PYSYVÄSTI SÄILYTETTÄVIEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELYOHJE

Transkriptio

1 PYSYVÄSTI SÄILYTETTÄVIEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELYOHJE YLEISHALLINTO YLIOPISTON TOIMINTAA KOSKEVA NORMINANTO... 9 YLEISHALLINTO TOIMINNAN SUUNNITTELU JA SEURANTA... 9 YLEISHALLINTO YLIOPISTON POLITIIKAT YLEISHALLINTO TOIMIELINTEN VALINTA JA MUIDEN HALLINTOELINTEN NIMEÄMINEN, VAALIT YLEISHALLINTO PÄÄTÖKSENTEKO YLEISHALLINTO OIKEUDELLISET ASIAT YLEISHALLINTO KOTIMAINEN JA KANSAINVÄLINEN YHTEISTYÖ YLEISHALLINTO VIESTINTÄ YLEISHALLINTO JUHLATILAISUUDET, KUNNIANOSOITUKSET, VIERAILUT JA HUOMIONOSOITUKSET YLEISHALLINTO LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄ YLEISHALLINTO ASIAKIRJA- JA TIETOHALLINTO HENKILÖSTÖHALLINTO YLEINEN HENKILÖSTÖHALLINTO HENKILÖSTÖHALLINTO PALVELUSSUHTEESEEN NIMITTÄMINEN JA OTTAMINEN14 HENKILÖSTÖHALLINTO HENKILÖSTÖASIOIDEN REKISTERÖINTI JA HALLINTA HENKILÖSTÖHALLINTO PALVELUSSUHDEASIAT HENKILÖSTÖHALLINTO PALKKAUS HENKILÖSTÖHALLINTO TYÖTERVEYSHUOLTO TALOUSHALLINTO TALOUSHALLINNON SUUNNITTELU JA SEURANTA TALOUSHALLINTO MAKSULIIKE- JA KIRJANPITO TALOUSHALLINTO LAHJOITUSVAROJEN HOITO JA KÄYTTÖ TALOUSHALLINTO HANKINTATOIMI KIINTEISTÖHALLINTO TILOJEN SUUNNITTELU KIINTEISTÖHALLINTO TILOJEN KÄYTTÖ KIINTEISTÖHALLINTO KALUSTO JA MUU IRTAIMISTO OPISKELU OPISKELIJAVALINTA OPISKELU OPETUS JA OPISKELU OPISKELU KANSAINVÄLINEN KOULUTUSYHTEISTYÖ TUTKIMUS TUTKIMUSTOIMINTAAN LIITTYVÄT HALLINNOLLISET ASIAKIRJAT TUTKIMUS TUTKIMUSAINEISTOT

2 TUTKIMUS EU-RAKENNERAHASTOHANKKEISIIN LIITTYVÄT HALLINNOLLISET ASIAKIRJAT TUTKIMUS PUITEOHJELMA- JA MUUT EU-HANKKEET (HALLINNOLLISET ASIAKIRJAT) TUTKIMUS TUTKIJAKOULUT TUTKIMUS APURAHAT AVOIN YLIOPISTO-OPETUS INNOVAATIO- JA YRITYSTOIMINTA KOKKOLAN YLIOPISTOKESKUS CHYDENIUS YLIOPISTOLIIKUNTA YLIOPISTON KIRJASTO

3 HAKEMISTO Apurahat Arkistoluettelot Arkiston siirtoluettelot Arkistonmuodostussuunnitelma Arkisto-ohjesääntö Auditoinnit Auditointitodistukset Avajaispuheet Dosenttihakemukset Ehdokaslistat ja ehdokaslistojen yhdistelmät Ehdotukset Erillistä opinto-oikeutta suorittavat Erimielisyysesitykset ja päätökset Esitetyt hakemukset, päätökset ja sopimukset koulutuksen laatu- ja huippuyksiköiksi Esitetyt hakemukset, päätökset ja sopimukset tutkimuksen huippuyksiköiksi Etätyösopimukset EU-rahoitteiset koulutushankkeet Hakemukset tutkijakouluihin Hakemusasiakirjat Haku- ja valintaoppaat Hankintapäätöksett Hankintasopimukset Hankkeen kirjeenvaihto Hankkeiden kulkua kuvaava aineisto Henkilöstöhallintoa koskevat ohjeet Henkilöstöpoliittinen ohjelma Hyväksyttyjen listat Hyväksytyt hakijat Hävittämisluettelot Innovaatiotoiminta Irtaimistoon liittyvät sopimukset Irtisanoutumispäätökset Itsearvioinnit... 9 Johdon katselmus Johtajan päätökset Juhlatilaisuudet Julkaisuluettelot Jyväskylän yliopiston antamat tarjoukset ja niihin saadut vastaukset Kansainvälisiin koulutushankkeisiin liittyvät asiakirjat Kantelut

4 Kauppakirjat Kehittämishankkeiden yhteydessä syntyvät sopimukset Kielipoliittinen ohjelma... 9 Kiinteistöjen korjausesitykset Kilpailutukseen liittyvät asiakirjat Kirjastojen yhteistyö Kirjeenvaihto (hankkeisiin liittyvä) Kokonaisstrategiaa tukevat osastrategiat... 9 Korvaavuuspäätökset Kouluttajatiedot (hankkeisiin liittyvien) Koulutushankkeet Koulutusten suorittamistiedot (hankkeisiin liittyvien) Kunnianosoitukset Kurinpidolliset asiakirjat Kurssiesitteet Kurssimateriaalit Kurssiohjelmat Kurssiraportit Kurssitodistukset Kutsumismenettely Laatuohjeet... 12, 13 Laatutyö Lahjakirjat Lainhuudatustodistukset Lakkautetut tehtävät Lausunnot Lausunnot tehtävän täyttöön liittyen Lausuntopyynnöt Lautakuntien asettaminen Lehdistötiedotteet Liikuntaohjelmat Loppuraportit... 11, 18, 20, 21 Luottamusmiessopimukset Maankäyttösopimukset Maksatushakemukset Maksatusspäätökset Mietinnöt Muistutukset tehtävän täyttöön liittyen Neuvottelukuntien asettaminen Nimikkeenmuutosasiakirjat Näyttelytoiminta Ohjausryhmän nimittäminen Ohjelmat (hankken) Oikaisuvaatimukset

5 Oikeuksien siirtosopimukset Opetuksen kehittäminent Opetuksen suunnittelu Opetussuunnitelmat Opetustaidon arviointi Opinnäytetöiden lausunnott Opinto-oppaat Opintopisteiden hinnoittelulaskelmat Opintorekisteriotteet Opintotarjontaesite Opiskelijaoppaat Opiskelijavalinta Osallistujaluettelot Osallistujaluettelot (hankkeen) Osallistumis- ja rahoituspäätökset Painotuotteet Palvelussuhteen ehtoja koskevat asiakirjat Periaatteet Politiikat Projektisopimukset Projektisuunnitelmat Promootio Puheet Puiteohjelmien sopimuksen muuttamiseen liittyvät hakemukset ja päätökset Puiteohjelmiin liittyvät rahoitushakemukset Puiteohjelmiin liittyvät rahoitussopimukset Pöytäkirjat Pöytäkirjat (hankkeisiin liittyvät Rahastot Rahoittajan ohjeet Rahoitusavustukset Rahoitushakemukset... 18, 19 Rahoituspäätökset... 16, 18, 19 Rahoituspäätökset (tutkijakoulujen) Rakentamishankkeet Rehtorin kirjeenvaihto Rehtorin puheet Rehtorin päätökset Sertifikaatit Seurantaraportit Sisäinen tarkastus Sisäiset yhteistyösopimukset Sivutoimiset tuntiopettajat Taloushallinnolle saapuvat ohjeet

6 Taloussääntö Tarjoukset Tarjouspyynnöt Tehtävien lakkauttaminen Tehtävien perustaminen Tehtävänhakuilmoitukset Tehtäväntäyttöseloste Tekijänoikeussopimukset... 19, 21 Testamentit Tiedotusmateriaalit Tiedotussuunnitelma Tietojärjestelmäkuvaukset Tilastot Tilaukset ja tilausvahvistukset Tilin- ja toiminnan tarkastuskertomukset Tilinpäätös Tilintarkastuskertomukset Todistusjäljennökset Toimeenpanosuunnitelmat Toimikuntien asettaminen Toiminta ja taloussuunnitelmaesitykset... 8, 9 Toimintakertomukset... 8, 9 Toimintasuunnitelmat Toimintasuunnitelmat (hankkeiden) Tulossopimusesitys ja tulossopimus opetusministeriölle... 9 Tutkimuksen arviointiraportti Tutkimushankkeiden asiakirjat... 18, 19 Tutkimushankkeiden pohja aineistot Tutkimussuunnitelmat Tutkimussuunnitelmatt Työehtosopimukset Työpaikan siirrot Työsopimukset Työsuhdeasioita koskevat asiakirjat Työsuunnitelmat Työterveydenhuollon palvelut Valintaperusteet Valitukset Valtiontalouden tarkastusviraston tarkastustoimintaan liittyvät kertomukset ja asiakirjat Varainkeruu Virkaanastujaisesitelmät Virkaanastujaiskutsut Vuokrasopimukset Vuokrasopimusten irtisanomisilmoitukset

7 Vuosijuhlapuheet Vuosikertomus Yhteistoimintasopimukset Yhteistyösopimukset... 12, 18, 21 Yliopiston antamat pysyväisohjeet... 8, 9 Yliopiston johtosäännöt... 8, 9 Yliopiston kokonaisstrategia... 9 Yliopiston ohjelmat... 9 Yliopiston ohjesäännöt... 9 Yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelma (TTS)... 9 Yliopiston toimintakertomus ja tilinpäätöslaskelma... 9 YT-kuulemiset

8 TULKINTAOHJE Yliopiston johtosäännöt Säilytetään hallituksen pöytäkirjan liitteenä. Toimitettava Säilytetään kirjaamossa. Sininen laatikko tarkoittaa asiakirjan säilyvän pysyvästi jonkin toisen asiakirjan liitteenä, kuten esimerkiksi hallituksen pöytäkirjojen tai tiedekuntaneuvoston pöytäkirjojen liitteenä. Alkuperäinen kappale rekisteröidään ja säilytetään kirjaamossa. Jos hallussasi on alkuperäinen kappale, toimita se kirjaamoon. Kirjaamo on toimittanut asiakirjasta mahdollisesti jakelun, joten voit hävittää hallussasi olevat työkappaleesi sikäli kun et niitä tarvitse. Toimintayksiköiden toiminta ja taloussuunnitelmaesitykset Säilytetään tiedekuntaneuvoston pöytäkirjan liitteenä. Violetti laatikko tarkoittaa asiakirjan säilyvän pysyvästi jonkin toisen asiakirjan liitteenä, kuten esimerkiksi hallituksen pöytäkirjojen tai tiedekuntaneuvoston pöytäkirjojen liitteenä. Alkuperäinen asiakirja on muutoin määräajan säilytettävä, joten sen voi hävittää arkistonmuodostussuunnitelmassa vahvistetun ajan kuluttua. Asiakirjaa ei tarvitse lähettää kirjaamoon. Yliopiston antamat pysyväisohjeet kirjattavaksi. Vihreä laatikko tarkoittaa asiakirjan vaativan rekisteröimistä. Asiakirja rekisteröidään kirjaamossa ja kirjaamo toimittaa asiakirjasta jakelun asianosaisille. Voit hävittää hallussasi olevat työkappaleesi sikäli kun et niitä tarvitse. Alkuperäinen kappale säilytetään kirjaamossa. Jos hallussasi on alkuperäinen asiakirja, toimita se tällöin kirjaamoon. Toimintayksiköiden toimintakertomukset Oranssi laatikko tarkoittaa asiakirjan olevan pysyvästi säilytettävä asiakirja. Alkuperäinen kappale tulee toimittaa kirjaamoon, josta se siirretään edelleen arkistossa säilytettäväksi. Asiakirjoja ei rekisteröidä. Asiakirjat voi toimittaa arkistoon tietyn sopivalta tuntuvan määräajan jälkeen, esim. yhden, viiden tai kymmenen vuoden kuluttua. Voit hävittää hallussasi olevat työkappaleesi sikäli kun et niitä tarvitse. 8

9 YLEISHALLINTO YLIOPISTON TOIMINTAA KOSKEVA NORMINANTO Yliopiston johtosäännöt Yliopiston ohjesäännöt Yliopiston antamat pysyväisohjeet Säilytetään hallituksen pöytäkirjan liitteenä. Toimitettava Säilytetään kirjaamossa. Säilytetään hallituksen pöytäkirjan liitteenä.. Toimitettava Säilytetään kirjaamossa. kirjattavaksi. YLEISHALLINTO TOIMINNAN SUUNNITTELU JA SEURANTA Yliopiston kokonaisstrategia Kokonaisstrategiaa tukevat osastrategiat Yliopiston ohjelmat Yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelma (TTS) Toimintayksiköiden toiminta ja taloussuunnitelmaesitykset Tulossopimusesitys ja tulossopimus opetusministeriölle Yliopiston toimintakertomus ja tilinpäätöslaskelma Toimintayksiköiden toimintakertomukset Yliopistotason itsearvioinnit Toimintayksiköiden itsearviointiin liittyvät asiakirjat Säilytetään hallituksen pöytäkirjan liitteenä. Asiakirja toimitettava myös kirjattavaksi. Säilytetään hallituksen pöytäkirjan liitteenä. Asiakirja toimitettava myös kirjattavaksi. Säilytetään hallituksen pöytäkirjan liitteenä. Asiakirja toimitettava myös kirjattavaksi. Säilytetään hallituksen pöytäkirjan liitteenä. Asiakirja toimitettava myös kirjattavaksi. Säilytetään tiedekuntaneuvoston pöytäkirjan liitteenä. kirjattavaksi. Säilytetään hallituksen pöytäkirjan liitteenä. Asiakirja toimitettava myös kirjattavaksi.. Säilytetään tiedekuntaneuvoston pöytäkirjan liitteenä. 9

10 Esitetyt hakemukset, päätökset ja sopimukset koulutuksen laatu- ja huippuyksiköiksi Esitetyt hakemukset, päätökset ja sopimukset tutkimuksen huippuyksiköiksi Valtiontalouden tarkastusviraston tarkastustoimintaan liittyvät kertomukset ja asiakirjat Lautakuntien, toimikuntien, työryhmien, neuvottelukuntien yms. asettaminen Kehittämishankkeiden yhteydessä syntyvät sopimukset Myös esittämättä jätetyt hakemukset laatu- ja huippuyksiköiksi. Säilytetään kirjaamossa, asiakirjat toimitettava Myös esittämättä jätetyt hakemukset laatu- ja huippuyksiköiksi. Säilytetään kirjaamossa, asiakirjat toimitettava Valtiontalouden tarkastusvirastolta saapuneet lopulliset virasto- tai laitoskohtaiset tilin- ja toiminnan tarkastuskertomukset (s) sekä kirjalliset aloitteet (s) samoin kuin näihin laaditut vastauskirjeet (l) ja lausunnot säilytetään pysyvästi. Säilytetään kirjaamossa, asiakirja toimitettava Myös asettamiseen liittyvä kirjeenvaihto. Säilytetään kirjaamossa, asiakirja toimitettava Jyväskylän yliopiston periaatteet. Sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelma ja vuosiraportti Hallituksen pöytäkirjan liitteenä. YLEISHALLINTO YLIOPISTON POLITIIKAT Jyväskylän yliopiston politiikat (Innovaatiopolitiikka, sopimuspolitiikka, tietoturvapolitiikka, sähköpostipolitiikka, laatupolitiikka..) Hallituksen pöytäkirjan liitteenä. 10

11 YLEISHALLINTO TOIMIELINTEN VALINTA JA MUIDEN HALLINTOELINTEN NIMEÄMINEN, VAALIT Vaalikollegion pöytäkirjat Vaalilautakunnan pöytäkirjat Ehdokaslistat ja ehdokaslistojen yhdistelmät YLEISHALLINTO PÄÄTÖKSENTEKO Hallituksen pöytäkirjat Toimikuntien pöytäkirjat, loppuraportit, mietinnöt ja ehdotukset Neuvostojen pöytäkirjat Työryhmien pöytäkirjat, loppuraportit, mietinnöt ja ehdotukset Tiedekuntaneuvostojen pöytäkirjat Laitosneuvostojen pöytäkirjat Johtoryhmien pöytäkirjat, loppuraportit, mietinnöt ja ehdotukset Lautakuntien pöytäkirjat, loppuraportit, mietinnöt ja ehdotukset Rehtorin päätökset Rehtorin kotimainen ja ulkomainen kirjeenvaihto sekä muut asiakirjat 11

12 YLEISHALLINTO OIKEUDELLISET ASIAT Valitukset ja kantelut Lausuntopyynnöt ja lausunnot ja kantelut YLEISHALLINTO KOTIMAINEN JA KANSAINVÄLINEN YHTEISTYÖ Kotimaiset ja ulkomaiset yhteistyösopimukset YLEISHALLINTO VIESTINTÄ Lehdistötiedotteet Yliopiston vuosikertomus YLEISHALLINTO JUHLATILAISUUDET, KUNNIANOSOITUKSET, VIERAILUT JA HUOMIONOSOITUKSET Avajais ja vuosijuhlapuheet, ohjelmat, rehtorin puheet Virkaanastujaisesitelmät ja kutsut Yliopiston järjestämien merkittävien juhlatilaisuuksien asiakirjat (esim. promootio) YLEISHALLINTO LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄ Johdon katselmuksen raportti ja liitteet Auditointitodistukset ja sertifikaatit Toimintayksiköiden laatuohjeet ja laatukäsikirjat myös myös 12

13 Ulkoisen auditoinnin raportti ja liitteet Yliopistotason laatuohjeet ja laatukäsikirja Toimintayksiköiden laatuohjeet ja laatukäsikirjat Laatutyöhön liittyvät raportit ja muistiot Säilytetään hallituksen pöytäkirjan liitteenä. YLEISHALLINTO ASIAKIRJA- JA TIETOHALLINTO Arkisto ohjesääntö Arkistoluettelot Arkistonmuodostussuunnitelma Asiakirjojen hävittämisluettelot Arkistonsiirtoluettelot Pysyvästi säilytettäviä tietoja sisältävien tietojärjestelmien kuvaukset ja rekisteriselosteet HENKILÖSTÖHALLINTO YLEINEN HENKILÖSTÖHALLINTO Henkilöstöpoliittinen ohjelma Henkilöstöhallintoa koskevat ohjeet Yhteistoiminta- ja luottamusmiessopimukset, YTkuulemiset ym. Säilytetään hallituksen pöytäkirjan liitteenä, asiakirja toimitettava myös kirjattavaksi 13

14 HENKILÖSTÖHALLINTO PALVELUSSUHTEESEEN NIMITTÄMINEN JA OTTAMINEN Tehtävien perustamis-, lakkauttamis- ja nimikkeenmuutosasiakirjat Tehtävänhakuilmoitukset Tehtäviä hakeneiden hakemusasiakirjat sekä muut tehtäväntäyttöön liittyvät asiakirjat (täyttöseloste- ja suunnitelma, lausunnot, muistutukset, opetustaidon arviointi yms.) Dosenttihakemusasiakirjat Työsopimukset (toistaiseksi voimassaolevat) Työsopimukset (määräaikaiset) Työsopimukset sivutoimiseksi tuntiopettajaksi Tehtävien täytöt kutsumismenettelyllä Asiakirja toimitettava kirjaamoon. Asiakirja toimitettava kirjaamoon. Asiakirja toimitettava kirjaamoon. HENKILÖSTÖHALLINTO HENKILÖSTÖASIOIDEN REKISTERÖINTI JA HALLINTA Tulosteet lakkautetuista tehtävistä HENKILÖSTÖHALLINTO PALVELUSSUHDEASIAT Työehtosopimukset Työsuhdeasioita sekä palvelussuhteen ehtoja koskevat asiakirjat (myös vakuutusasiat) 14

15 Etätyösopimukset ja työpaikan siirrot Irtisanoutumispäätökset (lehtorit, professorit) HENKILÖSTÖHALLINTO PALKKAUS Erimielisyysesitykset ja päätökset HENKILÖSTÖHALLINTO TYÖTERVEYSHUOLTO Työterveydenhuollon palveluja koskevat sopimukset ym. asiakirjat TALOUSHALLINTO TALOUSHALLINNON SUUNNITTELU JA SEURANTA Taloussääntö Taloushallinnon antamat ohjeet, määräykset Taloushallinnolle saapuvat ohjeet Hallituksen pöytäkirjan liitteenä TALOUSHALLINTO MAKSULIIKE- JA KIRJANPITO Tilintarkastuskertomukset Tilinpäätös 15

16 TALOUSHALLINTO LAHJOITUSVAROJEN HOITO JA KÄYTTÖ Lahjakirjat, rahoitusavustukset - ja päätökset, varainkeruu, yliopiston sisäiset yhteistyösopimukset Testamentit Rahastojen perustamisasiakirjat TALOUSHALLINTO HANKINTATOIMI Ostoon liittyvät tarjouspyynnöt, tarjoukset ja tarjouksien täydennykset Hankintapäätökset Hankintasopimukset Tilaukset ja tilausvahvistukset Jyväskylän yliopiston antamat tarjoukset ja niihin saadut vastaukset euron kynnysarvon ylittävien hankintojen kaikki asiakirjat säilytetään kirjaamossa. Pienhankintojen (alle euroa) asiakirjoista vain hankintapäätökset lähetetään kirjaamoon. Kaikki annetut tarjoukset lähetetään kirjaamoon KIINTEISTÖHALLINTO TILOJEN SUUNNITTELU Peruskorjaukseen ja rakentamishankkeisiin liittyvät asiakirjat Kauppakirjat Lainhuudatustodistukset 16

17 Maankäyttösopimukset Kiinteistöjen korjausesitykset KIINTEISTÖHALLINTO TILOJEN KÄYTTÖ Vuokrasopimukset Vuokrasopimusten irtisanomisilmoitukset KIINTEISTÖHALLINTO KALUSTO JA MUU IRTAIMISTO Irtaimistoon liittyvät käyttö- ja vuokrasopimukset OPISKELU OPISKELIJAVALINTA Opiskelijavalintaa koskevat oikaisuvaatimukset Haku- ja valintaoppaat Hyväksyttyjen hakijoiden luettelo Erillistä opinto-oikeutta suorittamaan hyväksyttyjen luettelo Erillistä opinto-oikeutta suorittavien todistusjäljennökset Säilytetään tiedekuntaneuvoston pöytäkirjan liitteenä, asiakirja toimitettava myös OPISKELU OPETUS JA OPISKELU Tiedekuntien opinto oppaat Opiskelija ja suoritusrekisterin paperituloste (JORE) Todistusjäljennökset 17

18 Opinnäytetöiden lausunnot Kurssitodistukset Tilastot (opiskelijoista, tutkinnoista, suorituksista) Opetussuunnitelmat Työsuunnitelmat Koulutushankkeisiin, opetuksen suunnitteluun ja opetuksen kehittämiseen liittyvät asiakirjat Opiskelijoiden kurinpidollisiin toimiin liittyvät asiakirjat Säilytetään tiedekuntaneuvoston pöytäkirjan liitteenä Säilytetään tiedekuntaneuvoston pöytäkirjan liitteenä OPISKELU KANSAINVÄLINEN KOULUTUSYHTEISTYÖ Kansainväliset yhteistyösopimukset yliopistojen välillä EU-rahoitteisiin koulutushankkeisiin liittyvät asiakirjat Muihin kansainvälisiin koulutushankkeisiin liittyvät asiakirjat Esim. Lifelong Learning Programme (LLP) ja Tempus ohjelmat. kirjattavaksi Esim. Nordplus ja CIMO:n rahoittamat hankkeet. Säilytetään kirjaamossa, asiakirja toimitettava kirjattavaksi TUTKIMUS TUTKIMUSTOIMINTAAN LIITTYVÄT HALLINNOLLISET ASIAKIRJAT Rahoitushakemukset ja - päätökset (Esim. Suomen Akatemia, TEKES) Tutkimushankkeiden asiakirjat (tutkimussuunnitelmat, keskeiset muistiot, loppuraportit, merkittävä kirjeenvaihto, seurantaraportit) kirjattavaksi Tutkimuksellisesti tai historiallisesti merkittävien tutkimushankkeiden asiakirjat säilytetään pysyvästi. Kaikkien tutkimushankkeiden tutkimussuunnitelmat ja loppuraportit säilytetään pysyvästi.. Muut asiakirjat ovat määräajan säilytettäviä. 18

19 Tutkimuksen arviointiraportti TUTKIMUS TUTKIMUSAINEISTOT Pohja aineistot (esim. lähdekeräelmät, havaintoaineistot, mittausaineistot, koeaineistot, laboratoriopäiväkirjat ja muistiinpanot, haastatteluaineistot) Tutkimuksellisesti tai historiallisesti merkittävien tutkimushankkeiden pohja aineistot säilytetään pysyvästi.. TUTKIMUS EU-RAKENNERAHASTOHANKKEISIIN LIITTYVÄT HALLINNOLLISET ASIAKIRJAT Muiden tahojen osallistumis- ja rahoituspäätökset Projektisopimukset Oikeuksiensiirto- ja tekijänoikeussopimukset Kilpailutukseen liittyvät asiakirjat Erilliset ohjeet ja ehdot rahoittajalta kirjattavaksi kirjattavaksi kirjattavaksi kirjattavaksi Rahoituspäätökset rahoitushakemukset projektisuunnitelmat tutkimussuunnitelmat Maksatuspäätökset ja maksatushakemukset Ohjausryhmän nimittäminen, esityslistat ja pöytäkirjat kirjattavaksi kirjattavaksi 19

20 Tiedotussuunnitelma, tiedotusmateriaali, painotuotteet Kirjeenvaihto Hankkeen toteuttamiseen liittyvä muu materiaali (toimintasuunnitelmat, aikataulut, palautteet, jne.) Tapahtumien, koulutusten ja kurssien ohjelmat Vain merkitykselliset säilytetään pysyvästi. Projektissa tuotetuista tiedotusmateriaaleista ja painotuotteista on säilytettävä mallikappaleet.. Projektin kulkuun merkittävästi vaikuttava kirjeenvaihto säilytetään pysyvästi, erityisesti kirjeenvaihto rahoittajan kanssa.. Toimintasuunnitelmat säilytetään pysyvästi.. Muut asiakirjat määräajan säilytettäviä.. Loppuraportit Osallistujaluettelot ja osallistujatiedot Koulutusten suorittamistiedot Kouluttajatiedot / luettelot kirjattavaksi TUTKIMUS PUITEOHJELMA- JA MUUT EU-HANKKEET (HALLINNOLLISET ASIAKIRJAT) Rahoitushakemukset Rahoitussopimus ja siihen liittyvät ohjeet Sopimuksen muuttamiseen liittyvät hakemukset ja päätökset Hankkeeseen liittyvien kokousten pöytäkirjat Kirjeenvaihto kirjattavaksi kirjattavaksi kirjattavaksi Hankkeen kannalta merkityksellinen kirjeenvaihto komission/ koordinaattorin /partnereiden kanssa säilytetään pysyvästi.. 20

21 Muu hankkeeseen liittyvä aineisto (Esim. projektin kulkua, sisältöä ja tuloksia merkityksellisesti kuvaava aineistoa (aikataulut, neuvottelut, palautteet jne.) Loppuraportit Toimintasuunnitelmat säilytetään pysyvästi.. Muut asiakirjat määräajan säilytettäviä. TUTKIMUS TUTKIJAKOULUT Rahoituspäätökset Hakemukset tutkijakouluihin Julkaisuluettelot kirjattavaksi kirjattavaksi TUTKIMUS APURAHAT Apurahat (ilmoitukset, hakemukset, päätökset) kirjattavaksi AVOIN YLIOPISTO-OPETUS Toimeenpanosuunnitelma Kurssiraportit, loppuraportit Osallistujaluettelot Kurssiesitteet Kurssiohjelmat Tekijänoikeussopimukset Yhteistyöopimukset (koulutus, ostopalvelu jne.) Opetuksen korvaavuuspäätökset Opiskelijaoppaat kirjattavaksi kirjattavaksi 21

22 Opintotarjontaesite Valintaperusteet Opintopisteiden hinnoittelulaskelmat AdActaopiskelijatietojärjestelmän paperitulosteet Hyväksyttyjen listat Kurssimateriaali (oma tuotos) Tutkimuksellisesti tai historiallisesti merkittävät opetus ja kurssimateriaalit säilytetään pysyvästi. INNOVAATIO- JA YRITYSTOIMINTA Innovaatiotoimintaan liittyvät asiakirjat kirjattavaksi KOKKOLAN YLIOPISTOKESKUS CHYDENIUS Johtajan päätökset YLIOPISTOLIIKUNTA Liikuntaohjelmat YLIOPISTON KIRJASTO Kirjastojen väliseen yhteistyöhön liittyvät asiakirjat Näyttelytoimintaan liittyvät asiakirjat Merkittävät asiakirjat säilytetään pysyvästi.. Muut asiakirjat ovat määräajan säilytettäviä. 22