JÄRJESTELMIEN JA KUVAILUN MUUTOSTEN PYÖRTEISSÄ MAARIT TUOMISTO PORVOON KAUPUNGINKIRJASTO - UUDENMAAN MAAKUNTAKIRJASTO

Transkriptio

1 KUVAILUN TIEDOTUSPÄIVÄ JÄRJESTELMIEN JA KUVAILUN MUUTOSTEN PYÖRTEISSÄ MAARIT TUOMISTO PORVOON KAUPUNGINKIRJASTO - UUDENMAAN MAAKUNTAKIRJASTO

2 12 KUNNAN KIRJASTOJÄRJESTELMÄYHTEISTYÖ Kirjastojärjestelmä Koha (taustajärjestelmä) Asiakasliittymä Finna (VuFind + muut avoimen lähdekoodin ohjelmistot) Uudenmaan oma näkymä + kansallinen näkymä 12 kunnan kirjastojärjestelmäyhteistyö Taustana Uudenmaan kirjastojen yhteistyö hankkeen selvitystyö yhteistyösopimus, Porvoo vastuukuntana Yhteinen käyttöönotto (3 hlöä) ja ylläpitohenkilöstö (1 hlö) oman Koha-tietokannan ylläpito, yhteiset määritykset ja palvelimet yhteiset aineiston metatiedot ja asiakkaat logistiikka- ja varausten ryhmitys kahdelle alueelle harmonisoidut käsitteet ja yhteiset käytännöt Oman Finnan ylläpito, työnjako ja kehittäminen Yhteistyö alueen kirjastojen, Koha-Suomi Oy:n ja muiden kumppanien kanssa 2

3 PROJEKTIN ORGANISOINTI Projektiryhmä Metatietoasiantuntija, järjestelmäasiantuntija ja projektipäällikkö Ohjausryhmä yhteistyön linjaukset Osallistuminen Koha-Suomi Oy:n toimintaan järjestelmäkehittäjien, luettelointi- ja pääkäyttäjäryhmät asiantuntijaryhmä Kirjastot ja niiden koko henkilökunta Kyselyihin vastaaminen ja tietokantahuolto konversioiden tarkistus koulutuksiin osallistuminen ja asiakasviestintä Finnan sisällöntuotanto Yleisten kirjastojen Finna-käyttäjäryhmä voisi olla tarpeen? Kimppojen/kirjastojen edustajat ryhmissä käytäntöjen ja tietokantojen tuntemus Useita kirjastojärjestelmiä näkemykset ja tarpeet Viestintä Järjestelmä- ja kehittämisryhmä Aineiston käyttö ja logistiikka Metatieto- ja hankintaryhmä Kuvailusäännöt ja yhteiset käytännöt Tietokantojen nykytila, konversiomääritykset Hankinnan rakenteet Markkinointi- ja viestintäryhmä Suurimmat ja aikaa vievimmät asiat ovat yhteistyön opettelu ja yhteiset käytännöt (kiitos ESAVI) 3

4 RDA-PÄÄTÖS METATIETO- JA HANKINTARYHMÄ , OHJAUSRYHMÄ , UUDESTAAN VIELÄ LOKAKUUSSA uudet ajanmukaiset säännöt konversio kerralla, ei myöhempiä konversioita ja käyttökatkoja opettelu kerralla, ei joka vuosi uutta opettelua asiakasystävällisempi luettelointi mm. hakasulkeiden väheminen ja latinankielisten lyhenteiden poistuminen käytöstä vapaampi tiedonlähteiden käyttö mahdollisuus kattavampaan tiedontallennukseen tiedonlähteestä riippumatta kansainvälinen säännöstö, laajemmat yhteistyömahdollisuudet Aineistojen kehittyminen tulevaisuudessa entiteettien välisten suhteiden näkyminen ja linkitys (funktionaalisuus), elementit valmiina datassa, kun RDA-ominaisuuksia tukeva järjestelmä joskus tulee Kansalliskirjasto & Melinda-kirjastot ovat ottaneet käyttöön, Vaski v BTJ:ltä saatavilla luettelointitiedot RDA:na, konversio ei ole ollut täydellinen niistä nykyisiin sääntöihin kansallinen suositus RDAn käytöstä ja päivittyvät ohjeet mahdollisuus tietojen siirtoon myös muiden muistiorganisaatioiden kanssa tulevaisuudessa todennäköisesti mahdollista konversion lisäksi mahdollinen käsityö muutoksissa, mikäli kaikki ei konvertoitavissa oikein paljon opeteltavaa kerralla (ohjelma, formaatti ja säännöt) ohjeiden maksullisuus (RDA Toolkit) ei vielä Suomi-Kohassa käytössä BIBFRAME-formaatin (Bibliographic framework) tai jonkun muun valmistuminen, loppuuko MARCin kehitys? Onko tuleva RDA:ta tukeva luettelointipohja yhteen toimivampi verkon hakukoneiden kanssa kuin MARC? FinmarcMARC 21 (RDA)Finmarc-tietokantojen muuntaminen RDA:n mukaiseen MARC 21 - konversiosäännöt toistaiseksi kesken musiikin päätekijyys + signumit selvittelyssä - 4

5 RDA-RATKAISU : MUUTOKSET KERRALLA Nykytilanne: 12 kuntaa, 2 kimppaa, 6 tietokantaa, 3 kirjastojärjestelmää (PallasPro, Origo ja Aurora) 2 formaattia (Finmarc ja MARC 21) 3 kuvailusäännöt (vanhaa dataa Suomalaisilla kuvailusäännöillä, pääosin ISBDtä ja jossain uusissa tietueissa myös RDA-kentät) 3 4 käyttöönottoa vuonna 2017 Metatieto- ja hankintaryhmä esittänyt ja ohjausryhmä hyväksynyt RDAn käyttöönoton Nykyaikaisuus, resurssit ja henkilökunnan selviytyminen - Kansallinen suositus, poimintamahdollisuudet ja uusi säännöstö - Selkeämmät termit ja tiedot asiakkaille - Konversiot kerran, resurssien säästö ja minimoidut käyttökatkot - Henkilökunta opettelee MARC 21:n ja RDAn Kohan käyttöönoton yhteydessä - ei muutoksia jatkuvasti 5

6 TYÖPAKETIT JA TEHTÄVÄT TEHTÄVIEN OSITUS PROJEKTINHALLINTAOHJELMISTOSSA RIIPPUVUUKSINEEN JA AIKATAULUINEEN MT Yhteiset käytännöt Projektinjohtaminen ja -hallinta Konversiot Finnan käyttöönotto Hallintomallit ja sopimukset Viestintä ja markkinointi Koulutus Asennukset ja yhteydet Kohan käyttöönotto nykytila Aineistolajit/tyypit Laina-ajat Maksut Logistiikka Varaukset Terminologia Kohan mahdollisuuksien huomiointi Koulukirjastopaketti Kuvailusäännöistä päättäminen Yhteiset kuvailukäytännöt Tilikartat ja budjetit Aineiston tilatiedot KIRJASTOT: käyttösäännöt Projektin valmistelu, kustannusarvio ja hyväksyttäminen Kuntien päätöksenteon tukeminen Projektin aloitus Projektisuunnitelman laatiminen ja hyväksyttäminen Rekrytoinnit Työnjako ja vastuut Aikataulutus Projektinhallintaohjelmist on käyttö ja tehtävien ylläpito Seuranta Raportointi Työnohjaus Riskin- ja laadunhallinta Projektiryhmän kokoukset Yhteistyöverkostot Ohjausryhmätyöskentely Työryhmätyöskentely Projektin päättäminen Tietokantojen dokumentointi Kuvailusääntöjen konversiotaulujen räätälöinti tietokantakohtaisesti Tietokantadumpit (esitesti, testi ja tuotanto) Testikonversiot (hankinta ja kuvalu sekä käyttödata erikseen) Sijaintitietojen määrittely Nidetietojen määrittely Massakorjaukset Korjausohjeet kirjastoille Kokoelmien siilotus Asiakastiedot ja niiden tuplakontrolli Lainaus- ja varausdatan konversiomääritykset Tuotantonversiot (hankinta ja kuvalu sekä käyttödata erikseen) Konversion tekninen suoritus Konversion tarkastus Asiakastiedot ja palvelusopimkset Henkilöresurssit Kohan Finna-rajapinnat (Koha-Suomi) Hallinto, aikataulutus ja koordinointi Tietokantojen haravointi Hallinta- ja asiakaskäyttöliittymän koulutus Sisällöntuotanto Finnan käyttöliittymän suunnittelu, toteutus ja käyttöönotto Finnan graafinen suunnittelu Finnan ylläpito ja kehittäminen Koha-Suomi Oy - Osakkeet -kehittämisyhteistyö Maakunnallinen sopimus Konesalipalvelut ja tietoliikennesopimukset Finna-sopimus + liitteet Operaattorisopimukset - Sähköpostit - tekstiviestit Talousarvio ja kustannusten jaksotus Budjetin seuranta Tietokannan/kimpan nimi Vanhojen sopimusten irtisanominen (KIRJASTOT) Logistiikkasopimukset (KIRJASTOT) viestintäsuunnitelma Muutosviestintä asiakkaille, Viestintäsuunnitelman katkot yms. Kotisivut, toteutus some, kirjastot kolmella kielellä Asiakasviestit kirjastojärjestelmästä Finnamarkkinointimateriaali Kriisiviestintäohjeet ja käytännöt Mediaviestintä sidosryhmäviestintä Viestintä kirjastojenjohtajile Viestintä kirjastojen henkilökunnalle (Finnan massaviestit) Preppauskurssit työryhmien jäsenille ja projektihenkilöstölle Projektihenkilöstön osallistuminen koulutuksiin esim. Finna, Koha. Luettelointisääntökoulutu kset Formaattikoulutukset Henkilökunnan Kohakoulutukset eri moduleista Tietotekniset koulutukset SQL, Linux, Perl, Usemarcon jne Paikallisten pääkäyttäjien koulutus Yhteiset käytännöt - koulutus Henkilökunnan Finnakoulutukset Finnaasiakaskoulutukset (materiaalit) KIRJASTOT: Finnaasiakaskoulutukset Testipalvelimen asunnus Tuotantopalvelimen asennus Kohan asennus RDA-modlulin asennus Liitäntöjen priorisointi Viestipalveluyhteydet ( , tekstiviestit) Liitännät muihin ulkoisiin järjestelmiin ja niiden rajapinnat Laitteiden liitännät esim. omatoimikirjastot, automaatit Tilasto- ja muut erikoistyökalut Vaatimusmäärittely Kehittämisehdotukset Monikielisyyden tuki ja ruotsinnoksen tarkistu Kohan parametrit Kalernterit Valmiit sql-kyselyt eri tarkoituksiin esim. aineiston käytön seuranta Tiedotus, erilaiset sulkuajat, media, some, kirjastot 1. käyttöönotto: Porsse (Pallaspro) 2. käyttöönotto: Loviisa, Lapinjärvi, Myrskylä (Origo) ja Kirkkonummi (?) 3. Käyttöönotto: Pukkila (Aurora) ja Lukas (?) 6

7 RDAN KÄYTTÖÖNOTON KÄYTÄNNÖN TOIMENPITEET Tietokantojen nykytilanteen kartoitus Tietojen keräys kirjastoilta + ongelmien käsittely Korjausohjeet Poistettavat tiedot ja konversion räätälöinti Maakuntakirjaston järjestämät kuvailukoulutukset RDA (86 hlöä) ja MARC 21 (68 hlöä) Ohjeistus ja yhteiset kuvailukäytännöt RDA Toolkitin hankinta YKK:n kanssa, omat ohjeet? Yhteisiä käytäntöjä työstetään pilvessä Musiikin päätekijyystilanteen seuranta Kansallisten linjausten ja Melindan ohjeiden huomiointi Osallistuminen Kohan luettelointiryhmään Kohan koulutukset Luettelointi huomioiden RDA ja MARC 21 Hankinta Kaikille RDA-pikakurssi (näin luet RDA-tietueita) Yhteiset käytännöt kuvailussa Lähellä käyttöönottoa! Hankinnan ja luetteloinnin käyttökatko Saapumattomien tilaukset vanhassa järjestelmässä Uudet tilaukset ja kausijulkaisut uuteen järjestelmään Siirtymävaiheen ohjeistus tekeillä Suomalaisen Kohan asennus Käyttöön todennäköisesti aluksi Koha 3.16 Yhtenäinen Suomi-Koha, kun käytettävissä Toistaiseksi RDAn vaatimat lisäosat Konversion toteutus MMT-konversio-ohjelma Sis. Usemarcon-konversion + omat räätälöinnit Finmarc-ISBD MARC 21 -RDA konversiosäännöt (odotetaan), dataa KK:lle testattavaksi testattu 7

8 RDAN KÄYTTÖÖNOTTO UUDENMAAN KOHA-KIRJASTOISSA tietokantojen kaikki bibl. data konvertoidaan RDA-säännöstön mukaiseksi Kansalliskirjaston tekemällä määrityksellä ja omilla korjauksilla pääkirjauksia ei muuteta ainakaan toistaiseksi Nyt yleisissä kirjastoissa ei pääsääntöisesti populaarimusiikin säveltäjä- ja sanoittajatietoja tallennettuna, mahdoton konvertoida oikein Jatkossa uudet tietueet uusilla pääkirjauksilla, mutta Pääkirjaukset musiikin av-aineistossa vanhan käytännön mukaan, mutta muu data on RDAn mukaista (ei 040 e rda merkintää) Nuoteissa pääkirjaukset RDA-säännöillä. Nuottien hyllytys pidetään toistaiseksi ennallaan käyttäen vanhan pääsanakäytännön mukaista signumia Esitys musiikin esittäjätietojen näyttöihin ja signumeihin tehty järjestelmätoimittajille, Kohan aikataulu ja suunnitelma toistaiseksi auki 8

9 KOHAN RDA-TUKI: ON JA EI Koha is and has been (since Koha 3.8) ready for RDA Koha s cataloging frameworks and custom XSLT stylesheets make it super easy to take advantage of the new RDA fields. File:Export RDA 2015.csv * A slightly modified RDA framework: File:Export RDA - Alternative.csv RDAn kentät mukana jo suomalaisessa Kohassa Suomi-Kohan tilanne Yhtenäinen Suomi-Koha on tekeillä parhaillaan Versiovaihto (v ) sen jälkeen Kohan konvertointia tukemaan RDA-luettelointia valmistellaan... RDA-kuvailusääntöjen käyttöönotto tapahtuu vuoden 2017 loppupuoliskolla yhtiö ei tue RDA:n käyttöä kirjastoissa ennen tätä. Hallitus päättää suhtautua positiivisesti Koha-kirjastojen uutuusaineistojen luettelointitietojen viemiseen Melindaan liittymismallilla kevyt. (Koha-Suomi Oyn hallitus ) Olemme valmiita pilotoimaan RDAta Kohassa 9

10 ME, TÄTI JA MELINDA Täti Koha-kirjastojen täydelliset tietueet tietuepoiminta ja automaattiset päivitykset sekä alkuperäisluetteloidut tietueet TäTiin TäTin bibliografinen data toistaiseksi ISBD:tä Tietueiden automaattinen päivitys BTJ:stä tulee toimimaan TäTin kautta Suhde uusiin RDA-tietueisiin? TäTi on meille SeTä kiinnostava, mutta erilainen ->Liittyminen mahdotonta toistaiseksi Me RDA-tietueita poimittavissa mm. Melindasta ja (pian) BTJ:stä ennakkotietueet päivitetään yksitellen luetteloiduiksi toistaiseksi Z haulla Z39.50-haun ja poiminnan kanssa ongelmia osakohteissa, ratkaisua pitää miettiä vielä Melinda RDA-kuvailuohjeet MARC 21 -formaatin suomennos / MARC 21 på svenska + sovellus- ja sisällönkuvailuohjeet konvertoiduissa vanhat hakutiedot Osassa siirtymävaiheessa BTJ:stä tulleissa vanhat hakutiedot = hybriditietueet (ei rda merkintä kentästä 040) Hyödyllistä mm. BTJ:n, Fennican, Piki- ja Anders-tietokantojen tuottamat tietueet Oma liittyminen ei ole vielä ajankohtaista, vaan yhdessä muiden Koha-kirjastojen kanssa TäTinä 10

11 KUVAILUN JA JÄRJESTELMIEN MUUTOKSET TOISTUVAT SÄÄNNÖLLISEN EPÄSÄÄNNÖLLISESTI Kuvailupäivät : Miltä tuntui silloin? kokonaisuudessaan toiminta on lähtenyt hyvin käyntiin ottaen huomioon monet muutokset uusi ohjelma MARC-luettelointi organisaatiomuutokset ongelmia vielä joillain osa-alueilla esim. kausijulkaisuissa (huom. siivosin ne v. 2012!) standardeja tukeva järjestelmä antaa hyvät mahdollisuudet edelleen kehittämiseen ja yhteistyöhön Kevättä 2018 odotellessa, tsemppiä kollegat J 11

12 LISÄTIETOJA Projektipäällikkö Maarit Tuomisto Metatietoasiantuntija Kati Sillgren Järjestelmäasiantuntija Toni Sundahl Metatieto ja hankintaryhmä: Henriikka Kokki (Sipoo) pj., Harriet Lill-Smeds (Loviisa), Pasi Hynninen (Porvoo), Maaret Teppo (Kirkkonummi), Yvonne Henriksson (Raasepori) 12