YLEISLUETTELO KIRJATTAVISTA ASIAKIRJOISTA

Transkriptio

1 YLEISLUETTELO KIRJATTAVISTA ASIAKIRJOISTA YLEISHALLINTO YLIOPISTON TOIMINTAA KOSKEVA NORMINANTO... 5 YLEISHALLINTO TOIMINNAN SUUNNITTELU JA SEURANTA... 5 YLEISHALLINTO TOIMIELINTEN VALINTA JA MUIDEN HALLINTOELINTEN NIMEÄMINEN, VAALIT... 7 YLEISHALLINTO OIKEUDELLISET ASIAT... 7 YLEISHALLINTO KOTIMAINEN JA KANSAINVÄLINEN YHTEISTYÖ... 7 YLEISHALLINTO JUHLATILAISUUDET, KUNNIANOSOITUKSET, VIERAILUT JA HUOMIONOSOITUKSET... 7 YLEISHALLINTO LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄ... 7 HENKILÖSTÖHALLINTO YLEINEN HENKILÖSTÖHALLINTO... 7 HENKILÖSTÖHALLINTO PALVELUSSUHTEESEEN NIMITTÄMINEN JA OTTAMINEN 8 HENKILÖSTÖHALLINTO PALVELUSSUHDEASIAT... 9 HENKILÖSTÖHALLINTO PALKKAUS... 9 HENKILÖSTÖHALLINTO TYÖTERVEYSHUOLTO... 9 TALOUSHALLINTO TALOUSHALLINNON SUUNNITTELU JA SEURANTA... 9 TALOUSHALLINTO MAKSULIIKE- JA KIRJANPITO... 9 TALOUSHALLINTO LAHJOITUSVAROJEN HOITO JA KÄYTTÖ TALOUSHALLINTO HANKINTATOIMI KIINTEISTÖHALLINTO TILOJEN SUUNNITTELU KIINTEISTÖHALLINTO TILOJEN KÄYTTÖ KIINTEISTÖHALLINTO KALUSTO JA MUU IRTAIMISTO OPISKELU OPISKELIJAVALINTA OPISKELU OPETUS JA OPISKELU OPISKELU KANSAINVÄLINEN KOULUTUSYHTEISTYÖ TUTKIMUS TUTKIMUSTOIMINTAAN LIITTYVÄT HALLINNOLLISET ASIAKIRJAT TUTKIMUS EU-RAKENNERAHASTOHANKKEISIIN LIITTYVÄT HALLINNOLLISET ASIAKIRJAT TUTKIMUS PUITEOHJELMA- JA MUUT EU-HANKKEET (HALLINNOLLISET ASIAKIRJAT) TUTKIMUS TUTKIJAKOULUT TUTKIMUS APURAHAT

2 HAKEMISTO Apurahat Auditointitodistukset... 7 Dekaanien nimeäminen... 7 Dosenttihakemusasiakirjat... 8 Edustus... 6 Eläkepäätökset... 9 Erimielisyysesitykset ja päätökset... 9 Esitetyt hakemukset, päätökset ja sopimukset koulutuksen laatu- ja huippuyksiköiksi... 6 Esitetyt hakemukset, päätökset ja sopimukset tutkimuksen huippuyksiköiksi... 6 Esittelijöiden nimeäminen... 7 Etätyösopimukset... 9 EU-rahoitteiset koulutushankkeet Hakemusasiakirjat... 8 Hankintapäätökset Hankintasopimukset Henkilöstöhallintoa koskevat ohjeet... 7 Henkilöstöpoliittinen ohjelma... 5, 7 Irtaimistoon liittyvät käyttö- ja vuokrasopimukset Irtisanoutumiset... 9 Johdon katselmus... 7 Juhlatilaisuudet... 7 Jyväskylän yliopiston antamat tarjoukset ja niihin saadut vastaukset Kansainvälisiin koulutushankkeisiin liittyvät asiakirjat Kantelut... 7 Kielipoliittinen ohjelma... 5 Kiinteistöjen korjausesitykset Kilpailutukseen liittyvät asiakirjat Kokonaisstrategiaa tukevat osastrategiat... 5 Koulutushankkeisiin, opetuksen suunnitteluun ja opetuksen kehittämiseen liittyvät asiakirjat Kunnianosoitukset... 7 Kutsumismenettely... 8 Kutsut... 7 Laatukäsikirjat... 6 Lahjakirjat Lausunnot... 7 Lausuntopyynnöt... 7 Loppuraportit Maksatushakemukset Maksatuspäätökset

3 Neuvottelukuntien asettaminen... 6 Oikaisuvaatimukset Oikeuksiensiirto- ja tekijänoikeussopimukset Opiskelijavalinta Opiskelijoiden kurinpidollisiin toimiin liittyvät asiakirjat Osallistumis- ja rahoituspäätökset Projektisopimukset Puiteohjelmien sopimuksen muuttamiseen liittyvät hakemukset ja päätökset Puiteohjelmiin liittyvät rahoitushakemukset Puiteohjelmiin liittyvät rahoitussopimukset Rahoitusavustukset Rahoitushakemukset Rahoituspäätökset Rakentamishankkeet Sertifikaatti... 7 Taloushallinnolle saapuvat ohjeet... 9 Taloushallinnon antamat ohjeet, määräykset... 9 Taloussääntö... 9 Tarjouspyynnöt Tehtävien lakkauttaminen... 8 Tehtävien perustaminen... 8 Tehtävänhakuilmoitukset... 8 Testamentit Tilasto- ja rekisteriasiat... 5 Tilaukset ja tilausvahvistukset Tilin- ja toiminnan tarkastuskertomukset... 6 Tilinpäätös Tilintarkastuskertomukset... 9 Toimenpideohjelmat... 5 Toimikuntien asettaminen... 6 Tulossopimusesitys ja tulossopimus opetusministeriölle... 5 Tutkijakouluihin liittyvät rahoituspäätökset Työehtosopimukset... 9 Työryhmien asettaminen... 6 Työsopimukset... 8 Työsuhdeasioita sekä palvelussuhteen ehtoja koskevat asiakirjat (myös vakuutusasiat)... 9 Työterveydenhuollon palveluja koskevat sopimukset ym. asiakirjat... 9 Valitukset... 7 Valtiontalouden tarkastusviraston tarkastustoimintaan liittyvät kertomukset ja asiakirjat... 6 Varajohtajien nimeäminen... 7 Vuokrasopimukset Vuokrasopimusten irtisanomisilmoitukset Yhteistyösopimukset... 7, 12 Yleishallintoa koskevat ohjeet ja määräykset

4 Yliopistoa koskevat lait ja asetukset... 5 Yliopiston antamat pysyväisohjeet... 5 Yliopiston johtosäännöt... 5 Yliopiston kokonaisstrategia... 5 Yliopiston ohjelmat... 5 Yliopiston ohjesäännöt... 5 Yliopiston toiminnan ja rakenteiden arviointiin ja kehittämiseen liittyvät asiakirjat... 6 Yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelma (TTS)... 5 Yliopiston toimintakertomus... 5 YT-asiat

5 YLEISHALLINTO YLIOPISTON TOIMINTAA KOSKEVA NORMINANTO Yliopistoa koskevat lait ja asetukset Erillisenä asiakirjana määräajan säilytettävä, mutta pysyvästi säilytettävä päätyessään pysyvästi säilytettävien pöytäkirjojen liitteeksi tai osaksi johtosääntöä. Säilytysaikapäätös: AL/8216/ /2008 Yleishallintoa koskevat ohjeet ja määräykset Yliopiston johtosäännöt Yliopiston ohjesäännöt Hallintojohtosääntö, vaalijohtosääntö, opintosuoritusjohtosääntö, taloussääntö Keksintöohjesääntö, sisäisen tarkastuksen ohjesääntö, opintotukilautakunnan ohjesääntö Yliopiston antamat pysyväisohjeet YLEISHALLINTO TOIMINNAN SUUNNITTELU JA SEURANTA Yliopiston kokonaisstrategia Kokonaisstrategiaa tukevat osastrategiat Yliopiston hallitus on hyväksynyt vuonna 2002 vuoteen 2015 ulottuvan yliopiston kokonaisstrategian. Kokonaisstrategian linjauksia täsmennetään osastrategioilla. Mm. elinikäisen oppimisen strategia, henkilöstöstrategia, tutkimusstrategia jne. Yliopiston ohjelmat Rakenteellinen kehittäminen, toimenpideohjelmat, henkilöstöpoliittinen ohjelma, kielipoliittinen ohjelma Tilasto- ja rekisteriasiat Yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelma (TTS) Tulossopimusesitys ja tulossopimus opetusministeriölle Tehdään nelivuotiskaudeksi, hyväksytään hallituksessa. Hallituksen pöytäkirjan liitteenä Strategia, toiminta- ja taloussuunnitelma, rakentamisohjelma, hankkeet Yliopiston toimintakertomus 5

6 Yliopiston toiminnan ja rakenteiden arviointiin ja kehittämiseen liittyvät asiakirjat Esitetyt hakemukset, päätökset ja sopimukset koulutuksen laatu- ja huippuyksiköiksi Esitetyt hakemukset, päätökset ja sopimukset tutkimuksen huippuyksiköiksi Valtiontalouden tarkastusviraston tarkastustoimintaan liittyvät kertomukset ja asiakirjat Esim. tuloksellisuutta koskeva kirjeenvaihto Valmiit tutkimukset, suunnitelmat, selvitykset, (laatu)ohjeet ja laatukäsikirjat/-standardit säilytetään pysyvästi (l). Sähköisessä muodossa ylläpidettävistä laatukäsikirjoista/-standardeista otetaan pysyvään säilytykseen paperituloste kerran vuodessa sekä suurten muutosten yhteydessä. Viraston tai laitoksen organisaatiota, toimintaprosesseja sekä tuotteiden ja palvelujen laatua koskevien arviointien, työntutkimusten ja vastaavien muiden selvitysten sekä laadittujen (kehittämis)suunnitelmien, ohjeiden ja käsikirjojen/standardien valmisteluvaiheessa kertyneet haastattelu-, havainto-, laskenta-, yms. pohjaaineistot (s/l) ovat määräajan säilytettäviä. Säilytysaikapäätös: AL/8216/ /2008 Myös esittämättä jätetyt hakemukset laatu- ja huippuyksiköiksi sp. Säilytysaikapäätös: AL/8216/ /2008 Myös esittämättä jätetyt hakemukset laatu- ja huippuyksiköiksi sp. Säilytysaikapäätös: AL/8216/ /2008 Valtiontalouden tarkastusvirastolta saapuneet lopulliset virasto- tai laitoskohtaiset tilin- ja toiminnan tarkastuskertomukset (s) sekä kirjalliset aloitteet (s) samoin kuin näihin laaditut vastauskirjeet (l) ja lausunnot säilytetään pysyvästi Säilytysaikapäätös: AL/8216/ /2008 Lautakuntien, toimikuntien, työryhmien, neuvottelukuntien yms. asettaminen Jyväskylän yliopiston edustus yliopiston ulkopuolella. Nimeäminen, asiakirjat ym. Tiedoksi tulleet työryhmät. 6

7 YLEISHALLINTO TOIMIELINTEN VALINTA JA MUIDEN HALLINTOELINTEN NIMEÄMINEN, VAALIT Dekaanien, johtajien, varajohtajien, esittelijöiden ym. nimeäminen Myös vaaleilla valitut YLEISHALLINTO OIKEUDELLISET ASIAT Valitukset ja kantelut Lausuntopyynnöt ja lausunnot YLEISHALLINTO KOTIMAINEN JA KANSAINVÄLINEN YHTEISTYÖ Kotimaiset ja ulkomaiset yhteistyösopimukset YLEISHALLINTO JUHLATILAISUUDET, KUNNIANOSOITUKSET, VIERAILUT JA HUOMIONOSOITUKSET Kutsut ja tiedotteet (yliopiston tilaisuuksista) YLEISHALLINTO LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄ Johdon katselmuksen raportti ja liitteet Laaditaan vuosittain Auditointitodistukset ja sertifikaatit HENKILÖSTÖHALLINTO YLEINEN HENKILÖSTÖHALLINTO Henkilöstöpoliittinen ohjelma Henkilöstöhallintoa koskevat ohjeet Hallituksen pöytäkirjan liitteenä Säilytysaikapäätös: AL/8216/ /2008 7

8 Yhteistoiminta- ja luottamusmiessopimukset, YTkuulemiset ym. HENKILÖSTÖHALLINTO PALVELUSSUHTEESEEN NIMITTÄMINEN JA OTTAMINEN Tehtävien perustamis-, lakkauttamis- ja nimikkeenmuutosasiakirjat Myös SA:n nimittämiskirjat Tehtävänhakuilmoitukset Professorien, rehtorin tai hallintojohtajan tehtäviä hakeneiden hakemusasiakirjat sekä muut tehtäväntäyttöön liittyvät asiakirjat (täyttöseloste- ja suunnitelma, lausunnot, muistutukset, opetustaidon arviointi yms.) Julkisia, pl. JulkL 621/99, 24 (29) piiriin sisältyvät tiedot hakijoista (esim. asiakirjat, jotka sisältävät tietoja psykologisesta testistä tai soveltuvuuskokeesta.) Tällöin salassapitoaika henk.kuol. 50/100v. Säilytysaika lasketaan päätöspäivästä lukien. Hakulomakkeen liitteenä voi olla asiakirjoja, jotka ovat salaisia tai sisältävä arkaluonteisia henkilötietoja. Valitsematta jääneiden liitteet säilytetään 2 vuotta, hakemus sp Muihin yliopiston tehtäviin valituksi tulleiden hakemusasiakirjat liitteineen sekä muut tehtäväntäyttöön liittyvät asiakirjat (täyttöseloste- ja suunnitelma, lausunnot, muistutukset, opetustaidon arviointi yms.) Julkisia, paitsi JulkL 621/99, 24 (29) piiriin sisältyvät tiedot hakijoista. Hakulomakkeen liitteenä voi olla asiakirjoja, jotka ovat salaisia tai sisältävä arkaluonteisia henkilötietoja. Pysyvästi säilytetään hakijoista laaditut yhteenvetoluettelot/yhdistelmät arviointeineen (päätösesitykset/esittelymuistiot l) sekä pyydetyt asiantuntijalausunnot (s) samoin kuin tehtävien täyttöä koskevat muistutukset (s) ja kantelut (s) sekä näitä koskevat lausunnot (s/l) ja päätökset (l). Säilytysaikapäätös: AL/8216/ /2008 Muihin yliopiston työsuhteisiin valitsematta jääneiden hakemusasiakirjat liitteineen Dosenttihakemusasiakirjat Työsopimukset (toistaiseksi voimassaolevat) Tehtävien täytöt kutsumismenettelyllä 8

9 HENKILÖSTÖHALLINTO PALVELUSSUHDEASIAT Työehtosopimukset Työsuhdeasioita sekä palvelussuhteen ehtoja koskevat asiakirjat (myös vakuutusasiat) Etätyösopimukset ja työpaikan siirrot Irtisanoutumispäätökset (lehtorit, professorit) Kaikki ilmoitukset SAP, päätökset kirjataan vain lehtoreiden ja professoreiden osalta. Muut päätökset SAP. HENKILÖSTÖHALLINTO PALKKAUS Erimielisyysesitykset ja päätökset HENKILÖSTÖHALLINTO TYÖTERVEYSHUOLTO Työterveydenhuollon palveluja koskevat sopimukset ym. asiakirjat TALOUSHALLINTO TALOUSHALLINNON SUUNNITTELU JA SEURANTA Taloussääntö Erillisenä asiakirjana määräajan säilytettävä, mutta pysyvästi säilytettävä päätyessään pysyvästi säilytettävien pöytäkirjojen liitteeksi tai osaksi johtosääntöä. Säilytysaikapäätös: AL/8216/ /2008 Taloushallinnon antamat ohjeet, määräykset Taloushallinnolle saapuvat ohjeet Mm. Valtiokonttori, OPM TALOUSHALLINTO MAKSULIIKE- JA KIRJANPITO Tilintarkastuskertomukset Tekijä Valtiontalouden tarkastusvirasto 9

10 Tilinpäätös tuotto- ja kululaskelma tase täsmäytyslaskelma liitteet toimintakertomus TALOUSHALLINTO LAHJOITUSVAROJEN HOITO JA KÄYTTÖ Lahjakirjat, rahoitusavustukset - ja päätökset, varainkeruu, yliopiston sisäiset yhteistyösopimukset Lahjakirjoista merkittävimmät sp Testamentit TALOUSHALLINTO HANKINTATOIMI Ostoon liittyvät tarjouspyynnöt, tarjoukset ja tarjouksien täydennykset Kuhunkin hankintaan kuuluvat alkuperäiset asiakirjat säilytetään hankintakohtaisesti yhdistettynä 10 vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymisestä, jona tilaus on tehty. Tarjoukset, jotka eivät ole johtaneet tilaukseen, säilytetään muiden kyseisen hankinnan hankinta-asiakirjojen yhteydessä euron kynnysarvon ylittävien hankintojen kaikki asiakirjat säilytetään kirjaamossa. Pienhankintojen (alle euroa) asiakirjoista vain hankintapäätökset lähetetään kirjaamoon. Yli 6000 euron suuruisten hankintojen hankintapäätökset aina kirjaamoon kirjattavaksi. Tarjousasiakirjojen säilytysaika 10 vuotta, ellei rahoittaja vaadi toisin Merkittäviin hankintoihin, kuten koko viraston tai laitoksen tietojärjestelmän hankintaan liittyvät keskeiset asiakirjat säilytetään pysyvästi. Säilytysaikapäätös: AL/8216/ /

11 Hankintapäätökset Hankintasopimukset Tilaukset ja tilausvahvistukset Hankintapäätökset Jyväskylän yliopiston antamat tarjoukset ja niihin saadut vastaukset Kaikki annetut tarjoukset lähetetään kirjaamoon KIINTEISTÖHALLINTO TILOJEN SUUNNITTELU Peruskorjaukseen ja rakentamishankkeisiin liittyvät asiakirjat Mm. pöytäkirjat, piirustukset Kiinteistöjen korjausesitykset KIINTEISTÖHALLINTO TILOJEN KÄYTTÖ Vuokrasopimukset Kirjaamo säilyttää sopimuksen yhden vuoden voimassaoloajan päätyttyä Vuokrasopimusten irtisanomisilmoitukset KIINTEISTÖHALLINTO KALUSTO JA MUU IRTAIMISTO Irtaimistoon liittyvät käyttö- ja vuokrasopimukset 11

12 OPISKELU OPISKELIJAVALINTA Opiskelijavalintaa koskevat oikaisuvaatimukset Tiedekuntaneuvoston ptk:n liitteenä sp OPISKELU OPETUS JA OPISKELU Koulutushankkeisiin, opetuksen suunnitteluun ja opetuksen kehittämiseen liittyvät asiakirjat Opiskelijoiden kurinpidollisiin toimiin liittyvät asiakirjat Mm. plagiointiepäilyt. Myös avoin yliopisto OPISKELU KANSAINVÄLINEN KOULUTUSYHTEISTYÖ Kansainväliset yhteistyösopimukset yliopistojen välillä EU-rahoitteisiin koulutushankkeisiin liittyvät asiakirjat Muihin kansainvälisiin koulutushankkeisiin liittyvät asiakirjat Kopio kv-palveluissa Esim. Lifelong Learning Programme (LLP) ja Tempus - ohjelmat Esim. Nordplus ja CIMO:n rahoittamat hankkeet. Kopiot kv-palveluissa TUTKIMUS TUTKIMUSTOIMINTAAN LIITTYVÄT HALLINNOLLISET ASIAKIRJAT Rahoitushakemukset ja -päätökset (Esim. Suomen Akatemia, TEKES) TUTKIMUS EU-RAKENNERAHASTOHANKKEISIIN LIITTYVÄT HALLINNOLLISET ASIAKIRJAT Muiden tahojen osallistumis- ja rahoituspäätökset Projektisopimukset Kunnat, seutukunnat, yritykset jne. Yhteistyö-, tutkimus-, alihankinta-, koulutussopimukset yms. Oikeuksiensiirto- ja tekijänoikeussopimukset 12

13 Kilpailutukseen liittyvät asiakirjat Rahoituspäätökset rahoitushakemukset projektisuunnitelmat tutkimussuunnitelmat Myös muutos-, korjaus- ja jatkorahoitushakemukset. Hakemukset myös sähköisenä EURA-järjestelmässä. Huom! Hakemuksen osana oleva tutkimussuunnitelma on salassa pidettävä (JulkL 621/99, 24 (21)) Tutkimusrahoituksesta päättävä viranomainen voi jo hakemuslomakkeissa antaa tutkijalle mahdollisuuden ilmoittaa, että hänen tutkimussuunnitelmastaan saa antaa tietoja, jolloin viranomaisen ei ole tarpeen erikseen arvioida tutkimus-suunnitelman antamisesta tutkijalle aiheutuvia vahinkoja JulkL 621/99, 24 (21) kohdassa tarkoitetulla tavalla. Maksatuspäätökset ja maksatushakemukset Loppuraportit Sähköisenä ESRA-järjestelmässä. Loppuraportti säilytetään pysyvästi. AL/8216/ /2008 TUTKIMUS PUITEOHJELMA- JA MUUT EU-HANKKEET (HALLINNOLLISET ASIAKIRJAT) Rahoitushakemukset Rahoitussopimus ja siihen liittyvät ohjeet Sopimuksen muuttamiseen liittyvät hakemukset ja päätökset Hakemukset EPSS-järjestelmässä EU:n ja koordinaattorin sopimus (grant agreement) sekä konsortiosopimukset. Lisäksi mahdolliset oikeuksien-siirtosopimukset Esim. jatkoaikaan liittyvät hakemukset TUTKIMUS TUTKIJAKOULUT Rahoituspäätökset 13

14 TUTKIMUS APURAHAT Apurahat ilmoitukset hakemukset päätökset Apurahahakemus tulee julkiseksi, kun viranomainen on sen saanut (JulkL 7 1 mom). Julkisuutta voi rajoittaa se, että hakemukseen voi sisältyä salassa pidettäviä tieoja. (JulkL 621/99, 24 (21)) Apurahapäätökset pysyvästi säilytettäviä. Säilytysaikapäätös: AL/8216/ /