Konserniohjausyksiköiden johtaminen ja organisointi

Transkriptio

1 1 (9) Tausta Hallintoyksikön organisointi... 2 Lakiasiat, päätöksenteko ja asiakirjahallinta... 2 Tukipalvelut Henkilöstöyksikön organisointi Kehittämisyksikön organisointi... 4 Kehittäminen... 4 Tietohallinto Omistajaohjausyksikön organisointi Strategiayksikön organisointi... 6 Strategiset toiminnot... 6 Riskienhallinta ja turvallisuus Talousyksikön organisointi Viestintäyksikön organisointi Johtaminen Vastuuhenkilöiden ja -alueiden esimiesten tehtävät Päätösvalta... 8 Henkilöstön ottaminen ja erottaminen... 8 Varahenkilöistä päättäminen... 8 Virantoimituksen ja työnteon keskeyttäminen... 8 Kertapalkkion myöntäminen... 8 Matkat... 9 Säännöllisestä työajasta poikkeaminen... 9 Varoituksen antaminen... 9

2 2 (9) Tausta 1 Hallintoyksikön organisointi Lakiasiat, päätöksenteko ja asiakirjahallinta Kaupunginvaltuusto linjasi joulukuussa 2015 toimintamallin uudistukseen liittyen konsernihallinnon organisoitumisesta ja päivitetyssä konsernihallinnon toimintasäännössä on kuvattu konserniohjausyksiköiden tehtävät. Konserniohjausyksikköjen organisoituminen, esimiessuhteet ja henkilöstöhallinnollinen päätösvalta on tarpeen linjata tarkemmalle tasolle. Konserniohjausyksiköiden projektihenkilöstö vaihtelee tilanteen mukaan, joten projekteihin liittyvät esimiessuhteet kuvataan projektipäätöksissä. Hallintoyksikköä ja Konsernipalveluyksikkö Kopparia johtaa hallintojohtaja. Hallintoyksikköön kuuluvat seuraavat toiminnot: Lakiasiat, päätöksenteko ja asiakirjahallinta Tukipalvelut Konsernipalveluyksikkö Koppariin kuuluvat seuraavat toiminnot: Hallintopalvelut Henkilöstöpalvelut ICT-palvelut Talouspalvelut Tieto- ja kehittämispalvelut Hallintojohtaja on kaupunginlakimiehen, hallintopäällikön, kehittämispäällikön, talouspalvelupäällikön, henkilöstöpalvelupäällikön, tietopalvelupäällikön, hallintopalvelupäällikön ja ICT-palvelupäällikön lähiesimies. Hallintoyksikkö vastaa myös raatihuoneen palvelujen tuottamisesta. Lakiasiat, päätöksenteko ja asiakirjahallinta vastaa seuraavista tehtäväkokonaisuuksista: Lakiasiat oikeudellisesta edustamisesta viranomaisissa ja tuomioistuimissa konsernihallinnon oikeudellisesta tukemisesta ja avustamisesta juridisen tiedon tuottamisesta päätöksentekoa varten oikeudellisesta neuvonnasta ja ohjeistuksesta avustamisesta sopimusten laadinnassa ja tarkastamisessa avustamisesta riitojen ratkaisussa hallinnon jatkuvuuden turvaamisesta

3 3 (9) Päätöksenteko hyvän hallintotavan, päätöksentekoprosessin ja valmistelun kehittämisestä ja ohjauksesta päätöksenteon juridisen oikeellisuuden ohjauksesta johto- ja toimintasääntöjen ajanmukaisuudesta luottamushenkilökoulutuksen koordinoinnista ja järjestämisestä kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen asioiden koordinoinnista luottamushenkilöiden toimintaedellytyksistä Asiakirjahallinta asiakirjatiedon arvonmäärityksestä, elinkaaren ohjauksesta ja hallinnasta asiakirjahallinnan kehittämisestä ja lainmukaisuuden valvonnasta pysyvästi säilytettävän tiedon säilyttämisestä ja saatavuudesta aineistojen tutkimuskäytön edistämisestä ja tietopalvelusta päätöksenteon kehittämisestä ja käytön ohjauksesta Kaupunginhallitus on määrännyt asianhallintapäällikön johtamaan asiakirjahallintoa sekä huolehtimaan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista alkaen. Lakiasioita, päätöksentekoa ja asiakirjahallintaa johtaa kaupunginlakimies. Lakiasioissa on kolme vastuualuetta (hallinto-, maankäyttö- sekä yhtiö- ja sopimusasiat), joilla kullakin on oma vastuuhenkilönä toimiva lakimiehensä. Päätöksenteosta vastaa päätösvalmistelupäällikkö ja asiakirjahallinnasta vastaa asianhallintapäällikkö, joka johtaa kaupungin asiakirjahallintoa. Edellä mainitut vastuuhenkilöt toimivat vastuullaan olevien toimintojen henkilöstön lähiesimiehinä. Kaupunginlakimies toimii asianhallintapäällikön, päätösvalmistelupäällikön sekä kolmen lakiasioiden vastuuhenkilönä toimivan lakimiehen lähiesimiehenä. Tukipalvelut Tukipalvelut palvelevat konsernihallintoa sekä apulaispormestareita. Tukipalvelut vastaa: yleisistä taloustehtävistä yleisistä hallintoon ja päätöksen tekoon liittyvistä tehtävistä henkilöstöasioiden valmisteluun liittyvistä tehtävistä ylimmän johdon tukipalveluista päivittäisten hallinto-, talous- ja henkilöstöasioiden koordinoinnista ja toiminnan kehittämisestä raatihuoneen palveluista avustaa pormestaria suhdetoiminnassa Tukipalveluja johtaa hallintopäällikkö.

4 4 (9) 2 Henkilöstöyksikön organisointi Tukipalveluihin kuuluvista talouspalveluista vastaa taloustiimin esimies, henkilöstöpalveluista vastaa henkilöstötiimin esimies ja yleishallintopalveluista vastaa hallintotiimin esimies. Tiimiesimiehet toimivat vastuullaan olevien tiimien henkilöstön lähiesimiehinä. Hallintopäällikkö toimii tiimiesimiesten, johdon sihteerien, kokin ja edustuspalveluemäntien lähiesimiehenä. Henkilöstöyksikköä johtaa henkilöstöjohtaja. Henkilöstöyksikkö vastaa seuraavista tehtäväkokonaisuuksista: henkilöstöjohtamisesta sekä henkilöstöasioiden strategisesta ja oikeudellisesta ohjauksesta osaamisen johtamisesta ja rekrytoinnin linjauksista virka- ja työehtosopimusten tulkinnasta, kaupungin palkkausjärjestelmästä ja palkitsemisen periaatteista sekä palkitsemiseen liittyvien järjestelmien kehittämisestä kaupunkitasoisesta yhteistoiminnasta ja neuvotteluista paikallisten sopijajärjestöjen kanssa työhyvinvoinnin johtamisesta sekä työturvallisuuden ja työterveydenhuollon linjauksista Henkilöstöjohtaja toimii henkilöstöyksikön henkilöstön lähiesimiehenä. 3 Kehittämisyksikön organisointi Kehittämisyksikköä johtaa kehittämisjohtaja. Kehittämisyksikköön kuuluvat seuraavat toiminnot: Kehittäminen Tietohallinto Kehittämisjohtaja on kehittämispäällikön ja tietohallintojohtajan lähiesimies. Kehittäminen Kehittäminen vastaa seuraavista tehtäväkokonaisuuksista: innovaatiotoiminnan ja -alustojen kehittäminen ja näihin liittyvien kehittämisprojektien toteuttaminen ja ohjaus osallisuuden ja käyttäjädemokratian kehittäminen projektisalkkumallin kehittäminen ja projektitoimiston ohjaus hankintojen strateginen ohjaus ja kehittäminen

5 5 (9) Kehittämistä johtaa kehittämisjohtajan alaisuudessa kehittämispäällikkö ja strategiayksikön suunnittelujohtaja. Kehittämispäällikkö toimii kuntademokratian kehittämispäällikön ja erikoissuunnittelijan lähiesimiehenä. Tietohallinto Tietohallinto vastaa seuraavista tehtäväkokonaisuuksista: digitalisaation ja tietohallinnon strategisesta johtamisesta, sekä tietohallintolinjauksista strategisesta toimittajayhteistyöstä kokonaisarkkitehtuurin, tietoturvan ja tietosuojan ohjauksesta ja kehittämisestä tieto- ja viestintäteknologiahankinnoista ja sopimuksista ICT-palveluiden järjestämisen, kehittämisen ja kustannusten hallinnan ohjaamisesta Tietohallintoa johtaa tietohallintojohtaja. 4 Omistajaohjausyksikön organisointi Tietohallintojohtaja toimii tietoturvapäällikön, tietohallintopäällikköjen ja tietohallintosuunnittelijoiden lähiesimiehenä. Omistajaohjausyksikköä johtaa rahoitusjohtaja. Omistajaohjausyksikkö vastaa seuraavista tehtäväkokonaisuuksista: konserniyhtiöiden ja liikelaitosten omistajapoliittisten linjausten valmistelusta ja omistajaohjauksesta konserniedun toteutumisen varmistamisesta toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden valmistelusta ja toteutumisen seurannasta kaupungin sidotun pääoman optimoinnista ja omistaja-arvon kasvattamisesta omistus- ja yritysjärjestelyiden valmistelusta ja toteuttamisesta kaupungin edustajien nimeämisen valmistelusta yhtiöiden ja yhteisöjen hallituksiin rahoitus- ja sijoitustoiminnasta konsernin pääoman käytön hallinnasta, konsernitilin käytöstä ja rahoitusriskien hallinnasta vakuutustoiminnan periaatteista ja yhteistyölinjauksista vakuutusmeklarin kanssa rahastojen käytön periaatteista ja säännöistä henkilöstökassan johtosäännön mukaisesta toiminnasta Rahoitusjohtaja toimii omistajaohjausyksikön henkilöstön lähiesimiehenä.

6 6 (9) 5 Strategiayksikön organisointi Strategiayksikköä johtaa strategiajohtaja. Strategiayksikköön kuuluvat seuraavat toiminnot: Strategiset toiminnot Riskienhallinta ja turvallisuus Strategiajohtaja toimii suunnittelujohtajan, strategiacontrollereiden, yhteyspäällikön ja riskienhallinta- ja turvallisuuspäällikön lähiesimiehenä. Strategiset toiminnot Riskienhallinta ja turvallisuus Strategiset toiminnot vastaa seuraavista tehtäväkokonaisuuksista: strategian laadintaprosessista ja toteutuksen tukemisesta toiminnan tavoitteiden valmistelusta ja toteutumisen seurannasta strategisen johtamisjärjestelmän kehittämisestä kaupungin toimintamallin kehittämisen valmistelusta tietojohtamispalveluiden ohjauksesta kaupungin toiminnan tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden kehittämisestä konserniohjausyksiköiden ja palvelualueiden välisen yhteistyömallin kehittämisestä kuntayhtymien omistajaohjauksesta kuntayhteistyöstä ja kaupunkipolitiikasta Strategisia toimintoja johtaa strategiajohtaja. Suunnittelujohtaja johtaa strategiajohtajan alaisuudessa kaupungin toiminnan tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden kehittämistä ja siihen liittyvän raportoinnin kehittämistä, konserniohjausyksiköiden ja palvelualueiden välisen yhteistyömallin kehittämistä sekä ohjaa tietojohtamispalveluita. Suunnittelujohtaja myös johtaa kehittämisyksikön hankintojen strategista ohjausta ja kehittämistä. Suunnittelujohtaja toimii suunnittelijan, hankintapäällikön ja kehittämiskoordinaattorin lähiesimiehenä. Riskienhallinta ja turvallisuus vastaa seuraavista tehtäväkokonaisuuksista: riskienhallinnan kehittämisestä ja organisoinnista sekä siihen liittyvän toiminnan koordinoinnista ja ohjauksesta turvallisuusjohtamisen ja varautumisen kehittämisestä ja organisoinnista sekä siihen liittyvän toiminnan koordinoinnista ja ohjauksesta yhteistyöstä muiden viranomaisten ja sidosryhmien kanssa Riskienhallintaa ja turvallisuutta johtaa riskienhallinta- ja turvallisuuspäällikkö.

7 7 (9) 6 Talousyksikön organisointi Riskienhallinta- ja turvallisuuspäällikkö toimii riskienhallinnan asiantuntijan lähiesimiehenä. Talousyksikköä johtaa talousjohtaja. Talousyksikkö vastaa seuraavista tehtäväkokonaisuuksista: talousarvion ja -suunnitelman ohjauksesta ja valmistelusta investointien suunnittelun ohjauksesta tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen ohjauksesta ja valmistelusta ulkoisen ja sisäisen laskennan ohjauksesta toiminnan ja talouden raportoinnista ja kehittämisestä tuotteistamisen ohjauksesta ja kehittämisestä Talousjohtaja toimii talousyksikön henkilöstön lähiesimiehenä. 7 Viestintäyksikön organisointi Viestintäyksikköä johtaa viestintäjohtaja. Viestintä vastaa seuraavista tehtäväkokonaisuuksista: Tampereen kaupunkikonsernin viestinnän koordinoinnista ja kehittämisestä konsernihallinnon viestinnästä viestinnän ja verkkoviestinnän koulutuksesta ja neuvonnasta yhteistyösuhteiden ylläpidosta tiedotusvälineisiin henkilöstölehti Vilkun ja Tampere-lehden julkaisusta verkkopalveluiden sisällöntuotannon järjestämisestä ja sen koordinoinnista sosiaaliseen mediaan liittyvistä viestinnällisistä linjauksista Viestintäjohtaja toimii viestintäyksikön henkilöstön lähiesimiehenä. 8 Johtaminen Konserniohjausyksiköiden johtamisessa noudatetaan hyvää johtamis- ja hallintotapaa ja kaupungin strategia luo suuntaviivat johtamiselle. Johtaminen perustuu johtoryhmätyöskentelyyn ja strategiaan perustuviin selkeisiin tavoitteisiin. Esimiehet käyvät alaistensa kanssa kehityskeskustelut. 9 Vastuuhenkilöiden ja -alueiden esimiesten tehtävät Vastuuhenkilöt johtavat ja/tai vastaavat toiminnasta. Vastuuhenkilöiden tehtävänä on vastuullaan olevan toiminnan osalta:

8 8 (9) johtaa ja valvoa toimintaa toimia lähiesimiehenä vastuualueensa henkilöstölle raportoida esimiehelle toiminnasta vastata toiminnan sisäisestä järjestämisestä huolehtia tavoitteiden asettamisesta, toteutumisesta, sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä riskienhallinnasta vastata toiminnan kehittämisestä huolehtia viranomaismääräysten noudattamisesta käyttää päätösvaltaa johtosääntöjen ja delegointipäätösten mukaisesti vastata toimialaan kuuluvista päätettäväksi tulevien asioiden ja sopimusten valmistelusta ja täytäntöönpanosta (myös lautakuntien ja sen jaostojen päätettäväksi tulevat asiat) toimia yhteistyössä sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa antaa huomautus välittömille alaisilleen suorittaa muut esimiehen määräämät tehtävät 10 Päätösvalta Henkilöstön ottaminen ja erottaminen Varahenkilöistä päättäminen Virantoimituksen ja työnteon keskeyttäminen Kertapalkkion myöntäminen Päätösvallasta on määrätty konsernihallinnon toimintasäännön 11 1 kohdassa. Päätösvallasta on määrätty konsernihallinnon toimintasäännön 11 3 kohdassa. Hallintojohtaja, henkilöstöjohtaja, kehittämisjohtaja, talousjohtaja, strategiajohtaja ja rahoitusjohtaja, tietohallintojohtaja, hallintopäällikkö, kaupunginlakimies, asianhallintapäällikkö ja viestintäjohtaja ratkaisevat alaisensa henkilöstön osalta seuraavat HH-lomake-hakemukset: osa-aikaeläke osittainen hoitovapaa työn osa-aikaistamista koskeva sopimus palkallinen urheiluloma henkilöstöjaoston vahvistamien periaatteiden mukaisesti (heja ja ). Lähiesimies hyväksyy alaisensa henkilöstön osalta poissaolot ESS-sähköinen asiointi - järjestelmässä. Hallintojohtaja, henkilöstöjohtaja, kehittämisjohtaja, rahoitusjohtaja, strategiajohtaja, talousjohtaja ja viestintäjohtaja päättävät: kertapalkkion myöntämisestä lukuun ottamatta johtavia vakansseja

9 9 (9) Matkat Säännöllisestä työajasta poikkeaminen Varoituksen antaminen Lähiesimies hyväksyy alaisensa henkilöstön kotimaan matkasuunnitelmat ja kululaskut Travel-järjestelmässä. Hallintojohtaja, henkilöstöjohtaja, kehittämisjohtaja, rahoitusjohtaja, strategiajohtaja, talousjohtaja ja viestintäjohtaja päättävät: osallistumisesta Euroopassa tehtäville virkamatkoille Päätösvallasta on muualla määrätty henkilöstöjaoston päätöksissä ja Hallintojohtaja, henkilöstöjohtaja, kehittämisjohtaja, talousjohtaja, strategiajohtaja, rahoitusjohtaja, tietohallintojohtaja, hallintopäällikkö, kaupunginlakimies, asianhallintapäällikkö ja viestintäjohtaja päättävät alaisensa toiminnan osalta: ylityömääräyksen antamisesta Huomautuksen ja varoituksen voi antaa lähiesimies ja ottava viranhaltija.