Konsernipalveluiden toimintasääntö

Transkriptio

1 Konsernipalveluiden toimintasääntö Haminan kaupunginhallitus

2 Sisällysluettelo 1 Konsernipalvelujen toiminta-ajatus Konsernipalvelujen tehtävät Konsernipalvelujen organisaatio Konsernipalvelujen johtaminen Konsernipalveluiden johtotiimi... 6

3 1 Konsernipalvelujen toiminta-ajatus Konsernipalveluiden palvelualue tukee asiantuntijuudellaan palvelualueita ja edistää kaupunkistrategian toteuttamista. 2 Konsernipalvelujen tehtävät Konsernipalvelut tukee demokraattista päätöksentekoa tukee kaupungin strategista ja operatiivista johtamista huolehtii kaupungin johtamisjärjestelmän toimivuudesta ja jatkuvasta kehittämisestä luo yhteistyössä palvelualueiden kanssa edellytyksiä sille, että kaupunkilaisille tuotettavat palvelut ovat vaikuttavia, tehokkaita ja taloudellisia tuottaa palvelualueille hallinto-, talous-, henkilöstö-, omistajaohjaus-, viestintä- ja ICT-johtamisen ja kehittämisen palveluita 3 Konsernipalvelujen organisaatio Hallintopalvelut, esimies hallintopäällikkö Prosessit Prosessin omistaja Tiimivastaava Asianhallinta- ja sihteeripalvelut Hallintopäällikkö Asianhallintasihteeri ICT-johtaminen ja kehittäminen ICT-päällikkö ICT-päällikkö Päätöksenteon tuki ja kehittäminen sis. Hallintopäällikkö hankinnat Viestinnän Viestintä- ja markkinointisuunnittelija kehittäminen ja Hallintopäällikkö koordinointi Henkilöstöpalvelut, esimies henkilöstöpäällikkö Prosessit Prosessin omistaja Tiimivastaava HR Henkilöstöpäällikkö Henkilöstöpäällikkö Palkkalaskenta Henkilöstöpäällikkö Palkkasihteeri - 1 -

4 Talouspalvelut, esimies talouspäällikkö Prosessit Prosessin omistaja Tiimivastaava Rahoitus ja talouden ohjaus (sis. riskienhallinnan) Talouspäällikkö Talouspäällikkö Talouslaskenta Kirjanpitopäällikkö Kirjanpitopäällikkö Strategiatyö ja toiminnan arviointi Talouspäällikkö Hallintopalveluiden tiimit vastaavat: kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja kaupunginjohtajan/palvelualueiden johtajien päätöksenteon valmistelusta ja täytäntöönpanosta keskusvaalilautakunnan ja tarkastuslautakunnan asioiden valmistelusta ja täytäntöönpanosta keskitetyistä kirjaamo-, valmistelu-, päätöksenteko-, täytäntöönpano- ja arkistointipalveluista sekä keskusarkistotoiminnoista ICT-johtamisesta ja kehittämisestä hallinnon kehittämisestä ja lainopillisista asioista kaupungin hankintojen koordinoinnista ja kehittämisestä kaupungin viestinnästä ja markkinoinnista Henkilöstöpalveluiden tiimit vastaavat: henkilöstöresurssien strategisesta suunnittelusta ja ohjauksesta työnantajatehtävistä sekä työnantajan ja henkilöstön yhteistoiminnasta henkilöstön työhyvinvoinnin edistämisestä, työsuojelusta ja työterveyshuollosta henkilöstön kehittämisestä ja osaamisen johtamisen/hallinnan tukemisesta henkilöstön hankinnasta ja sisäisen liikkuvuuden ohjauksesta henkilöstön palvelussuhde- ja palkka-asioista sekä palkitsemisjärjestelmistä henkilöstövoimavarojen ja palvelussuhdetietojen seurannasta ja raportoinnista Talouspalveluiden tiimit vastaavat: strategiaprosessin valmistelusta, toimeenpanon ohjauksesta, seurannasta ja arvioinnista sekä strategiaan toteuttavien projektien seurannasta ja vaikuttavuuden arvioinnista taloussuunnittelun johtamisesta ja kehittämisestä investointien budjetoinnista ja seurannasta talousarvion valmistelusta, seurannasta, tulosennusteista ja toimintakertomuksen valmistelusta sekä johdon laskentatoimesta - 2 -

5 kaupungin rahoituksesta, lainasalkun hoitamisesta, valtionosuuksien ja -avustusten, verotulojen, vakuuksien ja takausten seurannasta sekä taksojen ja maksujen koordinoinnista. vakuutustoiminnan periaatteista ja yhteistyöstä vakuutusmeklarin kanssa kirjanpidosta, ostolaskujen käsittelystä ja ostoreskontran hoitamisesta, talouspalveluihin keskitetyistä myyntilaskutuksista ja myyntireskontran hoitamisesta sekä maksuvalmiudesta ja maksuliikenteen hoidosta tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen valmistelusta ja ohjauksesta sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan kehittämisestä ja koordinoinnista. 4 Konsernipalvelujen johtaminen Konsernipalvelujohtajan tehtävät Vastaa konsernipalveluiden sekä oman tulosyksikkönsä strategisesta johtamisesta sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Vastaa yhdessä kaupunginjohtajan ja palvelualueen johtajien kanssa strategiatyöstä ja omistajaohjauksen toteuttamisesta. Toimii konsernipalvelujen palvelualueeseen kuuluvien esimiesten hallinnollisena esimiehenä. Esimiehen yleiset tehtävät Esimies työnantajan edustajana vastaa johtamansa palvelutehtävän toiminnasta, taloudesta, kehittämisestä ja henkilöstöhallinnollisista tehtävistä. Esimies johtaa henkilöstöään ja palvelutehtäväänsä tulosvastuullisesti siten, että kaupunginvaltuuston ja muiden toimielinten asettamat tavoitteet saavutetaan. Esimies vastaa strategian toimeenpanosta, palvelutehtävien ja -prosessien sekä tiimien toiminnasta sekä niiden välisestä yhteistyöstä. Lisäksi hän vastaa viestinnästä, työyhteisön hyvinvoinnista, sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta, valtionosuuksien ja -avustusten hakemisesta sekä tulojen kannosta ja perinnästä. Tiimivastaavan yleiset tehtävät Tiimivastaava vastaa tiimin työskentelystä tavoitteiden suuntaisesti. Tiimivastaavan tehtävänä on tiimin toimivuudesta ja kehityksestä huolehtiminen, tiimitoiminnan ja hyvän ilmapiirin edistäminen sekä tiedonkulusta huolehtiminen. Konsernipalveluiden henkilöstön erityiset tehtävät ja ratkaisuvalta Hallintopäällikkö Hallintopäällikkö vastaa kaupungin hallinnon kehittämisestä, asiakirjahallinnosta, lainopillisesta neuvonnasta sekä hankinnoista

6 Hallintopäällikkö päättää - kaupungin edunvalvontaan liittyvistä toimista viranomais- ja muussa yhteistyössä silloin, kun kyse ei ole merkitykseltään laajakantoisesta asiasta ja kun tehtävää ei ole määrätty muun viranhaltijan tehtäviin, - lausuntojen antamisesta tuomioistuin-, verovalitus- sekä muissa vastaavissa asioissa sekä muutoksen hakemisesta näitä koskeviin päätöksiin silloin, kun kyse ei ole merkitykseltään laajakantoisesta asiasta, - tavara- tai palveluhankintojen määrittämisestä koko kaupungin käyttöä koskeviksi yhteishankinnoiksi - päättää julkisista kuulutuksista annetussa laissa tarkoitetusta julkipanosta huolehtivan vastuunalaisen hoitajan määräämisestä. ICT-päällikkö ICT-päällikkö johtaa kaupungin tietohallintopalveluja ja vastaa yhteisten tietotekniikkaa hyödyntävien ratkaisujen ohjauksesta ja kehittämisestä. ICT-kehittämisessä käytetään myös hallinnon rajat ylittäviä toiminnallisia ICT-tiimejä, joita muodostetaan tarpeen mukaan. ICTpäällikkö vastaa työasemien ja muiden päätelaitteiden sekä oheislaitteiden teknisistä linjauksista sekä kaupungin tietoturvasta. ICTpäällikkö ohjaa ja valvoo tietotekniikkaa hyödyntäviä hankkeita ja projekteja. ICT-päällikkö päättää - koko kaupunkia tai useaa toimialaa palvelevista ICT-ratkaisuista ja - hankinnoista euron (alv 0 %) hankintarajaan saakka ja euron hankintarajaan saakka ICT-ohjausryhmän käsittelyn pohjalta. Viestintä- ja markkinointisuunnittelija Viestintä- ja markkinointisuunnittelija koordinoi ja ohjaa koko kaupungin viestinnän ja markkinoinnin kehittämistä, suunnittelua ja toteuttamista. Viestintä- ja markkinointisuunnittelija vastaa verkkoviestinnästä, sisäisestä viestinnästä, yhteisökuvasta, kriisiviestinnästä sekä mediaja sidosryhmäsuhteista. Viestintä- ja markkinointisuunnittelija päättää - viestintä- ja markkinointisopimuksiin varatun määrärahan jakamisesta - kaupungin julkaisuiden sekä muun markkinointi- ja viestintämateriaalin tuottamisesta - verkkoviestinnän kehittämisestä ja uusien viestintäkanavien käyttöönotosta - kaupungin vaakunan käyttöoikeudesta - kaupungin tervehdys- ja kannatusilmoitusten antamisesta - mainos- ja PR-tavaroiden hankinnasta. Johdon assistentti - 4 -

7 Johdon assistentin tehtävänä on vastata kaupunginjohtajan ja palvelualueiden johtajien sihteeripalveluista sekä Raatihuoneen käytöstä. Johdon assistentti päättää - vähäisten lahjoitusten tekemisestä hyväntekeväisyystarkoituksiin, merkkipäivälahjan hankkimisesta ja huomionosoituksista. Henkilöstöpäällikkö Henkilöstöpäällikkö vastaa henkilöstöpoliittisten linjausten valmistelusta ja toimeenpanosta, kaupungin henkilöstöpalveluiden kehittämisestä ja koordinoinnista sekä työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta. Henkilöstöpäällikkö toimii kaupungin palkkaasiamiehenä. Henkilöstöpäällikkö päättää - pidempikestoisen jatkokoulutuksen palkallisuudesta - rekrytointilisästä - hoitorahasta - luottamusmiesten ja työsuojeluhenkilöstön koulutuksiin osallistumisesta. Palvelusuhdeasiantuntija Palvelussuhdeasiantuntija vastaa palkkauksen oikeudenmukaisuudesta ja kehittämisestä sekä sopimusmuutosten täytäntöönpanosta. Palvelussuhdeasiantuntija toimii kaupungin eläkeasiamiehenä. Palvelussuhdeasiantuntija päättää - työkokemuslisästä, ammattialalisästä ja vuosisidonnaisesta lisästä. Työhyvinvointiasiantuntija Työhyvinvointiasiantuntija vastaa työhyvinvoinnin toimintamallien toimeenpanosta ja kehittämisestä sekä henkilöstön uudelleensijoituksista. Työhyvinvointiasiantuntija toimii kaupungin työsuojelupäällikkönä. Työhyvinvointiasiantuntija päättää - työpaikkaruokailun järjestämisestä. Talouspäällikkö Talouspäällikön tehtävänä on johtaa ja kehittää kaupungin taloushallintoa sekä vastata talouden suunnittelusta, raportoinnista ja rahoituksesta. Talouspäällikkö päättää - tilapäisluoton ottamisesta valtuuston vahvistamaan enimmäismäärään asti - kunnan kassavarojen tilapäisestä sijoittamisesta rahalaitoksiin annettujen sijoitusohjeiden mukaisesti - 5 -

8 5 Konsernipalveluiden johtotiimi - valuutanvaihtosopimusten tekemisestä ja korko- ja muiden johdannaisten käytöstä kaupunginhallituksen hyväksymien ohjeiden mukaisesti - konsernin sisäisistä lyhytaikaisista lainoista - osittaisesta tai täydellisestä vapauttamisesta kunnallis- ja kiinteistöveron sekä kansaneläke- ja sairausvakuutusmaksun suorittamisesta. Kirjanpitopäällikkö Kirjanpitopäällikön tehtävänä on talouslaskentaprosessien ohjaus, kehittäminen ja valvonta, kaupungin tilinpäätöskokonaisuuden valmistelu sekä kirjanpidon oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta vastaaminen. Kirjanpitopäällikkö päättää - tilien avaamisesta ja lopettamisesta sekä tiliehtojen muuttamisesta rahalaitoksissa sekä tilinkäyttöoikeuden myöntämisestä - alitilittäjätoiminnasta - kaupungin sisäisten saamisten ja velkojen koroista. Konsernipalvelujen johtotiimin tehtävänä on seurata ja arvioida konsernipalvelujen toiminnan tuloksellisuutta, huolehtia palveluprosessien yhteensovittamisesta ja sujuvuudesta sekä viestinnästä. Johtotiimin muodostavat esimiehet, tiimivastaavat ja kaksi henkilöstön edustajaa