Informaatiohallinnan päivät: Tietohallinnon palveluiden kehittäminen kuntien johtamisen tukena. Kristiina Lammila Johtaja, Palvelut 20.9.

Transkriptio

1 Informaatiohallinnan päivät: Tietohallinnon palveluiden kehittäminen kuntien johtamisen tukena Kristiina Lammila Johtaja, Palvelut

2 Esityksen sisältö Kuntien Tiera Oy Tietohallinto kuntien johtamisen ja kehittämisen tukena Tieran ja kuntien arkkitehtuurityö Tieran palvelutuotannon periaatteet ja tilanne Kuntien johtamisen tukeminen Tiera ERP Tiera Tiedolla johtaminen Tiera Tiedonhallinta Tiera Oppimisen hallina Copyright Kuntien Tiera Oy 2

3 Kuntien Tiera Oy

4 Tieran palvelutuotannon historia Tiera perustettu Copyright Kuntien Tiera Oy 4

5 Tieran perustamisen taustalla: Kuntatoimijoiden tietohallinnon tilanne Tietohallinnon rooli kunnan kokonaisjohtamisessa paikoin heikko. Tietohallinnon potentiaali kunnan toiminnan kehittämisessä hyödyntämättä. Tuottavuuden parantamisen ja arjen työn tekemisen edellytysten kohentaminen hyödyntämättä. Tietohallinnon voisi paremmin tukea kuntien hallinnon keventämistä ja resurssien lisäämistä varsinaiseen palvelutuotantoon. Kuntien tietohallinnon organisaatio painottunut perustietotekniikkaan, toimialakohtaiset ratkaisut useasti tietohallinnon ulottumattomissa. Hajaannus ratkaisujen toteuttamisessa sekä kuntien sisällä että kuntien välillä. Sama asia toteutettu moneen kertaan. Kunnan tietohallinnon ja IT toimittajien roolit olleet epätasapainossa. Ostovoimaa ei hyödynnetty (laatu ja hinta). Modernin tietohallinnon palveluiden tuottamis ja johtamismallit eivät vielä aina arkipäivää. Kuntien tietohallinnolle on tulossa lisää velvoitteita ja tehtäviä. Keskimääräinen tilanne, paljon poikkeuksiakin Copyright Kuntien Tiera Oy 5

6 Tieran perustamisen taustalla: Kuntien nykyarkkitehtuuri Arkkitehtuurista puuttunut toiminnan ja prosessien kehittäminen Toiminnan kehittämisen potentiaali hyödyntämättä. Tietohallinnon ratkaisut eivät vastaa parhaalla mahdollisella tavalla kunnan toiminnan tarpeisiin. Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja hallinta on puuttunut tai ollut osaoptimoitua, arkkitehtuuria ovat rakentaneet useat tahot. Keskimääräinen tilanne, paljon poikkeuksiakin Copyright Kuntien Tiera Oy 6

7 Tieran perustamisen taustalla: Kuntakentän työntekijästä eläköityy lähivuosina henkilöä Kuntien tietohallinnossa eläköitymisvauhti paikoin vielä nopeampaa. Samanaikaisesti työmarkkinoille yksityisen ja julkisen sektorin käyttöön valmistuu henkilöä. Varmistettava, että kuntien ydinpalvelutuotannon resursointi voidaan turvata. Kilpailu ammattitaitoisista tietohallinnon osaajista tulee kovenemaan, erityisesti tietohallinnon erityisosaajista. Copyright Kuntien Tiera Oy 7

8 Tieran perustamisen taustalla: Julkisen hallinnon yhteistyö Julkisen hallinnon kehittyminen edellyttää yhtä tiiviimpää yhteistyötä myös tietohallinnolta... Ministeriöt JulkICT Kunnat Valtion IT palvelukeskus Kuntaliitto Tietohallintolaki sekä julkisen ICT:n strategia ja kokonaisarkkitehtuurityö hyviä välineitä paremmin yhteensopivan ja tehokkaamman kokonaisuuden rakentamiseen.. Copyright Kuntien Tiera Oy 8

9 Kuntien Tiera Oy:n hallintomalli Uusi hallitus hyväksyttiin yhtiökokouksessa Yhtiökokous Ohjausryhmät Hallitus Asiantuntijaryhmät Toimitusjohtaja Yliasiamies Mikko Kosonen, SITRA (Hallituksen pj) Kaupunginjohtaja Timo Halonen, Kuusamo Kaupunginjohtaja Tapani Hellstén, Hämeenlinna Talousjohtaja Jukka Laiho, Turun kaupunki Kaupunginjohtaja Lauri Lamminmäki, Kouvola Toimitusjohtaja Juho Malmberg, ZenRobotics Oy Kaupunginjohtaja Jyrki Myllyvirta, Lahti Kainuun maakunta kuntayhtymän sosiaali ja terveysjohtaja ja sairaanhoitopiirin johtaja Maire Ahopelto Ekonomi, MBA Anja Hurme Copyright Kuntien Tiera Oy 9

10 Tieran palvelutuotannon prioriteetit ja tekemisen ohjaus osakkailta Copyright Kuntien Tiera Oy 10

11 Osakas muuttuu asiakkaaksi Tieran palveluiden käytön kautta 200 kuntaa, joiden asukasluku on ja osuus Suomen väestöstä on 48,4 % suurinta omistajaa: Turku, Lahti, Kouvola, Lappeenranta, Hämeenlinna, Rovaniemi, Vaasa, Salo, Kotka, Mikkeli Tieran omistajia ovat myös Kuntaliitto ja 49 kuntayhtymää, sairaanhoitopiiriä, koulutuskuntayhtymää ja kuntaomisteista osakeyhtiöitä Kuntarajat: Tilastokeskus Copyright Kuntien Tiera Oy 11

12 Kuntien Tiera Oy Organisaatio Henkilöstön määrä tällä hetkellä 105 Toimitusjohtaja Ari Ikonen Johtaja Kari Mikael Markkanen Johtaja Kristiina Lammila Lakimies Helena Juutilainen Johtaja Ilkka Heinänen Johtaja Jani Moliis Asiakkuudet Palvelut Lakiasiat Talous ja henkilöstöhallinto Strategia ja yhteiskuntasuhteet Copyright Kuntien Tiera Oy 12

13 Tietohallinto kuntien johtamisen ja kehittämisen tukena

14 Kuntatoimijoiden tietohallinnon tilanne Tietohallinnon rooli kunnan kokonaisjohtamisessa paikoin heikko. Tietohallinnon potentiaali kunnan toiminnan kehittämisessä hyödyntämättä. Tuottavuuden parantamisen ja arjen työn tekemisen edellytysten kohentaminen hyödyntämättä. Tietohallinnon voisi paremmin tukea kuntien hallinnon keventämistä ja resurssien lisäämistä varsinaiseen palvelutuotantoon. Kuntien tietohallinnon organisaatio painottunut perustietotekniikkaan, toimialakohtaiset ratkaisut useasti tietohallinnon ulottumattomissa. Hajaannus ratkaisujen toteuttamisessa sekä kuntien sisällä että kuntien välillä. Sama asia toteutettu moneen kertaan. Kunnan tietohallinnon ja IT toimittajien roolit olleet epätasapainossa. Ostovoimaa ei hyödynnetty (laatu ja hinta). Modernin tietohallinnon palveluiden tuottamis ja johtamismallit eivät vielä aina arkipäivää. Kuntien tietohallinnolle on tulossa lisää velvoitteita ja tehtäviä. Copyright Kuntien Tiera Oy 14

15 Kunnan toiminnoilla ja tietohallinnolla oltava yhteinen suunta, yhteiset tavoitteet ja yhteiset toimintatavat Copyright Kuntien Tiera Oy 15

16 Tietohallinnon on tuettava kunnan toiminnan tehostamista ja kehittämistä Arjen työn helpottuminen ja tehostuminen. Tehokkuus ja kustannussäästöt. Resurssien vapautuminen tietokonetyöstä palveluiden tuottamiseen. Tietohallinnon ratkaisujen kehittämisen lähtökohtana oltava kuntatoimijan prosessit ja toimintavavat. Maksuvalmiushallinta Tytäryhtiöt Käsittelijä Käynnistää saldojen noudon maksuliikenneo hjelmistolla Tarkistaa alkusaldot ja tapahtumat Ilmoittaa halutun aikavälin menotiedot Lis ää tai päivittää manuaalisesti täydennettävät erät Noutaa konsernitilisaldot ja tapahtumat Tarkistaa laskelman ja tarvittaessa kattaa tilit ja tekee talletukset Tarkistaa konsernitilien saldot ja tapahtumat ja tekee tarvittavat siirrot / talletukset Analysoi rahojen riittävyyttä eri tilien osalta Anto lainat Myyntitilaukset Talletukset Johdannaiset Os akkeet Myyntireskontra Myyntitulo Päivitetään konsernitilisaldot tietokantaan Kerätään tulot eri lähteistä ERP Tiliotesaldot ja tapahtumat siirtyvät maks uliikenteestä Luetaan konsernitilien saldot ja tapahtumat Suorittaa ennustelaskennan Raportit Kerätään menot eri lähteistä Ottolainat Talletukset Johdannaiset Os akkeet Os tomeno Ostoreskontra Luetaan pankkitilien ajantasaiset saldot ja tapahtumat Kauden päätös Suorittaa arkis toinnin kauden päätteksi Muut järjestelmät Maks uliikennejärjestelmä Konsernitilit Matkanhallinta Palkkahallinto Maks uliikennejärjestelmä Osto laskujen käsittelyjärjestelmä Ko nsernitilit Arkistointi Copyright Kuntien Tiera Oy 16

17 Tietohallinnon on tuettava kunnan jatkuvaa toiminnan parantamista Copyright Kuntien Tiera Oy 17

18 Tietohallintostrategian tulee tukea kunnan strategiaa ja olla osa sitä KUNNAN STRATEGIA JA TAVOITTEET Toimialojen strategiat ja tavoitteet Tietohallintostrategia Copyright Kuntien Tiera Oy 18

19 Kunnan tietohallintotyön on katettava kaikki nämä arkkitehtuurikerrokset Prosessit ja toimintatavat Tiedot Tietojärjestelmät Tekninen arkkitehtuuri Copyright Kuntien Tiera Oy 19

20 Tieran ja kuntien arkkitehtuurityö

21 Tieran arkkitehtuurityön toimintaympäristö Copyright Kuntien Tiera Oy 21

22 Tieran arkkitehtuuri visio Kuntalaiset, yritysasiakkaat Henkilöstö Yhteistyökumppanit, viranomaistahot Tunnistamispalvelut Käyttövaltuushallinta Asiakaspalvelukanavat Intranet Extranet Palvelukanavat ja sähköiset työpöydät Raportointi Viranomaisraportointi Integraatiot Palveluun ohjaus (verkkosivusto) Sähköinen tiedottaminen, viestintä ja ryhmätyötilat Sähköinen asiointipalvelu Analytiikka Prosessimoottori ja työjonojen hallinta Asianhallinta Arkistointi Hallintopalvelut Hallinto Sosiaali ja terveyspalvelut Palvelu ja asiointialusta Sosiaali ja terveystoimiala Opetus ja kulttuuripalvelut Opetus ja kulttuuritoimiala Toimialakohtaiset ratkaisut Tekniset ja ympäristöpalvelut Tekninen ja ympäristötoimiala Tiedon louhinta Dokumentinhallinta Adhocanalyysit Suorituskyvyn mittaaminen Metatiedot Taloushallinto Tuotehallinta Henkilöstöhallinto Kiinteistöhallinto Asiakkuuden hallinta Sovellusten hallinta ja alustapalvelut Hankinta ja logistiikka Hankehallinta Toiminnanohjauksen tuki Tuotannonhallinta Myynti Tiedolla johtaminen Asiakas Tuote ja tuoterakenteet Henkilöstö Toimittaja Taloushallinto Paikkatieto Master datan hallinta Tietoliikennepalvelut Päätelaitepalvelut Kapasiteettipalvelut ICT infrastruktuuri Käyttöpalvelut Tuki Copyright Kuntien Tiera Oy 22

23 Tieran arkkitehtuurin elementit Toiminta arkkitehtuuri (prosessit ja toimintatavat) Tietoarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Teknologia arkkitehtuuri Copyright Kuntien Tiera Oy 23

24 Tieran arkkitehtuurituotoksia Meneillään olevissa hankkeissa yhteistyössä Tieran asiakkaiden kanssa laadittu Kuntien palvelukartta Prosessien integraatiomallit Prosessikuvaukset Tietomallit Copyright Kuntien Tiera Oy 24

25 Tieran tehtävä vaalia kuntatoimijoiden arkkitehtuurin yhteensopivuutta Copyright Kuntien Tiera Oy 25

26 Arkkitehtuurityön hyödyt kunnan johtamiselle ja toiminnan kehittämiselle Arkkitehtuurin suunnittelulla ja muuttamisella tuetaan muutoksia kunnan johtamisessa ja toiminnassa Hyvin suunniteltu ja rakennettu arkkitehtuuri varmistaa tietojärjestelmät, jotka tukevat Kunnan johtamista ja toiminnan kehittämistä Arjen työtä ja kunnan palveluiden kehittämistä Työn tuottavuus ja tehokkuus paranevat ja työn kuormittavuus vähenee Luodaan yhteinen tapa toimia sekä käyttää tietojärjestelmiä Kuntaan syntyy yhteiset ratkaisumallit Päätöksentekoon ja toiminnan ohjaukseen Käytännön tason toimintaan Tiedonkulkuun Rinnakkainen kehittäminen vähenee Copyright Kuntien Tiera Oy 26

27 Tieran palvelutuotannon periaatteet ja tilanne

28 Kuntatoimijat mukana Tieran kehitystyössä Tieran palveluiden tulee olla sellaisia, jotka tukevat kuntien toimintaa ja tarpeita. Tiera rakentaa toimintaansa siten, että kunnat ja kuntatoimijat voivat yhdessä kehittää ratkaisuja ja vaihtaa parhaita käytäntöjä. Tieran kaikissa kehittämisprojekteissa on aina mukana edelläkävijäasiakkaita ja kuntatoimijoiden edustajia Kuntarajat: Tilastokeskus Copyright Kuntien Tiera Oy 28

29 Tieran tekemistä ohjaa tavoitearkkitehtuuri Lähtökohtana kuntien johtamisen ja toiminnan tukeminen Copyright Kuntien Tiera Oy 29

30 Tieran toimintakenttä Prosessit ja toimintatavat Tiedot Tietojärjestelmät Tekninen arkkitehtuuri Copyright Kuntien Tiera Oy 30

31 Tieran palvelukokonaisuudet Tieran palveluiden tuotettava selkeää lisäarvoa kunnille Tietohallinnon johtamisen palvelut Sovelluspalvelut Infrastruktuuri ja tukipalvelut Copyright Kuntien Tiera Oy 31

32 Tieran valmiit palvelut SOVELLUSPALVELUT Tiera Toimisto Tiera Videoneuvottelu Tiera Tuki, vaihe 1 Tiera Sähköinen arkistointi Tiera Etelä Savon palvelut TIETOHALLINNON JOHTAMISEN PALVELUT Tiera Tietohallintostrategia Tiera Kokonaisarkkitehtuuripalvelu Tiera Tietoturva Tiera Projektipalvelu Tiera ICT Hankinnat ja sopimusten hallinta Tiera Tietohallinnon kokonaispalvelu Kuntaliitoskonsultointi ja tuki Copyright Kuntien Tiera Oy 32

33 Tieran kehitteillä olevat palvelut 1(2) 09/ / / / / / / / / / 2013 Tiera ERP Taloushallinto Tiera ERP HR Tiera ERP Palkkahallinto Tiera ERP Osaamiskeskus Tiera Sähköinen asiointi Tiera Tuki, vaihe 2 Tiera Infra Työasemapalvelu Tiera Infra Tietoliikenne Tiera Infra Kapasiteettipalvelu Copyright Kuntien Tiera Oy 33

34 Tieran kehitteillä olevat palvelut 2(2) 09/ / / / / / / / / / 2013 Tiera Verkkoviestintä Tiera Käyttövaltuuksien hallinta Tiera Tiedolla johtaminen Tiera Tiedon hallinta Tiera Mobiili Kotihoito Tiera Oppimisympäristö Projektisalkunhallinta Copyright Kuntien Tiera Oy 34

35 Tieran rooli toimittajakentässä Tiera on julkinen hankintayksikkö, kaikki palvelut kuntatoimijoiden käytettävissä kilpailuttamatta. Tieran strategian mukainen rooli ei ole kilpailla markkinaehtoisten tietohallinto ja tietotekniikkatoimittajien kanssa. Tieran tehtävänä ei ole tuottaa voittoa eikä jakaa osinkoa vaan ainoastaan rahoittaa asiakkaiden tarvitsema tuotekehitys. Tieran strategia ja ohjaus tulee kuntaosakkailta. Tiera tavoitteena on rakentaa hyvää kumppanuutta niiden toimittajien kanssa, jotka kilpailutusten kautta valikoituvat Tieran toimittajiksi. Myös yleistä tiedonjakoa ja yhteistyötä tehdään useiden toimittajien kanssa, vaikka kilpailutuksia ei olisi käynnissäkään. Copyright Kuntien Tiera Oy 35

36 Tieran palveluista kuntatoimijoille tulevat hyödyt Kuntien yhteinen ja Tieran osaaminen Tieralla osaava, kokenut ja ammattitaitoinen asiantuntijajoukko Paras mahdollinen kokonaisratkaisu hyödyntäen kuntasektorin parhaita ratkaisuja. Tieran toimialaosaamisen ja koko kuntakentän osaamisen hyödyntäminen. Tehokas järjestelmätoteutus Kehitä kerran, käytä useasti periaate Kehitystyöhön käytettävä aika lyhyempi Laajemmat mahdollisuudet osaavien resurssien käyttämiseen Vakioidut rajapinnat ja liittymät eri toimittajien järjestelmiin Alhaisemmat kustannukset kuin yksin tehden Tuotekehitysprojektin alhaisemmat kustannukset verrattuna yksittäisen kunnan projektiin Selkeästi alhaisemmat käyttövaiheen kustannukset verrattuna yksittäisen kunnan järjestelmään Keskitetty, tehokas järjestelmä ja palvelutoimittajien hallinta Tehokkaat kehitys ja testausprosessit Kattavammat mahdollisuudet järjestelmien jatkokehittämiseen. Copyright Kuntien Tiera Oy 36

37 Kuntien johtamisen tukeminen Esimerkkejä tämän hetken hankkeista

38 Trendejä kuntien johtamisen kehittämisessä Konsernijohtaminen kunnat yhä monimutkaisempia toimintakokonaisuuksia Sektorijohtaminen. Kokonaisjohtaminen Toimintojen tehostaminen ja järkeistäminen Kustannustehokkuus Jatkuvan parantamisen tarve Mahdolliset kuntarakenneuudistukset Palveluiden tuottamisen turvaaminen vaikeampaa Henkilöstön eläköityminen Copyright Kuntien Tiera Oy 38

39 Esimerkkejä kuntien kokonaisjohtamista tukevista Tieran hankkeista Tiera ERP Tiera Tiedolla johtaminen Tiera Tiedonhallinta Tiera Oppimisen hallinta Copyright Kuntien Tiera Oy 39

40 Tiera ERP 1(2) Sovittu prosessikokonaisuus tässä vaiheessa 1. Taloushallinto 2. HR 3. Materiaalihallinto 4. Projektihallinta Copyright Kuntien Tiera Oy 40

41 Tiera ERP 2(2) Toiminnan kehittämisen hanke, ei IT hanke ERP hanke ei ole tietojärjestelmähanke vaan kuntatoimijan toiminnan kehittämishanke Perustuu valittuun strategiaan Harmonisoi toimintatavat ja prosessit Harmonisoi datan ERP mahdollistaa Uudelleen organisoitumisen Palvelukeskukset Alueellisen yhteistyön esim. hankinnoissa Sähköisen asioinnin Tilaaja tuottaja mallin tehokkaan toiminnan Asiakkuudenhallinnan Tehokkaamman johtamisen Raportointi Analyysit Yhteisellä ERP ratkaisulle tehokas ja nopeampi toteutus Tehokas järjestelmätoteutus (aika, resurssit, rahoitus) Kehitä kerran, käytä useasti Kehitystyöhön käytettävä aika lyhyempi Osaava, kokenut ja ammattitaitoinen ERP asiantuntijajoukko Selkeästi alhaisemmat käyttövaiheen kustannukset verrattuna yksittäisen kunnan järjestelmään Vakioidut rajapinnat eri toimittajien järjestelmiin Keskitetty, tehokas järjestelmätoimittajien hallinta ja sopimukset Kattavammat mahdollisuudet järjestelmien jatkokehittämiseen Tieran toimialaosaamisen ja koko kuntakentän osaamisen ja parhaiden käytäntöjen hyödyntäminen Sisäinen laskenta Copyright Kuntien Tiera Oy 41

42 Tiera Tiedolla johtaminen Yksittäiselle kuntatoimijalle sopivat Tieran yhtenäiset ratkaisut. Ehkä myös kuntien tietojen yhdistämisen mahdollisuuksia. Tiedolla johtamisen tekemisen lähtökohdat Hyvin toimivat ja kuvatut toimintaprosessit Organisaatiolla hyvä ymmärrys, miten tiedolla johtaminen tukee koko organisaation johtamista Toiminnolla on selkeä tarve, miksi raportoidaan ja analysoidaan Selkeä ymmärrys siitä, mitä tietoa missäkin prosessivaiheessa syntyy ja mitä tietoa eri prosessivaiheissa tarvitaan Tiedon on oltava laadultaan hyvää Kiinteä yhteistyö toimintojen ja tietohallinnon välillä Konsultointia ja koulutusta toiminnoille tiedolla johtamisen avainasioista ja teknisistä mahdollisuuksista Tarkoituksenmukaiset tietohallinnon ratkaisut Markkinoilla runsaasti erilaisia vaihtoehtoja, joista osattava valita sopivat Tiedolla johtamisen eri välineiden hyvä integrointi keskenään Tiedolla johtamisen tekniset elementit Copyright Kuntien Tiera Oy 42

43 Konsernijohtamisen kehittäminen Tieran suurimpien osakkaiden ja muutamien ei tieralaisten kuntien kanssa meneillään oleva työ. Tavoitteena löytää uusia keinoja kuntayksiköiden johtamisen kehittämiseen konsernijohtamiseen. Tavoitteena tunnistaa toiminnan kehittämisen ja tietohallinnon (erityisesti tiedolla johtamisen alueelle) kehittämisen osa alueita. Mukana työssä kaupunkien johtoryhmien jäseniä sekä yrityspuolen konsernijohtaja. Copyright Kuntien Tiera Oy 43

44 Tiera Tiedon hallinta Kunnan päätöksentekoprosessin tuki Organisaation tieto ja dokumenttivirrat saadaan haltuun Prosessien tehostuminen ja nopeutuminen, eri tasoiset automatisointimahdollisuudet Organisaation eri prosessien ja palveluiden yhtenäistämismahdollisuudet ja jaetut prosessit tiedon yhtenäistämisen myötä Organisaation ketteryyden kasvaminen mm. vastaamisessa toimintaympäristön vaatimuksiin Prosessien nopeutuminen sekä yhtenäistetyt & yhteiset prosessit Tiedon keskittäminen ja suorien integraatioiden väheneminen Prosessien korkeampi sähköisyysaste Tuki kattavammille kuntalaisten sähköisille palveluille Asiakirjallisen tiedon hyödyntämismahdollisuus mm. toiminnanohjauksessa ja tiedolla johtamisessa Taloudelliset hyödyt korostuvat Tiedon hallinnan arkkitehtuuri Copyright Kuntien Tiera Oy 44

45 Tiera Oppimisen hallinta Opetuksen kokonaishallintaan ja tukemiseen tarkoitettu palvelukokonaisuus opettajille, hallinnolle ja oppilaille Copyright Kuntien Tiera Oy 45