luonnos /mt

Transkriptio

1 SOPIMUS UUDENMAAN KIRJASTOJEN KIRJASTOJÄRJESTELMÄYHTEISTYÖSTÄ luonnos /mt 1. Sopijapuolet 1) Porvoon kaupunki/porvoon kaupunginkirjasto - Uudenmaan maakuntakirjasto, kirjastojärjestelmäyhteistyön vastuukunta 2) Askolan kunta/askolan kunnankirjasto 3) Hangon kaupunki/hangon kaupunginkirjasto 4) Hausjärven kunta/hausjärven kunnankirjasto 5) Hyvinkään kaupunki/hyvinkään kaupunginkirjasto 6) Järvenpään kaupunki/järvenpään kaupunginkirjasto 7) Karkkilan kaupunki/karkkilan kaupunginkirjasto 8) Keravan kaupunki/keravan kaupunginkirjasto 9) Kirkkonummen kunta/kirkkonummen kunnankirjasto 10) Lapinjärven kunta/lapinjärven kunnankirjasto 11) Lohjan kaupunki/lohjan kaupunginkirjasto 12) Loviisan kaupunki/loviisan kaupunginkirjasto 13) Myrskylän kunta/myrskylän kunnankirjasto 14) Mäntsälän kunta/mäntsälän kunnankirjasto 15) Nurmijärven kunta/nurmijärven kunnankirjasto 16) Pornaisten kunta/pornaisten kunnankirjasto 17) Pukkilan kunta/pukkilan kunnankirjasto 18) Riihimäen kaupunki/riihimäen kaupunginkirjasto 19) Sipoon kunta/sipoon kunnankirjasto 20) Siuntion kunta/siuntion kunnankirjasto 21) Tuusulan kunta/tuusulan kunnankirjasto 22) Vihdin kunta/vihdin kunnankirjasto Kirjastojärjestelmän ylläpidosta on tehty (ei ole vielä) erillinen sopimus Porvoon kaupunginkirjasto Uudenmaan maakuntakirjaston ja Koha-Suomi Oy:n välillä. Lisäksi on tehty erilliset palvelusopimukset (ei ole vielä) Kansalliskirjaston kanssa Finna-asiakasliittymästä. 2. Sopimuksen tarkoitus Tällä sopimuksella sovitaan Uudenmaan yleisten kirjastojen kirjastojärjestelmäyhteistyöstä, yhteisten tietorekisterien muodostamisesta ja järjestelmän ylläpitoon liittyvien kustannusten jaosta. Sopimus ei vaikuta kuntien ja Koha-Suomi Oy:n välisiin sopimuksiin ja kustannuksiin. 3. Määritelmät Yhteisjärjestelmällä tarkoitetaan tässä sopimuksessa avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmää Kohaa sekä sen asiakaskäyttöliittymänä käytettävää avoimen lähdekoodin VuFind-järjestelmää (Finna). Tietorekistereitä ovat tässä sopimuksessa kirjastojen yhteinen aineistotietokanta ja asiakasrekisteri.

2 4. Yhteistyön järjestäminen Kirjastojärjestelmäyhteistyöstä ja sen kehittämisestä vastaavat ohjausryhmä ja kehittämisryhmä. Ohjausryhmä toimii sopijapuolten yhteistyöelimenä jäljempänä tarkemmin määritellyillä tavoilla. Kehittämisryhmä huolehtii tietojärjestelmätyön käytännön tehtävistä ja toteuttamisesta jäljempänä sovituin tavoin Ohjausryhmä Sopijapuolten yhteistyöelimenä toimii ohjausryhmä. Jokaisella kirjastolla on ohjausryhmässä yksi edustaja. Kirjaston edustajana toimii kirjastonjohtaja tai hänen nimeämänsä henkilö. Ohjausryhmään voi halutessaan nimetä edustajansa myös Koha-Suomi Oy. Ohjausryhmän kokoonkutsujana ja puheenjohtajana toimii Porvoon kaupunginkirjaston - Uudenmaan maakuntakirjaston kirjastopalveluiden päällikkö tai hänen nimeämänsä henkilö. Ohjausryhmän sihteerinä toimii Porvoon kaupunginkirjasto Uudenmaan maakuntakirjaston nimeämä henkilö. Ohjausryhmä on päätösvaltainen, kun kokouksessa on edustettuina vähintään puolet ohjausryhmän jäsenistä. Jokaisella sopimuskirjastolla ja Koha-Suomi Oy:llä on yksi ääni. Ohjausryhmä voi tarvittaessa käyttää työssään apuna asiantuntijoita sekä perustaa tarvittavan määrän muita työryhmiä. Ohjausryhmä päättää vuosittaisesta budjetista, tietorekisterien luovuttamisesta, yhteisen kirjastojärjestelmän versiopäivityksistä ja uusista osioista, uusien jäsenten ottamisesta yhteisjärjestelmään tässä sopimuksessa jäljempänä määritellyllä tavalla. Ohjausryhmä valmistelee esitykset kirjastoasiointiin liittyvistä yhteisistä käytännöistä (laina-ajat, maksut) ja niistä päätetään kunkin sopimuskunnan omien johtosääntöjen mukaan. Ohjausryhmä nimeää kehittämisryhmän jäsenet Kehittämisryhmä Järjestelmätyön käytännön tehtävistä ja toteuttamisesta huolehtii kehittämisryhmä. Koha-Suomi Oy nimeää jäsenen kehitysryhmään. Kehittämisryhmän koollekutsujana ja puheenjohtajana toimii Porvoon kaupunginkirjaston - Uudenmaan maakuntakirjaston nimeämä yhteisjärjestelmän koordinoinnista vastaava henkilö. Kehittämisryhmä huolehtii käytännön tehtävistä kuten kirjastojärjestelmän ja asiakasliittymän maakunnallisesta ylläpidosta mahdollisten yhteistyökumppanien kanssa, näiden kehittämisestä sekä yhteyksistä kansalliseen tai kansainväliseen yhteisöön, järjestelmätoimittajiin sekä varmistaa kehittämistyön ja toimintojen avoimuuden. 5. Porvoon kaupunginkirjaston - Uudenmaan maakuntakirjaston velvollisuudet Porvoon kaupunginkirjaston - Uudenmaan maakuntakirjaston huolehtii yhteisjärjestelmäyhteistyöstä: kutsuu koolle ohjausryhmän vähintään kaksi kertaa vuodessa huolehtii taloushallinnosta ja laatii kustannusarvion ohjausryhmälle hyväksyttäväksi huolehtii Koha-kirjastojärjestelmästä sopijapuolien osalta ja järjestelmän tukipalveluista kehittämisryhmän linjausten mukaan yhdessä kirjastojen pääkäyttäjien ja Koha-Suomi Oy:n kanssa ylläpitää Finna-asiakasliittymää yhdessä sopijakirjastojen ja Kansalliskirjaston Kirjastoverkkopalveluiden kanssa. valmistelee ohjausryhmälle tietorekistereiden ylläpitoon liittyvät ohjeet

3 huolehtii tietorekistereistä ohjausryhmän päätösten mukaan rekrytoi yhteisjärjestelmän ylläpitämiseksi tarvittavan henkilökunnan nimeää henkilökunnastaan henkilön, joka vastaa järjestelmäyhteistyön koordinoinnista ja organisoinnista vastaa yhteydenpidosta Koha-Suomi Oy:n, Koha-kehittäjäyhteisön ja Kansalliskirjaston sekä muiden yhteistyökumppanien kanssa huolehtia tietojärjestelmien tietosuojasta omalta osaltaan huolehtii kirjastojärjestelmän turvallisuudesta 6. Muiden Sopijapuolien velvollisuudet Muiden sopijapuolien velvollisuutena on: osallistua yhteiseen päätöksentekoon osallistua järjestelmän kehittämistyön suunnitteluun toimittaa sovittuna aikana tarvittavat tiedot, jotka liittyvät yhteisjärjestelmään tai asiakasliittymään noudattaa ohjausryhmän hyväksymiä ohjeita tietorekisterien ylläpidossa osallistua järjestelmän paikallisiin tukipalveluihin 7. Yhteistyön kustannukset Yhteistyön kokonaiskustannukset koostuvat palkkakustannuksista sivukuluineen sekä henkilöstön työtila-, puhelin- IT- ja matkakuluista. Lisäksi tulevat kirjastojärjestelmäyhteistyöhön kohdistuvat muut ylläpito- ja näihin verrattavat kulut. Käyttökustannukset jaetaan kiinteän kuntakohtaisen maksun (sopimuksen tekovaiheessa 2000 e) ja asukaslukuun suhteutetun maksun yhdistelmällä. Kiinteää osuutta voidaan muuttaa yhteistä talousarviota päätettäessä vuosittain. Yhteistyöstä vuosittain aiheutuvat kustannukset, vähennettynä mahdollisilla tuotoilla, jaetaan sopimuksessa mukana olevien kuntien yhteenlasketulla kunkin vuoden alun asukasluvulla ja kunkin sopijapuolen maksuosuus koostuu kiinteästä summasta ja asukaskohtaisesta summasta, joka lasketaan kunnan vuoden alun asukasmäärällä. Sopijapuolien maksuosuus maksetaan kaksi kertaa vuodessa (kesäkuu ja joulukuu). Lopulliset maksuosuudet peritään tai liikaa maksetut osuudet palautetaan viimeistään tilikautta seuraavan vuoden heinäkuussa Porvoon kaupungin hyväksyttyä tilinpäätöksen. Porvoon kaupunginkirjaston - Uudenmaan maakuntakirjasto esittää ohjausryhmälle hyväksyttäväksi laskelman seuraavan vuoden kustannuksista viimeistään 31. päivä elokuuta. 8. Tietorekisterit Kunnat yhdessä kirjastojen kanssa vastaavat yhteisistä tietorekistereistä. Mikäli tietorekisterin luovutuksesta syntyy tuottoa, se käytetään yhteisjärjestelmästä aiheutuvien kulujen kattamiseen. Yhteisten rekisterien tietosisältöjen myynnistä tai luovuttamisesta muiden käyttöön päättää ohjausryhmä. 9. Sopimuksen voimassaolo ja irtisanoutuminen Sopimus on voimassa toistaiseksi. Tämä sopimus voidaan purkaa ilman irtisanomisaikaa, mikäli kaikki sopijapuolet sitä vaativat. Mikäli sopijaosapuoli haluaa irtautua yhteisjärjestelmäyhteistyöstä, irtautuminen on ilmoitettava ohjausryhmälle irtisanomalla tämä sopimus kuusi kuukautta ennen irtautumispäivämäärää. Irtautumisesta aiheutuvat kulut maksaa yhteisjärjestelmästä irtautuva kirjasto.

4 Mikäli Porvoon kaupunginkirjaston - Uudenmaan maakuntakirjasto haluaa irtautua yhteisjärjestelmäyhteistyöstä, irtisanominen on ilmoitettava muille sopijapuolille 18 kuukautta ennen irtautumispäivämäärää. 10. Sopimuksen muuttaminen Sopimusta voidaan muuttaa sopijapuolien vähintään 4/5 määräenemmistöllä asianmukaisesti allekirjoittamalla asiakirjalla. Yhteisjärjestelmään on mahdollista liittää mukaan uusia kuntia/kirjastoja ohjausryhmän hyväksynnällä. Ohjausryhmä valmistelee ehdot ja toimenpiteet, joilla muut kirjastot voivat liittyä yhteisjärjestelmän jäseneksi sekä tekee tältä pohjalta esityksen uuden jäsenen liittymisestä tähän sopimukseen. Uuden jäsenen tulee hyväksyä tämän sopimuksen ehdot. Ohjausryhmä voi esittää tätä sopimusta tiukempien ehtojen asettamista. Uudet, yhteisjärjestelmään liittyvät kunnat allekirjoittavat sopimuksen, jonka toisena allekirjoittajana on Porvoon kaupunginkirjaston - Uudenmaan maakuntakirjasto. 11. Sopimusehtojen rikkomus Jos sopijapuoli rikkoo olennaisesti sopimusehtoja, toisilla sopijapuolilla on 4/5 määräenemmistön päätöksellä kuuden kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen irtisanoa tai rikkomuksen ollessa erittäin vakava purkaa sopimus päättymään välittömästi rikkoneen sopijapuolen osalta. Rikkoneen osapuolen on korvattava muille sopijapuolille rikkomuksesta aiheutuneet vahingot ja maksettava sopimuksen päättymisestä rikkoneen osalta aiheutuneet kulut. 12. Riitaisuudet Kaikki tästä oikeussuhteesta johtuvat erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan keskinäisin neuvotteluin ja jos se ei johda tulokseen, asia ratkaistaan Itä-Uudenmaan käräjäoikeudessa. 13. Allekirjoitukset Sopimus tulee osapuolta sitovaksi allekirjoituksella. Tämän sopimuksen alkuperäiset osapuolet allekirjoittavat sopimuksen kukin omalle allekirjoitussivulleen. Porvoon kaupunginkirjaston - Uudenmaan maakuntakirjasto säilyttää osapuolten lukuun alkuperäisen sopimuksen ja alkuperäiset allekirjoitussivut ja toimittaa osapuolille kopion sopimuksesta ja allekirjoitussivuista. Huom. käsitelty kirjastojärjestelmää valmistelevan hankkeen ohjausryhmässä : muutetaan 7 yhteistyön kustannukset: kiinteä osuus muutetaan prosenttiperustaiseksi sovitun suhteen mukaisesti, jotta kiinteää osuutta ei joudu joka vuosi erikseen päättämään ja loput 80 kustannuksista jaetaan asukasluvun suhteessa lisättävä: vastuukunnalla on oikeus tilata palveluita ja tarvikkeita (määriteltävä raja) (ilman jokaisen kunnan valtakirjaa) palvelinratkaisun jälkeen lisätään myös se erillisenä sopimuksena tähän sopimukseen

5 muutosten muotoilu sopimuspaperiin tarkistetaan lakimiehellä