Tilauksesta perintään -prosessin hyvät käytännöt

Transkriptio

1 Valtiokonttori Ohje 1 (17) VK/954/ /2016 Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot Tilauksesta perintään -prosessin hyvät käytännöt Voimaantulo Valtion taloushallinnonstrategia 2020 edellyttää, että taloushallinnon prosesseja kehitetään ja työnjakoja selkeytetään. Tässä ohjeessa kuvataan tilauksesta perintään -prosessin osa-alueisiin liittyviä tehtäviä. Ohje on laadittu yhteistyössä Valtiokonttorin ja Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (jäljempänä Palkeet) kanssa. Ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä yhtenäistämään toimintatapoja tilauksesta perintään -prosessin osa-alueiden sisällä. Ohjeessa on myös selkiytetty Palkeiden ja kirjanpitoyksikön välistä työnjakoa. Kirjanpitoyksikön tulee selvittää, mitkä ohjeessa kuvatut hyvät käytännöt se voi ottaa käyttöön sellaisinaan, ja mitkä vaativat soveltamista sen omassa toimintaympäristössä. Ohje tarkentaa lisäksi Valtiokonttorin antamaa määräystä Tositteiden hyväksyminen palvelukeskuksessa VK/926/00.01/2015. Tämä ohje tulee voiman välittömästi. Tällä ohjeella kumotaan Valtiokonttorin antama ohje Tilauksesta perintään -prosessi VK/956/00.01/2015. Lisätiedot Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvissä asioista saa Valtiokonttorin Talous ja henkilöstö -toimialalta, puh tai sähköpostitse osoitteesta verkkolaskutus (at) valtiokonttori.fi. Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta Maksuliikepäällikkö Keijo Kettunen Tiedoksi Valtiontalouden tarkastusvirasto Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, VALTIOKONTTORI Puh , Faksi ,

2 Valtiokonttori Ohje 2 (17) Sisällysluettelo 1 Yleistä... 3 Ohjeen tavoite ja soveltamisala... 3 Vastuunjakotaulukot... 3 Tuottavuusseuranta... 4 Verkkolaskutavoite Perustietojen ylläpito... 5 Asiakasrekisteri... 5 Nimikerekisteri Myyntilaskujen käsittely... 6 Sopimus laskujenvälityksestä... 6 Laskutuspyynnön toimittaminen Palkeisiin... 6 Laskuaineiston toimittaminen OC:lle... 6 Laskun sisältövaatimukset... 7 Verkkolaskujen lähettäminen... 7 Laskujen lähettäminen henkilökunnalle ja turvakieltoasiakkaille... 8 Laskutus ja tulotositteiden hyväksyminen... 8 Laskutettava minimieuromäärä... 9 Maksuehto Suoritusten käsittely Suoritusten kohdistaminen ja pankkiviite Ylisuoritusten ja epäselvien suoritusten käsittely Alisuoritusten käsittely Alisuoritusten ja perimättä jääneiden saatavien poistaminen kirjanpidosta Perintä Vapaaehtoinen perintä Maksuajan myöntäminen ja muut laskua koskevat tiedustelut Maksumuistutus Maksumuistutuksen perintäkulut laskulla Perintätoimiston maksuvaade Viivästyskorko Oikeudellinen perintä Alarajat oikeudelliseen perintään siirtymiselle Julkisoikeudellinen saatava Muut saatavat Laaja haastehakemus Suppea haastehakemus Haastehakemuksesta perittävät kulut Ulosottohakemuksen laatiminen Passiivirekisteri Perinnästä luopuminen... 17

3 Valtiokonttori Ohje 3 (17) 1 Yleistä Ohjeen tavoite ja soveltamisala Valtion taloushallinnon strategian 2020 keskeinen tilauksesta perintään -prosessia koskeva tavoite on Palkeiden käyttöasteen lisääminen prosessissa 30 %:iin. Kieku-hankkeessa on asetettu tavoitteeksi koko taloushallinnon tuottavuuden parantaminen 40 %:lla. Ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä toimintatapojen kehittämisessä esittelemällä hyviä käytäntöjä. Niiden tavoitteena on yksinkertaistaa ja sujuvoittaa tilauksesta perintään -prosessin tehtävien toteutusta kirjanpitoyksiköissä siten, että tehtävät voidaan toteuttaa oikealla laatutasolla nykyistä vähemmällä henkilötyöllä. Tavoitteena on myös kannustaa kirjanpitoyksiköitä keskittämään tehtävien toteutusta ja yhtenäistämään toimintatapoja. Hyvät käytännöt tukevat myös kirjanpitoyksiköiden ja Palkeiden yhteistyötä. Kirjanpitoyksikön tulee tarkastella, mitkä ohjeessa kuvatuista hyvistä käytännöistä on otettavissa käyttöön sellaisinaan, ja mitkä vaativat soveltamista suhteessa toimintaympäristöön. Ohjetta sovelletaan valtion maksuperustelain ( /150) alaisiin suorituksiin. Ohjetta tulee soveltaa myös muihin suorituksiin ja niitä koskeviin sopimusehtoihin, ellei erityislaeista, asetuksista tai voimassaolevista sopimuksista muuta johdu. Ohje koskee koko prosessia, siihen liittyviä alaprosesseja ja muita prosessiin liittyviä yksityiskohtia. Ohje on tarkoitettu koskemaan, soveltuvin osin, kaikkia järjestelmäympäristöjä sekä kaikkia kirjanpitoyksikköjä riippumatta siitä, kuinka suuri osa tilauksesta perintään -prosessista on siirretty Palkeiden hoidettavaksi. Tilauksesta perintään -prosessialue muodostuu seuraavista kokonaisuuksista: 1. Perustietojen ylläpito 2. Myyntilaskujen käsittely 3. Suoritusten käsittely 4. Saatavien valvonta 5. Perintä Vastuunjakotaulukot 6. Tulojenkäsittelyn kaudenvaihde Tilauksesta perintään -prosessin vastuunjakotaulukon ylläpito on siirretty vuoden 2016 alusta Valtiokonttorille. Vastuunjakotaulukossa kuvataan kirjanpitoyksikön ja Palkeiden vastuut prosessin eri vaiheissa. Vastuunjakotaulukossa tehtävät on kuvattu karkealla tasolla. Kirjanpitoyksikön ja Palkeiden välisessä palvelusopimuksessa tehtävät on kuvattu tarkemmalla tasolla. Voimassa oleva vastuunjakotaulukko on julkaistu Valtiokonttorin kotisivuilla.

4 Valtiokonttori Ohje 4 (17) Tuottavuusseuranta Verkkolaskutavoite Valtiokonttori seuraa kuukausittain tilauksesta perintään -prosessialueen tuottavuuden kehitystä niiden kirjanpitoyksiköiden osalta, jotka käyttävät laskutukseen Kiekua tai joilla on myyntireskontra- tai kirjanpitoliittymä Kiekuun. Tuottavuusseurannalla on tarkoitus löytää toimintamalleja, jolla tilauksesta perintään prosessissa saadaan henkilötyövuosisäästöjä. Tuottavuusseurannassa tarkastellaan myös tehtäviä, joita voidaan siirtää toiminnan tehostamiseksi kirjanpitoyksiköstä Palkeille. Kirjanpitoyksikön tulee arvioida omaa laskutusprosessiaan sekä kehittää sitä yhteistyössä Palkeiden kanssa. Kirjanpitoyksikön tulee seurata laskutusprosessissa tapahtuvien virheiden määrää mittareiden avulla. Laskutuksen virheistä kertovia mittareita ovat muun muassa hyvityslaskujen määrä suhteessa lähetettyjen laskujen määrään, Palkeiden palauttamat virheelliset laskutuspyynnöt ja OC:n palauttamat laskut. Tuottavuusseurannan mittarit ja tulokset julkaistaan Valtiokonttorin kotisivuilla vuoden 2016 loppuun mennessä. Valtiolle on asetettu myyntilaskujen verkkolaskuosuudesta seuraavat vuositavoitteet: % 30 % 32 % 35 % Kirjanpitoyksikön tulee omalta osaltaan huolehtia siitä, että vuosittainen verkkolaskutavoite saavutetaan. Palkeet ottaa vuoden 2016 aikana käyttöön kirjanpitoyksiköille kuluttajaverkkolasku- ja suoramaksutoiminnallisuuden. Tällä vastataan kuluttajien toiveeseen saada lasku verkkolaskuna sekä säästetään laskun lähettämisen kustannuksissa. Valtiokonttori julkaisee seuraavia verkkolaskuun liittyviä tilastoja: Maksuliikkeen ekstranetissa (Laskujenvälitys > Seurantaraportointi) on OC:n tuottama kuukausitilasto hallinnonala-, kirjanpitoyksikkö- ja laskutusjärjestelmätasolla kuukauden aikana väliteyistä laskuista (verkkolaskut, tulostus). Raportilla on nähtävissä myös laskujenvälityksestä aiheutuneet transaktiokulut. Raportti on turvaluokiteltu suojaustasolle IV. Valtiokonttorin kotisivulla on kuukausittainen verkkolaskutilasto (ppt) hallinnonala ja kirjanpitoyksikkötasolla sekä valtiotasoinen palveluraportti (pdf) verkkolaskun kehityksestä vuodesta 2011 raportointi hetkeen. Tunnukset sivuille saa osoitteesta verkkolaskutus@valtiokonttori.fi.

5 Valtiokonttori Ohje 5 (17) 2 Perustietojen ylläpito Asiakasrekisteri Nimikerekisteri Kirjanpitoyksikkö vastaa siitä, että asiakasrekisterissä on verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus kaikille niille asiakkaille, joilla on valmius vastaanottaa verkkolaskuja. Rekisteriä on päivitettävä säännöllisesti. Mikäli kirjanpitoyksikön asiakasrekisteriä ylläpidetään Kiekussa, vastaa Palkeet tietojen päivityksestä. Verkkolaskuosoitteet ja välittäjätunnukset voi tarkistaa Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n (jäljempänä Tieke) verkkolaskuosoitteistosta. Verkkolaskuosoitteita voi hakea asiakkaan nimellä tai y-tunnuksella. Tieken verkkolaskuosoitteisto on mahdollista ladata myös kokonaisuudessaan exceliin. Tunnuksen osoitteiston lataamiseen saa Valtiokonttorista. Kuluttaja-asiakas yksilöidään asiakasrekisteriin henkilötunnuksen avulla. Henkilötietolain 13 :n mukaan henkilötunnusta saa käsitellä mm. luotonannossa tai saatavan perimisessä. Velallisen yksilöinnin lisäksi henkilötunnusta käytetään kuluttajan verkkolaskuosoitteen päivittämisessä. Tästä johtuen asiakasrekisterissä pitää olla tallennettuna kuluttaja-asiakkaan henkilötunnus. Rekisterin käyttäjän on huolehdittava, että henkilötunnusta ei merkitä tarpeettomasti asiakasrekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin. Kiekussa ylläpidetään valtiotasoista nimikerekisteriä. Kirjanpitoyksiköllä, jolla on säännöllistä laskutusta tai muuta ennalta tiedettävää laskutusta, on oltava myytäviin suoritteisiin liittyvä hinnasto ja tästä tulee olla maininta taloussäännössä. Taloussäännössä tulee olla tieto siitä, kuka ylläpitää ja hyväksyy hinnaston. Hinnaston tulee sisältää suoritteen tai tuotteen/palvelun nimi, hinta, tiliöintitiedot ja ALV-kanta. Hinnaston nimiketiedot viedään myös laskutusjärjestelmään. Laskutuksen tulee perustua hyväksyttyyn hinnastoon Valtiokonttorin antaman määräyksen Tositteiden hyväksyminen palvelukeskuksessa (VK/926/00.01/2015) mukaisesti. Kirjanpitoyksikkö vastaa siitä, että hinnastossa olevat tiedot ovat aina ajan tasalla. Jos kirjanpitoyksikkö laskuttaa kertaluonteisesti tuotteesta tai palvelusta, joka ei perustu hyväksyttyyn hinnastoon, tulee suoritteen hinta ja tiliöinti hyväksyä kirjanpitoyksikössä ennen laskutusta kirjanpitoyksikön taloussäännössä määritellyllä tavalla. Kirjanpitoyksikössä on varmistuttava sisäisen valvonnan keinoin siitä, että tulojen kantamisen menettelyt ovat asianmukaiset ja kirjanpitoyksikölle kuuluvat tulot saadaan oikea-aikaisesti, oikeamääräisenä ja asianmukaisesti perittyä. Valtiokonttori suosittelee, että nimikkeiden perustaminen ja ylläpito tehdään kirjanpitoyksikössä keskitetysti. Tällä voidaan varmistua nimikerekisterin yhtenäisyydestä ja siitä, ettei perustamisessa tai muutoksissa tehdä turhaa työtä, kuten esimerkiksi toisiaan vastaavien nimikkeiden perustamista.

6 Valtiokonttori Ohje 6 (17) 3 Myyntilaskujen käsittely Sopimus laskujenvälityksestä Valtion laskujen välittäjänä sopimuskaudella toimii OpusCapita (jäljempänä OC). Kaikki laskuaineistot toimitetaan OC:n kautta verkkolaskuina tai tulostuspalveluun. OC:n kautta välitetään myös valtiolta lähtevät verot ja veron luonteiset laskut. Laskujenvälitykseen liittyvien palvelujen käyttöönotot ja laajennukset on sovittava Valtiokonttorin kanssa. Laskujenvälityksen toimintamalli on kuvattu tarkemmin Laskujenvälityksen palvelukäsikirjassa. Käsikirja on julkaistu Maksuliikkeen ekstranetissa (Laskujenvälitys > Palvelukäsikirja). Laskutuspyynnön toimittaminen Palkeisiin Palkeet käyttää laskutuksessa alkaen vain Kiekua. Kirjanpitoyksikkö voi toimittaa laskutuspyynnön Palkeille: tallentamalla myyntitilauksen suoraan Kieku-järjestelmään, excel-laskutuslomakkeella tiedonsiirtokanavaa käyttäen tai viraston substanssijärjestelmän tuottamilla laskutiedoilla (suoraan sisään luettavassa muodossa). Lisätietoja aineiston toimittamisesta tiedonsiirtokanavaa pitkin saa Palkeiden laskutuksen yhteyshenkilöiltä. Jos kirjanpitoyksikkö laskuttaa vain harvakseltaan, niin on hyvä käytäntö tallentaa myyntitilaukset esimerkiksi viikon ajalta samalle excel-laskutuslomakkeelle. Se vähentää Palkeissa tehtävää työtä. Kirjanpitoyksikön tulee varmistua ennen laskutusaineiston toimittamista, että tiedot ovat oikein. Virheiden selvittely aineiston toimittamisen jälkeen aiheuttaa ylimääräistä työtä niin Palkeissa kuin kirjanpitoyksikössäkin. Kiekua laskutukseen käyttävän kirjanpitoyksikön tulee selvittää Palkeiden kanssa, voidaanko toistuvaislaskutus toteuttaa Kieku-sopimuslaskutuksena. Se vähentää manuaalista työtä kirjanpitoyksikössä ja Palkeissa. Laskuaineiston toimittaminen OC:lle Palkeet vastaa Kiekusta tulevan myyntilaskuaineiston, korkolaskujen ja maksumuistutusten toimittamisesta OC:lle sekä niihin liittyvistä kontrolleista, tarkistuksista ja mahdollisesta virheselvittelystä. Palkeet vastaa myös siitä, että myyntilaskujen arkistoaineisto siirtyy Rondo-arkistoon. Joillakin virastoilla on omia laskutusjärjestelmiä, joista aineisto toimitetaan suoraan OC:lle. Näistä järjestelmistä on Kiekuun myyntireskontra ja/tai kirjanpitoliittymä. Kirjanpitoyksikkö vastaa myyntilaskuaineiston toimittamisesta OC:lle sekä siihen liittyvistä kontrolleista, tarkistuksista ja mahdollisesta virheselvittelystä. Palkeet vastaa myyntilaskujen arkistoaineiston siirrosta Rondoarkistoon.

7 Valtiokonttori Ohje 7 (17) Laskun sisältövaatimukset Kirjanpitoyksikön on huomioitava laskutuksessa Verohallinnon ohje Laskuvaatimukset arvonlisäverotuksessa (A23/200/2014). Lisäksi laskun on täytettävä verkkolaskulle määritelty vähimmäistietosisältö. Vuonna 2014 TARU-projektin määrittelemät vaatimukset verkkolaskun vähimmäistietosisällölle löytyvät Finanssialan keskusliiton sivustolta ( mapping.pdf.) Samassa taulukossa on esitetty myös TEAPPSXML ja Finvoice verkkolaskuformaattien vastaavuudet. Valtiolla on käytössään yhtenäinen malli valtion laskun tietosisällöstä ja ulkoasusta. Laskun tietosisällössä on huomioitu edellä mainitut laskuvaatimukset ja vähimmäistietosisältö. Malli valtion laskun ulkoasusta löytyy Laskujenvälityksen palvelukäsikirjasta, osasta 5. Myyntilaskut. Palvelukäsikirja on julkaistu Valtiokonttorin Maksuliike-ekstranetissa. Laskulla tulee välittää tilausnumero, sopimusnumero ja tiliöintiviite, jos asiakas sitä edellyttää. Kirjapitoyksikön on varauduttava välittämään laskulla myös työmaatieto, jos kirjanpitoyksikön tuottama palvelu kuuluu asiakkaalla rakentamiseen liittyvän tiedonantovelvollisuuden piiriin. Valtion sisäisessä laskutuksessa tiliöintiviitteen, sopimus- ja tilausnumeron katkaisussa voidaan käyttää välilyöntiä tai pilkkua, jolloin viitteen perään voidaan lisätä muuta tarvittavaa tietoa, esimerkiksi laskun yhteyshenkilön nimi. Finvoice 2.0 formaattiin on määritelty elementit vaadituille tiedoille. Sopimusnumerolla käytettävä elementti on AgreementIdentifier, tilausnumerolla OrderIdentifier, tiliöintiviitteellä AccountDimensionText ja työmaatiedolla Delivery- SiteCode. Vastaavat elementit löytyvät myös toisesta Suomessa yleisesti käytetystä verkkolaskun sanomamuodosta TEAPPS:sta. Jos elementtiä ei löydy laskutusjärjestelmästä, voi tiedon välittää poikkeustapauksessa ostajan viite/viitteenne -kentässä (Finvoicessa BuyerReferenceIdentifier). Ostajan viite/viitteenne -kentän käytöstä on sovittava erikseen asiakkaan kanssa. Jos oikeat tietoelementit eivät ole tällä hetkellä käytettävissä kirjanpitoyksikön laskutusjärjestelmässä, tulee kirjanpitoyksikön huolehtia, että järjestelmän toimittaja päivittää puuttuvat elementit laskutusjärjestelmään seuraavan versionvaihdon yhteydessä. Laskulla tulee olla myös viittaus maksuperusteeseen esimerkiksi: Valtion maksuperustelaki ( /150). Jos kirjanpitoyksikön maksuperuste liittyy erityislakiin -tai asetukseen, tulee siitä olla maininta laskulla. Tällöin laskulla ei viitata maksuperustelakiin. Laskulla ei tarvitse olla viittausta maksuperusteeseen, jos laskun mukana toimitetaan päätös tai muu dokumentti, jossa maksuperuste on esitetty. Verkkolaskujen lähettäminen Valtio on tehnyt verkkolaskun lähetyssopimuksen OC:n kanssa. Vaikka kirjanpitoyksikön asiakkaan välittäjä vaatisi kirjanpitoyksikköä tekemään sopimuksen kanssaan, ei sitä saa tehdä. Asiasta pitää ilmoittaa välittömästi Valtiokonttoriin, joka on yhteydessä kyseiseen välittäjään. Kirjanpitoyksikön tulee ilmoittaa asiakkailleen verkkolaskun lähetysmahdollisuudesta. Ilmoitus voidaan tehdä esimerkiksi laskulomakkeella olevana lisä-

8 Valtiokonttori Ohje 8 (17) tietona. Ulkomaisille asiakkaille on mahdollista lähettää verkkolasku, jos ulkomaisen asiakkaan välittäjällä on yhdysliikennesopimus OC:n kanssa tai asiakkaan välittäjä kuuluu Peppol-verkostoon. Kun ulkomainen asiakas on ilmoittanut välittäjätietonsa, voi vastaanottovalmiuden tarkistaa Valtiokonttorista sähköpostitse osoitteesta verkkolaskutus@valtiokonttori.fi. Asiakas voi pyytää laskun lähettämistä sähköpostilla PDF:nä. Valtio ei lähetä laskuja sähköpostitse. Asiakkaalle voidaan lähettää PDF-muotoinen laskukopio esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakas on saanut maksumuistutuksen, mutta ei itse laskua. Valtio ei lähetä verkkolaskuja asiakkaan toivoman erillisen portaalin kautta. Mikäli verkkolaskun mukana lähetetään liite/liitteitä yritysasiakkaalle, jonka välittäjänä toimii pankki, tulee kirjanpitoyksikön varmistaa Palkeilta välittääkö pankki liitteen edelleen vastaanottajalle. Pankeilla on vielä rajoitetusti valmiuksia liitteiden välittämisessä. Kirjanpitoyksiköiden välinen laskutus tehdään aina verkkolaskutuksena. Mikäli kirjanpitoyksikön omassa laskutusjärjestelmässä ei ole verkkolaskun lähetysvalmiutta, voi kirjanpitoyksikkö tuottaa verkkolaskun joko sopimalla laskutuspalvelun toteuttamisesta Palkeiden kanssa tai Postin Verkostopalvelun kautta. Verkostopalvelun käyttöönotto on ohjeistettu Laskujenvälityksen palvelukäsikirjassa osassa 14 Verkostopalvelu. Laskujen lähettäminen henkilökunnalle ja turvakieltoasiakkaille Valtiokonttori on yhteistyössä Palkeiden kanssa toteuttanut toimintamallin laskujen lähettämisestä Kiekusta asiakkaille, joilla on luottamuksellinen tai salainen osoite. Laskun vastaanottaja voi olla kirjanpitoyksikön henkilökuntaan kuuluva, entinen työntekijä tai ulkopuolinen taho. Turvakieltoasiakkaiden laskutus toteutetaan normaalin prosessin mukaisesti, jos asiakas on ilmoittanut väestötietojärjestelmään turvallisen yhteysosoitteen. Mikäli turvakieltoasiakkaalla ei ole turvallista yhteysosoitetta, perustetaan asiakasrekisteriin laskutusasiakkaaksi (laskun vastaanottajaksi) kirjanpitoyksikön yhteyshenkilö, joka pääsee tarkastamaan väestötietojärjestelmästä turvakieltoasiakkaiden osoitetiedot. Laskua tehdessä tilaus- ja maksaja-asiakkaana (juridinen asiakas) käytetään varsinaista asiakasta ja laskutusasiakkaana viraston yhteyshenkilö-asiakasta. Lasku toimitetaan paperimuodossa viraston yhteyshenkilölle. Viraston yhteyshenkilö lähettää laskun edelleen postitse varsinaiselle vastaanottajalle itsellään tiedossa olevan tai väestötietojärjestelmästä saamansa osoitetiedon perusteella. Lisätietoa turvakieltoasiakkaiden laskutuksesta saa Palkeista. Laskutus ja tulotositteiden hyväksyminen Valtion maksuperusteasetuksen 2 :n mukaan maksut on perittävä suoritteen tilauksen yhteydessä, suoritetta luovutettaessa tai välittömästi suoritteen tuottamisen jälkeen tapahtuvana laskutuksena. Talousarvioasetuksen 39 :n 1

9 Valtiokonttori Ohje 9 (17) momentin mukaan viraston ja laitoksen on varmistauduttava, että valtiolle kuuluvat tulot peritään asianmukaisesti ja oikeamääräisinä. Kirjanpitoyksikkö on vastuussa siitä, että suoritteiden laskutus toteutetaan oikein tiedoin, asianmukaisesti ja viivytyksettä. Kirjanpitoyksikön toimittama laskutusaineisto sisäänluetaan Palkeissa Kiekuun. Sisäänluvun yhteydessä Palkeet täsmäyttää sisäänluetun aineiston kirjanpitoyksikön lähettämään aineistoon. Kirjanpitoyksikön Kiekuun tallentamat, excel-lomakkeella toimittamat tai substanssiliittymistä siirtyvät aineistot saavat Kiekussa myyntitilausnumeron. Laskunnumerot ja kirjanpidon tositenumerot muodostuvat vasta laskutusajon yhteydessä. Substanssiliittymillä tulevien suoraan reskontraan sisäänluettavien aineistojen laskunnumerot ovat muodostuneet substanssijärjestelmässä ja kirjanpidon tositenumerot muodostuvat reskontraan sisäänluvun yhteydessä. Tallennusten ja sisäänlukujen jälkeen Palkeet ajaa laskutusajon. Laskutusajossa muodostuu laskutusraportti, joka siirtyy Rondoon kierrossa olevien tositteiden kansioon. Palkeet lisää laskutusraportin liitteeksi Rondoon muut laskutukseen liittyvät dokumentit. Mikäli aineiston sisäänluvussa Palkeiden laskutusjärjestelmään ilmenee virheitä, pyytää Palkeet kirjanpitoyksikköä korjaamaan virheet ja toimittamaan aineiston uudelleen korjattuna. Jos virhe ilmenee kirjanpitoyksikön tallentamalla myyntitilauksella, pyytää Palkeet kirjanpitoyksikköä korjaamaan virheen ja tallentamaan myyntitilauksen korjattuna. Mikäli virhe on vähäinen voi Palkeet tehdä korjauksen kirjanpitoyksiköltä saadun ohjeen mukaisesti. Ohje viedään laskutusraportin liitteeksi Rondoon. Palkeet tai kirjanpitoyksikkö toimittaa laskuaineistot OC:lle, joka välittää laskut asiakkaille. OC lähettää Palkeille raportin vastaanottamastaan laskuaineistosta. Palkeet täsmäyttää raportilla olevat laskujen kappalemäärät ja laskunumerot laskutettuun aineistoon. Mikäli laskujen välityksessä on ilmennyt virheitä, Palkeet selvittää ja korjaa virheet yhteistyössä kirjanpitoyksikön kanssa. OC muodostaa laskuaineistosta visuaaliset kuvat ja välittää laskut edelleen vastaanottajille. OC palauttaa laskujen arkistoaineiston (laskun kuva ja siihen liittyvät liitteet sekä Finvoice xml) Rondoon. Palkeet tarkistaa, että Rondo-arkistoon on siirtynyt laskutusraportin mukaiset laskujen kuvat. Tämän jälkeen Palkeet voi hyväksyä Valtiokonttorin antaman määräyksen Tositteiden hyväksyminen palvelukeskuksessa (VK/926/00.01/2015) mukaisesti Rondon kierrossa olevan laskuluettelon liitteineen (kirjanpidon tosite). Tässä hyväksymisellä tarkoitetaan varmistautumista kirjanpitoviennin ja sitä edeltäneen prosessin oikeellisuudesta. Tositetta ei kierrätetä erillisessä asiatarkastuksessa, vaan tositteen hyväksyjä vastaa myös siitä, että asiakirja, joka todentaa muun kuin talousarviomenon, on asiallisesti ja numerollisesti oikea. Laskutettava minimieuromäärä Valtion maksuperusteasetuksen (211/1992) 1 :n mukaan suoritteen omakustannusarvoon eli suoritteen tuottamisesta aiheutuneisiin kokonaiskustannuksiin luetaan suoritteen tuottamisesta aiheutuvien erilliskustannusten lisäksi

10 Valtiokonttori Ohje 10 (17) Maksuehto 4 Suoritusten käsittely suoritteen tuottamisen aiheuttama osuus hallinto-, toimitila- ja pääomakustannuksista sekä muista valtion viranomaisen yhteiskustannuksista. Asiakkaan asioidessa kirjanpitoyksikön asiakaspalvelupisteellä, korvaus suoritteen luovuttamisesta peritään luovutuksen yhteydessä, mikäli tiliotteilla tulevat suoritukset on mahdollista tiliöidä automaattisesti tai Palkeiden toimesta kirjanpitoyksikön tiliöintiohjeen avulla. Kirjanpitoyksiköiden tulee selvittää mahdollisuudet käteiskassojen korvaamisesta elektronisilla maksupäätteillä tai verkkokaupparatkaisulla. Laskun käsittelykulut valtiolla ovat keskimäärin 10 euroa. Valtiokonttori suosittelee, että pienin laskutettava erä on 10 euroa, jolloin laskutuksesta aiheutuvat kustannukset tulevat katetuksi. Maksuperusteasetuksen 3 :n mukaan maksu on suoritettava 14 päivän kuluessa siitä, kun lasku on toimitettu suoritteen tilaajalle tai suoritteen vastaanottajalle. Postitse toimitettu lasku katsotaan toimitetuksi tilaajalle tai vastaanottajalle seitsemäntenä päivänä sen jälkeen, kun lasku on annettu postin kuljetettavaksi. Edellä olevasta johtuen valtion myyntilaskuilla tulee käyttää maksuehtoa 21 päivää netto, ellei erillislaissa, asetuksessa tai sopimusehdoissa muuta määrätä. Ulkomaille lähetettävissä laskuissa voidaan tarvittaessa soveltaa 30 päivän maksuehtoa. Suoritusten kohdistaminen ja pankkiviite Kaikissa valtion myyntilaskuissa on oltava pankkiviite. Laskuissa on oltava lisäksi kehotus pankkiviitteen käytöstä maksamisen yhteydessä, esimerkiksi: Maksun yhteydessä käytettävä pankkiviitettä. Pankkiviite yksilöi maksutapahtuman ja mahdollistaa suorituksien konekielisen käsittelyn ja automaattisen kohdistumisen myyntireskontrassa. Pankkiviitteen ensimmäisinä merkkeinä tulee olla kirjanpitoyksikön tunnus. Kirjanpitoyksikön tulee siirtyä kirjanpitoyksikön tunnuksen sisältävän pankkiviitteen käyttöön viimeistään siinä yhteydessä kun valtio ottaa käyttöön kansainvälisen RF-viitteen. Sen käyttöönotosta ilmoitetaan erikseen. Todennäköisesti käyttöönotto on vuosien aikana. Kansallinen pankkiviite on esimerkiksi muotoa: Kirjanpitoyksikön tunnus Pankkiviitteen tarkistenumero Vastaava kansainvälinen viite olisi muotoa: RF Palkeet täsmäyttää reskontraan kohdistuneet suoritukset viitesuorituslistaan ja voi hyväksyä kirjanpitoyksikön puolesta tulotiliotteet, mikäli tiliotteella ei ole

11 Valtiokonttori Ohje 11 (17) talousarviomenokirjauksia. Tässä hyväksymisellä tarkoitetaan kirjanpitoviennin ja sitä edeltäneen prosessin oikeellisuuden varmistautumista. Tositteen kierrättämistä erillisessä asiatarkastuksessa ei suoriteta, vaan tositteen hyväksyjä vastaa myös siitä, että asiakirja, joka todentaa muun kuin talousarviomenon, on asiallisesti ja numerollisesti oikea. Kohdistumattomat suoritukset kohdistetaan Palkeissa viivytyksettä, jos suoritus voidaan viitenumeron, maksajan ja summan perusteella kohdistaa oikealle laskulle. Kirjanpitoyksikön tulee selvittää epäselvät suoritukset niiltä osin, kun Palkeet ei ole voinut selvittää suorituksen alkuperää. Ylisuoritusten ja epäselvien suoritusten käsittely Alisuoritusten käsittely Asiakkaan maksaessa enemmän kuin laskun loppusumman mukaisen määrän, palautetaan ylisuoritus asiakkaalle asiakkaan sitä erikseen pyytämättä kun ylisuoritus on suurempi kuin 5 euroa, ellei laissa tai asetuksessa erikseen toisin mainita. Palkeet maksaa palautukset ensisijaisesti asiakkaan tilille. Palkeet ottaa selville asiakkaan tilinumeron, lähettämällä tiedustelun asiakkaalle. Mikäli tilinumeroa ei saada selville, tekee Palkeet suorituksen palautuksesta maksuosoituksen. Palkeet toteuttaa asiakkaille tehtävät suoritusten palautukset maksuosoituksena. Toistuvaislaskutuksessa tuplasuoritus voidaan kirjata seuraavan laskun hyvitykseksi. Asiakastietojen ajantasaisuus on edellytys sille, että maksuosoitukset pystytään toimittamaan asiakkaalle. Kirjanpitoyksikön tulee huolehtia asiakastietojensa ajantasaisuudesta. Alle 5 euron ylisuoritukset palautetaan asiakkaalle vain pyydettäessä. Alle 5 euron ylisuoritus ja perintäkulu kirjataan korkotuottoihin lkp-tilille Maksuperusteasetuksen 4 :n mukaan valtion viranomaisen on maksun perinnässä otettava huomioon perimisestä valtiolle aiheutuvat kustannukset ja perimisen todennäköinen onnistuminen. Viranomainen voi tarvittaessa valtion kokonaisedun huomioon ottaen luopua julkisoikeudellisten suoritteiden osalta vähäisen maksun perinnästä. Jos avoimeksi jäänyttä osuutta maksusta ei peritä, on se poistettava kirjanpidosta. Alisuoritusten ja perimättä jääneiden saatavien poistaminen kirjanpidosta Palkeet tekee kirjanpitoyksikölle esityksen tileistä poistettavista saatavista. Kirjanpitoyksikkö voi myös oma-aloitteisesti toimittaa Palkeille päätökset tileistä poistettavista saatavista. Tileistä poistossa käytetään määrämuotoista lomaketta, joka on saatavissa Palkeista. Tileistä poistamista koskevan päätöksen jälkeen tappio kirjataan siihen tuottojen ryhmään oikaisuksi, johon tuotto on alun perin kirjattu, ellei kirjanpitoyksiköllä ole talousarviossa momenttia, jolle tileistä poistot kirjataan. Edelliseen tilikauteen kohdistuvat poistot kirjataan kuluvan tilikauden tapahtumiksi, jos edellinen tilikausi on päätetty.

12 Valtiokonttori Ohje 12 (17) 5 Perintä Vapaaehtoinen perintä Vapaaehtoisella perinnällä tarkoitetaan velkojan toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on saada velallinen vapaaehtoisesti suorittamaan erääntynyt saatava Maksuajan myöntäminen ja muut laskua koskevat tiedustelut Viranomainen voi myöntää saatavalleen maksuaikaa. Maksuaikaa ei ilman lakisääteistä tai muuta perusteltua syytä tule myöntää yli vuodeksi. Kirjanpitoyksikön tulee määritellä Palkeiden kanssa tehdyssä palvelusopimuksessa Palkeiden oikeus maksuajan myöntämiseen. Myös muita laskua koskevia tiedusteluja voidaan kirjanpitoyksikön ja Palkeiden sopimuksella siirtää Palkeille. Laskulla voi tarvittaessa olla sekä Palkeiden että kirjanpitoyksikön tiedot, mutta Valtiokonttori suosittelee, että vastuiden määrittelyssä pyritään siihen, että asiakas saa laskuun liittyvän neuvonnan yhdestä osoitteesta Maksumuistutus Jollei valtiolle perittävää maksua suoriteta viimeistään eräpäivänä, on viranomaisen ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin maksun saamiseksi. Palkeet lähettää maksumuistutukset niiden kirjanpitoyksiköiden osalta, joiden myyntireskontra on Palkeiden hoidossa. Jos maksumuistutusta ei saa kirjanpitoyksikön toiveesta lähettää, tähän on oltava hyvät perusteet. Tällöin laskulle on laitettava estokoodi reskontrassa (A = perintälukitus, B = konkurssi tai C = reklamaatio). Mikäli reklamaatio otetaan vastaan Palkeissa, lisätään saatavalle maksumuistutuskielto Palkeiden toimesta ja siirretään asia kirjanpitoyksikön käsiteltäväksi viivytyksettä. Kaikille asiakkaille lähetetään erääntyneistä saatavista kaksi (2) maksumuistutusta. Viimeisessä muistutuksessa tulee asiakkaalle tiedottaa maksamatta jättämisestä aiheutuvista seurauksista. Muistutukseen voi liittää esimerkiksi tekstin: Jos erääntynyttä saatavaa ei ole maksettu eräpäivään mennessä, siirrämme saatavan oikeudelliseen perintään ja tästä aiheutuu teille maksuvelvollisuus perintäkuluista korkoineen sekä maksuhäiriömerkintä Maksumuistutuksen perintäkulut laskulla Valtion viranomaisen on maksun perinnässä otettava huomioon perimisestä valtiolle aiheutuvat kustannukset ja perimisen todennäköinen onnistuminen. Laskulla on oltava maininta perintäkuluista. Perintäkulu on 5 euroa, ellei erityislainsäädännöstä muuta johdu. Laskulla oleva teksti voi olla esimerkiksi: Jos suoritusta ei ole maksettu eräpäivään mennessä, veloitamme maksumuistutuksen yhteydessä 5 euron perimiskulun. Lisäksi veloitamme erikseen viivästyskoron- tai maksun, vähintään 10 euroa. Kirjanpitoyksikön tulee huomioida, että perinnän kokonaiskuluille on saman kuluttajavelan osalta määrätty enimmäissummat. Velkoja saa ylittää ne vain silloin, jos perintä on perustellusti ollut poikkeuksellisen vaikeaa. Enimmäismäärät ovat:

13 Valtiokonttori Ohje 13 (17) 51, jos saatava on suoraan ulosottokelpoinen 60, jos velan pääoma enintään , jos velan pääoma , jos velan pääoma yli Perintätoimiston maksuvaade Jos kirjanpitoyksikkö käyttää liiketaloudellisten saatavien perintään perintätoimistoa, voi perintätoimisto lähettää kirjanpitoyksikön puolesta asiakkaalle kirjallisen maksuvaateen. Se on mahdollista lähettää kuluttajille vasta, kun maksumuistutuksen lähettämisestä on kulunut 14 päivää (laki saatavien perinnästä, 5 ). Maksuvaateelle on lisäksi olemassa muita tietosisältövaatimuksia, kuten esimerkiksi maininta saatavan perusteista ja alkuperäisestä velkojasta. Kirjanpitoyksikön tulee ottaa huomioon perintätoimeksiantoa koskeva rajoitus: toimeksisaajan perittäväksi ei saa antaa sellaisia valtion saatavia tai lainvastaisen menettelyn vuoksi määrättyjä julkisoikeudellisia maksuseuraamuksia, jotka voidaan periä ulosottotoimin ilman tuomiota tai päätöstä siten kuin verojen ja maksujen perimisestä ulosottotoimin annetussa laissa säädetään (laki saatavien perinnästä, 9 ). Perintätoimiston maksuvaateesta peritään saatavien perinnästä annetun lain (513/1999) mukaan kuluttajavelalliselta enintään: Viivästyskorko Oikeudellinen perintä 14 euroa, jos pääoma enintään 100 euroa 24 euroa, jos pääoma on 100, euroa 50 euroa, jos velan pääoma on yli euroa Valtion myyntilaskuilla käytetään viivästyskorkona korkolain 12 :n mukaista viitekorkoa lisättynä korkolain 4 :n mukaisella lisäkorolla ellei erityislailla asiasta erikseen säädetä. Viivästyskoron sijasta kirjanpitoyksikön tulee käyttää julkisoikeudellisten suoritteiden osalta 10 euron suuruista viivästysmaksua, jos viivästyskorko on alle 10 euroa. Viivästyskorot ja viivästysmaksut tulee periä vähintään neljännesvuosittain. Valtiokonttorin antaman Tositteiden hyväksyminen palvelukeskuksessa -määräyksen (VK/926/00.01/2015) mukaisesti Palkeiden asiakasvirastojen viivästyskorkoehdotusraporttia ei tarvitse enää hyväksyä kirjanpitoyksikössä. Palkeet ajaa viivästyskorkolaskutuksen raportilla olevien tietojen perusteella. Laskutuksesta muodostuva tosite voidaan hyväksyä Palkeiden toimesta. Jos jonkin asiakkaan osalta viivästyskorkoa ei peritä, tulee tästä olla estokoodi reskontrassa (A = ei viivästyskorkoa, B = konkurssi ja C = reklamaatio). Oikeudellisella perinnällä tarkoitetaan oikeusteitse tapahtuvaa perintää. Tällöin velkojan tarvitsee hakea saatavalle täytäntöönpanoperuste eli oikeuden

14 Valtiokonttori Ohje 14 (17) tuomio saatavan vahvistamiseksi. Saatavan vahvistamisen jälkeen velkoja voi hakea ulosottoteitse saatavan perimistä. Julkisoikeudelliset suoritteet ovat suoraan täytäntöönpanokelpoisia, eli ne voidaan siirtää suoraan ulosottoon. Velallinen vastaa pääsääntöisesti oikeudellisen perinnän kustannuksista, jos velalle on olemassa peruste, eikä velallinen ole maksukyvytön. Mikäli velallinen osoittautuu varattomaksi perinnän päätyttyä, jäävät kustannukset velkojan, eli kirjanpitoyksikön maksettavaksi. Oikeudelliseen perintään liittyvä kuluriski on siis viimekädessä velkojalla Alarajat oikeudelliseen perintään siirtymiselle Ulosottoon siirretään saatavat, joiden suuruus on julkisoikeudellisten saatavien osalta vähintään 10 euroa ja muiden saatavien osalta vähintään 20 euroa. Kirjanpitoyksikkö voi määritellä korkeampia alarajoja saatavan ulosottoon siirtämiselle, jollei lainsäädännöstä muuta johdu. Alarajoja määriteltäessä voidaan ottaa huomioon myös täytäntöönpanotapa. Kirjanpitoyksikkö voi määritellä esimerkiksi, että kaikki ulosottoon siirrettävät alle 300 euron saatavat menevät suppeaan ulosottomenettelyyn ja rajan ylittävät normaaliin ulosottomenettelyyn. Jos saatavaa ei siirretä perintään, se tulee poistaa tileistä. Palkeet lisää asiakkaidensa perimättä jääneet saatavat oma-aloitteisesti esitykselle tileistä poistettaviksi saataviksi Julkisoikeudellinen saatava Julkisoikeudellinen saatava on lakiin tai asetukseen perustuva saatava. Tällainen saatava voidaan siirtää suoraan ulosottoon maksumuistutuksen erääntymisen jälkeen. Ulosottohakemus laaditaan sähköisesti oikeushallinnon asiointipalvelussa. Palkeet laatii asiakkaidensa osalta kaikkien julkisoikeudellisten saatavien ulosottohakemukset. Hakemuksessa on ilmoitettava saatavan pääoma, viivästyskorkoprosentti, koron laskemisen alkupäivä sekä muut mahdolliset viivästysseuraamukset. Lisäksi hakemuksessa on ilmoitettava säännös, johon saatavan suora ulosottokelpoisuus perustuu. Hakijan on myös valittava täytäntöönpanotapa:

15 Valtiokonttori Ohje 15 (17) Normaali ulosotto (Ulosottoperuste, jossa on asetettu rahamääräinen maksuvelvoite, pannaan täytäntöön siten, että hakijan saatavan suorittamiseksi tarvittava määrä velalliselle kuuluvaa omaisuutta ulosmitataan. Ulosmitattu omaisuus muutetaan rahaksi ja saadut varat tilitetään velkojalle.) Suppea ulosotto (Suppeassa ulosotossa voidaan ulosmitata toistuvaistulo tai veroennakon palautus sekä muu omaisuus, jota ei tarvitse muuttaa rahaksi.) Muut saatavat Muiden kuin julkisoikeudellisten saatavien ulosottoon siirto vaatii täytäntöönpanoperusteen, eli käräjäoikeuden tuomion saatavien ulosottokelpoisuudesta. Asia tulee vireille haastehakemuksen toimittamisella tuomioistuimeen. Suppea haastehakemus laaditaan käräjäoikeuksien Santra-järjestelmällä. Käsittelyajat tuomioistuimissa vaihtelevat 1 6 kuukauteen Laaja haastehakemus Jos kirjanpitoyksikkö olettaa asian olevan riitainen, tulee haastehakemus laatia laajana. Kirjanpitoyksikön on laajassa haastehakemuksessaan ilmoitettava yksilöity vaatimus sekä seikat, joihin vaatimus perustuu. Vaatimus on esitettävä siten, että siitä selviää, mihin lopputulokseen tuomioistuimen on asiassa kantajan mielestä päädyttävä ja millä oikeudellisilla perusteilla tähän lopputulokseen tullaan. Oikeudellisesti merkittävät asiat eli oikeustosiseikat on ilmoitettava siten, että tuomioistuimen jäsenet saavat selkeän kuvan tapahtumainkulusta sekä oikeudellisesti merkittävien faktojen olemassa olosta. Kantajan on myös ilmoitettava mahdollisimman tarkasti, mitä todisteita, esimerkiksi asiakirjoja tai henkilötodisteita, hän tulee vaatimustensa tueksi esittämään ja mitä näillä todisteilla pyritään näyttämään toteen. Haastehakemukseen on lisäksi liitettävä se sopimus, sitoumus tai muu kirjallinen todiste, johon kirjanpitoyksikkö vetoaa. Haastehakemuksessa on myös tehtävä vaatimus oikeudenkäyntikulujen korvaamisesta sekä selvitettävä, mihin tuomioistuimen toimivalta perustuu, jollei se muutoin käy ilmi haastehakemuksesta tai sen liitteistä. Haastehakemuksessa on ilmoitettava tuomioistuimen nimi, asianosaisten nimet ja kotipaikat sekä heidän laillisen edustajansa tai asiamiehensä yhteystiedot sekä postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon asiaa koskevat kutsut, kehotukset ja ilmoitukset voidaan lähettää. Asianosaisten sekä todistajan tai muun kuultavan puhelinnumero ja muut yhteystiedot on myös soveltuvalla tavalla ilmoitettava käräjäoikeudelle. Jos kirjanpitoyksikkö ei tiedä vastaajan yhteystietoja, tulee kirjanpitoyksikön kuvata, mitä se on tehnyt niiden selvittämiseksi. Jos jokin tieto myöhemmin muuttuu, kirjanpitoyksikön tulee viipymättä ilmoittaa siitä käräjäoikeudelle. Haastehakemus on kirjanpitoyksikön nimenkirjoitusoikeuden omaavien henkilöiden (kaksi yhdessä) tai, jollei kirjanpitoyksikkö itse ole sitä laatinut, hakemuksen laatijan allekirjoitettava. Allekirjoittajien on samalla ilmoitettava ammattinsa ja asuinpaikkansa.

16 Valtiokonttori Ohje 16 (17) Suppea haastehakemus Jos kirjanpitoyksikön asia koskee esim. tietyn määräistä saamista eikä asia kirjanpitoyksikön käsityksen mukaan ole riitainen, laaditaan haastehakemus suppeana. Suppea haastehakemus laaditaan sähköisesti oikeushallinnon asiointipalvelun kautta. Suppeassa haastehakemuksessa kirjanpitoyksikkö voi esittää vaatimustensa perusteeksi ainoastaan ne seikat, joihin vaatimus välittömästi perustuu. Asiat tulee kuitenkin ilmoittaa niin, että vastaaja voi antaa niihin vastauksen, ja että tuomioistuin voi antaa asiassa ratkaisun niiden pohjalta, mikäli vastaaja ei anna vastaustaan. Haastehakemuksessa on myös täsmällisesti yksilöitävä se sopimus, sitoumus tai muu kirjallinen todiste, johon kirjanpitoyksikkö vetoaa. Suppeassa haastehakemuksessa ei tarvitse ilmoittaa muita todisteita, kuin mitä haastehakemukseen on liitetty. Palkeet laatii kirjanpitoyksikön puolesta haastehakemuksen käräjäoikeuteen riidattomien saatavien osalta Haastehakemuksesta perittävät kulut Oikeudenkäyntikulut voivat olla kuluttajille enintään (oikeusministeriön asetus vastapuolen maksettavaksi tuomittavista oikeudenkäyntikuluista oikeudenkäymiskaaren 21 luvun 8 c :ssä tarkoitetuissa asioissa, 3 ): velka alle 300 euroa, perustaksa 50 euroa ja korkea taksa 80 euroa velka euroa, perustaksa 80 euroa ja korkea taksa 120 euroa velka yli euroa, perustaksa 110 euroa ja korkea taksa 160 euroa. Lisäksi käräjäoikeus perii asian käsittelystä oikeudenkäyntimaksun: 60 euroa, jos tiedot toimitettu käräjäoikeudelle sähköisesti (tähän tulee pyrkiä) 80 euroa, jos tiedot toimitettu käräjäoikeudelle kirjallisesti. Perintä- ja oikeudenkäyntikulut lisätään ulosotettavan velan pääomaan Ulosottohakemuksen laatiminen Passiivirekisteri Kirjanpitoyksikön tai Palkeiden saatua saatavan vahvistavan käräjäoikeuden tuomion, toimitetaan se hakemuksen liitteenä ulosottoon täytäntöönpanoa varten oikeushallinnon asiointipalvelun kautta. Ulosottohakemukseen ei tarvitse liittää tuomiota, jos haastehakemus on tehty oikeushallinnon sähköisen asiointipalvelun kautta. Yhdellä hakemuksella voidaan hakea ulosottoon useampaa saman asiakkaan erääntynyttä saatavaa. Palkeet laatii keskitetysti julkisoikeudellisten saatavien ulosottohakemukset. Julkisoikeudellinen saatava on suoraan ulosottokelpoinen. Mikäli velalliselta ei löydetä ulosmitattavaa omaisuutta tai tuloa, ulosottoasian vireilläolo päättyy normaalisti varattomuustodistuksen antamiseen. Velkoja voi

17 Valtiokonttori Ohje 17 (17) Perinnästä luopuminen kuitenkin pyytää, että mahdollisen varattomuus- tai varattomuus- ja tuntemattomuusesteen jälkeen hänen saatavansa merkitään passiivirekisteriin. Passiivirekisterissä olevassa asiassa ei tehdä aktiivisia perintätoimia eikä asia rekisteröinnin aikana ole ulosotossa vireillä. Jos velalliselle kuitenkin rekisteröintiajan kuluessa ilmaantuu ulosmitattavaa omaisuutta (esim. veronpalautus), se ulosmitataan sellaisen saatavan hyväksi, joka on passiivirekisterissä. Passiivirekisteröinti on voimassa kaksi vuotta estetodistuksen päivämäärästä. Valtiokonttori suosittelee, että passiivirekisterimerkintää pyydetään vain tapauksissa, joissa ulosmitattava suoritus ylittää passiivirekisterisiirrosta aiheutuvat kulut vähintään 10 eurolla (passiivirekisteröinnin lisämaksu). Kirjanpitoyksikkö voi määritellä korkeamman rajan ulosottoasian passiivirekisteröinnille. Valtion saamisen perinnästä luopuminen voi tapahtua sen jälkeen, kun on luotettavasti selvitetty, ettei saamista velallisen todetun varattomuuden tai muun siihen verrattavan syyn takia saada perittyä. Tämänkin jälkeen kirjanpitoyksikön on seurattava jatkuvasti velallisen taloudellista asemaa ja, mikäli tälle ilmaantuu varoja, ryhdyttävä perintätoimenpiteisiin. Saatava, jonka perinnästä on luovuttu, tulee poistaa tileistä viivytyksettä.