henkilöstöyksikkö lakimiesyksikkö päätösvalmisteluyksikkö tietohallintoyksikkö viestintäyksikkö

Transkriptio

1 32 HALLINTO JA HENKILÖSTÖRYHMÄN TOIMINTAOHJE Dno TRE: 1968 / /2011 päätti, n annettu toimintaohje päivitetään ryhmässä tapahtuneiden organisaatiomuutosten vuoksi. että Tampereen kaupungin johtosääntöjen ja konsernihallinnon toimintasäännön lisäksi hallinto ja henkilöstöryhmässä noudatetaan alkaen seuraavaa toimintaohjetta, jolla kumotaan annettu toimintaohje: 1 n tehtävät ja toimiala 2 n organisointi n tehtävät on määritelty konsernihallinnon toimintasäännössä. vastaa konsernihallinnon toimintasäännön mukaisesti siitä, että hallinto, henkilöstöjohtaminen, lakimiespalvelut, päätösvalmistelu, tietohallinto ja viestintä toimivat koko kaupunkiorganisaatiossa. Ryhmä vastaa myös turvallisuuden ja riskienhallinnan organisoinnista ja koordinoinnista sekä edustamisen periaatteista. ä johtaa johtaja. on organisoitu toimintojen mukaisesti seuraaviin yksiköihin: henkilöstöyksikkö lakimiesyksikkö päätösvalmisteluyksikkö tietohallintoyksikkö viestintäyksikkö Lisäksi ryhmän toimintana hoidetaan turvallisuuden ja riskienhallinnan organisointia ja koordinointia koskevat asiat sekä kaupungin edustamiseen liittyvät periaatteet.

2 Ryhmä vastaa myös raatihuoneen toiminnasta. 3 Henkilöstöyksikkö Ryhmän alaisuudessa ja ohjauksessa toimii hallintopalvelukeskus HALO. Kutakin yksikköä johtaa sen esimies. Organisaatiokaavio on nähtävänä kaupungin internetsivuilla kohdassa hallinto ja talous/konsernihallinto/hallinto ja henkilöstöryhmä. Tehtävät Henkilöstöyksikön tehtävänä on vastata henkilöstöohjelman valmistelusta kaupungin työnantajana harjoittamasta henkilöstöpolitiikasta rekrytoinnin ja työnantajaimagon kehittämisestä työympäristön ja turvallisuuden kehittämisestä henkilöstöhallinnosta kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston asioiden valmistelusta henkilöstöraportoinnin kehittämisestä. Organisaatio Henkilöstöyksikköä johtaa henkilöstöjohtaja. Henkilöstöyksikköön kuuluvat vastuualueet ovat henkilöstöresurssien kehittäminen, palvelussuhdetta koskevien sopimusjärjestelmien kehittäminen ja työympäristön kehittäminen. Henkilöstöresurssien kehittäminen Vastuualueesta vastaa henkilöstön kehittämispäällikkö. rekrytointiprosessin ja työnantajaimagon kehittäminen henkilöstösuunnittelun kehittäminen osaamisen johtaminen strateginen henkilöstökoulutus. Palvelussuhdetta koskevien sopimusjärjestelmien kehittäminen Vastuualueesta vastaa sopimuspäällikkö. työehtosopimusten soveltaminen ja paikallinen kehittäminen palkkausjärjestelmien soveltaminen ja kehittäminen työaikamallien kehittäminen palkkaukseen liittyvien arviointijärjestelmien ja tulospalkkiojärjestelmien kehittäminen neuvottelut paikallisten sopijajärjestöjen kanssa.

3 Työympäristön kehittäminen Vastuualueesta vastaa työympäristöpäällikkö. yhteistoiminta asiat ja työhyvinvointihankkeet työterveyshuoltoasiat työympäristön ja turvallisuuden kehittäminen tasa arvosuunnitelman valmistelu henkilöstöpalveluiden hallinnointi ja kehittäminen. 4 Lakimiesyksikkö Tehtävät Lakimiesyksikön tehtävänä on huolehtia oikeudellisesta edunvalvonnasta käyttämällä puhevaltaa tuomioistuimissa ja viranomaisissa antaa juridista neuvontaa ja ohjeistusta kaupungin eri yksiköille laatia sopimuksia, kauppakirjoja yms. dokumentteja liittyen päätösten valmisteluun ja täytäntöönpanoon osallistua kunnallis ja kiinteistöverovapautusasioiden valmisteluun valvoa kunnan muutoksenhakuoikeuden käyttämistä verotuksessa huolehtia oikeudellisesta perinnästä riitaisten asioiden osalta kehittää sopimusten hallintaa kehittää juridisten riskien hallintaa antaa koulutusta kaupungin eri yksiköille huolehtia oikeudellisen asiantuntemuksen ylläpitämisestä ja kehittämisestä tukea hankintojen suunnittelua, sopimusohjausta ja sopimuksenaikaista toimittajayhteistyötä. Organisaatio Lakimiesyksikköä johtaa kaupunginlakimies. Kunnallisten ja valtiollisten vaalien järjestämisestä vastaa keskusvaalilautakunnan tehtävää varten palkkaama lakimies. 5 Päätösvalmisteluyksikkö Tehtävät Päätösvalmisteluyksikön tehtävänä on vastata päätöksenteon kehittämisestä päätöksentekoon vaikuttavien johto ja toimintasääntöjen ajantasaisuudesta päätöksenteon juridisesta oikeellisuudesta luottamushenkilökoulutuksen koordinoinnista ja järjestämisestä

4 asianhallinnan koordinoinnista ja kehittämisestä asiakirjahallinnan ohjauksesta, valvonnasta ja kehittämisestä kuntademokratian osallistumisjärjestelmien kehittämisestä suoran osallistumisen kehittämisestä kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen asioiden koordinoinnista ja sihteeritehtävistä sekä lautakuntien teknisistä sihteeritehtävistä. Organisaatio Päätösvalmisteluyksikköä johtaa päätösvalmistelupäällikkö. Päätösvalmistelu Asianhallinta Kuntademokratia Päätösvalmisteluyksikön organisaatio jakautuu päätösvalmisteluun, asianhallintaan ja kuntademokratiaan. Päätösvalmistelun vastuualueesta vastaa päätösvalmistelupäällikkö. päätöksenteon kehittäminen päätöksentekoon vaikuttavien johto ja toimintasääntöjen ajantasaisuudesta vastaaminen päätöksenteon juridisesta oikeellisuudesta vastaaminen luottamushenkilökoulutuksen koordinointi ja järjestäminen kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen asioiden koordinointi ja sihteeritehtävistä sekä lautakuntien teknisistä sihteeritehtävistä vastaaminen Asianhallinnan vastuualueesta vastaa asianhallintapäällikkö. asianhallinnan koordinointi ja kehittäminen asiakirjahallinnan ohjaus, valvonta ja kehittäminen pysyvästi säilytettävästä aineistosta huolehtiminen Kuntademokratiasta vastaa kuntademokratian kehittämispäällikkö. kuntademokratian osallistumisjärjestelmien kehittäminen suoran osallistumisen kehittäminen

5 6 Tietohallintoyksikkö Tehtävät Tietohallintoyksikön tehtävänä on vastata Tampereen kaupunkikonsernin yhteistyöstä, jonka avulla tieto ja viestintätekniikka (tvt) saadaan tukemaan palvelujen järjestämistä, tuottamista ja johtamista sekä näiden kehittämistä tietohallinnon toimintamallista, organisoinnista ja kehittämisestä kaupunkistrategian mukaisesti tvt palvelujen järjestämisestä ja tvt kehittämisen toteuttamisesta konsernin kokonaisedun mukaisesti tietohallinnon konserniohjauksesta kokonaisarkkitehtuurin mallista (toiminnan, tietotarpeiden, sovellusten ja teknisten ratkaisujen yhtenäisestä kuvaamisesta, suunnittelemisesta ja kehittämisestä) sekä yhteisten tvtratkaisujen käytön lisäämisestä tietoturvasta ja siihen liittyvien toimintatapojen kehittämisestä tvt taloushallinnosta, tvt palveluja koskevien sopimusten, toimittajien ja tvt omaisuuden kokonaishallinnasta sekä tvttoimintaympäristön kustannustehokkuudesta tietohallintoa koskevien lakisääteisten tehtävien hoidosta tietohallinnon seudullisesta, kuntien välisestä, kansallisesta ja kansainvälisestä yhteistyöstä. Lisäksi tietohallintoyksikkö vastaa sovituilta osin Tampereen kaupunkiseudun kuntien tietohallinnosta. Organisaatio Tietohallintoyksikköä johtaa tietohallintojohtaja. Tietohallintojohtaja toimii esittelijänä konsernin johtajien kokouksessa tietohallintoa koskevissa asioissa. Tietohallintojohtaja koordinoi tietohallinnon kehittämis ja ohjausryhmien toimintaa. Hän on puheenjohtajana konsernitehtävien tietohallinnon kehittämis ja ohjausryhmässä, jäsenenä kahdessa muussa tietohallinnon kehittämis ja ohjausryhmässä (hyvinvointipalvelut sekä kaupunkikehitys ja kaupunkiympäristön kehittäminen). Tietohallintojohtaja on puheenjohtajana myös kehittäminen ja talous työryhmässä, joka valmistelee tietohallinnon linjauksia, kehittämistä, palvelua ja taloushallintoa. Tietohallintojohtaja toimii puheenjohtajana seudullisen tietohallinnon johtoryhmässä. Tietohallintoyksikkö jakautuu neljään tiimiin: hallinta ja seuranta, tietohallintovastaavat, tvt ratkaisut ja kumppanuuksien hallinta.

6 Hallinta ja seuranta Tietohallintovastaavat Hallinnasta ja seurannasta vastaa tietohallintojohtaja. Tehtäviin kuuluu koordinoida ja toteuttaa kokonaisarkkitehtuurin hallintaa valmistella tietohallintoon liittyvät asiat päätöksentekoa varten sekä vastata niihin liittyvien päätösten käytännön toteutuksesta vastata tietohallinnon linjauksista, kuten asiakkuuksien määrittelystä ja tarjottavista tvt palveluista (tvt palveluluettelo) suunnitella, ohjeistaa ja koordinoida tietoturvan ja tietosuojan hallintaa vastata tietohallinnon menetelmien ylläpidosta ja kehittämisestä toteuttaa tvt toiminnan seuranta, mittaaminen ja raportointi vastata tvt taloushallinnasta ja tvt omaisuuden hallinnasta sekä niihin liittyvästä raportoinnista hoitaa tietohallintoyksikön hallinnolliset tehtävät. Tietohallintovastaava toiminnosta vastaa tietohallintopäällikkö. Tehtäviin kuuluu suunnitella ja toteuttaa kokonaisarkkitehtuurin mukainen toimialuearkkitehtuuri valmistella esitykset toimialueen tietohallinnon kehittämis ja ohjausryhmille ja koordinoida niiden toimintaa vastata toimialueen tvt projektien seurannasta sekä koostaa niistä yhteenvedot kehittämis ja ohjausryhmälle osallistua tvt asiantuntijana prosessien kehittämiseen prosessin omistajien tukena ja laatia prosessien tvtkehittämissuunnitelmat osallistua toiminnan asiantuntijana tvt palvelujen määrittelyyn ja kehittämiseen vastata yhdessä kumppanuuksien hallinta tiimin kanssa siitä, että tvt toimintaympäristö ja tvt palvelut ovat vastuuyksikön kannalta tarkoituksenmukaisia ja toimivia. Tvt ratkaisut Tvt ratkaisuista vastaa kehityspäällikkö. Tehtäviin kuuluu järjestää tuotteistettuja tvt palveluita prosessin omistajien tarpeisiin sovitun laatutason mukaisesti varmistaa tvt toimintaympäristön kokonaisarkkitehtuurinmukaisuus ja kustannustehokkuus sekä ylläpitää sovellusten tietoja lisätä tvt palvelujen yhteiskäyttöisyyttä

7 kehittää tvt palveluita yhdessä prosessin omistajien ja tietohallintovastaavien kanssa palvelujen koordinointiryhmissä laatia elinkaarimallin mukaiset tvt palvelujen kehittämissuunnitelmat ja niitä konkretisoivat kehittämiskokonaisuudet. Kumppanuuksien hallinta Kumppanuuksien hallinnasta vastaa hankintapäällikkö. Tehtäviin kuuluu laatia vuosittainen hankintasuunnitelma sekä vastata tvtpalvelujen hankinnasta, kilpailutuksesta ja toimittajasopimusten laadinnasta yhdessä Tampereen Logistiikan kanssa hallita ja ylläpitää toimittajien kanssa tehtyjä sopimuksia sekä vastata tvt toimintaympäristön tiedoista vastata yhdessä tietohallintovastaavien tiimin kanssa siitä, että tvt toimintaympäristö ja tvt palvelut ovat asiakkaan kannalta toimivia ja sovitun laatutason mukaisia vastata sisäisistä ja ulkoisista palvelusopimuksista ja asiakkuuden hallinnasta suunnitella ja toteuttaa tvt palvelujen laskutus koordinoida ja toteuttaa sidosryhmäyhteistyötä tvt palvelun tuottajien kanssa kumppanuuksien seurantaryhmissä. 7 Viestintäyksikkö Tehtävät Viestintäyksikön tehtävänä on koordinoida ja kehittää Tampereen kaupunkikonsernin viestintää vastata konsernihallinnon sekä kuuden ydinprosessin viestinnästä vastata verkkopalveluiden sisällöntuotannon järjestämisestä ja sen koordinoinnista osaltaan huolehtia viestinnän ja verkkoviestinnän koulutuksesta pitää yllä yhteistyösuhteita tiedotusvälineisiin vastata osaltaan neuvonnasta julkaista henkilöstölehteä ja Tampere lehteä vastata erikseen määrätyn työnjaon mukaisesti verkkopalveluista, Vilkku henkilöstölehdestä ja Tampere lehdestä vastata sosiaaliseen mediaan liittyvistä viestinnällisistä linjauksista. Organisaatio Viestintäyksikköä johtaa viestintäjohtaja.

8 8 Muut tehtävät Riskienhallinta Suhdetoiminta n johtaja vastaa kaupungin yleishallinnosta ja kaupungin edustamisen periaatteista. Riskienhallinnan osalta ryhmä vastaa konsernitasolla toiminnan organisoinnista, koordinoinnista sekä ohjauksesta suunnitelmien valmistelusta, yhteistyöstä muiden viranomaisten sekä yksityisen ja kolmannen sektorin kanssa vakuuttamisen toteuttamisesta Riskienhallinta käsittää tässä myös valmiussuunnittelun sekä työturvallisuuden. Riskienhallintaa johtaa riskienhallintapäällikkö. Suhdetoimintaan kuuluu raatihuone, jonka esimiehenä toimii suhdetoimintasihteeri. 9 Hallintopalvelukeskus 10 Johtaminen Hallintopalvelukeskus toimii hallinto ja henkilöstöryhmän alaisuudessa ja ohjauksessa. Hallintopalvelukeskuksella on oma pormestarin hyväksymä toimintasääntö. Muilta osin noudatetaan tämän toimintaohjeen määräyksiä. Palvelukeskuksen johtajan varahenkilöistä on erillinen hallinto ja henkilöstöryhmän johtajan päätös n toimintaa ja johtamista ohjaa kaupungin strategia, henkilöstöohjelma, sisäinen valvonta ja hyvä johtamis ja hallintotapa sekä muut vastaavat ohjeet. n toiminnan tavoitteet määritellään ja kirjataan vuosittain siten, että kaikki ovat tietoisia tavoitteista. Kullakin organisaatiotasolla käydään kehityskeskustelut vähintään kerran vuodessa ja yhteisöpalaverit tarpeen mukaan. Tavoitteiden toteutuminen raportoidaan esimiehelle vuosittain.

9 Johtoryhmä muodostuu johtajasta ja yksiköiden päälliköistä sekä hallintopalvelukeskuksen johtajasta. Johtoryhmän sihteerinä toimii johdon sihteeri. Yksiköt muodostavat tarvittaessa omat johtoryhmänsä. 11 Esimiesten tehtävät n johtajan yleisistä tehtävistä koskien johtamansa ryhmän toimintaa määrätään konsernihallinnon toimintasäännössä seuraavasti: Muut vastuuhenkilöt johtaa ja valvoa ryhmän toimintaa vastata toiminnan sisäisestä järjestämisestä vastata pitkän aikavälin suunnitelmien ja vuosisuunnitelman valmistelusta huolehtia tavoitteiden toteutumisesta vastata toiminnan kehittämisestä huolehtia viranomaismääräysten noudattamisesta huolehtia konserniohjeiden valmistelusta ja täytäntöönpanosta käyttää päätösvaltaa kaupunginhallituksen johtosäännön sekä kaupunginhallituksen, kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston ja pormestarin delegointipäätösten mukaisesti vastata toimialueeseensa kuuluvista kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen, sen jaostojen ja pormestarin päätettäväksi tulevien asioiden ja sopimusten valmistelusta ja täytäntöönpanosta esitellä kaupunginhallituksen johtosäännön ja pormestarin päätöksen ( ) mukaisesti toimivaltaansa kuuluvat asiat kaupunginhallituksessa ja sen jaostoissa vastata hyvän johtamis ja hallintotavan, riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestämisestä huolehtia kaupungin yleisestä edunvalvonnasta ja yhteydenpidosta sidosryhmiin huolehtia muista pormestarin määräämistä tehtävistä allekirjoittaa asiakirjat. raportoi hallinto ja henkilöstöryhmän toiminnasta pormestarille. Tehtävänä on johtaa ja valvoa toimintaa raportoida esimiehelle toiminnasta vastata toiminnan sisäisestä järjestämisestä huolehtia tavoitteiden toteutumisesta ja sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä riskienhallinnasta vastata toiminnan kehittämisestä huolehtia viranomaismääräysten noudattamisesta

10 käyttää päätösvaltaa delegointipäätösten mukaisesti vastata toimialaan kuuluvista päätettäväksi tulevien asioiden ja sopimusten valmistelusta ja täytäntöönpanosta toimia yhteistyössä sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa huolehtia yleisestä edunvalvonnasta suorittaa muut esimiehen määräämät tehtävät. 12 Henkilöstö n henkilöstön osalta on ryhmän johtajan erilliset päätökset ryhmän vakanssien kelpoisuusvaatimuksista sekä yksiköiden esimiesten varahenkilöistä Lisäksi on kaupunginhallituksen päätös ryhmän johtajan varahenkilöistä Päätöksiä päivitetään tarpeen mukaan ja ne ovat nähtävillä kuntatoimiston päätösarkistossa. 13 Päätösvalta än ja sen sisällä on päätösvaltaa siirretty seuraavien erillisten päätösten mukaisesti: henkilöstöjaoston päätökset toimivallan siirrosta pormestarin päätös toimivallan siirrosta johtajan päätös toimivallan siirrosta Päätöksiä päivitetään tarpeen mukaan ja ne ovat nähtävillä kuntatoimiston päätösarkistossa. 14 Menojen ja tulojen hyväksyminen sekä hankintojen suorittaminen 15 Asiakirjojen allekirjoittaminen Menojen ja tulojen hyväksymisestä sekä hankintavaltuuksista on tehty seuraavat päätökset, joita päivitetään tarpeen mukaan: pormestarin päätös menojen ja tulojen hyväksymisestä sekä hankintavaltuuksista johtajan päätös menojen ja tulojen hyväksymisestä sekä hankintavaltuuksista n asiakirjat allekirjoittaa johtaja tai hänen määräämänsä. Yksikön asiakirjat allekirjoittaa yksikön päällikkö tai hänen määräämänsä.

11 Pekka Palola Ilmoitus hahe, Nikkilä ElinaT/kh, pormestari/vakkuri Ritva Lisätietoja johtaja Pekka Palola, puh (60310)