Aika: Keskiviikko klo Paikka: Lahden kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone

Transkriptio

1 PAKETTI KUNTIEN PALVELURAKENTEIDEN KEHITTÄMISPROJEKTI OHJAUSRYHMÄ 8/2009 PÖYTÄKIRJA Aika: Keskiviikko klo Paikka: Lahden kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone Läsnä: Poissa: Kaupunginjohtaja Jyrki Myllyvirta, Lahti, puheenjohtaja Kaupunginjohtaja Martti Heinonen, Orimattila paikalla 5-14 ajan Kaupunginjohtaja Hannu Komonen, Heinola Kunnanjohtaja Pauli Syyrakki, Nastola Kunnanjohtaja Juri Nieminen, Asikkala Kunnanjohtaja Päivi Rahkonen, Hollola Kunnanjohtaja Raija Peltonen, Hartola Kunnanjohtaja Kari Mustonen, Hämeenkoski Kunnanjohtaja Kimmo Kuparinen, Artjärvi Kunnanjohtaja Seppo Huldén, Kärkölä Kunnanjohtaja Heikki Jaakkola, Padasjoki Kunnanjohtaja Marketta Kitkiöjoki Sysmä Maakuntajohtaja Esa Halme, Päijät-Hämeen liitto Kehitysjohtaja José Valanta, Lahden kaupunki Projektijohtaja Jaana Simola, Päijät-Hämeen liitto Projektipäällikkö Lauri Kuukasjärvi, Päijät-Hämeen liitto Projektikoordinaattori Maija Väkeväinen, Päijät-Hämeen liitto, sihteeri Tarkastaja Helena Masanti, Päijät-Hämeen liitto Asiantuntijat: Ohjelmajohtaja Antti Kivelä, SITRA, 4, kuntien ICT-palvelukeskus Tietohallintosuunnittelija Anne Mikkanen, 5 Seudullinen intranet Tietohallintojohtaja Marko Monni, 5 Seudullinen intranet Perusturvajohtaja Pirjo Haukkapää-Haara, Nastola-Iitti, 7 Tilaajayhteistyö PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO, PL 50, (Hämeenkatu 9 A), Lahti, p ,

2 Sisällysluettelo 1. Kokouksen avaus Läsnäolijoiden toteaminen Edellisen kokouksen muistion tarkastaminen Valtakunnallinen kuntien ICT-palvelukeskus Seudullinen intra-/extranet, toteutuksen rahoittaminen PAKETTI projektin projektisuunnitelman ja kustannusarvion tarkistaminen Tilaajayhteistyö Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollossa Terveysliikuntastrategian toimeenpano PAKETTI projektitoimiston tutustumismatka PARAS hankkeen budjetin toteutuma ajalta sekä loppumaksatuksen ja loppuraportin hyväksyminen Tiedoksisaantiasiat Muut asiat Seuraava kokous Kokouksen päättäminen

3 Asiat 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 2. Läsnäolijoiden toteaminen Todetaan läsnäolijat. 3. Edellisen kokouksen muistion tarkastaminen Edellisen kokouksen muistio on lähetetty ohjausryhmän jäsenille kokouksen jälkeen. Hyväksytään edellisen kokouksen muistio. 4. Valtakunnallinen kuntien ICT-palvelukeskus SITRA on käynnistänyt vuoden 2009 alussa osana kuntaohjelmaa hankkeen, jossa arvioidaan kuntien yhteisen, valtakunnallisen ICT-palvelukeskuksen perustamista. Hankkeen suunnitteluvaiheeseen on osallistunut noin 20 kaupunkia/kuntaa eri puolelta Suomea. Mukana on ollut sekä suuria että keskisuuria kaupunkeja ja seudullisia ICT-palveluyksiköitä. Hankkeessa on synnytetty liiketoimintasuunnitelma em. palvelukeskukselle. Palvelukeskus keskittyy sovellusten integroimiseen ja toimittamiseen palveluna kuntasektorille. Lisäksi se toimittaa asiakkailleen perustietotekniikkapalveluita ja muita asiantuntijapalveluita. Esitysmateriaali on esityslistan liitteenä. Asian esittelee kuntaohjelman ohjelmajohtaja Antti Kivelä, SITRA 3

4 Ohjausryhmä merkitsee tiedokseen valtakunnallisen Kuntien palvelukeskushankkeen tilanteen ja päättää tarvittavista toimenpiteistä Päijät-Hämeen osalta. Ohjausryhmä totesi hankkeen tärkeäksi ja ajankohtaiseksi ja päätti suositella kunnille hankkeeseen osallistumista. 5. Seudullinen intra-/extranet, toteutuksen rahoittaminen Seudullinen tietohallintoyksikkö on valmistellut seudullisen intranet-järjestelmän hankintaa syksystä 2008 alkaen. Hankkeessa on tuotettu vaatimusmäärittely intran toiminnallisuuksista ja sisällöstä kuntien yhteisessä suunnitteluprojektissa. Toteutusprojektin kustannukset on arvioitu osana suunnittelua. Kuntajohtajakokous käsitteli asiaa kokouksessaan ja päätti jatkaa hankkeen valmistelua. Seudullinen tietohallintoyksikkö on käynyt keskusteluja Päijät-Hämeen liiton kanssa hankkeen rahoittamisesta osana PAKETTI -projektia. Hankkeen suunnitteluosion kokonaiskustannukset ovat arvion mukaan euroa. PAKETTI projektin rahoitussuunnitelman mukaan 1/3 käynnistettävän hankkeen kokonaiskustannuksista katetaan kuntarahoituksella siten, että kuhunkin hankkeeseen sitoutuvien kuntien maksuosuus määräytyy asukasluvun perusteella. Intra -hankkeen osalta alustavan, kesäkuun tilanteessa tehdyn laskelman mukaisesti kuntien maksuosuudet olisivat yhteensä euroa, jakautuen kunnittain seuraavasti: as.luku % Asikkala , ,34 Heinola , ,65 Hollola , ,36 Hämeenkoski , ,64 Kärkölä , ,42 Lahti , ,97 Nastola , ,60 Orimattila , ,89 Padasjoki , ,14 Yhteensä PAKETTI projektin talousarviossa on vuosille varattu Rakenteet ja kuntayhteistyön (III-kori) palvelujen ostoon euroa, joten intra- /extranetin varauksen ( ) jälkeen muuhun kuntayhteistyöhön voitaisiin varata euroa. Rahoituspäätös on kuitenkin olemassa vasta vuodelle 2009, josta III-korin palvelunostoihin on varattu euroa. Asian esittelevät tietohallintosuunnittelija Anne Mikkanen ja tietohallintojohtaja Marko Monni. 4

5 Ohjausryhmä päättää, että - seutuintra hankkeen kehittämis- ja suunnitteluosio liitetään osaksi PAKETTI projektia ja - hanke rahoitetaan PAKETTI projektin budjetista, sen III korista siten, että rahoitettava osuus on korkeintaan euroa, ja - seutuintra hankkeen kuntaosuuden kehittämis- ja suunnitteluosio on kilpailutettava hankintalain ja esitetyn suunnitelman mukaisesti, ja - päätös on ehdollinen siihen saakka, että kuntien sitoumukset kuntarahoituksesta ( euroa) on varmistettu. Ohjausryhmä hyväksyi ehdotuksen. Lisäksi ohjausryhmä päätti, että kuntien sitoumuksia pyydettäessä kunnille esitetään vielä eri vaihtoehtojen välinen vertailu (yksittäinen tai keskitetty hankinta) päätöksenteon pohjaksi. Tiedustelu seudulliseen intranet/extranet -hankkeeseen osallistumisesta lähetetään myös Artjärven kuntaan. 6. PAKETTI projektin projektisuunnitelman ja kustannusarvion tarkistaminen Maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristö suositti PAKETTI hankkeen rahoittamista ja maakuntahallitus hyväksyi projektin osarahoitettavaksi EAKR hankkeena ohjelmakaudella Projektin kokonaiskustannuksiksi vahvistettiin enintään euroa. Projektisuunnitelman mukaan projektille oli tarkoitus palkata kaksi projektipäällikköä, mutta projektin käynnistymisen jälkeen on todettu tarkoituksenmukaisimmaksi jatkaa tämän hetkisillä resursseilla ja siirtää henkilöstömenoihin varattu toisen projektipäällikön palkkamääräraha projektin toimintamenoihin. Projektisuunnitelman mukaisesti Rakenteet ja kuntayhteistyö toimintalinjassa rahoitetaan hankkeita, jotka liittyvät käynnistyvään kuntaliitosselvitykseen. Maakunnassa käynnistyvä ennakoitua suurempi kuntaliitosselvitys edellyttää palvelurakenteiden osalta tarkempia selvityksiä, joiden toteuttamiseen varaudutaan lisäämällä ostopalvelujen määrärahoja. Kustannusarvion muutos koskee toimintalinjan (III-kori) kustannusarviota, jossa henkilöstömenoihin vuosille oli varattu Kustannusarvio asialistan liitteenä. Ohjausryhmä hyväksyy projektisuunnitelman muutoksen palkattavan henkilökunnan osalta ja siitä aiheutuvan muutoksen kustannusarvioon sekä esittää maakuntahallitukselle hyväksyttäväksi projektisuunnitelman ja kustannusarvion muuttamisen. 5

6 7. Tilaajayhteistyö Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollossa Paketti projektin ohjausryhmä käsitteli asiaa kokouksissaan ja Tilaajaryhmän edellytettiin valmistelevan seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen konkretisoidun esityksen organisoinnista. Tilaajaryhmä on jatkanut asian valmistelua ja laatinut luonnoksen tilaajaverkoston organisoinniksi ja sopimuksessa esitettäviksi asioiksi (liite). Tilaajan keskeisin tehtävä olisi väestön hyvinvoinnin ja palvelutarpeen analysointi sekä siihen perustuvan järjestämissuunnitelman tekeminen sekä sosiaali- ja terveydenhuollon toteuttamisen suunnittelu ja kehittäminen. Tällä pyritään mm. rahoituksen parempaan allokointiin ja yhtenäisiin kehittämistavoitteisiin. Lisäksi järjestämissopimusten sitovuudessa pyritään yhtenäiseen tasoon. Asiantuntijana kokoukseen osallistuu perusturvajohtaja Pirjo Haukkapää-Haara (Iitti/Nastola). Tilaajaryhmä esittää, että - sosiaali- ja terveystoimen tilaajaverkoston suunnittelua jatketaan valmistelun pohjalta, - ohjausryhmä määrittelee jatkovalmistelulle aikataulun, - ohjausryhmä nimeää tilaajaverkoston valmisteluun seuraavat henkilöt: o Toimialajohtaja Markku Tervahauta, Lahti o Sosiaali- ja terveysjohtaja Eija Koivuniemi, Hollola/Läntinen perusturvapiiri o Perusturvan tilaajajohtaja Päivi Pitkänen, Orimattila, Artjärvi, Myrskylä, Pukkila o Perusturvajohtaja Pirjo Haukkapää-Haara, Iitti, Nastola, Sysmä o Va. perusturvajohtaja Päivi Nykänen, Heinola o Johtaja Päivi Hiltunen, Osaamiskeskus Verso o Johtaja Jouni Mutanen, Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä o Projektijohtaja Jaana Simola, Päijät-Hämeen liitto - ohjausryhmä nimeää tilaajaverkoston valmisteluryhmään kaksi (2) kuntajohtajaedustajaa - ohjausryhmä nimeää tilaajaverkoston valmisteluryhmän puheenjohtajan tilaajien edustajista Tilaajaverkoston valmisteluryhmä kutsuu tarvittaessa asiantuntijoita kokouksiin ja raportoi säännöllisesti valmistelusta ohjausryhmälle. Ohjausryhmä hyväksyi tilaajaryhmän esityksen ja nimesi tilaajaryhmään kuntajohtajien edustajiksi: - kaupunginjohtaja Jyrki Myllyvirta, Lahti (varalle: konsernijohtaja Mika Mäkinen) - kaupunginjohtaja Martti Heinonen, Orimattila. Tilaajaryhmän valmisteluryhmän puheenjohtajaksi nimettiin toimialajohtaja Markku Tervahauta. 6

7 8. Terveysliikuntastrategian toimeenpano Terveysliikuntastrategian toteuttamiseksi pyydettiin tarjous seuraavilta toimijoilta: Liikuntakeskus Pajulahti, Päijät-Hämeen Liikunta ja Urheilu ry. sekä Suomen urheiluopisto. Liikuntakeskus Pajulahti ja Suomen urheiluopisto ilmoittivat, ettei niillä ole edellytystä antaa tarjousta. Päijät-Hämeen Liikunta ja Urheilun tarjouksen pohjalta on jatkettu neuvotteluja, joiden tuloksena allekirjoitetaan sopimus terveysliikuntastrategian toteuttamiseksi. Ohjausryhmä merkitsee tiedokseen terveysliikuntastrategian toteuttamiseksi laaditun sopimuksen. 9. PAKETTI projektitoimiston tutustumismatka PAKETTI projektitoimisto ja Päijät-Hämeen Brysselin toimisto ovat suunnitelleet sivistystoimeen keskittyvää tutustumismatkaa Brysseliin Tutustumismatkan aiheena on The effect of democrafic changes to the educational system in Europe aspect. Ohjelmaa valmistellaan Päijät-Hämeen Brysselin toimiston toimesta ja se tarkentuu elokuun aikana. Tutustumismatkan osallistujia ovat PAKETTI projektitoimiston henkilöstö sekä maakunnan sivistystoimen ohjausryhmän nimeämät edustajat (2). Alustava ohjelma Saapuminen Brysseliin ja majoittuminen (ilta) The effect of democrafic changes to the educational system in Europe aspect - Alustus aiheesta, Etelä-Suomen EU-toimisto - Key-note speaker from EC - Tutustuminen EU:n politiikkoihin; koulutus-, nuoriso ja kulttuuri, työllisyys, sosiaalipolitiikka Edellinen aihe jatkuu - DG Regio - TEM Suomen pysyvä edustusto - Alueiden komitea Paluu Suomeen (aamupäivä) Ohjausryhmä päättää esittää maakunnan sivistystoimen ohjausryhmälle, että se nimeäisi tutustumismatkalle kaksi (2) edustajaansa, joiden matka- ja majoituskulut korvattaisiin projektin kuluista (II kori). 7

8 10. PARAS hankkeen budjetin toteutuma ajalta sekä loppumaksatuksen ja loppuraportin hyväksyminen Maakuntahallitus on kokouksessaan myöntänyt hankkeelle rahoitusta vuodelle 2008 yhteensä 68,22 % hyväksyttävistä kustannuksista, enintään euroa. Kokonaiskustannukset vuodelle 2008 ovat päätöksen mukaan euroa. Hankkeen 6. maksatushakemus kohdistuu ajanjaksolle Maksatuskauden toteutuneet nettokustannukset ovat ,01 euroa, josta maakunnan kehittämisrahaa haetaan ,59 euroa. Yhteenveto hankkeen rahoituksen toteutumasta on liitteenä. Hankkeen kokonaiskesto on ollut Hankkeesta on maakuntahallituksessa tehty kolme rahoituspäätöstä ( , ja ), yksi jatkoaikapäätös ( ) ja maakuntajohtajan päätös rahoitusrakenteen muuttamisesta. Hankkeen hyväksytyt kokonaiskustannukset olivat yhteensä euroa, josta valtion rahoituksen osuus oli 63 % ( euroa) ja kuntarahoituksen osuus oli 36 % ( euroa). Kirjanpidon mukaan hankkeesta kertyi kustannuksia yhteensä euroa eli hanke toteutui 98 %:sti. Hankkeesta valmistui väliraportti, jonka toimenpide-ehdotuksia on käsitelty kunnissa elo-syyskuussa Väliraportin ehdotusten mukaisesti hanketta jatkettiin syksyllä 2007 ja loppumaksatukseen valmistuneessa loppuraportissa on tarkasteltu toimenpiteitä väliraportin hyväksymisen jälkeen. Hankkeesta tilattiin Avaras Oy:ltä loppuarviointi, joka valmistui , ja joka on toimitettu kuntiin jaettavaksi luottamushenkilöille. Loppuarviointi on luettavissa myös hankkeen nettisivuilla, Hankkeen loppuraporttiluonnos on liitteenä. Ohjausryhmä - merkitsee tiedoksi Paras hankkeen vuoden 2008 budjetin toteutuman ja hyväksyy 6. maksatushakemuksen - hyväksyy hankkeen loppuraportin ja - esittää loppuraportin johtoryhmälle hyväksyttäväksi. 11. Tiedoksisaantiasiat - Sopimus, Wellamo-opisto / Musiikin taiteen perusopetuksen kokonaisuuden selvittäminen Asikkalassa Ohjausryhmä merkitsee tiedokseen em. asiat. 8

9 12. Muut asiat Ei ollut muita asioita. 13. Seuraava kokous Perjantai klo Keskiviikko klo Keskiviikko klo Torstai klo Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Kokouksen vakuudeksi Jyrki Myllyvirta puheenjohtaja Maija Väkeväinen sihteeri 9