TARJOUSPYYNTÖ: AKAAN KAUPUNGIN SIIRTOKELPOISET RAKENNUKSET

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ: AKAAN KAUPUNGIN SIIRTOKELPOISET RAKENNUKSET 1. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat Akaan kaupungin siirtokelpoisten rakennusten suunnittelu, toteutus ja asennus tilapäisiksi väistötiloiksi Akaan kaupungin koulujen käyttöön tarjouspyynnössä kuvatun mukaisesti. Rakennukset vuokrataan. Valittu toimittaja toimittaa siirtokelpoiset rakennukset käyttökunnossa valmiiksi paikoilleen asennettuina, kiintokalusteineen sekä LVIS-töineen (= sisäpuoliset LVIS-työt urakkarajojen mukaisesti). Tilaajan toimesta toteutetaan urakkarajaliitteen mukaisesti rakennusten vesi-, viemäri ja sähköliittymät rakennuspaikoille sekä rakennusten perustamiseen liittyvät työt. Toimittajan työmaalla tehtävät urakkasuoritukset alistetaan sivu-urakkana tilaajan määrittämään pääurakkaan. Toimittaja vastaa vuokrasopimuksen päätyttyä rakennusten poisviennistä ja siihen liittyvistä kustannuksista, ellei rakennusta ole lunastettu tilaajan omistukseen. Hankinnan kohdetta ja sille asetettuja vaatimuksia on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä. Toimittajan tulee suunnitella tarjottavat tilat esitetylle rakennuspaikalle käytettävissä oleva alue huomioiden. Osa-alueen 1 osalta rakennukset on mahdollista sijoittaa max. kolmeen eri osakokonaisuuteen, kuitenkin olemassa oleva rakennuspaikka huomioiden sekä huomioiden myös oppilaiden ryhmittely luokkineen; 0-2-luokat (n. 200 oppilasta), 3-4-luokat (n oppilasta) ja 5-6-luokat (n oppilasta). Hankinta on jaettu kolmeen osa-alueeseen: 1. Osa-alue 1: Viialan Yhtenäiskoulu, Keskustan koulu, siirtokoulu vuosiluokille Osa-alue 2: Viialan Yhtenäiskoulu, taide- ja taitoaineiden opetustilat 3. Optiona osa-alue 3: Kaupungilla on mahdollisuus vuokrata enintään kaksi siirtorakennusta Akaan kaupungin koulujen käyttöön tarpeen vaatiessa. Käyttäjämäärien laajuus per väistötila voi olla enintään 300 oppilasta + henkilöstö, option enimmäiskäyttäjämäärän ollessa 300 oppilasta + henkilöstö. Optioon voi sisältyä myös rakennuksen lunastusmahdollisuus vuokrakauden päättymisen jälkeen. Lunastuksen tarjoaminen ei ole pakollista. Tarjoaja voi tarjota joko yhtä tai useampaa osa-aluetta. Sopimus tehdään osa-alueittain yhden toimittajan kanssa osa-alueiden 1 ja 2 osalta. Osa-alueen 3 osalta perustetaan puitejärjestely, johon valitaan kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät tarjoajat, jotka ovat ilmoittaneet jättävänsä tarjouksen osa-alueeseen 3. Puitejärjestely ei sisällä määräostovelvoitetta. Puitejärjestely on voimassa kolme vuotta puitesopimuksen allekirjoittamisesta lukien. Puitejärjestelyn sisällä siirtorakennusten hankinta tehdään ns. minikilpailuttamalla. Minikilpailutuksen yhteydessä tilaaja määrittää tarkemmat vaatimukset siirtorakennuksille, ilmoittaa käyttäjämäärät sekä tarjouksen valintaperusteen. Tarjousten valintaperusteena voi olla joko hinta (100 %) tai hinta (50-90 %)+laatu (10-50 %) siten, että laadun arvioinnissa huomioidaan rakennuksen energiatehokkuus ja/tai rakennuksen toimitusaika.

2 Optiona toteuttavan osa-alueen 3 käyttöönotosta ilmoitetaan erikseen. Optiossa on kyse Hankintayksikön oikeudesta, ei velvollisuudesta. 2. VUOKRA-AIKA JA TILAAJAN LUNASTUSOIKEUS Osa-alueiden 1 ja 2 osalta vuokra-aika on kolme (3) vuotta. Lisäksi hankintaan sisältyy optiot 1+1 vuotta. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta. Päätös optiosta tehdään viimeistään kolmen vuoden kuluessa sopimuksen allekirjoituksesta. Hankintaan sisältyy lisäksi osa-alueiden 1 ja 2 osalta rakennuksen lunastusmahdollisuus vuokrakauden päättymisen jälkeen. Lunastus voidaan tehdä joko varsinaisen sopimuskauden jälkeen tai mahdollisesti käyttöönotettujen optiokausien jälkeen. Tarjoajan ei ole pakollista tarjota rakennuksen lunastusta. Tilaaja päättää erikseen lunastusmahdollisuuden käytöstä. Osa-alueen 3 osalta vuokra-aika sekä tilaajan lunastusmahdollisuus määritellään erikseen minikilpailutusten yhteydessä. 3. HANKINTAILMOITUS Hankinnasta on lähetetty julkaistavaksi hankintailmoitus Euroopan Unionin virallisen lehden täydennysosassa ja Tenders Electronic Daily portaalissa. Hankintailmoitus julkaistaan myös HILMA-ilmoituskanavassa ( 4. HANKINTAMENETTELY Kyseessä on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 26 :n mukaisen EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä on hankintalain mukainen avoin menettely, jossa kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen tarjouskilpailuun. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Osatarjoukset ovat sallittuja siten, että tarjoaja voi tarjota yhteen tai useampaan osa-alueeseen. Hankinta toteutetaan suomen kielellä. Kaikki hankintaan liittyvät asiakirjat tulee toimittaa Hankintayksikölle suomen kielellä. Tarjouksen tekemisestä tai menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille palkkiota. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Tarjous liitteineen laaditaan suomen kielellä. Hankintayksiköllä on oikeus hankintalain mukaisin perustein keskeyttää hankintamenettely sopimusta tekemättä.

3 5. HANKINTAMENETTELYN KULKU Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: Hankintayksikkö 1. Avaa tarjoukset tarjousten jättöajan päättymisen jälkeen (Avaustilaisuus ei ole julkinen.). 2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 80 :n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, joita koskee hankintalain 81 :n mukainen harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön tarjoajan soveltuvuudelle asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailun ulkopuolelle. 3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden Hankintayksikön on hylättävä tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset. 4. Vertailee tarjoukset Soveltuvien tarjoajien tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset otetaan mukaan tarjousten vertailuun. 5. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille Hankintayksikkö antaa päätöksen tiedoksi sähköisesti. Tätä varten tarjoajan on ilmoitettava tarjouslomakkeessa sille varatussa kohdassa sähköpostiosoite, jota käyttäen päätös voidaan antaa sähköisesti tiedoksi. 6. Solmii sopimuksen valituksi tulleiden tarjoajien kanssa. Sopimus syntyy vasta, kun valitusaika ja odotusaika (14 päivää) on kulunut ja kun hankintayksikkö ja tarjoaja ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. Tavoitteena on, että sopimus osa-alueiden 1 ja 2 osalta allekirjoitetaan viikolla 1 (2018). 6. TARJOUSTEN VERTAILU Osa-alueeseen 3 valitaan kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät tarjoajat. Puitejärjestelyn sisällä tehtävät sopimukset tehdään minikilpailutusta käyttäen. Osa-alueiden 1 ja 2 osalta tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus parasta hinta-laatusuhdetta käyttäen. Osa-alueet vertaillaan erikseen seuraavien kriteerien mukaisesti: A. Hinta 80 %

4 Tarjoajat ilmoittavat tarjoushinnat hintalomakkeella. Vertailussa käytetään varsinaisen vuokra-ajan ja mahdollisten optiokauden vuokrahintoja hintalomakkeella kuvatuin tavoin. Vertailuhinnaltaan halvin tarjous saa painoarvoa vastaavan määrän pisteitä, muiden tarjousten pisteet lasketaan suhteessa halvimpaan vertailuhintaan kaavalla halvin vertailuhinta / vertailtava hinta x hinnan painoarvo. B. Toimitusaika, 20 % Kohteet tulee olla toimitettuna viimeistään mennessä. Mikäli tarjoaja tarjoaa tätä nopeampaa toimitusaikaa, saa tarjoaja pisteitä seuraavasti: - Toimitus mennessä, 1 piste - Toimitus mennessä, 2 pistettä Kohdasta korkeimman pistemäärän saanut tarjoaja saa kohdan painoarvoa vastaavan määrän pisteitä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan suhteessa eniten pisteitä saaneeseen kaavalla tarjoajan pisteet / eniten pisteitä saaneen tarjoajan pisteet x kohdan painoarvo. Eniten pisteitä saanut tarjous valitaan osa-alueen voittajaksi. Enimmäispistemäärä on 100 pistettä. Esimerkki tarjousten pisteytyksestä: Tarjoaja A:n vertailuhinta on 100 ja tämä on ilmoittanut toimitusajaksi mennessä. Tarjoaja B:n vertailuhinta on 120 ja tämä on ilmoittanut toimitusajaksi mennessä. Tarjoajat saavat pisteitä seuraavasti: Hintapisteet: A saa 80 pistettä tämän vertailuhinnan ollessa halvin. B saa pisteitä seuraavasti laskettuna: 100/120*80 eli 66,7 hintapistettä. Laatupisteet: B saa toimitusajasta 2 pistettä, jotka ovat painotettuina pisteinä 20 pistettä. A saa kohdasta yhden pisteen ja tämän painotetut pisteet muodostuvat seuraavasti: 1/2*20 eli yhteensä 10 laatupistettä. Pisteet yhteensä: A saa pisteitä yhteensä eli 90 pistettä. B:n pisteet ovat yhteensä 66,7+20 pistettä eli 86,7 pistettä. A valitaan toimittajaksi eniten pisteitä saaneena tarjoajana. 7. LISÄTIEDOT JA KYSYMYKSET Lisätietoja tarjouspyynnön sisältöön liittyvistä asioista voi pyytää sähköpostiosoitteesta info@hankintajuristit.fi viimeistään kello 12:00 Suomen aikaa mennessä. Lisäkysymyksiä koskevan sähköpostin aihekenttään pyydetään kirjoittamaan Lisäkysymys Akaan kaupungin siirtorakennukset.

5 Puheluihin ei voida vastata. Vastaukset kaikkiin kysymyksiin julkaistaan osoitteessa Tarjoajien huomiota kiinnitetään siihen, että tarjoajan velvollisuus on tutustua lisäkysymyksiin sekä niihin annettuihin vastauksiin. 8. TARJOUSTEN TOIMITTAMINEN Täytetty tarjouslomake liitteineen on toimitettava Hankintayksikölle sähköpostitse kello Suomen aikaa mennessä osoitteeseen Merkitkää sähköpostin aihekenttään: Tarjous Akaan kaupungin siirtorakennukset. Tarjouksen saapuminen asetettuun määräaikaan mennessä on tarjoajan omalla vastuulla. Myöhästyneet tarjoukset hylätään. Muulla tavoin toimitettuja tarjouksia ei hyväksytä. 9. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta sääntelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja muut tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat mm. tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, hinnat ja muu sisältö. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Mikäli tarjoaja katsoo, että joku osa tarjouksesta on liikesalaisuuden luonteinen ja sellaisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää luottamukselliset tiedot erillisessä liitteessä, joka on merkitty LUOTTAMUKSELLISEKSI. Tarjoajan on esitettävä peruste tiedon liike- ja ammattisalaisuuden luonteelle. Kaikki tarjousasiakirjat, lukuun ottamatta salassa pidettäviä tietoja, ovat julkisia sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. 10. ALLEKIRJOITUKSET Akaassa Akaan kaupunki

6 LIITELUETTELO 1. Tarjouslomake 2. Hintalomake 3. ESPD-lomake 4. ESPD-tiedosto 5. Vuokrasopimusmalli 6. Puitesopimusmalli 7. Urakkaohjelma 8. Urakkarajaliite 9. Vastuunjakotaulukko 10. Asemapiirustus 11. Huonetilaohjelma osa-alue Huonetilaohjelma osa-alue 2