Tietohallinnon kehittämishankkeiden karikot ja niiden välttäminen

Transkriptio

1 Tietohallinnon kehittämishankkeiden karikot ja niiden välttäminen Johtava tuloksellisuustarkastaja, FM, HTT Tomi Voutilainen Valtiontalouden tarkastusvirasto Sisältö VTV ja IT-tarkastus IT-kehitysohjelmien ongelma IT-hankkeiden ongelmia IT-hankkeet ja hankinnat Laadunhallinta IT-hankkeissa 2

2 VTV ja IT-tarkastus IT-tarkastus VTV:ssä Riskianalyysi

3 IT-kehitysohjelmien ongelma Ohjelmien suunnittelujärjestelmä Strategian suunnittelu Tavoitteiden asettelu Aikataulutus Täytäntöönpanon johtaminen & seuranta ei ole systemaattista Vastuuyksiköiden nimeäminen rahoitus?&resurssit? Resurssien vähäisyys aikatauluongelmat ulkoistaminen 6

4 IT-hankkeiden ongelmia Palvelujen tuottamismallit kapseloidut toimintamallit virkamieskeskeinen kehittäminen julkishallintokeskeinen kehittäminen

5 Asetettujen tavoitteiden lyhytjänteisyys ja epärealistisuus suhteessa aikatauluun, rahoitukseen ja resursseihin nähden. Johtaa muun muassa hankkeiden tosiasiallisen ohjauksen ulkoistukseen, aikataulujen pitkittymiseen, kustannusten kasvuun Johtaa krooniseen kiireeseen, joka on hankkeissa keskeisin syy aikataulujen pitkittymiseen Kiire johtaa heikkoon hankevalmisteluun ja puutteelliseen päätöksentekoon Kustannusarvioita ei laadita yhtenäisesti ja luotettavasti käynnistettävistä hankkeista tai todellisia kustannuksia pimitetään hattutemput yleisiä Kustannuksissa ei huomioida sitä, että järjestelmien ylläpitokin maksaa eikä järjestelmien käyttöönottoon panosteta tarpeeksi elinkaari on hukassa Vaatimusmäärittelyt tehdään puutteellisena, mikä näkyy kehitysprojektien suurena muutoksenhallinnan määränä Esimerkkejä pitkittyneistä hankkeista

6 Ajoneuvohallintokeskuksen Palko-hanke Käynnistyi vuonna 1999 Piti valmistua vuonna 2003 Hanke valmistunee lopullisesti vuoden 2011 loppuun mennessä Kustannusarviot hankkeen alussa miljoonaa euroa Vuoteen 2008 mennessä kustannukset nousseet 49 miljoonaan euroon. Mobiilivarmenteen kehittäminen Vuosi 2010: Nettipankkiin kännykkäkoodilla - salasanalistat unholaan?, YLE Uutiset Vuosi 2009: Henkkari löytyy pian simmistä, Tekniikka & Talous ja Väestörekisterikeskuksen mobiilivarmenne ajoi karille, IT-viikko Vuosi 2008: Kännyköihin puuhataan sähköisiä henkilötunnuksia, MTV3 uutiset Vuosi 2007: Mobiilitunnistus tulee, Digitoday ja Mobiilivarmenne floppaamassa Suomessa Digitoday Vuosi 2006: Henkilötietoihin käsiksi mobiilivarmenteella, Tietokone.fi Vuosi 2005: Mobiilitunnistus vapauttaa salasanoista, Tekniikka&Talous Vuosi 2004: Mobiilikansalaisvarmenne kypsyi kaksi vuotta, Digitoday Vuosi 2003: Kansalaisvarmenne matkapuhelimiin, Digitoday ja Sähköinen henkilöllisyys matkaviestimiin, Digitoday

7 Sähköisen reseptin kehittäminen Kehitystyö alkoi vuonna 1989 Kehitystyö kesken vuonna 2010 muutama apteekki ja terveysasema pilotoi sähköistä reseptiä Turussa Valmista piti olla Sähköinen resepti lienee valtakunnallisessa käytössä kattavasti sekä julkisessa että yksityisessä terveydenhuollossa vuoden 2014 aikana. Kehittämistyö kestänyt 21 vuotta. Nykyisen suunnitelman mukaisesti kehittäminen tulee kestämään 25 vuotta. Kustannuksien systemaattista seurantaa ei ole tehty. Organisaatiotunnistuksen kehittäminen Ensimmäinen kehittämisryhmä aloitti vuonna 2000 Valtakunnallista ratkaisua ei ole toistaiseksi tehty Väliaikaisia ratkaisuja useampia mm. verohallinto, PRH, Tekes

8 IT-hankkeet ja hankinnat Lähtökohtia Julkisen hallinnon IT-menot olivat vuonna 2009 noin 2 miljardia euroa, josta valtion osuus noin 900 miljoonaa euroa; luku ei sisällä valtionavustuksina myönnettyä rahoitusta kolmannelle sektorille ja yrityksille (Tekes, STM/RAY, EUrakennerahastot) Valtion IT-menoista yli 70 prosenttia koostuu palvelu- ja ohjelmistohankinnoista; Markkinaoikeus käsittelee vuodessa noin 600 hankinta-asiaa vuosina 2007-Q2/2010 noin 3-4 prosenttia markkinaoikeuteen tehdyistä hakemuksista koski IT-hankintoja; pääsääntöisesti markkinaoikeuskäsittelyt eivät ole johtaneet hyvitysmaksuihin;

9 Ketteryyttä IT-hankinnoihin vai IT-palveluiden tuottamiseen Hankintalain yleiset periaatteet Syrjimättömyys Tasapuolinen kohtelu Avoimuus Suhteellisuus Kilpailusta huolehtiminen kilpaillut markkinat, joihin julkinen hallinto ei omilla toimillaan tuo vääristymiä Julkisen hallinnon on oltava avoin erilaisille hankintajärjestelyille, kun lain menettelytapavaatimukset sekä hankintaperiaatteet on huomioitu järjestelyissä IT-toimittajien rooli palveluita kehitettäessä onko toimialalla riittävän selkeät pelisäännöt mm. avoimen lähdekoodin hyödyntämisestä Yksityisen sektorin vetämät hankkeet julkinen hallinto palveluiden hyödyntäjänä Kohti yksityisen sektorin aktiivisempaa palvelukehitystä ministeriöiden suojissa ei voida kehittää palveluita kestävällä pohjalla Käyttäjälähtöiset palvelutuotantomallit kuluttajat ratkaisevat palvelun menestymisen. Tällaisissa palveluissa myös julkinen hallinto voi toimia osapuolena. Esimerkiksi TYVI-mallin hyvien ja huonojen puolien analysointi ja siltä pohjalta palvelutuotannon edelleenkehittäminen ja laajentaminen IT-hankinnat Top 5 muistilista 1. Tee huolellinen investointilaskelma päätöksenteon pohjaksi ennen hankintamenettelyprosessin käynnistämistä tai prosessin varhaisessa vaiheessa. Hankintamenettelyn käynnistäminen on syytä dokumentoida kuka teki päätöksen hankinnan käynnistämisestä. 2. Selvitä, onko muissa hankintayksiköissä valmisteilla samaan aikaan vastaavantyyppisiä hankintoja tai onko hankinta mahdollisesti toteutettavissa olemassa olevien valtion yhteisten puitejärjestelyjen puitteissa. Huomioi kokonaistaloudellinen edullisuus asiantuntijapalvelut ja tekniset konsultoinnit pääsääntöisesti ajallisesti ja toiminnallisesti rajattu toimeksianto, myös kun laskutusperusteena on tuntihinta. 3. Laadi vaatimusmäärittelyt ja muut tarjouspyyntömateriaalit huolellisesti. Vaatimusmäärittelyt eivät saa pitää sisällään piilovaatimuksia tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Asiakirjat on säilytettävä huolellisesti hankinnan jälkeenkin. 4. Muista, että tarjoajien tarjouksia verrataan tarjouspyynnössä ilmoitettuihin kriteereihin nähden. 5. Laadi tarjouksista selkeä vertailu, joka liitetään hankintapäätöksen perusteluiksi. Hankintapäätökset tehdään kirjallisina perusteltuina päätöksinä. muista tiedoksianto hakemusosoituksineen

10 MAO MAO fraasi: Virheettömässä menettelyssä hankintayksikkö olisi myös laatinut tarjouspyynnön hankinnan kohteen ja valintaperusteen ilmoittamisen osalta niin selväksi, että tarjouspyyntö olisi ollut omiaan tuottamaan yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tarjouksia. Asiassa ei näin jälkikäteen voida luotettavasti todeta, miten tarjouspyyntö olisi virheettömässä menettelyssä tarkemmin laadittu ja mikä vaikutus tällä olisi ollut tarjousten sisältöön. Asiassa ei edellä lausuttu huomioon ottaen voida riittävällä varmuudella todeta, että hakijalla olisi hankintalain 76 :n 1 momentin 4 kohdassa tarkoitetulla tavalla ollut todellinen mahdollisuus voittaa tarjouskilpailu virheettömässä menettelyssä. Hakijan hyvitysmaksuvaatimus on näin ollen hylättävä. Mitä tästä voi oppia? Yksinkertainen on kaunista Jos hankintayksikkö on kilpailuttanut hankintansa avoimella menettelyllä ja hankinnasta ei ole tehty hakemusta markkinaoikeuteen, voidaan olettaa tarkastuksen näkökulmasta, että hankinta on tehty muodollisesti oikein. Edellyttää riittävästi tarjouksia Hankintalaki lähtee markkinoiden itsevalvonnasta

11 Laadunhallinta IT-hankkeissa IT-hankkeen prosessointia ja laadunvarmistamista Strategia- ja TTS-prosessi Sisäinen tarkastus Kokonaisarkkitehtuurin ylläpito Kehittämiskohteiden tunnistaminen Esiselvitys Määrittely Hankinta Testaus Suunnittelu Käyttöönotto ja ylläpito Toteutus Laadunvarmistus

12 Eri toimijoiden roolit Projekti lopputuotteen laadun varmistaminen sekä eri tuotosten tasalaatuisuuden varmistaminen Linjaorganisaatio (asiakas) osallistuu katselmointeihin ohjatakseen kehittämistyötä esimerkiksi kehittämisehdotuksilla. Lopputuotteen vaatimustenmukaisuuden varmistaminen käyttäjätestauksen avulla. Sisäinen tarkastus Valvoo, että annettuja ohjeita noudatetaan laadunvarmistuksessa tarkastuspisteiden kontrollointi ja toimivuus osa laadunhallintaa Laadunvarmistus kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta Tietojohtaminen Toiminta Tieto Laadunhallinnan vastuu Prosessien omistajat/johto Asiakirjahallinto Tietojärjestelmä Tietohallinto Teknologia

13 Tietojärjestelmien laatuattribuutteja Tietojärjestelmien toimintavarmuus ja tietojen saatavuus Tietojärjestelmien tehokkuus Tietojärjestelmien laajennettavuus Tietojärjestelmien tietoturvallisuus Tietojärjestelmien yhteentoimivuus Tietojärjestelmien virheensietokyky Tietojärjestelmien käytettävyys Kiitos! Yhteystiedot: p. (09)