Hyvin hoidetun taloyhtiön salaisuus

Transkriptio

1 Taloushallintopalvelut taloyhtiöille Rakenna ja remontoi messut Taloyhtiöpäivä Myyrmäki -halli Kari Alhola Pretax Yhtiöt Hyvin hoidetun taloyhtiön salaisuus Kaikki sen tietää 2 1

2 Lopputulos Hyvä asua Ei huolta Suunnitelmat tiedossa Kustannustaso kohtuullinen ( kustannus-hyöty suhde tasapainossa) Tulevaisuus ennakoitavissa Dokumentaatio läpinäkyvää Osakkeen arvo säilyy ja paranee 3 Hyvin hoidettu Hallinnointi Sisältäen niin tekniset kuin muutkin osiot/palvelut 4 2

3 Taloyhtiössä arviointi kohdistuu kokonaisratkaisuun ja tyytyväisyys tulee hyvästä ja laadukkaasta huolenpidosta. 5 Sanottua ja kuultua Tavanomaiset korjaukset ja kunnossapito eivät välttämättä enää riitä tulevaisuudessa haluan kotitaloltani enemmän. Olemme joskus miettineet tulevaisuudessa mahdollista kodinvaihtoa silloinkin haluaisin osoittaa ylpeänä entistä valikoivampien kodinetsijöiden mieltymyksiä ennakoiden: tämä on hyvä taloyhtiö. 6 3

4 Sanottua ja kuultua Energiatehokkuuteen kiinnitettävä huomiota Miten hallita korjauskustannuksia tai paremminkin, miten johtaa korjaustoimintoja Remonttien hallinta on tärkeää ns. putkiremontista puhumattakaan. Tiedottaminen (viestintä) on ollut aina tärkeää, mutta nykyisin ikään kuin oma ammatti. Asunto-osakeyhtiölain tunteminen näyttää olevan jokaisen velvollisuus oikealla ja asiallisella viestinnällä väärinkäsityksiä ei tule vaikka vaatimukset toki ovat monessa mielessä muuttuneet Nykyhetkessä tehdään tulevaisuuden valinnat 7 Isännöitsijöiden suusta kuultua Vaatimukset muuttuvat ja kasvavat koko ajan Isännöinnin kenttä ammattilaistuu entisestään. Asiakkaiden tarpeiden ymmärtämisestä on tullut keskeinen osa työtä. Isännöintiä noin 1/3 tai enintään puolet työajasta, vaikka oikeasti täysin kokopäivätyötä. Hoidan lähes 30 taloyhtiötä, vaikka vie jo kaiken ajan. Kirjanpidon ulkoistaminen vapautti aikaa ja resursseja siten, että nyt voimme keskittyä ydinkysymyksiin. 8 4

5 Ja tämän viikon lehdissä Useita juttuja näistä aiheista esim. Kauppalehti ti isännöintiala toivoo keskustelua palvelujen laadusta ja sisällöstä 9 Palvelukokonaisuuksia Isännöinti Kiinteistöpalvelut Taloushallintopalvelut Muut hallinnolliset palvelut Muut/jne Ratkaisuvaihtoehdot: Kaikki omasta takaa (taloyhtiö siis tekee itse kaiken) Osa omin voimin, osa ulkoistettuna Kaikki ulkoistettuna 10 5

6 Käytännössä monenlaisia ratkaisuja Esimerkki 1: Taloyhtiö on päättänyt hankkia Siivous- yms. palvelut kiinteistöhuolto- tms. yhteisöltä Muut palvelut isännöitsijätoimistosta 11 Esimerkki 2: Taloyhtiö on päättänyt, että Siivous- yms. palvelut hoidetaan itse Hallinnon hoitaa taloyhtiön asukas(isännöitsijä) Kirjanpidon hoitaa yksi talon asukkaista Tarvittavat tavara- ja palveluhankinnat tehdään tarpeen mukaan Jne. 12 6

7 Tässä esityksessä Keskitytään pohtimaan taloushallinnolle asetettavia vaatimuksia ja ratkaisuja vaivattomuus tehokkuus ajantasaisuus Läpinäkyvyys. 13 Esimerkkikysymyksiä? Minkälaista raportointia kukin oikeasti haluaa? Mitä tietoja taloushallinnon odotetaan tuottavan? Jne 14 7

8 Vaivattomuus ja tehokkuus Paperin siirtely tai arkistointihuolet voidaan haluttaessa unohtaa kokonaan ja taloyhtiön juoksevien asioiden ja talouden hallinta tapahtuu joustavasti verkossa. Kaikkien osapuolten aikaa säästyy merkittävästi. 15 Ajantasaisuus Tälle ratkaisulle itsestään selvyys. Nimittäin huoneistolle/osakkaalle ns. huoneistokortilla määritellyt vastikkeet tms. muodostavat automaattisesti laskun, joka menee osakkaan haluamaa väylää pitkin järjestelmästä täysin automaattisesti esim. sähköpostiin, internetjärjestelmään tai perinteisellä postilla... Tässä vaiheessa tämä näkyy jo suoraan yrityksen taloushallintojärjestelmissä (esim. saamisena ja tuottona). Samoin esim. kaikkien ostojen/hankintojen osalta 16 8

9 Läpinäkyvyys Hallinnon ja taloyhtiön välinen tiedonsiirto. Taloyhtiö (siis hallitus) itse määrittelee oikeudet Kuka esimerkiksi hyväksyy laskut Kuka näkee laskut Miten laskujen kierto järjestetään (sähköisesti) tiedoksi, hyväksyttäväksi, tarkastettavaksi jne. 17 Täyssähköinen ratkaisu Taloushallinto keskustelee automaattisesti taloyhtiötietojen kanssa ilman erillisiä tietojensyöttöjä (TaloyhtiöOptimi) Ns. huoneistokortti on perustietojen lähde Huoneistokortti sisältää mm. Yksittäisen asunnon kaikki vastike- tms. tiedot Hoitovastike Mahdollinen rahoitusvastike Mahdollinen autopaikka Jne. 18 9

10 Huoneistokortti Vastikelaskun Loppusumma 410 euroa 19 Huoneistokorttitietoja 20 10

11 Hallinnon näkökulmasta kortti (maksuperusteet) näyttää tältä Asunto C30 osalta Vastikelaskun Loppusumma 410 euroa 21 Mistä konkreettisemmin on kysymys? Laskut ja vastikereskontra: Vastikkeiden ja käyttökorvausten laskutus huoneistokorttien perusteella kuukausittain Tapahtuu automaattisesti Suoritukset automaattisesti kirjanpitoon asti Saamiset automaattisesti kirjanpidon tiedoissa

12 Asukas saa automaattisesti huoneistokortin tiedoista muodostuvan vastikelaskun (lähetys postitse, sähköpostina tai verkkolaskuna) Asunto C30 osalta Vastikelaskun Loppusumma 410 euroa Vastikelasku näkyy saman tien taloyhtiön saamisreskontrassa (ei vielä maksettu, mutta ei erääntynyt) Asunto C30 osalta Vastikelaskun Loppusumma 410 euroa 12

13 Vastikelaskun automaattisesti kirjanpitotiedoissa Asunto C30 osalta Vastikelaskun Loppusumma 410 euroa purkautuu automaattisesti tileille... Ja samantien taloyhtiön tuloslaskelmalla reaaliaikaista 13

14 Mistä konkreettisemmin on kysymys?... Kululaskut ja ostoreskontra Laskujen vastaanotto verkkolaskuina (tai skannattuina) Ostolaskujen käsittely ja kierrätys tapahtuu täysin sähköisesti (edellyttää internet- ja sähköpostiyhteyttä) Ostoreskontra muodostuu automaattisesti kirjanpitoon. Maksatus suoraan samasta järjestelmästä. 27 Mistä konkreettisemmin on kysymys?... Kirjanpito Automaattikirjausten tarkistus Reskontrien täsmäytys Käyttöoikeuksilla (esim. hallitus ja isännöitsijä) mahdollisuus porautua vaikka yksittäiselle laskulle Yhteenvetoraportit (PDF ja selailumahdollisuus) Tilinpäätös 28 14

15 Esimerkki Hallituksen kokous asialistalla tilinpäätös/yhitökokouksen valmistelu: Tuloslaskelmaa verrattaessa talousarvioon tuloslaskelman kohdassa Kiinteistön hoitokulut Ulkoalueiden hoito oli merkittävä poikkeama Kun klikkasi Ulkoalueiden hoito kohtaa tulivat kaikki tapahtumat listalle, josta klikkaamalla pääsin jokaiselle laskulle. SYY poikkeamaan oli mm. 2 ylimääräistä lumenpudosta katolta. ei siis pitänyt alkaa kaivaa mapista laskuja jne.. Vaan siinä paikan päällä porauduttiin tarpeen mukaan Tämä on esim. hallituksen jäsenen mahdollisuus tehdä myös kotona (käyttöoikeudet) 29 Mistä konkreettisemmin on kysymys?... Palkanlaskenta Palkanlaskenta samalla järjestelmällä Palkkalaskelmien lähetys ja palkkojen maksatus 30 15

16 Mistä konkreettisemmin on kysymys?... Sähköiset viranomaisilmoitukset Kausiveroilmoitusten laadinta ja lähetys Tuloveroilmoituksen laadinta ja lähettäminen Palkkojen vuosi-ilmoitusten laadinta Eläkevakuutusilmoitusten laadinta 31 Mistä konkreettisemmin on kysymys?... Talousarvio Tämäkin samassa paikassa Hallitus/isännöintityöskentelyssä aina ajasta ja paikasta riippumatta käytettävissä tämäkin 32 16

17 Mistä konkreettisemmin on kysymys?... Arkistointi Kaikkien tositteiden sähköinen arkistointi Selailumahdollisuus ajasta ja paikasta riippumatta (esim. hallitus ja isännöitsijä) 33 Esimerkki arkistoselailusta Hallituksen kokouksessa alettiin pohtia hissinhuoltokorjausten summaa Samalla hetkellä otettiin arkistosta keskustelujen lomassa esille kahdelta edelliseltä vuodelta ko. hissihuoltoyhtiön laskut ja vertailtiin niitä Johtopäätösten teko oli äärimmäisen helppoa ja kaikki tiedot saatiin todella vaivattomasti ja nopeasti Jos tiedot olisivat olleet mapissa, niitä olisi joku kaivellut mapeista, jotka mahdollisesti arkistossa. Jonkun aikaa olisi kulunut ja tieto olisi voinut olla käytettävissä pahimmassa tapauksessa vasta myöhemmin 34 17

18 Kiitos Kari Alhola Johtaja, Entrepreneur Business Mobile: +358 (0) Pretax Yhtiöt, Siltasaarenkatu A, FI Helsinki Tel , 35 Kiitos Kari Alhola Johtaja, Entrepreneur Business Mobile: +358 (0) Pretax Yhtiöt, Siltasaarenkatu A, FI Helsinki Tel , 36 18