APULAISKAUPUNGINSIHTEERIN REKRYTOINTI JA KONSERNIHALLINNON UU- DELLEENJÄRJESTELY. Stpj , 10

Transkriptio

1 APULAISKAUPUNGINSIHTEERIN REKRYTOINTI JA KONSERNIHALLINNON UU- DELLEENJÄRJESTELY Stpj , 10 Liite A Pietarsaaren kaupunki on rekisterinpitäjänä useilla hallinnonaloilla, joissa edellytetään tietosuojan sisäistä valvontaa. Kaupungilla ei tällä hetkellä ole nimettyä tietosuojavastaavaa. Kyseiseen tehtävään on nimettävä henkilö, jolla on riittävä asiantuntemus ja kokonaisnäkemys tietosuojavastaavan velvoitteiden toteuttamisessa. Henkilöllä tulee olla riittävä tuntemus sosiaali- ja terveysalalta, jossa salassa pidettävien tietojen käsittelyssä vaaditaan erityistä tarkkuutta. Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeissa todetaan, että tietosuojavastaavan on voitava suorittaa tarvittavat suunnittelu-, seuranta- ja raportointitehtävät mahdollisimman itsenäisesti. Näin ollen tietosuojavastaavan on Pietarsaaren kaupungissa tarkoituksenmukaisinta kuulua kaupungin keskushallintoon. IT-päällikön päätösehdotus: Sisäisten tukipalvelujen jaosto päättää lähettää Pietarsaaren kaupunkikonsernin tietosuojavastaavan nimeämisen kaupunginhallitukselle toimenpiteitä varten, koska se kuuluu kaupunginhallituksen tehtäviin. Tekninen johtaja: Sisäisten tukipalvelujen jaosto päättää it-päällikön ehdotuksen mukaisesti. Sisäisten tukipalvelujen jaosto: Jaosto hyväksyi ehdotuksen. Kh , 178 Kaupunginjohtaja: Kaupunginhallitus päättää antaa kaupunginjohtajan tehtäväksi esittää talous-, kehittämis- ja konsernijaostolle konsernihallinnon organisaatioehdotuksen, jossa tietosuojavastaavan tarve on huomioitu. Kaupunginhallitus: Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen.

2 TKK , 26 Pietarsaaren kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön muutoksiksi: Liite 26 Kaupunginsihteeri: Pietarsaaren kaupunki tarvitsee tietosuojavastaavan, joka vastuualan monitoimialaisen luonteen vuoksi sopii sijoitettavaksi konsernihallinnon organisaatioon. Kaupunkikehittämisyksikössä on n. vuoden ajan ollut täyttämätön kehittämisjohtajan virka. Tuo virkanimike voitaisiin muuttaa vaikkapa kehittämispäälliköksi, ja työtehtäviin voisi kuulua vastuu kaupungin tietoturvasta. Vastuu ulkoisen imagon luomisesta ja kaupungin sähköisestä tiedottamisen kehittämisestä ehdotetaan samalla siirrettäväksi kaupunkikehittämisyksiköltä ja kehittämispäällikön vastuualueelta kaupunginkansliaan ja kaupunginsihteerille. Muilta osin kaupunkikehittämisyksikön toimiala jäisi ennalleen. Oheisessa toimintasäännössä näkyvät edellä esitetyt muutosehdotukset. Kaupunginjohtaja: Talous-, kehitys- ja konsernijaosto hyväksyy omalta osaltaan kaupungin konsernihallinnon ehdotetut muutokset ja pyytää henkilöstöjaoston lupaa kehittämispäällikön viran julistamiseen ulkoisesti haettavaksi. Talous-, kehitys- ja konsernijaosto: Talous-, kehitys- ja konsernijaosto hyväksyi ehdotuksen. Hj , 42 Viite: kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston käsittelemä asia, 49. Pietarsaaren kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön muutoksia koskeva asia käsitellään talous-, kehittämis- ja konsernijaostossa TKK:N esityslistasta: Kaupunginsihteerin valmistelu: Pietarsaaren kaupunki tarvitsee tietosuojavastaavan, joka vastuualan monitoimialaisen luonteen vuoksi sopii sijoitettavaksi konsernihallinnon organisaatioon. Kaupunkikehittämisyksikössä on n. vuoden ajan ollut täyttämätön kehittämisjohtajan virka. Tuo virkanimike voitaisiin muuttaa vaikkapa kehittämispäälliköksi, ja työtehtäviin voisi kuulua vas-

3 tuu kaupungin tietoturvasta. Vastuu ulkoisen imagon luomisesta ja kaupungin sähköisestä tiedottamisen kehittämisestä ehdotetaan samalla siirrettäväksi kaupunkikehittämisyksiköltä ja kehittämispäällikön vastuualueelta kaupunginkansliaan ja kaupunginsihteerille. Muilta osin kaupunkikehittämisyksikön toimiala jäisi ennalleen. Oheisessa toimintasäännössä näkyvät edellä esitetyt muutosehdotukset. Kaupunginjohtajan ehdotus: Talous-, kehitys- ja konsernijaosto hyväksyy omalta osaltaan kaupungin konsernihallinnon ehdotetut muutokset ja pyytää henkilöstöjaoston lupaa kehittämispäällikön viran julistamiseen ulkoisesti haettavaksi. Henkilöstöjaoston käsittely : Saatiin tieto, että talous-, kehittämis- ja konsernijaosto hyväksyi kaupunginjohtajan ehdotuksen käsitellessään asiaa Asian käsittely Henkilöstöjohtaja: Henkilöstöjaosto hyväksyy kehittämispäällikön rekrytoimisen ulkoisella haulla. Puheenjohtaja ehdotti keskustelun aikana useiden jäsenten kannattamana asian palauttamista lisäselvitystä varten. Tuon jälkeen toimitetussa avoimessa äänestyksessä (jaa tai ei) sai asian käsittelyn pohjaehdotus (jaa) nolla ääntä ja palautusehdotus (ei) viisi ääntä (Vikström, Hellstrand, Wik, Forsman ja Haldin). Äänestystulokseen viitaten puheenjohtaja totesi jaoston päätöksen: Henkilöstöjaosto päätti palauttaa asian lisäselvitystä varten. Hj , 49 Henkilöstöjohtaja: Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto hyväksyy kehittämispäällikön rekrytoimisen ulkoisella haulla. hyväksyttiin yksimielisesti.

4 Hj , 53 Konsernihallinnon kehittämisryhmän pöytäkirja Kaupunginsihteerin kirjelmä Hj liitteet A ja B Henkilöstöjohtaja: Konsernihallinnon kehittämisryhmä päätti kokouksessaan suhtautua myönteisesti kehittämispäällikön rekrytointiin. Samalla kehittämisryhmä esittää kaupunginhallitukselle, että kehittämisyksikkö voitaisiin hyvin yhdistää kaupunginkansliaan. Esille on tullut, ettei kehittämisjohtajan virkaa ole perustettu. Tuosta syystä pidetään sopivimpana muuttaa toimintasääntöä siten, että tehtävät, joita edellä ehdotetaan kehittämisjohtajalle kuuluviksi, siirrettäisiin sen sijaan perustettuun apulaiskaupunginsihteerin virkaan, joka ei tällä hetkellä ole käytössä. Henkilöstöjaosto hyväksyy omasta puolestaan - konsernihallinnon toimintasäännön muuttamisen siten, että kehittämisyksikkö yhdistetään kaupunginkansliaan - apulaiskaupunginsihteerin virkavelvollisuuksien muuttamisen samalla käsittämään mm. tietosuojatehtäviä, hankintatoimintaa ja kehittämistehtäviä - apulaiskaupunginsihteerin viran julistamisen ulkoisesti haettavaksi. hyväksyttiin. Kh , 291 Tietosuojavastaavan toimenkuvaus, tehtävät ja asema tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan: Liite 291 A Konsernihallinnon kehittämisryhmä pöytäkirja : Liite 291 B Kaupunginsihteeri: Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä ja laki sähköisestä lääkemääräyksestä edellyttävät että kaikki sosiaali- ja terveydenhuollon toimijat (ts. Pietarsaaren kaupunki isäntäkuntana) nimeävät tietosuojavastaavan. Myös muilla hallinnonaloilla edellytetään tietosuojan sisäistä valvontaa ja on kohtuullista olettaa, ettei tietosuojan valvonnan tarve tule vähenemään vastaisuudessa. Tietosuojavastaavan tehtävänä on, tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeiden mukaan (liite A) auttaa organisaation erityis-

5 asiantuntijana rekisterinpitäjää saavuttamaan hyvä henkilötietojen käsittelytapa ja hyvä tietojen käsittelytapa. Kyse ei siis ole atk-asiantuntijasta, vaan pikemminkin organisaation asiakaspalveluun, tietojen- ja tiedonkäsittelyyn ja dokumenttihallintoon liittyvien prosessien asiantuntijasta. Kuten stpj:n valmistelussa todetaan, on tietosuojavastaavan voitava tehdä tarvittavat suunnittelu-, seuranta- ja raportointitehtävät mahdollisimman itsenäisesti ja raportoida suoraan johdolle. Niinpä Pietarsaaren kaupungin tietosuojavastaava on tarkoituksenmukaista sijoittaa kaupungin konsernihallintoon. Koska tietosuojavastaava tulee työssään keskittymään sosiaali- ja terveysviraston hallinnon alalle, on myös kohtuullista, että sosiaali- ja terveysvirasto osallistuu tietosuojavastaavan kustannuksiin ostamalla palveluja, mistä on laadittava sopimus. Talous-, kehittämis- ja konsernijaosto (TKK) ja henkilöstöjaosto (HJ) ovat suhtautuneet myönteisesti yhdistettyyn virkaan, johon kuuluu sekä tietosuojavastaavan tehtäviä että hankintoihin ja kehittämistoimintaan liittyviä tehtäviä. Täytettävä virka olisi kaupunginkansliaan jo perustettu apulaiskaupunginsihteerin virka, joka ei tällä hetkellä ole käytössä. Alkuvaiheessa viran keskiössä olisi tietosuojatyö, mutta myöhemmässä vaiheessa tuohon puoleen kuuluisi arviolta enintään 50 prosenttia viranhaltijan työajasta. Apulaiskaupunginsihteerin kelpoisuusehtojen ehdotetaan noudattavan kaupungin hallinnon vastaavan ylemmän virkamiehen kelpoisuusehtoja, ts. ne olisivat virkaan soveltuva yliopistossa tai korkeakoulussa suoritettu tutkinto ja virkaa sopiva työkokemus. Lainsäädäntö ei aseta erityisiä vaatimuksia sille, millainen koulutustausta tai ammattinimike tietosuojavastaavalla pitäisi olla. Samalla kun kaupunginkansliaan ehdotetaan apulaiskaupunginsihteeriä, ehdotetaan myös, että kaupunkikehittämisyksikkö yhdistetään kaupunginkansliaan, mistä myös sen työntekijät ovat esittäneet toivomuksia (liite B); tuota on myös HJ puoltanut. Tuolla tavalla koottaisiin suuri osa kaupungin hallinnollisista, juridisista ja viestintä- ja tietopalveluista samaan yksikköön. Kaiken kaikkiaan apulaiskaupunginsihteerin rekrytoinnin ja kaupunkikehittämisyksikön kaupunginkansliaan yhdistämisen tavoitteena on, että Pietarsaaren kaupungin tietoturva lisääntyy, saadaan lisäresurssi hankintoja, hankkeita ja kehittämistä varten ja kaupunginkanslian eri työalojen yhteistyön paraneminen tuottaa synergiavaikutuksia. Kaupunginjohtaja: Kaupunginhallitus päättää - että apulaiskaupunginsihteerin virkatehtäviin kuuluvat ensisijaisesti a) vastuu kaupungin tietosuojasta b) hankintatoimintaan liittyvät tehtävät

6 c) kehittämistehtävät d) kaupunginsihteerin sijaisena toimiminen. - että apulaiskaupunginsihteerin virka julistetaan pikimmin haettavaksi ulkoisesti, ja että kelpoisuusehtona on yliopistossa tai korkeakoulussa suoritettu virkaan soveltuva tutkinto ja virkaan sopiva työkokemus - että kehittämisyksikkö ja matkailutoimisto yhdistetään lukien kaupungin hallinnolliseen ja juridiseen yksikköön (kaupunginkansliaan) - että konsernihallinnon toimintasääntöä muutetaan edellisen päätösehdotuksen edellyttämällä tavalla.