KUUKAUSITIEDON TOIMITUKSEN SISÄLTÖOHJE LUKIEN

Transkriptio

1 KUUKAUSITIEDON TOIMITUKSEN SISÄLTÖOHJE LUKIEN

2 MUUTOKSET Muutoksen kuvaus Muutospäivä Sivunumero Tehty ohjeiden tarkennuksia sekä lisätty peruskoulutustiedon tuottamisohje s. 7, vapaana pidettyjen ylitöiden ilmoittaminen s. 19 ja yliopistojen ja valtion oppilaitosten opetushenkilökunnan vuositietojen ilmoittaminen s.22. Muutettu kuvaus pakollisuudesta VPL-tietojen tuottamisessa , 20 Muutettu yleissivistävän tiedon ilmoittaminen ja 11 Muutettu työpäivien ja arkipäivien lukumäärät vuonna Muutettu kuvaus pakollisuudesta VPL-tietojen tuottamisessa Muutettu kuvausta pakollisuudesta Muutettu tulo- ja erosuunnan ohjeistusta Poistettu määräaikaisuuden syy Muutettu lomatietojen ohjeistusta vastaamaan uutta vuosilomasopimusta Muutettu palkan kuukausiarvon ohjetta Muutettu VPL-tietojen ohjetta tehtävätason pakollisuudesta Muutettu työvoimakustannusten ohjetta vastaamaan uutta vuosilomasopimusta Muutettu lajittelutunnuksen ohjetta tulostuksen osalta Täsmennetty viraston omien organisaatiotietojen ilmoittamista Muutettu tietojen toimittamisen määräaikaa Poistettu tulo- ja erosuuntakoodi Lisätty palkallisen isyysvapaan kustannuslaji Muutettu kuvaus pakollisuudesta VPL-tietojen tuottamisessa , 21 Muutettu kuvaus pakollisuudesta määräaikaisen palvelussuhteen , 28 päättymispäivämäärän tuottamisessa Lisätty ohjeistus harjoittelijanimikkeen käytöstä Poistettu ohjeet, jotka koskevat vain yliopistoja ja korkeakouluja , 11 Täsmennetty viran luonne tiedon ilmoittamisohjetta Täsmennetty työvoimakustannustietojen ilmoittamisohjetta SISÄLLYSLUETTELO: 1 TIETOJEN ILMOITTAMINEN TAHTIIN ILMOITETTAVAT PALVELUSSUHDETIEDOT TAHTIN ULKOPUOLELLE RAJATUT PALVELUSSUHTEET TIETOJEN TARKASTAMINEN TAHTISSA JA PALAUTEYHTEENVETO PAKOLLISET TIEDOT TIETOJA, JOITA EI VOIDA KORJATA TIEDUSTELUKUUKAUDEN AINEISTOON VIRASTOSSA TIEDOT, JOIDEN OSALTA VIRASTO TAI LAITOS TEKEE LÄHETYSPÄÄTÖKSEN KORJAUSAJO TIETOJA EI VOI KORJATA KOODISTOT ILMOITETTAVAT TIEDOT /4 Ajankohta /DATE Ajoaika /3 Aineistotunnus /100 Tiedon lähettäjän sähköpostiosoite (varsinainen) /100 Tiedon lähettäjän sähköpostiosoite (varahenkilö)... 6 VIRASTO/TYÖNANTAJA /6 Virasto (VHS)... 6 TUNNISTETIEDOT /11 Henkilötunnus... 6

3 900/9 Palvelussuhteen lisätunnus... 7 TULO- JA EROSUUNTA /2 Tulosuunta /2 Erosuunta... 7 HENKILÖÄ KOSKEVAT TIEDOT /40 Henkilön sukunimi /30 Henkilön etunimet /1 Sukupuoli /6 Tutkinto /3 Henkilön kansalaisuus... 9 PALVELUSSUHDETTA KOSKEVAT TIEDOT /5 Virka- ja ammattinimike /2 Palvelussuhteen laatu /2 Määräaikaisuuden syy /1 Palvelussuhteen koko-/osa-aikaisuus /1 Osa-aikaisuuden syy / 1 Viran luonne /2 Virkasopimus /1 Työnantajavirka /1 Taustavirka/-työsopimussuhde PALVELUS- JA TYÖAIKAA KOSKEVAT TIEDOT /5,4 Henkilötyövuosi /2 Työaikaperuste /4,2 Keskimääräinen viikkotyöaika /4,2 Viikko-opetusvelvollisuus TYÖPAIKAN SIJAINTI /3 Kunta /3 Asemapaikka LOMATIEDOT /2,1 Lomaoikeus /2 Lomanmääräytymiskuukausien lkm PALKKAUSPERUSTEET /6 Valtion talousarvion mukainen tunnus /13 VES-/TES -koodi, palkkaliite ja palkkaryhmä /1 Palkkausmuoto /5,2 Palkan prosenttiosuus /9 Palkan kuukausiarvo /1 Tilikausien lukumäärä PALKKA JA YK-PALKKATEKIJÄT /1 Palkan täysimääräisyystunnus /5 YK palkkatekijäkoodi /6,2 YK palkkatekijä / palkkatekijän tunnit /9 YK palkkatekijä / palkkatekijän ansio /5,2 YK palkkatekijä / palkkatekijän prosentit /1 YK palkkatekijä / palkkatekijän maksujakso ENNAKONPIDÄTYS /9 Ennakonpidätyksen alainen kokonaisansio /9 Ennakonpidätyksen määrä VPL-TIEDOT /3 Tilastoperhe VPL /1 Tehtävätaso VPL /1 Organisaatiotaso VPL /3 Arviointijärjestelmä /10 Vaativuuspisteet TYÖVOIMAKUSTANNUKSET Kuukausittain ilmoitettavat kustannuslajitiedot koodeittain Pidetty vuosiloma (työpäivät, työpäiväkustannukset) Pidetty säästövapaa (työpäivät, työpäiväkustannukset) Äitiysvapaa palkallinen (työpäivät, työpäiväkustannukset) Äitiysvapaa palkaton (työpäivät) Isyysvapaa, palkaton (työpäivät) Vanhempainvapaa palkaton (työpäivät) Hoitovapaa palkaton (työpäivät) Sairaus, palkallinen, osapalkkainen (työpäivät, työpäiväkustannukset) Isyysvapaa palkallinen (työpäivät, työpäiväkustannukset) Tapaturma, palkallinen, osapalkkainen (työpäivät, työpäiväkustannukset) Tilapäinen hoitovapaa (lapsen sairaus), palkallinen (työpäivät, työpäiväkustannukset) Reservin kertausharjoitus (työpäivät, työpäiväkustannukset) Muu palkallinen vapaa (työpäivät, työpäiväkustannukset) Opintovapaa, palkallinen ja osapalkkainen (työpäivät, työpäiväkustannukset) Ammattiyhdistyskoulutus (työpäivät ja työpäiväkustannukset)... 25

4 063 VEL eläkemaksut (kustannukset) LEL eläkemaksut (kustannukset) TAEL eläkemaksut (kustannukset) Vapaaehtoiset eläkemaksut (kustannukset) Tapaturmavakuutusmaksut (kustannukset) Pidetty lomarahavapaa (työpäivät, työpäiväkustannukset) Muu palkaton vapaa (työpäivät) Sairausloma, palkaton (työpäivät) Tapaturma, palkaton (työpäivät) Palkaton vapaa tai virkavapaa (työpäivät) Vuorotteluvapaa (työpäivät) Lomautus (työpäivät) Kustannuslajitiedot, jotka tuotetaan Tahtissa YK palkkatekijöillä Vuositietolomakkeilla vuosittain ilmoitettavat kustannuslajitiedot MUUT VIRASTON OMAAN KÄYTTÖÖN TULEVAT TIEDOT /4 Palveluksessaoloaika virastossa /8 Määräaikaisen palvelussuhteen päättymispäivä /5,2 Työaikapankki /23 Lajittelutunnus /14 TAKP tilitieto /10 LKP -tilitieto ja 6400 /10 Henkilöstöryhmät 1 ja ja 6500 /50 Henkilöstöryhmät 1 ja 2, nimi Organisaatiot ja niiden nimet, hierarkkinen jako Organisaatiot ja niiden nimet, ei hierarkkinen jako... 29

5 1 1 TIETOJEN ILMOITTAMINEN Tiedot ilmoitetaan Tahtiin virastojen ja laitosten operatiivisista henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmistä kuukausittain tämän ilmoitusohjeen ja tietuekuvauksen mukaisesti. Virastoissa ja laitoksissa Tahti-ajo tehdään koko kuukauden aineiston osalta kuukauden viimeisen palkanlaskenta-ajon jälkeen Valtiokonttorin ohjeistamalla tavalla kuitenkin viimeistään seuraavan kuukauden ensimmäisen työpäivän kuluessa. Jos aineistoa ei ole siirretty määräaikaan mennessä, lähetetään VK:sta muistutus Tahtin pääkäyttäjälle. Palkkatiedot ilmoitetaan maksupäiväperiaatteen mukaisesti ja muut tiedot kuukauden viimeisen päivän tai eropäivän mukaisina tietoina. Esimerkiksi jos henkilön palvelussuhde alkaa kuukauden 29. päivänä, ilmoitetaan palvelussuhteen tiedot Tahtiin kuukauden viimeisen päivän mukaisesti. Jos palkkaa ei ole maksettu, ilmoitetaan tieto palkan täysimääräisyystunnuskoodilla 4 (= palkkaa ei ole maksettu tiedustelukuukauden aikana). Vastaavasti, jos henkilö eroaa kuukauden alussa esimerkiksi 2. päivänä, ilmoitetaan eropäivän mukaiset tiedot Tahtiin. Jos henkilön palvelussuhde päättyy ja uusi palvelussuhde alkaa saman kuukauden aikana, ilmoitetaan molemmat palvelussuhteet erikseen Tahtiin. Kumulatiivisesti ilmoitetaan vuoden alusta lukien työvoimakustannustiedot, kuten esimerkiksi VEL-, LEL- TAEL- ja vapaaehtoiset eläkemaksut, henkilötyövuosi-, poissaolo- ja koulutustiedot sekä pidetyt vuosilomat, säästövapaat ja lomarahavapaat. Ne työvoimakustannustiedot, joita ei ilmoiteta kuukausittain Tahtiin, ilmoitetaan koko vuoden tiedot kertymätietoina vuositietolomakkeella seuraavan vuoden alussa Tahtiin ilmoitettavat palvelussuhdetiedot Tahti koskee palvelussuhteessa valtioon (valtion budjettitalouden piirissä) olevia kuukausija tuntipalkkaisia henkilöitä seuraavasti: a) virkasuhteessa olevat henkilöt; sekä kuukausi- että tuntipalkkaiset. b) työsopimussuhteessa olevat henkilöt, sekä kuukausi- että tuntipalkkaiset. Tiedustelun piiriin kuuluvat sekä koko- että osa-aikaisessa palvelussuhteessa olevat henkilöt, tuntiopettajista ainoastaan päätoimiset tuntiopettajat. Myös seuraavat henkilöryhmät kuuluvat tiedustelun piiriin: oppisopimussuhteessa olevat ulkomailla työskentelevät työllisyydenhoitovaroin palkatut Tiedot ilmoitetaan erikseen henkilön kaikista palvelussuhteista. Henkilöllä voi samanaikaisesti olla esimerkiksi kaksi osa-aikaista palvelussuhdetta, jotka molemmat ilmoitetaan Tahtiin omana tietueenaan (tai lomakekyselyn osalta omalla lomakkeella) Tahtin ulkopuolelle rajatut palvelussuhteet a) kaikki erillispalkkionsaajat b) sivutoimiset tuntiopettajat c) ulkomailla työskentelevät asemamaasta palkatut suomalaiset ja ulkomaalaiset d) metsätyöntekijät, jotka ilmoitetaan Tilastokeskuksen metsäpalkkatilastoon e) valtion osakeyhtiöiden ja liikelaitosten palkansaajat f) henkilöstövuokraus, TE -keskukset

6 2 2 TIETOJEN TARKASTAMINEN TAHTISSA JA PALAUTEYH- TEENVETO Virastosta tai laitoksesta Tahtiin siirretyt tiedot tarkastetaan erillisten tarkastus- ja käsittelysääntöjen mukaisesti. Tarkastukset tehdään mm. pakollisille tiedoille, kentän pituudelle ja muodolle sekä koodiston arvoille. Lisäksi eri tietojen oikeellisuutta selvitetään ristiintarkastamalla tietokenttien arvoja keskenään. Tarkastuksen jälkeen virastolle tai laitokselle toimitetaan tietoa aineistosta, kuten virheilmoitukset. Tiedot pitää korjata henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmään, jonka jälkeen pitää tehdä uusi Tahti ajo ja siirtää korjattu tietue Tahtiin. Menettelyllä pyritään siihen, että tiedot virastojen ja laitosten henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmissä olisivat mahdollisimman yhteneväiset Tahtiin siirrettyjen tietojen kanssa. Kun virasto vastaa aineistonsa laadusta, on sillä mahdollisuus päättää siirtää tietoja Tahtiin myös virheellisenä. Tahtissa tietueen tarkastuksen yhteydessä muunnetaan virastoista ja laitoksista siirtyneitä virheellisiä tietoja konekielisesti ja joissakin tapauksissa manuaalisesti. Tahti muuntaa virheellistä tietoa, mutta ei korjaa sitä kaikissa tapauksissa oikeaksi. Yleisimmin muunnolla tarkoitetaan tiedon poistamista tai täydentämistä yleisellä koodilla, esim. 99 = tuntematon. Tahtista virastoille ja laitoksille toimitetaan palauteyhteenveto siitä, mitä muunnoksia ilmoitetuille tiedoille on tehty. VK:ssa manuaalisesti poistettuja tietoja ei näy palauteyhteenvedossa. Palauteyhteenvedot ovat tärkeitä virastoille ja laitoksille. Niiden avulla voi seurata paitsi aineistonsa oikeellisuutta myös Tahtissa aineistoon tehtyjä tietojen muunnoksia. 2.1 Pakolliset tiedot Tiedoista osa on pakollisia tietoja, joiden pitää olla oikein tietueen lähettämishetkellä. Virheellinen tieto estää tietueen lähettämisen virastosta tai laitoksista Tahtiin, joten ne pitää aina korjata henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmään. Korjauksen jälkeen pitää tehdä uusi Tahti ajo ja siirtää korjattu tietue Tahtiin. Tiedot, joiden tulee olla oikein lähettämishetkellä, ovat seuraavat: Tietueen lähettämistiedot - ajankohta (tiedustelukuukausi) Tunnistetiedot - aineistotunnus - palvelussuhteen lisätunnus Henkilöä koskevat tiedot - nimike (virka- ja ammattinimikekoodiston mukainen) - sukunimi - etunimi - henkilötyövuodet (ei koske palkattomia palvelussuhteita) - työvoimakustannustiedot (poissaolot, vuosilomat jne.) Virasto-/työnantajatiedot - virasto (virasto- ja laitoskoodiston VHS -koodit) - tiedontoimittajan sähköpostiosoite (ei koske varahenkilön sähköpostitietoja) Palvelus- ja työaikaa koskevat tiedot - työaikaperuste - keskimääräinen viikkotyöaika (ei koske tuntityöntekijöitä) - opettajien viikko-opetusvelvollisuus - koko-/osa-aikaisuuskoodi

7 3 - määräaikaisuuden syy - palvelussuhteen laatu - kustannuslajille ilmoitettavat päivät ja/tai eurot - määräaikaisen palvelussuhteen päättymispäivä Työpaikan sijainti - kunta- tai asemapaikka Palkkaa koskevat tiedot - palkan kuukausiarvo - valtion talousarvion mukainen tunnus (ei koske palkattomia palvelussuhteita) - ves/tes-koodi, palkkaliite ja palkkaryhmä - YK-palkkatekijöiden tunnit VPL- tiedot - arviointijärjestelmä lukien - vaativuuspisteet tai -luokat (viraston omat) lukien - tehtävätaso lukien - organisaatiotaso lukien 2.2 Tietoja, joita ei voida korjata tiedustelukuukauden aineistoon virastossa Palkanlaskenta-ajon jälkeen henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmiin ei voida korjata kaikkia virheellisiä tiedontoimittamiskuukauden tietoja (johtaisi esimerkiksi uuteen palkanlaskenta-ajoon), joten ne siirtyvät Tahtiin. Näissä tapauksissa virastolle tai laitokselle toimitetaan palauteyhteenveto tiedoista ja kehotus korjata tiedot henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmään seuraavan kuukauden Tahti-ajoa varten. Tiedot, joita ei yleensä voida korjata virastossa tai laitoksessa tiedontoimittamiskuukauden aineistoon ovat seuraavat: Henkilön tiedot - henkilötunnus Palkkausta koskevat tiedot - palkkausmuoto - tilikausien lukumäärä - YK-palkkatekijä Virastoa/työnantajaa koskevat tiedot - asemapaikka Palvelus- ja työaikaa koskevat tiedot - työaikaperuste 2.3 Tiedot, joiden osalta virasto tai laitos tekee lähetyspäätöksen Muiden kuin kohdassa 2.1 ja 2.2 mainittujen tietojen osalta virastolla ja laitoksella on oikeus päättää siirretäänkö tieto virheellisenä Tahtiin vai korjataanko se ennen siirtoa henkilöstöja palkanlaskentajärjestelmään tiedontoimittamiskuukauden aineistoon. Jos virasto tai laitos päättää korjata tiedon, keskeytyy lähetys eikä aineisto siirry Tahtiin ennen korjaamista. Kun tieto on korjattu henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmään, pitää tehdä uusi Tahti-ajo, jonka jälkeen korjattu tietue siirretään Tahtiin.

8 4 2.4 Korjausajo Virastoilla ja laitoksilla on mahdollisuus tehdä tiedustelukuukauden aineistosta korjausajo Tahtiin ennen kuin tietue on siirretty tietokantaan ja se on julkaistu käyttäjille tiedoksi raportointia varten. Tällöin on kuitenkin aina ensin otettava yhteyttä Valtiokonttoriin. 2.5 Tietoja ei voi korjata Tahtin tietokantaan siirrettyjä tietoja ei voida enää korjata sen jälkeen kun ne on julkaistu käyttäjille tiedoksi ja raportoitavaksi.

9 5 3 KOODISTOT Ilmoitusohjeessa on noudatettu periaatetta, jonka mukaan kooltaan pienet tai lyhyet koodistot luetellaan tietojen kohdalla kokonaan ja suurten koodistojen osalta viitataan Tahtissa ylläpidettäviin koodistoihin. Virastoilla ja laitoksilla on selausoikeus Tahtin koodistoihin. Ilmoitusohjeessa on kunkin tiedon kohdalla ilmoitettu, mitä Tahtin koodiston arvoja pitää käyttää. Jos viraston tai laitoksen henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmässä käytetään muita koodiston arvoja kuin mitä Tahti edellyttää, pitää ne muuttaa Tahti ajossa tai tietueen siirtoajossa Tahtin koodiston mukaisiksi. Asiasta pitää sopia henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmän toimittajan kanssa.

10 6 4 ILMOITETTAVAT TIEDOT Tietokentän otsikossa on mainittu ensin kenttätunnus ja sen perässä kentän pituus (esim. 600/11) ja kentän nimi. Tiedot on esitetty samassa järjestyksessä kuin ne ilmoitetaan Tahtin web-lomakkeella. 200/4 Ajankohta Tietueen ajankohta on pakollinen tieto, joka kertoo, minkä tiedustelukuukauden aineisto siirretään Tahtiin. Ajankohta ilmoitetaan muotoa 0211 = helmikuu /DATE Ajoaika Tietueen ajoaika on pakollinen tieto, joka ilmoitetaan muotoa pp.kk.vvvvhh24.mm. 300/3 Aineistotunnus Aineistotunnus on pakollinen tieto, joka tulee ilmoittaa oikeassa muodossa tietueen lähettämishetkellä. Viraston tai laitoksen aineistotunnus yksilöi tietueen toimittajan. Viraston tai laitoksen aineistotunnus löytyy Tahtin aineistotunnuskoodistosta. Muita kuin koodistossa olevia arvoja ei saa käyttää. Aineistotunnuksen virastoille antaa Valtiokonttori. 500/100 Tiedon lähettäjän sähköpostiosoite (varsinainen) Tiedon lähettäjän (varsinainen) sähköpostiosoite on pakollinen tieto, joka yksilöi viraston ja laitoksen Tahti siirtoajosta vastaavan ja Tahtin yhteyshenkilönä toimivan varsinaisen henkilön sähköpostiosoitetiedon. Tiedon pakollisuuden lisäksi tarkastetaan Tahtissa sähköpostin ( in) muoto. 5800/100 Tiedon lähettäjän sähköpostiosoite (varahenkilö) Virasto ja laitos tai palvelukeskus ilmoittaa nimeämänsä varsinaisen tiedontuottajan varahenkilönä toimivan henkilön sähköpostiosoitetiedon. Tieto tarkastetaan Tahtissa sähköpostin ( in) tietomuodon osalta. VIRASTO/TYÖNANTAJA 400/6 Virasto (VHS) Virasto- ja laitoskoodi (VHS) eli työnantajatunnus on pakollinen tieto, joka tulee ilmoittaa oikeassa muodossa tietueen lähettämishetkellä. Viraston tai laitoksen tunnus löytyy Tahtin VHS-virastokoodistosta. TUNNISTETIEDOT Tunnistetiedot yksilöivät henkilön palvelussuhteen Tahtin tietokannassa. Tunnistetietoja ovat virastotunnus (VHS), henkilötunnus ja palvelussuhteen lisätunnus. 600/11 Henkilötunnus Henkilötunnus on pakollinen tunnistetieto. Henkilötunnus ilmoitetaan 11 merkillä. Kuusi ensimmäistä numeroa muodostuu syntymäajasta ja neljä viimeistä muodostavat tarkistusosan, joka erotetaan syntymäajasta väliviivalla. Ulkomaalaiset, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta, tulisi ohjata palvelussuhteen alkaessa hakemaan suomalainen henkilötunnus joko maistraatista tai verovirastosta (lisätietoja löytyy verottajan www sivuilta). Henkilötunnuksen tarkastusosan muuttumisella palvelussuhteen aikana on vaikutusta raportoitaviin tietoihin. Kun ulkomaalaisen henkilötunnuksen

11 tarkastusosa on 9-alkuinen ja tieto vahvistetaan Tahtin tietokantaan raportointia varten ja henkilötunnuksen tarkastusosaa esimerkiksi seuraavan kuukauden aikana muutetaan, muodostuu Tahtin tietokantaan samasta henkilöstä muutosajankohdasta lukien uudet tiedot. Esimerkiksi vuositietoja raportoitaessa ulkomaalaisesta, jolle on ilmoitettu keinotekoinen tarkastusosa alkuvuodesta ja suomalainen henkilötunnus loppuvuodesta, tulee raportille kahdet eri henkilö-, palvelussuhde- ja ansiotiedot. 900/9 Palvelussuhteen lisätunnus Palvelussuhteen lisätunnus on pakollinen tunnistetieto, joka tulee ilmoittaa kaikista palvelussuhteista. Jos henkilöllä on virastossa tai laitoksessa samanaikaisesti useita palvelussuhteita, erotellaan palvelussuhteet toisistaan lisätunnuksen avulla. Palvelussuhteen lisätunnus voi olla 1-9 merkin pituinen numero- ja/tai aakkostieto. Kentän pituudesta ja muodosta huolehtii viraston ja laitoksen henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmän toimittaja. TULO- JA EROSUUNTA 2100/2 Tulosuunta Tulosuuntatiedoilla seurataan valtion henkilöstön sisäistä vaihtuvuutta, eli virastojen välistä liikkuvuutta, ja ulkoista vaihtuvuutta, esimerkiksi kunnalta tai yksityiseltä sektorilta valtion palvelukseen siirtyneitä. Lisäksi seurataan eläkkeeltä tulleiden ja muualta palvelukseen tulleiden vaihtuvuutta. Jos tulosuunta ei ole tiedossa, merkitään tulosuunnaksi koodi 99 (= tulosuunta tuntematon). Tulosuunta ilmoitetaan aina kun henkilön palvelussuhde alkaa VHS virastossa. Vaihtuvuustietoja ei ilmoiteta lyhyistä kuukauden pituisista palvelussuhteista. Jos henkilön palvelussuhde alkaa ja päättyy saman kuukauden aikana, ennen kuin tietoja on ehditty ilmoittaa Tahtiin, poistetaan vaihtuvuustiedot konekielisesti ennen Tahti -siirtoa. Kun kaksi virastoa lakkautetaan ja ne yhdistetään yhdeksi uudeksi virastoksi, tulosuuntaa ei ilmoiteta lakkautetuista virastoista yhdistettyyn virastoon siirtyneille palvelussuhteille. Jos yhdistettyyn virastoon siirtyy tai nimitetään henkilöitä muista virastoista kuin lakkautetuista, ilmoitetaan tulosuunta. Tulosuunta ilmoitetaan Tahtin tulosuuntakoodiston mukaisesti. 02 = toinen valtion virasto tai laitos 03 = kunta tai kuntayhtymä 04 = muu valtion ulkopuolinen sektori, esim. seurakunta, yksityinen valtionapulaitos, Suomen Pankki, Kansaneläkelaitos, rahastot (SITRA, Valtion vakuusrahasto jne.) 09 = yksityinen sektori 12 = työkyvyttömyyseläke. Huom. työkyvyttömyyseläkkeen ja työttömyystuen yhdistelmältä palvelukseen tulevat ilmoitetaan koodilla = vanhuuseläke 17 = varhennettu vanhuuseläke 19 = yksilöllinen varhaiseläke 95 = muu tulosuunta (opiskelemasta, kotoa, yrittäjätoiminnasta jne.) 99 = tulosuunta tuntematon 2200/2 Erosuunta Erosuuntatiedoilla seurataan valtion henkilöstön lähtövaihtuvuutta, erikseen valtion sisäistä vaihtuvuutta eli virastojen ja laitosten välistä liikkuvuutta, ja ulkoista vaihtuvuutta eli vaihtuvuutta kunnalle ja yksityiselle ym. sektorille. Lisäksi seurataan eläkkeelle siirtyneiden tai muiden erosuuntien (opiskelu, määräaikainen palvelussuhde päättyy jne.) vaihtuvuustietoja. Jos erosuunta ei ole tiedossa, merkitään erosuunnaksi 99 (= erosuunta tuntematon). Määräaikaisista palvelussuhteista erosuunnaksi ilmoitetaan 95 (= muu erosuunta), jos todellista erosuuntaa ei tiedetä. Jos palvelussuhde päättyy ennen määräajan päättymistä, 7

12 8 esimerkiksi henkilö siirtyy toisen viraston tai laitoksen palvelukseen, ilmoitetaan erosuunta koodiston mukaisesti (esim. 02 = henkilö on siirtynyt toiseen valtion virastoon tai laitokseen). Erosuunta ilmoitetaan aina kun henkilön palvelussuhde päättyy VHS-virastossa. Vaihtuvuustietoja ei ilmoiteta lyhyistä alle kuukauden pituisista palvelussuhteista. Jos henkilön palvelussuhde alkaa ja päättyy saman kuukauden aikana, ennen kuin tietoja on ehditty ilmoittaa Tahtiin, poistetaan vaihtuvuustiedot konekielisesti ennen Tahti-siirtoa. Erosuuntaa ei ilmoiteta henkilöille silloin kun virasto siirtyy pois valtion budjettitalouden piiristä. (Esimerkiksi yliopistot ). Kun kaksi virastoa lakkautetaan ja ne yhdistetään yhdeksi uudeksi virastoksi, erosuuntaa ei ilmoiteta lakkautetuista virastoista yhdistettyyn virastoon siirtyneille palvelussuhteille. Jos henkilö samassa yhteydessä eroaa viraston palveluksesta, erosuunta ilmoitetaan. Erosuunta ilmoitetaan Tahtin erosuuntakoodiston mukaisesti. 02 = henkilö on siirtynyt toiseen valtion virastoon tai laitokseen 03 = henkilö on siirtynyt kunnan tai kuntayhtymän palvelukseen 04 = henkilö on siirtynyt muun valtion ulkopuolisen sektorin palvelukseen, esim. yksityinen valtionapulaitos, Suomen Pankki, Kansaneläkelaitos, rahastot (SITRA, Valtion vakuusrahasto jne.) 09 = henkilö on siirtynyt yksityisen sektorin palvelukseen 12 = henkilö on siirtynyt työkyvyttömyyseläkkeelle 13 = henkilö on siirtynyt vanhuuseläkkeelle 14 = henkilö on kuollut 17 = henkilö on siirtynyt varhennetulle vanhuuseläkkeelle 19 = henkilö on siirtynyt yksilölliselle varhaiseläkkeelle 95 = muu erosuunta (opiskelu, yrittäjäksi siirtyminen, määräaikaisuuden päättyminen jne.) 99 = erosuunta tuntematon HENKILÖÄ KOSKEVAT TIEDOT 700/40 Henkilön sukunimi Henkilön sukunimi on pakollinen tieto. 800/30 Henkilön etunimet Henkilön etunimet on pakollinen tieto. 1700/1 Sukupuoli Sukupuoli on pakollinen tieto. Sukupuolitieto ilmoitetaan Tahtin sukupuolikoodeilla. Muita kun koodistossa olevia arvoja ei voi käyttää. 1 = mies 2 = nainen 1800/6 Tutkinto Tutkintotiedot ilmoitetaan pääainetason tarkkuudella tutkintokoodiston mukaisesti. Tutkintokoodisto on tilattavissa Tilastokeskuksen koulutustilastosta. (Koulutusluokitus 2010, ks. Korkeakoulututkinto ilmoitetaan, vaikka henkilö olisi lisäksi suorittanut viran tai tehtävän hoitoon paremmin soveltuvan alemmanasteisen tutkinnon. Jos henkilö on suorittanut useita samantasoisia tutkintoja, ilmoitetaan niistä se ylin tutkinto, joka lähinnä soveltuu henkilön hoitamaan virkaan tai tehtävään (tai on kelpoisuusvaatimuksena).

13 Jos henkilöllä ei ole tutkintotietoa, siirretään viraston henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmästä tutkintotiedon tilalle henkilön yleissivistävä koulutustieto. Tiedot ilmoitetaan koodeilla kansakoulu, peruskoulu, keskikoulu ja ylioppilastutkinto. 1900/3 Henkilön kansalaisuus Kansalaisuustieto ilmoitetaan Tahtin kansalaisuuskoodiston mukaisesti. Kansalaisuustieto ilmoitetaan myös suomen kansalaisille (koodi = 246). Jos kansalaisuus ei ole tiedossa, ilmoitetaan koodi 999 (= tuntematon). PALVELUSSUHDETTA KOSKEVAT TIEDOT 1000/5 Virka- ja ammattinimike Virka- tai ammattinimikkeen ilmoittaminen on pakollinen tieto. Palvelussuhteen virka- tai ammattinimike ilmoitetaan Valtiokonttorin ylläpitämän virka- ja ammattinimikekoodiston mukaisilla koodeilla. Nimikkeenä ilmoitetaan nimittämiskirjan tai työsopimuksen mukainen nimike. Muussa tapauksessa ilmoitetaan työehtosopimuksen mukainen ammattinimike jos se on työehtosopimuksessa mainittu. Tuntiopettajalla käytetään tavallisesti nimikkeitä = tuntiopettaja tai = tuntiopettaja (päätoiminen) tai = päätoiminen tuntiopettaja tai = virkaan nimitetty tuntiopettaja (päätoiminen). Tuntiopettaja, jonka päätoimisuus täyttyy kahdesta tai useammasta korkeakoulutasoa alemmasta oppilaitoksesta, ilmoitetaan nimikekoodilla = yhteinen tuntiopettaja. (Sivutoimisia tuntiopettajia, nimikekoodi 56402, ei siirretä Tahtiin). Harjoittelijanimikettä saa käyttää niiden opiskelijoiden palvelussuhteissa (palvelussuhteen laatu on 17, 24 ja 27), joiden oppilaitosten kanssa yleensä tehdään harjoittelusopimus (yliopisto tai ammattikorkeakoulu tms. oppilaitos) ja harjoittelu kuuluu osana opiskelijan opintoohjelmaan. Harjoittelijanimikettä ei saa käyttää silloin kun opiskelija nimitetään tavalliseen kesätyöpaikkaan tai henkilö nimitetään määräaikaiseen palvelussuhteeseen (palvelussuhteen laatu on 15 tai 21). 1100/2 Palvelussuhteen laatu Palvelussuhteen laatu on pakollinen tieto kaikille palvelussuhteille. Palvelussuhteen laatu kuvaa palvelussuhteen virka- tai työsopimussuhdetta, toistaiseksi tai määräajaksi voimassa olevaa palvelussuhdetta tai harjoittelua. Palvelussuhteen laatu ilmoitetaan Tahtin palvelussuhteen laatu -koodiston mukaisesti. VIRKASUHTEISET: 11 = nimitetty toistaiseksi tai määräajaksi valtion virkaan 15 = määräaikainen virkasuhde 17 = harjoittelija 18 = päätoiminen tuntiopettaja, myös yhteiset tuntiopettajat TYÖSOPIMUSSUHTEISET: 21 = työsopimussuhteinen (toistaiseksi voimassa oleva tai määräaikainen palvelussuhde) 24 = oppisopimussuhteinen 27 = harjoittelija 28 = päätoiminen tuntiopettaja, myös yhteiset tuntiopettajat Vakinaisen päätoimisen tuntiopettajan viran palvelussuhteen laatu ilmoitetaan koodilla 11 ja virkanimike koodilla (tuntiopettaja päätoiminen/virkaan nimitetty). 9

14 2400/2 Määräaikaisuuden syy Määräaikaiselle palvelussuhteelle pitää aina ilmoittaa Tahtin koodiston mukainen määräaikaisuuden syy -tieto. 5 = työn luonne 7 = työllisyyden hoitovaroin palkattu 8 = sijaisuus 9 = avoinna olevaan virkaan kuuluvien tehtävien hoidon väliaikainen järjestäminen 10 = harjoittelu 11 = säädösten perusteella nimitetty 1200/1 Palvelussuhteen koko-/osa-aikaisuus Palvelussuhteen koko-/osa-aikaisuus -tieto on pakollinen kaikille palvelussuhteille. Palvelussuhteen kokoaikaisuus ja osa-aikaisuus ilmoitetaan Tahtin koko-/osaaikaisuuskoodiston mukaisesti. 1 = henkilön palvelussuhde on kokoaikainen 2 = henkilön palvelussuhde on osa-aikainen, työaika vähintään 20 tuntia viikossa 3 = henkilön palvelussuhde on osa-aikainen, työaika alle 20 tuntia viikossa Osa-aikaiselle palvelussuhteelle pitää aina ilmoittaa myös osa-aikaisuuden syy -tieto. Palvelussuhteen työaikatiedon pitää vastata palvelussuhteen koko-/osa-aikaisuustietoa. Tuntipalkkaisen palvelussuhteen työaikatieto voi olla tyhjä. Harjoittelijoilla, joiden palkan prosenttiosuus on 75 %, sallitaan koko-/osa-aikaisuuskoodiksi 1 (= kokoaikainen). Opettajien koko-/osa-aikaisuus määräytyy seuraavasti: Koko-/osa-aikaisuus on 1 = kokoaikainen - kokoaikainen opettaja ja täyttä opetusvelvollisuutta tai täyttä työaikaa tekevä päätoiminen tuntiopettaja Koko-/osa-aikaisuus on 2 = osa-aikainen, yli 20 t/vk - päätoiminen tuntiopettaja, joka ei tee täyttä opetusvelvollisuutta ja jonka työaika on vähintään 20 t/vk. Opetusvelvollisuus on päätoimista. - yhteinen opettaja tai tuntiopettaja, jonka päätoimisuus täyttyy kahdesta tai useammasta korkeakoulutasoa alemmasta oppilaitoksesta Koko-/osa-aikaisuus on 3 = osa-aikainen, alle 20 t/vk - osa-aikainen opettaja, jonka palkan prosenttiosuus on alle 50 % tai työaika on alle 20 t/vk tai opetusvelvollisuus ei ole päätoimista 2500/1 Osa-aikaisuuden syy Osa-aikaisuuden syy ilmoitetaan kaikille osa-aikaisille palvelussuhteille (myös tuntipalkkaisille), joiden palvelussuhteen koko-/osa-aikaisuuskoodi on 2 (= osa-aikainen. väh. 20 t/vk) tai 3 (= osa-aikainen, alle 20 t/vk). Osa-aikaisuuden syy ilmoitetaan myös osittaista virkavapautta omasta virastaan tai osittaista palkatonta vapaata työsopimussuhteisesta palvelussuhteesta saaneille palvelussuhteille. Osa-aikaisuuden syy ilmoitetaan Tahtin osa-aikaisuuskoodiston mukaisesti. 1 = osittainen virkavapaus tai osittainen vapaus työtehtävistä 2 = osittainen hoito- tai vanhempainvapaa 3 = osa-aika-asetuksen perusteella siirtynyt määräajaksi osa-aikatyöhön (1341/88 = nuorisotyöttömyyden lieventäminen tai 1363/1997, 943/2001, 1466/2001 työllisyysasetus) 10

15 11 4 = osa-aikaeläke 5 = osatyökyvyttömyyseläke 9 = muu syy 2700/ 1 Viran luonne Tieto ilmoitetaan virkamiehelle, jonka hoitama virka (palvelussuhteen laatu on 11 tai 18) on säädetty laissa, asetuksessa tai viraston tai laitoksen päätöksellä joko osa- tai määräaikaisena hoidettavaksi. (Ei koske määräaikaiseen virkasuhteeseen palkattuja, joiden palvelussuhteen laatu on 15.) Viran luonne ilmoitetaan Tahtiin viran luonne -koodiston mukaisesti. 2 = osa-aikainen virka (virkaan kuuluva työaika, opetusvelvollisuus tai muu työmäärä on rajoitettu tietyksi osaksi virkaan yleensä kuuluvasta työmäärästä). Ks. VirkamA 5 2 mom. 3 = määräajaksi täytettävä kokoaikainen virka (virkaan voidaan nimittää määräajaksi tai muuten rajoitetuksi ajaksi). Määräaikaisuus perustuu: Ks. VVirkamL 9 :n 2 tai 3 mom. ja A 1060/ , A 990/97/ , 12/1999/ , 789/2001/ ja 132/2002/ (365/2006) Aina määräajaksi täytettävistä viroista. 4 = kokoaikainen virka, joka on virastoa koskevalla asetuksella säädetty täytettäväksi määräajaksi tai virka, johon tarvittavat varat on saatu lahjoituksena valtiolle (määräaikainen virka), VirkamA 6. 5 = kokoaikainen virka, johon nimitetty määräajaksi viraston päätöksellä 6 = määräaikainen osa-aikainen virka, lakiin tai asetukseen perustuva 7 = määräaikainen osa-aikainen virka, viraston asetukseen perustuva 8 = määräaikainen osa-aikainen virka, viraston päätökseen perustuva 2800/2 Virkasopimus Tieto ilmoitetaan vain virkamiehelle, jonka kanssa virasto tai laitos on tehnyt virkamieslain 44 :ssä tarkoitetun kirjallisen virkasopimuksen palvelussuhteessa noudatettavista ehdoista. Virkasopimus voi koskea muutakin kuin palkkausta, esim. työaikaa. (Virkasopimuskoodia ei saa käyttää työsopimussuhteisten palvelussuhteilla). Virkasopimus ilmoitetaan Tahtin virkasopimuskoodiston mukaisesti. 01 = Valtion vuoden 1986 Virkamieslain 30 :n mukainen sopimus tai vastaava vanhempiin virkamieslakeihin perustuva sopimus (ns. vapaa sopimus) 04 = virkasopimus, joka on käsitelty valtioneuvoston raha-asiainvaliokunnassa 05 = virkasopimus, joka on sovittu tai päätetty virastossa tai laitoksessa ja se koskee palkkausta tai sekä palkkausta että muita palvelussuhteen ehtoja 06 = virkasopimus, joka on sovittu tai päätetty virastossa tai laitoksessa ja se koskee muuta kuin palkkausta Tieto ilmoitetaan myös niille virkamiehille, joita koskee valtion vuoden 1986 virkamieslain 30 :ssä tai vastaavassa vanhemmassa laissa oleva sopimus (ns. vapaa sopimuspalkkaiset). 2900/1 Työnantajavirka Työnantajavirkamiehistä on säädetty valtion virkaehtosopimusasetuksen 10 :ssä (497/96 ja 311/97, 1033/97, 731/1998, 481/2001, 752/2001, 960/2003, 349/2005,1270/2006, 972/2008 ja 258/2010)). Työnantajavirkaa hoitavilla on oikeus toimia työantajan edustajana mm. virka- ja työsopimusneuvotteluissa. Työnantajavirka ilmoitetaan Tahtin työnantajavirkakoodiston mukaisesti. Ei työnantajavirkojen osalta voidaan koodi jättää ilmoittamatta, jolloin se muunnetaan Tahtissa.

16 12 0 = ei työnantajavirka 1 = työnantajavirkamies 2600/1 Taustavirka/-työsopimussuhde Tieto ilmoitetaan henkilölle, joka on nimitetty oman tai toisen viraston tai laitoksen määräaikaiseen virka- tai työsopimussuhteeseen ja hänelle on myönnetty palkatonta virkavapautta virasta, johon hänet on nimitetty toistaiseksi tai palkaton vapaus toimesta, jota hän hoitaa toistaiseksi. Samaa sääntöä noudatetaan, kun henkilö on nimitetty virkaan määräajaksi ja hänellä on toistaiseksi voimassa oleva palvelussuhde valtiolla. Tieto ilmoitetaan henkilön määräaikaisena hoidetun viran tai toimen yhteydessä. Taustavirka tai -työsopimussuhde voi olla myös osa-aikainen. Taustavirka tai työsopimussuhde ilmoitetaan Tahtin taustavirka/-työsopimussuhde - koodiston mukaisesti. Muita kuin koodistossa olevia arvoja ei saa käyttää. 1 = virkasuhde, johon henkilö on nimitetty toistaiseksi ja josta hänellä on palkaton virkavapaus 2 = työsopimussuhde, jota henkilö hoitaa toistaiseksi ja josta hänellä on palkaton vapaus PALVELUS- JA TYÖAIKAA KOSKEVAT TIEDOT 2300/5,4 Henkilötyövuosi Henkilötyövuosilla tarkoitetaan säännöllistä normaalia vuosityöaikaa, johon ei lasketa ylitöitä eikä muuta normaalin työajan ylittävää työaikaa. Palkallinen ja osapalkkainen sairausaika eivät pienennä henkilötyövuotta. Kokoaikaisen henkilön henkilötyövuoden määrä on aina enintään yksi. Tätä henkilötyövuosikäsitettä käytetään esimerkiksi silloin kun lasketaan erilaisia henkilöstökustannuksia henkilötyövuotta kohti. Henkilötyövuosi ilmoitetaan neljän desimaalin tarkkuudella, desimaaleja ei pyöristetä. Tiedot kerätään kumulatiivisena tietona vuoden alusta lukien. Henkilötyövuoden laskennassa noudatetaan seuraavaa laskutapaa (selostettu myös Käsikirjassa valtion organisaatioille Henkilöstövoimavarojen hallintajärjestelmä, Henkilöstötilinpäätös, Valtion työmarkkinalaitos, Oy Edita Ab 2001): HTV = HTV = pkpv = pkpv /365 * k, josta henkilön henkilötyövuoden arvo ko. vuonna henkilön palkallisten palveluksessaolopäivien lukumäärä kalenteripäivinä (palveluksessaolopäivistä vähennetään palkattomat päivät) 365 = vuoden kalenteripäivien lukumäärä vuonna 2011 k = sta = nsta = (sta/nsta) = henkilön kokoaikaisuutta kuvaava kerroin, jossa henkilön todellinen säännöllinen työaika tunteina käytetään aikajaksoa (p/vk/2-vk/3-vk), jona henkilön säännöllinen työaika määräytyy henkilön työaikaperusteen mukainen, keskimääräinen säännöllinen, teoreettinen kokoaikainen työaika tunteina vastaavana ajanjaksona (p/vk/2- vk/3-vk).

17 13 Esimerkki kertoimen laskemisesta: Jos henkilö on kokoaikainen ja tekee normaalia virastotyöaikaa (36,25 tuntia/vk) kerroin on k = (36,25 tuntia / 36,25 tuntia) = 1. Jos virastotyöaikaa tekevä henkilö on osa-aikainen ja tekee viikossa keskimäärin 20 tuntia, niin kerroin on k = (20 tuntia / 36,25 tuntia) = 0,55. Toinen oikea tapa henkilötyövuosien laskennassa on käyttää todellisia palkallisia työpäiviä tai jopa työtunteja. Tällöin kaavassa: pkpv = todella tehtyjen palkallisten työpäivien (työtuntien lukumäärä) ja kalenteripäivien (365) tilalla käytetään ko. vuoden työpäivien (253) tai työtuntien todellista lukumäärää. Palvelussuhteen koko- ja osa-aikaisen ajan henkilötyövuosikertymä lasketaan yhteen silloin, kun henkilö on ollut saman palvelussuhteen lajin sisällä sekä osa- että kokoaikaisena. Rinnakkaisista osa-aikaisista palvelussuhteista yhteenlaskettu henkilötyövuosi voi olla enintään yksi ja niistä tehdään aina oma ilmoitus. Tuntipalkkaiset (virka- ja työsopimussuhteiset aikapalkkaiset): Tähän lasketaan vuositasolla aikapalkkauksen tunnit + urakkapalkkauksen tunnit jaettuna työaikalain alaisen vuositunneilla ja virastotyöaikaa noudattavilla vuositunneilla. Henkilön työaikaperusteen työaikana käytettävä luku (kaavassa nsta) päätellään työaikaperusteesta, mutta joissakin tapauksissa se pitää ilmoittaa järjestelmään erikseen. Jos henkilön työaika on muu kuin teoreettinen työaika, käytetään sitä. Työaikaperusteen teoreettinen viikkotyöaika: 01= Työaikalain ulkopuolella oleva, johtavassa asemassa oleva, virastotyö, 36,25 työaikasopimus 02= Työaikalain piirissä oleva, virastotyö, työaikasopimus 36,25 05= Työaikalain 6, viikkotyö, työaikasopimus 38,25 06= Työaikalain 7, jaksotyö, työaikasopimus 38,25 07= Talonmies, työaikasopimuksen 31 38,25 08= Puolustusvoimien VES, virastotyöaika 36,25 09= Puolustusvoimien VES, sopimuksen mukainen työaika 38,25 10= Merenkulkulaitoksen eräiden virkamiesten VES 38,00 11= Rajavartiolaitoksen VES, sopimuksen mukainen työaika 38,25 12= Rajavartiolaitoksen VES, virastotyöaika 36,25 15= Moottoriajoneuvon kuljettaja, työaikalaki, työaikasopimus 38,25 16= Merityöaikalaki 38,25 17= Laki työajasta kotimaanliikenteen aluksissa 38,25 41= Muu sovittu työaika, käytetään esim. sairaalalääkäreillä 36,25 50= Työaikalain ulkopuolella oleva, ei sovittua työaikaa (ei saa käyttää johtavassa 36,25 asemassa olevilla) 51= Työaikalain ulkopuolella oleva, muu kuin johtavassa asemassa oleva, 36,25 virastotyö, työaikasopimus (ulkomaan edustustot) Opetushenkilöstö, joiden työaikaan ei sisälly opetusvelvollisuutta: Henkilötyövuosikertymän laskemiseksi opettajille, joilla ei ole opetusvelvollisuutta tarvitaan kokoaikaisuuskerroin. Kerroin saadaan jakamalla henkilön todellinen säännöllinen viikkotyöaika kokoaikaisen henkilön teoreettisella viikkotyöajalla.

18 14 Työaikaperusteen teoreettinen työaika opettajilla: 38= Työaikaan ei sisälly opetusvelvollisuutta, eikä oppilaitoksessa noudateta kokonaistyöaikaa 39= Työaikaan ei sisälly erikseen määriteltyä opetusvelvollisuutta ja oppilaitoksessa noudatetaan kokonaistyöaikaa 36,25 36,25 Opettajien, joilla on opetusvelvollisuus, henkilötyövuoden laskeminen: Opettajien, jotka ovat opetusvelvollisia (työaikaperuste on 40), mutta eivät tee täyttä opetusvelvollisuutta, henkilötyövuosikertymän laskeminen voidaan tehdä joko: a) Maksuprosentin / maksuosuuden avulla: Jos palkanlaskentajärjestelmässä on käytössä maksuprosentti/maksuosuus, joka ilmaisee suoraan palkan täysimääräisyyden, maksuprosentin/maksuosuuden mukainen määrä henkilötyövuosikertymäksi lasketaan palkallisista päivistä. b) Täysimääräisyyskertoimen avulla: Opettajien henkilötyövuosikertymän laskemiseksi ei käytetä kokoaikaisuuskerrointa, vaan lasketaan täysimääräisyyskerroin, joka ilmaisee, kuinka paljon tietyltä ajalta ansaittu palkka on saman ajan täydestä kokoaikaisessa palvelussuhteessa maksettavasta palkasta. Tietyn ajan täyden palkan laskemiseen on käytettävä kuukausipalkan perusteella saatavaa päiväpalkkaa, joka voi olla eri kuukausina eri suuri kuukauden kalenteripäivistä riippuen. Täten täysimääräisyyskerroin on laskettava jokaiselle kuukaudelle erikseen. Jos päiväpalkka muuttuu kesken kuukauden, myös täysimääräisyyskerroin muuttuu. Kun täysimääräisyyskerroin on saatavissa, henkilötyövuosikertymä voidaan laskea sen sekä palvelussuhdepäivien ja koko vuoden kalenteripäivien avulla. Opettajien henkilötyövuoden laskentaperusteena pidetään palkan täysimääräisyyttä. (Palkka tarkoittaa tässä palkan kuukausiarvon mukaista palkkaa). Jos opettajalle on maksettu palkka täysimääräisenä koko kuukaudelta, on hänen henkilötyövuotensa arvo ko. kuukaudelta 1/12 vuotta. Jos henkilö on osa-aikainen, lasketaan hänen henkilötyövuotensa maksetun palkan suhteessa palkkaan, jota hänelle maksettaisiin, jos hän olisi ollut kokoaikainen. Jos henkilö on ollut osan vuodesta palkattomalla virkavapaalla tai palkattomalla lomalla, vähennetään henkilötyövuotta samassa suhteessa. Jos opettaja on ollut osan vuotta muissa kuin opetustehtävissä, henkilötyövuosikertymät lasketaan opetustehtävistä erikseen ja muista tehtävistä erikseen ja ilmoitetaan tässä tiedustelussa yhdistettyinä. Yhteisten opettajien henkilötyövuoden ilmoitus: Yhteisten opettajien tiedot ilmoittaa jokainen oppilaitos itse. Palvelussuhde on voimassa ensisijaiseen oppilaitokseen, joka on palkanmaksaja. 1500/2 Työaikaperuste Työaikaperustetieto on pakollinen tieto kaikille palvelussuhteille. Henkilön palvelussuhteen työaikaperuste määräytyy seuraavasti: 01 = TAL:n ulkopuolella johtavassa asemassa oleva, virastotyö, työaikasopimus (VS, TS) 02 = TAL:n piirissä oleva, virastotyö, työaikasopimus (VS, TS)

19 05 = TAL 6, viikkotyö, työaikasopimus (VS, TS) 06 = TAL 7, jaksotyö, työaikasopimus (VS, TS) 07 = Talonmies, työaikasopimuksen 31 (VS, TS) 08 = Puolustusvoimien VES, virastotyöaika (VS) 09 = Puolustusvoimien VES, sopimuksen mukainen työaika (VS) 10 = Merenkulkulaitoksen eräiden virkamiesten VES (VS) 11 = Rajavartiolaitoksen VES, sopimuksen mukainen työaika (VS) 12 = Rajavartiolaitoksen VES, virastotyöaika (VS) 15 = Moottoriajoneuvon kuljettaja, TAL, työaikasopimus (VS, TS) 16 = Merityöaikalaki (TS) 17 = Laki työajasta kotimaanliikenteen aluksissa (TS) 41 = Henkilön työaika on säännelty muilla kuin kohdassa mainituilla perusteilla tai viraston omalla VES:llä tai TES:llä. Esim. sairaalalääkärit ja puolustusvoimien ns. toimistotyöaikaa tekevät työsopimussuhteiset kuuluvat tähän. (VS, TS) 50 = TAL:n ulkopuolella oleva, ei sovittua työaikaa (ei saa käyttää johtavassa asemassa olevilla) (VS) 51= TAL:n ulkopuolella oleva, muu kuin johtavassa asemassa oleva, virastotyö, työaikasopimus (ulkomaan edustustot) (VS, TS) Jos työsopimussuhteisen työajasta on sovittu yksinomaan henkilön työsopimuksessa, eikä henkilö ole minkään edellä mainitun työaikaperusteen alainen, ilmoitetaan työaikaperusteeksi koodi 41 (ei koodia 50). Yksinomaan opetushenkilöstöä varten ovat seuraavat työaikaperustekoodit: 38 = Työaikaan ei sisälly opetusvelvollisuutta, eikä oppilaitoksessa noudateta kokonaistyöaikaa. (VS, TS) 39 = Työaikaan ei sisälly erikseen määriteltyä opetusvelvollisuutta, ja oppilaitoksessa noudatetaan kokonaistyöaikaa. (VS, TS) 40 = Työaikaan sisältyy opetusvelvollisuus (esim. tuntiopettaja). (VS, TS) Työaikaperustetta, jonka perässä on merkintä VS, voidaan käyttää virkasuhteisten palvelussuhteissa ja merkintä TS työsopimussuhteisten palvelussuhteissa. KESKIMÄÄRÄINEN VIIKKOTYÖAIKA JA VIIKKO-OPETUSVELVOLLISUUS OVAT VAIHTO- EHTOISIA TIETOJA. VAIN TOISEEN ILMOITETAAN TIETOA. 3200/4,2 Keskimääräinen viikkotyöaika Keskimääräinen viikkotyöaika ilmoitetaan kahden desimaalin tarkkuudella, esim. kokoaikaisella virastotyössä 36 t 15 min ilmoitetaan 36,25, viikko- ja jaksotyössä 38 t 15 min 38,25. Osa-aikaisella esim. 20 t/vk ilmoitetaan 20,00. Työaikaa lyhentävinä otetaan huomioon vapaa-aikahyvitykset sekä muut normaalia työaikaa lyhentävät työaikalyhennykset (työaikaa ilmoitettaessa ei huomioida ylityötunteja, päivittäisiä lepotaukoja, vuosilomaa, sairaslomaa, virkavapautta, työaikapankkia tms.). Keskimääräiseksi viikkotyöajaksi ilmoitetaan aina se työaika, minkä henkilö olisi normaalisti tehnyt ilman poissaoloa tai ylityötä. Jos henkilön työaikaperuste on 41, 50 tai 51, hänen keskimääräinen työaikansa lasketaan niin tarkoin kuin mahdollista. Tuntipalkkaisen keskimääräistä viikkotyöaikaa ei tarvitse ilmoittaa silloin kun on ilmoitettu YK palkkatekijä Opettajalle, jonka työaikaperuste on 38 tai 39, ilmoitetaan keskimääräinen viikkotyöaika tässä kohdassa (esim. rehtorit). 15

20 3300/4,2 Viikko-opetusvelvollisuus Oppilaitosten opettajana toimivalle ilmoitetaan työaikatietona viikko-opetusvelvollisuus, jos työaikaperusteeksi on ilmoitettu 40 (= työaikaan sisältyy opetusvelvollisuus). Opettajien viikko-opetusvelvollisuutta ei saa käyttää samanaikaisesti keskimääräisen viikkotyöajan kanssa paitsi, jos työaikaperusteeksi on ilmoitettu 39, voidaan keskimääräisen viikkotyöajan lisäksi ilmoittaa myös viikko-opetusvelvollisuus. Opetusvelvollisuudella tarkoitetaan opettajan opetusvelvollisuudeksi vahvistettua tuntimäärää, josta ei ole vähennetty mitään opetusvelvollisuutta vähentäviä tunteja (= huojentamaton opetusvelvollisuus). Mikäli opetusvelvollisuus on määritelty pitempää ajanjaksoa kuin viikkoa koskevana, ilmoitetaan tässä vain yhtä viikkoa vastaava osuus. Tieto ilmoitetaan kahden desimaalin tarkkuudella. Esim. opettajan opetusvelvollisuus viikossa on 24 t, ilmoitetaan 24,00. Osa-aikaiselle opettajalle ilmoitetaan opetusvelvollisuudeksi se tuntimäärä, jonka hän opettaa osa-aikaisessa palvelussuhteessa. Koko-/osa-aikaisuustiedoksi ilmoitetaan 2 (= osaaikainen yli 20 t/vk) jos hän on päätoiminen ja 3 (= osa-aikainen alle 20 t/vk) jos päätoimisuuden raja ei ylity. Tuntiopettajalle, joka on päätoiminen ja ei tee täyttä opetusvelvollisuutta, ilmoitetaan se viikko-opetusvelvollisuus, jonka hän käyttää opettamiseen. Koko-/osa-aikaisuustiedoksi ilmoitetaan 2 (= osa-aikainen yli 20 t/vk). Yhteiselle tuntiopettajalle (nimikekoodi = 66822), jonka päätoimisuus täyttyy kahdesta tai useammasta korkeakoulutasoa alemmasta oppilaitoksesta, kukin oppilaitos ilmoittaa sen viikkotuntimäärän, jonka yhteinen tuntiopettaja opettaa ko. oppilaitoksessa, kokoaikaisuustiedoksi ilmoitetaan 2 (= osa-aikainen yli 20 t/vk). TYÖPAIKAN SIJAINTI KUNTA JA ASEMAPAIKKA OVAT VAIHTOEHTOISIA TIETOJA. VAIN TOISEEN ILMOI- TETAAN TIETOA. 3000/3 Kunta Tietona ilmoitetaan työpaikan sijaintikunta, joka löytyy Tahtin kuntakoodistosta. 3100/3 Asemapaikka Ulkomailla työskentelevälle ilmoitetaan Tahtin asemapaikkakoodiston mukainen asemapaikan tunnus. Jos ulkomailla työskentelevälle henkilölle maksetaan ulkomaan matkustuspäivärahaa (henkilö on virkamatkalla), ei ilmoiteta asemapaikkaa, vaan kotimaan kuntakoodi. LOMATIEDOT 5000/2,1 Lomaoikeus Virastot ja laitokset ilmoittavat henkilöiden lomaoikeudet kuukausittain Tahtiin. Tedot lasketaan virastoissa ja laitoksissa yleensä maaliskuun lopussa, jonka jälkeen ne siirretään Tahtiin kuukausittain. Jos tieto muuttuu laskennan jälkeen, toimitetaan Tahtiin uusi muuttunut tieto (esim. lomaoikeus 2 muuttuu 3:ksi). Henkilöstä, jonka palvelussuhde alkaa 1.4. jälkeen ja päättyy ennen vuoden vaihdetta, toimitetaan eropäivän mukainen lomaoikeustieto. Muiden 1.4. lukien palvelukseen tulleiden, joiden palvelussuhde jatkuu seuraavan vuoden puolelle, ilmoitetaan joulukuun viimeisen päivän mukainen tieto. Tahtiin ilmoitettavat lomaoikeustiedot voivat olla eri lomanmääräytymisvuosilta. 16

21 17 Lomaoikeus ilmoitetaan yhdellä numerolla seuraavasti: Lomaoikeus, joka määräytyy *)lomaoikeustaulukon 1 mukaisesti (ns. lyhytlomalaiset) = 1 Lomaoikeus, joka määräytyy lomaoikeustaulukon 2 mukaisesti (ns. keskipitkälomalaiset) = 2 Lomaoikeus, joka määräytyy lomaoikeustaulukon 3 mukaisesti (ns. pitkälomalaiset) = 3 *)Ks. lomaoikeuden määräytyminen Valtion virka- ja työehtosopimus vuosilomista , 3, Vuosiloman pituus Kun henkilölle maksetaan 10 % tai 12,5 % lomakorvausta, tai muusta syystä päivinä määräytyvään lomaan ei ole oikeutta, ilmoitetaan lomaoikeustiedoksi 0. Lomaoikeustieto tarkistetaan Tahtissa seuraavasti: - sallitut arvot 0, 1, 2, 3 tai tyhjä. - ristiintarkistus: Jos on ilmoitettu lomanmääräytymiskuukausi, on oltava ilmoitettu lomaoikeus. 5100/2 Lomanmääräytymiskuukausien lkm Tiedot lasketetaan virastoissa ja laitoksissa yleensä maaliskuun lopussa, jonka jälkeen ne siirretään Tahtiin kuukausittain. Jos lomanmääräytymiskuukausien lukumäärä muuttuu, ilmoitetaan uusi muuttunut tieto. Henkilöistä, joiden palvelussuhde alkaa 1.4. jälkeen ja päättyy ennen vuoden vaihdetta, toimitetaan eropäivän mukaiset tiedot. Muiden 1.4. lukien palvelukseen tulleiden, joiden palvelussuhde jatkuu seuraavan vuoden puolelle, osalta ilmoitetaan joulukuun viimeisen päivän mukainen tieto. Tahtiin ilmoitettavien lomanmääräytymiskuukausien tiedot voivat olla eri lomanmääräytymisvuosilta. Tietona ilmoitetaan henkilön täysien lomanmääräytymiskuukausien lukumäärä kertymänä edelliseltä lomanmääräytymisvuodelta ( ), esimerkiksi 1 kk = 01, 12 kk = 12. Tieto ilmoitetaan aina, vaikka lomaraha olisi vaihdettu joko kokonaan tai osittain vapaapäiviksi. Lomanmääräytymiskuukausien lukumäärä tarkistetaan Tahtissa seuraavasti: - sallitut arvot 00, tai tyhjä - ristiintarkistus: Jos on ilmoitettu lomaoikeutta, on oltava ilmoitettu lomanmääräytymiskuukausia. - ristiintarkistus: o jos lomanmääräytymiskuukaudet ovat 12, lomaoikeuden pitää olla 2 tai 3 o jos lomanmääräytymiskuukaudet ovat 00, lomaoikeus voi olla 0, 1, 2, 3 tai tyhjä o jos lomanmääräytymiskuukaudet ovat 01-11, lomaoikeus voi olla 1, 2 tai 3 PALKKAUSPERUSTEET Tahtiin ilmoitetaan palkkatiedot maksupäiväperiaatteen mukaisesti. Tiedustelukuukauden aikana maksetut palkat ja palkanerät ilmoitetaan palvelussuhteittain ja YK-palkkatekijöittäin yhteenlaskettuina. Jos virasto tai laitos on maksanut henkilölle palkkaa sekä kuukauden 15. päivä että viimeinen päivä, viedään Tahti-tietueelle maksetut palkat palvelussuhteittain ja YK-palkkatekijöittäin yhteenlaskettuina. Tahtissa kaikki rahakentät ilmoitetaan sentteinä. Tahti-ilmoituksella voi tulla myös miinusmerkkisiä YK-palkkatekijöiden senttejä ja tunteja, esim. jos henkilöltä on peritty takaisin aikaisemmin liikaa maksettua palkkaa. Vuoden aikana maksetut tulospalkkiot tms. ja lomarahat ilmoitetaan Tahtiin sinä kuukautena, jolloin ne on maksettu.

22 1400/6 Valtion talousarvion mukainen tunnus Valtion talousarvion mukainen tunnus on pakollinen tieto. Tietona ilmoitetaan se valtion talousarvion mukainen pääluokka, luku ja momentti, jolta henkilön palkka maksetaan. Nettobudjetoidut virastot ilmoittavat sen momentin, jolta palkka maksetaan (joko 12-alkuinen tulomomentti tai pääluokka-luku -alkuinen menomomentti). Jos henkilön palkka maksetaan ja on ilmoitettu 4-alkuisena siirrettynä määrärahana, muodostaa Tahti talousarvion mukaiset tunnukset konekielisesti virastotunnuksen perusteella pääluokaksi ja luvuksi, momentiksi muunnetaan 00. Jos palkkaus maksetaan toisen viraston tai laitoksen rahoista, mutta palkan maksavalla taholla ei ole ko. talousarviotilin käyttöoikeutta, virasto tai laitos ilmoittaa henkilölle pääluokaksi ja luvuksi sen viraston tai laitoksen pääluokan ja luvun, jonka tililtä palkka lopullisesti kirjataan ja momentiksi 00. Jos se ei ole tiedossa, talousarviotiliksi voidaan ilmoittaa "630 Toiselle virastolle siirrettävät talousarviomenot". Jos palkkaus maksetaan talousarviotililtä "620 Talousarviotilille kirjaamista odottavat talousarviomenot", ilmoitetaan sen viraston tai laitoksen pääluokka, luku ja momentti, josta suurin osa henkilön palkasta maksetaan. Jos se ei ole tiedossa, talousarviotiliksi voidaan ilmoittaa 620. Jos palkka maksetaan talousarviotililtä "670 Talousarvion ulkopuolinen rahoitus", ilmoitetaan talousarviotiliksi /13 VES-/TES -koodi, palkkaliite ja palkkaryhmä Virasto tai laitos ilmoittaa Tahtiin VES-/TES koodiston mukaisen palkkaukseen ja palvelussuhteen ehtoihin sovellettavan tarkentavan virka- tai työehtosopimuksen (VES-/TES), sen palkkaliitteen (PL) ja palkkaryhmän (PR) tunnukset (ks. VES-/TES -koodisto). VALTION PALKKAUSJÄRJESTELMÄ VPJ Kun virastossa tai laitoksessa tai sen osassa on tehty tarkentava (VPJ) virka- tai työehtosopimus, ilmoitetaan henkilöille, joihin ko. sopimusta sovelletaan, viraston tai laitoksen virka- tai työehtosopimuksen koodi (6 numeroa), palkkaliite (2 numeroa) ja palkkaryhmä (3 numeroa). Esim. VES-/TES-koodi PL PR VES TES Virka- ja työsopimussuhteiselle palkka ilmoitetaan tällöin seuraavilla YK-palkkatekijöillä: Tehtäväkohtainen palkka, VPJ Henkilökohtainen palkanosa, %, VPJ On erittäin tärkeää, että henkilön palkka jaetaan VPJ-sopimuksen mukaisesti tehtäväkohtaiseen palkkaan ja henkilökohtaiseen palkanosaan em. YK-palkkatekijöillä. Myös muut palkanerät ilmoitetaan sopimukseen kirjatuilla YK-palkkatekijöillä, esim Kokemus- ja palvelusvuosilisä, %, VPJ Palkan takuuosuus, yleiskorotus korottaa, VPJ Palkan takuuosuus, yleiskorotus ei korota, VPJ Takuupalkka, VPJ (palkka ilmoitetaan kokonaisuudessaan tällä YK-palkkatekijällä) Poikkeus palkkaryhmän ja palkan ilmoittamisessa: Jos henkilöön sovelletaan viraston tai laitoksen palkkausjärjestelmän tarkentavaa virka- tai työehtosopimusta, mutta palkka määräytyy henkilökohtaisena palkkana (esimerkiksi työnantajavirka tai henkilö, jota ei ole vaativuusarvioitu), ilmoitetaan VES-/TES -koodi, palkkalii- 18