MAARIT TUOMISTO , MUOKATTU Kaikkien aikojen Porvoo Alla tiders Borgå

Transkriptio

1 MAARIT TUOMISTO, MUOKATTU Kaikkien aikojen Porvoo Alla tiders Borgå UUDENMAAN KIRJASTOJEN YHTEISTYÖ HANKE PROJEKTET SAMARBETE MELLAN BIBLIOTEKEN I NYLAND VISIO JA TAVOITTEET: KIRJASTOPALVELUIDEN TASAVERTAINEN SAATAVUUS UUDELLAMAALLA Ohjausryhmä : on tärkeää muodostaa rakenteita, jotka mahdollistavat yhteistyön ja mahdolliset yhteiset palvelut jatkossa. Keskustelussa nousi esiin mm. seuraavat asiat: kirjastojärjestelmä, e- aineistot ja muu aineiston yhteishankinta, kokoelmapolitiikat, logistiikka, kirjastoautot. Monien Uudenmaan kirjastojen lähitulevaisuuden tärkein tavoite on uuden kirjastojärjestelmän hankinta. Ohjausryhmä priorisoi kirjastojärjestelmäyhteistyön ensimmäiseksi kehittämiskohteeksi -> Yhteinen kirjastojärjestelmä mahdollistaa muut mahdolliset tulevat yhteistyömuodot (e-aineisto, hankinta, kokoelmat, logistiikka, työnjako ja osaamisen kehittäminen jne.) Yhteistyön laajentamisesta ja muista kehittämisaiheista mahdollisesti jatkohankkeita! Maarit Tuomisto 2 1

2 UUDENMAAN KIRJASTOJEN NYKYTILA JA KEHITTÄMISKOHTEET Laaja-alainen nykytilan selvitys alueen kuvaus: kuntien ja kirjastojen perustiedot (tilastot) käyttösäännöt ja maksut Hankinnat, kokoelmat ja e-aineistot -kysely Kirjastojärjestelmät Pääosin kirjallisuusselvitys lähteinä yleisten kirjastojen tilastot, kirjastojen verkkosivut, Uudenmaan liitto, aiemmat hankkeet ja tilaisuudet Tapahtumiin osallistuminen (koulutukset, järjestelmäesittelyt, Koha-seminaari, Finnatapaamiset jne) Kuntahankintojen Eksaitti-palvelussa työtila Viestintä: hankkeen esittelyt, kirjastotiedote, maakuntakirjastokokous jne Kirjastokierrokset joulukuu 2014 helmikuu 2015: 13 tilaisuutta, 66 osallistujaa kirjastojen johtajista asiantuntijoihin Keskustelut kirjastojen ja niiden asiakkaiden näkökulmasta yhteiseen kehittämiseen Yhteistyökumppanien tapaamiset: tietohallintojohtajat, KL-kuntahankinnat, Helmet-kirjastot, Koha-Suomi Oy jne Loppuraportti kesällä 2015, muun materiaalin tallentaminen ja jatkotyöstäminen mietinnässä Maarit Tuomisto 3 YHTEINEN KIRJASTOKORTTI, KÄYTÄNNÖT, KÄYTTÖSÄÄNNÖT JA MAKSUT Yhteiseen korttiin ja asiakasrekisteriin ollaan valmiita Kortin rooli myös muualla, monitoimikortti? Käytännöt hyvin samansuuntaisia Asiakkaita sekoittavat vaihtelevat ilmaisut esim. uutuuksissa Yhteisiin käyttösääntöihin ollaan valmiita, helpottaa asiakkaiden lisäksi henkilökunnan työtä (yhteinen toimintatapa) Lainmukaisuus, selkokielisyys, eri kieliset säännöt Käyttösääntö sanana? Maksut vaikeampi yhtenäistää (mm. varausmaksut, myöhästymismaksut) Varausmaksuista kuljetusmaksuihin -> voitaisiin ohjata myös logistiikkaa? Erilaiset käytännöt vaativat kirjastojärjestelmältä monitasoisia hierarkioita! Maarit Tuomisto 4 2

3 HANKINTAYHTEISTYÖ ERITYISESTI E-AINEISTOSSA YHTEISKILPAILUTUS Kilpailutuksen erityisosaaminen: hankinta- ja kilpailutuslainsäädäntö, lisenssiehdot jne Painetut, e-aineistot (myös e-musiikki) YHTEINEN AINEISTON VALINTA - Jotkut valmiita myös aineiston valmiiseen valintaan ainakin osittain - Suurin osa halunnee pitää valinnan omissa käsissään - Hajautettu valinta osaamisen mukaan vaikuttaa toteuttamiskelpoiselta E-AINEISTOT KOKONAISUUDESSAN E-aineistokokoelmat kalliita, pieniä ja päällekkäisiä E-aineistojen seuranta, testaus, kilpailutus, hankinta, ylläpito, koulutus jne E-aineistossa koko alueen yhteiskilpailutus, aineiston valinta ja hankinta! KANSALLINEN YHTEISTYÖ! Maarit Tuomisto 5 LOGISTIIKKA Koko alueen kattavana monimutkainen Osa valmiita aineiston kierrätykseen laajemmin, osa ei, osa myös aineiston kellutukseen laajemmin Logistiset alueet esim. Itä-, Länsi- ja Keski-Uusimaa Tarpeita myös Itä- ja Länsi-Uusimaan välillä mm. ruotsinkielisten aineistojen liikutteluun Yleisesti valmiita aineiston liikkuvuuden parantamiseen eri kielisillä aineistoilla, erikoiskokoelmilla, uutuusrajan mukaan jne Maarit Tuomisto 6 3

4 KOKOELMAT JA DIGITOINTI KOKOELMAPOLITIIKKA Osalla omat tai kimppakohtaiset kokoelmapolitiikat Mielipiteet vaihtelevat yhteisestä kokoelmapolitiikasta Kokoelmien profilointi ja kiertävät/kelluvat erikoiskokoelmat (kielet, erikoisalat jne) Kokoelmia ei ole kuvattu, hyödyttäisi asiakkaita ja meitä palvelemisessa Myös Maakunnallinen varastokirjasto -idea DIGITOIDUT/DIGITOITAVAT PAIKALLISKOKOELMAT Digitaalisia paikalliskokoelmia vähän, ei resursseja, ehkä osaamistakaan, eikä välineitä digitointiin Digitaaliset kokoelmat hajallaan, luetteloinnista ei tietoa Yhteinen maakunnallinen digitointikeskus: laitteet ja henkilökunta Maarit Tuomisto 7 LUETTELOINTI - Osa valmiita keskitettyyn luettelointiin, silti tarvitaan osaamista myös kirjastoissa - BTJ:n rooli tulevaisuudessa epäselvä, Helsingin kuvailukeskus? - Melindan laajempi hyödyntäminen Kuvailun muutos lähitulevaisuudessa mm. - RDA-kuvailusäännöt (entiteettien ja niiden välisten suhteiden kuvailu) - Muut kansalliset metatietovarannot ja niiden hyödyntäminen - Yhdistetty avoin tieto - Yhteentoimivuuden vaatimukset kasvavat - Metatiedon laatu Maarit Tuomisto 8 4

5 HENKILÖSTÖN OSAAMINEN, OSAAMISEN JA TYÖNJAKO Kollegiaalinen tuki Koulutus: tietotekniikka, verkko- ja tiedonhaku, e-aineistot Uusiin asioihin perehtyminen ja kehittäminen Henkilöstövaihto ja työnkierto Työparit, työryhmät esim. luettelointi, lastenkirjastotyö, kirjastojärjestelmä Asiantuntijapankki, osaajaverkosto Osaamisen ja työn jako: kirjavinkkaus, erikoiskokoelmat, tapahtumat, asiakaskoulutukset, opastajaryhmä Ohjeiden teko ja jakaminen Välineet: kokousjärjestelmä, materiaalipankki Sijaispooli Alkavat hankkeet: Vaihtelu virkistää työntekijävaihdot Uudenmaan kirjastoissa (Porvoo) Osataanko etelän kirjastoissa - Kirjastohenkilöstön osaamiskartoitus (Kouvola ja Porvoo) Maarit Tuomisto 9 VIESTINTÄ JA MARKKINOINTI Asiakasmarkkinointi Päättäjämarkkinointi (valmiita materiaaleja palveluista ja hankkeista päättäjille) Yhteistyö eri medioiden kanssa ja eri viestintäkanavien hyödyntäminen Brändi, logot, talotyyli, valmiit pohjat Viestintäsuunnitelmat ja yhteiset tiedotteet Myös somen merkitys kirjastojen imagon luonnissa ja markkinoinnissa Maarit Tuomisto 10 5

6 KIRJASTOJÄRJESTELMIEN + ASIAKASKÄYTTÖLIITTYMIEN NYKYTILA JA KEHITTÄMISTARPEET Vanhentuneet järjestelmät + lopussa olevat palvelimet Tyytymättömyys nykyiseen toimittajaan tai korkeat hinnat Avoimen lähdekoodin ohjelmistoja pidetään ideologisesti kannattavina, työtä ja osaamisen puutetta osittain pelätään Valmius yhteiseen järjestelmään, jopa koko Suomen kattavaan Standardit ja yhteentoimivuus tärkeää: metatietovarannot, toimittajat, e- aineistot, VRK, tunnistejärjestelmät, muut julkishallinnon tietovarannot jne. Monet toivovat suomenkielistä käyttöliittymää ja tukea Paljon myös toiminnallisia toiveita -> vaatimusmäärittelyyn oman datan hallintaa ei ole! Yhteinen tuki- ja markkinointimateriaali (aikajana yms.) Osalla rahoitus valmiina, osalla ehkä parin vuoden päästä Henkilöresursseja suunnitteluun, koordinointiin ja ylläpitoon Riittävän iso kimppa/konsortio/yhteenliittymä kuntarajoista riippumatta Maarit Tuomisto 11 JÄRJESTELMÄHANKKEEN TAUSTALLA MYÖS Yhteinen kirjastokortti Yhteiset säännöt ja maksut Metatiedon kv-muutos: RDA-kuvailusäännöt (entiteettien ja niiden välisten suhteiden kuvailu) (funktionaalinen kuvailu) FRBR -> WEMI Hgin kuvailukeskus ja metatietoprosessi, Melinda, muut kans. tietovarannot (Finto yms.) Yhdistetty avoin tieto ja yhteentoimivuus Yhteiset e-aineistot ja niiden hallinta, digitoidut aineistot Osaamisen kehittäminen ja jakaminen Yhteistyön organisointi ja hallintomallit (?) : koordinointi ja johto & tekninen osaaminen Toivottu myös laajempaa yhteistyötä Helmet-kirjastojen kanssa Maarit Tuomisto

7 KIRJASTOJÄRJESTELMÄT MARKKINOILLA Kaupalliset järjestelmät Avoimen lähdekoodin järjestelmät Alma / ExLibris organisaatiota, 5 konsortiota, 11 maata ja myös pieniä 3 hengen kirjastoja WorldShare / OCLC Global data network, local data? 250 kirjastoa, akateemiset ja yleiset, myös erikoiskirjastoja Sierra Library Services Platform / Innovative kirjastoa, 2400 järjestelmää, 66 maata, konsortioita, yleisiä ja akateemisia kirjastoja mm. Helmet Aurora / Axiell Finland Oy yleistä kirjastoa Selaimella käytettävä MikroMarc 3 / Bibliotekenes IT-senter AS testipilotti Kuopio, Vaasa (VTLS Virtua / Innovative) Public, academic, consortium (Polaris / Innovative) public and consortium Kuali Open Library Environment (OLE) kirjastojärjestelmän lisäksi kokonainen tuoteperhe Taustalla säätiö, mahd. kehittäjäkumppanuuteen Uusi kehittyvä, toistaiseksi vain akateemisissa Koha Joensuun jakelu: Koha Library Software Kohti Kohaa hanke (Mikkeli, Kouvola, Oulu, Rovaniemi, Turku, Joensuu) Koha-Suomi Oy (?) - Myös muita jakeluita mm. Liblime Koha ja useita palveluntuottajia (Evergreen) Evergreen Harmaalla merkityt ei ainakaan toistaiseksi henkilökunnan käytettävissä suomen- ja/tai ruotsinkielellä! Maarit Tuomisto 13 NYKYISEN HANKKEEN LOPPUVAIHEET ASTI Kustannuslaskenta budjetointia varten tehty kolmen kaupallisen ohjelmiston pohjalta (lähetetty johtajille huhtikuussa) Vaatimusmäärittelyluonnos (kesän aikana) kirjastojärjestelmiin tutustuminen (kaupalliset ja avoimen lähdekoodin järjestelmät) Hallintomallit (vastuukunta, kuntayhtymä jne) Hankintamallit ja yhteistyökumppanit (KL-kuntahankinnat, Kuntien Tiera, Porvoon kaupunki, Koha-Suomi Oy) Yhteistyö Kansalliskirjasto (Finna), Kohti Kohaa hanke ja järjestelmätoimittajat Tiedotustilaisuus Viimeinen nykyisen ohjausryhmän kokous Loppuraportti (AVIlle viim. heinäkuussa): kehittämiskohteet ja toimenpide-ehdotukset mahdolliset jatkohankkeet tai lisäselvitystarpeet Maarit Tuomisto 14 7

8 KIRJASTOJÄRJESTELMÄYHTEISTYÖNSUUNNITTELU JA ORGANISOINTI Heinäkuu Maarit Tuomisto 15 KIRJASTOJÄRJESTELMÄHANKKEEN SUUNNITTELU KESÄ- TALVI 2015 Hyödynnetään Uudenmaan kirjastojen yhteistyö hankkessa tehtyä taustatyötä mm. kirjastojärjestelmävaihtoehdoista, olemassa olevia ja hankkeessa muokattuja vaatimusmäärittelypohjia, hallintomallin, kustannuslaskennan ja resursoinnin tietoja sekä koottua tietoa alueen kirjastojen tilanteesta ja kehittämistarpeista Heinäkuu Syyskuu 2015 vaatimusmäärittelyn ja rajapintojen tarkistus kirjastojen asiantuntijoiden kanssa mukaan tulevien kirjastojen ilmoittautuminen ja ohjausryhmän valinta osallistujien päätös kaupallisen ja avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän välillä kilpailutuskumppanin ja hankintamenettelyn valinta Hallinto- ja kustannusten jakomallista päättäminen Syksy talvi 2015 kirjastojärjestelmäyhteistyön suunnittelu kirjastojärjestelmäyhteistyösopimuksen (hallinto ja kustannustenjako) laatiminen yhteinen, kimppa ja kirjastotaso käytäntöjen valmistelun aloittaminen työryhmien valinta ja yhteistyön organisointi Määritysten suunnittelu (esim. tilirakenteet, logistiset kuviot, laina-ajat jne) Yhteistyön nimi ja visuaalinen suunnittelu kirjastojärjestelmän kilpailutus ja tekniset ratkaisut kilpailutus noin 6 kk, sopimukset vuodenvaihde palvelin ja muut tekniset ratkaisut projektisuunnittelu ja yhteistyö koko hankkeen projektisuunnitelma (aikataulutus, resursointi, kustannukset) yhteistyö Kansalliskirjaston kanssa Finnan käyttöönotossa asiakasliittymäksi, muu yhteistyö esim. järjestelmätoimittajat, Koha-Suomi Oy jne tuki- ja markkinointimateriaalin suunnittelu kirjastojen valmistautuminen järjestelmävaihdokseen Resursointi, tietokantahuolto, tietokannan ja kirjastojen käytäntöjen dokumentointi Käytäntöjen harmonisointi Maarit Tuomisto 16 8

9 KIRJASTOJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTTOVAIHE V /2018(?) Talvi - kevät 2016 kirjastojärjestelmän käyttöönottoon valmistautuminen yksityiskohtainen aikataulutus kimpoittain järjestelmän asetusten määrittely jatkuu: yhteiset, kimppa- ja kirjastokohtaiset asetukset yhteen toimivien tietovarantojen (kansalliset tietokannat, aineistotoimittajat jne) määrittely laitteiden asetusten määrittely konversiotestit + tarvittavat muokkaukset ja konversiot kirjastohenkilöstön osallistuminen ja viestintä tiedotus asiakkaille koulutukset esim. kahdesti vuodessa siirtymäaikataulun mukaisesti kimpoille kirjastojärjestelmä Finna-asiakaskäyttöliittymä MARC 21 formaatti ISBD/RDA-kuvailusäännöt Ensimmäiset käyttöönotot mahdollisia keväällä 2016 uuden kirjastojärjestelmän ja asiakaskäyttöliittymän käyttöönotot kaksi kertaa vuodessa kirjastojärjestelmän käyttöönottovaihe kestää väh. 4 kk / kimppa uuteen järjestelmään siirtyminen max. kaksi kimppaa kerrallaan valitusta järjestelmästä riippuen ensimmäiset käyttöönotot aikaisintaan huhtikuu 2016 alkukesä 2016 Maarit Tuomisto JATKOHANKKEET JA YHTEISTYÖN LAAJENTAMINEN Kirjastojärjestelmän ja asiakaskäyttöliittymän ylläpito sekä yhteistyön laajentaminen Yhteisten käyttösääntöjen valmistelu kirjastojärjestelmän ja asiakaskäyttöliittymän ylläpito Järjestelmän (hyödyntämisen) jatkokehittäminen yhteistyön laajentaminen esim. Helmet-yhteistyö muu yhteistyö esim. Melinda, Helsingin kuvailukeskus Muut kehittämishankkeet mm. nykyisen selvityksen perusteella voisivat olla Kokoelmat ja logistiikka E-aineistot Henkilöstön osaaminen Viestintä ja markkinointi Maarit Tuomisto 18 9

10 YHTEISTYÖN ORGANISOINTI Hankerahoituksella voidaan tehdä jotain, mutta jatkuvuus ja yhteinen kehittämissuunta puuttuu -> Ilman organisaatiota useamman vuoden kehittäminen ei onnistu - Resursseja kirjastojärjestelmäyhteistyön suunnitteluun ja koordinointiin (harmonisoituvat käytännöt, kirjastokohtaiset asiat, tekniset asiat, viestintä) - Laaja alue, resursseja tarvitaan myös ylläpitovaiheessa ja jatkokehittämisessä - Muutaman henkilön palkkaaminen ei tuo kovin paljon kustannuksia kirjastoa kohden! (Vs. nykyiset tukimaksut ym.) Ehkä yksinkertaisin vastuukuntamalli (vrt. Vaara-kirjastot) Mahdollinen Koha-Suomi Oy/ry:n osakkuus/jäsenyys Yhteiset palvelut mm. pääkäyttäjä, koordinointi + Koha-Suomen kehittämistyö ja mahdollinen palvelimen ylläpito ja lisäksi paikalliset pääkäyttäjät/lähituki Mukana olevat kirjastot? Päätöksiä toivotaan pikaisesti! Hankala kilpailuttaa ja tehdä projektisuunnitelmaa, mikäli kokonaistilanne ei ole tiedossa Asiakaskäyttöliittymän (Finna) yhteistyö Kansalliskirjaston kanssa Maarit Tuomisto 19 JATKOSUUNNITELMAVAIHTOEHDOT: A) KOHA Kohti Kohaa hanke mukana viisi maakuntakirjastoa (Mikkeli, Kouvola, Oulu, Rovaniemi, Turku) Kohan käyttöönotot: Lumme-kirjastot syksy 2015, Outi-kirjastot loppuvuosi 2015, Kyyti tammi-maaliskuu 2016, Lapin kirjastot alkuvuosi 2016 Koha-Suomi Oy/ry suunnittelussa Kuntien omistama Non-profit yhtiö (osakkeet kunnilla) tai yhdistys Yhteinen budjetointi ja kustannustenjako asukasluvun suhteessa pyritään aloittamaan toiminta tavoitteena myös yhteinen palvelin ja sen ylläpito Uudenmaan ensimmäiset kirjastot mukaan aikaisintaan huhtikuussa 2016 Kehittäminen perustuu kirjastojen tarpeisiin ja niiden priorisointiin Vaatimusmäärittelyn tarkistus ja meidän mahdolliset toiveet Mahdollinen yhteistyö norjalaisten kanssa (linkitetty data) Oma data omassa hallussa konversio ei kuulu vuosimaksuun, mutta Koha-Suomi voi tehdä konversion, mikäli aikataulut sen mahdollistavat Paikallinen koordinointi Uudellamaalla, pääkäyttäjä(t) ja tuki Voidaan ottaa käyttöön ilman kilpailutusta Maarit Tuomisto 20 10

11 JATKOSUUNNITELMAVAIHTOEHDOT: B) KAUPALLISET JÄRJESTELMÄT Tehty kirjastojärjestelmän käyttöönoton ja ylläpidon kustannuslaskelmat kunnille kaupallisen järjestelmän pohjalta Kustannuslaskennassa käytetty Auroran, Mikromarcin ja Sierran arviohintoja Kilpailutuskumppanin valinta: KL-kuntahankinnat Oy (kilpailutushinta sisäänrakennettuna) Kuntien Tiera Oy (hinta kilpailutukselle e) (Porvoon kaupunki) Vaatimusmäärittelyn tarkennukset ja yhteinen hyväksyntä elokuu 2015 Kilpailutusprosessi väh. ½ vuotta aikaisintaan elokuusta alkaen Yhtä aikaa muita valmisteluja Hankkeen resurssit 1 hlö vuodenvaihteeseen asti, asiantuntijapalvelut Ostettavat palvelut mm. konversio (?) Käyttöönottoprosessi kirjastoissa/kimpoissa väh. 5 kk Käyttöönotto ensimmäisillä aikaisintaan alkukesästä 2016 Maarit Tuomisto ASIAKASKÄYTTÖLIITTYMÄ (- VERKKOKIRJASTO?) Vanhanaikaiset asiakaskäyttöliittymät, imagollinen ja toiminnallinen merkitys, ei someratkaisuja, kuvia ym. oheismateriaalia Kaupallisia ratkaisuja on, mutta osa ainakin koettu hankaliksi ylläpitää Finna (avoimen lähdekoodin VuFind-ohjelmisto) KDK-hankkeessa Ylläpito, kehitys ja tuki Kansalliskirjastossa Ilmainen, suunnittelu, räätälöinti, käyttöönotto ja ylläpito maksaa oman työn Kolmikielinen: suomi, ruotsi, englanti, ohjeita valmiina Perustoiminnot kunnossa: haku (rajaukset, hakuehdot?), lainat, varaukset + noutopaikat Arvostelut, some-yhteyksiä, tietueiden vienti, uutiset ja tapahtumat kirjastotiedot kirjastot.fi:n -kirjastohakemistosta, suunnitteilla digi.kirjastot.fi, Kirjasampo Kirjaston tekemät kokoelmat (karuselli) Myös mobiilikäyttö (responsiivinen sivusto toimii tietokoneella, tabletilla ja älypuhelimella) Julkaisujärjestelmäominaisuudet tai kytkeminen kokonaisuuteen vielä kesken Ei toistaiseksi toiminnassa esim. Kohan tai Sierran kanssa, yhteistyö Kansalliskirjaston kanssa ajoissa, suunnitelmista oltu yhteydessä Vaskin Finna rohkaiseva esimerkki Voisi ottaa käyttöön vaikka heti! Maarit Tuomisto

12 KIRJASTOJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTTO ESIMERKKINÄ KOHA vuosien aikana riippuen mukaan tulijoiden määrästä Huomioidaan nykyisten järjestelmien ja palvelinten kunto, kuntien rahoitustilanteet, kirjastojen toiveet sekä järkevä tekninen toteutustapa Iso kokonaisuus, tehtävä vaiheittain Toisaalta hankala tehdä yksitellen (useat käyttökatkot ensimmäisille) ESIMERKKI AIKATAULUTUKSESTA: Huhtikuu 2016: Porsse ja Kirkes (PallasPro) Syyskuu 2016: Ratamo (PallasPro) Joulukuu 2016: Loviisan seutu ja Kirkkonummi (ATP Origo) 2017 Lukki (ATP Origo) ja Lukas ja Pukkila (Aurora) 2020 yhteistyön laajentaminen: Helmet (Sierra)??? Mietittävä järjestys myös datan laadun ja kaksikielisyyden suhteen, selvitys tai kirjastojen dokumentoinnin pohjalta Maarit Tuomisto 23 KIRJASTOJEN TEHTÄVÄT: HALLINNOLLISET Päätökset mukaan tulosta tärkeitä, jotta voidaan neuvotella asioista ja suunnitella projektia Budjetointi ja resursointi väh. 1 päätoiminen henkilö ½ vuotta / kimppa tai kirjasto: yhteyshenkilö, tietojen toimitus, oman kirjaston valmistelu, tiedotus Tietokantahuollon resurssit muut resurssit tarpeen mukaan mm. päätökset ja käytäntöjen muutokset Nykyisten kirjastojärjestelmäsopimusten sisällöt ja irtisanomisaikojen tarkistukset Mahdolliset kimppasopimukset Käyttösääntöjen (erityisesti laina-ajat ja käsitteet) harmonisointi ja omat määritykset, omien käytäntöjen (kriittinenkin?) tarkastelu Mahdolliset logistiikkamuutokset Valmistelutyöryhmiin osallistuminen Yhteistyö kirjastojärjestelmähankkeen ja kuntien tietohallintojen kanssa Tiedotus asiakkaille ja henkilökunnalle Maarit Tuomisto 24 12

13 KIRJASTOJEN TEHTÄVÄT: POISTOT, TIETOKANTAHUOLTO JA DOKUMENTOINTI KANNATTAA ALOITTAA POISTOISTA JA DOKUMENTOINNISTA Korjattavat asiat riippuvat tietokannan tilanteesta ja myös konversiojärjestyksestä sekä sen toteutusratkaisuista (lisäohjeita myöhemmin, kysyäkin voi) LUETTELOINTITIEDOT Poistot kokoelmista yleisesti! Kadonneiden aineistojen poistot Turhien niteettömien aineistojen poistot Tuplatietueiden poistot ja yhdistämiset Luettelointitietojen korjaukset Kiinteämittaisten kenttien tarkistukset ja täydennykset (ISDB- tai RDA-luettelointisäännöt jatkossa) Virheellisten aineistotyyppien korjaukset (esim. CD-äänikirjat) Moniosaiset teokset Puutteellisten tietojen korjaukset Väliviivattomat ISBN-tunnukset Useat muutetut painokset (eri ISBN) samassa tietueessa Puuttuvat kentät Puuttuvat luokitukset Muiden virheellisten tietueiden korjaukset ASIAKASTIEDOT Vanhojen asiakastietojen poistot: kuolleet, yli x vuotta lainaamattomat Tietojen päivistys VRK:sta? Tuplatietueiden poistot HANKINTATIEDOT Vanhojen tilausten poisto Ei toistaiseksi päätöstä hankintatietojen siirrossa LAINAUSTIEDOT Roikkumaan jääneet lainat yms. MUUT Poistuneet toimipisteet ja sijainnit DOKUMENTOINTI Säännönmukaiset virheet tai kirjastokohtaiset käytännöt esim. kirjastokohtaiset asiasana- ja huomautuskentät, formaatin vastaisuudet -> mahdollisuus vaikuttaa konversioon näiltä osin Muut virheellisyydet esim. isot kirjaimet Kausijulkaisujen luettelointikäytännöt Tietueiden määrät (bibliografiset, niteet, asiakkaat yms.), suunnittelussa ja viimeiset luvut ennen konversiota Maarit Tuomisto 25 UUDENMAAN KIRJASTOJÄRJESTELMÄHANKE Kirjastojärjestelmähanke (päätetty asti suunnittelusta kirjastojen rah.) maarit.tuomisto@porvoo.fi Puh Mukaan tulevien kirjastojen kokous ma klo AVIssa Pasilassa Mukaan tulevien kirjastojen ilmoittautuminen Ohjausryhmän muodostaminen Työryhmien kokoamisen aloittaminen Periaatepäätökset esim. avoimen lähdekoodin ja kaupallisten järjestelmien välillä Hallintomallin ja kustannustenjaon suunnittelu Järjestelmän vaatimuksista keskustelu yleisellä tasolla Kirjastojen sitoutuminen hankkeeseen! Projektiorganisaatio : väh. projektipäällikkö + it-asiantuntija + mahdolliset muut palvelut mm. visuaalinen suunnittelu + kimpan/kirjaston resurssit + kuntien tietohallinnot Hankkeen jälkeen ylläpito-organisaatio: väh. yhteiset resurssit (koordinaattori) + kirjasto/kimppakohtainen henkilökunta Maarit Tuomisto 26 13