, käsiteltävien asioiden hyvin valmisteltuja ja kokousten läpiviennin tehokasta. Vastaajien mielikuva hallituksen työskentelystä on siten hyvin positiivinen. Kuitenkin vain 51 % vastaajista sanoo, että hallitustyöskentelystä on tehty (sisäinen tai ulkopuolinen) muodollinen arviointi. Näistäkin vain alle puolet arvioi hallitustyöskentelyä säännöllisesti. Ohjekirja Säätiön hyvä hallinto suosittelee, että hallitus sisäisesti tai ulkopuolisen tahon avulla arvioisi toimintaansa säännöllisesti. Vastaajien mukaan hallituksen ja johtavien toimihenkilöiden välinen suhde on hyvä ja toimiva. Johtavalla toimihenkilöllä tulee olla hallituksen luottamus ja tuki. Hallituksen tulee säännöllisesti arvioida johtavan toimihenkilön työskentelyä ja antaa hänelle suoraa ja rakentavaa palautetta. Kyselyyn vastanneiden mukaan johtavat toimihenkilöt saavat tukea ja palautetta säätiönsä hallitukselta, mutta vain puolet vastaajista katsoo heidän säätiönsä onnistuneen hyvin tai erinomaisesti johtavien toimihenkilöiden työskentelyn muodollisessa arvioinnissa. Tässäkin löytyy parantamisen tarvetta. Kuva 6: Hallitus ja toimiva johto Arvioi miten hyvin säätiön hallituksen toiminta vastaa seuraavia väitteitä Annettujen vastausten keskiarvot 5 = erinomaisesti 4 = hyvin 3 = hyväksyttävästi 2 = välttävästi 1 = huonosti Hallitusten puheenjohtajien ja johtavien toimihenkilöiden vastaukset eivät tältä osin eroa merkittävästi toisistaan. 4

5 Miten säätiöt käsittelevät intressiristiriitoja ja mediasuhteita? Tietyt tiedotusvälineet ovat aktiivisesti raportoineet eri säätiöissä esiin tulleista väärinkäytöksistä. Kysyimme miten säätiöt käsittelevät sisäisiä intressiristiriitoja sekä suhteita ulkoisiin tiedotusvälineisiin. Alla oleva kuva osoittaa vastaajien uskovan hallituksen jäsenten toimivan oikein tilanteissa, joissa intressiristiriitoja saattaa esiintyä. Monelta säätiöltä puuttuu kuitenkin selviä sääntöjä, joihin tällaisissa tilanteissa voisi tukeutua. Hyvään hallintoon kuuluvia piirteitä ovat avoin viestintä ja säätiön toiminnan läpinäkyvyys. Vastaajien mielestä hallitukset kantavat heidän säätiöissään vastuuta toiminnan läpinäkyvyydestä. Läpinäkyvyyttä ovat parantaneet investoinnit parempiin verkkosivustoihin ja järjestelmiin, joiden ansiosta apurahojen hakijat ja säätiöt helpommin löytävät toisensa ja apurahojen hakuprosessi helpottuu. Monilla säätiöillä ei kuitenkaan ole selviä ohjeita siitä, miten käsitellään ja kuka käsittele median taholta tulevia yhteydenottoja. Tällaiset ohjeet auttaisivat hallitusta ohjeistamaan, miten säätiön ulkoista profiilia voisi parantaa ja samalla myös, miten mahdolliset median puolelta tulevat kysymykset tulisi käsitellä. Kuva 7: Intressiristiriidat ja mediasuhteet Arvioi miten hyvin säätiön hallituksen toiminta vastaa seuraavia väitteitä Annettujen vastausten keskiarvot 5 = erinomaisesti 4 = hyvin 3 = hyväksyttävästi 2 = välttävästi 1 = huonosti Mitkä ovat tulevaisuuden suurimmat haasteet? Tärkein kysymys monissa säätiöissä on riittävien resurssien ja oikean osaamisen varmistaminen sekä hallituksessa että muussa hallinnossa. Monet säätiöt nostivat esille tarpeensa löytää seuraajia avainhenkilöille ja nuorempien resurssien löytäminen koetaan haasteellisena. Jäsenten rekrytointi voi luonnollisesti olla iso haaste monille hallituksille, kun säätiökenttä viime aikoina on saanut osakseen melkoisen määrän negatiivista julkisuutta. Hallitustyöskentely säätiöissä on lisäksi vastuullista työtä, josta ei vielä nykyisinkään yleensä makseta korvauksia. Monet säätiöt kokevat odotetut muutokset toimintaympäristössä tulevaisuuden haasteina, mutta yksittäiset kommentit koskevat valtaosin tulevia lakien ja asetusten muutoksia. Säätiöiden vastauksista näkyy myös investointimarkkinoiden nykyinen haastavuus. Monet säätiöt katsovat, että tarve toimia pitkäjänteisesti ja varmistaa yhteiskunnallinen vaikuttavuus on heidän suurimpia haasteitaan. Kuva 8: Suurimmat tulevaisuuden haasteet hallinnon näkökulmasta Vastausten määrä aiheittain 5

6 Hallituksen ja hallinnon arviointi säätiön menestystekijänä Kysely vahvistaa säätiöiden hallinnon muodollisella tasolla toimivan varsin hyvin. Neuvottelukunnan jäsenet edustavat kuitenkin vain murto-osaa kaikista suomalaisista säätiöistä. Ehdottomasti tärkein ja ehkä myös vaikein kysymys säätiön hallitukselle on arvioida, tuoko säätiö lisäarvoa nyky-yhteiskunnassa perustajan tarkoittamalla tavalla. Tarkoituksen tulee olla hallituksen johtotähti ja visiointikyky sekä taito tehdä tärkeitä strategisia päätöksiä ja muutoksia ovat hallituksen tärkeimpiä ominaisuuksia. Jokainen säätiö on kuitenkin uniikki. Siksi hallinto on sopeutettava säätiön toimintaan, tarkoitukseen ja toimintaympäristöön. Yhteiskunnallisen lisäarvon tuottamisen ja pitkä-aikaisen menestyksekkään tulevaisuuden turvaamisen kannalta on tärkeää, että säätiön hallitus muodollisesti, säännöllisesti ja kriittisesti kysyy itseltään, miten tehokkaasti se toimii ja miten sen työskentelyä voisi kehittää. Säätiön hallinnon ja johtajuuden arviointi Ulkopuolisen tahon ammattimaisesti suorittama säätiön hallinnon, johtajuuden ja hallinnoinnin arviointi antaa säätiön hallitukselle arvokasta palautetta tehdystä työstä. Samalla hallitus saa konkreettisia neuvoja hallinnon ja johtajuuden kehittämiselle. Interpersonalla on oma prosessi säätiön hallinnon ja johtajuuden kartoittamiseksi, joka käsittää valittujen ennalta sovittujen hallituksen ja hallinnon avainhenkilöiden haastatteluja sekä relevantin aineiston läpikäyntiä. Arviointi käsittää: - säätiön tarkoituksen toteuttaminen ja vaikuttavuuden arviointi - strategiatyö ja pitkän tähtäyksen suunnittelu - organisaatiomalli ja vastuunjako - johtamisjärjestelmän tehokkuus - toiminnan läpinäkyvyys ja säätiön profiili - talousohjaus ja riskienhallinta - johtajuus ja henkilöresurssit - sisäiset prosessit ja työskentelymenetelmät Tavoitteena on määrittää mahdolliset hallinnon kehittämistarpeet säätiön tarkoitus ja strategia sekä odotettavissa olevat toimintaympäristön muutokset huomioiden. Arvioinnit räätälöidään säätiön toiminnan ja tarpeiden pohjalta. Arviointi antaa hallitukselle selkeän käsityksen säätiön hallinnon nykytilasta sekä konkreettisen työkalun hallituksen käyttöön. Annamme mielellämme tarjouksen säätiönne arviointityöstä tai keskustelemme tarkemmin säätiöiden ja rahastojen hallintoa ja johtajuutta koskevista kysymyksistä yleisellä tasolla. Yhteyshenkilö: Susanne Stenfors, johdon konsultti s-posti: susanne.stenfors@interpersona.fi puhelin: INTERPERSONA ON SUOMALAINEN, v.1988 perustettu konsulttiyhtiö, joka keskittyy hallinnon ja johtamisen kehittämiseen. Kokeneet konsulttimme ovat toimineet liiketoiminnan eri aloilla ja tavoitteemme on tukea erilaisten organisaatioiden pitkä-aikaista menestymistä paremman hallinnon ja johtamisen avulla. Voidaksemme tuoda lisäarvoa toimeksiantajallemme, tutustumme organisaatioon ja sen toimintaympäristöön sekä pidämme katseemme organisaation tavoitteissa ja sen menestystekijöissä. Toimeksiannot räätälöidään tarpeen mukaan ja voimme tarkastella organisaation johtamista sekä hallintoa kolmella eri tasolla: yksittäisten johtajien tai hallituksen jäsenten suoriutumisen arviointi, johtoryhmän tai hallituksen työskentelyn tehokkuuden kartoittaminen sekä hallintoprosessien ja johtamisjärjestelmän toimivuuden selvittäminen. Arvioinnit johtavat konkreettisiin kehityssuosituksiin henkilö- tai ryhmätasolla sekä ehdotuksiin hallinnon tai johtamisjärjestelmän kehittämiseksi. 6