Seudullisten yrityspalvelujen kehittäminen

Transkriptio

1 Seudullisten yrityspalvelujen kehittäminen

2 Loppuraportti Seudullisten yrityspalvelujen kehittäminen

3 Työ- ja elinkeinoministeriö Lokakuu, 2014 Taitto: Edita Publishing Oy Kuvitus: Pixmac Julkaistu: 10/2014 2

4 Esipuhe Käsillä olevassa julkaisussa on tiivis kuvaus vuosina toteutetun Seudullisten yrityspalvelujen kehittämisprojektin (SeutuYp-tukiprojekti) kokemuksista. Projektin tavoitteena on ollut yrityspalvelujen kokoaminen seudullisesti, palvelutarjonnan päällekkäisyyksien poistaminen sekä toimijoiden yhteistyön kehittäminen palvelemaan entistä paremmin sekä asiakkaita että kumppaniverkostoa. Euroopan Sosiaalirahaston varoin toteutetun projektin lähtökohtana on ollut kehittää suomalaisia yrityspalveluja osana Yritys-Suomen brändiä ja palvelukokonaisuutta aiempaa helpommin löydettäviksi ja tavoitettaviksi palveluiksi. SeutuYp-tukiprojekti on valjastanut yrityspalvelujen kehitystyöhön poikkeuksellisen laajan toimijajoukon. Sen ympärille rakentuneeseen työhön on osallistunut yli toimijaa. Hankkeessa toteutettujen yrityspalvelusopimusten piirissä on 556 osapuolta. Projektin aikana yhteistyö seuduilla on tiivistynyt ja laajentunut. Uusittuja tai kokonaan uusia seudullisia yhteistyösopimuksia on solmittu 68 seudulla kattaen Ahvenanmaata lukuun ottamatta kaikki Suomen ELY-keskusalueet. Projektissa luotuja työkaluja ja seuduilla syntyneitä hyviä käytäntöjä on jaettu laajasti eri toimijoiden hyödynnettäviksi. Tähän julkaisuun on tiivistetty projektin tulokset, kokemukset, uudet toimintatavat ja yhdessä toimijoiden kanssa kehitetyt työkalut. Julkaisuun on koottu myös lyhyet katsaukset seudullisen yrityspalveluyhteistyön tilanteesta eri alueilla. Haluamme kiittää kaikkia kehittämistyöhön tähän mennessä osallistuneita yhteistyökumppaneita heidän antamastaan työpanoksesta ja hyvästä yhteistyöstä. Yhteistyömme yritysten palvelun parantamiseksi ja seudullisten yrityspalvelujen edelleen kehittämiseksi jatkuu. Toivomme julkaisun palvelevan monipuolisesti yrityspalveluyhteistyöstä ja verkostojen kehittämisestä kiinnostuneita lukijoita. Jarmo Palm, Tuija Groop, Anne Kuoppala ja Anne Hokkanen Työ- ja elinkeinoministeriö, työllisyys- ja yrittäjyysosasto 3

5 Sisältö 1 Seudullisten yrityspalvelujen kehittäminen Seudullisten yrityspalvelujen määrittely Seudullisten yrityspalvelujen tuki -projektin lähtökohdat Seudullisten yrityspalvelujen tuki -projektin kokonaisuus 6 2 SeutuYp-tukiprojektin tavoitteet 8 3 SeutuYp-tukiprojektin eteneminen Tilaisuudet Projektipäällikön rooli Yhteistyösopimukset Sopimus- ja toimintasuunnitelmamallit Tutustuminen sopimuskumppaneihin Sopimusten toimeenpanossa esiin tulleet yhteistyöalueet Projektin viestintä Hyvien käytäntöjen levittäminen Yhteistyön edistymisen seuranta 15 4 Seudullisten yrityspalvelujen seurannan kehittäminen Organisoituminen Yhteistyön vuosikello Toimintasuunnitelma Mittaristo ja mittaaminen Seurantakokonaisuuden hyödyntäminen 25 5 Seudullisten yrityspalvelujen palveluprosessien kehittäminen Prosessien kehittämisen periaatteet Yritys-Suomi seudullisten yrityspalveluiden prosessikuvausmalli Prosessimallin hyödyntäminen 32 4

6 6 SeutuYp-tukiprojektin tulokset Määrällisten tavoitteiden saavuttaminen Laadullisten tavoitteiden saavuttaminen Seudullisten yrityspalvelujen toimintamallin kehittäminen Seudullisten yrityspalveluverkostojen organisointi ja johtaminen Parempaa näkyvyyttä yhteisellä viestinnällä 36 7 Seudullisten yrityspalvelujen yhteistyön edistyminen projektin aikana ely-keskusalueilla 37 8 Johtopäätökset 43 9 Lopuksi 46 Liitteet Ohjausryhmän kokoonpano Sopimusmalli Toimintasuunnitelmamalli Seurantaraportti: TEM yritysasiakkuusstrategian mukaiset segmentit Seurantaraportti: Seudullisten yrityspalvelujen ohjausryhmän toiminnan itsearviointilomake Prosessiraportti: Suupohjan aktivoivat yrityspalvelut prosessikuvaus Prosessiraportti: Länsi-Uudenmaan yrityspalveluprosessikuvaus Prosessiraportti: Prosessikuvausmallin lomake Seudullisten yrityspalvelujen sopimusosapuolet 76 5

7 1. Seudullisten yrityspalvelujen kehittäminen 1.1 Seudullisten yrityspalvelujen määrittely Seudullisilla yrityspalveluilla tarkoitetaan yritysneuvontaa ja -palveluja tarjoavien toimijoiden verkostoa, joka yhteisellä sopimuksella sitoutuu tarjoamaan asiakkaille laadukkaita yrityspalveluja Yritys-Suomen toimintamallin mukaisesti. Seudullisesta yrityspalvelusta asiakas saa tietoa yrityksen perustamisesta, arvion yritysideasta tai yrityksen kehittämishankkeen edellyttämistä toimenpiteistä, neuvontaa yritystoiminnan käynnistämiseen ja kehittämiseen liittyvissä asioissa sekä ohjausta erityisasiantuntijoiden palveluihin. Keskeisiä toimijoita ovat kuntien seudulliset kehittämisorganisaatiot, ELY-keskukset, TE-toimistot, Finnvera, Uusyrityskeskukset sekä ProAgria Keskukset. Muita palvelutuottajia ovat teknologiakeskukset, verotoimistot, yrityshautomot sekä muut yrityspalveluorganisaatiot ja kehittämishankkeet. Eri yrityspalveluorganisaatiot voivat tarjota palveluja asiakkaalle samassa toimipisteessä tai hajautetusti eri toimijoiden verkostoyhteistyönä. Tärkeintä on, että palvelu on löydettävissä helposti ja läheltä, ja että asiakas voi luottaa saavansa laadukasta ja asiantuntevaa palvelua. Seudulliset yrityspalvelut ovat keskeinen osa Yritys- Suomen valtakunnallista henkilökohtaisen yrityspalvelun verkostoa. 1.2 Seudullisten yrityspalvelujen tuki -projektin lähtökohdat Seudulliset yrityspalvelut verkoston rakentaminen on alkanut jo vuonna 2002 käynnistyneellä työministeriön, kauppa- ja teollisuusministeriön ja Kuntaliiton yhteisellä projektilla. Valtioneuvoston periaatepäätöksellä käynnistettiin Yritys-Suomi-palvelujärjestelmän uudistaminen yrityspalvelujen palvelutarjonnan selkiinnyttämiseksi. Ennen nykyistä projektia toimintaa oli kehitetty Seudulliset yrityspalvelut -hankkeen avulla vuosina Seudulliset yrityspalvelut konseptin kehittäminen sai alkunsa yritysneuvonnan palvelutarjonnan hajanaisuudesta. Suomessa toimi useita alueellisia ja seudul- lisia organisaatioita, jotka tarjosivat palveluitaan paikallisille yrityksille. Toiminta oli osittain päällekkäistä eivätkä toimijat tunteneet toistensa palveluita tai toimintatapoja. Asiakkaat eivät myöskään osanneet erottaa eri toimijoiden toimintaa tai palveluita toisistaan. Seudulliset yrityspalvelut hankkeessa vuosina solmitut sopimukset olivat yleisluonteisia ja sisälsivät vähän yhteisiä konkreettisia toimenpiteitä. Yhteistyöhön perustuvat toimintatavat eivät vielä tuolloin juurtuneet osaksi organisaatioiden jokapäiväistä työskentelyä. Kehitys kohti tiiviimpää yhteistyötä ja sitä kautta toimintatapojen rakenteiden yhtenäistämistä pysähtyi nopeasti, kun valtakunnallinen hanke päättyi. Yksikään organisaatio ei ottanut vastuuta yhteistyön edistämisestä. Hankkeen päätyttyä seudullisen yrityspalvelun valtakunnallisessa kehittämisessä oli lähes kaksi vuotta hiljaiseloa, jonka aikana usko toimintamalliin alkoi hiipua. 1.3 Seudullisten yrityspalvelujen tuki -projektin kokonaisuus Vuoden 2008 aikana työ- ja elinkeinoministeriössä valmisteltiin seudullisten yrityspalvelujen kehitystyötä uudelleen toteuttavaksi osana valtakunnallista ESRohjelmaa. Seudullisten yrityspalvelujen tuki projekti (myöhemmin SeutuYp-projekti) (S10374) on rahoitettu Euroopan Sosiaalirahaston varoin ja projektin toteuttajana toimi työ- ja elinkeinoministeriön työllisyys- ja yrittäjyysosaston työvoima- ja yrityspalvelut ryhmä. Projektipäätöksen ja rahoituksen varmistuttua joulukuussa 2008 käynnistettiin tarjouskilpailu seudullisen yrityspalvelun tukihanketyön toteuttajaksi. Tarjouskilpailun jälkeen Seudulliset Kehittämisyhteisöt SEKES ry valittiin SeutuYp tukihankkeen toimijaksi ja konsultiksi. SeutuYp-tukihanke käynnistyi maaliskuussa Hankkeen tavoitteena oli selkeyttää eri toimijoiden rooleja yrityspalveluverkostossa, selkeyttää työn- ja vastuunjakoa sekä kehittää seututoimijoiden kanssa yrityspalvelujen 6

8 uusia toimintamalleja kehittyvässä palveluverkostossa, jotka perustuvat TE-palvelujen uudistamiseen ja Yritys-Suomi-palvelujärjestelmää koskeviin linjauksiin. Keskeinen työväline toiminnan kehittämisessä olivat toimijoiden välisten yhteistyösopimusten uudistaminen. Uusien sopimusten valmistelun ja toteuttamisen yhteydessä toteutettiin laajasti edellä mainittuja sisällöllisiä parannuksia. Projektin aikana tapahtui useita muutoksia verkostotyöhön osallistuvissa organisaatiossa. Työvoimatoimistot aloittivat työ- ja elinkeinotoimistoina vuoden 2009 alusta. Vuoden 2013 alusta lukien Suomessa on ollut 15 TE-toimistoa aiemman 74 sijaan. TE-keskukset muodostivat osan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksia eli ELY-keskuksia vuoden 2010 alussa. ProAgrian aluetoimintojen organisoinnissa tapahtui muutos vuoden 2013 alussa. Myös kunnallisia elinkeinoyhtiötä on purkautunut sekä on toteutunut elinkeinoyhtiöiden ja muiden toimijoiden fuusioita (erityisesti teknologiakeskukset). Kuntia on yhdistynyt koko projektin ajan ja nähtävissä on yhä suurempia muutoksia tulevaisuudessa. SEKESissä projektipäällikköinä hanketta työstivät Paavo Tikkanen vuosina ja Sari Maaskola vuosina Tukihankkeen toimintaympäristönä oli koko Suomi, kaikki 15 ELY-keskusaluetta. ESR-rahoitteisen tukihankkeen toimialueeseen eivät kuuluneet Itä-Suomen seudut (Etelä-Savo, Kainuu, Pohjois-Karjala ja Pohjois-Savo), mutta nämä alueet ovat osallistuneet kehitystyöhön osin erillisillä sopimuksilla ja osin omalla kustannuksellaan. ELY-keskusten alueille muodostui hankkeen aikana 68 seudullista sopimusaluetta. SeutuYp-tukihankkeen operatiivisen toimeenpanon eteenpäin viemisestä ja projektipäällikön tuesta on vastannut valmisteluryhmä (valry), joka kokoontui kuukausittain. Ryhmän jäseninä ovat olleet: työmarkkinaneuvos Jarmo Palm, TEM, työllisyys- ja yrittäjyysosasto (TYO), työvoima- ja yrityspalvelutryhmä (TYPA) neuvotteleva virkamies Tuija Groop, TEM, TYO, TYPA ylitarkastaja Anne Kuoppala, TEM, TYO, TYPA sihteeri Anne Hokkanen, TEM, TYO, TYPA toiminnanjohtaja Yrjö Westling, Seudulliset Kehittämisyhteisöt SEKES ry kehityspäällikkö Jarkko Huovinen, Suomen Kuntaliitto johdon assistentti Riikka Kokkinen, Seudulliset Kehittämisyhteisöt SEKES ry projektipäällikkö Paavo Tikkanen, Seudulliset Kehittämisyhteisöt SEKES ry ( ) projektipäällikkö Sari Maaskola, Seudulliset Kehittämisyhteisöt SEKES ry ( ) Lisäksi Seudullisten yrityspalvelujen tuki -projektilla on ollut ohjausryhmä, jonka on kokoontunut kahdesti vuodessa. Ohjausryhmän tehtävänä on ollut seurata projektin toteutumista projektisuunnitelman mukaisesti. Erityisenä painopisteenä on ollut yrityspalveluverkoston toimijoiden kansallisen sekä alueellisen yhteistyön ja vuoropuhelun vahvistaminen valtakunnallisesti. Ohjausryhmän kokoonpanossa tapahtui jäsenmuutoksia projektin aikana. Ohjausryhmän projektin aikainen kokoonpano on nähtävissä liitteessä 1 (liite 1). Työ- ja elinkeinoministeriön pyynnöstä TE-keskukset nimesivät vuonna 2009 omalle alueelleen Seudullisten yrityspalvelujen tuki -projektille yhdyshenkilön, jonka tehtävänä on koordinoida seudullisten yrityspalvelujen kehitystyötä alueella. Nykyään tämä yhdyshenkilöverkosto toimii ELY-keskuksissa. Useimmilla ELY-keskusalueilla yhdyshenkilöt tekevät tiiviisti yhteistyötä alueellisten ja seudullisten yrityspalvelutoimijoiden ja erityisesti SeutuYp-koordinaattoreden kanssa. SeutuYp-tukiprojekti on ollut vahvasti kytköksissä Yritys-Suomi-palvelujärjestelmään sekä sen yhteydessä toteutettuihin ja toteuttaviin hankkeisiin, kuten yritysneuvojakoulutukseen, Yritys-Suomi-viestintään ja -nettisivustoon, OmaYritys-Suomi-palveluun, puhelinpalveluun ja TE-toimisto uudistukseen sekä SADe-rahoituksella toteutettuihin yrityssuomi.fi-seutusivustoihin. SeutuYp-tukihankkeen projektipäälliköt ovat myös osallistuneet Yritys-Suomi-yhteistyöhön yhdessä ministeriön henkilöiden kanssa. SeutuYp-tukiprojekti on koostunut SEKES ry:n toteuttamasta SeutuYp-tukihankkeesta, Balentor Oy:n toteuttamista seurannan ja prosessimallin kehittämiskokonaisuuksista sekä osallistumisista Yritys-Suomipalvelujärjestelmäkokonaisuuden laajempaan kehittämiseen. Kahdesti vuodessa on järjestetty kansallisia yhteistyökokouksia SeutuYp-koordinaattoreille ja ELYkeskusten SeutuYp-yhdyshenkilöille. Lisäksi projekti on hankkinut viestinnän toimia, kuten Hyvät käytännöt esitteet (suomi, ruotsi, englanti), sekä järjestänyt yhteistyössä ELY-keskusten ja Yritys-Suomi-palvelujärjestelmän kehittämisohjelman (S10360) kanssa lukuisia seminaareja ja koulutustilaisuuksia. 7

9 2. SeutuYp-tukiprojektin tavoitteet Keväällä 2009 käynnistynyt SeutuYp-tukiprojekti keskittyi seudullisten yrityspalvelujen uudistetun toimintamallin kehittämiseen ja jalkauttamiseen eri seuduilla. Tavoitteena oli selkeyttää eri toimijoiden rooleja palveluverkostossa, työn- ja vastuunjakoja sekä toimintamallin kehittämiseen liittyviä seudullisia koordinointi- ja johtamisvastuita. Projektin keskeiset tavoitteet olivat asiakaspalvelun parantaminen ja kustannustehokkuuden lisääminen seudullisissa yrityspalveluverkostoissa. Näihin tavoitteisiin pyrittiin: uusien aikaisempaa sitovampien ja toimintaa vahvemmin ohjaavien seutusopimusten aikaansaamisella toimintatapoja yhtenäistämällä ja yhteisten tavoitteiden määrittämisellä uusien työkalujen ja toimintatapojen kehittämisellä ja käyttöönotolla palveluprosessien määrittämisellä ja yhteistyötahojen roolien selkeyttämisellä Tavoitteisiin pääseminen tuli näkyä seututoimijoiden käytännön työssä muutoksena seuraavissa toiminnoissa: yritysasiakkaat saavat parempaa palvelua seudullisen verkostotyön johtaminen on tarkentunut seutukoordinaattoreiden tehtävät ovat selkeitä ohjausryhmätyöskentely on systemaattista ohjausryhmien itsearviointi on kehittynyt seudulliset toimintasuunnitelmat ovat käytössä yhteiset palveluprosessit on sisäistetty seudullista viestintäsuunnitelmaa toteutetaan käytännössä toiminta on osa Yritys-Suomen palveluverkostoa Projektin aikana seudullisissa keskusteluissa korostui tiettyjä toiminnan johtamiseen ja organisointiin liittyviä haasteita. Näitä olivat mm. joidenkin organisaatioiden heikko sitoutuminen ja yhteistyömuotojen kehittymättömyys. Nämä haasteet kulkivat jossain määrin mukana koko hankkeen ajan. Yhdeksi lisätavoitteeksi muodostuikin johtamisen kehittäminen sisältäen ohjausryhmätyöskentelyn ja koordinaattorin aseman. Tarkoituksena oli kuitenkin toimia verkostona ja sitä kautta jalkauttaa vastuuta kaikille toimijoille. 8

10 Seudullisen yrityspalvelun toimintamallin kehittäminen OHJAAVAT LINJAUKSET Finnvera ELYkeskukset KEHITTÄMISEN TUKIHANKE Tekes Yhteinen viestintä Finpro Asiakkaiden tarpeet TE-palveluuudistus Yritys-Suomipalvelujärjestelmän kehittäminen Seudullisen yrityspalvelun toimintamallin kehitystyö Keksintösäätiö TE-toimistot ProAgria Keskukset Osaamisen kehittäminen Roolit ja koordinointi Teknologiakeskukset Uusyrityskeskukset Toimintaryhmät Asiakaslähtöinen ohjaus Seuranta ja mittaaminen Verotoimistot PRH Koulutuksen järjestäjät Seudulliset kehittämisyhtiöt/kunnat UUDISTETUT PALVELUSOPIMUKSET Tarpeenmukaista palvelua yritysten kehittämiseen Uutta ja kehittyvää yritystoimintaa alueelle Osaavaa työvoimaa yrityksille ja yhteisöille KEHITTÄMISTYÖ SEUDULLA VALTAKUNNALLISEEN Yritys-Suomi-palvelu-uudistukseen OSALLISTUMINEN Käynnistysvaihe Analysointivaihe Seudullisten sopimusten uudistaminen Väliarvio Toiminnan edelleen kehittäminen 3 5/ /2009 5/2009 6/ /2011 2/ /2014 9

11 3. SeutuYp-tukiprojektin eteneminen Projektin käytännön toimintamallina oli tukea seudullista työtä. Projektipäällikkö osallistui aktiivisesti seudullisiin tapaamisiin ja neuvotteluihin. Projekti järjesti eri teemoihin liittyviä valtakunnallisia ja alueellisia seminaareja sekä työpajoja ja tuotti alueellista ja seudullista työskentelyä tukevaa materiaalia. Projekti käynnistyi virallisesti keväällä 2009 toteuttamalla alueelliset käynnistystilaisuudet Helsingissä, Tampereella, Turussa ja Oulussa. Lisäksi tehtiin laajalle toimijajoukolle suunnattu kysely, johon saatiin 157 vastausta. Kesällä 2009 tehtiin myös sähköpostikyselynä selvitys TE-keskuksille (15) yrityspalvelujen toiminnan kehittämiseen liittyvistä hankkeista ja niiden rahoituksesta. Kerätyn aineiston perusteella tehtiin SeutuYp -tukiprojektin tavoitteiden määrittely ja pohdittiin keinoja tulosten saavuttamiseksi ja niiden vaikuttavuutta toimintaan. Seudulliset arviointi- ja sparrauskeskustelut aloitettiin samanaikaisesti. Käynnistys- ja analysointivaiheen raportissa syksyllä 2009 todettiin, että seutujen erilaisuudesta johtuen toiminta on organisoitu kunkin seudun omista lähtökohdista ja tarpeista lähtien ja sitä on tuettava tulevassa toiminnassa. Aiemmin tehdyt sopimukset, vaikkakin väljät, olivat ohjanneet toimintaa ja varsinkin käydyt yhteiset seudulliset arviointi- ja kehittämiskeskustelut olivat olleet pohjana yhteistoiminnalle. Tukiprojektilta odotettiin tukea konkreettiseen paikalliseen sopimiseen ja tukea siihen, että seudulliset yrityspalvelusopimukset saadaan vastaamaan muuttuneita olosuhteita ja tilanteita. Samoin todettiin, että toimijoiden roolit olivat osittain epäselvät ja tästä syystä oli vielä päällekkäisyyksiä ja niitä oli käytävä läpi tulevissa arviointi- ja kehittämiskeskusteluissa. Projektin keskeiseksi haasteeksi tunnistettiin heti työn alkuvaiheessa toimijakentän laajuus ja kohderyhmänä työskentelevien henkilöiden suuri lukumäärä. Tavoitteena oli kuitenkin saada aikaan muutoksia toimintatavoissa ja -kulttuurissa. Lähtötilanteessa kaikilla organisaatioilla oli omat tavoitteensa, tulosmittarinsa, johtamisjärjestelmänsä ja kulttuurinsa. Organisaatioiden omistajatahot olivat ja ovat edelleen, moninaiset. Nämä tekijät vaikuttivat toimintojen suunnitteluun ja määrittävät myös toiminnan jatkokehittämistä. Toiminnan tuloksia ja yhteistyötahojen mielipiteitä kartoitettiin useaan otteeseen kyselyillä, joiden tuloksia hyödynnettiin hankkeen toiminnan suuntaamisessa. 3.1 Tilaisuudet Projektipäällikkö jalkautui vahvasti kentälle ja teki lukuisia seutukäyntejä. Projektin puitteissa järjestettiin sekä projektin organisoimana että yhteistyössä muiden tahojen kanssa useita seudullisia, alueellisia ja valtakunnallisia tilaisuuksia. Projektipäälliköt toteuttivat hankkeen kuluessa yhteensä noin 270 seutukäyntiä, jotka voidaan jakaa tarkoituksensa mukaan seuraavasti: Alkuvaiheen arviointi ja kehittämiskeskustelut, joissa käytiin läpi lähtötilannetta ja sovittiin yhteistyösopimuksen uudistamisen tarpeesta, tavoitteista, aikatauluista ja osallistujista. Keskustelut järjestettiin yhdessä paikallisten aktiivisten toimijoiden kanssa, ja niihin kutsuttiin kaikki yrityspalveluita tuottavat tahot mukaan. Jokaisella seudulla ja alueella saatiin mukaan kaikki keskeiset toimijat, mukaan lukien oppilaitokset. Tilaisuuksia järjestettiin alueesta ja sen tarpeista riippuen yksi tai useampia. Keskustelutilaisuuksissa tavoitteena oli yhteistyön tiivistäminen entisestään samalla kun pyrittiin selkeästi osoittamaan hyöty, joka kullekin organisaatiolle yhteistyöstä on. Nykytila-analyysi toi näkyväksi tarjolla olevat palvelut sekä kuinka ja kuka ne toteuttaa. Yhteistyösopimuksen uudistamiseen tähtäävät neuvottelut, joissa määritettiin kunkin organisaation rooli tulevassa toiminnassa, sovittiin koordinaatioorganisaatiosta, toiminnan johtamiskäytännöistä ja vuotuisten toimintasuunnitelmien tekemisen tavasta ja seurannasta. Toimintasuunnitelmien laatiminen ja niissä sovittujen toimenpiteiden toteuttamiseen liittyvät työpalaverit. 10

12 Seutukäyntien yhteydessä nousi esille tarve järjestää myös useita seutuja koskevia, alueellisia, ELY-keskusalueen kattavia tilaisuuksia. Näitä tilaisuuksia useimmat ELY-keskukset järjestivät projektin aikana kerran, kaksi vuodessa osin omalla rahoituksellaan, osin ministeriön tarjoaman rahoituksen turvin. Tilaisuuksissa pystyttiin välittämään tietoa samalla kertaa kaikille alueen seuduille ja käymään keskustelua tilanteesta. Alueelliset tilaisuudet toimivat instrumenttina kokemusten levittämisessä, minkä ohella ne yhtenäistivät käytäntöjä alueen seutujen kesken. TEM:n Yritys-Suomi-palvelujärjestelmän kehittämisohjelma (ESR-projekti S10360) järjesti 11 ELY-keskusalueella kattavan yritysneuvojakoulutusohjelman, johon osallistui yhteensä 730 yritysneuvojaa. SeutuYp:n projektipäällikkö osallistui seudullisten yrityspalvelujen yhteistyön näkökulmasta alustajana osaan näistä tilaisuuksista. SeutuYp-tukiprojekti järjesti valtakunnallisia seutukoordinaattoreiden ja ELY-keskuksien yhdyshenkilöiden tapaamisia kahdesti vuodessa. Näiden tapaamisten kautta toimijat jakoivat kokemuksia ja sitä kautta ne toimivat keinona yhtenäistää käytäntöjä kansallisesti. Osallistujilta saatu positiivinen palaute osoitti, että näille valtakunnallisille tapaamisille oli selvästi tarvetta. TEM:n Yritys-Suomen palvelujärjestelmän kehittämisestä vastaavat tahot järjestivät useita valtakunnallisia seminaareja, joissa esiteltiin Yritys-Suomen sähköisten palveluiden kehittämistä, puhelinpalveluita ja seudullisia yrityspalveluja rinnakkain. Niihin osallistuivat myös seudullisia yrityspalveluita järjestävät sekä kansalliset, alueelliset että seudulliset organisaatiot. 3.2 Projektipäällikön rooli Hankkeen alussa projektipäällikön roolina oli paikallisten ja alueellisten keskustelutilaisuuksien järjestäminen sekä organisointi yhdessä paikallisten toimijoiden kanssa. Projektipäällikkö veti keskustelutilaisuudet ja teki yhteenvedot käydyistä keskusteluista sekä sovituista toimenpiteistä ja aikatauluista. Seuduilla ryhdyttiin myös tekemään projektipäällikön ehdottamana konkreettisia toimintasuunnitelmia, joissa sovittiin tulevat lähiajan toimenpiteet, vastuuhenkilöt ja aikataulut. Projektipäällikkö avusti sekä ohjasi sopimuksen tekemistä, kävi läpi seudun sopimukset ja toimintasuunnitelmat sekä toimitti ne ministeriöön. Ministeriössä sopimukset ja toimintasuunnitelmat käytiin yksityiskohtaisesti läpi ja tarvittaessa vielä täsmennettiin sopimuksia ja toimintasuunnitelmia. Jokainen sopimus esiteltiin TEM:n yritysasiakkuustyöryhmälle Yritys-Suomi -tunnuksen käsittelyä ja hyväksyntää varten. Käyntien määrä vaihteli seuduittain ja alueittain niiden tilanteesta ja aktiivisuudesta riippuen. Joillakin alueilla haluttiin projektipäällikön käyvän useammin; jotkut alueet halusivat olla aktiivisesti kehittämässä omaa toimintaansa ja siinä roolissa järjestettiin myös käyntejä seuduille. Työn edetessä projektipäällikön rooli muuttui seuduilla enemmän sparraavaksi, toimijoita rohkaisevaksi ja motivoivaksi. Projektipäällikkö oli tärkeä tiedonvälittäjä levittäen muualta saamiaan kokemuksia ja hyväksi havaitsemiaan käytäntöjä. 3.3 Yhteistyösopimukset Seudulliset yhteistyösopimukset pohjautuivat mukana olevien tahojen keskinäiseen yhteisymmärrykseen, hyötyyn ja tahtoon toteuttaa yhteisiä asioita. Joillakin alueilla osapuolet olivat jo aikaisemmin tehneet ansiokasta yhteistyötä, mutta nyt yhteistyö haluttiin sopimuksella saattaa uudelle, jäntevälle ja suunnitelmalliselle tasolle. Kaikki osapuolet korostivat sitä, että kaikesta yhteistyöstä ja sopimisesta on oltava hyötyä eli rahallisia säästöjä ja parempaa palvelua asiakkaiden kannalta. Hankkeen tai valtion puolelta ei ollut saatavissa rahaa toiminnan kehittämiseen, joten yhteistoiminnan syventäminen oli alussa haasteellista, ennen kuin kaikki toimijat tai tarpeeksi toimijoita saatiin mukaan verkostoon. Usein sopimukseen tähtäävä prosessi ja keskustelut muodostuivat tärkeämmiksi kuin itse sopimus. Avoin keskusteluprosessi mahdollisti sen, että yhteistyötahot näkivät yhteisen hyödyn ja olivat valmiit sitoutumaan yhteisiin toimintatapoihin. Seuraavassa on kuvattu niitä asioita, joita sopijaosapuolet ovat halunneet nostaa yhteisen sopimisen piiriin Sopimus- ja toimintasuunnitelmamallit Seudullisten sopimusten vauhdittamiseksi ja tietyn yhtenäisyyden varmistamiseksi laadittiin hankkeen toimesta toimintasuunnitelman laatimiseen soveltuva matriisi. Mallin avulla haettiin tärkeimpiä asiakokonaisuuksia, joilla katsottiin olevan merkitystä seudullisen yhteistyön vahvistamisessa. Matriisiin kirjattiin kunkin 11

13 asian nykytila, toivottu suunta ja se, mitä on päätetty asiassa tehtävän ja kenen toimesta. Sopimusta varten oli myös käytössä varsin valmis sopimusrunko, jonka pohjalta seudut laativat oman, yksityiskohtaisemman sopimuksen (liite 2). Sopimusmallin avulla varmistettiin, että kaikilla seuduilla käsiteltiin samat, keskeiset asiat. Näitä olivat: Seudullisen työn organisointi Seudullisen työn organisaattoreina ja työn alkuun saattajina toimivat pääsääntöisesti ELY-keskukset, TE-toimistot ja seudulliset kehittämisyhtiöt, joilla oli kuntien mandaatti toimia asiassa. Ohjausryhmän kokoonpano Ohjausryhmän tehtävänä on auttaa paikallisia toimijoita ja varsinkin seudullista koordinaattoria ohjausryhmässä sovittujen toimenpiteiden toteuttamisessa. Lisäksi tehtävänä on nostaa esille asioita, joita seudulla on tehtävä menestyksen eteen eli osaltaan huolehtia seudullisesta ja alueellisesta kilpailukyvystä. Paikallista ohjausryhmää muodostettaessa tavoitteena oli, että sen puheenjohtajaksi tai ainakin jäseneksi saataisiin yrittäjiä ja/tai Yrittäjät ry:n edustajia. Useimmiten ohjausryhmissä olivat edustettuna sekä valtion että kuntien ja kuntien omistamien kehittämisyhtiöiden edustajia. Usein työn organisointiin on otettu mukaan myös muita yrityspalveluita tuottavia organisaatioita. Markkinointi ja yhteinen viestintä Yhteinen viestintä oli usein haasteellinen aihe. Jokainen organisaatio viestii omista lähtökohdistaan, omista tarpeistaan ja omien asiakkaidensa näkökulmasta. Hankkeella tai toimijoilla ei ollut rahaa toteuttaa seuduilla yhteistä viestintää, vaan näkökulmana oli koko ajan se, että yhteisestä viestinnästä on oltava konkreettista hyötyä eli säästöä seudullisille toimijoille. Seuranta Seurannan osalta seuduilla keskityttiin aluksi kunkin toimijan omiin seurantajärjestelmiin ja niistä saatavien tietojen hyödyntämiseen. Hankkeen loppuvaiheessa hankittiin erillinen konsulttityö yhteisen seurantatyökalun laatimiseksi, jonka tavoitteena on ensisijaisesti seurata yhteistyön kehittymistä. Toimintasuunnitelman laatiminen SeutuYp-tukiprojektin toimesta laaditun toimintasuunnitelmamatriisin pohjalta seudut laativat itselleen toimintasuunnitelman jo sopimusten tekemisen yhteydessä (liite 3). Toimintasuunnitelma määrittelee seudun toimijoiden näkökulmasta tärkeimmät tekemisen alueet, kuka niistä vastaa ja miten ne resursoidaan. Ohjausryhmä yhdessä koordinaattorin kanssa vastaa työn edistymisestä toimintasuunnitelma tukenaan. Toimenpiteissä lähdettiin konkreettisista asioista liikkeelle ja tehtiin toimintoja, joihin voitiin itse alueellisesti ja paikallisesti vaikuttaa. Näistä toimenpiteistä oli asiakkaille heti hyötyä. SeutuYp-koordinaattorin nimeäminen Ohjausryhmä valitsi koordinaattorin keskuudestaan. Useimmiten koordinaattoreiden taustaorganisaationa on seudullinen kehittämisyhtiö tai TE-toimisto. Koordinaattorin keskeisin tehtävä on varmistaa asian edistyminen. Myöhemmin koordinaattoreiden merkitys on korostunut yhteistyön ylläpitäjänä. Yhteisestä varainkäytöstä sopiminen Sopimuksessa todettiin mahdollisesta yhteisestä resursoinnista tai että siitä sovitaan vuosittain tai tapauskohtaisesti. Yleensä kukin sopimusosapuoli vastaa omista työ- ja tilakustannuksistaan. Sitoutuminen Yritys-Suomi-brändiin ja -viestintään Ennen sopimuksen lopullista solmimista ja hyväksymistä osapuolten tuli sitoutua Yritys-Suomi-brändin käytöstä annettuihin ohjeisiin Tutustuminen sopimuskumppaneihin Heti hankkeen alussa yhdeksi tunnistetuksi ongelmaksi nousi se, etteivät paikalliset toimijat tunteneet toistensa palveluita, rooleja tai toimintatapoja tai sitä, mitä kukin toimija tekee yrityskentässä. Monella toimijalla oli alkavien yritysten palveluita sekä myös kehittämiseen liittyviä palveluita. Osa näistä palveluista oli päällekkäisiä. Useilla paikkakunnilla järjestettiin erikseen tilaisuuksia, joissa kukin seudullinen toimija kertoi omasta toiminnastaan ja sen jälkeen keskusteltiin osanottajien 12

14 näkemyksistä ja kunkin toimijan rooleista. Yksi työkalu roolien ja työnjaon määrittelemiseksi ja tarkastelemiseksi olivat juuri säännölliset tapaamiset ja keskustelut asiakkaiden tulevaisuuden tarpeista Sopimusten toimeenpanossa esiin tulleet yhteistyöalueet Sopimusten toteuttamiseen liittyvissä keskusteluissa kävi nopeasti ilmi, että alueilla on hyvin paljon asioita, joita voitaisiin kehittää yhdessä. Näiden toimenpiteiden avulla parannettaisiin yhteistyötä ja poistettaisiin päällekkäisyyksiä. SeutuYp-tukiprojektissa kehitettiin kansallinen toimintasuunnitelmarunko, johon kerättiin alueen tärkeimmät kehitystoimenpiteet yrityspalveluiden kannalta. Samalla päätettiin, mitkä kahdesta viiteen toimenpidettä tehdään ensin, kuka tekee ja milloin ne ovat valmiina. Sen jälkeen päätettiin seuraavista tai uusista esille tulleista toimenpiteistä. Seudullinen ohjausryhmä ohjasi ja seurasi toimenpidelistaa ja siellä olevien toimenpiteiden toteutumista. Ennakointi Useilla paikallisilla, maakunnallisilla sekä valtakunnallisilla järjestöillä ja organisaatioilla on omat ennakointijärjestelmänsä. Miten näistä voidaan saada aikaan yksi seudun kannalta oleellinen ennakointijärjestelmä? Seudullisen ohjausryhmän yksi keskeisimmistä tehtävistä on ennakoida tulevaa ja auttaa seudullisten yrityspalvelujen verkostoa sen ongelmissa. Samoin on osattava ennakoida seudun kilpailukyvyn kehittymistä ja sen tukemiseen tarvittavia toimenpiteitä. Yritysten omistajan- ja sukupolvenvaihdokset Useilla seuduilla ja alueilla on omia projekteja ja henkilöitä, jotka auttavat yrityksiä sukupolven- ja omistajanvaihdoksissa. Siellä, missä erityisiä hankkeita ei vielä ollut, omistajan sukupolvenvaihdosten edistämiseen liittyvät toimet nähtiin keskeisenä organisaatioiden välisenä yhteistyökohteena ja siihen liittyviä toimenpiteitä nousi kiireisimpien toimien listalle. SeutuYp -tukihankkeen kautta tuotiin esille kokeiltuja toimintamalleja, joista myös muut seudut voisivat hyötyä toimintaa aloitettaessa. Kansainvälistyminen Kaikkien seudullisten tai maakunnallisten toimijoiden ei itse kannata panostaa kansainvälistymistoimintaan. Osassa seutuja kannattaa sopia, kuka siinä maakunnassa tai alueella vastaa kansainvälistymisestä. Toimintasuunnitelmissa sovittiin kunkin seudun tilanteen kehittämisestä. Kummitoiminta Kaikilla alueilla ei ole kummitoimintaa ja toisilla seuduilla, kuten Jyväskylän seudulla, tästä toiminnasta on erittäin hyvät kokemukset. Osa seuduista päätti, että tähän toimintaan on panostettava ja se on saatava osaksi seudullisen yrityspalvelun toimintaa. Toisten palveluiden tunteminen Keskusteluissa tuli usein esille, että vaikka yhteistyötä on tehty vuosien ajan, niin kaikki toimijat eivät tunne yksityiskohtaisesti toistensa palveluja, jotta niiden tehokas hyödyntäminen olisi mahdollista. Useilla seuduilla päätettiin järjestää tilaisuuksia, joissa kukin toimija kertoo omista palveluistaan ja niissä tapahtuneista muutoksista. Työnjako ja roolit Varsinkin asiakasprosesseista keskusteltaessa tuli ilmi, ettei eri toimijoiden työnjako tai roolit palveluprosessissa olleet verkoston jäsenille selvillä. Keskinäisten keskustelujen kautta varmistettiin yhteinen näkemys kunkin toimijan roolista palveluprosessissa, jolloin vältetään päällekkäistä työtä ja osataan ohjata asiakasta tehokkaasti kulloinkin oikean verkoston toimijan palveluihin. Yhteiset tapahtumat Seudulliset organisaatiot totesivat järjestäneensä eri kohderyhmille omia tilaisuuksia. Toimintasuunnitelmissa päätettiin, että tulevaisuudessa tilaisuudet järjestetään koordinoidusti ja näihin tehdään esitteet ja tarvittavat materiaalit myös keskitetysti. Oppilaitosyhteistyö Yhtenä haasteellisena asiana verkoston rakentamisessa oli se, miten saadaan oppilaitokset mukaan seudullisiin yrityspalveluihin. Paikalliset yritykset ovat hyvinkin riippuvaisia paikallisista oppilaitoksista ja niiden tarjoamista palveluista yritysten henkilökunnalle. Miten sitä osaamista, jota yritykset tulevaisuudessa tarvitsevat, saadaan kehitettyä seudulla. 13

15 Tiedon hankinta yritysten tarpeista ja tiedon jakaminen verkostossa Useilla seuduilla on toteutettu ns. Harava-kyselyä, jossa yrityksiltä puhelimitse kysyttiin niiden erilaisista lyhyen aikajänteen kehittämis- ja palvelutarpeista sekä tulevaisuuden näkymistä. Tarpeet välitettiin niille organisaatioille, jota kyseinen tarve ensisijaisesti koski. Keskinäisen koordinaation varmistamiseksi käytiin työnjako vielä yhdessä verkoston palavereissa läpi. Lisäksi haastatteluaineistosta muodostuu yritysten lyhyen ajan ennakointia palveleva alueen yritystoiminnan kehityskuvaa koskeva kattava tietoaineisto. Yritysharava-menettelyn haasteellisin kysymys on liittynyt yrityskohtaisten tietojen jakamisen tietosuojaan ja siihen liittyviin säädöksiin. Joillakin seuduilla tiedonjako-ongelmaan tartuttiin tekemällä oma sovelluksensa Haravasta. Näistä saadut kokemukset ovat olleet hyviä. 3.4 Projektin viestintä SeutuYp-tukiprojektin viestinnän tarkoituksena oli tukea hankkeen tavoitteita ja jakaa kertynyttä tietoa eteenpäin seudullisille yrityspalvelutoimijoille hyödynnettäväksi yhteistyön kehittämisessä. Tiedottamisen kohderyhmiä olivat seututoimijoiden lisäksi muut sidosryhmät, kuten Finnvera, Verohallinto, Patentti- ja rekisterihallitus sekä muut mukana olleet organisaatiot. Projektin edetessä viestinnän painopisteeksi muuttui hyväksytyistä seutusopimuksista tiedottaminen ja hankkeen sisältötyön edistymisestä kertominen yleensä ja alueilla erityisesti. SeutuYp-tukiprojektin tiedottamisen välineitä olivat nettisivut ja seutuyp, joihin kerättiin aineistoa mm. toiminnan edistymisestä, tapahtumista ja sisältötyön kehittämisestä. Lisäksi nettisivut toimivat projektin tietopankkina, josta löytyvät sopimusmallit, suunnitelmat ja raportit. Seututoimijaverkostolle lähetettiin sähköisiä uutiskirjeitä noin neljä kertaa vuodessa. Uutiskirjeissä kerrottiin hankeen etenemisestä, seuduilla tehdyistä toimenpiteistä ja sen lisäksi Yritys-Suomi-palvelujärjestelmän muiden sektoreiden kehitystyön etenemisestä. Lisäksi SeutuYp-projektin etenemisestä kerrottiin aktiivisesti myös muissa kanavissa: Yritys-Suomen ja SEKESin uutiskirjeissä, TEM:n nettisivuilla, seutukoordinaattorien työkokouksissa, projektipäällikön pitäessä yhteyttä toimijoihin ja Hyvät käytännöt -lehdessä. TEM-konsernin yritysasiakkuusohjausryhmässä ja muissa Yritys-Suomen työryhmissä (esim. viestintä- ja seutunäkymät) sekä SeutuYp-tukiprojektin ohjausryhmässä kerrottiin säännöllisesti seudullisten yrityspalvelujen kehittämistyön etenemisestä. SeutuYp-tukiprojektissa tuotettiin viestinnän tukimateriaalia toiminnan kehittämiseksi, työn helpottamiseksi ja yhtenäistämiseksi. Tukimateriaaleja olivat esimerkiksi: Kuvaukset eri tyyppisistä aiheiseen liittyvistä hyvistä käytännöistä. Tukimateriaali yhteistyön seurannan kehittämiseen. Tukimateriaali palveluprosessien kehittämiseen. Sähköiset uutiskirjeet kulloinkin ajankohtaisista asioista. Yritys-Suomen uutiskirjeiden ajankohtaisosiot seudullisten yrityspalvelujen kehittämisen etenemisestä. Tukihankkeen omat nettisivut toimivat hankkeen koottuna tietopankkina seututoimijoiden apuna. 3.5 Hyvien käytäntöjen levittäminen Yksi SeutuYp-tukiprojektin tehtävistä oli kerätä hyviä toimintamalleja ja jakaa kertynyttä tietoa muualla tehdyistä toimivista ratkaisumalleista. Tavoitteena oli houkutella muita seututoimijoita hyödyntämään hyviä toimintamalleja sekä innostaa heitä kehittämään omia toimivia ja tuloksellisia malleja sekä jakamaan niistä tietoa muille. Projektipäälliköt toivat esille näitä esimerkkejä. Hankkeen aikana on dokumentoitu 22 Hyvää käytäntöä, jotka ovat konkreettisesti eri seuduilla tehtyjä toiminnan kehittämiseen tähtääviä ratkaisuja. Nämä toimintatavat ovat kehittyneet vakiintuneiksi ja pysyviksi käytännöiksi seuduilla. Seututoimijoiden kehittämät hyvät käytännöt on kerätty yhteen hankkeen nettisivuille Lisäksi niistä julkaistiin oma esitelehti sähköisessä muodossa suomeksi ja ruotsiksi syksyllä 2013 sekä keväällä 2014 englanniksi. Suomenkielinen esite myös painettiin syksyllä Yhteistyön edistymisen seuranta SeutuYp-tukiprojektin edistymistä seurattiin sopijaosapuolille suunnatuilla kyselyillä. Maaliskuussa

16 tehtiin käynnistys- ja analysointivaiheen kysely, joulukuussa 2010 seurantakysely, marraskuussa 2011 kysely väliraporttia varten ja huhtikuussa 2013 kysely loppuraporttia varten. Kyselyjen sisällöt ja kysymysten rakenne vaihtelivat jonkin verran projektin tilanteen mukaan. Johtamisen ja työmuotojen kehittämisen tarve tunnistettiin jo vuonna 2010 tehdyn seurantakyselyn tuloksissa (146 vastaajaa). Tärkeimmiksi kehittämisen kohteiksi vastaajat nostivat seuraavat: yhteisten työkalujen kehittäminen seurannan kehittäminen asiakasprosessien kuvaaminen Yritys-Suomen seutunäkymät Yritys-Suomi-tunnusten käyttö Kevään 2013 kysely lähetettiin kaikille seutukoordinaattoreille ja ELY-keskusten seutuyhdyshenkilöille ja heitä pyydettiin jatkolähettävän kysely edelleen seutusopimusosapuolille. Kyselyn tavoitteena oli Selvittää vastaajien kokemuksia ja näkemyksiä SeutuYp-tukiprojektin aikana tehtyjen seudullisen yrityspalvelusopimusten vaikutuksesta yrityspalveluverkoston kehittämistyöhön. Kerätä tietoa siitä, missä asioissa yhteistyötä tehdään (seuranta, mittaaminen jne.) ja miten yhteistyö on kehittynyt eri toimijoiden mielestä hankkeen aikana. Projektin aikana tehdyt kyselyt vaikuttivat vuosittaisten toimien suunnitteluun. Kevään 2013 tuloksia on koottu julkaisun johtopäätökset-lukuun. 15

17 4. Seudullisten yrityspalvelujen seurannan kehittäminen SeutuYp-tukiprojektin vuonna 2010 tehdyssä kyselyssä nousi esille tarve seutujen johtamisen ja työmuotojen kehittämiseen. Yhteisen seurannan ja mittaristotyön kehittämistä varten hankittiin ja toteutettiin seurannan kehittämiseen tähtäävä konsulttityö. Konsulttityö aloitettiin tammikuussa 2012 ja sen toteutti Balentor Oy, konsulttina Teemu Kaakinen. Työn lopputuotoksena syntyi syksyllä 2012 selkeä seuduittain sovellettavissa oleva mittaamisen ja seurannan työkalu, joka hyödyntää verkoston toimijoilla jo käytössä olevia järjestelmiä. Mallit rakentuvat siten, että niitä voidaan soveltaa seutukohtaiseen yhteistyöhön ja hyödyntää eri kehitysvaiheessa olevilla seuduilla. Seurannan kehittämistyöhön osallistuivat TEM:n, ELY:n, TE-toimistojen, Uusyrityskeskusten, kehittämisyhtiöiden sekä ProAgrian edustajat. Pilottialueina toimivat Lahden seudulla Lahden Alueen Kehittämisyhtiö Oy LAKES ja Pirkanmaalla Pirkanmaan ELY-keskus ja TE-toimistot. Työn lopputulos koettiin seuduilla erittäin hyödylliseksi ja se otettiin useilla alueilla käyttöön heti työn valmistumisen jälkeen. Raportti on kokonaisuudessaan luettavissa: Tähän on koottu raportin keskeinen osuus. Yritys-Suomi seudullisten yrityspalvelujen seurannan kehittämisen viitekehys Seudullisten yrityspalveluiden seurannan kehittäminen on jaettu neljään toisiinsa linkittyvään osa-alueeseen: 1. Seudullisten yrityspalveluiden organisoituminen 2. Yhteistyön vuosikello 3. Toimintasuunnitelman edelleen kehittäminen 4. Mittaustiedon hyödyntäminen toiminnan suunnittelussa ja seurannassa Organisoituminen (Yhteistyön tarkoitus ja tavoitteet, roolit ja vastuut) Mittarit ja seurantatieto (Mittaustiedon lähteet) Seudulliset yrityspalvelut Yhteistyön vuosikello (Ohjaustyöryhmä toiminnanohjaus) (Työryhmätyö toimenpiteet) Toimintasuunnitelma (Yhteistyön painopisteet, tavoitteet ja toimenpiteet) Kuva 2: Seudullisten yrityspalveluiden seurantamalli 16

18 4.1 Organisoituminen Organisoituminen on keskeinen osa seudullisten yrityspalveluiden yhteistyön kehittämistä ja seurantaa. Alueellista yhteistyötä, seudun toimijoiden rooleja ja palveluita tarkastelemalla, on mahdollisuus lähteä yhteistyössä suunnittelemaan uusia tapoja ja toimintamalleja, joiden kautta seudun yrityskehityspalveluita voidaan tuottaa entistä asiakaslähtöisemmin, vaikuttavammin ja kustannustehokkaammin. Monilla seuduilla oli sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen käynnissä yhteistyön muotoutumisvaihe. Vaiheen aikana oli tärkeää selkeyttää ja syventää yhteistä ajatusta mm. seuraavista asioista yhteistyön tarkoitus ja tavoitteet ko. seudulla eri toimijoiden roolit ja tehtävät yhteistyöverkossa toimijoiden väliset yhteistyön rajapinnat ja yhteistyömallit. Eri seuduilta saadut kokemukset ovat osoittaneet, että alkuvaiheen organisoitumiseen saattaa liittyä mm. seuraavia haasteita: Sopimuksen allekirjoittaneiden organisaatioiden määrittämät henkilöt eivät ole ymmärtäneet omaa rooliaan tai heillä ei ole mahdollisuutta irrottaa aikaa seudulliseen yhteistyöhön. Seudulliseen yhteistyöhön nimetyillä henkilöillä ei ole tarvittavaa tietopohjaa tai päätöksenteko-oikeutta oman organisaationsa edustajina. Seudulle ei ole vielä muotoutunut toimivaa mallia yhteistyön suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan. Seutukoordinaattorin roolin kantamisen haasteet varsinkin yhteistyön alkuvaiheessa vaaditaan seutukoordinaattorilta sekä ajallista panostusta että sitkeyttä, jotta uudet rutiinit seudulliseen yhteistyöhön saadaan arjessa hyvin toimimaan. Seututasolla rooleja ja organisoitumista mietittäessä kannattaa hyödyntää seudulle jo aiemmin muodostuneita yhteistyömalleja ja -ryhmiä. Joillain seuduilla on huomattu, että sieltä puuttuu esim. systemaattinen ohjausryhmä- tai työryhmätyö. Kyseisen yhteistyömallin käynnistäminen on auttanut seudullisten yrityspalveluiden edelleen kehittämisessä. Seudulliset linjaukset & päätöksenteko Ohjausryhmä Seutukoordinaattori Työryhmä (t) TEM ELY:n vastuuhenkilö Seutukoordinaattori Toimintasuunnitelman valmistelu & toteutus Valtakunnallinen taso Alueellinen taso Seutukoordinaattori Seututaso Kuva 3: Seudullisten yrityspalveluiden toimijat 17

19 Taulukko 1: Seudullisten yrityspalveluiden toimijoiden roolit ja tehtävät Toimija Keskeiset tehtävät TEM (valtakunnan taso) Yritys-Suomi kokonaisuudesta vastaaminen ja sen kehittäminen Seudulliset yrityspalvelut osana Yritys-Suomi-kokonaisuutta vastuu ja kehittäminen Valtakunnan tason painopisteiden linjaaminen Valtakunnallisten kehityshankkeiden hallinta Valtakunnallisesti yhteisten työkalujen ja toimintamallien kehitys Valtakunnan tason mittaaminen: seuranta- ja palautetiedon keruu ELY:n Yritys-Suomi seudullisten yrityspalveluiden vastuuhenkilö/yhdyshenkilö (ELY-aluetaso) Maakuntatason kokonaisuudesta vastaaminen TEM:n asiakkuusstrategian kytkentä seudullisiin yrityspalveluihin Valtakunnallisen, alueellisen ja seudullisen toiminnan välinen linkkihenkilö Tiedon tuoja TEM:istä alueelle ja sen seuduille Tiedon viejä seuduilta alueelle ja TEM:iin Seudullisten yrityspalveluiden koordinointi alueella Alueen vuosikello seutujen tueksi Seutujen suunnitelmien laadinnan, ohjausryhmätyön ja yhteistyön kehittymisen tuki ja seuranta Säännölliset tapaamiset seutujen koordinaattoreiden kanssa ja maakunnallisen yhteistyön tukeminen ELY-alueen yhteisten tilaisuuksien ja koulutusten järjestäminen yhteistyössä seutukoordinaattoreiden kanssa. TEM:n hallinnonalan toimijoiden hallussa olevan seuranta- ja mittaustiedon järjestäminen seututoimijoiden käyttöön. Alueella tapahtuvien yrityskehityshankkeiden kokonaistiedonhallinta (rahoittajilta tietoa kentän kehitystoimijoille) 18

20 Seutukoordinaattori (Seututaso) Seudun yhteistyön toimivuuden ja kehityksen edistäminen Jatkuva aktiivinen yhteydenpito seudun eri toimijoihin Seututoiminnan systematiikasta vastaaminen Yhteistyön vuosikello Ohjausryhmän ja työryhmän tapaamiset Seudun toimintasuunnitelman valmistelun, toteutuksen ja seurannan koordinointi Seuranta- ja mittaustiedon kokoamisen koordinointi Rajapinnat myös muihin seudun keskeisiin toimijoihin, jotka eivät vielä ole sopimuksen piirissä Seudullinen viestintä (alueen seutujen Yritys-Suomi viestintä) Kehitysprojektien etenemisen seuranta Seudun yhteisten koulutustilaisuuksien järjestäminen yhdessä seudun toimijoiden kanssa. Yhteistyö ELY:n vastuuhenkilön kanssa Seudun ohjausryhmä Seudun strategiset painopisteet ja linjaukset toimintasuunnitelmien pohjaksi Toimintasuunnitelmien hyväksyntä Seudullisen mittaustiedon käsittely ja johtopäätökset Suunnitelman toteuman seuranta 2-3 krt/vuodessa Resurssien määrittely eri toimenpiteisiin Osallistujina seudullisten sopimusten allekirjoittaneiden organisaatioiden johdon edustajat sekä yritysten edustajia Ohjausryhmän puheenjohtaja mieluiten yritystaustainen henkilö, jolla on riittävä tuntemus julkisten yrityskehitysorganisaatioiden toiminnasta Seutukoordinaattori toimii ohjausryhmän sihteerinä Seudun työryhmä(t) Operatiivisesta toiminnasta vastaavat henkilöt Seudun koordinaattori puheenjohtajana / sihteerinä Toimintasuunnitelman luonnoksen laadinta ja budjettiehdotus Toimintasuunnitelman toteutus Kokoontuminen kuukausittain Seudulla voi olla yksi tai useampia työryhmiä yhteistyön kehittämisen painopisteistä ja tavoitteista riippuen. 19

21 4.2 Yhteistyön vuosikello Yhteistyön vuosikelloon suunnitellaan vuositasolla yhteiset tapaamiset sekä ohjausryhmälle että seudun työryhmille. Vuosikellon tarkoituksena on tuoda selkeyttä, suunnitelmallisuutta ja systemaattisuutta seudun toimijoiden yhteistyöhön. Ennakoiva aikataulun suunnittelu helpottaa myös yhteisen ajan löytämistä kaikkien kalentereista. Vuosikelloon voidaan myös kuvata yhteistyöverkoston eri asiakasryhmille kohdistamat yhteiset tapahtumat tai toimenpiteet. Ohjaustyöryhmä 2 4 krt/v Ennakointi, linjaukset ja päätöksenteko Työryhmä(t) 6 12 krt/v Sovittujen asioiden tekeminen ja kehittäminen TR TR Vuosisuunnitelma TR TR TR TR Seuranta ja väliarviointi Seuranta ja väliarviointi Kuva 4: Yhteistyön vuosikello TR TR 20

22 Taulukko 2: Yhteistyöfoorumit Ryhmä Tapaamiset Ohjausryhmä Seudun strategiset painopisteet ja linjaukset toimintasuunnitelmien pohjaksi (lokakuu) Toimintasuunnitelmien hyväksyntä ja resursointi (joulukuu) Seudun toimintasuunnitelman toteutumisen ja mittareiden seuranta, aikatauluna esim. tammikuu-toukokuu-syyskuu tai esim. maaliskuukesäkuu-lokakuu Työryhmä(t) Toimintasuunnitelman ehdotuksen valmistelu seuraavalle vuodelle (syyslokakuu) Toimintasuunnitelman tarkentaminen ohjausryhmän antamien kommenttien pohjalta (marras-joulukuu) Kuukausittaiset tapaamiset toimintasuunnitelman toteuttamisen seurantaan ja kehitystyöhön (tapaamiset on hyvä sopia 6-12kk ajanjaksolle eteenpäin) ELY:n seudullisten yrityspalveluiden vastuuhenkilön ja seutujen koordinaattoreiden yhteistyötapaamiset Alueen kokonaisuuden tarkastelu Yhteisten linjausten eteneminen eri seuduilla (linkitys valtakunnan tasoon) Tapaamiset 6-12 krt vuodessa Kahdenkeskiset keskustelut seudun koordinaattorin kanssa Osallistuminen seudun ohjausryhmän / työryhmän työhön ELY:n vastuuhenkilön ja alueen seutukoordinaattoreiden yhteiset tapaamiset ELY-alueen seutujen yhteiset ajankohtaispäivät Yhteisen ymmärryksen ja sitoutumisen vahvistaminen Kaikille seudullisten yrityspalveluiden sopimuksen osapuolille ja tärkeille verkostotoimijoille Ajankohtaiset keskustelun aiheet alueen kehittämisessä esim. ennakointitiedon käsittely, strategisten painopisteiden kommentointi, hyvien käytäntöjen jakaminen, seudun yrityskehityshankkeista keskustelu 2-4 krt vuodessa Ajankohtaispäivien järjestäminen on ELY:n seudullisten yrityspalveluiden vastuuhenkilön tehtävänä Seutujen yhteisten koulutus- ja osaamisenkehittämisen tilaisuuksien järjestäminen yhdessä seudun toimijoiden kanssa TEM:n valtakunnalliset tapaamiset Valtakunnan tason tulevaisuus ja palaute kokemuksista Vertaisoppiminen ja parhaiden käytäntöjen jakaminen Valtakunnan tason ajankohtaiset asiat 1-2 krt vuodessa 21

23 4.3 Toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelma on yksi keskeisimmistä yhteistyön seurannan työkaluista. Seudullisten yrityspalveluiden yhteistä toimintasuunnitelmapohjaa on kehitetty edelleen kevään 2012 aikana. Uudessa suunnitelmapohjassa on aiempaa selkeämmin näkyvillä toiminnalle asetettavat tavoitteet, vastuut, aikataulut sekä etenemisen seuranta. Toinen selkeä muutos toimintasuunnitelman laadinnassa on yhteistyön kehittämisen lisäksi se, että verkostotoimijat voivat yhdessä asettaa tavoitteita ja suunnitella toimenpiteitä eri asiakasryhmille. Suunnitelmapohjassa asiakasryhmittely mukailee TEM:n yritysasiakkuusstrategian segmentointimallia (liite 4). Toimintasuunnitelmadokumentti jakautuu kahteen osaan: 1. Perustietosivu, jonka tarkoituksena on yhdellä A4- sivulla selkeyttää kokonaiskuva kyseisen seudun toimijoista ja tärkeimmistä kehittämisen painopisteistä 2. Toimenpidesivu, jolla verkostotoimijat määrittelevät yhteiset tavoitteet ja niiden saavuttamisen kannalta keskeiset toimenpiteet a. Yhteistyön käynnistäminen ja edelleen kehittäminen b. Valituille segmenteille yhteistyössä kohdennettavat toimenpiteet (yrityksen perustajat, paikalliset pienyritykset, kotimarkkinoille keskittyvät pk-yritykset, kansainvälistymällä kasvua hakevat pk-yritykset, suuryritykset) Toimintasuunnitelmaa voidaan täydentää tarkoituksenmukaisilla liitteillä esim. jos yksittäinen toimenpidekokonaisuus on laaja, niin siitä kannattaa kirjoittaa erillinen toimenpide- tai projektisuunnitelma. PERUSTIETOSIVU Yhteistyön missio ja visio Sopimusosapuolet Sopimuksen allekirjoittaneet organisaatiot Koordinaattori Koordinaattoriorganisaatio, henkilö ja hänen yhteystiedot Ohjausryhmä ohjausryhmätyön tarkoitus puheenjohtaja jäsenten nimet ja taustaorganisaatiot Työryhmä(t) työryhmän tarkoitus puheenjohtaja jäsenten nimet ja taustaorganisaatiot Vuosikello ohjausryhmän ja työryhmän tapaamisten aikataulut ja teemat Painopisteet v. 201x Budjetti 201x Yhteistyön missio ja visio Valtakunnallisesti seudullisilla yrityspalveluilla on yhteinen missio ja visio, seutu voi tarvittaessa syventää tätä määritelmää oman seudun toimijoiden yhteisiä päämääriä kuvaavaksi. Sopimusosapuolet Kuvaus organisaatioista, jotka ovat seudulla allekirjoittaneet seudullisen yrityspalvelusopimuksen. Seutukoordinaattori Kyseisen seudun seudullisten yrityspalveluiden koordinaattorina toimiva organisaatio ja kyseisen organisaation nimeämä henkilö sekä hänen yhteystietonsa Ohjausryhmä Kyseisen seudun seudullisten yrityspalveluiden ohjauksesta vastaavan ryhmän rooli, puheenjohtaja ja jäsenet Työryhmä(t) Seudulla olevat työryhmät ja niiden toiminnan tarkoitus sekä puheenjohtajat ja jäsenet Vuosikello Ohjausryhmän ja työryhmän tapaamisten 22

24 aikataulut. Vuosikello voi olla myös kuvattuna suunnitelman liitteenä. Painopisteet v. 201x Kyseisen vuoden tärkeät kehittämisen painopisteet, jotka on tarkemmin purettu auki toimintasuunnitelmassa. Budjetti 201x Jos seututoimijoiden yhteistyön kehittäminen tai asiakastyö vaatii määrärahoja myös nämä tarvittavat tai käytettävissä olevat resurssit on hyvä vuosittain määritellä. TOIMENPIDESIVU TOIMENPITEET 1. YHTEISTYÖN KÄYNNISTÄMINEN JA EDELLEEN KEHITTÄMINEN Palveluprosessien ja osaamisen kehittäminen: sähköiset työkalut, yhteistyötä tukevat prosessit ja tiedonvaihto Yhteinen seudullinen viestintä osana Yritys-Suomi -viestintää Tavoite Toimenpiteet Mittari Vastuu Aikataulu Toteuma 2. SEUDULLISEN YRITYSPALVELUVERKOSTON YHTEISET TOIMENPITEET ERI SEGMENTEILLE YRITYKSEN PERUSTAJAT Tavoite Toimenpiteet Mittari Vastuu Aikataulu Toteuma Tavoite Mitkä ovat yhdessä asetettavat tavoitteet? Toimenpiteet Mitkä ovat yhteistyössä tehtävät toimenpiteet, joilla tavoite aiotaan saavuttaa? Mittari Millä onnistumista arvioidaan? Mittarina voi myös olla asioiden toteutumisen seurannan mittaaminen esim. onko sovitut asiat tehty vai ei? Vastuu Kuka sovittujen toimenpiteiden toteuttamisesta vastaa? Jos toteutusvastuu jakautuu useammalle eri taholle, on hyvä sopia, kuka toimii koordinointivastuussa. Vastuukohdassa on myös hyvä pohtia tarvittavia resursseja ja niiden saatavuutta, onko esim. vastuutaholla mahdollisuus kohdentaa tehtävään tarvittava työaika. Aikataulu Mikä on toteutusaikataulu, sovitaanko asialle väliseurantapisteitä? Toteuma Toteumariviä täytetään seurattaessa asioiden etenemistä. 23

25 4.4 Mittaristo ja mittaaminen Lähtökohtana seudullisten yrityspalveluiden mittaamisessa on hyödyntää seudun eri toimijoilla käytössä olevaa mittaustietoa. Raporttiin koostetut mittariesimerkit ovat vaihtoehtoja, joita seututoimijoiden käytöstä löytyy. Liitteenä olevista esimerkeistä kukin seutu voi valita omaa toimintaansa parhaiten tukevat mittarit sekä täydentää niitä oman seudun muulla mittaustiedolla. Ohjausryhmässä on hyvä täsmentää seudun käyttämät mittarit, mittaustiedon koostamisvastuut, tiedon jakamisen periaatteet ja käytänteet. Mittaustiedon käsittely ja yhteinen tulkinta tuo hyvän pohjan tärkeiden yhteistyön painopisteiden valinnalle ja yhteistyön edelleen kehittämiselle. Mittaustiedon käsittelyssä tärkeää on tiedon tulkinta ja mahdollisen mittaustietoon liittyvän vääristymän tiedostaminen. On usein hyvä tunnistaa mittaustietoa käsiteltäessä trendejä ja kehityssuuntia ja niissä ilmeneviä poikkeamia. Tässä raportissa mittaaminen on jaettu kahteen eri luokkaan: 1. Seudun toimijoiden yhteistyötä kuvaaviin mittareihin, joiden kautta pyritään saamaan tietoa siitä kuinka hyvin seudun toimijoiden välinen yhteistyö toimii 2. Seudun kehityssuuntia kuvaaviin mittareihin, jotka toimivat ennen kaikkea seudun kehityssuuntien ja kehittämistarpeiden tunnistamisen tukena. Ne ovat mittareita, joiden kautta voidaan ainakin välillisesti arvioida tehtyjen toimenpiteiden asiakasvaikuttavuutta. YHTEISTYÖTÄ KUVAAVAT MITTARIT Mittarit Mittayksikkö Mittaustiedon lähde Alue A. Toimintasuunnitelma Ajantasainen suunnitelma laadittu vuosikellon mukaan (kyllä/ei) Kuinka suuri osa suunnitelmaan asetetuista tavoitteista saavutettiin tai toimenpiteistä toteutettiin Seutukoordinaattori Seutu/Alue/Valtakunta 1 krt vuodessa B. Ohjausryhmä- ja työryhmätyö Tapaamisaktiivisuus Ohjausryhmän itsearviointilomake Seutukoordinaattori Seutu/Alue/Valtakunta 1 krt vuodessa C. Verkoston yhteistyökysely Kysely verkoston jäsenille ja sidosryhmille Erilliskysely Seutu/Alue/Valtakunta 1 krt vuodessa/joka toinen vuosi D. Laadullinen asiakaskysely Kysely yrittäjille seudullisten yrityspalveluiden tunnettuudesta ja/tai palvelukokemuksista Erilliskysely Asiaa selvittäviä kysymyksiä voidaan liittää myös toimijoiden nykyisiin asiakastutkimuksiin Seutu/Alue/Valtakunta E. Toimijalta toiselle siirrot Tehtyjen siirtojen määrä Toimijoiden omat crm järjestelmät tukkimiehen kirjanpito Seutu Edellyttää muokkausta toimijoiden crm järjestelmiin, ei mahdollista kaikille toimijoille F. Yritys-Suomen sähköisten ja puhelinpalveluiden käyttö Käyttäjämäärät Yritys-Suomi Seutu/Alue/Valtakunta B. Ohjausryhmä ja työryhmätyö, ohjausryhmän itsearviointilomake (liite 5) 24

26 Seudun kehityssuuntia kuvaavat mittarit toiminnan suunnittelun ja päätöksenteon tueksi Mittari Mittayksikkö Mittaustiedon lähde Alue A. Alueen/seudun yritysten kehitys Perustettujen yritysten määrä Lopettaneiden yritysten määrä Tunnistettujen kasvuyritysten määrä Kasvuyritysten liikevaihdon kehitys kpl Eur ELY Tekes PRH Seutu/aluetaso Trendien seuranta B. Yrityskehitysrahoitus Alueen yrityskehitysrahoituksen määrä ja sen jakauma eri segmentteihin Eur/segmentti ELY Tekes Verkoston toimijat Seutu/aluetaso Suunnitelma/toteuma C. Neuvontatapahtumien määrä eri segmentteihin Seurattavat toimenpiteet kpl/segmentti Toimijoiden crm järjestelmät Seutu Trendien seuranta Mittaustieto osin päällekkäistä ja vajavaista D. Alueen innovaatioherkkyys Tuoteväylän mittarit Alueen omat tutkimukset Innovaatioasiamiehet Alueen toimijat Aluetaso E. Alueen yritysten investointiaktiivisuus Investointirahoituksen määrä ja jakautuminen eri segmentteihin ELY Tekes Finnvera Aluetaso F. Työvoiman kehitys Työttömien määrä Työttömyysaste Avoimet työpaikat Yt-neuvottelujen piirissä olleet Kpl & % TE-toimisto Seutu/alue/valtakunta trendien tulkinta G. Alueen tai seudun omat tutkimukset Esim. Alueellinen innovaatiotutkimus ELY:n aluekatsaus, ennakointiraportti, yritysharava Suomen yrittäjien tutkimukset Seudun toimijat Seutu/alue H. Toimijoiden muu seurantaja mittaustieto Valtakunnan tasolla mahdollisia mittauksen kohteita voisivat olla mm. Onko kaikilla seuduilla laadittuna ajantasainen toimintasuunnitelma ja kuinka sen toteutuksessa on onnistuttu? Verkoston yhteistyökysely kuinka eri seutujen toimijat kokevat yhteistyön toimivuuden ja kehittymisen? Laadullinen asiakastutkimus kuinka hyvin eri asiakasryhmät tuntevat seudulliset yrityspalvelut, kuinka sujuvasti oman seudun yrityspalveluiden yhteistyö toimii asiakkaan kokemana? 4.5 Seurantakokonaisuuden hyödyntäminen Seurantakokonaisuudeksi on koottu seudullisten yrityspalvelujen seurannan kehittämisen keskeisimpiä toimintamalleja ja työkaluja, joista kukin seutu voi ottaa käyttöönsä oman seutunsa kehitystilanteeseen ja tavoitteisiin parhaiten soveltuvat kokonaisuudet. SeutuYp-projekti on tukenut seutuja seurantakokonaisuuden hyödyntämisessä. 25

27 5. Seudullisten yrityspalvelujen palveluprosessin kehittäminen Toinen kyselyn 2010 perusteella havaittu seudullisten yrityspalvelutoimijoiden yhteinen kehittämistarve koski asiakasprosessien kehittämistä ja kuvaamista. Asiakaslähtöisen palvelukonseptin kehittäminen edellytti sellaisten palveluprosessien laatimista, jossa arvioidaan palveluja ensisijaisesti asiakkaan näkökulmasta. Projektirahoituksella kilpailutettiin konsulttityö syksyllä Työn tavoitteena oli tuottaa lisää asiakaslähtöisiä palvelutoimintoja kuvaavia prosessimalleja seutuverkoston käyttöön. Työn tuloksena syntyi palveluprosessikuvauksen mallinnus, jonka pohjalta seudut voivat itse työstää omia prosessejaan eteenpäin. Mallin hyödyntämistä havainnollistettiin Länsi-Uusimaan ja Suupohjan pilottiseutujen esimerkkiprosesseilla. Työtä ohjasi kilpailutuksessa valittu Balentor Oy, konsulttina Kert Kenner. Valitulla Länsi-Uusimaan pilottialueella Novago Yrityskehitys Oy, ELY-keskus ja TE-toimisto hyödynsivät prosessikuvausta ohjatessaan yritysasiakkaita tai yrittäjäksi aikovia Yritystalo Business Lohjassa. Suupohjan pilottialueella SEK, ELY ja TE-toimisto testasivat kehittämäänsä Aktivoivat yrityspalveluprosessit -mallia Yritys-Suomi Suupohjan toimijoiden palvelujen tunnettuuden lisäämiseksi. Pilottien laatimat kuvaukset löytyvät liitteistä 6 ja 7 (liite 6, liite 7). Työn lopputulos esiteltiin SeutuYp-koordinaattoreille työkokouksessa SeutuYp-tukiprojektin roolina oli jakaa valmistunutta aineistoa ja sen ajatuksia seuduille. Seudullisten yrityspalveluiden prosessien kehittäminen -raportti on kokonaisuudessaan saatavana hankkeen nettisivuilta: Tähän on koottu raportin keskeisin sisältö. 5.1 Prosessien kehittämisen periaatteet Prosessimääritelmä Käsitteellä prosessi perinteisesti kuvataan tapahtumaketjua, joka etenee toisiinsa liittyvien vaiheiden kautta selkeästi määritellystä alkutilasta kohden määriteltävissä olevaa lopputilaa. Prosessi ei ole koskaan kertaluontoinen, niin kuin projekti, vaan prosessi on aina jatkuva. Yritys-Suomi seudullisten yrityspalveluiden toimijoiden verkoston kannalta prosessilla tarkoitetaan toimintoja, joissa on useampi verkoston organisaatio ja jäsen osallisena. Asiakaslähtöisyyden ja toiminnan sujuvuuden kannalta on tärkeää määritellä yhteiset toimintatavat ja työkalut eri toimijoiden välillä. Prosessien tunnistaminen Yritys-Suomi seudullisten yrityspalveluiden toimijoiden välinen yhteistyöprosessien kuvaaminen tulee aloittaa prosessien tunnistamisella. Prosessien tunnistamisessa prosessit luokitellaan tyypillisesti kolmeen kategoriaan seuraavasti: 1. Ydinprosessit 2. Tukiprosessit 3. Avainprosessit Ydinprosessit tuovat asiakkaalle lisäarvoa. Ydinprosessissa asiakas on osallisena ja pystyy siten arvioimaan prosessia. Tyypillisiä ydinprosesseja ovat esimerkiksi alkavien yrittäjien neuvontaprosessi, starttirahaprosessi tai kasvuyrityksen neuvontaprosessi. Tukiprosessit ovat nimensä mukaisesti ydinprosesseja tukevia prosesseja. Tukiprosesseissa asiakas ei ole kui- 26

28 tenkaan osallisena vaan ne ovat organisaatioiden sisäisiä prosesseja. Tyypillisiä tukiprosesseja ovat esimerkiksi yritysneuvojien osaamisen kehittämisprosessi, tietojärjestelmän hallintaprosessi tai vuosisuunnitteluprosessi. Avainprosessit ovat organisaatiolle tai verkostolle strategisesti merkittäviä ydin- tai tukiprosesseja. Avainprosesseihin kiinnitetään kehittämisen kannalta paljon huomiota ja resursseja. Avainprosessit usein muuttuvat ajan kuluessa toimintaympäristön muutosten ja strategian kautta. Ennen prosessikuvauksen aloittamista on tärkeää tunnistaa seudullisten yrityspalvelujen toimijoiden kesken ne avainprosessit, joita lähdetään kehittämään. Jos prosessien kehittämisessä ollaan vasta alkutaipaleella, avainprosesseiksi tulee valita asiakkaalle lisäarvoa tuottavat prosessit eli ydinprosessit. Kuvattavan prosessin valinnassa on tärkeää huomioida strategiset painopisteet ja siihen liittyvät vaatimukset. Yhteisten prosessien kuvaamisen onnistumistekijät Prosessien kuvaamisen onnistumistekijät voidaan jakaa seuraaviin osa-alueisiin: Tavoiteasetanta Prosessien kuvaamiselle tulee asettaa Yritys-Suomi seudullisten yrityspalveluiden toimijoiden kesken selkeä tavoite. Pelkkä prosessikuvauksen aikaansaaminen ei riitä tavoitteeksi. Tavoiteasetannan lähtökohtana tulee olla seudullisten toimijoiden välinen aito halu auttaa asiakasta sekä sopia yhteisistä toimintatavoista asiakasrajapinnassa. Tavoiteasetannassa on tärkeää määritellä, kuvataanko prosessin nykytila vai tavoitetila. Mikäli kuvataan prosessin nykytilaa, tulee varmistaa riittävät resurssit myös tavoitetilan kuvaamiseen nykytila-analyysin jälkeen. Mikäli seudullisten yrityspalveluiden toimijoilla on halu lähteä kuvaamaan suoraan tavoitetilaa, tulee varmistaa muutoksiin sitoutuminen ja käyttöönotto kaikkien toimijoiden kesken sekä muutosten strategianmukaisuus. Samalla keskeisellä sijalla on johdon sitoutuminen, jotta prosessikuvauksen aikana tehtäviin muutoksiin saadaan riittävät valtuudet niiden käyttöönotolle. Omistajuus Ennen kehitystyön aloittamista tulee prosessille määrittää omistaja. Omistajan tehtävänä on ohjata ja johtaa prosessin kehitystyötä. Omistaja on vastuussa prosessin toimivuudesta ja kehittämisestä myös prosessikuvauksen jälkeen. Omistajan ei tarvitse olla välttämättä seutukoordinaattori vaan se voi olla myös joku muu Yritys-Suomi seudullisten yrityspalveluiden toimijaorganisaatio. Omistajan valinnassa keskeisenä kriteerinä tulee olla päätöksentekomahdollisuudet ja valtuudet kuvattavan prosessin osalta. Tämän lisäksi sitoutuminen prosessin johtamiseen ja kehittämiseen on olennaista. Kehittämiseen osallistaminen Prosessien kehittämisessä on tärkeää mahdollisimman laajan toimijakentän osallistaminen prosessien kuvaamiseen ja motivoimiseen prosessikuvauksen käyttöönottovaiheessa. Prosessikuvaukseen osallistuvia avainhenkilöitä kutsutaan usein prosessin kehitysryhmäksi. Yritys- Suomi seudullisten yrityspalveluiden toimijoiden välisissä yhteistyöprosessien kuvaamisessa prosessin kehitysryhmään tulee ottaa mukaan kaikki prosessia toteuttavat osapuolet (1 2 avainhenkilöä/organisaatio). Prosessin kehitysryhmän maksimikoko on henkilöä. Riittävän laajalla osallistamisella varmistetaan kaikkien seudun toimijoiden mielipiteiden huomioiminen ja sitoutuminen prosessikuvauksen aikana yhteisesti sovittuihin toimintatapoihin. Kuvattavasta prosessista riippuen kehitysryhmään mukaan voidaan ottaa myös asiakas. Prosessikuvauksen tekemiseen on hyvä varata aikaa riittävästi. Tämän lisäksi aikaa vie prosessikuvauksen aikana sovittujen muutosten käyttöönotto, mikä on täysin riippuvainen prosessiin kohdistuvista muutoksista. Viestintä ja tiedottaminen kehitystyön aikana Prosessien kehittämisen aikana tulee varmistaa riittävä tiedottaminen ja viestintä niille prosessiin liittyville seudun toimijoille, jotka eivät ole mukana prosessin kehitysryhmässä. Viestinnän ja tiedottamisen päävastuu on prosessinomistajalla. Keskeisiä viestitettäviä asioita ovat mm.: Miksi prosessia kuvataan ja kehitetään? Mitä prosesseja kuvataan ja kehitetään? Mitkä ovat kehitystyön vaiheet ja aikataulu? Miten kehitystyö tulee vaikuttamaan seudun toimijoiden arkeen ja mitä muutoksia siitä syntyy? Viestinnän kannalta kriittisimpiä vaiheita ovat aloitusja päättämisvaihe. Aloitusvaiheessa luodaan kaikille seudun toimijoille yhteinen ymmärrys prosessien ke- 27

29 hittämisen tavoitteista ja merkityspohjasta. Päättämisvaiheessa viestitään aikaansaadut tuotokset sekä sitä kautta syntyneiden mahdollisten muutosten käyttöönoton onnistumistekijät. Jatkuva parantaminen Prosessien kehittämisessä on tärkeää varmistaa myös prosessityön jatkuminen sen jälkeen, kun itse prosessikuvaus on laadittu. Prosessin kuvaamisen aikana tulee jo sopia Yritys-Suomi seudullisten yrityspalveluiden toimijoiden kesken siitä, miten prosessia tullaan ylläpitämään ja kehittämään. Prosessin kuvaaminen on onnistunut, kun prosessia arvioidaan, ohjataan ja kehitetään seudun toimijoiden kesken myös laatimistyön jälkeen. Prosessikuvaus ei ole koskaan lopullinen vaan sitä tulee päivittää toimintatapojen kehittyessä ja muuttuessa. 5.2 Yritys-Suomi seudullisten yrityspalveluiden prosessikuvausmalli Seudullisten yrityspalveluiden prosessikuvausmallin tavoitteena on tarjota seudullisille toimijoille työkalu ja malli lähteä kuvaamaan sekä kehittämään strategisesti tärkeitä verkostoprosesseja. Seudullisten yrityspalveluiden prosessikuvausmalli on jaettu kuuteen osa-alueeseen: 1. Prosessin tarkoitus ja tavoitteet 2. Prosessin vastuut 3. Prosessikaavio 4. Prosessin vaiheet ja sisältö 5. Prosessin mittarit ja tavoitteet 6. Prosessin jatkuva parantaminen 1. Prosessin tarkoitus ja tavoitteet 6. Prosessin jatkuva parantaminen 2. Prosessin vastuut PROSESSI- KUVAUSMALLI 5. Prosessin tavoitteet ja mittarit 3. Prosessikaavio 4. Prosessin vaiheet ja sisältö Kuva 5. Seudullisten yrityspalveluiden prosessikuvausmalli 28

30 Prosessin tarkoitus ja tavoitteet Prosessin tarkoitus ja tavoitteet -vaiheen tarkoituksena on kirjata prosessin perustehtävä ja päämäärä. Vaiheen aikana tulee selkeyttää seudullisten toimijoiden yhteistä ajatusta mm. seuraavista asioista: Mikä on prosessin tarkoitus ja mitä prosessilla tavoitellaan? Mistä prosessi alkaa ja mihin se päättyy? Mitkä ovat prosessin rajaukset? Mitä jätetään prosessin ulkopuolelle? Seudullisten yrityspalveluiden näkökulmasta tärkeitä prosessin kuvaamiseen ja kehittämiseen liittyviä päämääriä ovat mm.: Asiakaslähtöisyyden parantuminen Yhteistyön tehostuminen Seudullisten yrityspalveluiden toimijoiden parempi ymmärrys verkoston muiden toimijoiden palveluista ja roolista Toiminnan laadun ja sujuvuuden parantuminen Prosessin rajaamiselle kannattaa myös varata riittävästi aikaa. Usein yhteen prosessikuvaukseen pyritään sisällyttämään liikaa asioita. Prosessin selkeä rajaus auttaa prosessikuvauksen tekemistä ja kuvauksen kautta mahdollisesti syntyvien muutosten käyttöönottoa. Prosessin vastuut Prosessin vastuut -vaiheen tarkoituksena on kirjata prosessin johtamis- ja toteutusvastuut. Vaiheen aikana tulee prosessikuvauksessa määrittää vähintään seuraavat asiat: Kuka on prosessin omistaja ja mikä on hänen vastuunsa prosessin johtamisessa? Ketkä osallistuvat prosessin toteuttamiseen ja mitkä ovat heidän vastuunsa prosessissa? Vastuumäärityksessä jokaisen seudullisen toimijan tulee aidosti sitoutua prosessikuvauksen määriteltyihin tehtäviin ja vastuisiin. Prosessinomistajana ei tarvitse olla välttämättä seutukoordinaattori, vaan omistajana voi toimia myös jokin muu Yritys-Suomi toimijaorganisaatio tai henkilö. Jos prosessinomistaja on muu kuin seutukoordinaattori, tulee varmistaa kuitenkin tiivis yhteistyö seutukoordinaattorin kanssa prosessin kuvaamisen aikana. Seututasolla prosessin vastuita mietittäessä kannattaa hyödyntää seuraavaa taulukkoa. Taulukkoon on lueteltu tyypillisimmät prosessin johtamiseen ja toteutukseen kuuluvat vastuut. Vastuita tulee tarkentaa aina kuvattavan prosessin vaatimusten mukaisesti. Taulukko 3. Prosessin vastuumääritykset Vastuualue Keskeisimmät tehtävät Prosessinomistaja Prosessin tavoiteasetanta Prosessin suunnittelu Prosessin ohjaus ja seuranta Prosessitiimin johtaminen Prosessin jatkuvan parantamisen varmistaminen Prosessissa mukana olevat toimijat Prosessin tavoiteasetantaan, suunnitteluun, toteutukseen ja jatkuvaan parantamiseen osallistuminen Prosessin toteutus sovitusti operatiivisella tasolla Prosessin tulosten mittaaminen ja raportointi prosessin omistajalle ja Yritys-Suomen seudullisten yrityspalvelutoimijoiden verkostolle 29

31 Prosessikaavio Prosessikaaviovaiheen tarkoituksena on kuvata prosessin eteneminen vaiheittain aikajärjestyksessä seu- raavan kuvan mukaisesti. Alla oleva kuva on esimerkki prosessikaavion esitystavasta. Asiakas Alku Loppu Seudullinen toimija Vaihe 1 Seudullinen toimija Vaihe 2 Vaihe 5 Seudullinen toimija Vaihe 3 Vaihe 4 Seudullinen toimija Vaihe 6 Työkalut Dokumentti Dokumentti Dokumentti Tummansininen alue Kaavion tummansiniselle alueelle kirjataan prosessin alku ja loppu. Vaaleansininen alue Valkoinen alue Keltainen alue Kaavion vaaleansiniselle alueelle kirjataan seudulliset toimijat, jotka ovat mukana prosessia toteuttamassa. Toimijoina voivat olla esimerkiksi seudullinen toimija 1: ELY-keskus, seudullinen toimija 2: TE-toimisto, seudullinen toimija 3: Finnvera, seudullinen toimija 4: seudullinen kehitysyhtiö. Prosessikaaviossa käytetään organisaation nimeä tai asemaa osoittavaa nimikettä, ei koskaan nimettyä henkilöä. Asiakas kuvataan prosessikuvauksessa aina ylimmäksi. Kaavion valkoiselle alueelle kuvataan prosessin eteneminen päävaiheittain. Vaiheet kohdistetaan aina niiden seudullisten toimijoiden kohdalle, jotka vaihetta toteuttavat (esimerkissä vaihetta 2 toteuttavat seudullinen toimija 2 ja 3). Vaiheiden määrä on riippuvainen prosessin laajuudesta ja kuvauksen tarkkuudesta. Kaavion keltaiselle alueelle kirjataan eri vaiheissa täytettäviä dokumentteja tai hyödynnettäviä ohjeita. Dokumenttien jakamisen kannalta tulee huomioida tietosuojalaki. Dokumentit voivat olla esimerkiksi erilaisia lomakkeita ja vaiheeseen liittyviä ohjeita. Seudullisten toimijoiden kesken on hyvä varmistaa prosessissa käytettävien dokumenttien yhdenmukaisuus, mikäli vaiheessa on useita dokumenttipohjia ja malleja. 30

32 Prosessin vaiheet ja sisältö Prosessin vaiheet ja sisältö -kohdan tarkoituksena on tarkentaa prosessikaaviossa olevien vaiheiden (valkoinen alue) yhteisiä toimintatapoja ja onnistumistekijöitä. Prosessikaavio kertoo prosessin kulun yleisellä tasolla. Seututasolla prosessin vaiheita ja sisältöä määriteltäessä hyödynnetään seuraavaa taulukkoa. Taulukko 4. Prosessin vaiheet ja sisältö Prosessin vaihe Sisältö Onnistumistekijät <Sarakkeeseen kirjataan prosessikaaviossa esiintyvä vaihe. Vaiheita lisätään sarakkeeseen saman verran kun niitä prosessikaaviossa on> <Sarakkeeseen kirjataan mitä vaiheessa tapahtuu eli keskeiset toimintatavat ja pelisäännöt> <Sarakkeeseen kirjataan vaiheen keskeisimmät onnistumistekijät> Prosessin tavoitteet ja mittarit Prosessin tavoitteet ja mittarit -kohdan tarkoituksena on määritellä kuvattavalle prosessille tavoitteet sekä keskeiset suorituskykyä mittaavat indikaattorit. Tavoitteiden ja mittareiden määritteleminen on tärkeää kuvattavan prosessin osalta, koska ne kertovat prosessiin osallistuville johdon ja prosessin omistajan näkemyksen siitä, mitä prosessissa konkreettisesti tavoitellaan. Mittarit ja tavoitteet auttavat arvioimaan prosessia Yritys-Suomi toimijoiden välillä sekä ne luovat myös pohjan prosessin jatkuvalle parantamiselle. Prosessille tavoitteita ja mittareita suunniteltaessa apuna voi käyttää Seudullisten yrityspalvelujen seurannan kehittäminen raportin seurantatyökalua ja siinä määriteltyjä mittareita. Prosessille valittavien tavoitteiden ja mittareiden tulisi myös mahdollisuuksien mukaan liittyä työn pohjaksi valittuun strategiaan ja siitä johdettuihin tavoitteisiin. Tyypillisiä prosesseihin liittyviä suorituskykymittareita ovat mm.: asiakastyytyväisyys (esim. kyselyt, haastattelut, reklamaatiot) volyymit (esim. perustettujen yritysten määrä, kasvu- ja kansainvälistyvien yritysten määrä, seudullisten toimijoiden välillä jaetut liidit) seudullisten toimijoiden välisen yhteistyön toimivuus (esim. seudullisen ohjausryhmän systemaattisuus, toimintasuunnitelman toteuma) prosessin sujuvuus ja laatu (esim. laatupoikkeamat, aikataulun pitäminen, riittävä osaaminen verkostossa palvelun toteuttamiselle) Seututasolla prosessin tavoitteita ja mittareita määriteltäessä kannattaa hyödyntää seuraavaa taulukkoa. Taulukko 5. Prosessin mittarit ja tavoitteet Mittari Tavoite Mistä tiedot saadaan? Missä tiedot käsitellään? <Sarakkeeseen kirjataan prosessin suorituskykyä mittaava mittari. Esim. asiakastyytyväisyys> <Sarakkeeseen kirjataan mittarin tavoite mitä tavoitellaan. Esim. ka 4,3 (arviointiasteikko 1-5)> <Sarakkeeseen kirjataan mistä mittaustietoa saadaan. Esim. asiakaskysely> <Sarakkeeseen kirjataan missä mittaustietoa analysoidaan ja tehdään sen pohjalta johtopäätöksiä. Esim. seudullinen ohjausryhmä> 31

33 Prosessin jatkuva parantaminen Kohdassa Prosessin jatkuva parantaminen kirjataan prosessiin osallistuvien seudullisten toimijoiden kanssa keinoja kehittää prosessia tulevaisuudessa eteenpäin. Vaiheen kannalta tärkein asia on se, ettei prosessikuvaus jää pelkäksi kuvaukseksi, vaan sitä hyödynnetään aidosti toiminnan kehittämisen välineenä toimijoiden välillä. Vaiheen aikana tulee selkeyttää seudullisten toimijoiden yhteistä ajatusta mm. seuraavista asioista: Kuka/ketkä vastaavat prosessin jatkuvasta parantamisesta? Millä tavoin prosessin jatkuvaa parantamista tehdään? Miten varmistetaan prosessikuvauksen hyödyntäminen verkostossa ja sen päivittäminen? Prosessin jatkuvan parantamisen tyypillisimpiä keinoja voivat olla esim. Prosessikuvauksen käsittely, arviointi ja kehittäminen kerran vuodessa seudun ohjausryhmässä. Arvioinnin järjestäminen prosessiin osallistuvien seudullisten toimijoiden välillä. Arvioinnissa eri toimijat arvioivat prosessin soveltuvuutta arjessa sekä antavat sen toimivuudesta palautetta. Yhteisen onnistumisen säännöllinen mittaaminen, missä arvioidaan prosessin sujuvuutta ja laatua asiakasnäkökulmasta. Prosessille laaturyhmän perustaminen, jonka tehtävänä on arvioida prosessin toimivuutta systemaattisesti vuositasolla sekä tehdä parannusehdotuksia ja toteuttaa kehitysprojekteja prosessiin liittyen. Prosessikuvaus on väline toiminnan kehittämiselle. Jatkuvan parantamisen toimintatavoista sopimisella varmistetaan ennakkoon prosessin kehittämisen jatkuvuus ja prosessikuvauksen päivittäminen myös tulevaisuudessa. 5.3 Prosessimallin hyödyntäminen Raportissa oleva prosessimallin rakenne on laadittu niin, että se soveltuu kaikkiin seudullisten yrityspalveluiden toimijoiden välisiin prosesseihin ja niiden kuvaamiseen. Prosessimallia voi hyödyntää niin pienten yksittäisten muutaman toimijan välisten prosessien kuvaamiseen tai suurten koko Yritys-Suomi-verkoston toimijoita koskettavien prosessien kuvaamiseen ja kehittämiseen. Liitteet 6 ja 7 tarjoavat raportissa esimerkit prosessikuvausmallin soveltamisesta. Liitteessä 8 on lomakepohja, jota hyödyntäen seudulliset toimijat voivat lähteä kuvaamaan valittua prosessia omista lähtökohdista ja tavoitteista käsin (liite 8). Yhteenvetona prosessin kuvaaminen seudullisten toimijoiden kanssa toteutetaan seuraavien päävaiheiden kautta: 0. Strategian lähtökohdat ja niiden selvittäminen 1. Oman verkoston kriittisten ydin- ja tukiprosessin tunnistaminen 2. Kuvattavan prosessin valinta huomioiden strategia (ydinprosessien kehittämisen tarpeet menevät usein edelle tukiprosessien kehittämistarpeita) 3. Prosessinomistajan ja prosessin kehitysryhmän määritteleminen kuvattavalle prosessille 4. Prosessin kehitysryhmän tapaamisten ja aikataulun suunnittelu 5. Prosessin kuvaaminen prosessikuvausmallin pohjalta (liite 3) 6. Prosessin kuvaamisen apuna esimerkkien hyödyntäminen (liite 1 ja 2) 7. Prosessikuvauksesta palautteen pyytäminen laajemmalta verkostolta 8. Palautteen läpikäyminen ja prosessikuvauksen jalostaminen 9. Prosessikuvauksen käyttöönotto ja harjoittelu 10. Prosessin jatkuvan parantamisen varmistaminen ja kuvauksen päivittäminen 32

34 6. SeutuYp-tukiprojektin tulokset SeutuYp-tukiprojektin merkittävimmät tulokset saavutettiin keskeisimpien toimijoiden yhteistyön tiivistymisestä ja selkeiden osatavoitteiden valitsemisesta jatkotyöstöä varten. Seuduilla, joilla työ on lähtenyt hyvin käyntiin, on selkeästi haluttu paneutua seuraaviin osa-alueisiin: johtaminen ja koordinaatio, seuranta ja prosessit sekä viestintä. Kaikilla osa-alueilla on edistytty, mutta kaikilta osaalueilta löytyy vielä kehitettävää. 6.1 Määrällisten tavoitteiden saavuttaminen Projektin keskeinen tavoite oli uudistaa tai laatia uudet seudulliset sopimukset maan kattavasti. SeutuYp-tukiprojektin aikana solmittiin 68 seutu-sopimusta 15 ELY-keskusalueella. Tältä osin päästiin tavoitteeseen. Hankkeen alussa laadittu aikataulutavoite ei kuitenkaan toteutunut useasta eri syystä. Joillakin seuduilla sopimusten tarpeellisuutta ei nähty välttämättömänä, koska yhteistyötä tehtiin jo ilman sopimustakin. Muutamilla seuduilla nähtiin tärkeäksi valmistella ensin seutua koskeva elinkeinopoliittinen strategia. Myös eri organisaatioiden muutostilanteet kuntakentässä ja valtio-organisaatioissa hidastivat sopimusten laatimista. SeutuYp-tukiprojektin projektipäällikön käynneillä oli myös merkittävä liikkeelle saava vaikutus seudullisella tasolla. Jokaisen seudun sopimusluonnos on käsitelty työ- ja elinkeinoministeriön yritysasiakkuuden työryhmässä, minkä jälkeen kukin seutu on saanut oikeuden käyttää toiminnassaan Yritys-Suomi-tunnusta. Hankkeen aikana sopimuksia käsiteltiin seuraavasti: kp 38 kpl 10 kpl 2 kpl 2 kpl ELY-keskukset, TE-toimistot ja kuntaosapuolet ovat sopijaosapuolina kaikissa yrityspalvelusopimuksissa. Kuntasektoria sopimuksissa edustavat yli 50 sopimuksessa seudulliset kehittämisyhtiöt, mutta joissakin sopimuksissa myös seutukuntayhtymät tai yksittäiset kunnat. Lisäksi sopijaosapuolia ovat seuduista riippuen Finnveran alueorganisaatiot, Uusyrityskeskukset sekä ProAgria keskukset. Muita verkostoyhteistyöhön sitoutuneita palvelutuottajia ovat esim. teknologiakeskukset, verotoimistot, yrityshautomot, oppilaitokset ja esim. alueelliset yrittäjäjärjestöt (liite 9). Tavoitteena oli laatia konkreettiset sopimukset, jotka ohjaavat seutujen työtä sisältöjen kehittämisen, viestinnän ja organisoinnin osalta. Tältäkin osin tavoitteet saavutettiin ja työ on lähtenyt kaikilla seuduilla käyntiin. Seutusopimusten allekirjoitusprosessi eteni hyvin yksilöllisesti seudun tilanteesta riippuen. Sopimuksen liitteeksi tehtiin seudullisten yrityspalvelujen toimintasuunnitelma sekä palvelukuvausmatriisi, joista kävivät ilmi eri toimijoiden roolit seutuverkostossa. Jotta seudullinen työ olisi tehokasta edellyttää se, että sopimusten piiriin saadaan mukaan kaikki keskeiset toimijat. Tältäkin osin tavoitteet on saavutettu. Seutujen erilaisuus näkyy myös sopimuksiin sitoutuneiden määrässä, johtuen kunkin seudun omista lähtökohdista. Yhteensä valtakunnallisia sopijaosapuolia oli 556 kpl Hankkeen laajuutta ja haastavuutta kuvastaa myös se, että sopimusneuvotteluihin ja ohjausryhmien kokouksiin osallistui hankkeen aikana yhteensä yli 500 henkilöä. SeutuYp-tukiprojektin tavoitteiden saavuttamisen kannalta avainhenkilöitä olivat kullekin sopimusseudulle valitut seutukoordinaattorit sekä ELY-keskusten SeutuYp-yhteyshenkilöt. Heille järjestettiin Helsingissä hankkeen aikana 14 työkokousta, joihin osallistui noin 1300 henkeä 68 eri seudulta. 33

35 6.2 Laadullisten tavoitteiden saavuttaminen Seudullisten yrityspalvelujen kehittämisen tavoitteena oli selkeyttää palveluketjua ja parantaa yritysasiakkaiden saaman palvelun saavutettavuutta, laatua ja sitä kautta asiakkaan saaman hyödyn määrää. SeutuYp-tukiprojektin tavoitteena oli tukea seutuja tässä kehittämistyössä. Keskeisten laadullisten tavoitteiden osalta hankkeen aikana toteutettujen kyselyiden vastaukset tukevat laadullisten tavoitteiden toteutumista suhteessa asetettuihin tavoitteisiin, alla keskeisiä tuloksia: Tavoitteena oli saada aikaiseksi entistä kattavammat ja toimijoita sitouttavammat ja toimintaa ohjaavat sopimukset. Keväällä 2013 toteutetussa kyselyssä vastanneista valtaosa oli sitä mieltä, että tehdyt yrityspalvelusopimukset ovat vahvistaneet verkostoyhteistyötä seuduilla. Yhtenä tavoitteena oli verkostotyön johtamisen ja organisoinnin kehittäminen. Organisoinnin osalta sopimuksessa edellytettiin mm. koordinaattorin nimeämistä. Vastaajista lähes kaikki kokivat koordinaattorin roolin merkittäväksi yhteistyön edistymiselle ja seutuverkoston ylläpitämiselle. Toisena merkittävänä organisointiin liittyvänä tekijänä pidettiin ohjausryhmän toimintaa ja sen järjestäytymistä. Sopimusmallissa esitettiin ohjausryhmän puheenjohtajaksi arvostettua yritystaustaista henkilöä. Kokemukset yritystaustaisista puheenjohtajista ovat olleet hyviä. Määrällisesti niitä ei kuitenkaan ole kovin montaa. Sen sijaan valtaosa kyselyyn vastanneista koki ohjausryhmän työn merkittäväksi ja työ on siltä osin myös kehittynyt myönteisesti. Ohjausryhmä on se paikka, jossa toimijat kohtaavat säännöllisesti ja työskentelevät systemaattisesti sovitun agenda mukaisesti. Verkostotyön organisointi seudulla oli yksi tukihankkeen projektipäälliköiden keskeisiä aiheita. Ohjausryhmän puheenjohtajan on toivottu edustavan yrittäjiä ja tuovan näin konkreettista asiakasnäkökulmaa toimintaan. Tässä kohdin on onnistuttu Sastamalan, Rauman ja Ylivieskan seuduilla, joissa puheenjohtaja on paikkakunnalla toimivan yrityksen toimitusjohtaja. Seudullisten yrityspalveluja tuottavien toimijoiden yhteistyön kehittymistä kuvaa hyvin se, että vuodelle 2013 valtaosa vastaajien organisaatioista oli tehnyt yhteisen toimintasuunnitelman. Eri toimijoiden viestinnän keskinäinen yhteen sovittaminen ja yhteinen markkinointi on ollut yksi Yritys-Suomi-palvelujärjestelmän ja myös tukiprojektin keskeisistä tavoitteista. Yritys-Suomen viestinnällinen ja markkinoinnillinen kehittäminen on jakautunut brändin tunnettuuden lisäämiseen ja verkkosivujen kehittämiseen. Tästä kehittämistyöstä on vastannut Yritys-Suomi-projekti. SeutuYp -tukiprojektilla ei ole ollut asiassa varsinaista vastuuta, mutta se on osallistunut Yritys-Suomen viestinnän kehittämistyöhön olemalla mukana useissa työryhmissä ja seudullisten toimijoiden sparraamisessa. Toimijoiden yhteinen viestintä Yritys-Suomen palveluverkostossa koettiin tukevan vastaajien oman seudun yrityspalvelutoimintaa. Toisaalta Yritys-Suomen seudullisessa näkymisessä on ollut paljon erilaista tulkintaa siitä, mihin sopimuksessa on sitouduttu ja ketä se koskee ja eroja on myös ollut kustannusten jaossa toimijoiden välillä. Yritys-Suomen nettisivujen yksi merkittävä osa on sen seudulliset sivustot, jota kautta yrittäjä voi löytää oman alueensa tai seutunsa palveluja. Tähän liittyviä seudullisia internet-sivuja on laadittu syksyyn 2014 mennessä 67 seudulle. Tukihanke on tehnyt yhteistyötä sivuja valmistelevien konsulttien kanssa ja osallistunut työn suunnitteluun. Yhtenä onnistumisen merkkinä voidaan pitää myös seututoimijoiden keskinäisen viestinnän lisääntymistä ja hyvien käytäntöjen vaihtoa. Seutukoordinaattoreiden työkokoukset ovat olleet tärkeä foorumi näille kokemusten vaihdoille. Yritys-Suomen visuaalisen ilmeen käyttöönotto on kytkeytynyt seudullisten sopimusten uusiutumiseen, jossa on sovittu Yritys-Suomi-brändin linjauksista ja käyttöönotosta. Tältä osin sopimusten hyväksymisen myötä myös brändin käyttöönotto on toteutunut. Tukiprojekti on osaltaan vienyt asiaa eteenpäin seudullisten konsultointien yhteydessä. Seudullisten toimijoiden erilaisten roolien selkeyttäminen nosti esiin myös yhteistyökumppaneiden keskinäisen merkityksen toiminnan kehittämises- 34

36 sä. Erilaisten roolien merkitys korostuu mm. päällekkäisyyksien poistumisena ja selkeimpinä palveluprosesseina. Roolien selkeyttäminen on edistynyt toimintasuunnitelmien laatimisen yhteydessä ja Yritys-Suomen -verkkosivujen tuotekorttien laadinnassa. Tukiprojekti on myötävaikuttanut molemmissa prosesseissa. 6.3 Seudullisten yrityspalvelujen toimintamallin kehittäminen Sopimusten uudistamisen ohessa seudut aloittivat toiminnan sisällöllisen kehittämistyön, jossa ydinalueina olivat yhteinen toimintasuunnitelma, verkostotyön organisoituminen ja yhteinen viestintä. Myöhemmässä vaiheessa valittiin kaksi syventävää erillisrahoitettua teemaryhmää tukemaan uusien toimintamallien käyttöönottoa. Nämä teemaryhmät työstivät yhteisten seuranta- ja prosessimallien kehittämistä Seudullisten yrityspalveluverkostojen organisointi ja johtaminen Seudullisten yrityspalvelusopimusten hyväksymisen ehtona olivat seututoimijoiden yhteiset päätökset toimintojen selkeämmästä organisoinnista ja sitä kautta toteutettava palveluorganisaatioiden yhteistyön paraneminen ja toimintojen tehostuminen. Yhteisen toimintasuunnitelman avulla sopimuspuolet sitoutuvat huomiomaan oman toimintansa kehittämisessä myös alueen muiden toimijoiden palvelut ja poistamaan mahdolliset päällekkäisyydet. Seutujen ohjaus/johtoryhmä tekee toimintasuunnitelman, joka resursoidaan ja päivitetään vuosittain. Toimintasuunnitelma koostuu palvelutarjonnan tavoitteista ja niiden seurannasta, kehittämisestä, koulutuksesta, vastuutahojen määrittelystä, markkinoinnista ja viestinnästä sekä muusta verkoston yhteistoiminnasta. Ohjaus/johtoryhmä myös seuraa yrityspalvelujen kehittymistä, palvelun laatua ja toiminnan kehittymistä seudulla. Seutujen kommentteja sopimusten tuomasta muutoksesta verkoston toimintaan: Sopimus on luonut toimintaraamin, jonka puitteissa on säännönmukaisesti tavattu ja toimittu asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Sopimus toimii käytännön työkaluna yhteistyölle. Toiminta nähdään entistä selvemmin eri organisaatioiden yhteistyönä. Yrityspalvelutiimi on kehittynyt informaation jakelijasta palvelujen kehittäjäksi. Kaiken kaikkiaan toimintaa kehitetään ja mitataan systemaattisesti. Sopimukseen sitoutuminen on tuntunut haastavalta, mutta organisaatioiden välinen yhteistyö on siitä huolimatta tiivistynyt. Yhteistyötä tehty 2000 luvun alusta lähtien, sopimus sitouttaa toimijoita paremmin Toiminta on vasta käynnistymässä eikä juuri näy vielä käytännön päivittäisessä työssä. Sopimus nähdään lähinnä periaatteellisena. Lähde: kysely 2013 Seudullisten yrityspalvelujen verkostot perustuvat pääosin jokaisen organisaation omaan henkilöstöön. Työtehtävissä huomioidaan toiminta seudullisessa yrityspalveluverkostossa ja henkilöiden työaikaa resursoidaan SeutuYp:n toimintaan. Jokainen organisaatio vastaa itse oman henkilöstönsä koulutuksesta. Palveluprosessissa mukana olevien henkilöiden työpanoksen maksaa kukin organisaatio itse. Toiminnan seurannan, kehittämisen, koulutuksen, markkinoinnin ja tiedottamisen sekä verkoston muun yhteistoiminnan rahoittamisesta päätetään vuosittain erikseen. Ohjaus/johtoryhmä päättää vuosittain summasta, jonka jokainen osapuoli budjetoi omassa organisaatiossaan yhteiseen SeutuYp-toimintaan. Seutujen yhteisten toimintasuunnitelmien laatimisessa seudullisesti valitulla koordinaatio-organisaatiolla on keskeinen rooli. Koordinaattori valmistelee ohjausryhmän/johtoryhmän kokoukset ja kutsuu ryhmän koolle. Koordinaattori toimii verkoston edustajana yhteisiin prosesseihin liittyvissä asioissa eri yhteistyötahojen suuntaan ja vastaa yhteisten tukiprosessien organisoinnista yhdessä muiden toimijoiden kanssa. 35

37 Mikä on seutukoordinaattorin roolin merkitys seutuverkostossa? Potkii porukkaa eteenpäin yhteisten tavoitteiden ja toimien taakse. Ilman koordinaattoria ja yhteyshenkilöitä asia hiipuu pois, koska osalla toimijoista ei itsellään riitä aika ja tulosvaatimuksen suuruus aktiiviseen yhteyden pitoon ja osa on asiakkaidensa ja töidensä luonteen vuoksi oltavakin enemmän luottamuksellisuudesta kiinnipitäviä kuin aktiivisesti kontakteja hakevia. Koordinoinnin puuttuessa ja ontuessa yhteistyö heikkenisi Ilman koordinaattoria kokonaisuus ei toimisi ollenkaan. Jos koordinaattoria tai muuta tehtävästä innostunutta henkilöä ei ole olemassa, yhteistyö ei oikeasti lähde liikkeelle (vaatii uudenlaista ajattelua mm. verkoston hyödyistä). Tarvitaan yksi aktiivinen yhteyshenkilö, joka pitää langat käsissään ja kerää porukat aktiivisesti yhteen. Jos toimintaa ei ole vastuutettu, se jää hoitamatta. Seutukoordinointi on tärkeää työtä kokonaisuuden hallinnan kannalta. Onnistuisi varmaan myös ilman? Olisi tärkeä, ainakin sen puutteen huomaa! Lähde: kysely 2013 Useimpien koordinaattoreiden taustaorganisaatiot olivat joko kehittämisyhtiöitä tai TE-toimistoja. Näiden lisäksi ELY-keskuksiin on nimetty SeutuYp-yhdyshenkilöt, jotka toimivat tiiviissä yhteistyössä seutukoordinaattoreiden kanssa. den kannalta. Yhteisen viestinnän kehittäminen on ollut haastavaa mm. useiden toimijoiden vuosien aikana kehittyneiden omien brändien vakiinnuttua seuduilla ja toisaalta Yritys-Suomen monikanavaisen palvelujärjestelmän edettyä hitaasti useilla eri sektoreilla. Vasta parin viime vuoden aikana yhteistyö seudullisten ja kansallisten toimijoiden kesken on kehittynyt myönteisesti ja työltä on lupa odottaa hyviä tuloksia Miten Yritys-Suomen brändiä on hyödynnetty toimijoiden omassa viestinnässä? Keskeinen julkisten yrityspalvelujen brändi, itsestään selvästi kaikessa viestinnässä mukana. Brändi on laitettu esille, korostamaan tätä yhteistyötä ja verkostoitumista ettei tässä aivan yksin olla töitä tekemässä. Logo on useimmissa asiakirjoissa, tiedotteissa sekä lehti-ilmoituksissa ja nettisivuillamme yhteistyön merkiksi. Oppilaitoksen kaikissa yrityksille suunnatuissa lomakkeissa ja esitteissä logo, yhteisiä tilaisuuksia brändin alla, mediassa logo esillä jne. Tähän panostetaan jatkossa Ei juurikaan Rehellisesti sanottuna en mitenkään. Ei ole käynyt mielessä. Lähde: kysely Parempaa näkyvyyttä yhteisellä viestinnällä Seudullisten yrityspalvelujen yhteinen viestintä koettiin tärkeäksi osatekijäksi yrityspalvelujen tunnetuksi tekemisessä. Viestintäsuunnitelmat ovat osa yhteistä toimintasuunnitelmaa, joka tukee Yritys-Suomi-palvelujärjestelmän näkyvyyttä. Käytännössä ennen nykyistä hanketta viestinnälle ei ollut yhteisiä tavoitteita tai työskentelytapoja. Yhteistä viestintää ei useinkaan nähty välineenä asiakaslähtöisempään kokonaisuuteen. Viestinnässä painopiste on ollut organisaatiokohtaisissa toimenpiteissä. Projekti on nostanut esiin yhteisen viestinnän merkityksen asiakkaan ja kustannustehokkuu- Yhteistä viestintää pohdittiin seutukoordinaattoreiden työkokouksessa maaliskuussa Yhteisen viestintäsuunnitelman tekeminen on vielä alkuvaiheissa monilla seuduilla. Tärkeä tuki viestinnän kehittämisessä on ollut valtakunnallisen Yritys-Suomi-verkoston kaikki palvelukanavat ja niiden tunnetuksi tekeminen. 36

38 7. Seudullisten yrityspalvelujen yhteistyön edistyminen projektin aikana ELY-keskusalueilla Uusimaa Uudellamaalla tehtiin seitsemän seutusopimusta, joista ensimmäisinä TEM:ssä hyväksyttiin Espoon ja Vantaan sopimukset vuonna Pääkaupunkiseudun edelläkävijänä on ollut Vantaa, jossa seudulliset yrityspalvelut koottiin jo varhaisessa vaiheessa Leija-yrityspalvelukeskukseen. Leijasta asiakas tavoittaa saman katon alta Uudenmaan TE -toimiston, Vantaan kaupungin yrityspalvelut ja uusyrityskeskuksen palvelut. Sinne on tuotu myös joitakin ELY-keskuksen palveluja, minkä lisäksi siellä sijaitsevat myös Vantaan yrittäjien ja kauppakamarin toimistot. Toimijoiden keskinäisen kanssakäymisen lisääntyminen yhteisen toimitilan kautta on ollut keskeinen tekijä asiakaspalvelun kehittämisessä. Länsi- ja Keski-Uudenmaan sopimusneuvottelut aloitettiin 2010 ja molempien seutujen sopimukset hyväksyttiin keväällä Länsi-Uusimaalla Novago Yrityskehitys Oy:llä on pitkä perinne netissä toimivasta yrittäjän palvelukanavasta. Sitä on uudistettu ja nyt se nivoutuu entistä paremmin osaksi Yritys-Suomi-nettisivustoa. Pitkäaikaistyöttömien työllistämisen osalta TE-toimisto ja Novago ovat tehneet erinomaista työtä uudenlaisella työnetsimiskonseptilla, jossa Novago toimii yritysten etsijänä TE-toimistosta tuleville työllistettäville. Tulokset ovat olleet erinomaiset. Helsinki kokosi yrityspalveluja yhteen paikkaan YritysHelsinki nimen alle. Helsingin seudun sopimus hyväksyttiin vuoden 2012 lopussa. Helsingin seudun neuvotteluissa vahva rooli oli YritysHelsinki Oy:llä, joka on asiakasvolyymiltaan maan suurimpia palvelutuottajia. Helsinki on tehnyt pilottityötä kasvupotentiaalia omaavien alkavien yritysten tunnistamisessa ja tukemisessa, minkä lisäksi he vastaavat pääkaupunkiseudun maahanmuuttajille suunnatun yritysneuvonnan yksikön toiminnasta. Yhteisen viestinnän kehittäminen on ollut mm. Espoon tavoitteena heidän lanseerattuaan YritysEspoo tunnuksensa. Espoossa yhteistä tekemistä on suunnattu mm. Nokian irtisanottujen uudelleen työllistymiseen. Itä-Uudellamaalla sopimusneuvottelut oli aloitettu seututoimijoiden kesken jo vuonna Posintra Oy:n omistajapohjan vahvistuminen tapahtui vuonna 2012 kuntaliitosten myötä ja seutusopimus hyväksyttiin keväällä Porvoossa yrityspalvelujen tunnettuutta vahvistetaan yhteisellä Yritys-Suomi Itä-Uusimaa viestinnällä. Varsinais-Suomi Varsinais-Suomen seudulla tehtiin viisi sopimusta. Turun seudulla ELY-keskus on hyvin aktiivisessa roolissa seudullisen työn organisoinnissa. Turun seudulla monen toimijan yhteisesti muodostama yrityspalvelupiste Potkuri oli ensimmäinen varta vasten seudullista yritysneuvontaa varten perustettu yhteenliittymä. Potkurista tuli myös esimerkki mm Jyväskylän Luotsille. Molemmat ovat paikkoja, jotka kokoavat kunnallisen kehittämisorganisaation, ELY-keskuksen, TE-toimiston, uusyrityskeskustoiminnot sekä oppilaitosten yhteyshenkilöt samaan paikkaan. Potkuri tuottaa palveluja myös muille seuduille ja vahvistaa näin myös seutujen välistä yhteistyötä. ELY-keskus on järjestänyt säännöllisesti seudullisten toimijoiden tapaamisia, jotka ovat niin ikään tiivistäneet yliseudullista yhteistyötä esimerkiksi hanketoiminnassa ja yritysten tarpeiden kartoittamisessa (Harava). 37

39 Salon sopimus on hyväksytty 2010, Loimaa vuonna 2012, Parainen (aikaisempi Länsi-Turunmaan kaupunki) 2011, Vakka-Suomen sopimus hyväksyttiin vuonna Salossa Salo-Mill vastaa työn ohjauksesta. Työ on selkeästi vauhdittunut sekä sopimuksen että toimintasuunnitelman avulla. Salon rakennemuutos on ollut ehkä vahvin liikkeelle paneva voima, jota seudullinen yhteistyön kehittäminen on osaltaan auttanut systematisoimaan. Vakka-Suomen seudulla on toteutettu Ukipoliksen toimesta jo kolmatta kertaa yritysten matchmaking tapahtuma, johon osallistuvat kaikki seudulliset yrityspalvelutoimijat. Tapahtumaan osallistuu noin 60 yritystä, josta kertyy yli 300 tapaamista tavoitteena löytää yritysten välisiä suhteita. Samalla tilaisuus tarjoaa seutu toimijoille erinomaisen omien palveluiden esittelymahdollisuuden ja välittömän rajapinnan yrityksiin. Vuoden 2014 kevään aikana on käynnissä Turun ja Loimaan seudun sopimusten uusiminen mm. seutujen ja ELY-keskuksen resursoinnissa ja organisoitumisessa tapahtuneiden muutosten vuoksi. Sopimuksissa täsmennetään ja syvennetään erityisesti Yritys-Suomisegmenttikohtaisten palvelumallien ja sähköisten monikanavaisten Yritys-Suomi-palvelujen roolia keskeisinä yhteisinä palvelukanavina yhteistä Yritys-Suomibrändiä vahvistaen. Satakunta Satakunnassa on erittäin pitkät perinteet kolmen seudun ja ELY:n välillä hyvästä ja avoimesta yhteistyöstä. Tämä on osin ollut myös syynä sille, että maakunnan sopimusneuvottelut valmistuivat vasta 2013, osapuolet eivät nähneet sopimuksen tuovan uutta. Samoin Satakunnassa sopimusprosessin etenemiseen vaikuttivat kuntien elinkeino-organisaatioissa tapahtuneet muutokset niin Rauman kuin Porin seudulla. Alkuvaiheessa tavoitteeksi oli asetettu yhden, kaikkia seutuja koskevan sopimuksen allekirjoittaminen. Lopulta Satakunnassa päädyttiin kolmeen erilliseen seudulliseen sopimukseen. Rauman seudulla palveluja tarjoaa kaupungin elinkeino- ja suunnittelupalvelut ja Euran kunnan elinkeinotoimi. Rauman seudun sopimus hyväksyttiin vuoden 2012 lopussa. Pohjois-Satakunnan sopimus hyväksyttiin 2013 keväällä. Palveluja tuottaa Pohjois-Satakunnan kehittämiskeskuksen lisäksi Prizztech sekä Honkajoen kunta. Porin seudulla teknologiakeskus, Uusyrityskeskus ja kehittämisyhtiö yhdistyivät yhdeksi Prizztech Oy:ksi. Porin seudun sopimus hyväksyttiin elokuussa 2013 ja palveluja Porin seudulla tuottaa Prizztecin lisäksi Huittisten kaupunki, Satafood sekä Luvian, Nakkilan ja Merikarvian kunnat. Seudulla on laadittu seutusivut valtakunnallisen Yritys-Suomi-sivujen alle ja suunnittelu Yritys- Suomen brändin liittämisestä seudulliseen viestintään on käynnistynyt. Ohjausryhmätyöskentely on säännöllistä ja yhteistyö on tiivistynyt entisestään. Satakunnassa on ollut ELY-keskuksen toimesta erittäin aktiivista yritysneuvojien valmennusta. Häme Hämeessä tehdään erityisen vahvaa yhteistyötä TEMkvintetin ja seudullisten toimijoiden välillä. Yhteistyötä on tiivistetty erityisesti muutos, kasvu ja kv-yritysten tunnistamisessa. Kehittämisyhtiökohtaisista toimintamalleista on erikseen sovittu, samoin toimijoiden rooleja ja asiakasprosessia on selkeytetty. Hämeen ELYkeskus on järjestänyt workshop-tilaisuuksia, joissa on tunnistettu kehittämiskohteita sekä kehitetty yhteisiä toimintamalleja. Kohderyhmään sopivien yritysten kanssa on sovittu yrityskäynneistä, joihin osallistuu henkilö TEM-kvintetistä sekä kehittämisyhtiöstä. Yhteistyö toimii hyvin ja tuottaa tulosta sekä tukee osaltaan myös Team Finland Häme -verkoston toimintaa. Liittyen kehittämisyhtiön uudelleen järjestelyyn vuoden 2013 alussa, uudistetaan Päijät-Hämeessä kaksi uutta sopimusta; Lahden seudun sopimus sekä Etelä-Päijänteen sopimus, näistä jälkimmäinen on täysin uusi sopimus. Kanta-Hämeessä sopimukset (3 kpl) ovat ennallaan, tosin näissäkin on havaittavissa päivityspaineita liittyen kehittämisyhtiöiden uudelleen järjestelyihin. Toiminnassa korostetaan yritysten ohjaamista Yritys-Suomen monikanavamalliin. Eri toimijoiden yritysneuvojien yhteistyötä kehitetään edelleen ja osaamista syvennetään mm. järjestämällä yhteisiä koulutuksia liittyen OmaYritys-Suomeen ja mm. ELY-keskuksen uusiin kehittämispalveluihin. Harava-tyyppinen toiminta on integroitu osaksi mm. Kehittämiskeskus Oy Hämeen toimintaa nimellä YritysHaavi. Kaikki seudun Yritys-Suomi-toimijat ovat mukana YritysHaavin tietojen jatkotyöstämisessä. Myös muilla seuduilla on ollut kiinnostusta Haavi-tyyppisen toiminnan käynnistämiseen. Pirkanmaa Pirkanmaalla on ELY-keskuksen rooli toimijoiden verkottamisessa ollut erityisen vahva. ELY-keskuksen to- 38

40 teuttamat yritysneuvojien säännölliset tapaamiset ovat lisänneet toimijoiden keskinäistä tuntemusta samalla kun hankerahoitusta on kohdistettu yritysneuvonnan kehittämiseen. Pirkanmaalla sopimusten uudistaminen etenikin ripeästi ja sopimukset syntyivät kaikilla seitsemällä seudulla vuosien aikana. ELY-keskuksen aktiivisuuden ansiosta saatiin myös Tampereella yritysneuvonnan toimijat Turun ja Jyväskylän tapaan yhteiseen rakennukseen. Myös Sastamalan ja Valkeakosken seuduilla toimijat ovat fyysisesti samassa talossa. Sastamalan toimintamallissa on ollut merkillepantavaa TE-toimiston, kehittämisyhtiön ja oppilaitoksen tiivis yhteistyö aina yhteisistä strategisista linjauksista alkaen. Seutusopimusten mukanaan tuoma verkostomainen toimintatapa on ollut yksi osa henkilöstön koulutusta seudulla. Pirkanmaalla myös Yritys-Suomi brändin esiintuominen ja yhteiset markkinointitoimenpiteet ovat olleet onnistuneita, osin siksi, että ELY-keskus varasi markkinointiin erillisen sitä varten varatun määrärahan. Kaakkois-Suomi Kaakkois-Suomessa on kolme sopimusseutua. Kotkan- Haminan seutu on ollut monella tapaa edelläkävijä seudullisen yrityspalvelun kehittämisessä hankekaudella. Erityisesti aktiivisuus näkyi paikallisen kehittämisyhtiön (Cursor) otteessa seudullisen yrityspalvelun kehittämiseen. Kotkan-Haminan seudun sopimus oli ensimmäinen uudistettu sopimus koko maassa, minkä lisäksi he olivat ensimmäisten joukossa Yritys-Suomen seudullisten sivujen laadinnassa, sekä OmaYritys-Suomi -palvelun testaamisessa neuvonnassa. Kouvolan seudulla toteutettu suuri kuntaliitos ja siihen liittyvät suuret organisaatiomuutokset hidastivat sopimukseen liittyviä valmisteluja työn alkuvaiheessa. Sittemmin seudullinen työ on lähtenyt hyvin käyntiin ja nyt toimijoiden keskinäinen yhteistyö konkretisoituu mm. parempana asiakasohjauksena ja toisten palveluiden tarjoamisena yrityksen käyttöön. Imatra-Lappeenranta seudulla seudun toimijat toteavat, että seudullinen yhteistyö on mennyt selkeästi eteenpäin viimeisen kahden vuoden aikana. Tulos näkyy yhteisessä tekemisessä ja viestinnässä. ProAgria on ollut kaikilla Kaakkois-Suomen seuduilla aktiivisesti toiminnassa mukana ja yhteistyö kuntien kehittämisorganisaatioiden kanssa on ollut erittäin tiivistä ja onnistunutta. Kaakkoissuomalaisille omaleimaisinta lienee venäläisten yrittäjien merkittävä osuus yrityspalveluissa, joka näkyy kaikkien neljän seudun kehittämistyössä. Lappeenranta ja Imatra ovat mukana myös Kaakkois-Suomen Venäjä-kasvusopimusesityksessä yhdessä Haminan, Kotkan ja Kouvolan kanssa. Keski-Suomi Keski-Suomessa on tehty kahdeksan seutusopimusta, ja neljä seutua on hyväksytty vuonna 2010 ja loput neljä on hyväksytty vuoden 2011 aikana. Muista maakunnista poikkeavasti Keski-Suomen maakuntaliitto on ollut jo vuosia erittäin aktiivinen toimija kehittämisyhtiöiden toiminnan kehittämisessä ja keskinäisen verkottumisen vahvistajana. Tämä toiminta on myös luonut pohjaa seudullisen neuvontayhteistyön kehittämiselle. Tätä kokonaisuutta vahvisti se, että ELY-keskus tuki toiminnan resursointia seuduilla, suuntaamalla toimintaympäristötukea ja myöhemmin ESR-hanketukea kullekin seudulle palkattavan ns. seutuhenkilön palkkaukseen. Seutuhenkilöiden rooli oli ennen kaikkea kontaktoida yrityksiä, selvittää asiakastarpeita, tehdä ensivaiheen neuvontaa ja ohjata asiakkaita edelleen muiden toimijoiden palveluiden hyödyntämisessä. Lisäksi seutuhenkilöt ovat toimineet seudullaan seutukoordinaattoreina ja tehneet valtakunnallisen projektin mallien mukaisesti ensimmäisen kerran vuodelle 2013 omasta toiminnastaan henkilökohtaisen toimintasuunnitelman ja toiminnan vuosikellon, joka kytkeytyy osaksi kehittämisyhtiön ja seudun strategiaa. Toiminta jatkuu kehittämisyhtiöissä myös vuonna 2014 ja toivottavasti tuo laajemminkin systemaattisuutta suunnitteluun ja proaktiiviseen toimintaan. Seutuhenkilöiden projektilla on edistetty myös keskisuomalaisten kehittämisyhtiöiden yhteisesti hankitun asiakkuudenhallintajärjestelmän käyttöönottoa edellyttämällä raportointia CRM-järjestelmän kautta. ELY-keskus järjesti säännöllisiä seutuhenkilöiden tapaamisia, mikä osaltaan myös verkotti seudullista toimintaa ja edisti hyvien käytäntöjen leviämistä. Jyväskylään perustettiin yhteispalvelupiste Luotsi, jossa ei ole vain alkaville vaan myös toimiville yrityksille tarkoitettua palvelua. Eri toimijoiden fyysinen läheisyys on ollut selkeästi lisäarvoa tuottavaa toimijoiden välisessä työssä. Jyvässeudun toimijat kokoontuvat kerran kuussa asiakascase-palavereihin, joissa käsitellään yritysasiakkuuksiin liittyviä asioita. Yhtenä toimintamuotona on otettu käyttöön nuorten yritysten systemaatti- 39

41 nen kontaktointi, jonka avulla löydetään mm. kasvuhalukkaita yrityksiä. Yhteinen viestintä on suunnitteilla yhteisen Yritys-Suomi Jyvässeudun alle. Toimijoiden välinen yhteisyö ja koordinaatio Viitaseudulla on parantunut ja systematisoitunut tekemisen suunnittelun, yhteisen viestinnän, ilmoittelun, yritysklinikan ja esim. lyhytkestoisen koulutuksen osalta. Yhdessä tekeminen on myös innostanut uusiin yhteisiin aloitteisiin esim. omistajavaihdospalveluiden kehittämiseksi. Karstulassa seututoiminnan systemaattisuus on tuonut lisää jäntevyyttä ja lisännyt seututoimijoiden roolia ja erityisesti kehittämisyhtiön roolia palvelujen jakelutienä. Valtion palvelupisteiden merkitys on myös saanut uuden merkityksen palvelujen etäpisteenä, jossa henkilökohtainen palvelu on vähentynyt, on korostanut kehittämisyhtiön roolia yrittäjien rajapintana. Yritys-Suomi-palvelu on hyvä työkalu, mutta se ei riitä, vaan tarvitaan niitä, jotka osaavat suodattaa tietoa. Myös Kehittämisyhtiö KeuLink Oy, SSYP kehitys Oy, Ääneseudun kehitys Oy ja Jämsek Oy ovat kehittäneet aktiivisesti seutuyhteistyötään eri muodoin. Joutsa-Luhanka seutukunta on toiminut pienin resurssein elinkeinojohtajan ja kunnanjohtajien työpanoksella. Etelä-Pohjanmaa Yhteistyön rakentamisessa Etelä-Pohjanmaan alue poikkeaa muusta Suomesta siinä, ettei siellä ole ollut kattavaa kuntien omistuksessa olevaa seudullisten kehittämisyhtiöiden verkostoa. Tästä syystä ELY-keskuksen rooli on yhteistyön rakentamisessa noussut merkittäväksi. Seinäjoen seudulliset yrityspalvelut ovat laatineet yhteisen viestintäsuunnitelman, jolla jaetaan Yritys- Suomi-brändin näkyvyyteen tähtääviä työtehtäviä eri toimijoiden kesken. Viestintäsuunnitelmaan on kirjattu selkeä kokonaisuus alueen tapahtumista, joissa Yritys-Suomen tulisi olla esillä. Seinäjoen alueen toimijat ovat markkinoineet seutupalveluja Yritys Suomen brändin alla. Toimijoiden väliset toimintatavat ovat myös kehittyneet enemmän yhteistä työtä tekeviksi. Suupohja oli myös yksi palveluprosessihankkeen pilottiseuduista, jossa kuvattiin heidän Aktivoivat yrityspalvelut -prosessia. Etelä-Pohjanmaalla on neljä seutusopimusta, joista kolme hyväksyttiin vuonna 2011 ja yksi hyväksyttiin vuonna Eri seutujen välinen yhteistyö toimii nyt hyvin ja yhdessä tehdyt toimintasuunnitelmat toteutuvat käytännössä. Pohjanmaa Pohjanmaalla on viisi seutua, joiden sopimukset on hyväksytty 2011 ja 2012 aikana. Vaasan seudulla on laaja toimijaverkosto, jossa on peräti 15 sopijaosapuolia, kun seutusopimuksen piirin tuli myös seudun oppilaitoksia syksyllä Kokkolassa seututoimijat ovat olleet jo vuosia yhteisissä tiloissa yritystalo Evaldissa, josta on syntynyt hyviä kokemuksia. Pietarsaaressa todetaan, että jo ennenkin hyvä yhteistyö on saanut uutta jäntevyyttä uudistetun sopimuksen kuin myös tuotekorttien työstämisen kautta. Oman värinsä työhön Pohjanmaalla tuovat kaksikielisyys ja suuri toimijoiden määrä. Kehittämisyhtiöiden rooli on korostunut seutuyhteistyössä. Pohjois-Pohjanmaa Pohjois-Pohjanmaan seudulla on kuusi sopimusseutua. Sopimukset hyväksyttiin pääosin vuonna Oulun seudulla 2011 hyväksytyn sopimuksen piiriin liitettiin Oulunkaaren seutu vuonna Oulun seudulla BusinessOululla on vahva rooli seudullisessa yrityspalveluverkostossa. ELY-keskus on tukenut seudullisen yrityspalveluverkoston rakentumista erillisellä tukihankkeella. Raahen seudulla ns. Pyöreä Pöytä on toiminut jo vuodesta 2004 seudullisena ohjausryhmänä ja jatkaa edelleen seutusopimustoimijoiden yhteisenä foorumina. Koillismaalla on vastaavan ryhmän nimi Kiekerö ja yhteistyö toimii hyvin pitkistä välimatkoista huolimatta. Lappi Lapissa ELY-keskuksen ja TE-toimistojen rooli on korostunut pitkien etäisyyksien ja kunnallisten yhtiöiden pienen koon vuoksi. Lapin alueella kuusi seutusopimusta hyväksyttiin vuonna 2011 ja ne kattavat koko alueen. Pitkien etäisyyksien vuoksi Lapissa ollaan oltu edelläkävijöitä videoneuvottelujärjestelmien käytössä. Tämän avulla toimintaa on voitu tehostaa merkittävästi ja saada aikaiseksi merkittäviä taloudellisia ja ajallisia säästöjä. ELY-keskuksen roolina on ollut tukea Yrittäjyyshankkeen rahoituksella ja työpanoksella seutujen toimintaa ainakin vuoden 2014 loppuun. Alueelliset SeutuYp -ryhmät ovat kokoontuneet tarpeen mukaan eri seudulla noin 3 4 kertaa vuodessa. Tornionlaaksossa kuntien yritysneuvojat työskentelevät TE-toimiston 40

42 kanssa samoissa tiloissa. Seututyö on tiivistynyt vuonna 2013 yhteisten linjausten muodossa sekä hyvien käytäntöjen ja verkostotyön kehittämisessä. Yrittäjyyshankkeen kautta Lapissa on tuettu yrityspalveluyhteistyön kehittämistä ja julkisissa yrityspalveluorganisaatioissa toimivien henkilöiden osaamista. Lapissa on järjestetty myös yrityskehittäjien koulutusta kahdelle ryhmälle. Itä-Suomen seudut Etelä-Savo Etelä-Savossa oli seudullisen yrityspalvelun kehittämiselle vahva pohja jo hanketta edeltävältä kaudelta. Muun muassa ELY-keskuksen aktiivinen rooli ja toteutetut yritysneuvojien koulutukset olivat vieneet toimintaa eteenpäin jo vuodesta ELY-keskus on rahoittanut vuosien varrella seudullisten yrityspalveluiden kehittämishankkeita Mikkelin, Savonlinnan ja Rajupusun seuduilla. ELY-keskus on rahoittanut myös uusyrityskeskushankkeiden toimintaa keskeisenä osana seudullisten yrityspalveluiden kehittämistä. ELY-keskuksen oman tukihankkeen avulla saatiin maakunnan seudullisten yrityspalveluiden toiminta nostettua uudelle tasolle. Keskeistä hankkeen tuessa oli uusittaviin seutusopimuksiin tähtäävien seudullisten keskustelujen läpivienti valtakunnallisen tukiprojektin projektipäällikön sekä Balentor Oy:n johdolla kehitetyt johtamisen ja prosessien mallinnus. Alueen yksi sopimus hyväksyttiin vuonna 2010, loput kolme hyväksyttiin vuoden 2011 aikana. Mikkelin seutu toimi edelläkävijänä Yritys-Suomi -viestinnässä ja sähköisen kalenterin käyttöönotossa. Mikkelissä seututoimijat ovat toimineet keväästä 2011 yhteisissä toimitiloissa. Yrityspalvelukeskuksessa ovat mukana Etelä-Savon TE-toimisto, Miset Oy:n seudulliset yrityspalvelut, Mikkelin Seudun Uusyrityskeskus ry Dynamo ja Etelä-Savon Koulutus Oy. Keskuksessa työskentelee kahdeksan henkilöä. Palvelujen tuottamiseen osallistuvat myös Etelä-Savon ELY-keskus, Aaltoyliopiston kauppakorkeakoulun pienyrityskeskus, Mikkelin ammattikorkeakoulu Oy, Veej jakaja ry, ProAgria Etelä-Savo, Helsingin yliopiston Ruralia-instituutti, Etelä-Savon verotoimisto, Finnvera Oyj ja Miktech Oy. Asiakaspalvelun ohella yhteinen toimisto parantaa myös toimijoiden välistä tiedonkulkua ja työnjakoa. Savonlinnan seutu on ollut myös aktiivinen Yritys- Suomi-toimintamallin eteenpäin viemisessä olemalla yksi ensimmäisistä Yritys-Suomi-brändin käyttöönottajista. Savonlinnassa aiemmin toimineen Savonlinnan Seudun Kuntayhtymän työtä jatkaa vuoden 2013 alusta Savonlinnan yrityspalvelut Oy uutena osakeyhtiönä ja toimii samoissa toimitiloissa muiden seututoimijoiden kanssa. Yhteisenä tavoitteena heillä on luoda uusia toimintamalleja yritysten rekrytointiprosesseihin. Pohjois-Savo Pohjois-Savossa kaikki viisi sopimusta hyväksyttiin vuoden 2011 aikana. ELY-keskuksella on ohjaava rooli seutuyhteistyön ylläpitämisessä ja aktivoinnissa esim. yhteisten markkinointitoimenpiteiden tekemisessä. Ylä-Savossa todetaan, että toimintamallit on otettu hyvin käyttöön ja niiden on todettu tuovan selkeää jäntevyyttä, vuosisuunnitelman laadinnan ja toteuttamisen muodossa. Yhteistä markkinointia on toteutettu yksissä tuumin Yritys-Suomen hengessä. Keski-Savon kunnat Heinävesi, Joroinen, Leppävirta ja Varkaus toimivat kiinteässä yhteistyössä yrityspalvelujen kehittämisessä. Kuopion seudulla kaupungin yrityspalvelulla on merkittävä rooli yrityspalveluverkoston toiminnassa. Yritysneuvojakoulutuksien avulla seudullisen yrityspalvelun toimintamalleja ja prosesseja on kehitetty kaikilla seuduilla. Vuoden 2013 lopussa Koillis- ja Ylä- Savossa tapahtui muutoksia, jotka muuttavat hieman seudullisten yrityspalveluiden rakennetta Pohjois-Savossa. Kainuu Kainuussa on yksi seutusopimus ja se hyväksyttiin Yhteistyön kehittämisen moottorina on toiminut Kainuun ELY-keskuksen toteuttama Kainuun alueen seudulliset yrityspalvelut ESR-projekti. Sen avulla on kehitetty yhteistä Yritys-Suomi Kainuu toimintamallia, jota on toteutettu esimerkillisesti kaikilla yrityspalvelujen ja viestinnän alueilla. Syksyllä 2013 toteutettiin muutto yhteisiin tiloihin Kainuun kuntien omistaman maakunnallisen kehittämisyhtiö Kainuun Etu Oy:n sekä aloittavien yrittäjien neuvontapalveluiden kehittämisestä vastanneen Kainuun alueen seudulliset yrityspalvelut ESR-projektin henkilöstön osalta. Tiloissa toimivat osa-aikaisesti myös Kainuun TE-toimiston yrityspalveluiden toimialavastaavat. Yhteisiin tiloihin muutto on koettu erinomaiseksi ratkaisuksi, joka on osaltaan helpottanut päivittäistä tiedon kulkua näiden toimijoiden välillä. Yritys-Suomi Kainuu toiminta on koettu tärkeäksi kaikkien keskeisten toimijoiden taholla ja sen jatkamisesta sekä edelleen kehittämisestä on olemassa yhteistä tahtotilaa. 41

43 Pohjois-Karjala Pohjois-Karjalassa tehtiin yksi sopimus, joka kattaa koko maakunnan alueen, käytännössä kolme seutua ja se hyväksyttiin Näillä Pohjois-Karjalan kolmella seudulla on omat kehittämisyhtiöt, jotka toimivat kiinteässä yhteistyössä. Seudulla on tehty hyvää yhteistyötä seututoimijoiden kesken mm. prosessikuvausmallin ja yhteisen yrityskäyntikuvauksen toteuttamisessa. Sopimuksen ja siihen liittyvän toimintasuunnitelman avulla on päästy organisoituneempaan ja suunnitelmallisempaan tekemiseen. Työn kautta on havaittu uusia mahdollisuuksia ja tarpeita, joita on nyt hyvä viedä eteenpäin. Yritys-Suomen seudullinen yrityspalveluverkosto yhteensä 68 seutua ja yrityspalvelusopimusta, 15 ELY-keskusaluetta Uusimaa (6/6) Espoo, Vantaa, Länsi-Uusimaa, Keski-Uusimaa, Helsinki, Itä-Uusimaa Varsinais-Suomi (5/5) Salo, Turku, Loimaa, Parainen, Vakka-Suomi Satakunta (3/3) Pohjois-Satakunta, Pori, Rauma Häme (5/5) Hämeenlinna, Forssa, Lahden seutu, Hyvinkää ja Riihimäki, Etelä-Päijänteen seutu Pirkanmaa (7/7) Etelä-Pirkanmaa, Kaakkois-Pirkanmaa, Ylä-Pirkanmaa, Kyrösjärvi, Sastamala, Parkanon Kihniön seutu, Tampereen kaupunkiseutu Kaakkois-Suomi (3/3) Kotkan-Haminan, Kouvola, Lappeenranta-Imatra Keski-Suomi (8/8) Witas-alue, Karstula, Jyväskylä, Saarijärvi, Äänekoski, Jämsä, Joutsa, Keuruu Pohjois-Pohjanmaa (6/6) Nivala-Haapajärvi, Ylivieska, Haapavesi-Siikalatva, Koillismaa, Raahe, Oulun seutu Lappi (6/6) Tunturi-Lappi, Rovaniemi ja Ranua, Itä-Lappi, Kemi-Tornio, Pohjois-Lappi, Tornionlaakso Etelä-Savo (4/4) Savonlinna, Mikkeli, Pieksamäki, Rajupusu Kainuu (1/1) Kainuun seutu Pohjois-Karjala (1/1) Pohjois-Karjalan seutu (3 seutua) Pohjois-Savo (4/4) Keski-Savo, Ylä-Savo, Kuopio, Sisä-Savo Etelä-Pohjanmaa (4/4) Järviseutu, Kuusiokunnat, Seinäjoen seutu, Suupohja Pohjanmaa (5/5) Kaustinen, Pietarsaari, Vaasa, Kokkola, Suupohjan rannikkoseutu 42

44 8. Johtopäätökset Tulevan kehitystyön kannalta keskeisimmät johtopäätökset ovat: Seutujen työn edistymistä on tuettava, rohkaistava, kannustettava ja palkittava myös jatkossa. Eri kansallisten toimijoiden on ylintä johtoa myöten sitouduttava yhteiseen tavoitteeseen niin, että sitoutuminen toteutuu myös näiden toimijoiden arjen työssä, ei vain erillisissä hankkeissa. On varmistettava, että nämä asiat ovat kaikkien organisaatioiden strategioissa. Seudulliset yrityspalvelut toiminta perustuu organisaatioiden tasavertaiseen yhteistyöhön, johon sitoutuminen edellyttää selkeiden hyötyjen osoittamista organisaatiotasolla. Kun toimintaan ei ole ollut tarjolla erillisrahoitusta on hyötyjen täytynyt löytyä palvelun paranemisena ja toiminnan tehostumisena. Verkoston keskeisille toimijoille näin saavutettava hyöty on siinä määrin merkittävää, että niiden on tarkoituksenmukaista kantaa vastuuta verkoston koordinaatiosta. Yhteistyön rakentamisesta ei saa luoda liian suuria odotuksia, vaan lupaukset on pystyttävä lunastamaan. Pettymykset aikatauluun seudullisen osan sisällyttämisessä Yritys-Suomi-portaaliin johtivat tilanteeseen, jossa positiivinen asenne kääntyi epäileväksi. Asenne hankaloitti asian eteenpäin viemistä myöhemmässä vaiheessa. Yritys-Suomi-sivustolla on nyt 67 seudun seutukohtaiset tiedot. Yrityspalvelusopimus on parantanut asiakkaiden palvelun laatua. Keväällä 2013 toteutetussa kyselyssä vastaajien antamat kommentit asiakkaiden saamasta paremmasta palvelusta olivat myönteisiä, jolloin on syytä otaksua, että näin myös todella on. Yritys-Suomi-hankkeen eri osien; sähköinen asiointi, nettisivut, markkinointi ja seututoimijoiden yhteistyö, keskinäistä koordinaatiota on vahvistettava, niin että ne muodostavat aidosti yhteen maaliin tähtäävän kokonaisuuden. Kansallisen ja seudullisen tason vuorovaikutusta on ylläpidettävä systemaattisesti, jotta toimijoiden ajatuksia voidaan aidosti hyödyntää kehittämistyössä. TEM:n Yritys-Suomi-palvelujärjestelmästä vastaavien kehittäjien on selkeytettävä seudullisille kehittämisorganisaatioille ja niiden asiakkaille suunnattua viestiä siitä, mitä hyötyä Yritys-Suomesta on. Seutujen käyttöön on tarjottava ja kehitettävä uusia työkaluja, joita seudut voivat käyttää työnsä johtamisessa. Näin luodaan samalla keskenään samantyyppisiä toimintatapoja, joita on myöhemmin helppo kehittää edelleen. Seudullisen työn johtamiseen tulee kiinnittää huomiota niin, että voidaan varmistaa ja vahvistaa seutujen itsenäisen kehittämisen mahdollisuuksia. Tähän liittyy mm. koordinaattoreiden aseman korostaminen, ohjausryhmätyön kehittäminen ja viestinnän merkityksen korostaminen. Ensiksi liikkeelle lähteneet seudut ovat edelleen muita edellä. Toimintaympäristössä tapahtuneet ennakoimattomat muutokset ovat jossain määrin hidastaneet seudullisten palvelujärjestelmien kehittämistä, mutta ovat myös osaltaan vaikuttaneet työn edistymiseen tuottavuus odotusten myötä. Muutokset toimintaympäristössä jatkuvat myös tulevaisuudessa voimakkaina ja siksi myös tätä työtä on syytä jatkaa proaktiivisella otteella. Lähde: kysely

45 Monen organisaation yhteistyön kehittäminen kansallisesti määriteltyyn yhteiseen tavoitetilaan edellyttää hyvää johtajuutta, jossa arvostetaan niitä toimijoita, jota asia koskee ja joutuvat työn tekemään. Hankkeen ja seutujen edustajien kiinteä henkilökohtainen yhteydenpito oli välttämätön edellytys hankkeen etenemiselle. Seutuverkostojen avainhenkilöitä ovat olleet seutukoordinaattorit sekä ELY-keskusten seutuyhteyshenkilöt, jotka valtaosin ovat tehneet koordinointityötä oman toimensa ohella. Seutuverkostotyön jatkuvuuden kannalta olisi hyödyllistä, että verkostokoordinaattorin tehtävistä syntyisi pysyviä tapoja ja seudullinen yhteistyö olisi osa arkipäiväistä yrityspalvelutyötä. Lähde: kysely 2013 Projektin olennaisena toteutustapana olivat seudulliset tapaamiset ja keskustelut eri toimijaosapuolten kanssa tulosten aikaansaamiseksi. Tämä toimintatapa sitoi paljon aikaa ja henkilöresursseja, mutta oli välttämätöntä tehdä, jotta koko laajaa toimijakenttää pystyttiin tarkastelemaan samoilla kriteereillä sekä jakamaan tietoja muiden seutujen yhteistyön etenemisestä. Tavoitteena ollut toimintatapojen muutos on lähtenyt hyvin liikkeelle, mutta ison muutoksen aikaansaaminen edellyttää myös jatkossa pitkäjänteistä työtä. Ennen kaikkea kaikkien toimijoiden on kyettävä näkemään yhteistyön hyödyt selkeästi ja kiistatta. Toimintamallin jalkautus onnistuu vain tekemisen kautta, minkä takia tukitoimenpiteiden on jalkauduttava seuduille ja oltava mukana konkreettisten toimenpiteiden ja yhteisten palveluprosessien suunnittelussa. SeutuYp-tukiprojektin kaltaista tekemistä tarvitaan myös jatkossa. Seudulliset yrityspalvelut toimintamallissa on kyse kunkin organisaation toiminnan kehittämisestä osana yhteistyöverkostoa. Verkostonäkökulma tulisi säilyttää yhteistyöorganisaation toiminnan suunnittelussa myös jatkossa. Aidon yhteistyön rakentuminen vaatii luottamusta ja luottamuksen vahvistuminen vaatii yhteistä tekemistä ja aikaa. Yrityspalvelusopimus on merkittävästi vaikuttanut yhteistyön syvenemiseen seututoimijoiden välillä. Mikäli tätä työtä ei olisi tehty tällä sopimuspohjalla, voitaisiin ajatella, että yhteistyön edistymistä seuduilla ei todellakaan olisi tapahtunut kuin vain rajatussa määrin. Uusitun sopimuksen ajatus oli se, että se sisältää sopijaosapuolia toisiinsa sitovia elementtejä, joilla on varmasti ollut oma tärkeä merkityksensä asioiden edistymisessä. Jatkossa on varmistettava, että sopimusten toteutumista seurataan, niihin reagoidaan ja niitä myös kehitetään edelleen. Monen organisaation välinen yhteistyö voi kehittyä vain, jos yhteistyöllä nähdään merkitystä omalle toiminnalle ja sitä johdetaan tehokkaasti. Kevään 2013 kyselyssä annetut vastaukset tukevat tätä näkemystä ja antavat hyvän kuvan siitä, että kaikilla ihmisillä omissa organisaatioissaan on paljon tekemistä, jolloin organisaatioiden väliset tekemiset eivät varmaankaan ole päällimmäisinä mielessä. Koordinaattorin tehtäväksi jää asioiden koossa pitäminen, eteenpäin vieminen, muiden henkilöiden kannustaminen ja esteiden raivaaminen. Seudullisen yhteistyön ylläpitäminen niin, että yhteistyön eri osa-alueet kehittyisivät myös tulevaisuudessa Verkostomainen toiminta tullee olemaan seudullisten yrityspalvelujen tulevaisuuden toimintatapa. Toimijat ovat osa isompaa kokonaisuutta. Tämä asettaa omat haasteensa toimintasuunnitelmien tekemiseen. Toimijoiden omien strategioiden tekemisessä tulisi huomioida yhteinen seudullinen toimintasuunnitelma. Verkostojen työn toimivuuden varmistaminen edellyttää sekin työhön kannustamista, rohkaisemista ja toimijoiden välisten kohtaamisien järjestämistä. Verkostomaiseen työskentelytapaan oppiminen toimintaympäristössä, jossa on lukuisia eritaustaisia organisaatioita ja ihmisiä edellyttää myös hyvien työkalujen luomista ja jatkuvaa kehittämistä. Näistä ovat hyviä esimerkkejä mm. yhteistyön kehittymisen seurannan ja prosessien kehittämisen työkalut. ida yhteinen seudullinen toimintasuunnitelma. Lähde: kysely

46 kohti asetettuja tavoitteita, näyttää edellyttävän hyvinkin määrätietoista työtä. Koordinaattorilla on oltava tehtävään sopivat henkilökohtaiset ominaisuudet ja verkoston koordinointi on oltava koordinaattorin keskeinen tehtävä. Koordinaattorin taustaorganisaation on oltava jokin seutuverkoston päätoimijoista, jolle seudullinen yhteistyö on osa arkipäiväistä työtä ja strategiassa määriteltyä toimintaa. Yhteistyö on parantunut seudullisen yrityspalvelusopimuksen myötä. Seudun toimijat muodostavat seuduillaan itsenäisten toimijoiden verkoston ja samalla seudut keskenään muodostavat kansallisen verkoston, jossa kaikki pyrkivät samaan tavoitteeseen. Verkostomaisen työskentelyn varmistamiseksi myös tulevaisuudessa nyt luotua verkostotyötä on syytä jatkaa, vertaisoppimisen ja uusien toimintatapojen luomiseksi. Aktiivinen toiminta tuo tulosta. Yhteinen toimintasuunnitelma viitoittaa tietä tulevaan tekemiseen. Viestinnän kehittäminen kokonaisuudessaan tulee olla tulevaisuudessa seudullisen kehittämisen keskiössä. Seurannan kehittämisessä hyödynnetään pitkälti eri toimijoiden omia seurannan työvälineitä. Seudullisen yhteistyön kehittymisen seurantaa varten tuotettu työkalu on saanut hyvän vastaanoton ja sen käyttö on lisääntymässä. Miten näette seudullisen yrityspalveluyhteistyön kehittyvän seuraavan kolmen vuoden aikana? Toiminta saa vakiintuneet muodot ja organisaatiot ovat sitoutuneet yhteistyöhön ja markkinoimaan yhteisiä seudullisia yrityspalveluja. Kehittyy entisestään. Toimintasuunnitelmat ja mittarit paranevat. Toimintamallit vakiintuvat, henkilöstö on hankkinut osaamista, asiakkuudet on avattu ja työnjakoa tehostettu. Tulevaisuus näyttää hyvältä. Lähde: kysely

47 9. Lopuksi Tulevaisuudessa menestyvät ne organisaatiot, jotka pystyvät tavoitteidensa saavuttamiseksi hyödyntämään muiden toimijoiden osaamista. Kriittinen kysymys ei enää ole se, kuinka paljon osaamista jonkin toimijan omassa organisaatiossa on, vaan kyvykkyys valjastaa muissa organisaatioissa oleva osaaminen omaan käyttöön. Monien yritysten toiminta on jo pitkään perustunut verkostojen ja niissä olevan osaamisen hallintaan. Julkisen sektorin palveluissa verkostoitumisessa ollaan yleisesti vasta alkuvaiheessa, mutta palvelujen vaikuttavuuden ja tuottavuuden kasvattamisen vaatimukset pakottavat myös julkisen sektorin ottamaan käyttöön uusia toimintatapoja. Seudulliset yrityspalvelut ovat eri puolilla Suomea monessa mielessä hyvin erilaisia. Niin kuuluu ollakin, sillä myös alueet ja seudut sekä niissä toimivat organisaatiot ovat erilaisia. Usein esitetty kysymys on, että missä ovat Suomen parhaat seudulliset yrityspalvelut. Kysymykseen on mahdotonta vastata, koska mikään alue tai seutu ei ole paras kaikessa, vaan eri asioissa eri alueet ja seudut ovat pidemmällä kuin toiset. Aidossa verkostoyhteistyössä palveluprosessien ja resurssien suuntaamista ohjaavat asiakkaiden, eivät organisaatioiden tarpeet. Tällöin verkostotyö ei myöskään näyttäydy organisaatioiden erillistoimintana, vaan se on osa kunkin organisaation normaalia toimintaa ja palvelua. Monilla alueilla yrityspalveluja on kehitetty yhteistyössä jo pitkään, ja toimijoiden välinen yhteistyö on luontevaa ja aidosti asiakaslähtöistä. Keskeinen ominaispiirre näille alueille on toimijoiden välinen luottamus ja toiminnan avoimuus. Verkostoyhteistyön vauhdittajana näillä alueilla on ollut vahvatahtoisia, usein jopa tulisieluisia johtohahmoja, jotka ovat ottaneet yhteistyön rakentamisen lähes elämäntehtäväkseen. Yhteistyöhön ei voi pakottaa eikä sitä voida tuoda ulkoapäin. Seudullisissa yrityspalveluissakin yhteistyön onnistuminen ratkaistaan alueilla ja siellä toimivien tahojen kesken. Yritys-Suomi on kansallisena yritysten kehittämisen palvelukokonaisuutena työ- ja elinkeinoministeriön keskeinen ponnistus, joka onnistuakseen tarvitsee kaikkien siinä mukana olevien kansallisten, alueellisten ja seudullisten toimijoiden sitoutumista ja työpanosta. Yritys-Suomen sähköiset verkko- ja asiointipalvelut, valtakunnallinen puhelinpalvelu sekä seudullisten yrityspalvelujen kehittäminen ovat nyt saavuttaneet vaiheen, jossa sen tuomat hyödyt sekä asiakkaille että toimijoille alkavat konkretisoitua. Ulkopuolinen organisaatio tai projekti voi parhaimmillaan olla hyvä sparraaja yhteistyön rakentamisessa. Se voi ulkopuolisena ja neutraalina osapuolena nostaa esiin yhteistyön pullonkauloja ja auttaa niiden ratkaisemisessa. Se voi etsiä ja levittää hyviä toimintatapoja ja malleja alueilta toisille. Ulkopuolinen sparraaja voi myös edistää yhteisten toimintatapojen ja työkalujen käyttöönottoa eri alueilla. Tätä kaikkea SeutuYp-tukiprojekti on pyrkinyt tekemään. Toivottavasti projekti ja tämä julkaisu auttavat verkostoyhteistyön vahvistamista ja edelleen kehittämistä eri alueilla. 46

48 Liitteet Liite 1 Ohjausryhmän kokoonpano Liite 2 Sopimusmalli 50 Liite 3 Toimintasuunnitelmamalli 54 Liite 4 Seurantaraportti: TEM yritysasiakkuusstrategian mukaiset segmentit 58 Liite 5 Seurantaraportti: Seudullisten yrityspalvelujen ohjausryhmän toiminnan itsearviointilomake 59 Liite 6 Prosessiraportti: Suupohjan aktivoivat yrityspalvelut prosessikuvaus 61 Liite 7 Prosessiraportti: Länsi-Uudenmaan yrityspalveluprosessikuvaus 68 Liite 8 Prosessiraportti: Prosessikuvausmallin lomake 74 Liite 9 Seudullisten yrityspalvelujen sopimusosapuolet 76 47

49 Liite 1. Ohjausryhmän kokoonpano Asettamispäätös , päivitykset ja Toimikausi , viimeisellä päätöksellä jatkettu saakka Ohjausryhmän keskeisenä tehtävänä on seudullisen yrityspalvelun toimintamallin kehittäminen ja sitä koskevien sopimusten uudistusprosessin läpivienti TEM:n yrityspalvelujärjestelmän kehittämistä ja TE-toimistouudistusta koskevien tavoitteiden mukaisesti. Tämän tehtävän toteuttamiseksi ohjausryhmä seuraa ja ohjaa seudullisten yrityspalvelujen tuki -projektia sille laaditun projektisuunnitelman mukaisesti. Toiminnan ohjauksessa keskeistä on yrityspalveluverkoston toimijoiden kansallisen ja alueellisen yhteistyön ja vuoropuhelun vahvistaminen. Ohjausryhmän kokoonpano Puheenjohtaja: työmarkkinaneuvos Jarmo Palm, TEM, TYO, TYPA Varapuheenjohtaja: ylijohtaja Kimmo Puolitaival, Varsinais-Suomen ELY-keskus Jäsenet: ylitarkastaja Natalia Härkin, TEM, TYO, YTY neuvotteleva virkamies Jaana Lappi TEM, TIETO, PATI toimitusjohtaja Yrjö Westling, SEKES ry erityisasiantuntija Jarkko Huovinen, Kuntaliitto ylitarkastaja Reijo Martikainen, Maaseutuvirasto palveluryhmäpäällikkö Hannu Heikkilä, Pro Agria Keskusten liitto toimitusjohtaja Pia Backman, Suomen Uusyrityskeskukset ry aluetoiminnan päällikkö Antti Heiskanen, Tekes työnvälitys- ja yrityspalvelujen palvelujohtaja Regina Saari, Pirkanmaan TE-toimisto Sihteeristö: pääsihteeri, neuvotteleva virkamies Tuija Groop, TEM, TYO, TYPA ylitarkastaja Anne Kuoppala, TEM, TYO, TYPA sihteeri Anne Hokkanen, TEM, TYO, TYPA projektipäällikkö Paavo Tikkanen, SEKES ry ( ) projektipäällikkö Sari Maaskola, SEKES ry ( ) Rahoittajan edustajat projektin aikana: neuvotteleva virkamies Jukka Ristaniemi, TEM, AKY ylitarkastaja Sari Eskola, TEM, ALUE ylitarkastaja Leena Uskelin, TEM, ALUE 48

50 Jäsenet, jotka ovat olleet projektin ohjausryhmässä osan aikaa: kehitysjohtaja Ulla-Maija Laijo, TEM, TYO, TYPA neuvotteleva virkamies Anna-Liisa Levonen, TEM, TYO, TOLA neuvotteleva virkamies Anna-Liisa Heikkinen, TEM, TYO, TOP liiketoimintapäällikkö Sirkka-Liisa Kovettu, Finnvera Oyj kehityspäällikkö Timo Liuksila, Finnvera Oyj toimitusjohtaja Kyösti Jääskeläinen, Suomen Teknologiakeskusten Liitto TEKEL toimitusjohtaja Jaakko Helenius, Suomen Teknologiakeskusten Liitto TEKEL ry ja TEKEL Oy kehittämispäällikkö Janne Pesonen, Suomen yrittäjät elinkeinoasioiden päällikkö Kari Jääskeläinen, Suomen yrittäjät ylitarkastaja Pirjo Sylvänne, TEM, INNO, KAY neuvotteleva virkamies Tuija Ypyä, TEM, EIO, KAY johtaja, rehtori Timo Karkola, Ami-säätiö, Amiedu ylitarkastaja Juuso Kalliokoski, MMM asiakkuuspäällikkö Riikka Järvinen, Hämeen ELY-keskus sekä henkilökohtaisina varajäseninä: yrityspalvelupäällikkö Timo Metsä-Tokila, Varsinais-Suomen ELY-keskus, Yrityspalvelukeskus Potkuri toimialajohtaja Seppo Lahtinen, Keski-Pirkanmaan TE-toimisto palvelupäällikkö Jukka Ojala, Pirkanmaan ELY-keskus 49

51 Liite 2. Sopimusmalli Työllisyys- ja yrittäjyysosasto SOPIMUSRUNKO Työvoima- ja yrityspalvelut -ryhmä MALLI Seudulliset yrityspalvelut SEUDULLISET YRITYSPALVELUT Tähän asiakirjaan on kuvattu Seudullisten Yrityspalvelujen sopimusrunko, jossa määritetään ne keskeiset asiat, joiden varaan palvelua kehitetään ja ne tahot, jotka siihen sitoutuvat. Sopimusrunkoon pohjautuen seudulliset toimijat voivat aloittaa nykyisen toiminnan kehittämisen entistä tiiviimpään muotoon. Sopimusrunkoa tarvitaan luomaan yhtenäistä pohjaa toiminnan pitkäaikaiselle kehittämiselle ja varmistamaan myös kansallisen tason sitoutuminen kehittämistyöhön. Sopimuksen tulisi pohjautua seudullisiin elinkeinostrategioihin sekä yhteistyötahojen omiin asiakkuusstrategioihin eri asiakassegmenteissä. Asiakasnäkökulman lisäksi sopimusta laadittaessa otetaan huomioon TEM-konsernin ja ELY-keskusten organisoituminen ja toimintamallit asiakkuuksien hoidon näkökulmasta. Sopimusrunko on sellainen, että sitä voidaan soveltaa elinkeinorakenteeltaan ja työmarkkinoiltaan erilaisilla seuduilla. Seudulliset yrityspalvelut ovat olennainen osa kansallista Yritys-Suomi-palvelujärjestelmää, jolle rakennetaan yhteistä brändiä. Tässä asiakirjassa määritellään myös ne kriteerit, jotka seuduilla on oltava hyväksyttävässä kunnossa, jotta Yritys-Suomi tunnukset ja käyttöoikeudet voidaan myöntää seutujen käyttöön. Sopimuksessa sovitaan SeutuYp-järjestelyistä, joiden avulla parannetaan palvelun asiakaslähtöisyyttä ja etsitään ratkaisu asiakkaan ongelmiin yhteistyössä toimijoiden kanssa syntyy yhteistyöverkosto, johon kuuluminen tuo mukana oleville sellaisia hyötyjä, että siihen halutaan mukaan syntyy yhteinen seudullinen toiminnallinen ja viestinnällinen kokonaisuus, joka on toiminnaltaan laadukas ja viestinnältään yhtenäinen. Sopimuksen osapuolet Osapuolia ovat kaikki ne julkisia neuvontapalveluja tarjoavat tahot, jotka sitoutuvat tässä sopimuksessa oleviin ehtoihin. 50

52 A) Sopimuksen sisältö I Organisointi II Resurssit 1. Seudulliset yhteistyötahot sopivat palvelulle koordinaatio-organisaation, jonka tehtäviin kuuluu (ellei muuta sovita): toimia verkoston edustajana yhteisiin prosesseihin liittyvissä asioissa eri yhteistyötahojen, mm. ELY-kentän suuntaan, vastaa yhteisten tukiprosessien organisoinnista ja valmistelee ohjausryhmän kokoukset ja kutsuu ohjausryhmän koolle. 2. Nimetään joko seudullinen tai maakunnallinen ohjausryhmä, enintään 10 hlöä, jota vetää seudulta valittu arvostettu yrittäjä ohjausryhmän tehtävänä on seurata palvelun laatua ja toiminnan kehittämistä ja palvelulle laaditaan vuosittaiset toimintasuunnitelmat. III Seuranta 3. Osapuolet osoittavat henkilöresursseja palvelun käyttöön aidosti Nimetään henkilöt ja sovitaan heidän roolistaan osana yhteistä palveluprosessia. Osapuolet sitoutuvat kehittämään henkilöiden osaamista yhteisesti sovitun roolijaon mukaan ja sopimukseen sisältyy kuvaus siitä, miten se toteutetaan. 4. Kustannusjaosta sovitaan yhteistyötahojen kesken (kaikki osallistuvat) Palveluprosessissa mukana olevien henkilöiden työpanoksen muodossa Yhteisten tukiprosessien (viestintä, seuranta, osaamisen kehittäminen) rahoitukseen 5. Kaikki sitoutuvat toiminnan seurantaan, yhteisesti sovitulla tavalla, joka minimissään kattaa: asiakasmäärät vuosittain, muutostrendit annetun neuvonnan sisältö (karkea joko) asiakaspalaute yhteisesti sovittujen asiakasryhmien osalta, tavoitetaso ohjaus toisten organisaatioiden palveluihin ( liideihin kannustaminen) Seuduilla sovitaan toiminnan tavoitetasoista. Seuranta ja mittarit perustuvat organisaatioiden omiin tarpeisiin ja tavoitteisiin. IV Palveluprosessien kehittäminen 6. Määritetään toimenpiteet, joilla kukin taho osallistuu yhteisten työkalujen (ml. sähköiset työkalut) ja palveluprosessien kehittämiseen ja käyttöönottoon tai jo olemassa olevien työkalujen ylläpitoon. 51

53 7. Sovitaan asiakaslähtöistä yhteistyötä tukevista prosesseista, joiden kautta toiminta ja verkostoituminen tehostuvat, näitä voivat olla esimerkiksi Asiakastarpeiden kartoittamisessa otetaan käyttöön yhteistyötä tukevia työkaluja, joista esi merkkinä on Yritysharava/Kotti. Osapuolet jakavat keskenään tietoa kehittämishankkeista verkoston sisällä jo hankkeiden suunnitteluvaiheessa, jolloin kaikilla mahdollisuus vaikuttaa hankekokonaisuuteen. Yhteistyöosapuolet voivat sopia keskenään joustavista toimintamalleista, esimerkiksi: tuotteistettujen palveluiden hyödyntämisessä (keille palveluja ensisijaisesti ohjataan, mitkä ovat painotukset) yhteistyökumppanien toimitilojen käytöstä asiakasvastaanotossa yhteistyötahojen henkilöstön koulutuksessa toistensa palveluiden tuntemiseen 8. Määritetään sopijatahojen ulkopuoliset yhteistyökumppanit ja missä roolissa heidän toivotaan olevan mukana seudullisen yrityspalvelun toiminnassa. 9. Yritys-Suomi-palvelujärjestelmä ja viestintä. XXXn seudulliset yrityspalvelut sitoutuvat Yritys-Suomi-brändikäsikirjan linjauksiin ja käyttämään toimitiloissa ja muussa viestinnässä Yritys-Suomi/XXX -tunnusta. Samalla seutu sitoutuu yhteisessä viestinnässä hyödyntämään Yritys-Suomi-palveluiden visuaalista ilmettä ja ilmeestä annettua graafista ohjeistoa. 10. Sopimuksen voimassaolo Määritetään sopimuksen voimaantulo, onko määräaikainen vaiko toistaiseksi jatkuva sopimus sekä mahdollinen irtisanomismenettely määräaikoineen. 11. Toimintasuunnitelma ja palvelumatriisi Sopimuksen liitteeksi lisäksi täytetty seudullisten yrityspalvelujen toimintasuunnitelma -taulukko sekä seudun haluamat liitteet mahdollisista palvelukuvausmatriiseista tai palveluesitteistä. B) Kriteerit Yritys-Suomi-tunnusten käyttöoikeuteen 1. Sitoutuminen palvelun organisointiin, mukana vähintään kunta tai kehittämisyhtiö sekä TE-toimisto ja ELY-keskus (pääasialliset rahoittajat) ja mieluiten myös muita palvelun tuottajia. 2. Sitoutuminen seudullisesti sovittuun palvelukokonaisuuteen: yritysten neuvonta- ja kehittämispalveluja, vähintään alkavan yrityksen neuvonta ja ELY-keskuksen sekä Finnveran tuotteiden tarjonta toimiville yrityksille. 3. On sovittu vastuullisesta koordinaattorista, joka hoitaa sopimuksessa mainittuja koordinaattorin tehtäviä. 4. On nimetty ohjausryhmä, jossa max 10 henkilöä ja jolla on yrittäjätaustainen puheenjohtaja. 52

54 5. Sopijaosapuolet ovat nimenneet organisaation roolin mukaiset yrityspalvelun toteuttajat. 6. Palvelun tuottamiseen liittyvästä kustannusjaosta on sovittu sopijaosapuolten kesken. 7. On sovittu toiminnan seurannasta, joka minimissään kattaa: asiakasmäärä vuosittain (kehityksen seuranta), annetun neuvonnan sisältö sekä asiakaspalaute yhteisesti sovittujen asiakasryhmien osalta. 8. Toimijoilla on olemassa yhteistä viestintää ja markkinointia tai siitä on sovittu. Kuinka arviointi suoritetaan TEM:n konsernipolitiikan ohjausryhmä antaa hyväksyttävän sopimuksen tehneelle seudulle oikeuden käyttää Yritys-Suomi tunnuksia toiminnassaan SeutuYp-tukihankkeen valmistelutyön pohjalta. Esittelijänä toimii TEM asiakkuusstrategiatyöryhmä. Myönnön edellytyksenä on, että yllämainitut kriteerit täytetään. Vuodesta 2012 lähtien sopimuksia on arvioinut TEM-konsernin yritysasiakkuusohjausryhmä. 53

55 Liite 3. Toimintasuunnitelmamalli SEUDULLISTEN YRITYSPALVELUJEN TOIMINTASUUNNITELMA MALLI Liite SeutuYp-sopimukseen Toiminnan sisältö Toiminnan nykytila Arvio toiminnasta Toimintasuunnitelma Organisointi SeutuYp-sopimus Voimassaoleva sopimus vuodelta? Sopijaosapuolten määrä ja koska sopimus tehdään/tehty? Yhteistoimintamuodot Henkilöstö Toimitilat Onko aikanaan määritelty yhteistoiminnan muotoja - esim. yhteisiä päiviä tai tapahtumia? Miten toiminut ja mitä kokemuksia? Mitä toimenpiteitä tehdään? - mitä, milloin, kuka vastaa? - kokemuksenvaihto - tuloksellisuus Roolit Toimijoiden roolit ja palveluiden vastuuhenkilöt Onko esitetty ja miten? - matriisit - esitteet Miten toiminut käytännössä? Onko päällekkäisyyksiä tai puutteita? Kuvataan asiakkaan näkökulmasta prosessit läpi organisaatioista riippumatta - milloin? - mikä prosessi ensin? - kuka vetää/hoitaa? - aikataulu Palvelut Alkavan yrityksen neuvonta Ovatko Yritys-Suomi palvelukokonaisuudet kattavat? Onko kuvattu jossakin? Yrittäjyys työllistymisen vaihtoehtona Perustamisneuvonta ja liikeidean arviointi Mikä taho on vastannut mistäkin, millaisia kokemuksia? Kuka vastaa (organisaatiotasolla esim. Uyk, kehittämisyhtiö, ProAgria, TEtoimisto)? Asiakkaan näkökulmasta konkreettisia toimenpiteitä - onko rooli- ja työnjako sovittu? - asiakasprosessit asiakkaan näkökulmasta - miten palveluita kehitetään? - milloin tehdään? - kuka tekee? - aikataulu tekemiselle? Starttiraha Hautomo Kuka tekee lausunnot? Yhdellä lomakkeella Finnvera, starttiraha ym? - onko käytössä? - milloin otetaan käyttöön ja kuka vastaa? YTJ ja PRH:n kaupparekisteripalvelut Innovaatiopalvelut. Sähköiset palvelut (Yritystulkki) Toimitilapalvelut Muut Kuka rakentaa tarvittaessa? Onko olemassa rekistereitä? Onko roolijaossa kehittämistä? Muutoksia tulossa? Sovitaanko yhteisestä näkymästä/ henkilöstä? 54

56 Toiminnan sisältö Toiminnan nykytila Arvio toiminnasta Toimintasuunnitelma Yrityksen kehittämispalvelut Asiakkaan tarpeiden kartoitus, yleisneuvonta ja liiketoiminnan suunnittelu Mitkä organisaatiot tekevät työtä tällä hetkellä ja onko sovittu yhteisesti työnjaosta? Voidaanko sopia tahosta, johon kaikki ensisijaisesti ohjataan? (prosessi) - tunnetaanko toisten palvelut tarpeeksi hyvin? - milloin sovitaan ja kuka sopii? Rahoituspalvelut - Julkinen rahoitus ja käyttöpääoma - Rahoitussuunnittelu ja ohjaus Tuotekehitys, teknologia ja keksintöneuvonta Kansainvälistymispalvelut IKV-palvelut Investoinnit ja Finnveran lainat/takaukset TEKES; ELY-keskus - rahoitusmahdollisuudet Onko palveluita ja jos on, niin kuka niistä vastaa? Sähköinen asiointi? - mitä työkaluja on jo olemassa? - kuka niitä kehittää? - aikataulu? Mitä tehdään 2011 ja 2012? - kuka tekee? - aikataulu? Toimitilapalvelut Henkilöstöpalvelut - työvoiman hankinta ja kehittäminen Muut Kuka rakentaa tarvittaessa? Miten toiminut ja missä? Mitä tavoitteita? Omistajanvaihdos Omistajan- ja sukupolvenvaihdosneuvonta, ViestinVaihto tuotteistettu asiantuntijapalvelu Onko olemassa palvelut seudulla/alueella ja mitä kokemuksia? - onko käytetty tuotteistettuja palveluita? Miten palveluita voidaan kehittää? - markkinointi - yhteiset rekisterit (kaikki paikalliset toimijat) - kuka tekee? - aikataulu? Markkinaneuvonta ja yhteydet, yritysyhteydet Yrityspörssi Jatkajatietokanta Sijoittumispalvelut Kuka vastaa? Tulevat toimenpiteet aikataulu kuka tekee Koordinaattori Koordinaatio-organisaatio Oliko nimettyä? Miten toiminut ja millaisia kokemuksia? Mikä organisaatio ja mitä koordinoi? 55

57 Toiminnan sisältö Toiminnan nykytila Arvio toiminnasta Toimintasuunnitelma Ohjausryhmä Vastaa seudullisesti yrityspalvelujen kehittämisestä, toiminnasta ja johtamisesta. Onko aikaisemmin toiminut maakunnallinen TE-keskuksen kokoama Yritys-Suomi ohjausryhmä? Onko toiminut ja jos on, niin millaisia kokemuksia? Miten tulevaisuudessa toimitaan? Ketä jäseninä? Maakunnallisen ja seudullisen ohjauksen suhde (ELY-keskuksen rooli)? Seuranta Asiakkuudenhallinta (CRM) Millä tahoilla on järjestelmiä ja millaisia? Miten asiakastietoja on vaihdettu? Mitä kokemuksia? Sovitaan, millä keinoin asiakkuuksia voidaan siirtää organisaatioilta toiselle Mitä kehittämistarpeita toiminnalle on? Seuranta ja mittaaminen Millaisia järjestelmiä on tällä hetkellä? Onko tietoja vaihdettu? Mitä seurataan, miten ja miksi - sopimustekstin edellytykset - tietojen hyödynnettävyys? Mitä tietoja on sovittu kerättäväksi seudulla? kuka vastaa? aikataulu? Yhteinen viestintä Seudullinen näkymä Onko ollut yhteiset nettisivut? Oliko aiemmin sovittu yhteisestä viestinnästä? - mitä, miten Kokemuksia? YritysSuomi.fi nettisivut - kuka seudullisesti on vastuussa? - kuka vastaa seudullisten palvelukuvauksien tekemisestä, kuka vastaa niiden päivittämisestä? - seudullinen viestinnällinen yhteistyö ja näkyminen? Markkinointi ja tapahtumat Onko ollut yhteisiä tapahtumia tai markkinointia? Miten toiminut? Sovitaan konkreettisista yhteisistä asioista. Kustannusjako Kustannusjako Kuka vastannut henkilökustannuksista ja onko sovittu muista kustannuksista? Miten toiminut? Henkilökustannukset? Voidaanko sopia joistakin yhteisistä toimenpiteistä ja niiden kustannuksista? 56

58 Toiminnan sisältö Toiminnan nykytila Arvio toiminnasta Toimintasuunnitelma Kehittäminen ja muut asiat Palveluprosessien ja palveluiden kuvaukset Onko kuvattu? Asiakkaiden tarpeet ohjaavina tekijöinä palveluiden tuottamisessa ja kehittämisessä toimenpiteet aikataulu kuka vastaa? Yritysharava Onko alueella tehty? Kokemuksia ja tiedonvaihdosta Yritys-Suomi puhelinpalvelut Tehdäänkö ja jos tehty, miten palvelutarpeet jaetaan alueen toimijoille? kuka vastaa? aikataulu Onko sovittu puhelinpalvelun yhteisestä viestimisestä? Erillissopimukset projektit starttiraha ja pienlaina-lausunnot Onko olemassa sopimus Finnveran kanssa? Miten toiminut ja kuka tekee? Laatujärjestelmä Onko olemassa yhteistä laatujärjestelmää - onko joillakin toimijoilla? Tehdäänkö yhteinen? Koulutus Sisäinen koulutus Yritysneuvojakoulutus Muu koulutus Mitä yhteistä koulutusta seudulla/alueella järjestetään vuonna 2011 ja 2012? -aikataulu ja yhteinen kalenteri - kuka vastaa ja koordinoi? Koulutus Yrittäjyyskasvatus Alkavan yrittäjän koulutus Toimivat yritykset Mitä kokemuksia? Onko toiminut koko ajan? Mitä kokemuksia ja kuka organisoi? Miten kehitetään? markkinointia oppilaitoksiin? kuka vastaa? aikataulu? onko yhteistä koulutuskalenteria? Jos ei, niin tehdäänkö? Yrittäjien mentorointikoulutus Yrityskohtaiset koulutukset: Liikkeenjohdon koulutus, henkilöstön koulutus, kansainvälistymis-koulutus 57

59 Liite 4. Seurantaraportti: TEM yritysasiakkuustrategian mukaiset segmentit SEGMENTTI SEGMENTTIEN KUVAUS Yrityksen perustajat ja keksintöasiakkaat pääasiassa yritystoimintaa suunnittelevia ja yritystä käynnistäviä yksityishenkilöitä Paikalliset pienyritykset enintään yhdeksän henkeä työllistävät yritykset liiketoiminta on paikallista yritystoimintaa Kotimarkkinoille keskittyvät pk-yritykset henkeä työllistävät yritykset Liiketoiminta lähinnä Suomessa Muutosvaiheessa olevat kasvuun kotimarkkinoilla pyrkivät yritykset kansainvälistymistä harkitsevat yritykset yrityskaupan, sukupolvenvaihdoksen tai muun tilanteen kautta muutoksessa olevat yritykset Kansainvälistymällä kasvua hakevat pk-yritykset kansainvälistymistä ja/tai viennin kasvua tavoittelevat yritykset merkittävää kansainvälistä liiketoimintaa harjoittavat yritykset enintään 249 henkeä työllistävät yritykset, liikevaihto enintään 50 M, tase enintään 43 M Kasvuväylä voimakasta kansainvälistä kasvua hakevat yritykset asiakas itse hakeutuu, potentiaali tunnistetaan profiloinnin avulla Nopean kasvun yritykset nuoret potentiaaliset nopean kasvun yritykset (NIY-, VIGO-, Aloitusrahasto Vera -sijoituskohteet) Suuryritykset ylittävät EU:n pk-yritysmääritelmän mukaisen rajan (henkilöstömäärä on 250 tai yli, liikevaihto yli 50 M tai tase yli 43 M ) Pienet nopean kasvun suuryritykset tyypillisesti henkeä työllistävät yritykset merkittävään kasvuun, uudistumiseen, kansainvälistymiseen tai viennin kasvattamiseen tähtäävä kasvustrategia Foreign Investors ulkomaiset Suomeen sijoittuvat yritykset, yksiköt ja konsernien osat Fokus 50 ulkomaiset Suomeen sijoittuvat yritykset, yksiköt ja konsernien osat 58

60 Liite 5. Seurantaraportti: Seudullisten yrityspalvelujen ohjausryhmän toiminnan itsearviointilomake Seudullisten yrityspalvelujen ohjausryhmän toiminnan itsearviointilomake Ohjausryhmän keskeinen tehtävä on seurata yrityspalvelujen ja toiminnan kehittymistä, tulevaisuuden ja strategisten asioiden huomioonottamista yrityspalveluissa. valitse arvoasteikolla 1-7 / heikentymässä vahvistumassa Ohjausryhmän toiminta 1. Sitoutuuko koko ohjausryhmä mielestäsi yhteisesti sovittuihin tavoitteisiin? ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 2. Arvioitko koko ohjausryhmän olevan sitä mieltä, että seudullinen yhteistoiminta pystyy vastaamaan uusiin haasteisiin? ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 3. Onko ohjausryhmällä yhtenäinen ja selkeä käsitys roolistaan ja vastuustaan? ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 4. Keskusteleeko ohjausryhmä todella tärkeistä kysymyksistä? ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 5. Kuuntelevatko ohjausryhmän jäsenet toistensa mielipiteitä ja ottavatko ne huomioon? ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 6. Onko ohjausryhmän jäsenillä aikaa ohjausryhmätyöskentelyyn? ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 59

61 Koordinaattorin toiminta 7. Tuntevatko jäsenet koordinaattorin tehtävänkuvan ja käytännön toimintatavat riittävän hyvin? ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 8. Mitä odotuksia ohjausryhmän jäsenillä on koordinaattorin työn suhteen? Tiedonsaanti 9. Saako ohjausryhmä riittävästi tietoa verkoston työstä, hankkeista ja kehittämisestä sekä painopistealueista? ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 10. Miten haluaisit tiedonsaantia kehitettävän? 11. Pystyykö jäsen seuraamaan saamallaan kokousinformaatiolla (kirjallinen, suullinen) verkoston kehitystä ja reagoimaan tarvittaessa riittävän aikaisin? ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 12. Ajatuksia ohjausryhmän työskentelyn kehittämiseen. 60

62 Liite 6. Prosessiraportti: Suupohjan aktivoivat yrityspalvelut prosessikuvaus 1. Taustaa prosessin kuvaamiselle ja kehittämiselle 1.1 Suupohjan toimintaympäristö Suupohja on eteläistä Etelä-Pohjanmaata, jossa asuu noin ihmistä. Yritys-Suomi Suupohjan alueen muodostavat Kauhajoen ja Kurikan kaupungit sekä Isojoen, Karijoen ja Teuvan kunnat. Elinkeinopuolella Suupohjassa puhalletaan yhteen hiileen. Malliksi kelpaavaa seudullista yhteistyötä on tehty jo vuosia. Suupohjan Yritys-Suomi verkoston muodostavat Suupohjan elinkeinotoimen kuntayhtymä (SEK), Suupohjan Kehittämisyhdistys ry, Etelä-Pohjanmaan TE-toimisto, Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus, Etelä-Pohjanmaan Uusyrityskeskus, Suomen metsäkeskus ja Pro Agria Etelä-Pohjanmaa. Seudulle ominaista on verkostomainen yhteistyö. Ensimmäinen Yritys-Suomi-seutusopimus on vuodelta 2004 ja sopimus uusittiin samojen toimijoiden kesken 2012 vuonna. Seutusopimus on tehnyt alueella jo olevasta yhteistyöstä suunnitelmallisempaa ja kohdistetumpaa. Näin on voitu yhdistää resursseja ja karsia päällekkäisiä palveluita. Myös toimijoiden välinen tuntemus on lisääntynyt Yritys-Suomi Suupohja -toiminnan kautta entisestään. Alueella on noin yritystä ja suunnilleen saman verran maatiloja. Alkutuotanto pitääkin pellot viljeltyinä: maassa kasvaa mm. viljaa, perunaa ja vihanneksia. Viimevuosien aikana myös tyrni ja öljypellavatuotanto ovat vallanneet peltopinta-alaa. Rinnalle on kehittynyt palveluja ja teollisuutta. Suupohjan teollisuuden kolme kärkeä ovat materiaalinkäsittely ja logistiset järjestelmät, huonekalu- ja sisustusalat sekä elintarvikkeet. Uusiutuvien energioiden toimiala tulee nousemaan lähivuosina yhdeksi uudeksi kärkitoimialaksi seudulla. Suomen ensimmäinen tuulivoima-asentajakoulutus on alkanut alkuvuodesta 2013 ja ensimmäinen tuulimylly pystytetään kesäkuussa Prosessikuvauksen lähtötilanne Suupohjassa Suupohjassa kuvattavaksi prosessiksi valittiin aktivoivat yrityspalvelut -prosessit. Kuvaamisen tavoitteeksi asetettiin eri seudullisten toimijoiden yhteisten toimintatapojen ja työkalujen kuvaaminen, millä Suupohjan yritysasiakkaat saadaan entistä tietoisemmaksi Yritys- Suomi Suupohja palveluista sekä osaisivat niitä hyödyntää oman liiketoimintansa kehittämisessä. Prosessikuvauksen yhteydessä käytäntöön ei tullut suuria muutoksia, vaan kuvauksella pyrittiin vahvistamaan jo nykyisiä hyviä käytäntöjä. Prosessin kuvaamiseen osallistuivat Suupohjan alueen seudulliset toimijat kuten Suupohjan Elinkeinotoimen Kuntayhtymä, ELY-keskus ja TE-toimisto. Esimerkkinä toimiva kuvaus on ensimmäinen versio prosessista. Prosessinomistajalla on vastuu päivittää, ylläpitää ja kehittää prosessikuvausta tulevaisuudessa eteenpäin. 2. Prosessin tarkoitus ja tavoitteet Prosessin tarkoituksena on yritysasiakkaan tietoisuuden lisääminen Yritys-Suomi Suupohja palvelutarjonnasta ja palveluiden omatoiminen hyödyntäminen oman yrityksen liiketoiminnan kehittämisessä. Prosessin rajauksena on se, että prosessilla käsitetään markkinoinnillisia toimenpiteitä, jotka edistävät Yritys-Suomi-palveluiden käyttöä ja tunnettuutta. Prosessi alkaa seudullisesta elinkeinostrategiasta ja toimintasuunnitelmasta sekä päättyy Yritys-Suomi Suupohjan yrityspalveluiden ja verkoston tunnettuuteen. 61

63 3. Prosessin vastuut Aktivoivien yrityspalveluiden vastuut menevät seuraavan taulukon mukaisesti: Vastuualue Organisaatio/tiimi/henkilö Tehtävät Prosessinomistaja Suupohjan Elinkeinotoimen Kuntayhtymä Prosessin tavoiteasetanta Prosessin suunnittelu Prosessin ohjaus ja seuranta Prosessitiimin eli ohjausryhmän johtaminen Prosessin jatkuvan parantamisen varmistaminen Prosessissa mukana olevat toimijat Suupohjan Elinkeinotoimen Kuntayhtymä Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus Etelä-Pohjanmaan TE-toimisto ProAgria Etelä-Pohjanmaa Suomen metsäkeskus Prosessin tavoiteasetantaan, suunnitteluun, toteutukseen ja jatkuvaan parantamiseen osallistuminen Prosessin toteutus operatiivisella tasolla Prosessin tulosten mittaaminen ja raportointi prosessin omistajalle ja Yritys-Suomi Suupohja -verkostolle Suupohjan Kehittämisyhdistys Ry Etelä-Pohjanmaan Uusyrityskeskus 62

64 4. Prosessikaavio Aktivoivat yrityspalvelut -prosessikaavio etenee seuraavien vaiheiden kautta. Asiakas ELY Asiakas saa tarpeiden mukaiset Yritys-Suomi Suupohjan palvelut TE-toimisto Toteutus SEK UYK Seudullinen elinkeino startegia ja toimintasuunnitelma Suunnittelu ja johtaminen yhteiset teemaseminaarit yhteiset yrityskäynnit Asiakkuuden hallinta Arviointi ja kehittäminen yhteiset markkinointi- SKY toimen- piteet Pro Agria Metsäkeskus Työkalut Työsuunnitelma, kontaktointisuunnitelama Tunnustelutyökalu, kartoitustyökalu, viestintäsuunnitelma Yksittäisen asiakkaan suunnitelma OR muistio 63

65 5. Prosessin vaiheet ja sisältö Aktivoivat yrityspalvelut -prosessin vaiheet ja sisältö etenevät seuraavan taulukon mukaisesti. Prosessin vaihe Sisältö Onnistumistekijät Suunnittelu ja johtaminen Vaiheen tarkoituksena on suunnitella Suupohjan seudullisten toimijoiden kesken aktivoivien yrityspalveluiden kohdistaminen ja niihin käytettävät resurssit. Suunnittelun pohjana toimii seudullinen elinkeinostrategia ja seudullisten yrityspalveluiden toimintasuunnitelma. Vaiheessa hyödynnetään myös erilaisia asiakasideoita ja tarpeita sekä toimintaympäristömuutoksen tuomia vaatimuksia. Suunnittelu tehdään yhteistyössä verkoston kanssa osana vuosittaista toimintasuunnitelman tekemistä lokamarraskuun aikana. Vaiheen onnistumisen kannalta keskeisiä kriteereitä ovat: Päivitetty elinkeinostrategia, jotta sitä voidaan hyödyntää prosessissa. Riittävän laaja Yritys-Suomi verkoston osallistaminen suunnitteluun. Asiakaslähtöisyyden huomioiminen suunnittelutyössä. Vuosikellon päivittäminen ja huomioiminen. Aktivoivina yrityspalveluina voivat olla esim. yrityksille suunnatut teemaseminaarit yhteiset yrityskäynnit verkoston kesken yhteisten verkostotapaamisten sopiminen, missä opitaan paremmin tuntemaan omat ja verkoston palvelut Sovitut asiat dokumentoidaan ja aikataulutetaan työsuunnitelmaan SEKin toimesta. Toteutus - Yhteiset teemaseminaarit Mikäli Suupohjan alueella päätetään järjestää yhteisiä teemaseminaareja, niiden järjestämisestä vastaa SEK. Järjestäminen etenee seuraavien vaiheiden kautta: 1. Teemasta päättäminen seudullisten toimijoiden kanssa 2. Asiantuntijoiden valinta 3. Tilojen varaus 4. Markkinointitoimenpiteiden tekeminen 5. Tilaisuuden pitäminen 6. Tilaisuuden jälkihoito Vaiheen onnistumisen kannalta keskeisiä kriteereitä ovat: Teemojen päällekkäisyyden välttäminen maakunnan muiden koulutusten kanssa. Tilaisuuden osallistujilta tulevaisuuden liiketoiminnan kehitystarpeiden kysyminen. 64

66 Prosessin vaihe Sisältö Onnistumistekijät Toteutus - Yhteiset yrityskäynnit Mikäli Suupohjan alueella päätetään järjestää yhteisiä yrityskäyntejä etenevät ne seuraavien vaiheiden kautta: 1. Valmistautuminen Valmistautumisessa perehdytään asiakkaan nykytilaan, jotta saadaan riittävät lähtötiedot asiakastapaamiselle. 2. Asiakastapaaminen Asiakastapaaminen etenee seuraavien painopisteiden kautta: Tapaamisen tarkoituksen ja tavoitteiden läpikäyminen Asiakkaan kuunteleminen ja tarvekartoitus Ratkaisuvaihtoehtojen esittely Jatkotoimenpiteistä sopiminen Vaiheen onnistumisen kannalta keskeisiä kriteereitä ovat: Asiakkaan tarpeiden kartoitus ja vasta sen jälkeen ratkaisuvaihtoehtojen esittely. Asiakkaan ohjaaminen tarvelähtöisesti oikean neuvontaorganisaation puoleen. 3. Jälkihoito Asiakkaista tehdään yhteistyössä myös jatkosuunnitelmia asiakassuhteen syventämiseksi. Toteutus - Yhteiset markkinointitoimenpiteet Suupohjan yhteisten markkinointitoimenpiteiden toteutuksen pohjana toimii seudullisten yrityspalveluiden viestintäsuunnitelma. SEK varmistaa ja johtaa markkinoinnin toimenpiteiden toteutumista ja onnistumista. Vaiheen onnistumisen kannalta keskeisiä kriteereitä ovat: Markkinoinnin selkokielisyys ja ajantasaisuus Yritys-Suomi brändin hyödyntäminen Yhteisiä markkinointitoimenpiteitä voivat olla muun muassa: Lehti-ilmoitukset Messuosallistumiset Lehdistölle tiedotustilaisuudet www-ajantasaisuus seudullisesti (tapahtumakalenteri jne.) Asiakastiedotteet Yritys-Suomi seutusivujen kehittäminen. Asiakkuuden hallinta Asiakkuuden hallintavaiheen tarkoituksena on varmistaa, että Suupohjan strategisista asiakkuuksista pidetään huolta ja asiakkuuksia johdetaan systemaattisesti. Asiakkuuden hallintavastuu määräytyy aina asiakastarpeen mukaisesti. Asiakkuuden hallintaa käydään painotetusti seudullisessa ohjausryhmässä läpi. Vaiheen onnistumisen kannalta keskeisiä kriteereitä ovat: Seudun strategisesti merkittävimpien asiakkuuksien tunnistaminen Asiakkuuden johtaminen ennakoiden, ei reagoiden. Seudullisesti tärkeimmistä asiakkuuksista tehdään asiakkuussuunnitelma sisäiseen käyttöön, jossa asiakkuutta käydään läpi tarkemmin sekä suunnitellaan toimenpiteet pidemmälle aikajaksolle (1-3 vuotta). 65

67 Prosessin vaihe Sisältö Onnistumistekijät Arviointi ja kehittäminen Vaiheen tarkoituksena on varmistaa aktivoivien yrityspalveluiden toimivuus ja jatkuva parantaminen seudullisten toimijoiden kanssa. Suupohjassa aktivoivia yrityspalveluita kehitetään niin, että verkosto kokoontuu kerran kuukaudessa aktivointipalaveriin. Vaiheen onnistumisen kannalta keskeisiä kriteereitä ovat: Yhteistyön avoimuus ja toisten parhaista käytännöistä ja virheistä oppiminen. Seudullisten toimijoiden välisen tuoteosaamisen lisääminen Aktivointipalaverissa ovat osallisena SEK, ELY, TEtoimisto ja kehittämisyhdistys. Palaveri etenee seuraavien vaiheiden kautta: 1. Valmistautuminen: Yrityskäyntien läpikäyminen ja raportin tekeminen 2. Agenda: Seudun nykytilanne Lomautus ja kasvutilanteiden läpikäynti Yrityskohtaiset asiat Asiakastietojen päivittäminen Seuraavien käyntien sopiminen Muut esille nousevat asiat 3. Palaverista tehdään muistio Tämän lisäksi kehittämistä tehdään seutukunnan ohjausryhmässä neljä kertaa vuodessa. Aktivoivien yrityspalveluiden näkökulmasta käydään ohjausryhmässä läpi seuraavat asiat: Toimintasuunnitelman toteuma Viestintäsuunnitelman toteuma Asiakkuussuunnitelman toteuma Yhteisten ja yksittäisten yrityskäyntien kuulumiset 66

68 6. Prosessin tavoitteet ja mittarit Aktivoivat yrityspalvelut -prosessin tavoitteet ja mittarit on asetettu seuraavan taulukon mukaisesti. Mittari Tavoite Mistä tiedot saadaan? Missä tiedot käsitellään? Järjestetyt seminaarit 2 krt/vuosi Toimintasuunnitelma Ohjausryhmä Tapahtuneet yhteiset yrityskäynnit 20 kpl/vuosi Työsuunnitelma Aktivointipalaveri Ohjausryhmä Muille siirretyt liidit yhteisten yrityskäyntien kautta 10 kpl/vuosi Kontaktointisuunnitelma Aktivointipalaveri Ohjausryhmä Käyntien seurauksena syntyneet toimenpiteet 20 kpl/vuosi Kontaktointisuunnitelma Aktivointipalaveri Ohjausryhmä Aktivoivien palveluiden kautta syntyneet uusasiakkuudet 8 kpl/vuosi Kontaktointisuunnitelma Aktivointipalaveri Ohjausryhmä Suunnitelmien toteuma (toiminta-, työ-, kontaktointi-, viestintä-, asiakkuussuunnitelma) 80% Suunnitelmat Aktivointipalaveri Ohjausryhmä 7. Prosessin jatkuva parantaminen Prosessin ylläpidosta ja kehittämisestä vastaa seudullinen ohjausryhmä. Prosessikuvaus käydään ohjausryhmässä vähintään kerran vuodessa läpi (vuoden ensimmäinen kokoontuminen). Samalla sovitaan kuvaukseen liittyvistä mahdollisista päivityksistä. Ohjausryhmässä tehdään itsearviointi toiminnasta ja sen vaikuttavuudesta. Itsearvioinnissa arvioidaan yhteisiä toimintatapoja ja työkaluja sekä sovitaan tarvittavat kehitystoimenpiteet. Kuvauksen päivityksestä ja prosessin kehittämisestä vastaa SEK. 67

69 Liite 7. Prosessiraportti: Länsi-Uudenmaan yrityspalveluprosessikuvaus 1. Taustaa prosessin kuvaamiselle ja kehittämiselle 1.1 Länsi-Uudenmaan toimintaympäristö Yritys-Suomi Länsi-Uusimaa tarjoaa seudullisia yrityspalveluja 17 julkisen organisaation tai yhdistyksen toimesta viiden läntisen Uudenmaan kunnan alueella. Vuoden 2013 alussa Karjalohja ja Nummi-Pusula liittyivät Lohjaan. Kunnat - Hanko, Inkoo, Lohja, Raasepori ja Siuntio ovat samalla Novago Yrityskehitys Oy:n omistajakuntia tarjoten yrityksille maksuttomia niin suomen kuin ruotsinkielisiä neuvontapalveluja eri elinkaaren vaiheissa. Yrityksiä edellä mainitulla viiden kunnan alueella on liki 7 000, joista puolet on yksinyrittäjiä. Suurehkoja, yli 20 henkilöä työllistäviä yrityksiä alueella on viitisensataa. Alueen työpaikoista suurin osa on edelleen teollisuudessa, joskin terveys- ja sosiaalipalvelut tarjoavat miltei saman verran työmahdollisuuksia. Erityisesti Hanko, Inkoo ja Lohja ovat teollisuuspainotteisia, kun taas Siuntiolle on leimallista työvoiman voimakas pendelöinti pääkaupunkiseudulle. Koska alueen teollisuus on alihankintavaltaista, vuoden 2009 lama koetteli sitä erityisen voimakkaasti pääasiakkaiden tilauskirjojen hiipuessa. Haasteena teollisuudella onkin omien tuotteiden kehittäminen ja markkinointi. Viime vuosikymmenenä alueella toteutettiin monivuotinen aluekeskusohjelmatyö, jonka seurauksena kunnat ovat panostaneet erityisesti yhteiseen elinkeinojen kehittämiseen. Lisäksi alueen isohkot matkailuyritykset ovat käynnistäneet yhteistyön tavoitteena hyödyntää alueen logistista läheisyyttä niin pääkaupunkiseudulle kuin Pietariinkin. 1.2 Prosessikuvauksen tilanne Länsi-Uudellamaalla Länsi-Uudellamaalla kuvattavaksi prosessiksi valittiin yrityspalveluprosessi. Prosessin valinnan lähtökohtana toimi se, että seudullisia toimijoita oli muuttanut yhteiseen kiinteistöön Yritystalo Business Lohjaan. Prosessikuvauksen keskeisin tavoite oli suunnitella ja käyttöönottaa toimintatavat, joiden avulla asiakasta palvellaan ja ohjataan Yritystalo Business Lohjan toimijoiden kesken. Prosessikuvauksen yhteydessä luotiin toimijoiden kesken täysin uudet toimintamallit ja työkalut, joita Yritystalo Business Lohjassa tullaan jatkossa hyödyntämään. Prosessikuvauksen tekemisessä mukana olivat Länsi-Uudenmaan seudullisia toimijoita kuten Novago Yrityskehitys Oy, ELY-keskus ja TE-toimisto sekä muita neuvontaorganisaatioita kuten Lohjan kaupungin elinkeinopalvelut, Lohjan Yrittäjät, Laurea ja Luksia. Tämän lisäksi kehitystyöhön otettiin mukaan myös yritystalon yksityisiä toimijoita. Esimerkkinä toimiva kuvaus on ensimmäinen versio prosessista. Prosessinomistajalla on vastuu päivittää, ylläpitää ja kehittää prosessikuvausta tulevaisuudessa eteenpäin. 68

70 2. Prosessin tarkoitus ja tavoitteet Prosessin tarkoituksena on se, että asiakas saa Länsi- Uudeltamaalta yrityspalvelut yhden kanavan kautta, kun hän asioi Yritystalo Business Lohjassa. Prosessin tavoitteena on mahdollisimman jouheva ja sujuva toiminta asiakkaan kanssa riippumatta palvelua tarjoavasta organisaatiosta. Prosessi on rajattu pelkästään palvelutuotantoon ja sen ohjaamiseen ja kehittämiseen eri toimijoiden välillä. Prosessissa otetaan kantaa eri toimijoiden välisiin yhteisiin toimintatapoihin. Prosessin ulkopuolelle on rajattu yksittäisten verkostossa toimivien organisaatioiden palvelutuotanto. Prosessin aloittaa jo olemassa oleva asiakastarve ja sen päättää tyytyväinen asiakas. 3. Prosessin vastuut Yrityspalveluprosessin vastuut menevät seuraavan taulukon mukaisesti: Vastuualue Organisaatio/tiimi/henkilö Tehtävät Prosessinomistaja Vuosittain kiertävä prosessin vetovastuu Prosessin tavoiteasetanta Prosessin suunnittelu Prosessin ohjaus ja seuranta Prosessitiimin johtaminen Prosessin jatkuvan parantamisen varmistaminen Prosessissa mukana olevat toimijat Novago Yrityskehitys Oy Uudenmaan TE-toimisto Lohjan Yrittäjät Prosessin tavoiteasetantaan, suun nitteluun, toteutukseen ja jatkuvaan parantamiseen osallistuminen Prosessin toteutus operatiivisella tasolla sovitusti Lohjan kaupungin elinkeinopalvelut Laurea Luksia Novago Yrityslinko yritykset Yksityiset toimijat 69

71 4. Prosessikaavio Yrityspalveluprosessikaavio etenee seuraavien vaiheiden kautta. Asiakas Asiakastarve Tyytyväinen asiakas Novago TE-toimisto Lohjan yrittäjät Asiakas- Lohjan elinkeinopalvelut tarpeiden määrittely ja potentiaalin tunnistaminen Palveluvaihtoehdot ja niihin ohjaus Yrityspalveluiden opastus Palvelun asiakas- arviointi Kumppanuuden rakentaminen Laurea Luksia Yksityiset toimijat Työkalut Palveluopas Asiakas- tyytyväisyyslomake Kumppanuus- tiimipalaveri- muistio 70

72 5. Prosessin sisältö ja vaiheet Yrityspalveluprosessin vaiheet ja sisältö etenevät seuraavan taulukon mukaisesti. Prosessin vaihe Sisältö Onnistumistekijät Asiakastarpeiden määrittely ja potentiaalin tunnistaminen Vaiheen tarkoituksena on asiakastarpeen kartoittaminen silloin, kun asiakas on yhteydessä Yritystaloon. Aluksi selvitetään, onko asiakas aiemmin käyttänyt yrityspalveluita. Vaiheen onnistumisen kannalta keskeisiä kriteereitä ovat: Asiakastarpeiden tunnistaminen riittävän laajasti huomioiden seudullisten toimijoiden kaikki palvelut. Tämän jälkeen asiakkaan kanssa käydään läpi kaikki Yritystalon toimijat sekä kerrotaan hänelle toimijoiden roolit ja palvelut. Asiakkaalle annetaan alkuvaiheessa aina myös palveluopas perehtymistä varten. Tarvekartoituksen jälkeen asiakas ohjataan aina taholle, joka asiakasta pystyy parhaiten auttamaan. Palveluvaihtoehdot ja niihin ohjaus Palvelun ohjauksessa apuna käytetään palveluopasta. Palveluopas on rakennettu TEM:n asiakassegmenttien pohjalta ja se jakautuu eri toimijoihin seuraavien kategorioiden mukaisesti: yrityksen perustajat ja keksintöasiakkaat, paikallisesti toimivat yritykset, kotimarkkinoilla toimivat yritykset, kansainvälistymällä kasvua hakevat yritykset ja suuryritykset (yli 250 hlöä työllistävät yritykset). Vaiheen onnistumisen kannalta keskeisiä kriteereitä ovat: Palveluiden tuottajien ajantasainen tieto eri organisaatioiden palveluista, joita asiakkaille voidaan tarjota. Sisäinen markkinointi eri organisaatioiden palveluista, jotta niiden käyttämisen hyödyt ymmärretään verkostossa paremmin. Seutukuntakohtaisen www-sivujen ajankohtaisuus eri toimijoiden palveluiden osalta. Yrityspalveluiden toteutus Kyseinen vaihe on rajattu prosessin ulkopuolelle, koska palvelu on riippuvainen asiakastarpeesta ja yrityspalvelua tekevästä organisaatiosta. Vaiheen onnistumisen kannalta keskeisiä kriteereitä ovat: Yritys-Suomi konseptin ja työkalujen hyödyntäminen. 71

73 Prosessin vaihe Sisältö Onnistumistekijät Yrityspalvelun asiakasarviointi Vaiheen tarkoituksena on yrityspalvelun arviointi kokonaisvaltaisesti koko yritystalon kannalta. Yhtenä arviointikeinona on koko verkoston kattava asiakastyytyväisyyden arviointi, joka tehdään kerran vuodessa haastatteluina. Asiakastyytyväisyyden arvioinnin tekeminen on Novago Yrityskehitys Oy:n vastuulla. Haastattelujen tavoitteena on saada tietoa koko verkostoon liittyvän toiminnan sujuvuudesta ja laadusta. Vaiheen onnistumisen kannalta keskeisiä kriteereitä ovat: Kyselyn suunnittelussa palautteen kohdentamisen huomioiminen eri toimijoihin Kyselyssä tulee keskittyä nimenomaan eri verkostossa toimivien organisaatioiden yhteispalvelun toimivuuteen, ei liikaa organisaatiokohtaiseen yrityspalvelutoimintaan. Kyselytuloksista pitää johtaa selkeitä toimenpiteitä sekä niiden toteutumista pitää seurata koko verkostossa säännöllisesti. Tulosten purku käydään kaikkien verkostossa mukana olevien tahojen kanssa läpi sekä sovitaan niiden pohjalta keskeiset kehitystoimenpiteet. Jokapäiväistä asiakastyytyväisyyttä seurataan myös Happy or Not kyselyn avulla, josta tehdään yhteenveto puolivuosittain käsittelyä ja analysointia varten. Kumppanuuksien rakentaminen Vaiheen tarkoituksena on suunnitella ja ohjata asiakkuutta verkostossa kokonaisvaltaisesti eikä irrallisena yksittäisten eri toimijoiden välillä. Vaihetta tukemaan perustetaan Yritystalossa kumppanuustiimi, jonka vetämisestä vastaa Lohjan Yrittäjät ry. Vaiheen onnistumisen kannalta keskeisiä kriteereitä ovat: Kumppanuustiimin selkeä vetäjä vaikka vastuu pidetään kiertävänä. Varamiesjärjestelmästä huolehtiminen, että kumppanuustiimissä on aina kattava osallistuminen eri verkostotoimijoiden kesken. Kumppanuustiimi kokoontuu säännöllisesti kerran kuukaudessa. Kumppanuustiimin tehtävänä on läpikäydä verkostossa seuraavia kokonaisuuksia: asiakkaiden opastus palveluoppaan ajan tasalla pitäminen ja kehittäminen palveluiden asiakastyytyväisyys www-sivut ja niiden ajantasaisuus Kumppanuustiimipalaverista tehdään muistio. Muistioon kirjataan kaikki keskeisesti sovitut asiat ja niiden toteutumista seurataan seuraavan kumppanuustiimin kokoontumisen yhteydessä. 72

74 6. Prosessin tavoitteet ja mittarit Yrityspalveluprosessin tavoitteet ja mittarit on asetettu seuraavan taulukon mukaisesti. Mittari Tavoite Mistä tiedot saadaan? Missä tiedot käsitellään? Asiakastyytyväisyyshaastattelu Ka 3 (arviointiasteikko 1 4) Asiakashaastattelut Kumppanuustiimi Jokaisen verkostossa toimivan omissa palavereissa Happy or Not -kysely/organisaatiokohtaisesti Ka 3 (arviointiasteikko 1 4) Asiakaskysely Kumppanuustiimi Jokaisen verkostossa toimivan omissa palavereissa 7. Prosessin jatkuva parantaminen Prosessikuvauksen ylläpidosta ja kehittämisestä vastaa kumppanuustiimi. Prosessikuvaus käydään vähintään kaksi kertaa vuodessa kumppanuustiimissä läpi. Sen yhteydessä arvioidaan prosessikuvauksen toimivuus sekä kehitetään ja päivitetään kuvausta eteenpäin. Tulevaisuudessa tavoitteena on toteuttaa prosessille arviointi. Arviointi suoritetaan kerran vuodessa sekä sen suorittamisen vetovastuu on verkostossa kiertävä. Arvioinnin tavoitteena on varmistaa prosessikuvauksen noudattaminen eri toimijoiden välillä. Arvioinnin kautta saadaan myös hyviä kehitysideoita ja vertailuoppimista eri verkostossa toimivilta tahoilta yrityspalveluprosessin edelleen kehittämiseksi. Arvioinnin tuloksista tehdään raportti ja se otetaan osaksi kumppanitiimin seurantaa. 73

75 Liite 8. Prosessiraportti: Prosessikuvausmallin lomake Prosessin nimi: Prosessin omistaja: 1. Prosessin tarkoitus ja tavoitteet Kirjaa kohtaan prosessin tarkoitus ja tavoitteet Perustehtävä Rajaus Prosessin alku ja loppu 2. Prosessin vastuut Kirjaa kohtaan prosessin vastuut seuraavan taulukon mukaisesti Vastuualue Vastuuhenkilö Keskeisimmät tehtävät Kirjaa tähän prosessin vastuualue Kirjaa tähän vastuuhenkilön nimi Kirjaa tähän vastuualueen keskeisimmät tehtävät 3. Prosessikaavio Piirrä kohtaan prosessin eteneminen Työkalut 74

76 4. Prosessin vaiheet ja sisältö Kirjaa kohtaan prosessin vaiheet ja niiden sisältö sekä onnistumistekijät Prosessin vaihe Sisältö Onnistumistekijät Sarakkeeseen kirjataan prosessikaaviossa esiintyvä vaihe Sarakkeeseen kirjataan mitä vaiheessa tapahtuu eli keskeiset toimintatavat ja pelisäännöt Sarakkeeseen kirjataan vaiheen keskeisimmät onnistumistekijät 5. Prosessin tavoitteet ja mittarit Kirjaa kohtaan prosessin tavoitteet ja mittarit seuraavan taulukon mukaisesti Mittari Tavoite Mistä tiedot saadaan? Missä tiedot käsitellään? Sarakkeeseen kirjataan prosessin suorituskykyä mittaava mittari. Esim. asiakastyytyväisyys Sarakkeeseen kirjataan mittarin tavoite mitä tavoitellaan. Esim. ka 4,3 (arviointiasteikko 1 5) Sarakkeeseen kirjataan mistä mittaustietoa saadaan. Esim. asiakaskysely Sarakkeeseen kirjataan se missä mittaustietoa analysoidaan ja tehdään sen pohjalta johtopäätöksiä. Esim. seudullinen ohjausryhmä 6. Prosessin jatkuva parantaminen Kirjaa kohtaan prosessin jatkuvan parantamisen keinoja ja toimintatapoja Kuka/ketkä vastaavat prosessin jatkuvasta parantamisesta? Millä tavoin prosessin jatkuvaa parantamista tehdään? Miten varmistetaan prosessikuvauksen hyödyntäminen verkostossa ja sen päivittäminen? 75

77 Liite 9. Seudullisten yrityspalvelujen sopimusosapuolet 76

78 77

79 78

80 79

81 80