Omaishoidon tuen toimintaprosessit

Transkriptio

1 Omaishoidon tuen toimintaprosessit Toimintaprosessien kuvauksia , versio 1.0 Aki Miettinen, HIS-yksikkö, Itä-Suomen yliopisto Päivi Röppänen, Shiftec-tutkimusyksikkö, Itä-Suomen yliopisto

2 Versio Päiväys Kohdat Muutoksen sisältö Tekijät Ensimmäinen versio PR, AM Dokumentin viimeistely Asiakastietojärjestelmäryhmään Dokumentin viimeistely Johtoryhmään Hyväksytty Tikesos-hankkeen johtoryhmässä PR PR PR 2

3 Sisältö 1 Johdanto Omaishoidon tuki Omaishoidon tuen toimintaprosessit Omaishoidon tukeen kuuluvan hallintoasian käsittely Omaishoidon tuen järjestäminen asiakkaalle Omaishoidon tuen tuottaminen asiakkaalle Lähteet

4 1 Johdanto Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa (Tikesos) tuotettavissa toiminnallisissa määrittelyissä kuvataan sosiaalihuollon tavoitetilan toimintaprosesseja ja niihin liittyvää asiakastietojen käsittelyä. Prosessikuvauksissa keskitytään sosiaalihuollon asiakastietojen sähköisen tiedonhallinnan kannalta keskeisten toimintaprosessien mallintamiseen JHS 152 -suosituksen mukaisesti (JHS-suositukset 2008) ja kuvaustaso on yleinen. Tarkoituksena on tukea asiakasasiakirjojen sisällön, rakenteen ja metatietojen määrittelyä sekä luoda malleja aiempaa sujuvammille ja automatisoidummille käytännöille, joita asiakastietojen sähköinen hallinta mahdollistaa. Vuoden 2011 aikana Tikesos-hankkeessa tuotetaan soveltamisopas toimintaprosessien kuvausten hyödyntämiseen. Opas julkaistaan hankkeen kotisivuilla. Tässä dokumentissa kuvataan omaishoidon tuen tavoitetilan toimintaprosesseja ja sähköistä asiakastietojen hallintaa. Tikesos-hankkeessa on tuotettu seuraavat määritysdokumentit, joiden mukaisesti omaishoidon tukeen liittyvät tiedot suositellaan kirjaamaan asiakastietojärjestelmään: Asiakkaan perustiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä (Kortelainen 2006). Dokumentissa mallinnetaan kaikille sosiaalihuollon palveluille yhteisten asiakastietojen tietokuvaukset. Palvelun antajan perustiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä (Kortelainen 2007). Dokumentissa kuvataan kaikille sosiaalihuollon palveluille yhteiset palvelun antajaa koskevat tietokuvaukset. Asiakastiedot ikäihmisten sosiaalipalveluissa (Kaisla & Kärki 2009). Dokumentissa kuvataan ja määritellään ikäihmisille suunnatuissa sosiaalipalveluissa, mukaan lukien omaishoidon tuki, käytettävät ja sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmiin tallennettavat asiakastiedot. Dokumenttien sisältämien tietokuvauksien pohjalta hankkeessa määritetään omaishoidon tuen prosesseihin liittyviä tietosisältöjä ja asiakasasiakirjojen rakenteita. Palvelukohtaisten asiakirjojen rakennemääritykset pohjautuvat Tikesos-hankkeessa määriteltyihin sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen yleiseen kansalliseen rakenteeseen sekä yleisiin asiakirjatyyppeihin (mm. hakemus, kertomus, laskelma, päätös). Kaikki määritysdokumentit löytyvät hankkeen kotisivuilta Tietokuvauksien lisäksi hankkeessa on tehty omaishoidon tukeen liittyvien sähköisten asiakasasiakirjojen sisältö- ja rakennemäärityksiä (Omaishoidon tuen sisällölliset asiakirjarakenteet 2011): 1) Hakemus omaishoidon tuesta 2) Omaishoidon tuen palvelutarpeen arvio 3) Omaishoidon tuen hoito- ja palvelusuunnitelma 4) Omaishoidon tuen hoito- ja palvelusuunnitelman seuranta ja arvio 4

5 5) Päätös omaishoidon tuesta / Päätös omaishoitoa tukevista sosiaalipalveluista 6) Omaishoitosopimus 7) Omaishoidon tuen asiakaskertomus 5

6 2 Omaishoidon tuki Tikesos-hankkeessa valmistuu vuonna 2011 Sosiaalipalvelujen luokitus (Laaksonen ym. 2010) ja siihen liittyvä sanasto (Kortelainen ym. 2010), joissa omaishoidon tuki määritellään sosiaalihuollon palvelutehtäväksi, jonka tavoitteena on tukea omaishoitoa sekä hoidettavien että omaishoitajien tarpeet huomioiden. Laki omaishoidon tuesta (937/2005) määrittelee omaishoidon tuen kokonaisuudeksi, joka muodostuu hoidettavalle annettavista tarvittavista palveluista sekä omaishoitajalle annettavasta hoitopalkkiosta, vapaasta ja omaishoitoa tukevista palveluista. Omaishoidon tuen perusteella annettavia sosiaalipalveluja ovat ammatillinen perhekotihoito, asiakas- ja resurssiohjaus, asiointipalvelu, ateriapalvelu, harrastus- ja kerhotoiminta, kodinhoitoapu, kuljetuspalvelu, kylvetyspalvelu, laitoshoito, loma- ja virkistystoiminta, osavuorokautinen palveluasuminen, perhehoito, päivätoiminta, siivouspalvelu, sosiaaliohjaus, sosiaalityö, taloudellisen tuen palvelu, tukihenkilö- ja -perhetoiminta, vaatehuoltopalvelu, vertaistukitoiminta sekä ympärivuorokautinen palveluasuminen (Kortelainen ym. 2010). Omaishoidon tukea haetaan hoidettavana olevan henkilön kotikunnalta. Laki omaishoidon tuesta (937/2005, 3 ) määrittelee tuen myöntämisedellytykset: 1) henkilö alentuneen toimintakyvyn, sairauden, vamman tai muun vastaavanlaisen syyn vuoksi tarvitsee kotioloissa hoitoa tai muuta huolenpitoa; 2) hoidettavan omainen tai muu hoidettavalle läheinen henkilö on valmis vastaamaan hoidosta ja huolenpidosta tarpeellisten palveluiden avulla; 3) hoitajan terveys ja toimintakyky vastaavat omaishoidon asettamia vaatimuksia; 4) omaishoito yhdessä muiden tarvittavien sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden kanssa on hoidettavan hyvinvoinnin, terveyden ja turvallisuuden kannalta riittävää; 5) hoidettavan koti on terveydellisiltä ja muilta olosuhteiltaan siellä annettavalle hoidolle sopiva; ja 6) tuen myöntämisen arvioidaan olevan hoidettavan edun mukaista. Omaishoitajan on oltava hoidettavan omainen tai muu hoidettavalle läheinen henkilö, esimerkiksi avopuoliso, joka on valmis solmimaan kunnan kanssa sopimuksen omaishoidon tuesta (Sosiaali- ja terveysministeriö 2006, 22). Omaishoidon tukeen sisältyvä rahana suoritettava hoitopalkkio maksetaan omaishoitajalle. Hoitopalkkio määräytyy hoidon sitovuuden ja vaativuuden mukaan, se on vähintään 300 euroa kuukaudessa. (Sosiaali- ja terveysministeriö 2006, ) Omaishoidon tuesta tehdään toimeksiantosopimus kunnan ja omaishoitajan välillä. Sopimuksessa on oltava tiedot muun muassa hoitopalkkion määrästä ja maksutavasta, oikeudesta omaishoitolain mukaisiin vapaapäiviin sekä vapaan järjestämisestä. Omaishoitosopimuksen liitteenä on oltava hoito- ja palvelusuunnitelma, joka laaditaan yhteistyössä hoidettavan ja omaishoitajan kanssa. Suunnitelmaan tulee kirjata omaishoitajan antaman hoidon määrä ja 6

7 sisältö, muiden tarpeellisten sosiaali- ja terveyspalvelujen määrä ja sisältö sekä se miten hoidettavan hoito järjestetään hoitajan vapaan aikana. (Laki omaishoidon tuesta 937/2005, 7-8.) 7

8 3 Omaishoidon tuen toimintaprosessit Sosiaalihuollon palveluprosessi on sosiaalihuollossa annettavaan sosiaalipalveluun liittyvä palveluprosessi. Sosiaalihuollon palveluprosesseja ovat esimerkiksi hallintoasian käsittely, sosiaalipalvelun järjestäminen ja sosiaalipalvelun tuottaminen. Palveluprosessi jakautuu sosiaalihuollon palveluprosessin vaiheisiin. (Kortelainen ym. 2010, 25.) Tässä luvussa kuvataan omaishoidon tuen tavoitetilan toimintaprosessit. Prosessikuvauksiin on mallinnettu kaikki omaishoidon tuen sähköiset asiakasasiakirjat. Omaishoidon tuen asiakaskertomukseen kirjataan kaikki omaishoidon tuen asiakkuuteen kuuluvat palvelutapahtumat (Omaishoidon tuen sisällölliset asiakirjarakenteet 2011). Asiakaskertomuksen käyttöä ja kirjaamista ei yleensä ole laitettu näkyväksi prosesseihin. Sen kirjaaminen on monimuotoista ja siihen kirjataan tapahtumia ja huomioita koko palveluprosessin ajalta. Prosessikuvauksissa asiakaskertomus on mallinnettu näkyväksi muutamaan vaiheeseen. Näissä vaiheissa sen käyttö huomattiin erityisen tarpeelliseksi tiedon siirtymisen kannalta. Lähtökohtana toimintaprosessikuvauksissa on, että prosesseissa tarvittavat ja niiden aikana muodostettavat asiakirjat ovat sähköisiä ja valmiit asiakirjat tallennetaan ja haetaan valtakunnallisesta sähköisestä arkistosta. Käytössä on myös sosiaalihuollon sähköinen asiointipalvelu sekä liittymät asiointipalvelun, asiakastietojärjestelmän (ATJ) ja arkiston välillä. Sosiaalihuollon asiointipalvelu on asiakkaan käyttämä järjestelmä sosiaalihuollon sähköiseen asiointiin, asiakastietojärjestelmä on palvelun järjestäjän/tuottajan käyttämä sosiaalihuollon tietojärjestelmä ja arkisto on kansallinen sosiaalihuollon sähköinen arkisto. Sosiaalipalvelujen luokituksessa (Laaksonen ym. 2010) on palvelutehtäväkohtaisesti luokiteltu paitsi sosiaalipalvelut ja palvelumuodot, myös niihin liittyvät palveluprosessit ja prosessien vaiheet. Luokituksen mukaisia omaishoidon tuen ydinprosesseja ovat omaishoidon tukeen kuuluvan hallintoasian käsittely, omaishoidon tuen järjestäminen asiakkaalle ja omaishoidon tuen tuottaminen asiakkaalle (kuva 1). Omaishoidon tukeen kuuluvan hallintoasian käsittelyprosessi sisältää omaishoidon tuen hakemisen ja omaishoidon tukeen sisältyvistä palveluista tai omaishoitoa tukevista sosiaalipalveluista päättämisen. Omaishoidon tuen järjestäminen sisältää omaishoidon tuen suunnittelemisen, omaishoitosopimuksen laatimisen, omaishoidon tuen toteuttamisen seuraamisen ja arvioimisen sekä omaishoidon tuen lopettamisen. Omaishoidon tuen tuottaminen puolestaan sisältää suunniteltujen ja myönnettyjen sosiaalipalvelujen tuottamisen hoidettavalle. 8

9 Kuva 1. Omaishoidon tuen ydinprosessit. 3.1 Omaishoidon tukeen kuuluvan hallintoasian käsittely Omaishoidon tukeen kuuluvan hallintoasian käsittely (kuva 2) sisältää omaishoidon tukeen kuuluvan asian vireilletulemisen, selvittämisen ja ratkaisemisen. Prosessissa haetaan omaishoidon tukea, selvitetään tuen saamisen edellytykset sekä tehdään päätös tuen saamisesta. Kuva 2. Omaishoidon tukeen kuuluvan hallintoasian käsittely. Omaishoidon tukeen kuuluva asia tulee vireille, kun hoidettava hakee omaishoidon tukea kotikuntansa sosiaalitoimistosta tai omaishoidon tuesta vastaavasta yksiköstä (Sosiaali- ja terveysministeriö 2006, 19). Sähköisen hakemuksen omaishoidon tuesta voi täyttää ja lähettää sosiaalihuollon asiointipalvelun kautta (kuva 3). Hakemuksessa muun muassa nimetään haettavat sosiaalipalvelut, kerrotaan onko hoidettavalle tehty palvelutarpeen arvio ja milloin se on laadittu, arvioidaan omaishoitajan antaman avun luonne, intensiteetti sekä avun tarpeen määrä (Omaishoidon tuen sisällölliset asiakirjarakenteet 2011). Hakemus rekisteröityy asiakastietojärjestelmään (kirjautuu saapuneeksi), palvelun järjestäjä saa ilmoituksen saapuneesta hakemuksesta ja ottaa sen käsittelyyn. Samalla hakemus omaishoidon tuesta arkistoidaan. 9

10 Kuva 3. Omaishoidon tukeen kuuluvan asian vireilletuleminen. Omaishoidon tukeen kuuluvan asian selvittämisvaiheessa hakemuksen käsittelyyn ottanut palvelun järjestäjä kartoittaa hakijan tilanteen ja omaishoidon tuen myöntämisedellytykset (kuva 4). Mikäli hakijalle ei ole vielä laadittu omaishoidon tuen palvelutarpeen arviota, tehdään sen laatimiseksi kotikäynti hakijan luokse. Palvelutarpeen arvion ja omaishoidon tuen hoito- ja palvelusuunnitelman laatiminen on kuvattu luvussa 3.2. Kun palvelutarpeen arvio ja hoito- ja palvelusuunnitelma on laadittu, voidaan edetä omaishoidontukeen kuuluvan asian ratkaisemiseen. 10

11 Kuva 4. Omaishoidon tukeen kuuluvan asian selvittäminen. Omaishoidon tukeen kuuluvan asian ratkaisemisessa palvelun järjestäjä tekee päätöksen omaishoidon tuesta sekä päätöksen omaishoitoa tukevista sosiaalipalveluista (kuva 5). Päätökset annetaan tiedoksi asiakkaalle eli hoidettavalle ja päätös omaishoitoa tukevista sosiaalipalveluista annetaan tiedoksi myös omaishoitajalle. 11

12 Kuva 5. Omaishoidon tukeen kuuluvan asian ratkaiseminen. 3.2 Omaishoidon tuen järjestäminen asiakkaalle Omaishoidon tuen järjestämiseen kuuluvat omaishoidon tuen suunnitteleminen, omaishoitosopimuksen laatiminen, omaishoidon tuen seuraaminen ja arvioiminen sekä omaishoidon tuen lopettaminen (kuva 6). 12

13 Kuva 6. Omaishoidon tuen järjestäminen asiakkaalle. Omaishoidon tuen suunnittelemisen aikana palvelun järjestäjä laatii yhdessä asiakkaan ja omaishoitajan kanssa omaishoidon tuen palvelutarpeen arvion sekä omaishoidon tuen hoito- ja palvelusuunnitelman (kuva 7). Omaishoidon tuen suunnittelemiseen voi lisäksi osallistua myös yhteistyötahoja esimerkiksi terveydenhuollon puolelta. Asiakas voi kertoa ennakkoon sosiaalihuollon asiointipalvelun kautta oman näkemyksensä palvelutarpeestaan sekä kirjata hoito- ja palvelusuunnitelmaan esimerkiksi kuvauksen nykytilastaan ja tavoitteistaan omaishoidon tuen suhteen. Omaishoidon tuki on palvelukokonaisuus, jonka tulee olla riittävä hoidettavan ja omaishoitajan tarpeet huomioon ottaen. Palvelutarvetta arvioitaessa arvioidaan hoidettavan tarvitsema hoito ja huolenpito. Hoidettavan toimintakyky arvioidaan kattavasti niin, että arviointi sisältää fyysisen, kognitiivisen, psyykkisen ja sosiaalisen toimintakyvyn arvioinnin. Myös hoidettavan voimavarat selvitetään. Lisäksi arvioidaan, mikä osa hoidosta ja huolenpidosta voidaan antaa omaishoitajan tai muiden omaisten ja läheisten avulla ja tarvitseeko hoidettava muita sosiaalija terveydenhuollon palveluja. Myös omaishoitajalle suunnattavien omaishoitajan tehtävää tukevien sosiaalipalvelujen tarve arvioidaan. Omaishoidon hoito- ja palvelusuunnitelmaan kirjataan, mitkä palvelut annetaan omaishoidon tukena. (Sosiaali- ja terveysministeriö 2006, 22, 24.) Hoidettavan palvelutarpeen arvioinnin lisäksi tulee myös tehdä kokonaisvaltainen arvio siitä, selviytyykö omaishoitaja omaishoitoon sisältyvistä tehtävistä. Arvioinnissa otetaan huomioon omaishoitajan fyysinen ja psyykkinen terveydentila, mahdolliset sairaudet ja niiden vaatima hoito, toimintakyky ja voimavarat (kyky selviytyä päivittäisistä perustoiminnoista ja arjen askareista, huolehtia lääkityksestä, liikkua kotona ja kodin ulkopuolella) sekä sosiaaliset verkostot. (Sosiaali- ja terveysministeriö 2006, 22.) Omaishoidon tuesta on aina laadittava yhdessä hoidettavan ja omaishoitajan kanssa omaishoidon hoito- ja palvelusuunnitelma. Hoito- ja palvelusuunnitelmaan on kirjattava vähintään omaishoitajan antaman hoidon määrä ja sisältö, muiden hoidettavalle tarpeellisten sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen määrä ja sisältö, omaishoitajan hoitotehtävää tukevien sosiaalihuollon palvelujen määrä ja sisältö sekä miten hoidettavan hoito järjestetään hoitajan vapaan, terveydenhoitoon liittyvien käyntien tai muun poissaolon aikana (Laki omaishoidon tuesta 937/2005, 7.) Kun omaishoidon hoito- ja palvelusuunnitelma on laadittu, edetään tekemään päätökset suunnitelluista palveluista (Omaishoidon tukeen kuuluvan asian ratkaiseminen, kuva 5). 13

14 Kuva 7. Omaishoidon tuen suunnitteleminen. Mikäli asiakkaalle myönnetään omaishoidontukea, omaishoitajan kanssa tehdään omaishoitosopimus (kuva 8). Omaishoitosopimuksella tarkoitetaan omaishoitajan ja hoidon järjestämisestä vastaavan kunnan välistä toimeksiantosopimusta omaishoidon järjestämisestä. Sopimuksen liitteenä on aina hoito- ja palvelusuunnitelma. (Laki omaishoidon tuesta 937/2005, 2, 8 ). 14

15 Kuva 8. Omaishoitosopimuksen laatiminen. Palvelun järjestäjän vastuulla on omaishoidon tuen hoito- ja palvelusuunnitelman tarkistaminen ja asetettujen tavoitteiden toteutumisen seuraaminen ja arvioiminen (kuva 9). Sovituin väliajoin tai tarvittaessa hoito- ja palvelusuunnitelman tavoitteiden toteutumista arvioidaan ja tiedot kirjataan omaishoidon tuen hoito- ja palvelusuunnitelman seuranta ja arvio - asiakirjaan. Ennen arviointitilaisuutta asiakas voi täyttää sosiaalihuollon asiointipalvelun kautta hoito- ja palvelusuunnitelman seuranta ja arvio asiakirjaan oman näkemyksensä tavoitteiden toteutumisesta. Myös omaishoitaja osallistuu hoito- ja palvelusuunnitelman tarkistamiseen. 15

16 Kuva 9. Omaishoidon tuen seuraaminen ja arvioiminen. Kun asiakkaan omaishoidon tuen tarve päättyy, on palvelun järjestäjän vahvistettava asiakkuuden päättyminen (kuva 10). Tieto asiakkuuden päättymisestä kirjataan asiakaskertomuksen. Samalla arkistoidaan kaikki toiminnan aikana tuotetut jo aiemmin arkistoimattomat asiakastiedot. 16

17 Kuva 10. Omaishoidon tuen lopettaminen. 3.3 Omaishoidon tuen tuottaminen asiakkaalle Omaishoidon tuen tuottaminen asiakkaalle voi sisältää ammatillista perhekotihoitoa, asiointipalvelua, ateriapalvelua, harrastus- ja kerhotoimintaa, kodinhoitoapua, kuljetuspalvelua, kylvetyspalvelua, laitoshoitoa, loma- ja virkistystoimintaa, osavuorokautista palveluasumista, perhehoitoa, päivätoimintaa, siivouspalvelua, tukihenkilö- ja -perhetoimintaa, vaatehuoltopalvelua, vertaistukitoimintaa sekä ympärivuorokautista palveluasumista. Tuotettavasta palvelusta riippumatta tuottaminen voidaan vaiheistaa seuraavasti: Omaishoidon tuen toteutuksen suunnitteleminen, omaishoidon tuen toteuttaminen, omaishoidon tuen arvioiminen, omaishoidon tuen lopettaminen (kuva 11). Kuva 11. Omaishoidon tuen tuottaminen asiakkaalle. Omaishoidon tuen tuottamista asiakkaalle ei ole kuvattu tarkemmalla tasolla. 17

18 Lähteet JHS-suositukset JHS 152 Prosessien kuvaaminen. Versio JUHTA - julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. Saatavilla: Kaisla Susanna & Kärki Jarmo Asiakastiedot ikäihmisten sosiaalipalveluissa. Versio Sosiaalialan tietoteknologiahanke, Sosiaali- ja terveysministeriö. Kortelainen Pekka Asiakkaan perustiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä. Tietokuvaukset, standardit, luokitukset ja suositukset. Versio Saatavilla: Kortelainen Pekka Palvelun antajan perustiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä. Tietokuvaukset, standardit, luokitukset ja suositukset. Versio Saatavilla: ecd1c276caf9/palvelun+antajan+perustiedot+1.0.pdf Kortelainen Pekka, Kärki Jarmo, Laaksonen Maarit, Lehmuskoski Antero, Väyrynen Riikka, Suhonen Mari, Suhonen Sirpa Sosiaalipalvelujen luokituksen sanasto. v Saatavilla: e1b9cf0d3490/sosiaalipalvelujen+luokituksen+sanasto.pdf Laaksonen Maarit, Lehmuskoski Antero, Kärki Jarmo, Kortelainen Pekka, Väyrynen Riikka Sosiaalipalvelujen luokitus. Versio Saatavilla: Laki omaishoidon tuesta 937/2005. Omaishoidon tuen sisällölliset asiakirjarakenteet Versio , ei julkisesti saatavilla. Sosiaali- ja terveysministeriö Omaishoidon tuki. Opas kuntien päättäjille. Sosiaali- ja terveysministeriön oppaita 2005:30. Saatavilla: 18